Resolución 31

Resolución No. 235, de fecha 30 de septiembre de 2005, dicta las Normas Cubanas de Información Financiera como base para el registro de los hechos económicos en las entidades del país, modificada por la Resolución No. 294, de fecha 20 de diciembre de 2005 y Resolución No. 9, de fecha 18 de enero de 2007, todas dictadas por quien resuelve.

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POR CUANTO: A partir de la experiencia acumulada, el Comité de Normas Cubanas de Contabilidad ha considerado oportuno, proponer el procedimiento a seguir en los casos de faltantes, pérdidas y sobrantes, lo que se ha considerado conveniente aceptar.

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POR CUANTO: Por Acuerdo del Consejo de Estado, adoptado el 20 de junio de 2003, quien resuelve fue designada Ministra de Finanzas y Precios.

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POR TANTO: En el uso de las facultades que me están conferidas;

R e s u e l v o :

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PRIMERO: Establecer la Norma Específica de Contabilidad No. 3 “Registro de las pérdidas, faltantes y sobrantes de bienes materiales y recursos monetarios” (NEC No. 3), la que se integra la Sección II del Manual de Normas Cubanas de Información Financiera y que se adjunta a la presente Resolución como Anexo No. 1, que consta de seis (6) páginas, formando parte integrante de la presente Resolución.

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SEGUNDO: Establecer el Procedimiento No. 2 “Sobre faltantes, pérdidas y sobrantes de bienes” (PCI No. 2), el que se publicará en la Sección de procedimientos del Manual de Normas de Control Interno y que como Anexo No. 2, que consta de siete (7) páginas formando parte de la presente Resolución.

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TERCERO: Serán sujetos de esta disposición los órganos y organismos estatales, unidades presupuestadas y otras entidades subordinadas a la Administración Central del Estado; uniones de empresas, grupos empresariales, empresas estatales y otras organizaciones económicas estatales, excepto las unidades básicas y unidades básicas empresariales; las sociedades mercantiles de capital totalmente cubano, las sociedades civiles de servicio, asociaciones y organizaciones cubanas no gubernamentales; las empresas mixtas y las partes en los contratos de asociación económica internacional, y el sector cooperativo campesino, a tenor de lo dispuesto por la Resolución No. 235, de 2005.

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CUARTO: Se delega en los viceministros que atienden la Dirección General de Presupuesto, y las direcciones de Política Contable y de Ingresos de este Ministerio, a dictar cuantas instrucciones se requieran para el mejor cumplimiento de lo que por la presente Resolución se establece.

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QUINTO: La presente Resolución será impresa por la Empresa Gráfica de Finanzas y Precios la que la incorporará en la sección de Disposiciones del Manual de Normas Cubanas de Información Financiera y del Manual de Control Interno.

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SEXTO: Se deroga la Resolución No. 44, de fecha 27 de agosto de 1997.

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SÉPTIMO: Los ministerios de las Fuerzas Armadas Revolucionarias y del Interior adecuarán a sus particularidades el cumplimiento de lo que por la presente se establece.

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OCTAVO: Esta Resolución entra en vigor a partir del 1 ro. de abril de 2009.

COMUNIQUESE a la Empresa Gráfica de Finanzas y Precios, a los viceministros que atienden la Dirección de Política Contable y las direcciones de Política Contable y de Ingresos de este Ministerio.

Archívese el original en la Dirección Jurídica de este organismo.

PUBLIQUESE en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.

Dada en la ciudad de La Habana, a los 3 días del mes de febrero de 2009.

Georgina Barreiro Fajardo

Ministra de Finanzas y Precios

ANEXO No. 1

NORMA ESPECIFICA DE CONTABILIDAD No. 3

“Registro de las pérdidas, faltantes y sobrantes

de bienes materiales y recursos monetarios”

(NEC 3)

OBJETIVO

- 1. El objetivo de esta Norma es establecer las bases para el reconocimiento de las pérdidas, faltantes y sobrantes de bienes materiales en general y recursos monetarios, en los Estados Financieros con propósitos de homogeneizar el registro y exposición de estas partidas.

ALCANCE

- 2. Esta Norma es de aplicación a:

- - a) los órganos y organismos estatales, unidades presupuestadas y otras entidades subordinadas a la Administración Central del Estado; uniones de empresas, grupos empresariales, empresas estatales y otras organizaciones económicas estatales, excepto las unidades básicas y unidades básicas empresariales,

- - b) las sociedades mercantiles de capital totalmente cubano, las sociedades civiles de servicio, asociaciones y organizaciones cubanas no gubernamentales,

- - c) las empresas mixtas y las partes en los contratos de asociación económica internacional,

- - d) el sector cooperativo campesino.

- 3. Esta Norma se aplicará en el tratamiento de los expedientes conformados por las causas siguientes:

- - a) Faltantes o sobrantes de activos fijos tangibles, bienes materiales en general y recursos monetarios.

- - b) Pérdida de bienes para la baja por roturas y obsolescencia técnica.

- - c) Importes no recibidos de cuentas por cobrar, originados por faltantes de mercancías en la entrega (incluyendo los faltantes de origen en el comercio exterior), así como la cancelación de cualquier otra cuenta por cobrar por considerarse incobrables, aun cuando se haya establecido la provisión para financiar estas pérdidas.

- - d) Cancelación de cuentas por pagar que no son reconocidas por los suministradores como adeudos, según certificación al efecto emitida por el suministrador.

- - e) Consumo material o gastos no registrados en el año que corresponda.

- - f) Ajuste como consecuencia de las rebajas de precios minoristas por pérdidas de calidad o por decisión de la autoridad competente.

- - g) Mermas y deterioros en exceso a las normas técnicas aprobadas.

- - h) Pérdida por baja de productos vencidos.

- - i) Cancelación de adeudos con el órgano estatal o con el Presupuesto del Estado o por no corresponderse con la legislación vigente.

- - j) Errores contables de años anteriores, cuya solución implique afectaciones positivas o negativas al resultado de la entidad.

- - k) Diferencias que se detecten en procesos de actualización o depuración de la contabilidad, cuya solución ocasione afectaciones positivas o negativas al resultado.

- - l) Pérdidas por muertes, bajas de animales en desarrollo y sustracción, así como por bajas de plantaciones permanentes y temporales.

m) Pérdidas ocasionadas por situaciones excepcionales cubiertas o no por pólizas de seguro.

DEFINICIONES

- 4. Los siguientes términos se usan, en la presente Norma, con el significado que a continuación se especifica: Normas Cubanas de Información Financiera (NCIF): son las Normas e Interpretaciones aprobadas por el Comité de Normas Cubanas de Contabilidad (CNCC). Estas Normas comprenden:

- - a) las Normas Cubanas de Contabilidad;

- - b) las Normas Cubanas de Contabilidad para la Actividad Presupuestada;

- - c) las Normas Cubanas de Contabilidad Gubernamental; y

- - d) las Normas Cubanas de Contabilidad de Costo.

- Notas: Contienen información adicional a la presentada en el Estado de Situación, Estado de Resultado, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de Efectivo. En ellas se suministran descripciones narrativas o desagregaciones de tales estados y contienen información sobre las partidas que no cumplen las condiciones para ser reconocidas en aquellos estados.

RECONOCIMIENTO INICIAL

- 5. El importe de los conceptos recogidos en el párrafo 3, se registra en forma transitoria, para su investigación y aprobación o denegación en las cuentas de Pérdidas, Faltantes o Sobrantes en Investigación, según sea el caso, tan pronto éstos se determinen.

CANCELACION DE EXPEDIENTES POR CONCEPTO DE PERDIDAS O FALTANTES DE BIENES

- 6. Una vez aprobado cualquier tipo de ajuste, (excepto cuando se trate de los que le son de aplicación lo dispuesto sobre Responsabilidad Material) y cuando por las investigaciones realizadas, se resuelva que los mismos deben afectar el resultado de la entidad, se procede de la forma siguiente:

- - a) En todas las entidades, con excepción de las unidades presupuestadas:

- - - i. Todas las pérdidas o faltantes afectarán directamente el resultado de la gestión de la entidad contabilizándose en la cuenta Gastos por Pérdidas o Faltantes de Bienes, según corresponda. En el caso de los Activos Fijos Tangibles, si el activo falta físicamente debe registrarse en la cuenta Gastos por Faltantes, pero en caso de estar asociado a pérdidas por rotura u obsolescencia técnica debe considerarse en la cuenta Gastos por Pérdidas.

- - - ii. En el caso de faltantes de producción en proceso, el importe incrementará el costo unitario de las unidades producidas.

- - - iii. Si se trata de un Activo Fijo Tangible, de los animales básicos y de las plantaciones agrícolas permanentes y temporales, el importe del valor según Libros menos la Depreciación Acumulada o sea el valor no depreciado, se fijará como pérdida en el Estado de Resultado.

- - - iv. En el caso en que sean financiadas por el Presupuesto del Estado como acumulaciones agropecuarias, se les dará el mismo tratamiento que a los faltantes de Activos Fijos Tangibles, descrito anteriormente.

- - - v. De surgir ajustes como consecuencia de las rebajas de precios minoristas por pérdida de calidad o por decisión de la autoridad competente, se procederá a su registro, en la cuenta Gastos por Pérdidas.

- - b) En las unidades presupuestadas:

- - - i. Si se trata de un activo fijo tangible, el valor según libros, menos la Depreciación Acumulada, se cargará a la cuenta Inversión Estatal.

- - - ii. Los demás faltantes que se originen, se registran en la cuenta Gastos por Pérdidas o Faltantes de Bienes, según corresponda.

- 7. Cuando el importe de la cancelación sea representativo, la pérdida originada podrá diferirse en el término de tiempo que se fije por el nivel superior al que se subordina la entidad y deberá tener en cuenta la legislación fiscal vigente.

RECUPERACION DE FALTANTES DE BIENES

- 8. En la recuperación de faltantes después de haberse cancelado el expediente, excepto en los casos de aplicación de lo establecido sobre Responsabilidad Material, se procede como sigue:

- - a) En todas las entidades empresariales:

- - - i. Afectarán directamente el resultado de la gestión, registrándose como Ingresos Financieros.

- - b) En las Unidades Presupuestadas se registrarán como Ingresos Devengados.

- 9. Cuando se recupere el faltante en el transcurso de la investigación, se invierte el asiento contable inicial y se procede a la cancelación del expediente.

CANCELACION DE EXPEDIENTES POR CONCEPTOS DE SOBRANTES DE BIENES

- 10. De producirse sobrantes se procederá de la forma siguiente:

- - a) En todas las entidades, con excepción de las unidades presupuestadas:

- - - i. Si se trata de un Activo Fijo Tangible, se reconoce como un incremento del patrimonio neto, según corresponda, por su precio de adquisición o costo real de producción o elaboración, menos la depreciación acumulada.

- - - ii. Los demás sobrantes que se originen, afectarán directamente el resultado de la gestión de la entidad, registrándose en la cuenta Ingresos por Sobrantes de Bienes.

- - - iii. En el caso de sobrantes de producción en proceso, el importe disminuirá el costo unitario de las unidades producidas.

- - - iv. En el caso de cuentas por pagar canceladas, sus importes se registrarán como Ingresos Financieros.

- - b) En unidades presupuestadas.

- - - i. Si se trata de un activo fijo tangible, se acredita a la cuenta Inversión Estatal, por su precio de adquisición o costo real de producción o elaboración, menos la depreciación acumulada.

- - - ii. Los demás sobrantes que se originen, se registrarán en la cuenta de Ingresos Devengados.

INFORMACION A REVELAR

- 11. Todas las entidades sujetas a esta Norma, revelarán de manera diferenciada en el Estado de Situación y en el Estado de Resultado, según corresponda, los saldos de las cuentas siguientes:

- - a) Pérdidas en Investigación.

- - b) Faltantes de Bienes en Investigación.

- - c) Gastos por Pérdidas.

- - d) Gastos por Faltantes de Bienes.

- En las notas a los Estados Financieros se desglosará el importe de cada uno de estas cuentas, significando, como mínimo, el número del expediente, importe y causa.

FECHA DE VIGENCIA

- 12. La entidad aplicará esta Norma a partir del 1 ro. de abril de 2009.

ANEXO No. 2

PROCEDIMIENTO No. 2

SOBRE FALTANTES, PERDIDAS

Y SOBRANTES DE BIENES

(PCI No. 2)

- 1. Los órganos y organismos estatales, unidades presupuestadas y otras entidades subordinadas a la Administración Central del Estado; uniones de empresas, grupos empresariales, empresas estatales y otras organizaciones económicas estatales, excepto las unidades básicas y unidades básicas empresariales; las sociedades mercantiles de capital totalmente cubano, las sociedades civiles de servicio, asociaciones y organizaciones cubanas no gubernamentales; las empresas mixtas y las partes en los contratos de asociación económica internacional, y el sector cooperativo campesino, realizarán la instrucción de expedientes por entidades, por los siguientes conceptos:

- - a) Faltantes o sobrantes de Activos Fijos Tangibles, bienes materiales en general y recursos monetarios.

- - b) Pérdida de bienes para la baja por roturas y obsolescencia técnica.

- - c) Importes no recibidos de cuentas por cobrar, originados por faltantes de mercancías en la entrega (incluyendo los faltantes de origen en el comercio exterior), así como la cancelación de cualquier otra cuenta por cobrar por considerarse incobrable, aun cuando se haya establecido la provisión para financiar estas pérdidas.

- - d) Cancelación de cuentas por pagar que no son reconocidas por los suministradores como adeudos, según certificación al efecto emitida por el suministrador.

- - e) Consumo material o gastos no registrados en el año que corresponda.

- - f) Ajuste como consecuencia de las rebajas de precios minoristas por pérdidas de calidad o por decisión de la autoridad competente.

- - g) Mermas y deterioros en exceso a las normas técnicas aprobadas.

- - h) Pérdida por baja de productos vencidos.

- - i) Cancelación de adeudos con el órgano estatal o con el Presupuesto del Estado o por no corresponderse con la legislación vigente.

- - j) Errores contables de años anteriores, cuya solución implique afectaciones positivas o negativas al resultado de la entidad.

- - k) Diferencias que se detecten en procesos de actualización o depuración de la contabilidad, cuya solución ocasione afectaciones positivas o negativas al resultado.

- - l) Pérdidas por muertes, bajas de animales en desarrollo y sustracción, así como por bajas de plantaciones permanentes y temporales.

- - m) Pérdidas ocasionadas por situaciones excepcionales, cubiertas o no por pólizas de seguro.

- 2. Los expedientes serán numerados en forma consecutiva, al igual que sus páginas y deben contener, como mínimo, los datos y documentos siguientes:

- - a) En todos los casos:

- - - 1. Certificación del jefe de la entidad con las medidas organizativas, de control y disciplinarias, en caso que proceda, para evitar que los hechos se repitan.

- - - 2. Certificación donde conste la fecha, número del acta y del acuerdo, mediante el cual el Consejo de Dirección aprobó el ajuste.

- - b) En el caso de faltantes, pérdidas o sobrantes de activos fijos tangibles, bienes materiales y recursos monetarios:

- - - 1. La determinación del faltante, la pérdida o el sobrante en unidades físicas y en valor o en valor solamente en aquellos casos en que proceda legalmente.

- - - 2. Monto de la depreciación acumulada en el caso de los Activos Fijos Tangibles.

- - - 3. Las causas y condiciones que dieron lugar a la determinación del faltante, la pérdida o el sobrante, así como investigaciones o comprobaciones realizadas.

- - - 4. La denuncia, en los casos de faltantes, ante el órgano estatal competente en que conste que fue aceptada no siendo necesario esperar sentencia, para su cancelación, conforme a lo establecido en la legislación penal, cuando se presuma la comisión de un delito o se esté ante un caso cuyo importe excede la escasa entidad, de acuerdo con lo dispuesto en la legislación sobre responsabilidad material.

- - - 5. En el caso de las mercancías por faltantes de Origen en las Operaciones de Comercio Exterior:

- - - - a) Factura del proveedor.

- - - - b) El certificado de conocimiento de embarque (B/L).

- - - - c) Certificado de supervisión de la mercancía en Origen por una tercera entidad.

- - - - d) La Declaración de Mercancía.

- - - - e) Certificado del pesaje por la Empresa de Servicios de Certificación y Pesaje de las Cargas.

- - - - f) Certificado de supervisión de la mercancía en Destino por una tercera entidad.

- - - - g) La reclamación al proveedor o al seguro.

- - c) En el caso de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar:

- - - 1. Nombre del o de los clientes o suministradores.

- - - 2. Causas por las que no se efectuó el cobro o pago.

- - - 3. Gestiones realizadas para el cobro.

- - - 4. Certificación del suministrador de la no existencia del adeudo.

- - - 5. Cuando se trate de faltantes de mercancías en la entrega:

- - - - a) Si son transportados por un tercero, gestiones realizadas con éste y resultado de las mismas. De ser imputable al transportista, siempre que lo haya firmado, corresponde reconocer la cuenta por cobrar a éste y cancelar el faltante.

- - - - b) De ser transportadas con medios propios o no ser responsabilidad del transportista el faltante, éste se convierte en un faltante de inventario y como tal debe ser tramitado el expediente.

- - - - c) Si son mercancías de faltante de Origen y son responsabilidad del proveedor se procede a su reclamación y corresponde reconocer la cuenta por cobrar al mismo contra la cuenta de faltante, cerrando el expediente, igualmente se procede cuando son mercancías cubiertas por el seguro.

- - - 6. Importe total a cancelar.

- - - - d) En el caso de consumo material o gastos no registrados en el año que corresponda:

- - - - - 1. Los documentos que amparan los gastos.

- - - - - 2. Las causas por las que no se efectuó el registro en su oportunidad.

- - - - - 3. Importe total.

- - - - e) En el caso de ajustes como consecuencia de las rebajas de precios minoristas, por pérdidas de calidad en los productos agropecuarios, el expediente que se instruya por este concepto, debe ser acumulativo por un período de treinta (30) días, a nivel de entidad:

- - - - - 1. Actas detalladas y certificadas por los funcionarios e inspectores autorizados para aprobar las citadas rebajas.

- - - - - 2. Importe total.

- - - - f) Las pérdidas por baja de productos vencidos:

- - - - - 1. Actas detalladas y certificadas por los funcionarios e inspectores autorizados para aprobarlas.

- - - - - 2. Un listado que contenga, para cada producto, descripción, cantidad, precio, importe, fecha de adquisición y fecha de vencimiento.

- - - - - 3. Importe total de la pérdida.

- - - - - 4. Certificación del destino de los productos vencidos.

- - - - - 5. Gestiones realizadas por la entidad antes de su fecha de vencimiento, para su utilización o venta.

- - - - g) Mermas y deterioros en exceso a las normas técnicas:

- - - - - 1. Análisis de las causas que generan las mermas y deterioros en exceso a las normas técnicas.

- - - - - 2. Importe de cada producto y monto total de la afectación.

- - - - h) Cancelación por adeudos con el órgano estatal o el Presupuesto del Estado, por no tramitarse oportunamente:

- - - - - 1. Documento primario que genera el adeudo.

- - - - - 2. Importe total.

- - - - - 3. Certificación del Ministerio de Finanzas y Precios o del órgano estatal que autorice la cancelación del adeudo por no tramitarse oportunamente.

- - - - i) Por los errores contables de años anteriores, cuya solución implique afectaciones positivas o negativas al resultado de la entidad:

- - - - - 1. Evidencia documental que sustente el error.

- - - - - 2. Importe total.

- - - - - 3. Informe de causas y condiciones que fundamenten los errores detectados.

- - - - j) Por las diferencias que se detecten en procesos de actualización o depuración de la contabilidad, cuya solución ocasione afectaciones positivas o negativas al resultado:

- - - - - 1. Evidencia documental que sustente el error.

- - - - - 2. Importe total.

- - - - - 3. Informe de causas y condiciones que fundamenten los errores detectados.

- - - - k) Pérdidas ocasionadas por situaciones excepcionales, cubiertas o no por pólizas de seguro:

- - - - - 1. Informe de las tasaciones certificadas por la entidad competente.

- - - - - 2. Importe total.

- 3. En el término máximo de los noventa (90) días posteriores a la determinación de las pérdidas, faltantes y sobrantes, así como de la emisión de los expedientes correspondientes, se deben efectuar las investigaciones procedentes, salvo que se trate de faltantes a los que por su escasa entidad les sean de aplicación las disposiciones sobre responsabilidad material vigente o en los casos en que exista denuncia policial aceptada.

- 4. Como resultado de la determinación de un faltante o sobrante en la entidad sujeta a revisión, por técnicos, especialistas, comprobadores económicos o cualquier otro funcionario facultado y los que por su magnitud no son considerados de escasa entidad, se procede a elaborar y presentar por escrito un Informe con las pruebas documentales correspondientes, que sustentan la comisión de un presunto hecho delictivo.

SOBRE LA DENUNCIA POLICIAL

- 5. En caso de detectarse un presunto hecho delictivo, la denuncia correspondiente la formula el máximo dirigente en funciones de la entidad en que se detectó el hecho y en ausencia de éste su jefe inmediato. De tener las autoridades consignadas, alguna vinculación con los hechos cometidos, la denuncia la presenta el jefe inmediato superior correspondiente.

- 6. La denuncia con el correspondiente Informe donde consta el presunto hecho delictivo detectado, con las pruebas documentales, se presenta en la Unidad Territorial de Instrucción Penal donde está enclavada la entidad económica afectada, salvo que se decida lo contrario por las autoridades competentes, teniendo en cuenta las características del caso, las personas involucradas o cuando se implican varios territorios.

- 7. El Informe se presenta en la Unidad Territorial de Instrucción Penal por el técnico, especialista, comprobador económico o cualquier otro funcionario facultado, que realizó la revisión correspondiente.

SOBRE EL INFORME

- 8. El Informe que se presenta tiene el siguiente formato: Encabezamiento

- - a) Datos generales de la entidad (denominación, dirección, entidad a la que se subordina, órgano, organismo o entidad nacional a que pertenece).

- - b) Fecha de inicio y terminación de la revisión efectuada.

- - c) Participantes en la revisión realizada.

- - d) Fecha del Informe.

- - e) Alcance de la revisión.

- Contenido

- - a) Fecha de ocurrencia del hecho o período en que se enmarca, consignando la fecha de detección del presunto hecho delictivo.

- - b) Entidad, empresa, dependencia, establecimiento, organización o área de trabajo donde se detectó el presunto hecho delictivo.

- - c) Descripción del hecho o conducta presuntamente delictiva, disposiciones jurídicas, normas y procedimientos que se incumplen, detallando el método o forma empleada, así como el propósito perseguido con la comisión del hecho, siempre que sea posible.

- - d) Causas y condiciones que propiciaron la ocurrencia del presunto hecho delictivo.

- - e) Certificación con los nombres y apellidos de los posibles implicados, cargos y funciones.

- - f) Cuantificación total de la afectación económica, exponiendo los daños y perjuicios ocasionados cuando sea posible.

- - g) Pruebas que permiten determinar el hecho y sustentan el Informe (documentos revisados, certificaciones, inventarios, en original o legalmente certificados).

- - h) Referencia en el texto del Informe, al número de anexo, a continuación de cada hecho, según corresponda, posibilitando la revisión del hecho descrito con la evidencia que lo sustenta.

- Nombre, apellidos y firma del técnico, especialista, comprobador económico o cualquier otro funcionario facultado, que realizó la revisión. Anexos

- - a) Documentos que constituyen evidencia del presunto hecho delictivo, los cuales deben estar numerados.

- Responsabilidad Administrativa

- - a) Nombre, apellidos, cargo y deficiencias imputadas, del que se considera responsable de los hechos detectados.

DEL SEGUIMIENTO Y SU CONTROL

- 9. Los órganos, organismos y entidades nacionales, conocen y confeccionan un registro informativo de los presuntos hechos delictivos derivados de la determinación de un faltante o sobrante, detectados en las revisiones que se realicen, amparadas en esta Resolución.

- 10. Para ello, los jefes de los órganos, organismos y entidades nacionales diseñarán el procedimiento de seguimiento y control de estos casos y designarán el área responsable de éste, en correspondencia con su estructura organizativa y la magnitud del hecho.

- 11. Una vez concluida las referidas investigaciones, antes de decursar el período establecido de noventa (90) días naturales, se procede a su cancelación según las normas contables vigentes.

- 12. De no haberse aceptado la denuncia ante la Policía Nacional Revolucionaria por no ser constitutivo de delito el hecho, se procede a su cancelación aplicando la legislación correspondiente sobre responsabilidad material cuando no exceda el importe del faltante la escasa entidad y de no corresponder la aplicación de la responsabilidad, por deficiencias en el Sistema de Control Interno, se asumirá la pérdida por la entidad.

SOBRE LOS NIVELES DE APROBACION DE LAS CANCELACIONES

- 13. Los jefes de los órganos, organismos y entidades nacionales establecen niveles de aprobación para la cancelación de los expedientes a los que se refiere el punto No. 1 de este procedimiento. En el resto de las entidades, esta facultad es del órgano de dirección correspondiente. Podrá considerarse un nivel de aprobación en los Consejos de Dirección de las entidades hasta el monto en que los jefes del órgano, organismo o entidad nacional considere.

- 14. La aprobación de los ajustes contables se efectúa siempre por cada expediente.

- 15. Los documentos que conforman el expediente, deberán ser firmados por el Jefe máximo de la entidad que los instruye, debiendo ser archivados y conservados por un período de cinco (5) años contados a partir de la fecha de su cancelación.

- 16. La Dirección de la entidad deberá establecer un control sobre los expedientes y notificará al nivel superior que corresponda de la referida aprobación y de la aplicación de la medida disciplinaria, si esta última procediese en un término de quince (15) días naturales. Los datos mínimos a informar son:

- - a) el número del expediente objeto del ajuste;

- - b) el concepto por el que fue instruido el expediente;

- - c) entidad a la que pertenece el expediente;

- - d) medidas disciplinarias aplicadas;

- - e) y la aplicación de la responsabilidad material en los casos que corresponda.

- 17. Es responsabilidad del máximo dirigente del nivel superior, conocer por la vía que estime procedente, las restantes causas que inciden en la gestión de la entidad, con la finalidad de que se adopten las acciones de control interno necesarias y se apliquen las medidas disciplinarias que correspondan.

- 18. El registro contable de estas operaciones se realizará de acuerdo con las normas contables vigentes.

- 19. En la recuperación de pérdidas o faltantes, excepto en los casos de aplicación de la legislación relativa a la responsabilidad material se procederá de acuerdo con las normas contables vigentes.

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