Resolución 202

GOC-2020-516-O55 RESOLUCIÓN 202 /2020

POR CUANTO: El Decreto-Ley 3 “Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba”, del 20 de febrero de 2020, establece en su Disposición Final Tercera, que quien suscribe, dicta las demás disposiciones complementarias que resulten necesarias para garantizar su cumplimiento.

POR CUANTO: Resulta conveniente emitir la presente Resolución, a fin de aprobar los Lineamientos Generales para la Digitalización de las Fuentes Documentales de la República de Cuba, con el objetivo de pautar los procesos de digitalización que garantizan las funciones de salvaguarda y socialización de las fuentes documentales, a partir de la regulación de los principios teóricos y metodológicos que cumplen las entidades involucradas en estos procesos.

POR TANTO: En el ejercicio de la atribución que me ha sido conferida en el inciso e), del artículo 145 de la Constitución de la República de Cuba,RESUELVOPRIMERO: Aprobar los siguientes:LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA DIGITALIZACIÓN DE LAS FUENTES DOCUMENTALES DE LA REPÚBLICA DE CUBA

CAPÍTULO IDIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN PAPEL Y SOPORTES ESPECIALES

SECCIÓN PRIMERAGeneralidades

Artículo 1. Los presentes Lineamientos Generales tienen por objeto establecer las regulaciones sobre la digitalización de los documentos en papel y otros soportes especiales, el personal dedicado a esta actividad, la selección de los materiales a digitalizar, el equipamiento y las tecnologías a utilizar, el flujo de procesos generales, los derechos de autor y conexos que de esta se derivan, los aspectos específicos relacionados con los formatos del producto digital, así como aquellos contenidos que conforman el Manual de Procedimientos.

Artículo 2 La digitalización se encamina a facilitar el acceso y la conservación de las características originales de los documentos, publicaciones, materiales audiovisuales, grabaciones sonoras, artefactos u objetos patrimoniales que se atesoran por las entidades que se regulan en el artículo 2 del Decreto-Ley 3 “Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba”, del 20 de febrero de 2020 y sus sistemas institucionales de gestión documental y archivos.

SECCIÓN SEGUNDADel personal que realiza la actividad de digitalización

Artículo 3.1. Cada entidad tiene áreas dedicadas a la digitalización de sus fuentes documentales.

1797 GACETA OFICIAL31 de julio de 20202. El personal destinado a la actividad de digitalización es graduado de la especialidad de ciencias informáticas u otras afines y posee cursos de formación profesional; participa en la prestación de servicios y en los procesos o proyectos informáticos u otras funciones de similar naturaleza según se requiera. 3. El técnico designado para la digitalización cumple con lo establecido en los presentes Lineamientos Generales.

SECCIÓN TERCERADe la selección de los materiales a digitalizar

Artículo 4.1. Los criterios de selección están subordinados a estrategias institucionales, conservacionistas, patrimoniales y fundacionales y se apoyan, además, en el alcance de la información soportada, resultados de estudios de usuarios, derechos de propiedad intelectual, consideraciones técnicas y criterios de la Comisión de Valoración Documental. 2. Las estrategias se diseñan y aprueban por equipos multidisciplinarios con criterios de expertos y siempre son previas al proceso de selección; el orden de prioridad es el siguiente: a) El valor o importancia de la documentación, por uso informativo, administrativo, asociativo, evidencial, monetario, entre otros; b) el peligro de pérdida de documentos por alto grado de deterioro; y c) la obsolescencia tecnológica del soporte y los reproductores.

SECCIÓN CUARTADel equipamiento y las tecnologías

Artículo 5. En la actividad de digitalización, que se basa en la transformación de entidades físicas y analógicas a digitales, se necesita que: a) Las computadoras y servidores de almacenamiento y preservación estén dotados de óptimas prestaciones para la actividad; b) los escáneres o cámaras digitales profesionales cuenten con formatos de acuerdo con los objetos a digitalizarse; c) las grabadoras de video y sonido digital sean profesionales; d) los softwares especiales se certifiquen y licencien para el manejo y tratamiento de las imágenes y el sonido, la transformación de formatos y la asignación de metadatos; e) los insumos y accesorios que se requieren para el proceso de digitalización y almacenamiento estén en función de los de mayores prestaciones existentes en el mercado; f) los volúmenes de insumos y cantidades de accesorios y equipamientos se calculen por años, tengan en cuenta los procesos de migración y se incorporen al Presupuesto y al Plan de la Economía; y g) los sistemas institucionales de gestión documental y archivos, así como los archivos históricos, tengan en cuenta los requerimientos de los manuales de procedimientos y las indicaciones que se establezcan para la adquisición de la tecnología.

SECCIÓN QUINTADel flujo de procesos generales en la digitalización

Artículo 6. Los proyectos de digitalización comprenden las fases o etapas siguientes: a) La selección de los materiales a digitalizar; b) la preparación del soporte a digitalizar, que incluye la restauración previa, fotografía del estado del soporte y la limpieza especializada; c) la creación de metadatos y registro en el sistema de gestión de la información institucional;

1798 GACETA OFICIAL 31 de julio de 2020 d) la obtención del producto digital; e) la validación de la información obtenida y la actualización de los metadatos; f) el procesamiento y control del material evaluado; g) el almacenamiento y copias de seguridad; h) el acceso; y i) el control de la calidad y su certificación.

Artículo 7.1. El proceso de conversión o generación del producto digital de documentos, publicaciones, materiales audiovisuales, grabaciones sonoras, artefactos u objetos patrimoniales se rige por los principios que se establecen en los manuales de procedimientos resultantes. 2. A los documentos, publicaciones, materiales audiovisuales, grabaciones sonoras, artefactos u objetos patrimoniales se le asignan metadatos que describen el contenido informativo. 3. El responsable del sistema institucional de gestión documental y archivos controla la asignación de los metadatos que se establecen en los manuales de procedimientos e incorpora otros que considere.

SECCIÓN SEXTAEl Derecho de Autor y sus derechos conexos

Artículo 8. Las entidades que conservan documentos de archivo están facultadas para digitalizar el contenido de sus fondos y colecciones por lo que cumplen lo siguiente: a) El responsable del sistema institucional de gestión documental y archivos está obligado a precisar si el material digitalizado está libre de las restricciones de Derecho de Autor u otras, para garantizar los niveles de acceso adecuados al recurso digital por parte de los usuarios; b) se verifica la existencia de limitaciones legales específicas que se relacionan con sonido e imágenes en movimiento, de los derechos de autores y compositores, de los productores y de artistas que se relacionan específicamente con los medios audiovisuales; c) se establece el estatus legal de cada artículo de la colección y se actualiza regularmente; y d) el responsable del sistema institucional de gestión documental y archivos registra los derechos sobre las bases de datos y productos que se obtienen a través de la digitalización de fondos y colecciones.

SECCIÓN SÉPTIMADe los aspectos específicos que se relacionan con los formatosdel producto digital

Artículo 9.1. Los sistemas institucionales de gestión documental y archivos, adoptan medidas que garanticen la preservación a largo plazo de los másteres con la menor pérdida posible para los productos que se derivan de este, destinados al acceso de acuerdo con la estrategia que se aprueba en los manuales de procedimientos y a la evolución de las tecnologías. 2. Los formatos que se emplean en los productos digitales son: a) En los de imágenes fijas TIFF y para el acceso y difusión JPG; b) en los archivos de sonido, para los másteres WAV, AIFF y WAV (BWF) y para el acceso y difusión MP3, se utilizan parámetros que garanticen la máxima calidad permisible;

1799 GACETA OFICIAL31 de julio de 2020 c) en los materiales audiovisuales, por los constantes cambios tecnológicos, periódicamente se determinan los mejores formatos a emplear, aspecto que se indica en los manuales de procedimientos; y d) otros que se establezcan.

Artículo 10. En la creación de productos digitales, masters, derivados y su preservación se tienen en cuenta las particularidades intrínsecas y extrínsecas de documentos, publicaciones, materiales audiovisuales, grabaciones sonoras, artefactos u objetos patrimoniales, y para ello: a) El especialista que efectúa la digitalización tiene en su puesto de trabajo el manual de procedimientos con las especificidades de los documentos, publicaciones, materiales audiovisuales, grabaciones sonoras, artefactos u objetos patrimoniales que se digitalizan donde se especifican para cada uno de los formatos de archivo a crear, la compresión, el rango dinámico, modo y la resolución u otros parámetros técnicos necesarios a incluir, en dependencia de si está ante un archivo máster o un archivo derivado; b) se crean tres copias del producto que se digitaliza: dos masters sin alteración alguna bajo condiciones óptimas de conservación; uno de ellos se guarda en una ubicación fuera de la instalación y la copia básica se utiliza con propósitos de acceso o reproducción; c) siempre que se cuente con los medios posibles los dos masters se graban en dos soportes diferentes con proceso constante de migración; d) los materiales digitales que se procesan a partir del máster tienen el mismo tratamiento de almacenamiento que el máster original; e) los archivos derivados que se destinan al acceso cumplen los parámetros adecuados de calidad que garanticen su disponibilidad y la apreciación correcta por parte de los usuarios; f) las tecnologías de marcado son inaplicables para los archivos digitales masters; y g) cada institución responde por la preservación de sus acervos digitales y garantiza el acceso a mediano y largo plazos de la información que contienen.

Artículo 11.1. El control de la calidad conlleva a velar por el resultado del máster, el producto derivado, la resolución, el color, el tono, el ruido, la nitidez, la limpieza del sonido, la apariencia general y las condiciones de conservación. 2. Para el cumplimiento de lo dispuesto en el apartado anterior se cumplen las reglas siguientes: a) La revisión de un fondo, colección o de una obra digitalizada comprende como mínimo el veinticinco por ciento del total y se realiza aleatoriamente la comparación con el documento u objeto original; b) la revisión se hace al cien por ciento de los documentos digitalizados si los materiales iniciales poseen un alto grado de deterioro, para evitar manipulaciones futuras de los originales; y c) la certificación del control de la calidad se realiza según la política de cada entidad.

CAPÍTULO IIDE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Artículo 12. Los manuales de procedimientos regulan los estándares o normas nacionales e internacionales definidos hasta el momento de su publicación, así como de otros documentos rectores, directrices o lineamientos publicados por los organismos internacionales o asociaciones de archivos, bibliotecas, prensa, cine, radio y televisión.

Artículo 13. Los manuales de procedimientos para la digitalización se elaboran por las comisiones de expertos que se constituyen por mandato de la Comisión Nacional de Memoria Histórica y se aprueban por la Dirección de Gestión Documental y Archivos del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

1800 GACETA OFICIAL 31 de julio de 2020

DISPOSICIONES ESPECIALESPRIMERA: La Dirección de Gestión Documental y Archivos del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente es la encargada del control de lo dispuesto en la presente, a través de las acciones que se implementen a tales fines y los documentos que se declaran Patrimonio Cultural de la Nación, de conjunto con el Ministerio de Cultura.

SEGUNDA: Los sistemas institucionales de gestión documental y archivos, así como los archivos históricos planifican anualmente sus necesidades de inversiones, mantenimiento constructivo, equipamiento, mobiliario, materiales e insumos para conservar sus acervos, los que se incluyen en el Plan de la Economía y se concilian con la Dirección de Gestión Documental y Archivos del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

DISPOSICIONES FINALESPRIMERA: Los integrantes del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba, implementan la presente Resolución a partir de su entrada en vigor.

SEGUNDA: Las comisiones de expertos constituidas por mandato de la Comisión Nacional de Memoria Histórica elaboran los manuales de procedimientos para la digitalización; estos se aprueban por la Dirección de Gestión Documental y Archivos del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, en un período de un año posterior a la entrada en vigor de la presente Resolución.

TERCERA: Los ministros de las Fuerzas Armadas Revolucionarias, del Interior y el de Relaciones Exteriores, adecuan en lo que resulte necesario la aplicación de las disposiciones establecidas en esta Resolución, en correspondencia con las características de la información y las particularidades de las misiones y funciones de estos organismos.

CUARTA: La presente Resolución entra en vigor a los sesenta días posteriores a su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Cuba. COMUNÍQUESE a todos los jefes de las unidades organizativas del órgano central y de las entidades y dependencias que integran el Sistema de este Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

ARCHÍVESE el original en el Protocolo de Disposiciones Jurídicas de la Dirección Jurídica del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

PUBLÍQUESE en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.

DADA en La Habana, a los 10 días del mes de julio de 2020.Elba Rosa Pérez Montoya Ministra