Resolución 264/2004

RESOLUCION No. 264/2004

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POR CUANTO: El Acuerdo No. 2817, de fecha 25 de noviembre de 1994, del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, en su apartado Tercero, inciso 4, faculta a los jefes de los Organismos de la Administración Central del Estado, entre sus deberes, atribuciones y funciones comunes, a dictar, en el límite de sus facultades y competencia, reglamentos, resoluciones y otras disposiciones de obligatorio cumplimiento para el sistema del organismo; y en su caso, para los demás organismos, los órganos locales del Poder Popular, las entidades estatales, el sector cooperativo, mixto, privado y la población.

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POR CUANTO: De conformidad con el Acuerdo No. 5220, de fecha 10 de agosto del 2004 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, se autoriza la creación de los Centros de Gestión Contable en los municipios del país.

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POR CUANTO: Resulta necesario establecer las normativas generales de funcionamiento de los Centros de Gestión Contable, que se creen en los diferentes municipios.

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POR CUANTO: Por acuerdo adoptado el 20 de junio de 2003, quien resuelve fue designada Ministra de Finanzas y Precios.

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POR TANTO: En uso de las facultades que me están conferidas;

R e s u e l v o :

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PRIMERO: Establecer las Indicaciones Generales para la Creación de los Centros de Gestión Contable y las Disposiciones Generales para la entrega de informaciones entre el Centro de Gestión Contable y las unidades presupuestadas y empresas de subordinación municipal, las que se anexan a la presente resolución como Anexos 1 y 2, formando parte integrante de ella.

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SEGUNDO: La presente resolución será de obligatorio cumplimiento para todos los Centros de Gestión Contable que se creen en el país, previa autorización del Ministerio de Finanzas y Precios.

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TERCERO: Se delega, en el Viceministro que atiende la Dirección de Contabilidad Gubernamental, la facultad de dictar cuantas instrucciones se requieran, a fin de lograr el cumplimiento de lo dispuesto en la presente.

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CUARTO: La presente resolución entrará en vigor a partir del día de su fecha.

COMUNIQUESE a la Secretaría del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, a los organismos de la Administración Central del Estado, a los órganos Locales del Poder Popular, a la Empresa Gráfica de Finanzas y Precios, a las direcciones generales de Presupuesto y Tesorería, a las direcciones de Organización y Metodología y la de Contabilidad Gubernamental, estas últimas de este ministerio y archívese el original en la Dirección Jurídica de este organismo.

PUBLIQUESE en la Gaceta Oficial de la República y archívese el original en la Dirección Jurídica de este Ministerio.

Dada en la ciudad de La Habana, a los diecisiete días del mes de septiembre del 2004.

Georgina Barreiro Fajardo

Ministra de Finanzas

y Precios

ANEXO No. 1

INDICACIONES GENERALES PARA LA CREACION DE LOS CENTROS DE GESTION CONTABLE

INTRODUCCION

Se crean, por Acuerdo del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, los Centros de Gestión Contable, que atenderán la contabilidad de las empresas y unidades presupuestadas, tanto de aquellas que se relacionan con actividades puramente presupuestadas, así como de las que se autofinancian parcial o totalmente sus gastos con sus ingresos o que se identifiquen como de tratamiento diferenciado, de subordinación municipal, en lo adelante entidades.

Realizarán, como actividad fundamental, el registro contable de los hechos económicos que se produzcan en las entidades, sin que por ello reciban a cambio ingreso alguno.

El Centro de Gestión Contable, en lo adelante el Centro, se constituye como Unidad Presupuestada subordinada al Consejo de Administración Municipal, quien controlará la puesta en marcha y funcionamiento de dichos centros.

PRINCIPALES FUNCIONES:

- 1. Procesar, de manera informatizada, los documentos (datos) primarios de las entidades del territorio, vinculadas con la Contabilidad.

- 2. Emitir los Estados Financieros de estas entidades y cualquier otra información derivada de los registros contables, para su aprobación por los jefes correspondientes.

- 3. Realizar análisis económico – financiero de la gestión de las entidades.

- 4. Brindar asesoramiento en materia contable, financiera, informática y sobre legislación económica.

- 5. Realizar análisis e interpretación de los estados financieros que se emitan.

DEFINICIONES GENERALES:

El registro de las operaciones deberá garantizarse con el uso de un sistema integrado de contabilidad (o de gestión), único para todos los centros que se habiliten en el país, de manera que permita, en un mayor grado, la homogenización de los procesos y procedimientos a ser utilizados.

Para esto, las entidades deberán proveer toda la información primaria que justifique cualquier operación que se realice, desde el nivel más bajo de ejecución del gasto, debiéndose identificar las operaciones relacionadas, tanto con las empresas y unidades presupuestadas, como de sus centros de gastos o de pagos e instituciones subordinadas. No obstante, el archivo final de los documentos primarios, será responsabilidad de las propias entidades.

El Consejo de Administración Municipal deberá garantizar los siguientes aspectos:

- 1. Seleccionar el local con las condiciones adecuadas que permitan el desarrollo del trabajo.

- 2. Confeccionar un organigrama por cada entidad, que permita visualizar los diferentes niveles de subordinación de cada una de ésta, para facilitar el diseño del sistema en el municipio.

- 3. Hacer un balance del volumen de documentos que se deberán procesar por cada entidad, para determinar, de manera preliminar, la cantidad de personal y equipos de cómputo necesarios.

- 4. Efectuar un análisis cualitativo de todo el personal con formación contable o en profesiones afines conque cuenta el municipio, debiendo seleccionar los mejores para formar parte del equipo de trabajo del Centro, además de identificar al máximo responsable quien deberá ser graduado de nivel superior en Contabilidad, Control Económico, Economía o carreras afines. El número de trabajadores seleccionados dependerá de la complejidad y volumen identificado en las operaciones a procesar, con vistas al cumplimiento eficiente de sus funciones.

- 5. Llevar a cabo un proceso de capacitación del personal seleccionado en el programa automatizado de contabilidad.

- 6. Preparar, a partir del diagnóstico inicial desarrollado, un presupuesto que permita llevar a cabo la inversión, debiendo incluir, al menos, los gastos a incurrirse en la adquisición de equipamiento informático, mobiliario, herramientas de trabajo, materiales y útiles de oficina y gastos por conceptos de salarios, entre otros. Además, para el inicio del trabajo el centro deberá contar con:

- a) Manuales de procedimientos contables y financieros requeridos para la mejor interpretación de los hechos económicos que deberán contabilizar.

- b) Coordinar con los entes competentes, para elaborar los planes de prevención y protección contra delitos, virus informáticos, etc, así como, establecer los planes de seguridad informática aprobados por las entidades correspondientes.

- c) Elaborar las bases contractuales que reflejen las obligaciones de las entidades de suministrar las informaciones primarias de acuerdo con un cronograma establecido, así como las del Centro con vistas a delimitar responsabilidades. La incorporación de las entidades al Centro, debe hacerse de manera escalonada y sobre la base de la existencia de una contabilidad actualizada y conciliada, para garantizar su buen funcionamiento desde un inicio.

El cumplimiento de estas condiciones deberá ser certificado por el Presidente del Consejo de la Administración Municipal, quien enviará toda la información requerida a las Direcciones Provinciales de Finanzas y Precios de los Consejos de la Administración Provincial, quienes verificarán la culminación de las tareas expuestas en este documento e informarán al Ministerio de Finanzas y Precios, que autorizará el inicio de funcionamiento del Centro.

La gestión de los recursos humanos y financieros que se emplearán en el Centro, será atendida por la Dependencia Interna del Consejo de la Administración Municipal.

ANEXO No. 2

DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ENTREGA DE INFORMACIONES ENTRE EL CENTRO DE GESTION CONTABLE Y LAS UNIDADES PRESUPUESTADAS Y EMPRESAS DE SUBORDINACION MUNICIPAL

OBLIGACIONES DE LAS UNIDADES PRESUPUES- TADAS Y EMPRESAS

- 1. Las unidades presupuestadas o las empresas de subordinación municipal, en lo adelante entidades, entregarán sus documentos primarios al Centro al siguiente día hábil de haberse generados los mismos, mediante el modelo de Traslado de Documentos, como constancia de la entrega y devolución de los mismos a la Entidad que los generó.

- 2. Las entidades deberán designar a un tramitador de documentos, el cual deberá hacer una revisión preliminar de los mismos antes de que éstos sean entregados en el Centro.

- 3. Los documentos primarios que se entreguen al Centro, deberán estar agrupados por tipos de documentos de manera consecutiva, por lo que todos mantendrán un número de folio.

- 4. Todos los documentos primarios que se confeccionen, deberán cumplir los requisitos de utilización que se establecen en los distintos Subsistemas de Control Interno, por lo que la responsabilidad de las operaciones que se realizan, es de la Entidad.

- 5. En los casos en que se deba cancelar uno de los documentos primarios confeccionados, se entregarán de igual forma los mismos con la palabra “CANCELADO”, esto permitirá verificar que se mantiene el consecutivo de los documentos emitidos.

- 6. Independientemente a que los documentos se entreguen por tipo, los mismos se agruparán de acuerdo a los módulos de trabajo del Sistema Contable que será utilizado, en cumplimiento de sus requerimientos, para garantizar mayor rapidez de procesamiento y análisis de los mismos.

- 7. Cuando existan entidades que posean subordinaciones de Centros de Gastos o Pagos, u otro tipo de institución, que genere documentos primarios que tienen que ser registrados contablemente, se agruparán también con esta diferenciación. Esto permitirá conocer los resultados por separado, de acuerdo con los intereses de cada Entidad.

- 8. Si la Entidad necesita para el cumplimiento de sus funciones, la conformación de informaciones específicas, le solicitará al Centro, qué salida le deberá ser entregada y con qué periodicidad.

- 9. La conciliación de la ejecución presupuestaria, es responsabilidad de la Unidad Presupuestada que realiza las operaciones, quien velará porque no se sobre ejecute el presupuesto de gastos aprobado y que sean ingresados al mismo, los montos correspondientes.

- 10. Las entidades serán las máximas responsables de la custodia de los documentos primarios y el archivo de los mismos, una vez que hayan sido devueltos por el Centro.

OBLIGACIONES DEL CENTRO DE GESTION CONTABLE MUNICIPAL

- 1. Los Centros están obligados a recepcionar todos los documentos primarios que sean emitidos por las entidades de subordinación municipal, amparados por el modelo de Traslado de Documentos, por lo que revisarán la documentación recibida, con vistas a detectar si está debidamente confeccionada y garantizarán la custodia de la misma hasta que estos documentos sean devueltos a las entidades.

- 2. Realizarán el procesamiento y contabilización de las operaciones que generaron las entidades, en el sistema de registro contable establecido, debiendo garantizar que el mismo se mantenga actualizado y con la calidad requerida para su posterior análisis.

- 3. Concluido el registro de los documentos, deberá efectuarse la devolución total de los mismos, a través del personal designado como tramitador de documentos de las entidades y acompañado de su modelo de traslado de documentos.

- 4. Entregarán a las diferentes entidades los modelos para las pruebas rotativas del 10 % de inventarios de Activos Fijos Tangibles y de inventarios de los renglones almacenados, así como de los saldos del submayor de inventarios, valorados por cuentas, almacenes y productos o cualquier otra información que requieran las entidades para el análisis de sus operaciones, previo acuerdo con el Centro.

- 5. Entregarán a las entidades, los días 4 de cada mes, los Estados Financieros establecidos, en papel y en soporte magnético, así como de los comprobantes y registros de las operaciones contables del mes y el balance de comprobación de saldos.

- 6. Brindarán asesoramiento en materia contable, financiera, informática y sobre la legislación económica y financiera vigente.

- 7. Efectuarán el análisis periódico de los resultados parciales, que se obtienen en las diferentes entidades y al cierre del período económico, alertando sobre las posibles deficiencias detectadas.

- 8. Establecerán un sistema de salvas en soporte magnético, que garantice contar con la información y poder seguir trabajando de forma continuada, en caso de dificultades con el sistema automatizado.

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