Resolución 167/2023

RESOLUCIÓN 167/2023

POR CUANTO: El Decreto 90 “De las Ferias y Exposiciones con Carácter Comercialy los Eventos en la República de Cuba”, de 23 de junio de 2023, regula la organización,promoción, ejecución y control de los eventos nacionales e internacionales que se cele-bren en Cuba, y en su Disposición Final Segunda encarga al ministro de Turismo paradictar el Reglamento de Eventos.

POR TANTO: En el ejercicio de las atribuciones que me están conferidas en el

Artículo 145, inciso b), de la Constitución de la República de Cuba,

RESUELVO

ÚNICO: Aprobar el siguiente:

REGLAMENTO DE EVENTOS

CAPÍTULO I

DEL OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Artículo 1. El presente Reglamento tiene por objeto establecer las regulaciones para laproyección, ejecución y control de los eventos en Cuba.

Artículo 2. Este Reglamento es de aplicación a los eventos que se desarrollan en elterritorio nacional organizados o captados por los órganos, organismos de la Administra-ción Central del Estado, organizaciones, entidades nacionales y otras instituciones y enti-dades, en lo adelante Organizador.

CAPÍTULO II

CALENDARIO DE EVENTOS DE CUBA

Artículo 3. El Ministerio de Turismo elabora y aprueba el Calendario de Eventos de Cuba, en lo adelante el Calendario, establece las acciones para su divulgación nacional einternacional y su contribución a la promoción turística y la imagen del país como destinode congresos y de turismo en general.

Artículo 4.1. El Ministerio de Turismo emite el Calendario en el mes de octubre decada año, donde se expresa el nombre o denominación del evento, la fecha, el Organiza-dor, su sede, la agencia de viajes receptiva, la identificación del Comité Organizador y del Organizador Profesional de Congreso, si lo tuviere.

2. Cuando se trate de una sede captada se informa, además, el organismo u organiza-ción internacional que lo promueve.

Artículo 5. El Ministerio de Turismo solicita al Organizador, en la primera quincenadel mes de marzo, la información relacionada con los eventos que se realizan en el próxi-mo año y la proyección de un año posterior.

Artículo 6. Las modificaciones o cambios en los eventos que se susciten en el procesode conformación del Calendario y los que ocurran una vez emitido este, se informan deinmediato al Ministerio de Turismo a los fines de su divulgación y actualización.

Artículo 7.1. La planificación de un evento en el territorio nacional se inicia con lapresentación de la solicitud realizada por el Organizador al Departamento de Eventos del Ministerio de Turismo, de acuerdo con la ficha técnica prevista en el Anexo I, que forma parteintegrante de la presente Resolución.

2. El término de admisión de la solicitud es hasta el treinta de junio del año anterior asu celebración.

Artículo 8.1. Son admitidas por el Departamento de Eventos las fichas técnicas quecumplan con los requerimientos informativos previstos en los anexos I y II de la presente Resolución, según corresponda.

2. Las fichas técnicas que no se ajusten a lo dispuesto en los citados anexos o requieranprecisiones informativas, se devuelven al Organizador en el plazo de cinco días contadosa partir de su presentación a los fines de su completamiento o subsanación.

3. La ficha técnica devuelta puede ser presentada nuevamente al Ministerio de Turismouna vez enmendada.

Artículo 9. La ficha técnica se evalúa en el plazo de quince días naturales contados apartir del día en que fue presentada y de cumplir con los requisitos informativos estable-cidos, se incorpora al proyecto de Calendario y se informa al Organizador.

Artículo 10. El Departamento de Eventos, dentro del plazo de evaluación puede reali-zar consultas a los órganos, organismos de la Administración Central del Estado, entida-des nacionales y otras instituciones, según corresponda, en relación con la naturaleza delevento.

Artículo 11. Corresponde al Ministerio de Turismo, en relación con la ejecución y pro-moción del Calendario, lo siguiente:

a) Apoyar a los comités organizadores y coordinar el esfuerzo de sus asociados en lostrabajos conjuntos para la captación de sedes de eventos para el país;

b) contribuir y asesorar en la realización eficiente de los eventos en materia de aloja-miento y otras actividades en las que ejerce rectoría; y

c) promover el Calendario en las principales ferias especializadas que se realizan en elmundo.

CAPÍTULO III

DEL COMITÉ ORGANIZADOR Y ORGANIZADOR PROFESIONAL

DE CONGRESO

SECCIÓN PRIMERA

Del Comité Organizador

Artículo 12. El Comité Organizador tiene las funciones siguientes:

a) Cumplir el programa general del evento y el diseño acordado;

b) lograr los resultados financieros presupuestados;

c) elaborar y garantizar el programa científico;

d) velar por la garantía de la calidad de los servicios afines, en particular, alojamiento,alimentación y otros comprometidos con su evento;

e) delimitar la responsabilidad de cada uno de sus servicios y la del Organizador Pro-fesional de Congreso, en los casos que lo requiera;

f) firmar los contratos correspondientes con los prestadores de servicios, a los efectosde posibles reclamaciones; y

g) cualquier otra que se requiera para garantizar el adecuado funcionamiento del evento.

Artículo 13. El Comité Organizador, según las características del evento, se integra de laforma siguiente:

a) Presidente;

b) vicepresidente (s);

c) secretario (s);

d) miembros del Comité Organizador;

e) Comité Científico;

f) presidente (s) de honor;

g) presidente del Comité del Programa Científico; y

h) tesorero.

Artículo 14. El Comité Organizador, cuando la naturaleza del evento lo justifique,puede conformar comisiones de trabajo encargadas de la evaluación de ponencias, confe-rencias y otras actividades del programa general.

Artículo 15. El Comité Científico elabora el Programa Científico del evento.

SECCIÓN SEGUNDA

Del Organizador Profesional de Congreso

Artículo 16.1. El Organizador Profesional de Congreso es el encargado de la organiza-ción del evento, y debe ser el asesor por excelencia del Comité Organizador en todo el tra-bajo de coordinación, preparación, promoción, comercialización y desarrollo del evento.

2. La actuación del Organizador Profesional de Congreso comienza desde la gestacióndel proyecto, con la asesoría en cada punto del proceso de diseño y planificación y la co-laboración junto a la empresa o institución promotora del evento en la definición de finesy objetivos, así como la identificación y concreción de sus necesidades reales.

Artículo 17. El Organizador Profesional de Congreso tiene las funciones siguientes:

a) Garantizar un adecuado equilibrio entre ingresos y gastos;

b) lograr el autofinanciamiento;

c) elaborar el presupuesto, el cual se irá ajustando en la medida que avanza la organi-zación del evento y la confirmación de los participantes;

d) determinar el monto de la cuota de inscripción;

e) establecer el nivel de riesgo; y

f) cualquier otra que se requiera para garantizar el adecuado funcionamiento del evento.

CAPÍTULO IV

FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN

BURÓ DE CONVENCIONES DE CUBA

Artículo 18. La comisión denominada Buró de Convenciones de Cuba, en lo adelante,la Comisión, se reúne de forma ordinaria con una periodicidad trimestral y puede celebrarcuantas reuniones extraordinarias decida su presidente.

Artículo 19.1. En las reuniones del Buró de Convenciones participan por este Minis-terio, además del viceministro que lo preside, los directores generales de Mercadotecnia,que es su sustituto, y de Calidad y Operaciones, así como los directores de las direcciones Comercial, Comunicación, Calidad y Operaciones.

2. Se designa como secretario de la Comisión al jefe del Departamento de Eventos deeste organismo.

Artículo 20. Corresponde al presidente:

a) Convocar y presidir las reuniones;

b) aprobar la agenda de la reunión;

c) aprobar y firmar las actas de las reuniones; y

d) aprobar la propuesta de plan de trabajo del año.

Artículo 21. Corresponde al secretario:

a) Elaborar la propuesta de agenda de la reunión, someterla a la aprobación del presi-dente y proceder a la convocatoria;

b) circular a los miembros la documentación que será objeto de análisis en las reu-niones;

c) elaborar las actas de las reuniones y custodiarlas;

d) controlar el cumplimiento de los acuerdos y presentar el informe correspondiente; y

e) elaborar la propuesta de plan de trabajo del año y someterla a la consideración delpresidente.

Artículo 22.1. La convocatoria a las reuniones ordinarias se emite por el secretario me-diante escrito, con no menos de siete días de antelación y contiene la propuesta de ordendel día y se acompañan los documentos que serán sometidos al análisis.

2. Cuando la naturaleza de los temas lo permita, puede utilizarse el correo electrónicoademás de la vía ordinaria.

Artículo 23. Los miembros pueden proponer por escrito algún otro punto que consi-deren deba tratarse en la reunión, el que debe presentarse con no menos de siete días deantelación a su realización.

Artículo 24.1. En la primera reunión del año natural se propone y aprueba el plan detrabajo para ese período.

2. La Comisión desarrolla una reunión anual de balance del trabajo del año.

Artículo 25.1. De cada reunión de la Comisión se elabora acta, en la que se consignala fecha de realización, el nombre y los cargos de los participantes, el orden del día, lasíntesis de los aspectos tratados y acuerdos adoptados, las fechas de cumplimiento y losresponsables de su ejecución.

2. Las actas se controlan de manera numerada, de forma consecutiva y por años.

Artículo 26.1. Los acuerdos se adoptan por mayoría simple de votos de los miembros.

2. El secretario hace constar en el acta el resultado de la votación.

DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA: Encargar al director general de Mercadotecnia del Ministerio de Turismocon la implementación y el control de lo dispuesto en esta Resolución.

SEGUNDA: La presente Resolución entra en vigor a los sesenta días posteriores a supublicación en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.

NOTIFÍQUESE al director general de Mercadotecnia del Ministerio de Turismo.

PUBLÍQUESE en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.

ARCHÍVESE su original en la Dirección Jurídica de este organismo.

DADA en La Habana, a los 14 días del mes de julio de 2023, “Año 65 de la Revo-lución”.

Juan Carlos García Granda

Ministro

ANEXO I

Ficha técnica para la presentación de eventos de los órganos, organismosde la Administración Central del Estado, organizaciones, entidades nacionalesy otras instituciones y entidades

ANEXO II

Ficha técnica para la presentación de eventos propiosdel sistema de Turismo

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