Resolución 230

RESOLUCION No. 230 /08

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POR CUANTO: Por el Decreto-Ley No. 219, de 25 de abril de 2001, se crea el Ministerio de Auditoría y Control como el Organismo de la Administración Central del Estado, encargado de dirigir, ejecutar y controlar la aplicación de la política del Estado y el Gobierno en materia de Auditoría Gubernamental, Fiscalización, y Control Gubernamental, así como para regular, organizar, dirigir y controlar metodológicamente el Sistema Nacional de Auditoría.

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POR CUANTO: El numeral 4, del apartado TERCERO del Acuerdo para Control Administrativo No. 2817, adoptado por el Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, de 25 de noviembre de 1994 establece, entre los deberes, atribuciones y funciones comunes de los jefes de los organismos de la Administración Central del Estado, además de los que les confiere la Constitución de la República, la de dictar, en el límite de sus facultades y competencia, reglamentos, resoluciones y otras disposiciones de obligatorio cumplimiento para el sistema del organismo; y en su caso, para los

- demás organismos, los órganos locales del Poder Popular, las entidades estatales, el sector cooperativo, mixto, privado y la población.

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POR CUANTO: La Resolución No. 201, de 1 ro. de noviembre de 2006, dictada por la Ministra de Auditoría y Control, aprueba las Indicaciones para la realización de los Controles e Inspecciones Gubernamentales.

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POR CUANTO: Resulta necesario actualizar el contenido de las mencionadas Indicaciones, tomando en consideración la experiencia acumulada en las múltiples acciones de control realizadas. Así como la necesidad de fortalecer la disciplina laboral y social en ese ámbito, la significativa importancia que tienen los controles e inspecciones gubernamentales en la elevación de la eficiencia y la eficacia de la gestión pública y el incentivo de la probidad administrativa en el quehacer de los cuadros, dirigentes, funcionarios y demás trabajadores.

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POR CUANTO: Mediante Acuerdo adoptado por el Consejo de Estado de la República de Cuba, el 23 de mayo de 2006, la que suscribe fue designada en el cargo de Ministra de Auditoría y Control.

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POR TANTO: En ejercicio de las facultades que me han sido conferidas,

R e s u e l v o :

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PRIMERO: Aprobar las

INDICACIONES PARA LA REALIZACION DE LOS CONTROLES E INSPECCIONES GUBERNAMENTALES

I. GENERALIDADES

Las presentes indicaciones tienen como objeto regular la composición y funciones de las Comisiones de Trabajo que se constituyen para la realización de los Controles e Inspecciones Gubernamentales y los procedimientos para verificar la aplicación de las políticas de Gobierno y el cumplimiento del Plan y el Presupuesto, por los organismos de la Administración Central del Estado, entidades nacionales, en lo adelante organismos y los consejos de Administración provinciales, en lo adelante CAP, y las entidades de sus sistemas.

Los Controles Gubernamentales se efectúan por Comisiones de Trabajo que se constituyen a tales efectos con la participación de organismos que evalúan indistintamente las funciones estatales bajo su rectoría y el Ministerio de Auditoría y Control, en lo adelante Ministerio, que organiza y coordina sus acciones, así como la preparación de los informes resumen, a través de la Dirección de Control Gubernamental del Ministerio, que garantiza el cumplimiento de las Indicaciones u orientaciones emitidas para el Control Gubernamental, en lo adelante el Control, así como atiende cualquier dificultad que se presente durante la ejecución del mismo.

Los Controles Gubernamentales están dirigidos fundamentalmente a evaluar:

- a) La situación de indicadores u objetivos específicos de interés para el país, en el momento del control, profundizando en los aspectos más problemáticos, según las particularidades de cada Organismo y CAP.

- b) El cumplimiento de las funciones estatales que le han sido encomendadas al Organismo y CAP controlado, compulsando el control ramal.

- c) Los resultados de su gestión económica, productiva y de servicios, así como el cumplimiento de la legislación en todos los órdenes, promoviendo el control interno y la prevención, y el cumplimiento de su misión u objeto social. Las Inspecciones se realizan a empresas importadoras y exportadoras, productivas o de servicios como actividad fundamental. Se ejecutan por una comisión integrada por varios organismos en dependencia del tipo de actividad a controlar y el Ministerio como Coordinador, con el objetivo de evaluar la eficiencia y eficacia de su gestión, el grado de implementación del Control Interno, el cumplimiento de la legislación vigente y la efectividad de los Planes de Prevención.

El Control se ejecuta según cronograma de trabajo y Plan Anual aprobado por el Consejo de Ministros. La Inspección Gubernamental se desarrolla por un programa de trabajo aprobado por el Ministerio. En ambos casos es conciliado entre este último y los organismos y CAP a controlar.

El representante del Organismo que coordine el trabajo de varios controladores, agrupados por actividades seleccionadas, en lo adelante el coordinador, tiene las funciones siguientes:

- a) Coordinar y controlar el funcionamiento de los integrantes de su grupo, la programación de las visitas a las entidades seleccionadas y la recepción del informe elaborado por los representantes de los organismos que ejercen el Control e Inspección, en lo adelante los controladores.

- b) Velar por el cumplimiento de todas las orientaciones emitidas para la realización del Control e Inspección.

- c) Convocar a todos los integrantes de su grupo de trabajo a las reuniones en que se analicen los trabajos resultantes de su grupo.

- d) Garantizar que el contenido de los informes presentados por los controladores, se comuniquen previamente al máximo dirigente de la entidad visitada, quedando evidencias de su conformidad.

- e) Velar porque los informes que reciba de cada Controlador hayan sido previamente discutidos con la persona que atiende la actividad controlada en el máximo nivel de dirección del Organismo o CAP.

- f) Archivar y custodiar la información obtenida de los controladores, durante los cinco años siguientes a la ejecución. En el caso de un Organismo controlador el funcionario que representa al mismo debe, además:

- g) Designar especialistas de distintos perfiles en varios grupos de trabajo, cuando se requiera y coordinar la representación de su Organismo.

- h) Tener las facultades para establecer relaciones de conciliación, coordinación entre todos, canalizando cualquier inquietud u orientación.

II. DE LA DEFINICION DE OBJETIVOS

2.1-La Dirección de Control Gubernamental del Ministerio, para definir la propuesta de objetivos de interés del Gobierno para el Control, realiza:

- a) Análisis de los Planes de Medidas de controles anteriores, documentos rectores y otros documentos relacionados con el tema.

- b) Entrevistas a funcionarios del Comité Central del Partido Comunista de Cuba y funcionarios del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros.

- c) Entrevistas a funcionarios de los organismos y CAP, y las entidades de su sistema, sujetos de un Control Gubernamental, en lo adelante los controlados, solicitud de la información necesaria sobre su sistema de entidades y evaluación de la información brindada por el controlado.

- d) Encuentros con los controladores que participan en el control. 2.2- En la reunión inicial de información, el Jefe del Organismo o CAP a controlar, debe actualizar y ampliar sobre la misión u objeto social y ofrecer una visión y evaluación sobre las áreas y actividades de mayores riesgos, además de las principales dificultades que se presentan y medidas que se adoptan. Previo a esta se informa a los controladores el Directorio de entidades del sistema con los principales datos para su ubicación y comunicación, recibido del controlado.

Esta reunión forma parte de la exploración y preparación de los controladores, debe ser anterior a determinarse los objetivos por los grupos, principales indicadores a evaluar y entidades a controlar. También se expone por el controlado cómo tiene organizado todo el proceso del control en todas sus entidades, su comunicación, evaluación e información diaria del Puesto de Mando al Ministerio, tanto en el nivel central como en los territorios y las características del Directorio de las entidades.

Luego de esta reunión se efectúan contactos con los grupos que se consideren, a fin de concretar los objetivos generales a controlar de interés del Gobierno, los que se informan en la Convocatoria emitida.

2.3- La propuesta de objetivos para el Control debe estar dirigida al cumplimiento de las funciones estatales, la actividad económica, la producción y servicios, la implementación del Control Interno, la prevención y enfrentamiento a las manifestaciones de indisciplina, ilegalidad y corrupción, y el cumplimiento de la legislación vigente. En caso de requerirse la ejecución de una encuesta, su contenido y alcance se envía previamente a la Dirección de Control Gubernamental de este Organismo, que tramita su autorización con la autoridad competente.

2.4- Los organismos y CAP están obligados a controlar los objetivos sobre la Preparación para la Defensa, de acuerdo a las disposiciones jurídicas vigentes al respecto.

2.5- A partir de la información obtenida, el Ministerio, elabora la propuesta de objetivos de interés del Gobierno para el Control y la envía a los organismos, los CAP y otros que se entienda necesario.

2.6- Los objetivos de la Inspección Gubernamental, en lo adelante Inspección, a entidades económicas, están dirigidos fundamentalmente a evaluar la eficiencia y eficacia de su gestión, el grado de implementación del Control Interno, la efectividad de los planes de prevención, y el cumplimiento de la legislación vigente.

III. DE LA ORGANIZACION PREVIA DEL PROCESO

3.1-La Ministra de Auditoría y Control emite una convocatoria con los objetivos generales y el programa con las principales actividades a desarrollar.

3.2-Cada Organismo controlador debe garantizar la consulta a sus instancias territoriales de la propuesta de objetivos específicos y entidades a controlar, a los efectos de recibir información oportuna de ambas partes y tomar las decisiones que sean pertinentes.

3.3- Emplear el control cruzado entre provincias en los casos en que el Controlador, es subordinado al controlado y forme parte del mismo entorno en el que tiene que realizar sus acciones de control, por otra parte los organismos Controladores deben garantizar que participen todas sus instancias provinciales en el Control.

3.4-Se efectúa reunión de trabajo coordinada por el Ministerio antes de emitir la Convocatoria para conciliar la forma de preparar los objetivos específicos e intercambiar sobre la forma de abordar la acción general de control con la mayor efectividad.

3.5-Como política, siempre deben evitarse visitas innecesarias, tomando en consideración los resultados de controles realizados en el trimestre anterior a la fecha de ejecución del Control en el terreno, cuando la valoración se pueda efectuar por los resultados de los informes que se emiten oficialmente.

3.6-El Ministerio, después de realizar las consultas pertinentes, comunica oficialmente a los controlados y a los controladores las decisiones adoptadas referente al Cronograma General, que incluye los objetivos específicos a controlar, en cuanto a temas, entidades a visitar, fecha y hora de la acción de control e instrumentos de control que tienen que emplearse.

3.7-Se define por los coordinadores la relación de los controladores por grupos de actividades seleccionadas, siendo las principales para:

El Control:

La Inspección:

3.8-El Ministerio emite orientaciones organizativas particulares por cada proceso, a todos los organismos que participan, entre las que se encuentran:

- a) Relación de controladores por grupos temáticos.

- b) Programa general de las principales actividades a desarrollar.

- c) Cronograma general de acciones de control por entidades, por día y hora.

- d) Con el interés de facilitar la automatización de la información reportada se entregan:

- - 1. diseños de modelos para reportar la información e instrucciones para su confección;

- - 2. clasificadores con códigos y descripciones, para identificar organismos, consejos de administración provinciales, empresas, unidades presupuestadas, controladores, objetivos generales, objetivos específicos, deficiencias y otros datos que se definen;

- - 3. instrucciones específicas sobre las características que deben asegurarse en cuanto a tipos de soportes, copias y otros requerimientos a determinarse por el diseño del sistema automatizado.

IV. DE LA EJECUCION

4.1-El Control comienza en la fecha que se indica en la convocatoria por la Ministra de Auditoría y Control, considerando que:

- a) La ejecución en terreno tiene una duración de quince a treinta días naturales, a partir del cronograma aprobado y conciliado con el puesto de mando Ministerio-Organismo o CAP.

- b) El cronograma general que sirve de plan para el desarrollo del control, se sustenta en los planes individuales de cada controlador.

- c) Se pueden efectuar acciones sorpresivas dentro del período del control, pero siempre que sean previamente coordinadas con el Ministerio.

- d) Se consideran en la elaboración del informe final las acciones de control ejecutadas hasta tres meses antes de la ejecución en terreno oficialmente informada,

- e) El informe detallado, una vez concluido el control, en cada entidad controlada, sólo es válido con la firma del representante máximo de la misma.

- f) El informe final de cada Organismo controlador debe ser discutido con el máximo dirigente de la organización superior de dirección, previo a su envío. 4.2-La Inspección comienza con una reunión inicial, donde se presenta un informe por el máximo dirigente de la entidad, y se informan todos los detalles organizativos del trabajo.

- 4.3-En ambos casos los informes presentados por el controlado, incluyen los siguientes aspectos:

- a) Evaluación del cumplimiento del Plan de Medidas, elaborado como resultado de la acción de control anterior, especificándose las causas en los casos de incumplimientos parciales o totales, así como la proyección estratégica del controlado.

- b) Situación actual de los objetivos priorizados de interés del Gobierno u otros.

- c) Resultados de los principales indicadores económicofinancieros.

- d) Situación actual del sistema de control interno implementado.

- e) Cumplimiento del Plan de medidas para la prevención de las indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción. Evaluación de su efectividad.

V. DEL INFORME DE LOS CONTROLADORES

PARA EL CONTROL

5.1-Los coordinadores entregan un original en soporte magnético y otro en soporte de papel a la Dirección de Control Gubernamental con tres (3) días de antelación al despacho del Control, los informes que presentan al mismo, con el objetivo de analizar si se ajustan a lo establecido en las Indicaciones. Cuando por cualquier razón no se pueda entregar en fecha, se precisa solicitar autorización por escrito, consignando la fecha de entrega final.

5.2-Los informes tienen que estar escritos de forma clara, concisa y precisa, con la valoración integral de la actividad objeto de control, quedando responsabilizada la Dirección de Control Gubernamental con emitir las indicaciones para su elaboración y entrega, y deben contener lo siguiente:

- a) Título: “Informe de los resultados del Control Gubernamental”.

- b) Grupo No.

- c) Tema.

- d) Cumplimiento de los objetivos específicos.

- e) Cantidad de entidades visitadas plan.

- f) Cantidad de entidades visitadas real.

- g) Nombre completo de las entidades visitadas (según código aprobado).

- h) Cantidad total de deficiencias, con las precisiones que prevé la ley.

- i) Deficiencias.

- j) Síntesis de las deficiencias.

- k) Afectación económica.

- l) Causas y condiciones que propiciaron las deficiencias.

- m) Criterio del organismo controlador.

- n) Fecha de emisión.

ñ) Nombre, apellidos y firma del Coordinador.

En los territorios, los controladores envían copias de los informes censurados por su Organismo central, y discutidos con el controlado a la Delegación del Ministerio de Auditoría y Control correspondiente, al día siguiente de la notificación.

5.3-Se realiza el despacho con los coordinadores según cronograma, que oportunamente debe ser informado, orientando las adecuaciones necesarias en los informes.

5.4-El controlado remite al Ministerio y demás controladores el Plan de Medidas confeccionado como resultado del Control, en un término que no exceda los treinta (30) días naturales a partir de la fecha en que se concluya el Control.

PARA LA INSPECCION

5.5-Los coordinadores entregan un original en soporte magnético y otro en soporte de papel a la Dirección de Control Gubernamental en la fecha que se informa según cronograma.

5.6-Los informes tienen que estar escritos de forma clara, concisa y precisa, con la valoración integral de la actividad objeto de control, quedando responsabilizada la Dirección de Control Gubernamental con emitir las indicaciones para su elaboración y entrega, y deben contener lo siguiente:

- a) Título: “Informe de los resultados de la Inspección Gubernamental”.

- b) Fecha de emisión.

- c) Controlador.

- d) Cumplimiento de los objetivos específicos.

- e) Cantidad total de deficiencias, con las precisiones que prevé la ley.

- f) Deficiencias.

- g) Síntesis de las deficiencias.

- h) Afectación económica.

- i) Causas y condiciones que propiciaron las deficiencias.

- j) Criterio del organismo controlador.

- k) Nombre, apellidos y firma del controlador. 5.7-El controlado remite al Ministerio y demás controladores el Plan de Medidas confeccionado como resultado del Control, en un término que no exceda los treinta (30) días naturales a partir de la fecha en que se concluya el Control.

VI. DE LOS INFORMES Y CONCLUSIONES

6.1-El Ministerio mantiene informado sobre los resultados del Control, a los participantes del proceso y a las instancias del Gobierno y el Partido correspondientes y somete a la Comisión Gubernamental de Control, los resultados de los controles y análisis del cumplimiento del Plan de Medidas derivado del Control, en lo adelante Recontroles Gubernamentales.

6.2-Se debe realizar una reunión de conclusiones, presidida por la que suscribe y el Ministro o Presidente controlado, con la participación de los directivos de las entidades que más deficiencias presentaron, analizándose las causas y condiciones que las propiciaron, así como las principales medidas que se deben emprender para eliminarlas. Para las Inspecciones, debe constituirse un Consejo de Dirección.

6.3-Las entidades preparan y ejecutan de conjunto con el sindicato, la reunión con los trabajadores para notificar los resultados.

6.4-El Jefe del Organismo de la Administración Central del Estado o Presidente del CAP, exige a las entidades que se le informe al colectivo de trabajadores de los resultados del Control e Inspección. Asimismo deben comunicar por escrito al Ministerio en un término no mayor de diez (10) días naturales, contados a partir de la información de los resultados, del cumplimiento de dichas reuniones.

VII. DEL RECONTROL Y ANALISIS DEL PLAN DE MEDIDAS.

7.1-Luego de transcurrido un año del Control, se realiza un análisis del cumplimiento de las medidas derivadas del mismo, evaluándose en el Consejo de Dirección de la entidad controlada o el CAP con la participación de los organismos controladores.

7.2-El Ministro del Organismo de la Administración Central del Estado o Presidente del CAP controlado, presenta a su Consejo de Dirección un informe precisando el grado de cumplimiento del Plan de Medidas y en caso de incumplimientos las razones que lo motivaron. Este Informe debe ser remitido a la Dirección de Control Gubernamental o a la Delegación Provincial del MAC, treinta (30) días antes de la fecha del Consejo de Dirección.

7.3-Cada controlador, como mecanismo de seguimiento, vela por el estado de cumplimiento del Plan de Medidas resultante del Control en el transcurso del año y emite a la Dirección de Control Gubernamental, sus consideraciones al respecto en la fecha en que sea solicitado.

7.4-Los informes deben estar escritos de forma clara, concisa y precisa, con la valoración integral de la actividad objeto del recontrol, quedando responsabilizada la Dirección de Control Gubernamental con emitir las indicaciones para su elaboración y entrega, y deben contener lo siguiente:

- a) Título: “Informe de los resultados del Recontrol Gubernamental”.

- b) Fecha de emisión.

- c) Nombre de la entidad visitada.

- d) Síntesis de las deficiencias.

- e) Afectación económica.

- f) Causas y condiciones que propiciaron las deficiencias.

- g) Criterio del organismo controlador.

- h) Nombre, apellidos y firma del controlador. 7.5-El Ministerio prepara un informe sobre el cumplimiento del Plan de Medidas con el criterio del controlado y de los controladores, el que se distribuye al Ministro del Organismo de la Administración Central del Estado o Presidente del CAP controlado y a las instancias del Gobierno y el Partido correspondientes.

7.6-En el CAP o Consejo de Dirección del controlado, debe promoverse un debate conducido por la Ministra de este organismo, sobre el cumplimiento del Plan de Medidas con la participación de los controladores designados y el controlado.

7.7-En caso de inconformidad del controlado o error de derecho por parte del controlador en las acciones de control practicadas (u otras deficiencias a él imputables) se aplica el mecanismo que la ley prevé.

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SEGUNDO: Disponer que la presente se aplique, en lo que proceda, a los controles e inspecciones gubernamentales que se encuentren en proceso de ejecución en el momento de entrada en vigor de esta disposición jurídica.

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TERCERO: Derogar la Resolución No. 201, de 1 ro. de noviembre de 2006, dictada por la Ministra de Auditoría y Control.

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CUARTO: La presente disposición jurídica entra en vigor quince (15) días naturales después de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.

- DESE CUENTA al Presidente de la Asamblea Nacional del Poder Popular, al Presidente del Tribunal Supremo Popular, al Fiscal General de la República, a los jefes de los organismos de la Administración Central del Estado, presidentes de los consejos de la Administración de las asambleas provinciales del Poder Popular y a los jefes de las entidades nacionales. COMUNIQUESE al Viceministro Primero, viceministros, directores, jefes de Departamento y a los delegados provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud de este Ministerio y a cuantas personas naturales o jurídicas proceda.

PUBLIQUESE en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.

ARCHIVESE el original en la Dirección Jurídica de este Ministerio.

Dada en la ciudad de La Habana, a los 25 días del mes de agosto de 2008.

Gladys María Bejerano Portela

Ministra de Auditoría y Control

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