Resolución 364/2023
La Resolución 364/2023 de la Contraloría General de la República de Cuba aprueba el Manual de Procedimientos de las Acciones de Prevención y Control. Este manual regula metodológicamente los procesos de prevención y control, estableciendo herramientas para examinar los Fondos Públicos y la Gestión Administrativa. El manual es aplicable a la Contraloría General de la República y al Sistema Nacional de Auditoría.
- Aprobar el Manual de Procedimientos de las Acciones de Prevención y Control
- Derogar las resoluciones 306/2012, 32/2016 y 33/2016
- El manual se divide en Tomo I y II, procedimientos y plantillas
- Se establecen procedimientos para auditoría, visita de intercambio, control concurrente, investigación y diagnóstico, entre otros
- El manual fortalece, unifica e integra el ejercicio profesional de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Auditoría
Texto íntegro
RESOLUCIÓN 364/2023
POR CUANTO: La Ley 158, “De la Contraloría General de la República de Cuba y del Sistema de Control Superior de los Fondos Públicos y de la Gestión Administrativa”, de 13 dediciembre de 2022, en su
Artículo 15, inciso l), establece que le corresponde a la Contra-loría General, la función de regular, supervisar y asesorar metodológicamente el Sistema Nacional de Auditoría; establecer y actualizar las Normas Cubanas de Auditoría y demásdisposiciones normativas vinculadas a la actividad; así como establece en el
Artículo 34,inciso m), la atribución y obligación del Contralor General de la República de dictar lasdisposiciones normativas que procedan, en correspondencia con la misión y funcionesasignadas a la Contraloría General de la República.
POR CUANTO: La mencionada Ley 158 y su Reglamento dispuesto por el Decreto Presidencial 674, de 6 de septiembre de 2023, establecen las acciones de prevención ycontrol que realizan la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Auditoría, siendo necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Auditoría vi-gente para atemperarlo a las nuevas disposiciones normativas y contemple las accionesreferidas, lo que conlleva a denominarlo Manual de procedimientos de las acciones deprevención y control; asimismo resulta procedente derogar las resoluciones 306, de 12 de septiembre de 2012; 32, de 17 de febrero de 2016 y 33, de 17 de febrero de 2016, porlas que se aprueba las Normas para la realización de la inspección de la Contraloría Ge-neral de la República; se establece los aspectos a tener en cuenta para la identificacióny cuantificación de los daños y perjuicios económicos causados al patrimonio público yse aprueban las Normas Generales para la realización del Control Integral Estatal y el Recontrol, todas dictadas por quien resuelve.
POR TANTO: En el ejercicio de la atribución que me ha sido conferida, por el
Artículo 34,inciso m) de la citada Ley 158,
RESUELVO
PRIMERO: Aprobar el Manual de procedimientos de las acciones de prevención ycontrol, que como Anexo forma parte integrante de esta Resolución, aplicable por los queejecutan las acciones de prevención y control que realizan la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Auditoría.
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SEGUNDO: Derogar las resoluciones 306, de 12 de septiembre de 2012; 32, de 17 defebrero de 2016 y 33, de 17 de febrero de 2016, todas dictadas por quien resuelve.
TERCERO: La presente resolución entra en vigor a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.
ARCHÍVESE el original en la Dirección Jurídica de este órgano.
PUBLÍQUESE en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.
DADA en La Habana, a los 3 días del mes de noviembre de 2023.
Gladys María Bejerano Portela
Contralora General de la República
ANEXOMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS ACCIONES DE PREVENCIÓNY CONTROL
Introducción
En correspondencia a lo establecido en la Ley 158/2022, “De la Contraloría Generalde la República de Cuba y del Sistema de Control Superior de los Fondos Públicos y dela Gestión Administrativa”, las acciones de prevención y control se realizan conforme alos principios de legalidad, independencia, confidencialidad, objetividad, credibilidad ytransparencia, a fin de salvaguardar los intereses del Estado y garantizar los derechos delas personas jurídicas y naturales sujetos de sus acciones, para el cumplimiento del debidoprocedimiento administrativo, lo que implica:
a) Actuar con equidad, apego a la ley y juicio independiente, sin influencias internasni externas; con ética, moderación, justicia, seguridad y confianza;
b) obrar con objetividad, ajustándose a los hechos mediante la obtención de evidenciassuficientes y apropiadas, que permitan formarse un juicio profesional independiente; y
c) garantizar la ejecución con calidad y oportunidad de las acciones de prevención ycontrol.
El Manual de procedimientos de las acciones de prevención y control tiene como pro-pósito regular metodológicamente estos procesos, se establecen herramientas que facili-tan examinar los Fondos Públicos y la Gestión Administrativa objeto de comprobación.
Son sujetos de estas acciones los definidos en el
Artículo 90, apartado 1 de la referida ley.
Para su correcta implementación, es imprescindible considerar lo establecido en lamencionada ley y su reglamento, las Normas Cubanas de Auditoría, el Código de Éticapara los auditores del Sistema Nacional de Auditoría y demás disposiciones jurídicasasociadas a estas actividades.
La estructura del Manual de procedimientos de las acciones de prevención y control,se divide en Tomo I y II, el primero, se agrupa en dos capítulos, como se describe:
Tomo I. Procedimientos de las acciones de prevención y control.
Capítulo I. Procedimientos de la auditoría.
En los procedimientos relacionados con los principios del proceso de la auditoría, seestablecen pautas para desarrollar la planeación, realización, elaboración de informes yseguimiento, los que se corresponden con las fases de la auditoría; aunque no estén defini-dos los límites entre ellas, es importante que el auditor reconozca su existencia y cumplalo establecido para realizar su labor, lo que permite una revisión y supervisión adecuadasy oportunas.
Los procedimientos relacionados con la documentación y comunicación de la audito-ría y de aseguramiento y control de calidad, son transversales durante todo el proceso dela auditoría.
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Capítulo II. Procedimientos de las otras acciones de prevención y control.
En las acciones de prevención y control que se relacionan, se aplican en lo que proceda,las Normas Cubanas de Auditoría y sus procedimientos, descritos en el Capítulo I, siendoesencial los procedimientos transversales de documentación, comunicación y asegura-miento y control de calidad.
Se describen los procedimientos para la realización de las acciones de prevención ycontrol, siguientes:
1. Visita de intercambio y asesoramiento.
2. Control concurrente.
3. Investigación y diagnóstico.
4. Comprobación especial.
5. Supervisión: Comprende la Visita de supervisión y control, así como, el Proceso desupervisión de la Contraloría General de la República.
6. Control y Recontrol Integral Estatal.
7. Inspección de la Contraloría General de la República.
Tomo II. Plantillas.
Las plantillas de documentos, generales y específicas, se agrupan por códigos y seenumeran para facilitar su identificación, las que se utilizan en la aplicación de los proce-dimientos del Tomo I.
La adecuada comprensión y aplicación del Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control, fortalecen, unifican e integran el ejercicio profesional de la Con-traloría General de la República y del Sistema Nacional de Auditoría, permite evaluar elresultado del trabajo del auditor, lo cual promueve un desempeño cualitativamente supe-rior, fundamental para el desarrollo político, económico y social del país, y para conservarlas conquistas de la Revolución.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0001 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0001 | Planeación de la auditoría | | Tarea | Capítulo I | Preámbulo |
Preámbulo
En el desarrollo de la fase de planeación de la auditoría, el auditor cumplimenta loestablecido en las Normas Cubanas de Auditoría, las cuales exigen que la auditoría seplanifique de forma tal que asegure la calidad, y sea efectuada de manera económica,eficiente y eficaz.
Como proceso, la planeación de una auditoría implica recopilar y evaluar información,así como tomar decisiones sobre el objetivo, criterio y alcance de la auditoría.
La planeación de la auditoría permite reducir el riesgo de la misma a un nivel acepta-blemente bajo, y tiene dos momentos: primero, el auditor desarrolla una estrategia queindique el alcance, tiempo y realización de la auditoría, y describa qué hacer; segundo,sobre la base de esa estrategia, el auditor prepara el programa de la auditoría o matriz deplaneación, el plan de trabajo general y el plan de trabajo individual, los cuales refierencómo se realizará la misma.
De acuerdo con el tamaño del sujeto a auditar, la complejidad de la auditoría, incluidosla materia controlada y los criterios, así como la composición y estructura organizativa a laque pertenece el auditor, variará la estrategia de la auditoría.
Para establecer la estrategia se tiene en cuenta: el estudio previo; la composición, com-petencia y requisitos éticos del auditor; el fondo de tiempo planificado; el conocimientodel sujeto a auditar; la materia controlada, alcance, criterios, objetivos; tipo de compromi-so; el nivel de aseguramiento; la comunicación con el auditado y otras partes interesadas;los responsables de la información; la valoración preliminar del Control interno; la mate-rialidad; la evaluación de riesgos, el muestreo y el uso o no de expertos.
Al final del documento se describe la secuencia a desarrollar en la planeación.
El auditor establece los procedimientos de auditoría en la fase de planeación, teniendoen consideración el tiempo de que se dispone para su aplicación y alcance; de ello depen-derá la calidad de la evidencia a obtener en la fase de realización de la auditoría.
Los procedimientos de auditoría están conformados por las actividades, acciones o los ac-tos consecutivos y coordinados, apoyados en técnicas y prácticas usuales que se realizan en elcurso de la auditoría, las que se detallan en el programa de la auditoría que diseña el auditor.
En el proceso de desarrollo de la fase de planeación, es un elemento fundamental lasupervisión para el aseguramiento y control de calidad de la auditoría.
Aseguramiento y control de calidad: durante la fase de planeación de la auditoría, eljefe de grupo revisa sistemáticamente el trabajo elaborado por el auditor; la supervisiónen esta fase es imprescindible para asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos,de acuerdo con el procedimiento H-001-G02 Aseguramiento y control de calidad.
Documentación de la auditoría: desde el inicio de la fase de planeación de la auditoríase comienza a conformar el Expediente de la auditoría, con la documentación recibida yelaborada; además de cumplimentar lo referido a la comunicación, teniendo en cuenta elprocedimiento H-001-G01 Documentación y comunicación de la auditoría.
En la fase de planeación de la auditoría la secuencia de tareas es la siguiente:
| Herramientas | Tareas | | - | - | | H-001-0001-01 | Estudio previo, organización y preparación del inicio de la auditoría | | H-001-0001-02 | Reunión de inicio de la auditoría | | H-001-0001-03 | Conocimiento del sujeto a auditar | | H-001-0001-04 | Consideraciones relativas a las disposiciones jurídicas | | H-001-0001-05 | Materia controlada, criterio, alcance, objetivos, tipo de compromiso ynivel de aseguramiento de la auditoría | | H-001-0001-06 | Evaluación e identificación de riesgos | | H-001-0001-07 | Determinar la materialidad | | H-001-0001-08 | Determinación del tamaño y selección de la muestra | | H-001-0001-09 | Elaborar programa de auditoría o matriz de planeación | | H-001-0001-10 | Plan de trabajo general y el plan de trabajo individual |
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0001-01 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0001 | Planeación de la auditoría | | Tarea | 01 | Estudio previo, organizacióny preparación del inicio de laauditoría |
Objetivo de la tarea
Organizar y preparar al auditor para la realización de la auditoría.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Auditoría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Estudio previo | P-001-G01 Acta de solicitud de documentosP-001-G02 Acta de requerimientoP-001-G03 Acta de declaraciónP-001-G04 Acta de ocupaciónP-001-G05 Acta de devoluciónP-001-G06 Hoja de notaP-D0001-01 Datos e información a solicitar al sujetode la acción de prevención y control | | II. | Designar el grupo de audi-toría | | III. | Reunión para la preparacióndel grupo de auditoría | P-0001-01 Acta de declaración de incompatibilidadP-001-G09 Acta de reunión en el proceso de la ac-ción de prevención y control | | IV. | Elaborar y aprobar la Ordende trabajo | P-0001-02 Orden de trabajo | | V. | Elaborar y aprobar la Cartade presentación | P-0001-03 Carta de presentación | | VI. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
I. Estudio previo.
Antes de iniciar la auditoría según el Plan anual de acciones de prevención y control dela unidad organizativa de auditoría, el auditor debe efectuar un trabajo de acercamiento alsujeto a auditar, con el propósito de recopilar y analizar información.
En correspondencia con los objetivos de la auditoría y con el consentimiento del jefesuperior del auditor, también se pueden realizar intercambios con los organismos rec-tores, para esclarecer o profundizar en algún tema en específico; previa coordinación yrespetando sus estructuras a nivel provincial y municipal, según corresponda.
Ese acercamiento permite al auditor documentarse lo suficiente para validar o actua-lizar antecedentes del tema, así como para ajustar el objetivo general y proponer los tér-minos de la ejecución, requerimientos de personal, los objetivos específicos, áreas deinterés, criterios y alcance de la auditoría; entre los documentos a considerar, es esencialconocer los resultados de las acciones de prevención y control realizadas con anteriori-dad; dejará evidencia en los papeles de trabajo del estudio previo realizado.
Es importante tener en cuenta que la actividad de recolección y análisis de informaciónes un proceso continuo y dinámico que se inicia en la fase de planeación de la auditoría,y se debe actualizar y analizar en el transcurso de la misma; la información recopiladaforma parte del conocimiento del sujeto a auditar.
En el desarrollo del estudio previo el auditor puede utilizar, según se requiera las plan-tillas siguientes:
1. Para solicitar documentos el auditor utiliza la plantilla P-001-G01 Acta de solicitudde documentos; si la persona a quien se le solicitan los documentos no los entregaen el plazo previsto, se realiza un requerimiento a través de la plantilla P-001-G02 Acta de requerimiento.
2. Con el objetivo de conocer qué documento solicitar, puede hacer uso en lo que co-rresponda de la plantilla P-D0001-01 Datos e información a solicitar al sujeto de laacción de prevención y control.
3. Para documentar adecuadamente la evidencia que se obtenga a través de técnicasverbales, se utiliza la plantilla P-001-G03 Acta de declaración.
4. Cuando el auditor necesite ocupar documentación u otros medios que contengan in-formación, es imprescindible que utilice la plantilla P-001-G04 Acta de ocupacióny para su devolución, la plantilla P-001-G05 Acta de devolución.
5. En la recopilación de evidencia, el auditor diseña los papeles de trabajo que consi-dere, incluido la plantilla P-001-G06 Hoja de nota.
De ser necesario que el auditor realice una visita exploratoria al sujeto a auditar, conel fin de obtener información preliminar para reducir incertidumbres sobre la auditoría, eljefe de la unidad organizativa de auditoría o quien este designe, comunica por escrito almáximo jefe del sujeto a auditar la intención de la misma y la información que se requiere.
En el caso particular de la auditoría cooperativa se requiere mayor coordinación y pun-tualización para su desarrollo, así como cumplimentar las indicaciones específicas que emiteel Contralor General de la República y lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría;cuando se requiera se consulta la Norma Internacional referente a la Guía sobre auditoríascooperativas.
Con respecto a las auditorías que se realicen a entidades con intereses en el extranjero,el auditor debe informar, en un plazo de 24 horas después de su arribo, los objetivos y elalcance del trabajo a realizar al embajador o jefe de la misión del Estado cubano y a losrepresentantes de las entidades cubanas.
Por las características de las auditorías de desempeño y fiscal, es conveniente conside-rar, además, lo siguiente:
Auditoría de desempeño
1. El auditor debe obtener información sobre los problemas más relevantes de econo-mía, eficiencia o eficacia del sujeto a auditar; para reunir la información necesaria ypoder evaluar los problemas, debe usar procedimientos y técnicas como la entrevis-ta, y la revisión de normas, políticas y directivas, u otros; debe acceder a informes
de la administración sobre su gestión, cumplimiento de los planes, rendición decuenta; también debe estudiar los principales sistemas y procedimientos de control,auditorías y controles anteriores; debe recabar información sobre el uso de la tecno-logía y revisar las tendencias del gasto.
2. Consultar otras fuentes externas que faciliten estudios realizados con anterioridad,información de entidades similares e informaciones ubicadas en los medios.
Auditoría fiscal
El auditor debe recopilar toda la información posible del contribuyente, para lo cualdebe tener en cuenta:
1. Los aportes realizados durante el período objeto de auditoría.
2. El comportamiento de la disciplina de pago.
3. Los recargos por mora, multas y penalizaciones que le han sido impuestos.
4. Embargos de cuentas, convenios de pago suscritos, bonificaciones, exenciones ocualquier otro tipo de tratamiento especial al que se encuentre acogido; así comootra información que se vincule con el contribuyente, y revisar el expediente delsujeto a auditar en el departamento de recaudación de la Oficina Nacional de Admi-nistración Tributaria del territorio.
II. Designar el grupo de auditoría.
Considerando el Plan anual de acciones de prevención y control aprobado y de acuer-do con la característica de la unidad organizativa de auditoría, el jefe designa el grupo deauditoría.
Según la complejidad de la auditoría, se prevé que tenga carácter multidisciplinario; ensu composición, entre otros, debe considerarse la inclusión de auditores de perfil conta-ble, informático y juristas, así como el trabajo de un experto, cuando se requiera.
También se debe realizar la valoración de habilidades del grupo de auditoría, conside-rar la independencia, disponibilidad del personal, experiencia, conocimientos y compe-tencia profesional, para garantizar las competencias del grupo de auditoría en su conjuntoy lograr que se lleve a cabo la auditoría; asimismo el auditor debe estar inscrito y actuali-zado en el Registro de Contralores y Auditores de la República de Cuba.
El auditor interno de base cumplimenta estos aspectos en lo que corresponda.
III. Reunión para la preparación del grupo de auditoría.
El jefe de la unidad organizativa de auditoría, o quien este designe, convoca al grupode auditoría y al supervisor que participará en la auditoría, con el fin de profundizar enlos aspectos relevantes de la auditoría que será objeto de ejecución, tales como propuestapreliminar de la materia controlada, alcance, criterios y objetivos a evaluar, que se definenposteriormente en el desarrollo de la fase de planeación, mediante la aplicación de losprocedimientos de auditoría.
También se determina en qué categoría ubica la auditoría atendiendo a:
Categoría A: se incluyen auditorías de mayor complejidad, de interés nacional, forensey las coordinadas.
Categoría B: para el resto de las auditorías.
Si en el proceso de una auditoría de categoría B se detecta un presunto hecho delictivoo de corrupción en el ámbito de la gestión administrativa, se incluye en la categoría A.
El auditor interno de base en la preparación para la ejecución de la auditoría, tambiéntiene en cuenta los aspectos antes mencionados.
El auditor firma el Acta de declaración de incompatibilidad, que se actualiza en el trans-curso de la auditoría con el propósito de dejar constancia documental de que existe incom-patibilidad o no con el sujeto de la auditoría; para ello se utiliza la plantilla P-0001-01 Actade declaración de incompatibilidad, la cual se archiva en el Expediente de la auditoría.
Lo anterior no limita que durante el proceso de la auditoría cualquier auditor declare asu jefe inmediato su incompatibilidad con el sujeto auditado, para que se tomen las me-didas correspondientes.
El auditor, antes de iniciar la auditoría, estudia el Código de Ética, momento de pro-fundizar en los valores y principios que más debe reforzar, partiendo del tipo de auditoríaa realizar, sus objetivos y el sujeto a auditar.
Del análisis realizado en la preparación de la auditoría se deja evidencia documentalutilizando la plantilla P-001-G09 Acta de reunión en el proceso de la acción de preven-ción y control, la cual se archiva en el Expediente de la auditoría, según lo establecidopara tal efecto.
En el caso particular del auditor interno de base, deja evidencia documental utilizandola plantilla P-001-G06 Hoja de nota, la cual archiva en el Expediente de la auditoría.
IV. Elaborar y aprobar la Orden de trabajo.
El jefe de la unidad organizativa de auditoría, o quien este designe, elabora y firma la Orden de trabajo, instrumento mediante el cual se ordena la realización de la auditoría;para ello se utiliza la plantilla P-0001-02 Orden de trabajo, la cual se archiva en el Expe-diente de la auditoría.
Las sociedades que realizan la auditoría externa, así como el auditor interno de base,están exentos de emitir la Orden de trabajo.
V. Elaborar y aprobar la Carta de presentación.
El jefe de la unidad organizativa de auditoría, o quien este designe, elabora y apruebala Carta de presentación, como documento que oficializa la auditoría a ejecutar ante elmáximo nivel de dirección del sujeto a auditar; en la misma se da a conocer el tipo deauditoría, cantidad de días hábiles estimados, la materia controlada, alcance, criterio ylos objetivos generales, nombres, apellidos, y número de Registro de Contralores y Au-ditores de la República de Cuba y del carnet de identidad de los integrantes del grupo deauditoría.
Se utiliza la plantilla P-0001-03 Carta de presentación, la cual se archiva en el Expe-diente de la auditoría.
Las sociedades que realizan la auditoría externa mediante la formulación de un con-trato o la elaboración de la Carta de compromiso acuerdan los términos del trabajo con elcliente; esta última debe contener los aspectos generales relacionados con la entidad querecibe y brinda el servicio, objetivo del servicio, obligaciones entre las partes, cláusulasde términos y condiciones de pago, reclamaciones entre las partes y jurisdicción aplica-ble, entre otros datos que pudieran resultar de interés.
El auditor interno de base está exento de emitir la Carta de presentación.
VI. Revisar los papeles de trabajo.
El jefe de grupo revisa los papeles de trabajo elaborados por los auditores y deja lasmarcas correspondientes en cada uno de ellos, cuando lo considera utiliza la plantillaP-G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0001-02 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0001 | Planeación de la auditoría | | Tarea | 02 | Reunión de inicio de laauditoría |
Objetivo de la tarea
Oficializar el inicio de la auditoría ante el sujeto a auditar.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Audi-toría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Coordinar con el sujeto aauditar la reunión de inicio dela auditoría | | II. | Realizar la reunión de iniciode la auditoría | P-001-G09 Acta de reunión en el proceso de la ac-ción de prevención y control | | III. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
I. Coordinar con el sujeto a auditar la reunión de inicio de la auditoría.
Corresponde al jefe de la unidad organizativa de auditoría, o quien este designe, coor-dinar con el máximo directivo del sujeto a auditar la reunión de inicio de la auditoría;debe precisar día, hora y lugar de su realización, así como la participación de los miem-bros del Consejo de Dirección, las organizaciones políticas y de masas del centro y otraspersonas que por su interés sean necesario convocar.
También participan en la reunión de inicio de la auditoría los miembros del grupo deauditoría, el auditor supervisor y el jefe de la unidad organizativa, o quien este designecuando se requiera.
El auditor interno de base lo adecua de acuerdo con el sujeto a auditar dentro de lapropia organización.
II. Realizar la reunión de inicio de la auditoría.
Al iniciar la reunión, el máximo representante del sujeto a auditar presenta a su Con-sejo de Dirección y a las organizaciones políticas y de masas.
Posteriormente, el jefe de grupo presenta a los miembros del grupo de auditoría, haceentrega de la Carta de presentación al máximo directivo del sujeto a auditar y da lectura ala misma, en la cual profundiza en los objetivos generales, alcance y criterios.
Además, da a conocer el comportamiento ético que deben asumir los auditores encuanto a conducta durante su trabajo y en sus relaciones con el personal auditado, e infor-ma sobre otros aspectos que sean de interés; precisa que los auditados permanecen en el
ejercicio efectivo de su cargo hasta la conclusión de la correspondiente auditoría, exceptocuando se encuentren en prisión provisional o sujeto a medida cautelar dispuesta por pro-ceso disciplinario iniciado.
El jefe de grupo informa que finalizada la fase de planeación les será comunicado sifueron propuestos nuevos objetivos o si fue necesario modificar algunos de los inicial-mente previstos.
Lo antes expuesto no se comunica cuando la auditoría se ejecuta expresamente paracomprobar la comisión de presuntos hechos delictivos, de corrupción en el ámbito de lagestión administrativa o de otra naturaleza que lo justifique.
Seguidamente, se ofrece una explicación general de la entidad por el máximo repre-sentante de la misma.
El jefe de grupo de la auditoría solicita la colaboración para el desarrollo del trabajo,lo que implica, entre otros aspectos, que la administración comunique formalmente alpersonal de la entidad del inicio de esta; que garantice el acceso a la información que serequiera durante la auditoría, y que habilite un local con la protección requerida, para queel grupo de auditoría tenga la privacidad necesaria y tenga la documentación resguardadade manera segura.
De acuerdo con las características de la auditoría y del sujeto a auditar, si se requiere,se puede solicitar una persona como enlace con el grupo de auditoría, para que facilite lacomunicación con el auditado.
El jefe de grupo informa y coordina con el máximo directivo del sujeto a auditar, elrecorrido a realizar por la entidad, incluyendo almacenes, talleres, fábricas, según la es-tructura que la conforma.
Se deja constancia documental de los asuntos tratados en la reunión de inicio, y paraello se elabora el Acta de la reunión, utilizando la plantilla P-001-G09 Acta de reunión enel proceso de la acción de prevención y control.
III. Revisar los papeles de trabajo.
El jefe de grupo revisa todos los papeles de trabajo elaborados por los auditores y dejalas marcas correspondientes en cada uno de ellos; cuando lo considera utiliza la plantillaP-G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0001-03 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0001 | Planeación de la auditoría | | Tarea | 03 | Conocimiento del sujeto aauditar |
Objetivo de la tarea
Establecer pautas sobre la información que el auditor debe obtener del sujeto a auditar.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Audi-toría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Conocimiento del sujeto aauditar | P-D0001-01 Datos e información a solicitar al sujetode la acción de prevención y controlP-001-G06 Hoja de nota | | II. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
I. Conocimiento del sujeto a auditar.
En el conocimiento del sujeto a auditar participan el supervisor, el jefe de grupo y elpersonal que lo acompaña, para obtener información general con relación a la estructuraorganizativa, misión, objeto social, objetivos, funciones, normativas, procedimientos, regis-tros primarios, estados financieros, recursos materiales, financieros y humanos, entre otros.
El auditor, de acuerdo con el conocimiento que tenga del sujeto a auditar, recopila yactualiza la información necesaria, para complementar los datos esenciales en correspon-dencia con los objetivos de la auditoría y las características del sujeto a auditar; puedeutilizar en lo que corresponda la plantilla P-D0001-01 Datos e información a solicitar alsujeto de la acción de prevención y control.
Es importante observar lo contentivo en el Expediente de las acciones de prevención ycontrol, en particular conocer los resultados de la guía de autocontrol, aplicadas con enfo-que de auditoría estratégica, relativo al objeto de control, como parte de la revisión prelimi-nar del sistema de Control interno.
El recorrido por las principales áreas de trabajo de la entidad tiene por objetivo cono-cer las actividades, operaciones fundamentales y su funcionamiento en general, así comoobservar la organización, flujos de producción, características de locales y almacenes,para comprobar si están establecidos y se cumplen los niveles de acceso a las áreas de res-ponsabilidad y las medidas de protección y seguridad; el auditor puede tomar evidenciadigital asistida por medios audiovisuales.
El auditor puede realizar una evaluación y análisis del manejo organizacional de laentidad, lo cual es de mayor utilidad para la auditoría de desempeño; en ese caso, el
auditor debe considerar los análisis de la visión sistémica y de la visión estratégica dela entidad.
Análisis de la visión sistémica de la entidad: es el análisis organizacional de la enti-dad, contempla una evaluación de los factores internos y externos que influyen en susresultados, e identifica qué hace realmente la entidad, cómo lo ejecuta, las necesidades,obstáculos y restricciones que afectan sus procesos, actividades u operaciones o el logrode sus objetivos, lo que permite conocer integralmente el sistema y diseñar luego los in-dicadores correspondientes.
1. Análisis de los factores internos: se refiere a una evaluación de las áreas, procesos,actividades u operaciones con propósitos específicos, interrelacionados entre sí, querepresentan factores claves y condicionan el desempeño y la evaluación de la enti-dad, para lo cual se deben identificar las siguientes áreas de gestión: Administrativa,Financiera, Comercial, Recursos humanos, Información y Producción de bienes yservicios; se pueden agregar otras que se requieran.
2. Análisis de los factores externos: se refiere a la caracterización del entorno dondela entidad desarrolla sus actividades; deben analizarse sus vinculaciones con losfactores internos, interpretándose de la forma siguiente:
a) Análisis de factores del entorno próximo (actores): se deben considerar los des-tinatarios, usuarios o clientes de los bienes y servicios, los proveedores de insu-mos a la entidad y organizaciones con similares objetivos y usuarios;
b) análisis de factores del entorno remoto (fuerzas): pueden ser de tipo social eco-nómico, político, demográfico, regulatorio, que afecten los factores internos,procesos, actividades u operaciones y el desarrollo organizacional de la entidad.
Análisis de la visión estratégica de la entidad: sirve de marco de referencia para elanálisis de la situación actual de la entidad y contempla la situación futura; toma comomarco la Conceptualización del Modelo Económico y Social Cubano de Desarrollo So-cialista, los Objetivos de Desarrollo Sostenible, lo regulado en el Plan de la Economía yel Presupuesto, así como la planificación a corto, mediano y largo plazos.
Los elementos que comprende la planificación son:
1. Planificación de los objetivos de trabajo a corto, mediano o largo plazos, según elnivel de dirección que le corresponda al sujeto objeto de auditoría.
2. Plan anual de actividades.
3. Plan de trabajo mensual y plan de trabajo individual de cuadros y funcionarios.
Al concluir el conocimiento del sujeto a auditar, se elabora un resumen con la infor-mación recopilada, donde se incluye la obtenida en el estudio previo realizado, según lostemas objeto de auditoría; para ello el auditor utiliza la plantilla P-001- G06 Hoja de nota.
II. Revisar los papeles de trabajo.
El jefe de grupo revisa todos los papeles de trabajo elaborados por los auditores y dejalas marcas correspondientes en cada uno de ellos; cuando lo considera utiliza la plantillaP-G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0001-04 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0001 | Planeación de la auditoría | | Tarea | 04 | Consideraciones relativas alas disposiciones jurídicas |
Objetivo de la tarea
Proporcionar pautas en cuanto a la responsabilidad del auditor al considerar las dispo-siciones jurídicas en la auditoría.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Auditoría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Consideraciones relativas alas disposiciones jurídicas | P-001-G07 Nota informativaP-001-G06 Hoja de nota | | II. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
I. Consideraciones relativas a las disposiciones jurídicas.
La auditoría debe proyectarse de manera que proporcione una seguridad razonable querevele el apego del auditor a las disposiciones jurídicas inherentes a la actividad sujeta a revi-sión vista en todas las fases de la auditoría.
Es responsabilidad de la administración asegurar que las operaciones de la entidadsean llevadas a cabo de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables, incluidoel cumplimiento con aquellas disposiciones que determinan los importes y revelacionesde información reportados en los estados financieros.
Las disposiciones jurídicas constituyen en la auditoría de cumplimiento la fuente paradeterminar el alcance de la auditoría, los criterios y los hallazgos de la misma.
El auditor debe estar alerta a situaciones que puedan ser indicativas de presuntos he-chos delictivos y de corrupción en el ámbito de la gestión administrativa; ante la presenciade estos, el jefe de grupo y el auditor interno de base, según corresponda, cumplimentanlo establecido en la legislación vigente e informan al respecto; para ello se utiliza la plan-tilla P-001- G07 Nota informativa.
Las leyes y demás disposiciones jurídicas comprenden las normas jurídicas que pro-vienen de los órganos y organismos de la Administración Central del Estado, así comolas disposiciones internas del sujeto a auditar; también se incluyen las obligaciones quesurgen de los contratos, convenios o acuerdos firmados entre el sujeto de la auditoría yterceros vinculados con su actividad.
Para obtener esta comprensión, el auditor debe reconocer particularmente que algunasleyes y regulaciones pueden tener un efecto fundamental sobre las operaciones del sujetoa auditar.
El auditor identifica las disposiciones jurídicas, normativas, reglamentos y políticasestablecidas que sean significativas para los objetivos de la auditoría, y evalúa el riesgode que ocurran actos ilegales o transgresiones de las políticas establecidas; sobre esa basede evaluación de riesgos, diseña y ejecuta los procedimientos a aplicar.
Entre los enfoques a considerar están:
1. Reducir cada objetivo a preguntas sobre cuestiones específicas del sujeto de la au-ditoría; es decir, propósito, metas, operaciones, elementos de salida, resultados.
2. Identificar las leyes y demás disposiciones jurídicas vinculadas con los objetivos dela auditoría.
3. Determinar si las violaciones de las leyes y demás disposiciones jurídicas puedenafectar significativamente el cumplimiento de los objetivos previstos en la audito-ría.
4. Obtener pruebas de cumplimiento de condiciones de contratos, proyectos o conve-nios de donación.
5. Al planear las pruebas de cumplimiento de las leyes y demás disposiciones jurídicassignificativas, el auditor debe evaluar los riesgos de que haya acciones u omisionesilícitas; la evaluación incluye considerar si el sujeto de la auditoría cumple con suobligación de tener establecidos controles efectivos para prevenir o descubrir in-cumplimientos.
6. El auditor debe estar alerta para detectar situaciones y transacciones que pueden darindicios de actos de incumplimientos; si se percata de ello, debe comprobar no solosu existencia, sino también si afecta significativamente los resultados del sujeto aauditar y, por consiguiente, su efecto en la auditoría que está ejecutando.
7. El auditor debe proceder con el debido cuidado profesional al dar seguimiento a losindicios de actos de incumplimientos, para no interferir con las investigaciones oprocedimientos legales que puedan emprenderse en el futuro.
El auditor deja constancia de las disposiciones jurídicas, normativas, reglamentos ypolíticas establecidas, internas y externas, que serán objeto de la auditoría, así como decualquier elemento significativo observado en el transcurso de la auditoría sobre las dis-posiciones jurídicas, para lo cual utiliza la plantilla P-001-G06 Hoja de nota.
II. Revisar los papeles de trabajo.
El jefe de grupo revisa todos los papeles de trabajo elaborados por los auditores y dejalas marcas correspondientes en cada uno de ellos; cuando lo considera utiliza la plantillaP-G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0001-05 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0001 | Planeación de la auditoría | | Tarea | 05 | Materia controlada, criterio,alcance, objetivos, tipo decompromiso y nivel de ase-guramiento de la auditoría |
Objetivo de la tarea
Actualizar y definir la materia controlada, criterio, alcance, objetivos, tipo de compro-miso y nivel de aseguramiento de la auditoría.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Audi-toría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Actualizar y definir la materiacontrolada, criterio, alcance yobjetivo | P-001-G06 Hoja de nota | | II. | Tipo de compromiso y nivelde aseguramiento de la audi-toría | P-001-G06 Hoja de nota | | III. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
I. Actualizar y definir la materia controlada, criterio, alcance y objetivo.
El auditor actualiza y define durante el proceso de la fase de planeación la informaciónpresentada en la reunión de inicio de la auditoría, relacionada con la materia controlada,criterio, alcance y objetivos.
1. Materia controlada: se refiere a la información o actividad que se mide o se evalúa deacuerdo con ciertos criterios; se determina desde la elaboración del Plan anual de accio-nes de prevención y control a partir de las directivas; para corroborar la materiacontrolada, el auditor parte de esta información y evalúa si es necesario haceralguna propuesta de eliminar o incluir otras directivas, teniendo en cuenta lasactividades preliminares realizadas en la fase de planeación; el auditor describe lamateria controlada.
2. Criterios: el auditor determina los criterios, que son los puntos de referencia o pa-rámetros utilizados para evaluar la materia controlada, los que deben definir contraqué se evalúa el sujeto auditado; para determinar la idoneidad de los criterios, seconsideran:
a) Relevancia: los criterios pertinentes aportan información sobre la materia con-trolada, que ayuda a los usuarios previstos a tomar decisiones;
b) comprensibilidad: los criterios comprensibles permiten contar con informaciónclara y entendible para los usuarios previstos;
c) integralidad: los criterios están completos cuando la información de la materiacontrolada, preparada de acuerdo con ellos, no omite los factores relevantes querazonablemente se espera puedan afectar las decisiones de los usuarios previs-tos;
d) confiabilidad: los criterios confiables dan lugar a conclusiones consistentescuando se usan y examinan de la misma forma que lo hizo otro auditor, en igual-dad de circunstancias;
e) objetividad: indica aquello que es real y existente; es decir, que es imparcialsobre la materia controlada acorde con las circunstancias;
f) utilidad: los criterios útiles dan como resultado hallazgos y conclusiones quesatisfacen las necesidades de información del usuario.
El auditor describe los criterios de auditoría que han sido determinados de acuerdocon los análisis realizados, y deja evidencia documental de los mismos; los criteriosse deben dar a conocer al sujeto a auditar y otras partes interesadas.
Para la auditoría financiera, los criterios son los parámetros de referencia utilizados paraevaluar o medir la materia controlada, que contienen las Normas Cubanas de Informa-ción Financiera.
En la auditoría de desempeño se deben establecer los criterios adecuados que corres-pondan a las preguntas de auditoría, además, se relacionan con los principios deeconomía, eficiencia y eficacia.
Orientada a problemas, el punto de partida de la auditoría es una desviación cono-cida o sospechada respecto a lo que debería o podría ser; el objetivo principal es,por lo tanto, no solo verificar el problema, es decir, la desviación de los criterios ysus consecuencias, sino también identificar las causas; este enfoque realza la im-portancia de decidir sobre cómo examinar y verificar las causas durante la fase deplaneación; las conclusiones y recomendaciones están basadas, principalmente, enel proceso de análisis y confirmación de las causas, a pesar de que siempre se origi-nan en los criterios normativos.
En el caso de la auditoría de cumplimiento, su estructura y contenido dan forma a loscriterios de auditoría y, por lo tanto, son la base para saber cómo se debe proceder.
Mientras que en una auditoría fiscal los criterios se refieren fundamentalmente a lalegislación vigente del Sistema Tributario y la Ley del Presupuesto del Estado, queestablecen las obligaciones tributarias y no tributarias de los sujetos pasivos, asícomo sus derechos; en tanto, la auditoría forense debe contar con criterios adecua-dos a las circunstancias.
3. Alcance de la auditoría: se refiere al área, extensión y período de tiempo cubierto,que incluye períodos anteriores o posteriores al definido propiamente; delimitarcuidadosamente el alcance contribuye a aumentar la eficiencia y la eficacia de laauditoría; el auditor declara el alcance de la auditoría de forma clara y precisa.
El alcance de una auditoría puede modificarse durante la ejecución de la misma,si el auditor identifica información importante que obliga a reconsiderarlo; dichocambio debe incluirse en el Plan de trabajo general de la auditoría.
Para determinar el alcance de la auditoría, el auditor necesita considerar el períodoque será auditado; en el caso de la auditoría financiera se puede auditar sobre unabase anual o el período que se determine.
El trabajo realizado por el auditor interno puede tener, igualmente, un impacto so-bre la naturaleza y el alcance de los procedimientos de auditoría, de contar la enti-dad con una función de auditoría interna, cuyo trabajo se pueda utilizar.
Los resultados de las auditorías anteriores y su seguimiento pueden aportar infor-mación útil para establecer la estrategia de la auditoría.
Es importante en el Plan de trabajo general de la auditoría describir un alcance quedefina claramente el lugar y duración de la auditoría a realizar; el alcance puede sergeográfico y también tiene relación con el tiempo; es decir, período de tiempo quedebe cubrirse; los objetivos de la auditoría y el alcance están interrelacionados y, de-bido a que los cambios en uno generalmente afectan al otro, necesitan ser tomados encuenta de manera conjunta.
4. Objetivo de la auditoría: determina lo que el auditor pretende responder en la audi-toría.
El auditor debe demostrar objetividad al seleccionar sus objetivos de auditoría, in-cluida la identificación de los criterios; debe asegurarse de mantener la documenta-ción apropiada, para poder demostrar la forma en que fueron definidos el objetivo dela auditoría, la materia controlada, los criterios y el alcance para elaborar el Plande trabajo general de la auditoría.
El auditor determina objetivos generales y específicos de la auditoría; particular-mente en la auditoría de desempeño, debe seleccionar temas que maximicen el im-pacto esperado de la auditoría, que sean lo suficientemente significativos y denlugar a beneficios relevantes para la gestión y finanzas públicas, el sujeto auditadoy el público en general.
El auditor realiza un estimado preliminar de los posibles beneficios de la auditoríadentro de un tema, de manera que se centre en cuestiones que puedan añadir valory ser de interés para las partes interesadas.
Preguntas para identificar la importancia del tema a seleccionar:
a) ¿El tema tiene un impacto importante en los resultados?;
b) ¿es un área de alto riesgo?;
c) ¿involucra cantidades materiales?;
d) ¿es un área de visibilidad o de interés actual?;
e) ¿es de interés para el Gobierno?; y
f) ¿eso resultará en una mejor gestión?
El tema de auditoría se debe seleccionar teniendo en cuenta el problema o evaluación deriesgos, lo que ayuda a determinar las prioridades y decidir qué incluir en el programa de laauditoría, para lo cual el auditor debe:
a) Identificar las áreas, operaciones y actividades susceptibles de ser poco rentables;es decir, la mala asignación y utilización de los recursos;
b) identificar riesgos específicos;
c) establecer los sistemas de control de desempeño y de gestión de información; y
d) evaluar el grado de riesgos en términos de probabilidad, frecuencia, importancia,magnitud o consecuencia.
El auditor deja evidencia de la actualización y definición de la materia controlada,criterio, alcance y objetivos de la auditoría en la plantilla P-001-G06 Hoja de nota, quepermita la referencia cruzada con el programa de auditoría o la matriz de planeación.
II. Tipo de compromiso y nivel de aseguramiento de la auditoría.
El auditor determina el tipo de compromiso, que puede ser de certificación o directo,lo cual difiere en función de quién prepara y mide o evalúa la materia controlada; el tipode compromiso se expresa en el informe de la auditoría y dictamen, según corresponda,teniendo en cuenta el tipo de auditoría de que se trate: financiera, de desempeño, de cum-plimiento, fiscal o forense.
Auditoría financiera: siempre son compromisos de certificación, ya que se basan en lainformación financiera presentada por la parte responsable.
Auditorías de desempeño, fiscal y forense: normalmente son compromisos directos; elauditor selecciona la materia controlada y los criterios; al medir la materia controlada conrespecto a los criterios, el auditor está en capacidad de llegar a una conclusión.
Auditoría de cumplimiento: implica compromisos de certificación, compromisos di-rectos o una combinación de ambos.
El auditor declara el nivel de aseguramiento que, de acuerdo con las Normas Cubanasde Auditoría, siempre será seguridad razonable, lo que se expresa en el informe de la au-ditoría y dictamen, según corresponda.
El auditor deja evidencia de la determinación del tipo de compromiso y el nivel deaseguramiento de la auditoría en la plantilla P-001-G06 Hoja de nota.
III. Revisar los papeles de trabajo.
El auditor jefe de grupo revisa todos los papeles de trabajo elaborados por los auditoresy deja las marcas correspondientes en cada uno de ellos; cuando lo considera utiliza laplantilla P-G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0001-06 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0001 | Planeación de la auditoría | | Tarea | 06 | Evaluación e identificaciónde riesgos |
Objetivo de la tarea
Evaluar e identificar los riesgos de la auditoría.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Auditoría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Evaluación de riesgos | P-D0001-10 Tabla: Resultados de las pruebas, segúnla evaluación del riesgo de detecciónP-001-G06 Hoja de notaP-D0001-02 Preguntas a considerar en la evaluaciónde riesgos | | II. | Identificación de riesgos | P-0001-04 Registro de riesgosP-0001-05 Formulario del Control interno, existenciaP-0001-06 Valoración de habilidades del grupo deauditoríaP-0001-07 Formulario del Control interno, consolida-ción y valoración de sus componentesP-0001-08 Consolidación del resultado de la valora-ción y calificación del Control internoP-D0001-03 Aspectos generales para la elaboracióndel programa de auditoría financiera | | III. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
I. Evaluación de riesgos.
La evaluación de riesgos es el paso más importante del proceso de planeación; orientaal auditor a centrar su atención en los asuntos claves que se considerarán en la auditoría,teniendo en cuenta la restricción en cuanto a recursos y tiempo.
No debe confundirse la evaluación de riesgos con el riesgo de auditoría, ya que la eva-luación de riesgos es un proceso para determinar el riesgo de que la materia controlada nocumpla con los criterios, y está relacionada con la necesidad de los usuarios previstos decontar con información que pueda conducir a decisiones sensatas; en cambio, el riesgode auditoría se refiere a que el informe de la auditoría pueda resultar inapropiado.
Comprensión de la relación entre riesgo de auditoría y aseguramientode la auditoría
Entraña la probabilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en elalcance de los objetivos, también se puede considerar como la incertidumbre de la ocurrencia de un hecho; el auditor lleva a cabo los procedimientos para reducir o administrarel riesgo de llegar a conclusiones inadecuadas.
El nivel de aseguramiento seleccionado para las Normas Cubanas de Auditoría es deseguridad razonable; el auditor le brinda al usuario previsto seguridad acerca del resulta-do de evaluar la materia controlada con los criterios; el aseguramiento está directamentevinculado con el riesgo de auditoría, cuanto menor sea el riesgo de auditoría, mayor seráel aseguramiento provisto.
El riesgo de auditoría es inverso al aseguramiento de auditoría; se trata del margen deriesgo de llegar a una conclusión equivocada que el auditor está dispuesto a tolerar; en lapráctica, el riesgo de auditoría es inevitable.
Normalmente el riesgo de auditoría es del 5 por ciento para las auditorías que ofrecenseguridad razonable; se obtiene multiplicando el riesgo inherente por el riesgo de control,por el riesgo de detección; luego se deduce a cien este resultado, y se obtiene el nivel deconfianza o grado de aseguramiento, es decir, el 95 por ciento.
El riesgo de auditoría (RA) incluye tres componentes: el riesgo inherente (RI) a lamateria objeto, el riesgo de control (RC) considerando que es el riesgo de que los con-troles internos pertinentes asociados con los riesgos inherentes sean inapropiados o nofuncionen correctamente y el riesgo de detección (RD) está bajo el control del auditor,es el riesgo de que no detecte un error o incumplimiento significativo, que no haya sidocorregido por los controles internos del sujeto a auditar.
El modelo de riesgo de auditoría es un modelo abstracto diseñado para mejorar laatención de los auditores en la recopilación de la evidencia de auditoría.
Riesgo de auditoría (RA) = RI x RC x RD.
Esta ecuación debe estar siempre en equilibrio; es decir, para un nivel dado de riesgode auditoría, el nivel aceptable de riesgo de detección conlleva una relación inversa conla evaluación de riesgos inherente y de control, de la misma forma del nivel de riesgoinherente depende la cantidad de satisfacción de auditoría necesaria y del nivel de riesgode control de calidad de la misma.
Por tanto:
El riesgo de detección puede alcanzar niveles inaceptables cuando un auditor:
1. No implementa los procedimientos de auditoría correctos.
2. Implementa los procedimientos correctos, pero los aplica incorrectamente.
3. No juzga los resultados correctamente; o
4. No cuenta con la debida preparación profesional, limitándolo en la aplicación deljuicio profesional.
El riesgo de auditoría debe considerarse al momento de:
1. Planificar la auditoría, incluido el diseño de los procedimientos de auditoría.
2. Efectuar los procedimientos de auditoría.
3. Evaluar los resultados de las pruebas de auditoría realizadas.
La evaluación de riesgos es esencial en el aseguramiento de auditoría, por su capaci-dad de proporcionar una seguridad razonable; es el punto de partida de la valoración delriesgo inherente y el riesgo de control.
Se debe determinar, en función de los resultados, el nivel de pruebas sustantivas quese precisa aplicar para obtener el nivel de confianza que aún se necesita; dado que, habi-tualmente, se requiere un 95 por ciento de aseguramiento para las pruebas de auditoría, la
naturaleza y el alcance de esas pruebas de auditoría planificadas varían, dependiendo de laevaluación del auditor, tanto de los riesgos inherentes como de control, lo que se conocecomo evaluación de riesgos combinada.
La evaluación del riesgo de auditoría está directamente relacionada con la naturaleza,alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. Una vez evaluados losriesgos inherentes, de control y de detección, y conocido el riesgo de auditoría, el auditordebe evaluar varias combinaciones de procedimientos y ver cuál es el conjunto más efi-ciente que satisface los objetivos para cada una de las aseveraciones.
La combinación de los niveles de riesgos inherentes y de control, da la cantidad y ca-lidad de procedimientos a aplicar.
Del nivel de riesgo inherente depende la cantidad de satisfacción de auditoría necesariay del nivel de riesgo de control la calidad de la misma, asimismo el riesgo de detecciónes inversamente proporcional al riesgo inherente y de control. Teniendo en cuenta estosparámetros generales corresponde analizar qué sucede en cada una de las situacionesplanteadas como se muestra en la plantilla P-D0001-10 Tabla: Resultados de las pruebas,según la evaluación del riesgo de detección.
No resulta práctico que el auditor recolecte evidencia con el fin de lograr un gradode aseguramiento absoluto del ciento por ciento, lo que implicaría detectar todos los in-cumplimientos significativos; en lugar de ello, el auditor debe procurar asegurarse de quesus conclusiones brinden el nivel de aseguramiento razonable, de acuerdo con el tipo decompromiso de la auditoría.
Con el fin de identificar y evaluar el riesgo de que la entidad no logre sus objetivos, elauditor debe aplicar procedimientos de evaluación de riesgos en la auditoría; la evalua-ción de riesgos conlleva la identificación de los riesgos inherentes y de control, así comola determinación de los riesgos de detección, para ello utiliza las plantillas P-001- G06 Hoja de nota y P-D0001-02 Preguntas a considerar en la evaluación de riesgos.
II. Identificación de riesgos.
La evaluación de riesgos conlleva la identificación de los riesgos inherentes y de con-trol, estos son riesgos del sujeto a auditar y existen independientemente de cualquier tipode auditoría que se esté practicando; también se determinan los riesgos de detección.
El auditor registra los riesgos identificados en la plantilla P-0001-04 Registro de riesgos.
1. Riesgo inherente: relacionado con la susceptibilidad de que la información de lamateria controlada esté sujeta a un error significativo y se asume que no existen loscontroles correspondientes; es el riesgo relacionado con la naturaleza de las activi-dades, operaciones y estructuras de gestión; de producirse un incumplimiento y noser detectado, evitado o corregido por el Control interno, la entidad no logrará susobjetivos; el auditor estima el riesgo inherente en función del conocimiento adqui-rido del sujeto a auditar.
Lo primero que se pregunta el auditor en un proceso de valoración de riesgos esqué puede salir mal con respecto a la materia controlada; sobre esa base verificasi el sujeto a auditar ha implementado controles suficientes para asegurarse de quenada haya salido mal; lo que podría salir mal es el riesgo inherente, que se puedeexaminar en tres perspectivas: genérico, de fraude, y de la otra cara de los criterios,definidos en las Normas Cubanas de Auditoría.
Riesgo genérico: existe cada vez que se toma una medida o que una determinadaacción tiene lugar.
Riesgo de fraude: cuando alguien engaña a la entidad; se refiere a un acto intencio-nal por parte de una o más personas de la entidad o confabulados con terceros, através del artificio, para obtener una ventaja ilegal.
Riesgo de la otra cara de los criterios: cuando la entidad no cumple o acata los cri-terios de auditoría.
El riesgo de fraude depende en cierta medida del riesgo de la otra cara de los crite-rios.
El auditor debe ser competente en la previsión de problemas en la materia controla-da, de eso se trata la evaluación del riesgo inherente, es decir, de analizar la entidady pronosticar todos los problemas que la rodean; el auditor debe examinar cualquiercriterio con respecto al cual evalúa a la entidad, y preguntarse por qué está usandoesos criterios; ¿qué pretenden los legisladores con las disposiciones jurídicas?, en-tonces, el auditor debe pensar si lo regulado realmente ha sucedido; y analizar ¿aquién afectará?, ¿qué tipo de impacto tendrá?
A partir del análisis anterior, el auditor podrá obtener una lista de riesgos inherentesa la entidad, en este punto, necesita ejercer el escepticismo profesional.
También puede ser una fuente de información sobre riesgos el plan de prevenciónde riesgos del sujeto a auditar; sin embargo, el auditor debe ejercer su escepticismoprofesional, debido a que los riesgos identificados por la entidad auditada puedenno abordar aquellos que son importantes para los fines de la auditoría, y dicha in-formación puede estar sesgada.
Sobre este particular en la auditoría financiera el auditor identifica el riesgo de erro-res materiales importantes a nivel de los estados financieros y a nivel de la aseve-ración para tipos de operaciones, saldos de cuentas y revelaciones de información,para diseñar los procedimientos de auditorías; al valorar la naturaleza de los riesgos,el auditor debe analizar una serie de asuntos, entre los cuales figuran los siguientes:
a) Un posible fraude;
b) cambios significativos recientes que requieren de una atención específica a losriesgos;
c) operaciones complejas o con incertidumbres;
d) operaciones significativas relacionadas con terceros; y
e) operaciones que están fuera del curso normal de la actividad de la entidad o pa-recen ser inusuales.
El auditor debe hacer averiguaciones y realizar procedimientos para identificar yresponder a los riesgos de fraude que sean relevantes para los objetivos de la au-ditoría; debe estar alerta ante la posibilidad de fraude durante todo el proceso deauditoría.
Una vez identificados los riesgos, el auditor debe ordenarlos a través de un procesode evaluación de riesgos, para lo cual toma en cuenta el impacto y probabilidad; conrespecto al impacto, el auditor se plantea si es significativo el riesgo, y con relación ala probabilidad, se pregunta si eso realmente puede suceder.
Como consecuencia de este análisis, el auditor presta menor atención a un riesgode gran impacto, pero de baja probabilidad, y lo mismo ocurre con un riesgo debajo impacto, pero de alta probabilidad; los riesgos que el auditor considera de granimpacto y alta probabilidad, es decir, riesgos significativos, son evaluados como
riesgos inherentes válidos en la evaluación de riesgos, los que ameritan una consi-deración especial en la auditoría; para ello utiliza la plantilla P-0001-04 Registro deriesgos.
El auditor considera la probabilidad de que existan incorrecciones, incluida la po-sibilidad de múltiples incorrecciones, y si la incorrección potencial podría, por suimpacto, constituir una incorrección material; es decir, que tenga algún impactosobre la razonabilidad de las cifras; el impacto y la probabilidad se refieren a:
a) Impacto: las consecuencias que puede ocasionar al sujeto de control la materia-lización del riesgo; es el resultado de un evento expresado cualitativa o cuantita-tivamente, sea este una pérdida, perjuicio o desventaja; y
b) probabilidad: es la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medidacon criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos yexternos que pueden propiciar el riesgo, aunque este no se haya presentado nunca.
Para determinar la probabilidad se puede utilizar el análisis cualitativo o cuanti-tativo, así como la estadística de la situación; el análisis cualitativo se utiliza paraaquellos casos en los cuales no existen datos para generar estadísticas; esta se aso-cia al criterio de frecuencia; es decir, la medida de las veces que sucede un evento,expresado como la cantidad de ocurrencias en un tiempo dado.
El auditor debe calificar el impacto y probabilidad, considerando la siguiente es-cala: Bajo, Medio y Alto; la combinación del impacto con la probabilidad permiteobtener el resultado final, según se muestra en la plantilla P-0001-04 Registro deriesgos.
La respuesta del sujeto auditado, o la falta de respuesta mediante controles para mi-tigar el riesgo inherente es el riesgo de control; mientras que la respuesta del auditorse llama riesgo de detección.
2. Riesgo de control: cuando un error significativo pueda ocurrir y no evitarse o de-tectarse y corregirse a tiempo por medio de los controles correspondientes; segúnresulte pertinente para la materia controlada, algunos siempre existirán debido a laslimitaciones inherentes al diseño y operación de los controles internos.
El riesgo de control es el riesgo de que los mecanismos de Control interno no esténen condiciones de prevenir el incumplimiento material, su detección o correcciónoportuna.
El auditor evalúa el riesgo de control sobre la base de su evaluación del Controlinterno de la entidad; cuando el riesgo de control es alto, es decir, que no existencontroles o que estos sean limitados, el auditor debe obtener el aseguramiento deauditoría necesario, principalmente a partir de la aplicación de pruebas sustantivas.
El auditor realiza una valoración preliminar del Control interno a partir de los pro-cedimientos de auditoría aplicados durante el estudio previo, el conocimiento delsujeto a auditar y los riesgos identificados en correspondencia con los objetivosprevistos para la auditoría, debe considerar lo regulado en la disposición jurídicavigente sobre el Sistema de Control interno, para elaborar las preguntas sobre loscontroles en torno a los cinco componentes en la plantilla P-0001-05 Formulariodel Control interno, existencia.
El auditor examina y valora el grado de confianza del Control interno, lo cual ge-nera información para determinar la extensión, el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar en la fase de realización de la auditoría; tambiénpara determinar la existencia de limitaciones y riesgos en los procesos, actividadesy operaciones que conllevan a incumplimientos de disposiciones jurídicas.
La valoración preliminar del riesgo de control exige que el auditor analice el Con-trol interno del sujeto a auditar, en particular determina en qué medida y de quémodo un control específico previene o detecta y corrige un incumplimiento; lo deberelacionar con la calificación del Control interno de Satisfactorio, Aceptable, De-ficiente o Malo, en correspondencia con lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría y asociado a los objetivos de la auditoría, para estimar el grado de con-fiabilidad que se puede derivar de estos; el resultado solo es para conocimiento delgrupo de auditoría, lo cual no es informado a la entidad auditada.
A partir de los resultados, el auditor elabora un resumen de la valoración preliminardel Control interno, el que tributa a la determinación de los riesgos, la materialidad,muestreo, y forma parte del resumen del conocimiento del sujeto a auditar, con esefin utiliza la plantilla P-001-G06 Hoja de nota.
3. Riesgo de detección: está bajo el control del auditor, es el riesgo de que no detecteun error o incumplimiento significativo que no haya sido corregido por los contro-les internos de la entidad.
El riesgo de detección es una medida de la efectividad de un procedimiento de audi-toría y de su aplicación por el auditor; este riesgo no puede reducirse a cero porqueel auditor generalmente no examina todas las clases de transacciones, saldos decuentas, revelaciones y otros factores que incluyen la posibilidad de seleccionar unprocedimiento de auditoría inadecuado y malinterpretar los resultados de auditoría.
Constituye el riesgo más controlable para el auditor, puede manejarse mediante unaplaneación adecuada, la asignación apropiada del auditor al grupo de la auditoría,y la aplicación por parte de este del escepticismo profesional; si el auditor no estáalerta frente a circunstancias que lo induzcan a sospecha, puede obtener conclusio-nes inapropiadas a partir de la evidencia obtenida.
Para reducir el riesgo de detección se debe auditar la materia controlada de una ma-nera planificada, con ese propósito se identifican los riesgos inherentes y de controlen la mayor medida posible.
El riesgo de detección se evalúa durante toda la etapa de planeación, y para ello seutiliza la siguiente escala valorativa:
Alto = 3 Cuando se estima que existen factores importantes que afecten la realizaciónde la auditoría; es decir, que los auditores asignados al grupo sean insuficientes por lacomplejidad de la entidad auditada o poco experimentados; que no se encuentren dis-ponibles los recursos necesarios para el desarrollo de la auditoría, como los viáticospara realizar las visitas necesarias; o que se detecten debilidades en la supervisión.
Medio = 2 Cuando se estima que algunos factores afectan la realización de la audito-ría pero que ello se puede manejar a través de diferentes estrategias que se encuentrenal alcance del grupo de auditoría y del nivel directivo; es decir, si no se incluyen lossuficientes auditores al grupo, podría considerarse un mayor tiempo de realización dela auditoría.
Bajo = 1 Cuando se estime que los factores presentes en la planeación y durante larealización de los procedimientos son suficientes para garantizar la realización dela auditoría y la oportunidad de la misma.
Existen muchos factores que afectan el riesgo de detección: el ambiente culturalde la unidad organizativa de auditoría, la formación del auditor, la experiencia, losesquemas de capacitación y la supervisión.
Acciones para reducir el riesgo de detección:
a) Fortalecer la atención y revisión sistemática por parte del jefe de grupo, sobre eltrabajo del auditor y la supervisión oportuna del mismo.
b) capacitar a los auditores en los temas objeto de revisión;
c) utilizar herramientas que le faciliten el trabajo al auditor;
d) analizar los riesgos identificados y evaluar si los procedimientos diseñados sonlos adecuados y si pueden ayudar a encontrar las incorrecciones materiales per-tinentes;
e) revisar que se utilicen las técnicas de auditoría y cuando corresponda, realizar lasmejoras correspondientes; y
f) dar fluidez a los canales de comunicación establecidos.
Para determinar el riesgo de detección se utiliza la plantilla P-0001-06 Valoraciónde habilidades del grupo de auditoría.
4. Identificación y evaluación de riesgos de fraude.
El auditor debe considerar el riesgo de fraude durante todo el proceso de auditoríay documentar el resultado de la evaluación.
Por la importancia que reviste el riesgo de fraude, se profundiza en elementos que elauditor debe tener presente en su identificación y evaluación, además de considerarlo expuesto anteriormente.
Aunque la detección de un fraude no es el principal objetivo de una auditoría, elauditor debe incluir factores de riesgos de fraude en sus evaluaciones de riesgos ypermanecer alerta a las señales de fraude al llevar a cabo su trabajo, las que puedenconllevar a un presunto hecho delictivo, presunto hecho de corrupción en el ámbitode la gestión administrativa o ambos.
Las condiciones que generalmente están presentes cuando existe fraude son la in-efectividad del Control interno y la pérdida de valores éticos y morales del personalimplicado, dado por incumplimiento de la responsabilidad contraída al asumir loscargos para obtener beneficios personales sobre la base del engaño, el soborno y ladeslealtad.
El daño potencial del fraude y la corrupción en el ámbito de la gestión administra-tiva se extienden más allá de cualquier pérdida financiera, ya que, adicionalmente,causa efectos negativos sobre la reputación de la entidad y el entorno de trabajo in-terno; los casos de fraude y corrupción pueden reducir la confianza de las personas.
Hay tres elementos claves, normalmente presentes, cuando alguien comete fraude ocorrupción: oportunidad, incentivo o presión y actitud; esos elementos deben tratar-se a través de los controles internos de la entidad, de ahí que, cuando los controlesinternos son débiles, ello puede ser índice de riesgos de fraude y corrupción.
Aspectos que pueden implicar fraude:
a) Alteración de información que se presente acerca del sujeto a auditar;
b) desactualización de los libros, registros, submayores y demás documentos esta-blecidos por las Normas Cubanas de Información Financiera;
c) manipulación, falsificación o alteración de registros contables o documentos desoporte con los cuales se preparan los estados financieros;
d) representación falsa u omisión intencional en los estados financieros de eventos,transacciones u otra información importante;
e) incorrecta manipulación en los sistemas automatizados contables-financieros,tales como alteración de ficheros, trazas y borrado o eliminación de transaccio-nes;
f) acciones u omisiones relativas a la contratación, el libramiento o la utilizaciónindebida de documentos crediticios;
g) cancelaciones de cuentas por cobrar sin respaldo documental;
h) malversación de activos;
i) ocultación u omisión de datos;
j) uso indebido de recursos financieros y materiales;
k) pérdida o deterioro de documentos; y
l) otras que se identifiquen.
Cuando se realizan evaluaciones de riesgos de fraude, el auditor debe tener presenteque, aunque los controles internos pertinentes estén documentados, esto no es ga-rantía de que en la práctica funcionen como se espera.
Los posibles comisores están más centrados en detectar las debilidades de los con-troles que sus fortalezas, y de igual manera debe pensar el auditor durante la eva-luación de riesgos, con el propósito de buscar posibles vacíos legales o métodosque pudieran dar lugar a una ventaja ilegal para alguien que está dentro o fuera dela entidad o para ambos.
Al realizar una evaluación de riesgos de fraude, el auditor debe considerar si elsujeto auditado tiene implementados procedimientos y medidas coordinadas paraprevenir, detectar y responder a casos de fraude; si se involucra a los cuadros, fun-cionarios y trabajadores en la prevención y detección de fraude; y si existen contro-les internos basados en riesgos y evaluaciones de riesgos de fraude.
De igual forma, el auditor debe tener en cuenta los códigos de ética de los cuadrosy de conducta para los trabajadores, las recomendaciones para cambios o mejoras apartir de controles internos y externos, y la existencia de un sistema de comunica-ción para crear conciencia sobre el Control interno.
El auditor registra los riesgos de fraudes en la plantilla P-0001-04 Registro de ries-gos.
Instrucciones para realizar la identificación y evaluación de los riesgos inherentey de control
Los auditores durante el proceso de la auditoría, proceden en correspondencia a lospropósitos siguientes:
a) Elaborar un formulario de Control interno, con preguntas encaminadas a identificarlos controles;
b) identificar, clasificar y valorar los riesgos;
c) evaluar los controles identificados, tanto en su diseño como en su efectividad;
d) emitir una valoración preliminar del Control interno;
e) gestionar los riesgos a partir de su identificación y valoración; y
f) calificar el Control interno asociado a los objetivos de la auditoría.
A continuación se detalla el peso específico por ponderación para cada evaluación:
a) Evaluación por componentes, con una ponderación de 10 % sobre el resultado glo-bal (100 %);
b) evaluación del diseño de los controles de los riesgos identificados, con una ponde-ración de 20 % (aplicabilidad) sobre el resultado global (100 %); y
c) evaluación de la efectividad de los controles de los riesgos identificados, con unaponderación de 70 % sobre el resultado global (100 %).
El auditor, en el desarrollo de los Pasos para realizar la identificación y evaluación deriesgo, según la plantilla que cumplimente, tendrá en cuenta la Matriz de calificación y de los Valores de referencia para la calificación del Control interno, que se muestra a continuación.
Matriz de calificación
| Bajo | Medio | Alto | | - | - | - | | >= 1 y < 1.666666667 | >= 1.666666667 y < 2.333333333 | >= 2.333333333 y <=3 |
Valores de referencia para la calificación del Control interno
| Valores de referencia | | - | | Rango | Calificación | | 1 >= valor <= 1.666666667 | Bajo | Satisfactorio | | 1.666666667 > valor <= 2.333333333 | Medio | Aceptable | | 2.333333333 > valor <= 2.666666665 | Alto | Deficiente | | 2.666666665 > valor <= 3 | Malo |
Pasos para realizar la identificación y evaluación de riesgo
Fase de planeación
Paso 1: Valoración de habilidades del grupo de auditoría.
Con la determinación en el estudio previo de la valoración de habilidades del grupo de audi-toría, se identifica y gestiona oportunamente el riesgo de detección, asegurando la realización dela auditoría; para ello se considera lo establecido en el procedimientoH-001-0001-01, en lastareas: II. Designar el grupo de auditoría y III. Reunión para la preparación del grupo deauditoría.
Además, puede servir como base para auditorías futuras, así como de sustento paracumplimentar lo que se establece en el procedimiento H-001-G02, numeral V. Reuniónde análisis de la auditoría y evaluación individual.
Se define en correspondencia con la identificación de 10 aspectos que permiten valorarel mismo, procediendo a la asignación de un 10 % a cada uno que representa el 100 %,según se detalla:
a) Experticia;
b) claridad en los objetivos y alcance;
c) aptitud y actitud del grupo de auditoría;
d) planificación y administración de los recursos;
e) conocimiento previo de la entidad auditada;
f) herramientas y técnicas de auditoría;
g) comprensión del Manual de procedimientos;
h) conocimiento de las Normas Cubanas de Auditoría;
i) supervisión oportuna del trabajo del auditor; y
j) canal de comunicación al interior del grupo de auditoría.
Se pueden declarar otros, según la necesidad de la evaluación requerida, que no puedeexceder de 10 aspectos; para el rol asociado a la auditoría se consideran: al auditor, jefede grupo, supervisor y jefe unidad organizativa; se cumplimenta en la plantilla P-0001-06 Valoración de habilidades del grupo de auditoría.
El auditor tiene en cuenta la siguiente escala: 1 Bajo, 2 Medio, 3 Alto, aplicable paracada uno de los aspectos a evaluar y para realizar la evaluación total de la valoración dehabilidades del grupo de auditoría.
El resultado obtenido de la valoración anterior, se analiza en la reunión para la prepa-ración del grupo de auditoría, donde se determinan las acciones para reducir el riesgo dedetección y garantizar un nivel de aseguramiento razonable (95 %) de la auditoría.
Con el resultado obtenido se pueden iniciar acciones que tributen a reducir el riesgode detección, las que se complementan una vez concluido el proceso de identificación yevaluación de riesgos; el auditor puede considerar las descrita en este procedimiento odesarrollar otras que considere.
Paso 2: Elaborar formulario.
El auditor obtendrá conocimiento y comprensión clara del Control interno para la au-ditoría y está en condiciones de elaborar el formulario cuando:
a) Considera el estudio previo y el conocimiento del sujeto a auditar;
b) analiza el resultado de la aplicación de la guía de autocontrol y su Plan de medidas; y
c) además, debe conocer y valorar lo referente a los controles que ejerce la administra-ción, según se detalla:
Ambiente de control
a) La honestidad y el comportamiento ético que conforman la cultura organizacionaldefinida, a partir de la actitud asumida por la máxima dirección y los trabajadores.
b) Las buenas prácticas y los documentos para el funcionamiento legal que confor-man en su conjunto el ambiente de control, proporcionan una base adecuada paralos demás componentes del Control interno y si estos otros componentes no estánafectados como consecuencia de deficiencias en el ambiente de control.
Gestión y prevención de riesgos
a) La identificación y evaluación de los riesgos que enfrenta para alcanzar sus objetivos.
b) La determinación de los objetivos de control.
c) El Plan de prevención de riesgos.
Actividades de control
Las relacionadas con la fiabilidad de la información financiera y del cumplimiento delas disposiciones legales correspondientes, la comprobación de las transacciones u opera-ciones económicas, las responsabilidades y niveles de autorización, el acceso restringidoa los recursos, activos y registros y el control de las tecnologías de la información y lascomunicaciones.
Información y comunicación
a) Diseño del sistema de información que incluye flujo y canales de comunicación, elcontenido, calidad y responsabilidad de la información.
b) Diseño de la rendición de cuentas.
Supervisión y monitoreo
De las principales actividades de supervisión, para determinar la eficacia del fun-cionamiento del Sistema de Control interno; y permitir su retroalimentación y me-jora continúa.
Conocer la creación y funcionamiento del Comité de Prevención y Control comoórgano asesor del sujeto a auditar.
Si cuenta con la función de auditoría interna, su estructura y composición, el Plananual de acciones de prevención y control y su cumplimiento; seguimiento a losresultados de las acciones referidas.
Para dar respuesta a lo descrito anteriormente, se elabora por el grupo de auditoría elformulario de Control interno con preguntas encaminadas a evaluar los controles que mi-nimicen los riesgos establecidos por la entidad a auditar, se utiliza la plantilla P-0001-05 Formulario del Control interno, existencia.
Paso 3: Aplicar formulario para la existencia de controles.
Una vez elaborado el formulario, el auditor procede a analizar la existencia de cadauna de las “preguntas de evaluación” contenidas en los componentes, en correspondenciaal tema asignado por parte del jefe de grupo; serán respondidas como “SÍ” o “NO” depen-diendo de la existencia de evidencia verificada por estos, plantilla P-0001-05 Formulariodel Control interno, existencia.
Una vez concluido este proceso, el jefe de grupo, en reunión con los auditores, procedea la consolidación de los formularios, para ello utiliza la plantilla P-0001-07 Formulariodel Control interno, consolidación y valoración de sus componentes.
El resultado de la ponderación del 10 % se asume en la plantilla P-0001-08 Consolida-ción del resultado de la valoración y calificación del Control interno.
A las respuestas “SÍ” se les otorgará una calificación de “1” para los controles “Ade-cuados” y a las “NO” una calificación de “3” como controles “Inadecuados”, así la com-binación de resultados por componentes y de resultados totales nos llevaría a concluircomo: “Adecuado”, “Parcialmente Adecuado” o “Inadecuado”, según la Matriz de Cali-ficación, que se muestra en la plantilla mencionada anteriormente.
Paso 4: Registro de los riesgos identificados.
Luego de haber obtenido un conocimiento de la entidad y su entorno, se identifican losprocesos o áreas involucradas, se determina el nivel de aseveración con el fin de facilitarla identificación y valoración de los riesgos asociados a los objetivos de la auditoría, pos-teriormente se procederá a realizar la descripción de los riesgos inherentes y de control.
El auditor considera como base las aseveraciones descritas en la plantilla P-D0001-03 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoría financiera, además seauxilia de esta para asociar las aseveraciones a factores de riesgo, de tal manera que lefacilite la identificación y valoración de los riesgos en los procesos, áreas o tipo de ope-ración que corresponda.
Para la descripción de los riesgos inherentes, el auditor debe tener en cuenta los erroresmás comunes en el proceso de identificación y elaboración de los mismos, no utilizandolas expresiones siguientes:
1. Registro incorrecto de determinada operación.
2. Ausencia de datos obligatorios en modelos establecidos en la legislación vigente.
3. Operaciones sin respaldo documental.
4. Tareas o funciones explícitas.
5. Causas o justificaciones de hechos.
6. Incumplimiento o violaciones de legislaciones.
Asimismo, el auditor debe determinar el impacto y probabilidad, considerando la si-guiente escala: Bajo, Medio y Alto; la combinación del impacto con la probabilidad permite obtener el resultado final; los criterios que tuvo en cuenta el auditor para establecerdicha escala se reflejan en la plantilla P-001-G06 Hoja de nota.
Los riesgos que el auditor considera de gran impacto y alta probabilidad, es decir,riesgos significativos, serán evaluados como riesgos inherentes válidos en la evaluaciónde riesgos, se les dará tratamiento a los mismos, teniendo en cuenta su efecto y posiblerespuesta o acción para mitigar este.
Además, el auditor valora el riesgo de control para todos los riesgos significativos,estos suelen estar vinculados con operaciones importantes, no rutinarias, es decir tran-sacciones fuera de lo común, y críticas, debido a su dimensión o naturaleza y que, por lotanto, ocurren con poca frecuencia. Los asuntos críticos pueden incluir la elaboración deestimaciones contables para las cuales existen una incertidumbre significativa con respec-to a su medición; para ello utilizar las plantillas P-D0001-02 Preguntas a considerar enla evaluación de riesgos y P-0001-04 Registro de riesgos.
Paso 4.1: Riesgo de fraude.
Los riesgos identificados y documentados en la plantilla P-0001-04 Registro de ries-gos, incluirán los riesgos de fraude. Todo riesgo de fraude identificado es, por naturaleza,un riesgo significativo.
Al realizar una evaluación de riesgos de fraude, el auditor debe considerar si el suje-to auditado tiene implementados procedimientos y medidas coordinadas para prevenir,detectar y responder a casos de fraude; si se involucra a los cuadros, funcionarios y tra-bajadores en la prevención y detección de fraude; y si existen controles internos basadosen riesgos, y evaluaciones de riesgos de fraude, para ello el auditor debe considerar lodescrito en este procedimiento.
El auditor, con el conocimiento de la materia controlada y a juicio profesional, diseñapreguntas que aplicará en las técnicas de auditoría que considere, con el objetivo de iden-tificar posibles prácticas o incumplimientos de criterios que podrían afectar la materiacontrolada o elevar el riesgo de pérdida de los recursos, quedando sustentada la clasi-ficación del riesgo de fraude, toma como referencia las que se relacionan en la plantillaP-D0001-02 Preguntas a considerar en la evaluación de riesgos.
Paso 4.2: Aplicabilidad de controles.
Los auditores deben tener en cuenta, en primer lugar, su juicio profesional, así como laindagación y observación del flujo de transacciones desde su inicio hasta ser registradasen la contabilidad, incluye además el examen de los flujos de la documentación e infor-mación, tanto manual como automatizada, lo cual permitirá efectuar la combinación deresultados por componentes y de resultados totales que nos llevaría a concluir su aplica-bilidad, quedando como: “Se aplica”, “Se aplica parcialmente” o “No se aplica”, con unpuntaje de 1; 2 y 3, respectivamente, si la valoración determinada es “No se aplica”, seidentifican como “Inefectivos” los controles desde la fase de planeación y su valoraciónpor consiguiente será 3, y se mantiene en la fase de realización, lo que se detalla en laplantilla P-0001-04 Registro de riesgos.
La consolidación de este proceso y el resultado de la ponderación del 20 %, se refleja deigual manera en plantilla P-0001-08 Consolidación de resultado de la valoración y califica-ción del Control interno, en su punto II. Valoración de la aplicabilidad y efectividad, de lafase de planeación, del diseño de los controles de los riesgos identificados, obteniendo pos-teriormente una valoración preliminar del Control interno, asociado a los objetivos de la
auditoría como: “Satisfactorio”, “Aceptable”, “Deficiente” o “Malo”, según la tabla de va-lores de referencia para la calificación del Control interno que se muestra en esta plantilla.
4.3: Riesgo combinado.
El riesgo combinado se clasifica en: Alto, Medio o Bajo y sobre la base de la evalua-ción efectuada del riesgo inherente y de control, el auditor determina la confianza en loscontroles, según se ilustra en la tabla de combinación de riesgos, que se refleja en la plan-tilla P-0001-04 Registro de riesgos.
De igual manera, en la referida plantilla se realiza el resumen del riesgo inherente yde control, por cada proceso, área o tipo de operación, para determinar el resultado delriesgo combinado, el que se mostrará en la plantilla P-0001-08 Consolidación de resulta-do de la valoración y calificación del Control interno.
Paso 5: Gestión del riesgo de auditoría.
El propósito de la gestión de riesgo de auditoría es identificar los riesgos inherentes,de control y de detección, para disminuir en todo lo posible el riesgo de auditoría a travésdel diseño y ejecución de los procedimientos.
La información que se muestra permite al auditor comprender e identificar los valo-res que puede alcanzar el riesgo de detección y la relación que existe entre el riesgo decontrol, el nivel de confianza, riesgo de detección, el porcentaje de muestra a examinar ytipos de procedimientos a ejecutar.
Una vez que el auditor conozca la valoración preliminar del Control interno, se proce-de a la evaluación del riesgo de detección.
Como se establece en este procedimiento, el riesgo de auditoría es del 5 por ciento y,en consecuencia, un nivel de confianza del 95 por ciento para las auditorías que ofrecenseguridad razonable.
A continuación se presenta una tabla que permite realizar la correlación de los puntajesy valores a sustituir en la ecuación, que facilitará la estimación del riesgo de detección.
Tabla de correlación (Puntaje-Valor)
| Riesgo | Alto | Medio | Bajo | | - | - | - | - | | Puntaje | Valor | Puntaje | Valor | Puntaje | Valor | | Inherente | 3 | 1 | 2 | 0.75 | 1 | 0.55 | | Control | 3 | 1 | 2 | 0.35 | 1 | 0.20 |
La tabla que se muestra a continuación facilita al auditor la determinación del riesgode detección, partiendo de la valoración del riesgo inherente y de control, para una esti-mación del riesgo de auditoría del 5 %, asimismo permite conocer el nivel de confianzaobtenida para cada valoración realizada. El riesgo de detección debe conocerse por cadaproceso, área o tipo de operación, reflejado en la plantilla de P-0001-04 Registro de ries-gos, de tal manera que al determinarse el tipo de procedimiento a efectuar sea el másapropiado.
Tabla de estimación del riesgo de detección
| Riesgo de Auditoría 5 %0.05 | Riesgo de detección% | Nivel deconfianza% | | - | - | - | | Riesgo inherente | Riesgo de control | | Alto | 1 | Alto | 1 | 0.05 | 5 | Bajo | 95 | | Alto | 1 | Medio | 0.35 | 0.14 | 14 | Bajo | 86 | | Alto | 1 | Bajo | 0.20 | 0.25 | 25 | Medio | 75 | | Medio | 0.75 | Alto | 1 | 0.07 | 7 | Bajo | 93 | | Medio | 0.75 | Medio | 0.35 | 0.19 | 19 | Medio | 81 | | Medio | 0.75 | Bajo | 0.20 | 0.33 | 33 | Alto | 67 | | Bajo | 0.55 | Alto | 1 | 0.09 | 9 | Medio | 91 | | Bajo | 0.55 | Medio | 0.35 | 0.26 | 26 | Alto | 74 | | Bajo | 0.55 | Bajo | 0.20 | 0.45 | 45 | Alto | 55 |
Confianza de auditoría
El auditor, una vez que haya determinado el riesgo de detección y el nivel de confian-za, procede a conocer el tipo de procedimiento que debe aplicar, para ello debe apoyarseen la tabla que se muestra a continuación:
Tabla para identificar el procedimiento a aplicar
| Riesgode control | Confianzaen los controles | Riesgode detección | Porcentajede muestra | Tipo de procedimientos | | - | - | - | - | - | | Alto | No confianza | Bajo | Alto | Más pruebas sustantivas (ana-líticas y de detalles) y menospruebas de control | | Medio | Medio | Medio | Medio | Doble propósito (combina-ción de pruebas de control ysustantivas) | | Bajo | Confianza | Alto | Bajo | Más pruebas de control y me-nos pruebas sustantivas |
Fase de realización
Paso 6: Efectividad de controles.
En esta fase el auditor determina la efectividad de los controles a partir de la aplicaciónde los procedimientos de auditoría.
Serán objeto de verificación por los auditores las preguntas a las que se les otorgó unaevaluación en la planeación, de 1 o 2 y deben corresponder a los siguientes conceptos ypuntajes: Efectivo (1), Con Deficiencias (2) e Inefectivo (3), para ello utiliza la plantillaP-0001-04 Registro de riesgos, el resultado final de la ponderación del 70 %, lo asumela plantilla P-0001-08 Consolidación de resultado de la valoración y calificación del Control interno, en el punto II. Valoración de la aplicabilidad y efectividad, en la fase dela realización.
Para realizar este paso, antes debe estar supervisado por el jefe de grupo, se mantienenlos resultados de la aplicabilidad de los controles realizado en la fase de planeación y seactualiza solo su efectividad.
Paso 7: Calificación del Control interno.
Teniendo en cuenta los resultados de la efectividad de la evaluación de los controlesreflejada en la plantilla de P-0001-04 Registro de riesgos, el jefe de grupo de la auditoríaprocede a consolidar la plantilla P-0001-10 Consolidación de resultado de la valoracióny calificación del Control interno, para obtener la calificación del Control interno asocia-do a los objetivos de la auditoría, en Satisfactorio, Aceptable, Deficiente o Malo, segúncorresponda, para ello utiliza la tabla de valores de referencia para la calificación del Control interno, que se muestra en esta última.
III. Revisar los papeles de trabajo.
El auditor jefe de grupo revisa todos los papeles de trabajo elaborados por los auditoresy deja las marcas correspondientes en cada uno de ellos; cuando lo considera utiliza laplantilla P-G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0001-07 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0001 | Planeación de la auditoría | | Tarea | 07 | Determinar la materialidad |
Objetivo de la tarea
Determinar la materialidad para las fases de planeación, realización y elaboración de Informe de la auditoría.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Audi-toría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Determinar la materialidad | | II. | Materialidad en la fase deplaneación de la auditoría | P-0001-09 Paso 1: Materialidad cuantitativaP-0001-10 Paso 2: Determinar el error tolerable yumbral de resumen de diferenciasP-0001-11 Paso 3: Análisis de relevanciaP-001-G06 Hoja de nota | | III. | Otros niveles de materialidaden la fase de realización de laauditoría | P-0002-001 Nuevo nivel de materialidad en la fasede realización de la auditoríaP-001-G06 Hoja de nota | | IV. | Materialidad en la fase deelaboración de Informe de laauditoría | P-0003-001 Materialidad en la fase elaboración de Informe de la auditoríaP-001-G06 Hoja de nota | | V. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
I. Determinar la materialidad.
Se conoce como materialidad la cifra o cifras determinadas por el auditor que señalanlas posibles incorrecciones o errores materiales en los estados financieros en su conjuntoy en determinados tipos de transacciones, saldos contables o información a revelar.
La información es significativa cuando su omisión o presentación errónea puedeninfluir en las decisiones económicas de los usuarios, tomadas a partir de los estadosfinancieros. La materialidad depende de la cuantía de la partida omitida o del error deevaluación en su caso, juzgados siempre dentro de las circunstancias particulares dela omisión o del error. De esta manera, el papel de la materialidad es suministrar unumbral, más que ser una característica cualitativa primordial que la información a tenerpara ser útil.
Para obtener una seguridad razonable, el auditor planifica y realiza la auditoría a fin dedeterminar si la información acerca de la materia controlada en todos los aspectos signi-ficativos cumple con los criterios establecidos.
La evaluación de la materialidad y la consideración de la sensibilidad y otros factorescualitativos en una auditoría en particular quedan a juicio del auditor, quien considera lamaterialidad durante todo el proceso de la auditoría:
1. Planeación: para ayudar a evaluar los riesgos materiales, el auditor debe determinarla naturaleza, alcance y momento de aplicación de los procedimientos de auditoría.
2. Realización de la auditoría: el auditor examina nueva información que pueda exigirla revisión de los procedimientos planificados y la evaluación del efecto de los in-cumplimientos.
3. Elaboración de Informe de la auditoría: se utiliza como referencia para evaluar lasignificatividad de los hallazgos detectados durante el trabajo y su inclusión en elinforme de la auditoría o Dictamen; el auditor debe formarse la opinión de auditoría.
El auditor debe considerar la materialidad tanto cuantitativa como cualitativa:
Materialidad cuantitativa: para determinarla se establece un valor numérico; es decir,el umbral de materialidad que sirve como un factor determinante, tanto en el cálculodel tamaño de la muestra para las pruebas sustantivas, como en la interpretación de losresultados de la auditoría; para obtener el valor numérico se toma un porcentaje de unabase apropiada, que refleje, a juicio del auditor, las estimaciones o mediciones que tienenmayor probabilidad de ser consideradas como significativas por los usuarios de la infor-mación.
Materialidad cualitativa: a pesar de que ciertos tipos de incumplimiento o irregulari-dades pueden ser cuantitativamente inmateriales, el auditor no debe desconocerlos ya quepueden tener un impacto material sobre la materia controlada.
La materialidad cualitativa incluye aspectos que pueden ser materiales por naturaleza opor contexto.
1. Material por naturaleza: está relacionado con las características inherentes y se re-fiere a cuestiones en las que puede haber requisitos específicos de información ofi-cial o un alto interés político o público; incluye cualquier sospecha de mala gestión,fraude, ilegalidad, irregularidad, tergiversación y falsificación intencional de resul-tados.
La materialidad, por naturaleza, puede surgir por incumplimientos relacionados confraude o corrupción; incumplimiento en un área en la que existe un alto grado deinterés público; incumplimiento de las disposiciones jurídicas, independientementede su valor monetario; entorno deficiente de Control interno y fluctuación del per-sonal.
2. Material por contexto: se refiere a los elementos que son materiales por sus cir-cunstancias, por lo que cambian debido a la impresión que causan en los usuarios;incluye casos en los que un error o incumplimiento de poca importancia puede tenerun efecto significativo.
La materialidad en las auditorías de cumplimiento, desempeño, fiscal y forense, podríatener en algunas circunstancias mayor influencia de aspectos cualitativos o en temas re-lacionados con la legalidad o el Control interno, lo que permitirá que debido a su impor-tancia, determinadas deficiencias o irregularidades relacionadas con la gestión económicofinanciera, independientemente de cuál sea su cuantía, queden reflejadas en el informe;la naturaleza, viabilidad y sensibilidad del tema auditado es determinante a efectos deconsiderar la materialidad.
Establecimiento de un umbral cualitativo o un nivel tolerable de incumplimiento: enlos casos en los que no se puede establecer un umbral cuantitativo de materialidad, porqueel incumplimiento no siempre se puede cuantificar en términos de cantidades o valoresmonetarios; puede ser más apropiado que el grupo de auditoría establezca como umbralesuna tasa tolerable de incumplimiento tanto en la materia controlada, considerada como untodo, como en los diferentes asuntos de la materia, cuando sea pertinente.
No obstante, el grupo de auditoría debe definir claramente cuándo se habla de incum-plimiento o desviación material, debido a que la no observancia de las disposicionesjurídicas puede diferir en cuanto a su importancia.
La determinación de la materialidad es una cuestión de juicio profesional y depende de lainterpretación del auditor de las necesidades de los usuarios; una materia puede juzgarse comomaterial si el conocimiento de ella puede influir en las decisiones de los usuarios previstos.
Error tolerable: es un por ciento de la materialidad, para lo que se asume la aplicaciónde un error tolerable del 50 o 75 por ciento de la materialidad predeterminada; significa ellímite máximo que es admisible en un error, sin que sea importante para la razonabilidadde los estados financieros.
Aspectos a tener en cuenta para determinar el porcentaje a utilizar:
1. Conocimiento del sujeto a auditar.
2. Antecedentes de la entidad en auditorías anteriores.
3. Evaluación de los riesgos.
4. Resultados de la evaluación de Control interno de la entidad y el efecto sobre losestados financieros.
El error tolerable es un concepto que permite aplicar la materialidad predeterminadaa los niveles de los saldos de cuentas individuales, y desempeña un papel importante yaque contribuye a:
1. Determinar qué cuentas o grupos de cuentas son significativas.
2. Reforzar la confianza del auditor en sus expectativas al nivel deseado de precisión,cuando ejecute los procedimientos analíticos.
3. Precisar el alcance de los procedimientos de auditoría en muestreo representativo opruebas sobre partidas claves.
El error tolerable es la mejor estimación del importe de las posibles incorreccionesno detectadas que se consideran al alcanzar la conclusión en el resumen de diferencias,tomando en cuenta si los estados financieros están presentados de conformidad con elmarco de referencia.
Resumen de diferencias
El auditor debe tener en cuenta el resumen de diferencias, es decir, el umbral para el resu-men de diferencias, que es un valor por debajo del cual no se acumularían las incorreccionespues se espera que la acumulación de tales valores no tenga un efecto material sobre los esta-dos financieros.
Significa que los montos por debajo del valor para el resumen de diferencias, evalua-dos por cualquier criterio, ya sea tamaño, naturaleza o circunstancias, son claramenteinmateriales y en el acumulado tales importes no serían considerados en la evaluacióngeneral de las incorrecciones.
Para calcular el Resumen de diferencias se aplican los siguientes porcentajes:
| Procedimiento a utilizar | Determinación de resumen de diferencias | | - | - | | Cuando el error tolerable se ha establecido al 50 %de la materialidad predeterminada | 5 % de la materialidad predeterminada | | Cuando el error tolerable se ha establecido al 75 %de la materialidad predeterminada | 3 % de la materialidad predeterminada |
Acumular las incorrecciones por encima de este umbral no es obligatorio, ya que esposible que el auditor considere significativos valores inferiores debido a las circunstan-cias en que se presenten o algún otro criterio de juicio profesional.
Consideraciones generales para el establecimiento de niveles de materialidad
El auditor debe tener en cuenta los errores cuantitativos importantes relacionados concantidades relativamente pequeñas que, al acumularse, podrían tener un efecto significa-tivo en los estados financieros; es decir, errores en los procedimientos de fin de mes quepodrían ser notables si se repitiesen cada mes.
Los errores cualitativos pueden tener un efecto sustancial en los estados financieros,incluyen los siguientes:
1. Descripción inadecuada de la política contable cuando es probable que un usuariode los estados financieros pueda ser engañado a causa de la descripción.
2. La violación de los requerimientos regulatorios que dañen de manera significativala operatividad del sujeto a auditar.
Al revisar los registros y documentos, el auditor debe prestar especial atención a lainformación sobre partes vinculadas; la naturaleza de los saldos y transacciones con par-tes vinculadas o relacionadas puede en ciertas circunstancias originar mayores riesgos deerror de materialidad en los estados financieros que los originados con transacciones conpartes no vinculadas.
Además de la comprensión de los saldos y transacciones con partes vinculadas, es im-portante que el auditor evalúe si uno o más factores de riesgo de fraude están presentes,ya que con estas cuentas es más fácil cometer fraude.
Relación entre riesgo de auditoría y materialidad
La selección de un patrón comparativo de referencia apropiado para calcular los ni-veles de materialidad en la planeación y en la realización de la auditoría dependerá delriesgo de error material; a mayor riesgo de error material, menor será el nivel de materia-lidad, lo que conducirá a efectuar más pruebas de control o procedimientos sustanciales yviceversa; por consiguiente, existe una relación inversa entre materialidad y riesgo.
De tratarse del riesgo más bajo, se aplica el porcentaje más alto posible de materiali-dad; si, por el contrario, el riesgo es el más alto, entonces, se puede aplicar el porcentajemás bajo por parte del auditor; en caso de que el riesgo de incorrección material se en-cuentre hacia el medio, entonces se selecciona un porcentaje ubicado entre el más alto yel más bajo posible, que depende del juicio del auditor.
I. Materialidad en la fase de planeación de la auditoría..
Paso 1: determinar materialidad cuantitativa; criterios para el cálculo de la materialidadpredeterminada o planificada.
En la fase de planeación, el auditor debe obtener los estados financieros, como insumopara el cálculo de la materialidad predeterminada o planificada; antes de decidir aplicarun porcentaje y calcular la materialidad cuantitativa, el auditor deberá evaluar cuál será la
base que lo llevará a tomar la decisión para dicho cálculo, esta debe estar relacionada conla naturaleza del sujeto de control, su objeto social, así como relacionados con análisiseconómicos y financieros, entre otros aspectos.
Para calcular la materialidad cuantitativa, el auditor necesita, primero, identificar labase de materialidad apropiada; donde se establece para la actividad empresarial, los Ac-tivos Totales, las Ventas Netas o Ingresos Brutos; Utilidad antes del Impuesto, el Patrimo-nio neto o Capital Contable y los Gastos Totales; para la actividad presupuestada se tomanlos ingresos y gastos corrientes reflejados en el Estado de Rendimiento, y el porcentajeque se aplicará como umbral para cada base identificados en la plantilla.
El porcentaje se determina en función del estado en que se hallan los riesgos y contro-les, la sensibilidad de la materia controlada y las necesidades del usuario.
Con los elementos anteriores se cumplimenta la plantilla P-0001-09 Paso 1: Materia-lidad cuantitativa.
A juicio del auditor, se establece como materialidad predeterminada o planificada laque considere más representativa, conforme a las consideraciones de costo/beneficio ylas características del sujeto a auditar, la evaluación preliminar del Control interno, losriesgos identificados y evaluados, entre otros.
Selección del porciento de materialidad usada
La selección del porciento de materialidad usada implica la aplicación del juicio pro-fesional; no obstante, el auditor contará con la ayuda de cuatro criterios, como se describea continuación:
a) Evaluación auditoría anterior.
b) Calificación del Control interno auditoría anterior.
c) Riesgo combinado para la auditoría en ejecución, determinado en la plantillaP-0001-08 Consolidación del resultado de la valoración y calificación del Controlinterno, fila (14).
d) Diseño del Control interno de la entidad a la que se le está ejecutando la auditoría,determinado en la plantilla P-0001-08 Consolidación del resultado de la valoracióny calificación del Control interno, fila (13).
Conociendo el resultado de los cuatro criterios se procede a determinar la puntuaciónpor cada uno de ellos, la sumatoria de estos permitirá la selección del nivel a aplicar, paraello utilice la tabla que se muestra a continuación:
Tabla para determinar la puntuación para seleccionar el nivel a aplicar Auditoría financiera
| Auditoría anterior | Auditoría actual | | - | - | | Evaluación auditoríaanterior | Calificación del Control interno | Riesgocombinado | Diseño del Controlinterno | | Abstención deopinión, Adversa | 3 | Malo,Deficiente | 3 | Alto | 3 | Inadecuado | 3 | | Razonable consalvedades | 2 | Aceptable | 2 | Medio | 2 | Parcialmenteadecuado | 2 | | Razonable | 1 | Satisfactorio | 1 | Bajo | 1 | Adecuado | 1 |
Auditoría de cumplimiento
| Auditoría anterior | Auditoría actual | | - | - | | Evaluación auditoríaanterior | Calificación del Control interno | Riesgocombinado | Diseño del Controlinterno | | Abstención deopinión, Incumple | 3 | Malo,Deficiente | 3 | Alto | 3 | Inadecuado | 3 | | Cumple consalvedades | 2 | Aceptable | 2 | Medio | 2 | Parcialmenteadecuado | 2 | | Cumple | 1 | Satisfactorio | 1 | Bajo | 1 | Adecuado | 1 |
El auditor con la información de la evaluación de la última auditoría realizada al sujetoauditado, según el Expediente de las acciones de prevención y control, y la obtenida en lafase de planeación de la auditoría en ejecución respecto al riesgo combinado y el diseñodel Control interno determinó un total de 7 puntos, como se muestra a continuación.
| Resultado de la última auditoría | Auditoría en proceso(fase planeación) | | - | - | | Evaluaciónauditoría | Ptos. | Calificación Control interno | Ptos. | Riesgocombinado | Ptos. | Diseño del Control interno | Ptos. | Total depuntos | | Razonable | 1 | Aceptable | 2 | Alto | 3 | Adecuado | 1 | 7 |
El auditor con el total de puntos obtenidos a partir de aplicar la tabla 1, teniendo encuenta los rangos, selecciona el nivel que corresponda y determina a juicio del auditor elporciento a aplicar de la base seleccionada, dejando evidencia en la plantilla P-001-G06 Hoja de nota; la determinación de este por ciento será reflejado en la plantilla P-0001-09 Paso 1: Materialidad cuantitativa, columna (11).
Para ello utiliza la tabla que se describe a continuación, la misma tiene como objetivolograr mayor precisión en la selección del porciento a utilizar, se definen los niveles parala actividad empresarial y presupuestada.
Tabla Selección del porciento de acuerdo con el nivel obtenido Actividad empresarial
| Puntostotales | Selecciona el rango según la base y los puntos | | - | - | | Activostotales | Ventas netaso ingresosbrutos | Utilidadantes delimpuesto | Patrimonioneto o capitalcontable | Gastos totales | | Nivel 1 Entre <=12 y >=9 | 0.05 %, 0.50 % | 1 %, 1.50 % | 3 %, 5 % | 1 %, 1.5 % | 0.05 %,1.5 % | | Nivel 2 Entre <=8 y >=4 | 0.50 %, 1 % | 1.50 %, 2 % | 5 %, 7 % | 1.5 %, 2 % | 1.5 %, 3 % |
Actividad presupuestada
| Puntostotales | Selecciona el rango según la base y los puntos | | - | - | | Ingresos corrientes | Gastos corrientes | | Nivel 1 Entre <=12 y >=9 | 0.25 %, 1.50 % | 0.25 %, 1.50 % | | Nivel 2 Entre <=8 y >=4 | 1.50 %, 3 % | 1.50 %, 3 % |
Teniendo en cuenta los 7 puntos obtenidos, y llevados a la Tabla 2. Selección del por-ciento, de acuerdo con el nivel obtenido para la actividad empresarial, base Ventas netaso ingresos brutos, tomamos el nivel 2 (rango 1,50 % y 2 %), eligiendo a juicio del auditorel 1,50 %.
Paso 2: Determinar el error tolerable y umbral de resumen de diferencias.
Teniendo en cuenta la materialidad predeterminada o planificada de la base seleccio-nada en el paso 1, se procede a determinar el error tolerable y umbral de resumen dediferencias.
El error tolerable es un porciento de la materialidad, significa el límite máximo que es ad-misible en un error, sin que sea importante para la razonabilidad de los estados financieros.
Se ha considerado la aplicación de un error tolerable (ET) de 50 o 75 por ciento dela materialidad predeterminada; para determinar el porcentaje a utilizar se debe tener encuenta el conocimiento del sujeto a auditar, los antecedentes de la entidad en auditoríasanteriores, la evaluación de los riesgos y los resultados de la evaluación de Control inter-no de la entidad y el efecto sobre los estados financieros.
El resumen de diferencias o umbral para el resumen de diferencias (RD), es el valorpor debajo del cual no se acumularían las incorrecciones y no tengan un efecto materialsobre los estados financieros.
Al determinar el umbral de resumen de diferencias el auditor deberá tener en cuentalo siguiente:
| Procedimiento a utilizar | Determinación del RD | | - | - | | Cuando el ET se ha establecido al 50 % de la MP | 5 % de la MP | | Cuando el ET se ha establecido al 75 % de la MP | 3 % de la MP |
Para determinar el error tolerable y umbral de resumen de diferencias se emplea laplantilla P-0001-10 Paso 2: Determinar el error tolerable y umbral de resumen de dife-rencias, partiendo de la materialidad predeterminada en la plantilla P-0001-09 Paso 1:Materialidad cuantitativa.
La materialidad predeterminada se utiliza para realizar el análisis de relevancia; elerror tolerable se considera durante todo el proceso de la auditoría para aplicar la mate-rialidad a los niveles de los saldos de cuentas individuales, y el umbral de resumen dediferencias tiene en cuenta los valores que se encuentran por debajo del cual no se acu-mularían las incorrecciones y no tengan un efecto material sobre los estados financieros.
Paso 3: Determinar el análisis de relevancia.
Se comparan los saldos de las cuentas de los estados financieros con la materialidadpredeterminada o planificada de la base seleccionada en la plantilla P-0001-09 Paso 1:Materialidad cuantitativa, para determinar los saldos que sobrepasan estas; tanto para el Estado de Situación como para el Estado de Rendimiento Financiero.
Teniendo en cuenta la materialidad predeterminada se realiza el análisis de los estadosfinancieros mediante el método comparativo de cifras, a través del Análisis horizontal,que estudia las relaciones entre los elementos financieros para dos o más juegos de esta-dos, es decir, para los estados financieros de fechas o períodos sucesivos.
Por consiguiente, el análisis de los estados financieros representa una comparacióndinámica en el tiempo que permite conocer el desarrollo financiero de una empresa, pararealizar ese análisis se emplean las técnicas siguientes:
1. Técnica de variaciones: es el saldo en esta fecha menos el saldo utilizado como añobase.
2. Técnica de tendencias.
a) Variación obtenida del saldo en esta fecha menos el saldo del año base, entre elsaldo del año base, expresado en porciento. Expresa incremento o decrementorelativo.
b) Es el saldo en esta fecha entre el saldo año base, expresado en porciento. Indicael índice de tendencia.
El auditor podrá optar por la variante que a su juicio se ajuste más al análisis de losestados financieros, utilizando la plantilla P-0001-11 Paso 3: Análisis de relevancia, alque se le incluye la columna índice de tendencia.
El auditor fundamenta el análisis de relevancia en la plantilla P-001-G06 Hoja de nota,a partir de:
1. Las cuentas determinadas como material: aunque son relevantes a juicio del auditor,no serán analizadas en la fase de realización de la auditoría, se fundamentan en lospapeles de trabajo.
2. Las cuentas que no resultaron ser materiales: a juicio del auditor, serán analizadasen la fase de realización de la auditoría, a partir del análisis cualitativo, o sea, sonlos saldos que considere significativos y que podrían llegar a afectar las decisionesde los usuarios de la materia controlada, sin importar que su valor se encuentra pordebajo del valor de la materialidad cuantitativa, se fundamentan en los papeles detrabajo.
Al concluir el análisis de relevancia, se define el grupo de cuentas contables que debenser incluidas en la matriz de planeación o programa de auditoría para la fase de realiza-ción.
El auditor puede utilizar la materialidad determinada en la fase de planeación para lasfases de realización y elaboración del Informe de la auditoría, unido al juicio profesionaly a las técnicas de muestreo; también puede determinar nuevos niveles de materialidad.
III. Otros niveles de materialidad en la fase de realización de la auditoría.
Durante una auditoría pueden presentarse nuevas situaciones o cambios en las circuns-tancias no previstos en el momento en que se preparó la estrategia de la auditoría y sedeterminaron los niveles de materialidad; la revisión de esos niveles y las razones que lafundamentan deben documentarse.
Dado que los perfiles de riesgo, la sensibilidad de las operaciones y la eficacia de loscontroles internos pueden ser diferentes para las distintas áreas de la materia controlada,se puede también establecer el umbral de materialidad para las distintas áreas de esamateria controlada; en ese caso, el auditor puede considerar la fijación de umbrales dematerialidad particulares para esas áreas, aparte de la materialidad general.
Con ese objetivo se aplica el porcentaje del umbral general utilizado para determinar elnivel de materialidad general, al valor de la población de esa área particular de la materiacontrolada; de suceder que los perfiles de riesgo, la sensibilidad y la eficacia del Controlinterno varíen significativamente, el auditor puede, entonces, aplicar un porcentaje deumbral apropiado que refleje esta situación.
En el caso de un incumplimiento cuyo valor total esté por debajo del umbral de ma-terialidad, pero sobre el cual el auditor está consciente de que las partes interesadas hanexpresado un interés especial en las irregularidades en esa materia, aun cuando el valordel incumplimiento es inmaterial, el auditor considera que el caso en cuestión es material;las cuestiones que son materiales por naturaleza o contexto deben ser reveladas.
Paso 1: Nuevo nivel de materialidad en la fase de realización de la auditoría.
El auditor, a partir de las cuentas seleccionadas, procede a determinar el nivel o nivelesde materialidad para los tipos de transacciones, saldos de cuentas, datos o información arevelar, el que no puede superar el valor de la materialidad predeterminada en la fase deplaneación.
También determina las cifras por debajo del nivel de materialidad establecida para losestados financieros en su conjunto, con el objeto de reducir a un nivel adecuadamentebajo la probabilidad de que las sumas de las incorrecciones no corregidas y no detectadassupere el nivel de materialidad determinada para los estados financieros en su conjunto.
Se considera como umbral seleccionado (porciento de materialidad usada) el deter-minado en la fase de planeación, el que se aplica a la nueva base seleccionada; el importeobtenido se divide entre la cantidad de transacciones, operaciones, ajustes, datos o infor-mación a revelar, para obtener el nuevo nivel de materialidad, el resultado significa quelas cantidades menores a la cifra del nuevo nivel de materialidad no tendrán relevanciaen la auditoría; no obstante, se aplica el juicio profesional, el auditor aplica al nuevo nivel dematerialidad el porciento del error tolerable el cual será utilizado; cuando el auditor decidarealizar el muestreo de unidades monetarias podrá utilizar la plantilla P-0002-001 Nuevonivel de materialidad en la fase de realización de la auditoría.
A partir del nuevo nivel de materialidad determinado, el auditor lo fundamenta en laplantilla P-001-G06 Hoja de nota.
IV. Materialidad en la fase de elaboración del Informe de la auditoría.
Para elaborar el Informe de la auditoría y el Dictamen, el auditor analiza y evalúa loserrores y fraudes detectados en la fase de realización de la auditoría, y para ello tiene encuenta el tratamiento aplicable a los errores y fraudes comprobados en la fase de realiza-ción de la auditoría.
Tratamiento aplicable a los errores y fraudes comprobados en la fase de realizaciónde la auditoría
1. Criterios para la acumulación y compensación de errores comprobados en la audi-toría.
En el desarrollo de una auditoría se detectan errores de muy diversa naturaleza, entre ellos,sobre o infravaloración de Activos o Pasivos, de Ingresos, de Gastos, errores de clasi-ficación, cuyo importe por sí mismo no es de importancia relativa pero puede serlo sise acumulan con otros errores.
En la medida en que estos errores se acumulen o, según las circunstancias previstasen la normativa contable, se puedan compensar, se determina la inclusión o no desalvedades en el Informe de la auditoría y en el Dictamen, e incide en la evaluaciónde la auditoría.
Pautas a considerar en la toma de decisiones:
a) No se compensan errores en Ingresos con errores en Gastos, ni errores en el Ac-tivo con errores en el Pasivo y el Patrimonio o Capital;
b) no se compensan infravaloraciones de una partida con sobrevaloraciones de otra; y
c) aquellos errores de importe inferior a la materialidad para el Informe de la audi-toría se acumulan con otros que produzcan el mismo efecto, o sea, incrementoo disminución sobre los resultados, el Patrimonio o Capital, sean estos o no
importantes individualmente; cualesquiera que sean los epígrafes de las cuentasafectadas.
2. Criterios para el tratamiento de los errores no importantes.
Los criterios para el tratamiento de los errores no importantes, es decir, de pequeñoimporte que no se incluyen en el Informe de la auditoría, son los siguientes:
a) Errores o incumplimientos de Normas Contables que, a juicio del auditor, y enfunción del tamaño de la entidad y de su actividad, tengan un efecto irrelevanteen las salvedades a exponer; y
b) los errores contables que no sean importantes y que no hayan incidido por acu-mulación en la inclusión de salvedades.
El auditor usa la plantilla P-0003-001 Materialidad en la fase de elaboración de Infor-me de la auditoría y fundamenta la materialidad en la fase de elaboración del Informe dela auditoría en la plantilla P-001-G06 Hoja de nota.
V. Revisar los papeles de trabajo.
El auditor jefe de grupo revisa todos los papeles de trabajo elaborados por los auditoresy deja las marcas correspondientes en cada uno de ellos; cuando lo considera utiliza laplantilla P-G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0001-08 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0001 | Planeación de la auditoría | | Tarea | 08 | Determinación del tamaño yselección de la muestra |
Objetivo de la tarea
Proporcionar los distintos métodos de muestreo y otros medios de selección de parti-das para reunir evidencia en la auditoría.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Audi-toría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Uso del muestreo | | II. | Pasos claves para el procesode muestreo de auditoría | P-001-G06 Hoja de notaP-D0001-10 Tabla resultados de las pruebas, según laevaluación del riesgo de detecciónP-D0001-11 Tabla para la determinación de la tasa deincumplimiento de error tolerable y tasa de incumpli-miento esperadaP-D0001-12 Tabla de tamaño de muestra estadísticapara un nivel de confiabilidad del 95 por cientoP-D0001-13 Selección de la muestra mediante Mi-crosoft ExcelP-D0001-14 Tabla de evaluación de resultados de lasmuestras estadísticas | | III. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
I. Uso del muestreo.
El muestreo de auditoría, que puede ser cuantitativo y cualitativo, se define como laaplicación de procedimientos de auditoría a menos del ciento por ciento de las partidasdentro de una población de relevancia de auditoría, de tal modo que todas las unidades delmuestreo tengan una oportunidad de selección para dar al auditor una base razonable de quéconclusión extraer sobre la población entera.
Muestreo cuantitativo: se usa cuando el auditor busca sacar conclusiones acerca de lapoblación total, mediante el examen de una muestra seleccionada; en el muestreo cuan-titativo el riesgo de la muestra debe reducirse a un nivel bajo aceptable; sin embargo, elenfoque técnico para el muestreo cuantitativo puede requerir de técnicas estadísticas.
Muestreo cualitativo: es un procedimiento selectivo llevado a cabo como un procesodeliberado y sistemático para identificar los factores de variación en la materia controlada.
El auditor puede tomar muestras sobre la base de las características de los individuos,grupos, actividades, procesos o del sujeto auditado en su conjunto; el muestreo cualitativosiempre exige una evaluación cuidadosa y un conocimiento suficiente de la materia con-trolada, y debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Universo: el conjunto total de datos de los que se selecciona la muestra y sobre loscuales el auditor desea extraer conclusión.
Unidad de muestreo: las partidas individuales que constituyen un universo.
Muestreo de auditoría: es el método de muestreo a emplear para seleccionar la mues-tra, debe coincidir con las características de la población; el grupo de auditoría debe deci-dir cuál es el método más apropiado para escoger las muestras.
Para determinar el método de selección de la muestra, el auditor se debe preguntar sinecesita extrapolar el resultado; de ser positiva la respuesta, utiliza el muestreo estadístico yde ser negativa el muestreo no estadístico.
En el caso de muestreo estadístico, indaga si la población es heterogénea en términosde transacción o cantidad, de ser negativo utiliza muestreo aleatorio simple o muestreo deunidad monetaria.
Cuando es positivo, el auditor se debe preguntar, además, si existen diferencias signifi-cativas en los riesgos de auditoría en la población; de confirmarlo, realiza el muestreo deunidad monetaria estratificada, de lo contrario, utiliza el muestreo de unidad monetaria.
Para el muestreo no estadístico, utiliza el muestreo intencional, por juicio u opinático.
El muestreo se clasifica en estadístico o no estadístico.
Muestreo estadístico: los métodos de muestreo estadísticos o probabilísticos tienen lacaracterística de ser aleatorios, permiten seleccionar al azar una muestra, en la cual todoslos elementos de la población deben tener una misma probabilidad de ser elegidos; soloestos métodos de muestreo probabilísticos aseguran la representatividad de la muestra ex-traída y son los más recomendables; entre estos se encuentran el muestreo aleatorio sim-ple, el muestreo sistemático, muestreo de unidades monetarias y muestreo estratificado.
Muestreo aleatorio simple: es el método en el cual el auditor determina un elemento alazar como punto de partida para aplicar la serie de números aleatorios que seleccione endeterminado orden, hasta que se hayan escogido las unidades suficientes para completarel tamaño de la muestra.
Pasos para asegurar que los elementos se seleccionan sobre bases aleatorias: identificar yhacer una lista de la población; determinar el tamaño de la muestra a seleccionar; clasificarla población de acuerdo con ciertas características distintas a la cantidad, sean de orden as-cendente o descendente; enumerar cada tipo de elementos en la población y definir el factorde selección; en consecuencia, se aplica el factor de selección hasta llegar al tamaño de lamuestra.
Muestreo sistemático: es el método de selección con el cual el auditor determina ele-mentos mediante un intervalo constante entre una selección y otra; el intervalo inicialtiene un punto de partida seleccionado al azar; el tamaño del intervalo se determina di-vidiendo el tamaño de la población o universo entre el tamaño deseado de la muestra; elpunto de partida de esta muestra debe estar comprendido entre uno y el coeficiente resul-tante de la operación anterior.
El muestreo sistemático es muy similar al aleatorio; para el efecto debe elaborarse unlistado de todos los elementos que incluye la población; se determina una fracción demuestreo, es decir, la fracción resultante de dividir el tamaño de la población y el tamañode la muestra; luego se selecciona un número comprendido entre 1 y la fracción de muestreo de una manera aleatoria; después los demás números se seleccionan de una manerasistemática aumentando al número aleatorio seleccionado un número igual a la fracciónde muestreo al tamaño de la muestra; el procedimiento asegura una mayor dispersión dela muestra que la que pudiera aparecer con el muestreo aleatorio.
Muestreo de unidades monetarias: es más probable que aparezca una operación dealto valor en la muestra que una de menor valor; la posibilidad de que se seleccione unaoperación determinada está en proporción directa a su tamaño; cualquier transacción porencima del intervalo de muestreo promedio ciertamente será seleccionada; se usa másampliamente en la auditoría que el muestreo aleatorio simple, porque es más eficiente,en el sentido de que los márgenes de incertidumbre en las estimaciones de error por logeneral son más reducidos
Muestreo estratificado: es el proceso de dividir un universo en sub-universos, cada unode los cuales es un grupo de unidades de muestreo que tienen características similares.
Muestreo no estadístico: a diferencia del muestreo estadístico, la muestra no estadís-tica no es un producto de un proceso de selección aleatoria; los sujetos en una muestrano estadística generalmente son seleccionados en función de su accesibilidad o a criteriopersonal e intencional del investigador; es un método mediante el cual el auditor utilizael juicio profesional para determinar el tamaño de la muestra, para seleccionarla y paraevaluar los resultados de la misma, al ejercer su juicio profesional.
La desventaja del método de muestreo no estadístico es que no toma pruebas de unaporción desconocida de la población; esto implica que la muestra puede representar a todala población con precisión o no; por lo tanto, los resultados de la investigación no puedenser utilizados en generalizaciones respecto de toda la población. Entre los métodos noestadísticos se encuentran:
Muestreo intencional, por juicio u opinático: muestreo basado en riesgo; implica se-leccionar los elementos de una población de acuerdo con criterios predeterminados y do-cumentados, basados en el juicio profesional del auditor; el muestreo intencional basadoen el juicio o en el riesgo no se puede usar si el objetivo de la muestra es extrapolar losresultados; al informar los resultados, el auditor debe asegurarse de que los lectores no seengañen y piensen que esos resultados son representativos de la población.
Este tipo de muestreo puede ser utilizado cuando se requiere mostrar que existe unrasgo determinado en la población; también cuando el auditor tiene como objetivo hacerun estudio cualitativo, piloto o exploratorio; cuando es imposible la aleatorización, comocuando la población es casi limitada.
Muestreo por cuotas: se selecciona la muestra después de dividir la población en gru-pos o estratos; las bases de la cuota generalmente son la edad, el género, la educación, laetnia y el nivel socioeconómico.
Riesgo en el muestreo: presupone que siempre que el auditor revisa menos del cientopor ciento de un universo, asume el riesgo de llegar a una conclusión diferente a la quealcanzaría de haber examinado el universo completo, por lo que entre más bajo sea elriesgo que el auditor está dispuesto a aceptar, mayor debe ser el tamaño de la muestra; elmismo puede producir dos tipos de conclusiones erróneas:
Pruebas de controles:
1. Concluir que los controles son menos eficaces de lo que realmente son.
2. Concluir que los controles son más eficaces de lo que realmente son.
Pruebas sustantivas de detalle:
3. Concluir que existen incorrecciones materiales, cuando no existan.
4. Concluir que no existen incorrecciones materiales, aunque existan.
En la aplicación del muestreo el auditor realiza:
Pruebas de controles: puede aplicar el muestreo para validar la eficiencia operativadel control, es decir, no interesa el saldo solo la efectividad de los controles y se requiereverificar si los elementos de una población tienen o no características concretas (cumpleo no cumple). Cuando se realizan las pruebas de controles se detectan desviaciones encuanto al control.
Pruebas sustantivas de detalle: el objetivo supone que la aplicación de las técnicas demuestreo le servirá de apoyo al auditor para obtener evidencia de auditoría y se tendráen cuenta el saldo. En las pruebas sustantivas de detalle, se detectan incorrecciones conrelación a la materia controlada.
Ejecución de los procedimientos de auditoría para el objetivo de la prueba de cadauno de los elementos seleccionados:
Para las pruebas de controles, el auditor selecciona las unidades de la muestra y lasexamina con el fin de determinar si contienen desviaciones de los controles relevantespara una auditoría.
En ocasiones el auditor encuentra práctico seleccionar un conjunto simple de mues-tras para más de un objetivo de prueba, y seleccionar varias unidades adicionales parasu posible reemplazo; de no poder aplicar los procedimientos de auditoría planificadosdebido a que el elemento seleccionado no esté disponible, y de no poder tampoco usar unprocedimiento alternativo para probar si el control fue aplicado como estaba previsto, elelemento debe ser considerado como una desviación del control para efectos de la eva-luación de la muestra.
De encontrar un gran número de desviaciones al realizar la prueba de la primera partede la muestra, el auditor puede reevaluar el nivel de riesgo del control y determinar enqué medida es necesario continuar la prueba para respaldar el nivel reevaluado de riesgodel control.
Para las pruebas de detalles, en los casos en los que el auditor no pudo aplicar los pro-cedimientos de auditoría planificados a las muestras seleccionadas por no contar con lainformación de soporte, la forma en que se tratan los elementos no examinados dependeráde su efecto sobre la evaluación de la muestra.
Riesgo no atribuible al muestreo: es el riesgo de que el auditor no sea capaz de llegara la conclusión correcta a partir de un elemento que haya examinado; es decir, el auditorpuede escoger un procedimiento analítico inapropiado o puede encontrar solo erroresmenores en una prueba de detalle, cuando en verdad el error en el universo es mayor quela cantidad tolerable.
Por eso, en las pruebas sustantivas que realiza el auditor, el riesgo de muestreo puedereducirse incrementando el tamaño de la muestra, mientras que el riesgo que no provienedel muestreo puede reducirse con la planeación, supervisión y revisión adecuadas de loselementos evaluados.
Beneficios del uso del muestreo:
1. Acelera la revisión de los papeles de trabajo.
2. Permite extraer conclusiones válidas y alcanzar el objetivo de obtener una reduc-ción razonable del riesgo y no una certeza absoluta.
3. Posibilita combinar los resultados de las pruebas sustantivas de otros análisis, talcomo evidencia obtenida de una fuente que puede ser corroborada por la evidencialograda de otra fuente, lo que aporta una reducción mayor de los riesgos.
4. Contribuye a reducir los costos de auditoría; el costo del examen de cada asiento enlos registros contables y de toda la evidencia que sirve de soporte sería elevado.
II. Pasos claves para el proceso de muestreo de auditoría.
Para los pasos que se detallan, se profundiza en el muestreo estadístico, específica-mente en la utilización del método de muestreo de unidades monetarias, como ya se haenunciado en este procedimiento, es el más recomendable, eficiente y asegura la represen-tatividad de la muestra extraída, además, permite sacar conclusiones sobre el total de lapoblación, es decir extrapolar el resultado al resto de la población, diseñado para un nivelde confianza de 95 por ciento y pruebas sustantivas de detalle.
Auditoría de Cumplimiento
Para cualquier método de muestreo, sea o no estadístico, y sin importar la técnica demuestreo aplicada, el auditor puede seguir los pasos claves, que a continuación se detallan:
1. Diseño de la muestra de auditoría: el auditor debe considerar los objetivos de losprocedimientos de auditoría y los atributos de la población de la cual se extraerá lamuestra, a tal efecto, debe:
a) Determinar los objetivos de la prueba;
b) definir condiciones de error;
c) delimitar la población de la cual se extraerá la muestra;
d) precisar el método de muestreo y la técnica de selección; y
e) fijar unidades de muestreo.
Además, debe considerar las características de la población antes de determinar eltamaño de la muestra, como sigue:
a) Representativa del conjunto de la población.
b) Extraída de una población completa a los efectos de la auditoría y de los objeti-vos a ser alcanzados.
c) Confiable en términos de que los elementos seleccionados sean idóneos a efec-tos de poder concluir sobre la totalidad de la población a partir de los resultadosobtenidos.
2. Determinar el tamaño de la muestra: antes de decidir el tamaño de la muestra, elauditor debe determinar la tasa tolerable de incumplimiento y la tasa de incum-plimiento esperada de la población; el tamaño de la muestra se ve afectado por elnivel de riesgo del muestreo que el auditor está dispuesto a aceptar; mientras másbajo sea el riesgo aceptable, mayor será el tamaño de la muestra; la dimensión de lamuestra se puede determinar por la aplicación de una fórmula sobre la base estadís-tica o a través del ejercicio del juicio profesional del auditor.
Factores que tienen influencia sobre el tamaño de la muestra:
a) Nivel de confianza o factor de confiabilidad: a mayor grado de confianza o fia-bilidad exigido por el auditor de que los resultados de la muestra sean efectiva-mente indicativos de la incidencia real de error en la población, mayor deberá serel tamaño de la muestra;
b) alcance con el cual el riesgo de error material es reducido por la eficacia de loscontroles: mientras mayor sea la seguridad que el auditor pretende obtener delos controles, menor será la evaluación de riesgo que hará de incorreccionesmateriales, y mayor deberá ser la muestra;
c) evaluación del riesgo de error material: a mayor evaluación de riesgo del auditorde incorrecciones materiales, mayor deberá ser el tamaño de la muestra;
d) tasa de desviación tolerable, es decir, tasa fijada por el auditor con respecto a ladesviación de los procedimientos de Control interno: el auditor busca obtener unnivel adecuado de aseguramiento de que la tasa de desviación fijada no excedala tasa de desviación real de la población; mientras menores sean las tasas dedesviación que el auditor está dispuesto a aceptar, mayor deberá ser la dimensiónde la muestra.
Cuando corresponda, se calcula la tasa tolerable de incumplimiento para laspruebas de cumplimiento que es la tasa máxima que el auditor está dispuesto aaceptar de la población, de ser excedido por la tasa real de incumplimiento, afec-tará la opinión del auditor sobre la población y la materia controlada; no todoincumplimiento de los criterios tiene la misma importancia, ni se convierte en unhallazgo de auditoría de relevancia.
Al determinar la tasa tolerable de incumplimiento, el grupo de auditoría en laetapa de planificación debe considerar el nivel evaluado de riesgo de control y elgrado de seguridad requerido del 95 por ciento; asimismo, se debe tener en cuen-ta la evaluación del riesgo de detección, si el resultado de su evaluación requiereque se realicen más pruebas sustantivas, la tasa tolerable de incumplimiento serábaja y viceversa, para ello se tendrá en cuenta el resultado obtenido en la planti-lla P-D0001-10 Tabla resultados de las pruebas, según la evaluación del riesgode detección; la decisión sobre la tasa tolerable de incumplimiento depende deljuicio profesional del auditor.
e) tasa de desviación de población esperada: a mayor tasa de desviación esperadapor el auditor, mayor deberá ser el tamaño de la muestra, con el fin de que elauditor pueda efectuar una estimación razonable de la tasa real de desviación.
Se puede calcular, además, la tasa esperada de incumplimiento de la población,que representa el grado de desviación o incumplimiento que el auditor esperaencontrar en la población; existe una relación directa entre la determinación delauditor de la tasa esperada de incumplimiento de la población y el tamaño de lamuestra; la tasa esperada de incumplimiento de la población rara vez iguala osupera la tasa tolerable de incumplimiento.
El auditor, para realizar la selección de la tasa tolerable de incumplimiento yla tasa de incumplimiento esperada de la población, tendrá en cuenta la plantillaP-D0001-11 Tabla para la determinación de la tasa de incumplimiento de errortolerable y tasa de incumplimiento esperada.
Una vez que el auditor ha decidido la tasa tolerable de incumplimiento y la tasade incumplimiento esperada de la población, determina el tamaño de la muestrautilizando la plantilla P-D0001-12 Tabla de tamaño de muestra estadística paraun nivel de confiabilidad del 95 por ciento, aplicando su juicio profesional.
Con poblaciones pequeñas con menos de 250 elementos, se pueden realizarpruebas de 10 a 15 por ciento de la población como mínimo; la determinacióndel tamaño de la muestra está sujeta al juicio profesional y depende de la evalua-ción de riesgos y las necesidades del usuario.
f) error tolerable: mientras menor sea el error que el auditor está dispuesto a acep-tar, mayor deberá ser el tamaño de la muestra.
3. Selección de la muestra.
La muestra se debe seleccionar con la expectativa de que todas las unidades de lapoblación tienen igual oportunidad de escogencia; obtenidos los elementos se procede a la aplicación de procedimientos de auditoría para cada uno, adecuados parael objetivo.
El auditor debe determinar los medios apropiados para seleccionar los elementos aexaminar para recopilar evidencia de auditoría; la decisión dependerá del juicio delauditor y de las circunstancias; la aplicación de cualquiera de los métodos que semencionan a continuación o una combinación de los mismos, puede ser lo indicadoen ciertos casos.
1. Seleccionar todos los elementos, examen del ciento por ciento: esto es adecuadocuando:
a) La población abarca un pequeño número de elementos de gran valor;
b) existe un riesgo significativo y otros medios que no proveen evidencia deauditoría suficiente y adecuada;
c) la naturaleza repetitiva del cálculo u otros procesos realizados automáticamentepor un sistema de información que hace que el examen del ciento por ciento searentable, utilizando técnicas de auditoría asistida por computadora; y
d) existan riesgos significativos y otros medios que no suministran evidencia deauditoría suficiente y adecuada.
2. Seleccionar elementos específicos: esto es adecuado para:
a) Elementos clave o de gran valor que pueden individualmente ser una repre-sentación errónea de importancia relativa;
b) casos en los que el auditor quiere abarcar todas las operaciones que están porencima de un determinado valor;
c) cualquier elemento o revelación de información acerca de los estados finan-cieros que sea inusual o sensitivo;
d) todo elemento que sea altamente susceptible a error material;
e) elementos que proporcionan información acerca de asuntos tales como natu-raleza de la entidad, naturaleza de las operaciones y del Control interno; y
f) elementos que permiten someter a prueba ciertas actividades de control.
El auditor, para seleccionar la muestra, podrá utilizar el método aleatorio, mediantegeneradores de números aleatorios ya sea Microsoft Excel u otra herramienta informática,en la plantilla P-D0001-13 Selección de la muestra mediante Microsoft Excel, se mues-tran los pasos a seguir.
3. Evaluación de los resultados del muestreo para los atributos de cumplimiento nomonetarios:
Los casos de incumplimiento identificados en una muestra son importantes ydeben evaluarse para ver si tienen un efecto directo y material sobre la materiacontrolada; el auditor debe evaluar la naturaleza, causa e impacto del incum-plimiento del muestreo aplicado para determinar si cada instancia es material oinmaterial, y llegar a una conclusión sobre el cumplimiento de la materia contro-lada con los criterios establecidos.
Al evaluar los resultados para formular una conclusión estadística sobre las prue-bas de cumplimiento, el auditor debe comparar la tasa de incumplimiento supe-rior con la tasa de incumplimiento tolerable.
Para determinar la tasa real de incumplimiento que se expresa en porciento, lafórmula es: el número real de incumplimientos entre el tamaño de muestra porcien; para calcular la tasa de incumplimiento superior, el auditor utiliza la tabla
de evaluación de resultado de las muestras estadísticas, esta no proporciona tasassuperiores de incumplimiento de la evaluación para todos los tamaños de mues-tra posibles o de instancias de incumplimiento identificadas; el auditor puedeusar el tamaño siguiente de muestra más pequeño para identificar la tasa de in-cumplimiento superior.
El cálculo de la tasa real de incumplimiento y de la tasa de incumplimientosuperior se ilustra en la P-D0001-14 Tabla de evaluación de resultados de lasmuestras estadísticas.
El auditor, para formular una opinión sobre el cálculo de las referidas tasas, debeconsiderar:
a) La tasa de incumplimiento superior se compara con la tasa tolerable de in-cumplimiento;
b) si la tasa de incumplimiento superior es mayor que la tasa tolerable de incum-plimiento, la materia controlada no cumple con los criterios;
c) si la tasa de incumplimiento superior es menor que la tasa tolerable de incum-plimiento, la materia controlada cumple con los criterios; y
d) el auditor debe considerar la materialidad de los problemas y la generaliza-ción del incumplimiento, y decidir sobre la opinión de la auditoría más apro-piada.
Si el auditor realiza un muestreo no estadístico intencional u opinático, elriesgo de muestreo puede no ser directamente medible; en ese caso, general-mente lo indicado es que el auditor concluya que los resultados de la muestrano respaldan un nivel aceptable de cumplimiento, si la tasa real de incumpli-miento excede la tasa esperada de incumplimiento utilizada en el diseño de lamuestra.
4. Evaluación de los resultados del muestreo por valor monetario del incumpli-miento:
Si la población de la muestra se basa en valores monetarios, el auditor puede evaluarlos resultados de la muestra para identificar el valor monetario del incumplimiento yluego proyectarlo a la población, considerando los dos enfoques comúnmente utilizados,para ello existen dos enfoques comúnmente utilizados, detallados como sigue:
En primer lugar, si el incumplimiento monetario es de ciento por ciento deerrores en una población de operaciones de tamaño similar, la tasa de incum-plimiento real puede utilizarse para la población monetaria en referencia, a losefectos de estimar el probable valor monetario del incumplimiento; en la planti-lla P-D0001-14 Tabla de evaluación de resultado de las muestras estadísticas,se ilustra el referido cálculo.
El segundo enfoque para proyectar los resultados en materia de cumplimiento deuna muestra para identificar el valor en pesos del incumplimiento en la poblacióntotal, es necesario calcular primero la tasa de incumplimiento identificada en lamuestra.
Para ello, el auditor considera el valor total del incumplimiento identificado en lasmuestras entre el valor monetario que arroja la muestra seleccionada, obteniendouna tasa de incumplimiento; del mismo modo se toma el valor monetario total dela población, es decir, el universo, y se le aplica la tasa de incumplimiento de-terminada, teniendo como resultando el valor monetario probable proyectado del
incumplimiento, el cual debe ser comparado con el umbral de la materialidad parallegar a la conclusión.
Auditorías financieras
1. Diseño de la muestra.
El auditor, para realizar el diseño, aplicará lo establecido en este procedimiento referidoal diseño de la muestra de auditoría; tendrá en cuenta el objetivo del procedimiento de au-ditoría y las características de la población de la que se extraerá la muestra, es decir, debeutilizar todo el conocimiento de la entidad y sobre la población, que le permitan diseñarprocedimientos adecuados.
Asimismo, al realizar el diseño de la muestra, el auditor teniendo en cuenta su expe-riencia y juicio profesional puede decidir excluir ciertos elementos que considere debenser analizados individual y no pasan a formar parte de la población, como partidas deimporte elevados, saldos cero o contrarios a su naturaleza.
2. Tamaño de la muestra.
La muestra debe ser suficiente de forma tal que permita reducir el riesgo de muestreo aun nivel aceptablemente bajo; para realizar la selección del tamaño de la muestra primerodebemos conocer lo siguiente:
a) Determinar factor de confianza: para un nivel de confianza del 95 por ciento sufactor de confianza es 3 y errores esperados 0.
b) Intervalo de muestreo: para determinar el intervalo de muestreo se aplica la si-guiente fórmula.
Intervalo de muestreo = Error tolerable ÷ Factor de confianza
El error tolerable a considerar debe ser el determinado en la fase de realización parael nuevo nivel de materialidad, plantilla P-0002-001 Nuevo nivel de materialidad, en lacolumna (14).
Conociendo la población a probar y el intervalo de muestreo, es decir las variables,podemos determinar el tamaño de muestra de una forma sencilla y práctica, como sigue:
Tamaño muestra = Población (valor) ÷ Intervalo muestreo
3. Selección de la muestra.
Para la selección de la muestra, el auditor, si está en presencia de una cuenta contabledebe considerar los débitos o créditos no así el saldo, recordar que todos los elementostienen la misma probabilidad de ser seleccionados, para ello podrá utilizar el método alea-torio mediante generadores de números aleatorios ya sea Microsoft Excel u otra herra-mienta informática; tener en cuenta a la hora de la selección, si el valor es cero, negativoo bajo no significativo, se debe sustituir por otro elemento, es decir volver a realizar laselección.
A cada elemento seleccionado se le aplica un procedimiento de auditoría; si el auditorno puede aplicar los procedimientos de auditoría diseñados o procedimientos alternativosadecuados a un elemento seleccionado, tratará dicho elemento como una incorreción.
Para la selección de la muestra, el auditor aplicará lo establecido en este procedimien-to, referido a la naturaleza y causa de los errores de incumplimiento, en específico paralas circunstancias excepcionales al determinar una anomalía donde el auditor debe tenerun alto grado de certeza de que no es representativa de la población y a la que aplicaráprocedimientos de auditoría adicionales para conseguir evidencia de auditoría suficientey apropiada, de que el error no afecta al resto de la población, debe quedar sustentado,puede utilizar la plantilla P-001-G06 Hoja de nota.
4. Extrapolación de las incorrecciones.
El auditor procede a extrapolar las incorrecciones encontradas al resto de la población,según su juicio profesional; es decir, realiza una conclusión razonable, nunca absolutaya que tendría que auditar el ciento por ciento, decide cómo las incorreciones detectadasafectan al resto de la población, lo que permite alcanzar conclusiones sobre esta.
5. Evaluación de los resultados del muestreo de auditoría.
El auditor procederá a evaluar los resultados de la muestra. Cuando la suma de la in-corrección extrapolada y, si procede, la incorrección anómala supera al error tolerable, lamuestra no proporciona una base razonable para alcanzar conclusiones sobre la poblaciónque ha sido comprobada. Cuanto más se aproxime la suma de la incorrección extrapoladay de la incorrección anómala al error tolerable, mayor será la probabilidad de que la inco-rrección existente en la población pueda superar al error tolerable.
Asimismo, si la incorrección extrapolada es mayor que el error esperado utilizadopor el auditor para determinar el tamaño de la muestra, este puede concluir que existe unriesgo de muestreo, por lo que se debe considerar la necesidad de decidir si los erroresidentificados requieren más muestreo y pruebas adicionales.
Además, considera la naturaleza y causas de los errores: el efecto directo de los erroresidentificados sobre los estados financieros debe ser considerado por el auditor en la eva-luación de los resultados; cabe la posibilidad de que los errores tengan una característicao tendencia común, en cuyo caso el auditor puede decidir identificar todos los elementosde la población que tienen ese rasgo común y extender los procedimientos de auditoríaen ese estrato; es posible también que tales errores sean intencionales e indiquen la posi-bilidad de fraude.
El auditor al concluir este procedimiento debe documentar el muestreo seleccionadoen los papeles de trabajo y todos los elementos que considere de interés, para ello utilizala plantilla P-001-G06 Hoja de nota.
III. Revisar los papeles de trabajo.
El auditor jefe de grupo revisa todos los papeles de trabajo elaborados por los auditoresy deja las marcas correspondientes en cada uno de ellos; cuando lo considera utiliza laplantilla P-G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0001-09 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0001 | Planeación de la auditoría | | Tarea | 09 | Elaborar el programa deauditoría o matriz de planea-ción |
Objetivo de la tarea
Elaborar el programa de auditoría o matriz de planeación.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Auditoría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Elaborar el programa deauditoría | P-0001-12 Programa de auditoríaP-D0001-03 Aspectos generales para la elaboracióndel programa de auditoría financieraP-D0001-04 Aspectos generales para la elaboracióndel programa de auditoría de desempeñoP-D0001-05 Aspectos generales para la elaboracióndel programa de auditoría fiscalP-D0001-06 Aspectos generales para la elaboracióndel programa de auditoría en temas ambientalesP-D0001-07 Aspectos generales para la elaboracióndel programa de auditoría a la implementación de losobjetivos de desarrollo sostenible (ODS)P-D0001-08 Aspectos generales para la elaboracióndel programa para realizar la auditoría con enfoquede procesosP-D0001-09 Aspectos generales para la elaboracióndel programa de auditoría en temas relacionados conlas tecnologías de la información y las comunicaciones | | II. | Elaborar matriz de planeación | P-0001-13 Matriz de planeación | | III. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
El programa de auditoría y la matriz de planeación son dos herramientas útiles paraque el auditor lleve a cabo su trabajo, constituyen un instrumento de apoyo para la elabo-ración del plan de trabajo general de la auditoría; el auditor utiliza la que considere máspráctica para su trabajo.
I. Elaborar el programa de auditoría.
El programa de auditoría le permite al auditor monitorear su trabajo y ponderar la rela-ción entre los objetivos y los procedimientos de auditoría, así como determinar la extensióny la oportunidad en que serán empleados.
Con la proyección de obtener evidencia suficiente y apropiada que la permita evaluar,y soporte las conclusiones y recomendaciones de la auditoría, el auditor prepara en la fasede planeación el programa de auditoría; puede modificarlo en la medida en que se ejecuteel trabajo, y para ello toma en consideración las características de las situaciones que sevayan encontrando.
El programa debe confeccionarse acorde con el tema, actividad a auditar, muestra se-leccionada, y tener en cuenta la conformación del grupo de auditoría.
Propósitos del programa de auditoría:
1. Disponer de un esquema de trabajo que le permita al auditor desarrollar sus tareasde manera coherente y sistemática.
2. Documentar la relación lógica entre los objetivos y los procedimientos de la audi-toría.
3. Plasmar los criterios que se emplearán en la evaluación específica.
4. Garantizar el cumplimiento de las normas de auditoría.
5. Proporcionar evidencia sobre el debido cuidado y ejercicio del juicio profesional enla planeación, realización y elaboración del informe de la auditoría.
El programa de auditoría debe incluir:
1. Objetivo general y específicos, relacionados con los propósitos de la auditoría.
2. Descripción del alcance de las operaciones sujetas a examen y del período que abar-cará su comprobación.
3. Fuentes de criterio: de dónde emanan los criterios de auditoría; es decir, las dispo-siciones normativas aplicables.
4. Criterios, puntos de referencia o parámetros utilizados para evaluar la materia con-trolada de manera consistente y razonable; son el deber ser de lo que se evalúa,forma o manera cierta de cómo deben ser las cosas y el referente para evaluar lacondición actual. En la determinación de los criterios es esencial que el auditoraplique su juicio profesional.
5. Técnicas de auditoría: para obtener evidencia relacionada con el cumplimiento delos criterios de auditoría.
6. Descripción de los procedimientos de auditoría: los pasos específicos que desarrollael auditor para recopilar evidencia y soportar hallazgos, se deben llevar a cabo enforma sistemática y razonable para lograr el objetivo planteado; deben ser suficien-tes para evaluar los riesgos de incumplimiento en relación con los diversos criteriosde auditoría.
La descripción de los procedimientos de auditoría se realiza teniendo en cuenta:
a) Asegurar la claridad del procedimiento de auditoría: el procedimiento debe espe-cificar lo que necesita ser verificado;
b) mencionar la razón para realizar el procedimiento de auditoría: identificar larazón para llevar a cabo un procedimiento de auditoría;
c) ¿cuál es la aseveración que está siendo sometida a prueba?: los procedimientosde auditoría examinan las aseveraciones hechas por el sujeto auditado; es impor-tante que el auditor entienda cuál es la aseveración a comprobar antes de iniciarel diseño de un procedimiento de auditoría;
d) terminología específica utilizada en el diseño de los procedimientos de auditoría: térmi-nos relativos a la auditoría tales como conciliar, totalizar, comparar; y
e) la información requerida y la fuente de información (documentación).
Para la confección del programa de la auditoría se debe utilizar la plantillaP-0001-12 Programa de auditoría.
A continuación se muestran plantillas de documentos que el auditor puede consultardurante la elaboración del programa de auditoría, que puede combinar en corresponden-cia con su objetivo:
P-D0001-03 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoría finan-ciera.
P-D0001-04 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoría dedesempeño.
P-D0001-05 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoría fiscal.
P-D0001-06 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoría entemas ambientales.
P-D0001-07 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoría a laimplementación de los objetivos de desarrollo sostenible (ODS).
P-D0001-08 Aspectos generales para la elaboración del programa para realizar laauditoría con enfoque de procesos.
P-D0001-09 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoría entemas relacionados con las tecnologías de la información y las comunicaciones.
II. Elaborar matriz de planeación.
La matriz de planeación es otra herramienta, con la cual el auditor puede determinarqué auditar y cómo hacerlo; proporciona una estructura para los componentes básicos dela planeación y en ella se describen brevemente los requisitos y procedimientos necesa-rios para desarrollar los objetivos de la auditoría y para hacer evaluaciones conforme alos criterios establecidos.
La matriz de planeación logra que la planeación de la auditoría sea sistemática y diri-gida, facilita la comunicación de las decisiones sobre la metodología y ayuda en la ejecu-ción de los trabajos en el terreno; se trata de un instrumento flexible y su contenido puedeser actualizado o modificado a medida que el trabajo avanza.
Principales objetivos de la matriz de planeación:
1. Establecer una relación clara entre los objetivos, la metodología y ejecución de laauditoría.
2. Identificar y documentar los procedimientos que se deben realizar, facilitando larevisión y supervisión de la auditoría.
Para elaborar la matriz de planeación, el auditor primero debe establecer y definir laspreguntas de la auditoría sobre la base de los objetivos, el enfoque y los riesgos de auditoría.
Las preguntas deben ser complementarias y excluyentes entre sí; la mejor forma deestablecer las preguntas es presentarlas como una pirámide, en la que se realiza una solapregunta principal con un número limitado de subpreguntas que, centradas en un solotema, ayuden a darle respuesta al objetivo de la auditoría; la pregunta principal debe res-ponder al objetivo general, las subpreguntas a los objetivos específicos.
Las preguntas deben ser estructuradas para dar una respuesta afirmativa o negativa; la res-puesta debe estar lo suficientemente respaldada y, por lo tanto, brindará la situación encontra-da con la evidencia necesaria para sostener las conclusiones a las cuales llega el auditor.
La matriz de planeación debe incluir:
1. Fuentes de criterio: de dónde emanan los criterios de auditoría; es decir, las dispo-siciones normativas aplicables.
2. Criterios: puntos de referencia o parámetros utilizados para evaluar la materia con-trolada de manera consistente y razonable; son el deber ser de lo que se evalúa,forma o manera cierta de cómo deben ser las cosas y el referente para evaluar lacondición actual; en la determinación de los criterios es esencial que el auditor apli-que su juicio profesional.
3. Información requerida: el auditor debe pensar acerca de la información que le seráútil y necesaria para responder la pregunta y verificar que el sujeto auditado estácumpliendo con el criterio establecido.
4. Fuentes de información: aquellas de las que se puede extraer, solicitar o consultarla información requerida, cuidando que sean fuentes confiables, tales como docu-mentación legal, normas, actas de reuniones, conceptos, sistemas de información,bases de datos, organigramas y manuales de procedimientos; es importante que elauditor determine el grado de confiabilidad y credibilidad de la información quepodría obtener.
5. Procedimiento para la recopilación de datos: existen diferentes técnicas y herra-mientas para que el auditor logre responder a sus preguntas y establecer la situaciónactual o circunstancias que rodean a la entidad, área, tema; cada auditor podrá uti-lizar las técnicas que mejor se adapten a cada caso en particular, entre ellas, cues-tionarios, encuestas, entrevistas, observaciones, recorridos, auditorías anteriores,estudio de documentos escritos, revisión de informes y rendición de cuenta.
6. Procedimiento de análisis de datos: es la forma en que se deben organizar los datosrecolectados para su análisis para poder responder a las preguntas planteadas.
7. Limitaciones: se refiere a las limitaciones que el auditor considera que pueden darsepara dar respuesta a las preguntas y subpreguntas de auditoría formuladas.
8. Qué nos permitirá decir el análisis: aquí se establecen con precisión los resultadoso conclusiones que pueden alcanzarse con el desarrollo de los procedimientos de re-colección y análisis de datos, que permitan concluir o dar respuesta a las preguntasplanteadas.
Para elaborar la matriz de planeación, el auditor utiliza la plantilla P-0001-13 Matrizde planeación.
III. Revisar los papeles de trabajo.
El auditor jefe de grupo revisa todos los papeles de trabajo elaborados por los auditoresy deja las marcas correspondientes en cada uno de ellos; cuando lo considera utiliza laplantilla P-G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0001-10 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0001 | Planeación de la auditoría | | Tarea | 10 | Plan de trabajo general y Plan de trabajo individual |
Objetivo de la tarea
Establecer las pautas para elaborar el Plan de trabajo general de la auditoría y el Plande trabajo individual del auditor.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Auditoría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Elaborar el Plan de trabajogeneral de la auditoría | P-0001-14 Plan de trabajo general | | II. | Elaborar el Plan de trabajoindividual | P-0001-15 Plan de trabajo individual | | III. | Reunión de notificación par-cial con el sujeto auditado | P-001-G-08 Acta de información de los resultados dela acción de prevención y control | | III. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
I. Elaborar el Plan de trabajo general de la auditoría.
El Plan de trabajo general de la auditoría se elabora teniendo en cuenta el análisis delas actividades realizadas en la fase de planeación, en su confección se incluyen:
1. Temas a auditar: se relacionan los temas objetos de examen, los cuales se debenidentificar con una sigla predeterminada por el jefe de grupo, la que sirve de basepara la enumeración de los papeles de trabajo en la realización de la auditoría; debeexistir correspondencia entre ambos elementos.
2. Por cada tema objeto de examen se deben desglosar de manera clara y precisa lastareas a ejecutar de forma individual por cada auditor, hasta la elaboración del resu-men del tema.
3. Revisión de los papeles de trabajo de los auditores por parte del jefe de grupo.
4. Supervisión en todas las fases de la auditoría.
5. Notificación de los resultados parciales.
6. Elaboración del borrador del informe de la auditoría.
7. Presentación a la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad, que corres-ponda, del borrador del informe de la auditoría y del informe especial, de proceder.
8. Corrección de las no conformidades señaladas en el acta de supervisión superior.
9. Elaboración del informe de la auditoría.
10. Notificación final al Consejo de Dirección y a los trabajadores.
11. Otros aspectos que se consideren necesarios.
El Plan de trabajo general de la auditoría se elabora por el jefe de grupo y se apruebapor el supervisor o funcionario designado; en el caso del auditor interno de base, lo aprue-ba su jefe inmediato superior.
Para su elaboración se utiliza la plantilla P-0001-14 Plan de trabajo general; se emiteen original, con tinta o bolígrafo, y se archiva en el Expediente de la auditoría.
II. Elaborar el Plan de trabajo individual.
El Plan de trabajo individual lo confeccionan el supervisor, el jefe de grupo, auditor yexperto que participan en la auditoría.
En el Plan de trabajo individual se recogen todas las tareas a cumplir en el período deun mes, utilizando el modelo y término establecido para su aprobación en la legislaciónvigente.
La base para la confección del Plan de trabajo individual lo constituye el Plan anualde actividades, el Plan de trabajo mensual de la organización y el Plan de trabajo general dela auditoría, así como las tareas propias de la auditoría y otras que determine el jefe inme-diato superior.
El Plan de trabajo individual se revisa y aprueba por:
1. El jefe inmediato superior de la unidad organizativa de auditoría o funcionario de-signado, al supervisor y al jefe de grupo.
2. El jefe de grupo, al auditor y experto.
3. El jefe inmediato superior, al auditor interno de base.
El control, actualización y cumplimiento del Plan de trabajo individual es responsabili-dad personal; al cierre de cada mes se realiza el análisis cualitativo y cuantitativo de este,de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.
Para su confección se utiliza la plantilla P-0001-15 Plan de trabajo individual.
III. Reunión de notificación parcial con el sujeto auditado.
Al concluir la fase de planeación, de ser necesario, se realiza una reunión de notifi-cación parcial con el sujeto auditado para actualizar los objetivos, criterio, alcance de laauditoría, precisar información que se requiere para elaborar el borrador del informe dela auditoría en las secciones de encabezamiento e introducción, así como cualquier otrainformación de interés.
Si en esta fase se detecta un presunto hecho delictivo y de corrupción en el ámbito de lagestión administrativa o la auditoría se realiza por solicitud de las autoridades competentes,el auditor no brinda información que pueda afectar sus resultados, siempre se cumple conla aprobación expresa del jefe de la unidad organizativa de auditoría, previa consulta con elórgano de control.
En la reunión parcial con el sujeto auditado participa el auditor supervisor, el jefe degrupo y los auditores que se relacionan con el tema objeto de análisis; de considerarsetambién participa el jefe de la unidad organizativa de auditoría o funcionario designado.
Se utiliza la plantilla P-001-G08 Acta de información de los resultados de la acción deprevención y control.
IV. Revisar los papeles de trabajo.
El auditor jefe de grupo revisa todos los papeles de trabajo elaborados por los auditores y dejalas marcas correspondientes en cada uno de ellos; cuando lo considera utiliza la plantillaP-G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0002 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0002 | Realización de la auditoría | | Tarea | Capítulo I | Preámbulo |
Preámbulo
Una vez determinada la materia controlada, los criterios, el alcance, la estrategia deauditoría y el Plan de trabajo general de la auditoría, el auditor pasa a la fase de realiza-ción de la auditoría y sobre la base de los procedimientos de auditoría identificados en laplaneación, reúne y evalúa la evidencia de auditoría.
En la fase de realización de la auditoría se explican las consideraciones claves quedebe tener en cuenta el auditor al recopilar la evidencia de auditoría y evaluarla.
La evidencia de auditoría es la información utilizada por el auditor para llegar a con-clusiones; por lo regular, el auditor no examina toda la información disponible; general-mente, puede llegar a conclusiones y opiniones mediante el muestreo y otros medios deselección para la prueba.
Durante la planeación de la auditoría, el auditor identifica los riesgos y los tiene encuenta mientras comienza a recopilar evidencia de auditoría; con frecuencia el auditornecesita combinar y comparar evidencia procedente de diferentes fuentes para cumplircon los requisitos de la cantidad y la calidad de la evidencia; la naturaleza y las fuentes dela evidencia necesarias están determinadas por el nivel de aseguramiento razonable, loscriterios, la materialidad, la materia controlada y el alcance de la auditoría.
El auditor diseña y aplica los procedimientos de auditoría adecuados para obtenerevidencia de auditoría suficiente y apropiada; es necesario ejercer el juicio profesionaly el escepticismo al momento de examinar la cantidad y la calidad de la evidencia, enparticular al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos deauditoría que se aplicarán.
La evidencia suficiente se refiere a la medida de la cantidad de evidencia para persua-dir a una persona conocedora de que los resultados son razonables.
Suficiencia de la evidencia de auditoría: la suficiencia es una medida en cuanto a la can-tidad de evidencia que es necesaria para sustentar los resultados, hallazgos y conclusionesde la auditoría; la cantidad de evidencia que se requiere debe tener en cuenta el riesgode auditoría; a mayor riesgo, mayor será la probabilidad de necesitar más evidencia, ypor la calidad de dicha evidencia, a mayor calidad, menor será la evidencia requerida; noobstante, obtener únicamente más evidencia no compensa la mala calidad de la misma.
El juicio profesional del auditor sobre lo que constituye evidencia, suficiente y apro-piada, está influenciado por factores como:
1. Importancia de un posible incumplimiento y probabilidad de que tenga un efectomaterial en la información acerca de la materia controlada individualmente consi-derada o cuando se une con otros incumplimientos.
2. Eficacia de las respuestas de la parte responsable para abordar el riesgo de incum-plimiento.
3. Experiencia adquirida durante auditorías previas con respecto a posibles incumpli-mientos similares.
4. Resultados de los procedimientos de auditoría realizados, incluyendo la verifica-ción de si tales procedimientos identificaron incumplimientos específicos.
5. Fuente y confiabilidad de la información disponible.
6. Evidencia convincente e irrefutable.
7. Conocimiento y comprensión de la parte responsable y su entorno.
Adecuación de la evidencia de auditoría: la adecuación es una medición de la calidadde la evidencia de auditoría; comprende relevancia, validez y confiabilidad en correspon-dencia con lo expresado en las Normas Cubanas de Auditoría.
Dentro de las labores propias de la fase de realización de la auditoría, se aplican laspruebas programadas, para lo cual el auditor diseña los papeles de trabajo y demás do-cumentos que se requieran, con el fin de sustentar la evidencia obtenida, lo cual soportalos resultados, hallazgos y las conclusiones, que a su vez sirven de base para elaborar elborrador del informe.
Aseguramiento y control de calidad: durante la fase de realización de la auditoría, eljefe de grupo revisa sistemáticamente el trabajo elaborado por el auditor; la supervisiónen esta fase es imprescindible para asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestosde acuerdo con el procedimiento H-001-G02 Aseguramiento y control de calidad.
Documentación de la auditoría: al concluir la fase de realización de la auditoría debequedar organizada la documentación recibida y elaborada, en el Expediente de la audito-ría; además de cumplimentar lo referido a la comunicación, teniendo en cuenta el proce-dimiento H-001-G01 Documentación y comunicación de la auditoría.
En la fase de realización de la auditoría la secuencia de tareas es la siguiente:
| Herramientas | Tareas | | - | - | | H-001-0002-01 | Recolección de evidencia de la auditoría | | H-001-0002-02 | Evaluación de la evidencia de la auditoría |
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0002-01 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0002 | Realización de la auditoría | | Tarea | 01 | Recolección de evidencia dela auditoría |
Objetivo de la tarea
Proporcionar al auditor pautas para recopilar la evidencia de la auditoría.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Audi-toría.
Tareas y descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Recolección de evidencia deauditoría | | II. | Realización de los procedi-mientos de auditoría | P-0002-01 Carta de presentación para la confirma-ción externaP-0002-02 Acta de confirmación externaP-0002-03 Carta de solicitud de confirmación externaP-0002-04 Carta de respuesta a la solicitud de confir-mación externaP-D0002-01 Procedimientos analíticosP-D0002-02 Comprobación de la razonabilidad delas cuentas | | III. | Escepticismo profesional yjuicio profesional al recopilarevidencia de auditoría | | IV. | Análisis del incumplimientocomo indicativo de presuntohecho delictivo o de co-rrupción en el ámbito de lagestión administrativa | | IV. | Determinar daños y perjui-cios económicos | P-0002-07 Identificación y cuantificación de losdaños y perjuicios económicos | | V. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
I. Recolección de evidencia de auditoría.
La obtención de evidencia de auditoría, suficiente y apropiada, es un proceso sistémico eiterativo que tiene en cuenta:
1. Recopilar la evidencia mediante la aplicación de procedimientos de auditoría ade-cuados, conforme a lo planificado.
2. Valorar la evidencia obtenida en cuanto a su cantidad y calidad.
3. Reevaluar el riesgo y reunir evidencia adicional, de ser necesario.
En la medida en que el auditor ejecuta los procedimientos de auditoría planificados,la evidencia de auditoría obtenida puede llevarle a modificar la naturaleza, oportunidado alcance de otros procedimientos de auditoría planeados; en ese sentido, puede llegar amanos del auditor información que difiere significativamente de la información sobre lacual se basaron las evaluaciones de riesgos al principio de la auditoría; en tales circuns-tancias, el auditor debe volver a evaluar los procedimientos de auditoría planificados.
Antes de recopilar la evidencia, el auditor debe decidir qué tipo de evidencia debe re-copilar, cuál le será más útil, cuál apoyará mejor los temas sujetos a examen y sustenta losresultados, hallazgos y conclusiones incorporados en los informes de la auditoría.
Toda la evidencia relevante para los objetivos y alcance de la auditoría recopiladadurante el proceso de auditoría debe quedar documentada en los papeles de trabajo, parasustentar los resultados, hallazgos y conclusiones.
II. Realización de los procedimientos de auditoría.
El auditor debe seleccionar una combinación de técnicas de auditoría para poder llegar auna conclusión con un nivel de aseguramiento razonable.
La evidencia se puede obtener, en la fase de realización de la auditoría, mediante laaplicación de una variedad de técnicas como la observación, la inspección, la indagación yla confirmación externa; el auditor debe emitir un juicio sobre qué método será adecuada-mente confiable para obtener evidencia de auditoría, y debe equilibrar la confiabilidad dela evidencia con el costo que implica obtenerla.
Técnicas de recolección de evidencia:
1. La observación: implica mirar un proceso o procedimiento que otros realizan; pro-porciona evidencia de auditoría acerca del funcionamiento de un proceso o activi-dad, pero está limitada al momento en que se efectúa la observación y al hecho deque el acto de ser observado puede afectar la forma en que se realiza el proceso oactividad.
2. La inspección: relacionada con el examen de libros, registros o documentos, inter-nos o externos, ya sean impresos, en formato electrónico o mediante una revisiónfísica; el auditor examina la confiabilidad de cualquier documento inspeccionado ypermanece consciente del riesgo de fraude y la posibilidad de que los documentosinspeccionados no sean auténticos.
3. La indagación: comprende la búsqueda de información de personas relevantes, tan-to dentro como fuera del sujeto a auditar; dependiendo de la materia controlada ydel alcance, el uso de entrevistas y cuestionarios únicamente no aportará evidenciasuficiente y apropiada en la mayoría de los casos; otro método importante de reco-pilación de evidencia a considerar es la documentación escrita del sujeto auditado;por lo regular, la indagación se utiliza de forma amplia a lo largo de una auditoría,y complementa otros procedimientos de auditoría.
4. La confirmación externa: es la evidencia de auditoría que se obtiene como una res-puesta escrita directa de un tercero, en papel, en medio electrónico u otro soporte,sobre cualquier tipo de información que sustente la opinión del auditor.
Las confirmaciones más usuales son las correspondientes a los saldos de cuentas porpagar, prestamos o cuentas por cobrar; también pueden usarse para confirmar los términosde acuerdos, contratos o transacciones entre las partes; es importante la confirmación de
la veracidad de las compras y ventas efectuadas para determinar el destino final de losproductos y mercancías.
El auditor debe evaluar si los resultados de la confirmación externa proporcionan evi-dencia de auditoría suficiente y apropiada, o si es necesaria mayor evidencia de auditoría;cuando el auditor determina que la confirmación realizada no es fiable, debe evaluar lasimplicaciones sobre la evaluación de los riesgos significativos, la naturaleza, oportunidady alcance de otras evidencias de auditoría; la evidencia que se obtenga a través de la con-firmación o consulta, debe documentarse adecuadamente con la descripción de las partesinvolucradas y los aspectos tratados.
En dependencia de las circunstancias de la auditoría, la evidencia en forma de con-firmación externa que recibe el auditor puede ser más fiable que la evidencia generadainternamente por el sujeto a auditar.
Métodos para obtener evidencia de auditoría por confirmación:
4.1. Personarse en el lugar interesado.
a) El auditor que ejecuta la auditoría utiliza la plantilla P-0002-02 Acta de confir-mación externa;
b) si se persona otro auditor del propio sistema de la unidad organizativa que eje-cuta la auditoría, entonces utiliza la plantilla P-0002-03 Carta de solicitud deconfirmación externa.
4.2. Mediante otra vía de solicitud, por correo electrónico u ordinario.
Variantes de confirmación
a) El auditor detalla la información para corroborar su coincidencia con el confir-mante;
b) el auditor realiza una solicitud en la que el confirmante es quien revela la infor-mación que posee del asunto a verificar.
El jefe de la unidad organizativa de auditoría o quien este designe, elabora la Cartade presentación para la confirmación externa, la que es presentada por el auditor ante elmáximo dirigente de la entidad al iniciar la confirmación; en ese momento coordina lainformación de los resultados al concluir el trabajo, siempre que no afecte la auditoría enejecución; en correspondencia con la complejidad y características del trabajo a realizar,se determina la cantidad de auditores actuantes; para ello utiliza la plantilla: P-0002-01 Carta de presentación para la confirmación externa.
Cuando el auditor solicita la documentación necesaria para dar cumplimiento al ob-jetivo de la confirmación externa, utiliza la plantilla P-0002-02 Acta de confirmaciónexterna.
Además, las evidencias recopiladas se plasman en los papeles de trabajo y plantillasque se establecen para el desarrollo de la auditoría, todos los documentos revisados debenposeer el cuño y firma del auditor; de no tener cuño, se refleja la firma y fecha.
Cuando el auditor no se persona directamente para realizar la confirmación, se reco-mienda utilizar la variante b); el uso de esa variante puede dar como resultado tasas derespuestas más bajas, porque se requiere de un esfuerzo adicional por parte de los consul-tados; el auditor informa a la máxima autoridad de la entidad confirmante las solicitudesde confirmación.
Ante la negativa de la máxima autoridad de la entidad confirmante de permitir que elauditor realice una confirmación, este debe investigar las causas y sus implicaciones; deser necesario debe comunicar a la unidad organizativa de auditoría a la que se subordina ya la Contraloría General de la República, a fin de analizar y determinar el proceder.
Para solicitar confirmación externa en correspondencia con el método 4.1, inciso b), sedebe coordinar entre los jefes de las unidades organizativas de auditoría que intervienenen la misma.
El jefe de la unidad organizativa de auditoría que recibe la Carta de solicitud de con-firmación externa y los documentos que correspondan, cumplimenta lo establecido eneste procedimiento; posterior a la revisión del trabajo realizado, informa por escrito losresultados de la misma a la unidad organizativa que la interesó; para ello utiliza la plan-tilla P-0002-04 Carta de respuesta a la solicitud de confirmación externa, y anexa la do-cumentación que corresponda incluyendo las plantillas P-0002-01 Carta de presentaciónpara la confirmación externa y P-0002-02 Acta de confirmación externa elaboradas paraacometer la tarea por el auditor designado.
1. La repetición del desempeño: implica efectuar, de forma independiente, los mismosprocedimientos ya realizados por el sujeto auditado, controles que originalmentese llevaron a cabo como parte del Control interno de la entidad; la repetición deldesempeño puede llevarse a cabo de forma manual o mediante técnicas de auditoríaasistidas por computadora; cuando se trata de asuntos muy técnicos, puede ser ne-cesario recurrir a un experto.
2. La repetición del cálculo: consiste en verificar la exactitud matemática de los docu-mentos o registros; la repetición del cálculo se puede realizar de manera manual oelectrónica.
3. Los procedimientos analíticos: se pueden usar como parte del análisis de riesgos yal momento de recopilar evidencia de auditoría; la evidencia de auditoría se puederecabar al comparar datos, investigar fluctuaciones o identificar relaciones que pa-recen inconsistentes con lo que se esperaba, basado en datos históricos o en la ex-periencia del auditor; los procedimientos analíticos nunca deben ser la única técnicautilizada.
Los procedimientos analíticos requieren de la fiabilidad de los datos, ya sean inter-nos o externos, y pueden realizarse en términos de unidades monetarias, cantidadesfísicas, índices o porcentajes.
Categorías de procedimientos analíticos:
a) Pruebas de razonabilidad: se realizan para estimar un monto, como puede ser elsaldo de una cuenta u operación;
b) pruebas de tendencias: se utilizan para hacer un análisis de los cambios en elsaldo de una cuenta u operación entre el período actual con otros períodos; per-miten calcular el monto que se espera para el año actual sobre la base de lastendencias anteriores; y
c) pruebas de relaciones: se utilizan para el análisis de la relación entre saldos dediferentes cuentas, una clase de transacción y un saldo de cuenta y los datos fi-nancieros con los de operación.
Para una mayor preparación, el auditor puede consultar las plantillas P-D0002-01 Pro-cedimientos analíticos y P-D0002-02 Comprobación de la razonabilidad de las cuentas.
Tipos de procedimientos analíticos:
a) La comparación de información del período actual con información similar de pe-ríodos anteriores; por ejemplo, el análisis de los saldos de las cuentas del año actualcon respecto al año anterior para determinar las desviaciones;
b) incluye además calcular las razones financieras y las relaciones porcentuales entrepartidas de los estados financieros y compararlas con el año anterior; varias de las
razones financieras son las mismas que se calculan para comparar el sujeto a auditarcon otra entidad de la misma rama o sector;
c) la comparación de información con los presupuestos y planes del período actual, endependencia de lo regulado por el organismo rector de esta actividad;
d) antes de utilizar los datos presupuestados elaborados por el sujeto a auditar, se debeevaluar primero si fueron establecidos sobre bases reales, y luego compararlos conlos resultados operacionales y financieros, como pueden ser planes de negocios,reportes de producción, entre otros, a fin de detectar desviaciones significativas;
e) el estudio de las relaciones entre la información financiera con la información nofinanciera; es decir, gastos de nómina comparados con los cambios en la cantidadpromedio de trabajadores;
f) la comparación de información con información similar dentro del sujeto a auditar;
g) la comparación de información con información similar del sector en el que operala organización.
Las técnicas de recolección de evidencia o combinaciones de las mismas, pueden uti-lizarse para pruebas de control o pruebas sustantivas:
Pruebas de control: implican someter a prueba los controles que la entidad ha imple-mentado para reducir el riesgo de incumplimiento o el riesgo de que la información dela materia controlada sea materialmente incorrecta; estas pruebas se llevan a cabo a dosniveles: primero, la evaluación del diseño e implementación de controles para determinarsi los controles relevantes han sido diseñados e implementados; y segundo, las pruebas delos controles para examinar si funcionan eficazmente.
El objetivo de la realización de pruebas de control es evaluar si los controles funcionaronde manera eficaz y continua durante el período bajo revisión; de confirmar las pruebas quelos controles han estado operando de manera continua y efectiva durante todo el período su-jeto a revisión, se puede confiar en estos controles y se pueden realizar pruebas sustantivasmínimas; si, por el contrario, se descubre que estos controles no han funcionado de maneracontinua y eficaz durante todo el período bajo revisión, el auditor debe volver a evaluar elenfoque de auditoría y aumentar el alcance de las pruebas sustantivas a llevar a cabo.
Pruebas sustantivas: son pruebas de detalle, implican el examen de operaciones o ac-tividades detalladas con respecto a los criterios de auditoría; se trata de procedimientosde auditoría que se deben aplicar para confirmar la efectividad del funcionamiento de lagestión, con el fin de recopilar evidencias relacionadas con el objeto de la auditoría; seaplican posterior o simultáneamente a las pruebas de los controles.
Los procedimientos sustantivos se diseñaron durante la fase de planeación para res-ponder a la evaluación de riesgos; su objetivo es obtener evidencia de auditoría paradetectar el incumplimiento; sin embargo, independientemente del riesgo evaluado y delnivel de confianza, el auditor debe diseñar y aplicar procedimientos sustantivos, entre losque se encuentran: cálculos, repetición del desempeño, inspección, indagación, confirma-ción externa y observación.
El auditor debe realizar las pruebas de detalles, tal y como se diseñaron en la fase deplaneación, a menos que la evaluación de los resultados de las pruebas de control exijaque se reconsidere la naturaleza, oportunidad o alcance de las pruebas diseñadas.
III. Escepticismo profesional y juicio profesional al recopilar evidencia de auditoría.
El proceso de recopilación de pruebas continúa hasta que el auditor tenga confianzasuficiente de que existe evidencia suficiente y apropiada para garantizar el nivel de asegu-ramiento que sirve de respaldo para la conclusión del auditor.
El auditor debe mantener el escepticismo profesional durante toda la auditoría paraminimizar los siguientes riesgos:
1. Pasar por alto las circunstancias inusuales.
2. Generalizar, en exceso, al extraer conclusiones de las observaciones.
3. Usar supuestos inapropiados para determinar la naturaleza, tiempo y alcance de losprocedimientos y al evaluar los resultados de los mismos.
El uso del escepticismo profesional al momento de evaluar la evidencia recopilada porel auditor incluye cuestionar la evidencia inconsistente, así como la confiabilidad de losdocumentos y las respuestas a las preguntas; también abarca la consideración de la sufi-ciencia y adecuación de la evidencia obtenida, a la luz de las circunstancias.
No se espera que el auditor ignore la experiencia pasada, ni la honestidad e integridadde quienes proporcionan evidencia; no obstante, considerar que aquellos que proporcio-nan evidencia son honestos y tienen integridad, no libera al auditor de la necesidad demantener el escepticismo profesional durante toda la auditoría.
El juicio profesional se aplica en la interpretación de los requisitos éticos y las normasrelevantes de auditoría, y en la toma de decisiones informadas y con conocimiento a lolargo del proceso de auditoría; el auditor aplica el juicio utilizando el entrenamiento, co-nocimiento y experiencia pertinentes para los hechos y circunstancias particulares.
La importancia del juicio profesional para determinar la materialidad y el riesgo esigualmente significativa al momento de tomar decisiones sobre:
1. La naturaleza y alcance de los procedimientos utilizados para cumplir con los requi-sitos de la evidencia.
2. Si se ha obtenido evidencia suficiente y apropiada, y en qué medida se necesita ha-cer más para alcanzar los objetivos generales de la auditoría.
3. Las conclusiones apropiadas a extraer sobre la base de la evidencia obtenida.
IV. Análisis del incumplimiento como indicativo de presunto hecho delictivo o de corrup-ción en el ámbito de la gestión administrativa.
Durante el curso de la auditoría, el auditor puede encontrarse con casos de incum-plimiento que pueden ser indicativos de fraude; aunque la detección del fraude no es elobjetivo principal de la auditoría, el auditor debe incluir factores de riesgo de fraude ensus evaluaciones de riesgo, y permanecer alerta ante cualquier indicación de fraude alrealizar su trabajo; cuando el auditor identifica presunto hecho delictivo o de corrupciónen el ámbito de la gestión administrativa debe ejercer el debido cuidado profesional ytomar las precauciones oportunas para cumplir con las Normas Cubanas de Auditoría ylo legislado al respecto.
Los factores que contribuyen al fraude incluyen:
1. Controles internos deficientes.
2. Omisión o invalidación de los controles internos por parte de la administración.
3. Complicidad entre empleados.
4. Complicidad entre empleados y terceros.
El auditor utiliza diferentes técnicas para reunir pruebas, como se explicó previamente;algunas de esas técnicas son también ampliamente utilizadas para identificar el fraude,como se explica a continuación.
Observación: el auditor puede observar hasta qué punto la administración y el perso-nal cumplen con las políticas, los procedimientos y los controles internos; la observaciónpuede revelar un entorno de control deficiente, incluida la falta de ética e integridad porparte de la alta dirección; esto implica un mayor riesgo de fraude para la entidad.
Inspección: el auditor puede examinar el registro de los asientos diarios que involucrangrandes cantidades redondeadas al cierre de la contabilidad o cerca de esa fecha.
Indagación: el auditor puede entrevistar a altos directivos o funcionarios clave y ob-servar aquellos cambios en la gestión y el comportamiento de los empleados que seanindicativos de engaño, corrupción, señales de alarma u otras situaciones anormales deindicio de fraude.
Procedimientos analíticos: el auditor compara la información financiera de un períodocon otro para identificar relaciones anormales de datos financieros; un aumento inespera-do en el gasto o los ingresos puede ser un signo de presunto hecho delictivo o de corrup-ción en el ámbito de la gestión administrativa.
El auditor debe ser consciente de cómo la administración del sujeto auditado respondea los hallazgos de auditoría y debe informar sobre ello; este es un indicador de la seriedadde la entidad hacia los problemas de cumplimiento.
Si la administración no le otorga la debida importancia a las irregularidades identifi-cadas, lo que se pone de manifiesto en los documentos por la falta de información conrelación a las acciones correctivas tomadas al respecto, el riesgo de fraude en un ambientede este tipo será mayor; el auditor debe estar alerta ante tales señales mientras lleva a cabola evaluación de riesgos en la auditoría.
En el supuesto de que al recopilar evidencia de auditoría el auditor se encuentre conpresunto hecho delictivo o de corrupción en el ámbito de la gestión administrativa, debeevaluar si la evidencia cumple con las normativas aplicables.
V. Determinar daños y perjuicios económicos.
A los efectos de su aplicación, se consideran daños económicos la consecuencia de laacción u omisión lesiva a los recursos materiales y financieros, cuya titularidad perteneceal Estado y a los fondos públicos; el auditor los identifica y cuantifica, siempre que seaposible.
Los perjuicios económicos constituyen los efectos provocados a los bienes o las ga-nancias por el incumplimiento por parte de la administración de sus obligaciones en ma-teria de gestión administrativa.
La identificación y cuantificación de los daños económicos se debe corresponder a loshallazgos detectados, en cumplimiento de los objetivos de las acciones de control que serealicen a las entidades los que, siempre que sea posible, deben partir de establecer la relaciónde causa-efecto entre el incumplimiento de la responsabilidad administrativa y la afectaciónpatrimonial, y especificar los importes provocados por fuerza mayor, caso fortuito o porla realización de un acto lícito con la debida diligencia; así como los referidos a losincumplimientos por responsabilidad administrativa, y de ellos, los correspondientes aun presunto hecho delictivo o de corrupción en el ámbito de la gestión administrativa,según proceda.
Para todos los casos se cuantifican los daños y perjuicios económicos, con indepen-dencia de que el análisis de las causas genere o no responsabilidad administrativa o penalque pudiera exigirse por los órganos competentes. El auditor debe verificar si la entidadaplicó la responsabilidad material según lo establecido, para lo cual debe confrontar el do-cumento legal donde conste la aplicación de la responsabilidad material; si está registradoel monto a resarcir, en una cuenta por cobrar diversa, ha sido cobrado o en su lugar seactuó en consecuencia con lo normado al respecto cuando el trabajador ya no se encuentreen la entidad, no se considera daño económico.
Los errores contables no se cuantifican como daño económico salvo que afecten alpatrimonio de la entidad.
Tanto en la actividad presupuestada, no presupuestada, la actividad empresarial comoen las otras formas de gestión no estatal, la determinación de los daños económicos enlo que corresponde a la definición de fondos públicos está referida a la no aportación alpresupuesto del Estado por concepto de ingresos tributarios y no tributarios una vez quese genera el hecho imponible, en la cuantía y el tiempo que estipula la Ley Tributaria, la Ley del Presupuesto y demás normativas aplicables.
Para la identificación y cuantificación de daños en la actividad presupuestada, el audi-tor debe tener en cuenta el nivel presupuestario en que se encuentra realizando la acciónde control, a saber: unidad presupuestada, presupuesto municipal, presupuesto provincial,presupuesto de la provincia, presupuesto de la Seguridad Social o Presupuesto Central.
Cuando exista ejecución de gastos que no excedan el límite aprobado y el auditorcompruebe que no se satisfizo el bien público con la calidad y oportunidad requerida, seconsidera un daño económico.
En la actividad no presupuestada, el auditor debe cuantificar el daño por el uso y desti-no de los financiamientos presupuestarios recibidos del Presupuesto del Estado.
En la actividad empresarial, el auditor debe cuantificar el daño a partir del análisis deeficiencia, para lo cual debe recalcular los gastos planificados en correspondencia con elnivel de actividad alcanzado y no contra las cifras absolutas aprobadas en el plan financiero;además, puede cuantificar un daño si excede el índice planificado, aunque se haya cumpli-do, incumplido o sobrecumplido el nivel de actividad.
Se considera daño económico en otras formas de gestión no estatal, cuando se presentaalgún incumplimiento en materia tributaria y contractual, entre otros, y por los daños quese ocasionen a los bienes y activos estatales arrendados.
En las conclusiones del informe se debe reflejar el monto total de los daños y perjuicioseconómicos, y desglosar los importes sin responsabilidad administrativa provocados porfuerza mayor, caso fortuito o por la realización de un acto lícito con la debida diligencia;así como los referidos a los incumplimientos por responsabilidad administrativa y, deellos, los correspondientes a presunto hecho delictivo o de corrupción en el ámbito de lagestión administrativa, según proceda; además, de forma general se debe realizar el aná-lisis de las causas y condiciones que propician las deficiencias.
El auditor elabora, según corresponda, las plantillas correspondientes, referidas a laidentificación y cuantificación de los daños y perjuicios económicos causados en la acti-vidad presupuestada; en la actividad empresarial; no presupuestada; el sector cooperativoagropecuario y no agropecuario, las sociedades mercantiles de capital ciento por cientocubano y con capital extranjero, y la de otras formas de gestión no estatal, teniendo es-pecial cuidado que la información no se duplique en el proceso de análisis, cuando noha sido obtenida de los registros contables o si, con anterioridad, ya fue identificado enuna acción de control como daño o perjuicio económico; para ello se utiliza la plantillaP-0002-07 Identificación y cuantificación de los daños y perjuicios económicos.
Las referidas plantillas se utilizan como papel de trabajo y anexo al informe de la auditoría,la que debe guardar relación con lo expuesto en las secciones de conclusiones y resultados.
Daños económicos causados a los fondos públicos
En la actividad presupuestada, no presupuestada, empresarial y otras formas de gestiónno estatal.
Ingresos del Presupuesto del Estado
1. La no aportación al Presupuesto del Estado, por concepto de ingresos tributarios y notributarios, una vez que se genera el hecho imponible, en la cuantía y el tiempo queestipula la Ley Tributaria, la Ley del Presupuesto y demás normativas aplicables.
Condicionado por:
a) Importe dejado de aportar al Presupuesto del Estado por los servicios que cobrala unidad presupuestada por la Incorrecta aplicación de precios y tarifas segúnproceda, por mala gestión de cobros o incumplimiento de los procedimientosestablecidos
b) Incumplimiento del aporte de las obligaciones tributarias y no tributarias unavez que se genere el hecho imponible, en la cuantía y fecha establecida según lanormativa aplicable o concedida como resultado del proceso de aplazamiento,sin actuación de la ONAT.
Para determinar si no se aporta la cuantía correspondiente, el auditor debe constatar,primero, que no existe evasión, es decir, si se han determinado las obligaciones encorrespondencia con los hechos económicos, que generan obligación tributaria y notributaria, y que se pone de manifiesto en la entidad, por la cuantía dejada de aportar,en segundo lugar, si no existe subdeclaración de la base imponible, o por no aplicar eltipo impositivo que corresponde según la normativa aplicable.
Para considerar el efecto que pueda tener el incumplimiento en la fecha establecida,el auditor debe tener en cuenta si la Oficina de Administración Tributaria actuó deconformidad con sus funciones y atribuciones, en caso contrario, es decir, de com-probar la no actuación de la ONAT, se cuantifica el daño por el importe del princi-pal, el cual debe ser determinado por el auditor, el que debe confirmar en la oficinacorrespondiente la existencia o no de dicha actuación.
Si la oficina de Administración Tributaria, en cumplimiento de la Ley Tributaria ysu Reglamento, concede un aplazamiento de pago al contribuyente en respuesta auna solicitud formulada por este antes del vencimiento del término voluntario, no secuantifica el principal como daño; de igual modo, de no exceder del total de gastosfinancieros planificados en la entidad, los intereses aplicados por el aplazamiento depago concedido, no se considera un daño económico.
Para las subdeclaraciones detectadas por los auditores, no constando la actuaciónde la oficina de Administración Tributaria que corresponda, se debe cuantificar laparte del principal que no fue correctamente calculada. El auditor propone al jefede la Unidad de Auditoría que notifique el hallazgo a la oficina de Administración Tributaria que corresponda para que actúe según compete.
Cuando se presuma evasión fiscal, o sea, se detecta que existe el hecho imponibley no se aporta el importe por el tributo correspondiente, se cuantifica el principalcomo daño económico y el auditor propone al jefe de la Unidad de Auditoría quenotifique el hallazgo a la oficina de Administración Tributaria que corresponda paraque actúe según compete.
a) No ingresar al Presupuesto del Estado cuando proceda, los salarios no reclamadospor los trabajadores, transcurridos los cientos ochenta (180) días después del pago.
Se cuantifica por el importe de los salarios que corresponden aportar.
b) No ingresar al Presupuesto del Estado cuando proceda, los importes correspon-dientes a la aplicación de la Responsabilidad Material por parte de la entidad oen su lugar dejar de aportar por mala aplicación de lo dispuesto.
Se cuantifica por el importe de lo que corresponda aportar según dispuesto en lasnormativas aplicables.
2. Multas por cobrar extemporáneas; canceladas y devueltas por la Oficina de Controly Cobro de Multas por errores.
Este aspecto solo procede en las acciones de control efectuadas a las Oficinas de Control y Cobro de Multas, en correspondencia con los objetivos y alcance de es-tas, teniendo en cuenta que por el incumplimiento de lo dispuesto se ha dejado deingresar al Presupuesto del Estado un determinado monto, que constituye un dañoeconómico.
3. Deuda tributaria prescrita.
4. Determinación y ejecución de devoluciones indebidas de Ingresos del Presupuestodel Estado, por incumplimiento de lo dispuesto en las normativas aplicables.
Constituye un daño económico cuando se comprueba que la oficina de Administra-ción Tributaria, así como las direcciones municipales o provinciales de Finanzas y Precios no cumplen lo dispuesto.
Daños económicos causados al patrimonio de las entidades estatales en el procesode la gestión administrativa
En la actividad presupuestada
Gastos del Presupuesto del Estado
1. Sobregiro de los créditos presupuestarios notificados o modificados por conceptode gastos corrientes, gastos de capital y demás partidas directivas, desagregadas enel periodo.
El auditor, al detectar el sobregiro, cuantifica un daño económico al resultado delnivel presupuestario que corresponda, equivalente al mismo, y perjuicio a la dispo-nibilidad de recursos en la Tesorería.
2. Uso indebido de los créditos presupuestarios notificados como indicadores directi-vos o de destino específico.
El auditor, al detectar el uso indebido, cuantifica un daño económico al resultadopresupuestario equivalente al mismo, e identifica si procede, el perjuicio por lo de-jado de ejecutar asociado al destino específico aprobado. Se deben cuantificar conindependencia de que no se encuentre sobregirado el presupuesto notificado.
En este aspecto es importante tener presente además el comportamiento de las trans-ferencias aprobadas asignar a la actividad no presupuestada; de comprobarse que seasignaron sin la debida sustentación del cumplimiento de los niveles de actividadprevistos para los cuales se designan, se considera el importe no sustentado dañoeconómico aun cuando no esté sobregirado el presupuesto.
3. Gastos improcedentes por constituir gastos no necesarios, generados por incumpli-miento de normativas aplicables o asociados a operaciones fraudulentas.
Condicionado entre otros hallazgos por:
a) Pagos de salarios indebidos.
Se debe comprobar la extracción por nómina contra la plantilla cubierta y su re-lación con el salario de los cargos aprobados, otras remuneraciones y la base decálculo para la formación del salario, según corresponda; cuando se comprueba
que el pago indebido se recupera o está fijado en una cuenta por cobrar, no secuantifica.
b) Pagos indebidos a los asistenciados y pensionados.
Cuando se comprueba que el pago indebido se recupera o está fijado en unacuenta por cobrar, no se cuantifica.
c) Gastos indebidos de dietas (hospedaje y alimentación).
Cuando se comprueba que han pagado dietas sin que el trabajador haya sidoenviado eventual o temporalmente a realizar labores fuera de su lugar habitual oen cuantías que exceden lo dispuesto en la normativa aplicable.
d) Pagos, gastos, faltantes y pérdidas derivados de operaciones fraudulentas detec-tadas durante la ejecución de la auditoría.
Si se comprueba con evidencias suficientes y apropiadas por el auditor durante laejecución de la auditoría, operaciones de pagos; gastos, faltantes y pérdidas queson generados a partir de operaciones fraudulentas se cuantifican como daño,toda vez que se evidencia la comisión de un presunto hecho delictivo o de co-rrupción en el ámbito de la gestión administrativa.
e) Gastos por multas y sanciones.
f) Realización de actividades y eventos con recursos asignados para otros destinos.
Si se comprueba que la unidad presupuestada ha ejecutado gastos en actividadesy eventos no planificados o que los gastos excedan los montos aprobados.
g) Gastos asociados a cobros automáticos en exceso.
Se determina y cuantifica si se comprueba que el gasto se registra en la entidada partir del importe de los débitos que se reflejan en los estados de cuenta delbanco y no por el servicio realmente recibido; es decir, gasto real, al no tenerestablecido una actividad de control referida al registro del consumo real delos servicios de agua, electricidad, entre otros, que les permita validar la co-rrespondencia entre lo cobrado y el servicio recibido del proveedor permitién-dole realizar las reclamaciones correspondientes, su cuantificación procede porla diferencia de lo registrado en exceso; si la entidad demuestra a los auditoresdurante el proceso de ejecución de la acción que ajustó el gasto y realizó la co-rrespondiente reclamación al proveedor de lo cobrado en exceso, no se cuantificacomo daño.
h) Gastos pagados por concepto de sobreestadía.
Se cuantifica cuando los gastos exceden el término contratado, salvo cuando seencuentran en proceso de reclamación.
i) Uso indebido del combustible.
Para analizar el consumo de combustible en el transporte automotor, se debe teneren cuenta el cumplimiento de lo establecido por los ministerios de Transporte y de Finanzas y Precios para el consumo estatal y privado, en lo que corresponda.
j) Exceso del consumo de energía de acuerdo con las cifras aprobadas.
En el análisis del consumo de energía eléctrica se debe verificar si está en corres-pondencia con el consumo aprobado para el periodo que se analiza. (En este casoel auditor debe constatar en períodos posteriores al que constituye objeto de re-visión, si persiste la situación detectada; de demostrarse que ha existido ahorro,para la cuantificación del daño se debe disminuir al exceso de kW consumido enel periodo analizado el ahorro evidenciado).
La cuantificación del daño económico en valores se calcula multiplicando elexceso en unidades físicas por el precio vigente.
En las partidas Combustible y Lubricantes y Energía, las variaciones en excesose deben cuantificar como un daño económico, aunque el total de gastos corrien-tes no se exceda.
k) Aplicación incorrecta de las tasas de depreciación de los activos fijos tangibles yla amortización de los activos fijos intangibles.
El auditor debe verificar el cumplimiento de lo establecido por el Ministerio de Finanzas y Precios que dispone, con carácter obligatorio para todas las unida-des presupuestadas, el registro mensual del gasto y el correspondiente aporte al Presupuesto del Estado de la depreciación de activos fijos tangibles y la amor-tización de activos fijos intangibles, aplicando la legislación aplicable para elcálculo, determinación, aporte y registro contable por estos conceptos.
l) Cuando se produce un gasto por penalizaciones.
m) Cuando un software adquirido no está en explotación o no son explotados latotalidad de sus módulos.
El auditor debe comprobar el cronograma de implantación del software y el con-trato pactado con el suministrador, cuantificar por una sola vez el costo total deadquisición cuando el software no está en explotación, o por el valor del o losmódulos no utilizados, en correspondencia con la comprobación efectuada.
Es necesario constatar por los auditores actuantes que el daño no ha sido deter-minado con anterioridad; para ello debe revisar el Expediente de las acciones deprevención y control de la entidad.
Si se comprueba que la entidad continúa realizando pago de licencia por elsoftware o módulos sin utilizarlo, el daño se cuantifica por el importe de laslicencias pagadas en el año y no utilizadas.
n) Violaciones referidas al proceso de baja de activos fijos, su desmantelamiento enlos casos que proceda y el destino final establecido en cada caso.
o) Monto de los expedientes de faltantes y pérdidas sujetas a investigación que ex-ceden el término para su cancelación según la normativa aplicable o canceladossin la debida autorización.
p) Gastos por faltantes y pérdidas de bienes.
Procede su cuantificación, aunque el auditor compruebe que la unidad presu-puestada actuó en correspondencia con lo establecido por el Ministerio de Finan-zas y Precios y sus procedimientos internos; en el análisis se incluyen los gastosdiferidos aprobados por este concepto.
En este aspecto los auditores, para evitar una doble determinación del daño,deben constatar si en acciones anteriores se cuantifican daños por concepto deexpedientes de faltantes y pérdidas sujetas a investigación que exceden el tér-mino para su cancelación, que en el momento de la acción que ejecutan formanparte del saldo de la cuenta Gastos por Faltantes y Pérdidas, en ese caso elimporte correspondiente no se considera daño a los efectos de la acción que seejecuta.
En el caso de los gastos por pérdida el auditor, para el análisis de causas ycondiciones, debe prestar atención a la observancia mantenida por la entidad ala gestión de los inventarios, la cual se manifiesta, entre otros aspectos, en laindebida rotación de los mismos causando pérdidas por concepto de productosvencidos, así como incrementos innecesarios de su cobertura que puede provocarel origen e incremento de inventarios ociosos y de lento movimiento que afectan
la rentabilidad de la entidad y en último caso parte de ellos constituirse en gastospor pérdidas.
q) Daños por la manipulación indebida de materiales, monte y desmonte de equi-pos, demolición de edificaciones o partes de obras por mal trabajo en el procesoconstructivo.
Comprobar que los daños estén vinculados con violaciones de los procedimien-tos y normas establecidas en esta materia si está auditando al inversionista o alconstructor, así como lo dispuesto en el contrato entre las partes, para lo cual elauditor puede auxiliarse del trabajo de un experto; además, debe tener en cuentasi el importe fue reclamado y, en consecuencia, este valor no constituye un dañoeconómico.
r) Demanda de recursos financieros o disponibilidad de estos, en las cuentas del Sistema de Tesorería, que no se encuentran en correspondencia con la ejecuciónpresupuestaria.
El auditor debe tener en cuenta que se refiere a la falta o exceso de liquidezen las cuentas del Sistema de Tesorería, determinada por la no correspondencia entrelas compras del período (de bienes y servicios que generan obligaciones de pagos aasumir en el período), la ejecución de los créditos presupuestarios notificados omodificados y las asignaciones mensuales de los recursos financieros a las cuentasdel Sistema de Tesorería que corresponden, según la programación de pagospresentada con sus modificaciones en los casos que procede.
Esto puede estar generado por compras excesivas que implican incrementos deinventarios que inciden en el incremento de los niveles de cobertura necesariossegún el nivel de actividad aprobado; gastos no registrados en el período o re-gistrados indebidamente para no reflejar posibles sobregiros u ocultar presuntoshechos delictivos o de corrupción en el ámbito de la gestión administrativa; pagode obligaciones que corresponden a operaciones de períodos anteriores que sonreconocidas contablemente en el período actual y no cuando ocurrió el hechoeconómico, sin el debido comprometimiento de los gastos aprobados para elaño fiscal que se analiza, así como el no recibir mensualmente la asignación deefectivo correspondiente, en este caso específico no se declara responsabilidadadministrativa para el sujeto controlado.
s) Operaciones sin respaldo documental.
Para su determinación, el auditor debe cotejar los documentos primarios quesustentan el registro contable de las operaciones sujetas a examen y profundizaren el análisis, en el interés de comprobar la comisión de un presunto hechodelictivo o de corrupción en el ámbito de la gestión administrativa.
t) Bienes vendidos a personas (compradores) que no cuentan con la documenta-ción que los acredita a realizar tal actividad, en nombre de la entidad (cliente) ala que se destina la venta; sin la autorización correspondiente o bienes adquiridoscon mala calidad.
Verificar la identificación del cliente o proveedor, evaluar el contrato y la docu-mentación primaria para detectar posible favorecimiento o presunto hecho de-lictivo o de corrupción en el ámbito de la gestión administrativa. En el caso delas ventas, el daño se cuantifica cuando se demuestra que existen facturas que noson reconocidas por el cliente al que fueron facturados. En los casos en que secompruebe que la entidad aplicó responsabilidad material en cualquiera de loscasos a que se hace referencia, no se cuantifica el daño.
u) Transferencias de recursos entre dependencias, que se desconozca su destinofinal.
Verificar el destino final de los recursos que amparan las transferencias y el cum-plimiento de los procedimientos elaborados a tales efectos, para determinar sihay o no desvío de recursos y la comisión de presuntos hechos delictivos o decorrupción en el ámbito de la gestión administrativa.
Estos dos aspectos constituyen daños económicos al encubrir una ilegalidad, porlo que el auditor debe profundizar en el análisis si se presume la comisión de unpresunto hecho delictivo o de corrupción en el ámbito de la gestión administrativa.
4. Daños causados a la disponibilidad de recursos financieros
a) Cuentas y Efectos por cobrar vencidos según lo pactado en el contrato.
Se cuantifica cuando el auditor comprueba que la edad de estas cuentas excedeel término contratado; para lograr un análisis integral el auditor deberá tener encuenta el resultado de las razones o indicadores financieros de liquidez, la repre-sentación de las cuentas y efectos por cobrar vencidos del total de operacionesde ventas e ingresos que percibió la empresa, además se deberá verificar lasgestiones de cobro realizadas, en particular la aplicación de mecanismos econó-micos financieros como fuentes de financiamientos, en estos últimos casos no seexigirá responsabilidad administrativa.
Los auditores deberán demostrar, en caso de determinar deficiente gestión decobros por la entidad, el impacto que se genera en la adquisición de los recur-sos necesarios para el cumplimiento de las actividades a realizar por la entidad,específicamente las asociadas a la producción de bienes y servicios, lo que seconsidera como perjuicio económico.
Si fue solicitado crédito a las instituciones bancarias, los gastos financieros incu-rridos por concepto de intereses se consideran daño, aspecto este ya identificadoen este procedimiento.
Por otra parte, si en los contratos se establece el cobro de penalizaciones porlos incumplimientos de los términos de pago, y en la revisión de las cuentas co-bradas fuera de término se comprueba que no se reclamaron, se considera dañoeconómico la indemnización no reclamada. Si fue reclamado, el daño es por ladiferencia entre lo recibido por la indemnización y el total de la cuenta por co-brar correspondiente.
b) Cuentas y Efectos por cobrar en litigio y en proceso judicial
El auditor debe tener en cuenta lo establecido para la contratación económicacon el objetivo de conocer el nivel de gestión realizado por la entidad y com-probar que el expediente cuenta con la documentación requerida, en específicola presentación al tribunal; con independencia de lo anterior, se considera dañoeconómico, ya que afecta la liquidez de la entidad, no exigiendo la responsabili-dad administrativa.
En la actividad no presupuestada
1. Gastos improcedentes por constituir gastos no necesarios, generados por incumpli-miento de normativas aplicables o asociados a operaciones fraudulentas.
Condicionado entre otros hallazgos por:
a) Ejecución en exceso, indebida o inejecución de los recursos provenientes del Presupuesto del Estado para el financiamiento de gastos de la actividad no pre-supuestada.
Comprende las transferencias a la actividad empresarial, subsidios, subvencio-nes a unidades presupuestadas de tratamiento especial, a asociaciones y otrastransferencias al sector cooperativo y campesino, entre otros.
Cuando se auditan las entidades que constituyen administradores de presupues-to, que reciben su notificación de un titular y se comprueba que dichos recursoshan sido mal administrados, se cuantifica como daño económico.
El auditor debe evaluar en caso de inejecución del financiamiento recibido siafectó los niveles de actividad previstos, de ser así constituye un perjuicio eco-nómico.
Para esta actividad se tendrá en cuenta lo expuesto en la Actividad Empresa-rial; las unidades presupuestadas con tratamiento especial; el sector cooperativoagropecuario y no agropecuario, las sociedades mercantiles de capital ciento porciento cubano y con capital extranjero.
En la actividad empresarial; no prespuestada; el sector cooperativo agropecuario yno agropecuario, las sociedades mercantiles de capital ciento por ciento cubano y concapital extranjero
Para el análisis de la gestión, el auditor debe evaluar los aspectos que han provocadodisminución en las utilidades o incremento de las pérdidas en el caso de las entidadesautorizadas a operar con pérdida planificada.
Para el caso de las sociedades mercantiles de capital ciento por ciento cubano y conlas de capital extranjero los auditores deben proceder según corresponda, de conformidadcon lo establecido para estos casos.
No siempre los daños y perjuicios están asociados a problemas en la gestión de los re-cursos materiales, humanos y financieros; los mismos pueden estar generados por fuerzamayor o caso fortuito como, por ejemplo, efectos externos provocados por la política debloqueo económico, comercial y financiero, desastres naturales u otros; en estos casostambién se considera un daño económico que no conlleva a determinación de responsa-bilidad administrativa.
1. Incumplimiento del plan de ventas y su relación con niveles de ventas reales enigual período de años anteriores, condición esta que incide directamente en una dis-minución de los ingresos mínimos para garantizar niveles de utilidad igual a la deperíodos anteriores, siempre y cuando los gastos no asociados al costo de la ventatengan un comportamiento similar.
2. Niveles de ventas por debajo del punto de equilibrio determinado por la entidad, locual implica caer en pérdida automáticamente.
En ambos aspectos una de las causales a analizar lo constituyen las devoluciones enventas en el período.
El auditor debe evaluar además la posible incidencia de equipos y líneas de produc-ción paralizadas, depreciándose por largo tiempo, sin definirse su uso, reparación obaja técnica.
En este caso se cuantifican los niveles de ventas afectados por el valor de los bienesdejados de producir, al constituir activos inmovilizados que implican niveles de in-gresos por concepto de ventas que deja de obtener la entidad y como consecuenciasu efecto negativo en las correspondientes utilidades a partir del margen de utilidada obtener en cada caso, lo cual se constituye en el perjuicio como efecto.
3. Disminución de la utilidad neta por peso en venta, determinadas por incremento delcosto de ventas o incremento de los gastos de distribución y ventas.
Para su determinación se debe calcular el incremento del costo de venta o de losgastos de distribución y ventas por peso de venta y multiplicarlo por el nivel deventas netas.
El auditor debe analizar la incidencia en el incremento del costo, entre otros as-pectos, de las pérdidas por roturas, mermas o deterioros, así como los desechosque exceden las normas aprobadas en cada caso para la producción de bienes o deservicios.
Es importante en este caso que el auditor compruebe la correspondencia, entre losgastos contabilizados y las normas técnicas y de consumo aprobadas por activida-des o productos, así como verificar el comportamiento de las mermas.
De igual modo, debe tener en cuenta la incidencia de los gastos asociados a incum-plimientos de requisitos de calidad por encima de los niveles aceptados en cadapaso del proceso.
4. Disminución de la utilidad en operaciones, provocada por incremento de los gastosde operación, los gastos generales y de administración y los de administración de la Organización Superior de Dirección Empresarial con respecto a los previstos en el Plan Financiero.
5. Disminución de la utilidad contable, determinada por el incremento de los gastosen las cuentas de gastos que afectan directamente al resultado en el período y seexponen en el Estado Rendimiento Financiero a continuación de la determinaciónde la utilidad o pérdida en operaciones.
6. Pérdida superior a la planificada para las empresas autorizadas a operar de esta forma.
Los auditores no deben considerar como daños el incremento de la pérdida cuandoexiste sobrecumplimiento en los niveles de ventas planificados debidamente fun-damentados, sin deterioro del índice, Pérdida por peso en venta, definido en el plany las cuentas de gastos que afectan directamente al resultado y que se exponen enel Estado de Rendimiento Financiero no se sobregiran con respecto a las cifrasplanificadas; toda vez que la entidad ha logrado un ahorro relativo en el período, alno incrementar el índice de ineficiencia planificada en ventas, cumpliendo con losniveles planificados de gastos que afectan directamente al resultado de la entidad;el ahorro relativo puede incrementarse si además de mantener o disminuir el nivelde ineficiencia planificado en venta, la entidad logra disminuir los niveles de gastosa que se hace referencia anteriormente, todo ello sin lograr alcanzar utilidad.
En el caso que se incumpla alguna de las condiciones que se refieren en el párrafoanterior el daño se cuantifica por el incremento de la pérdida con respecto a la pla-nificada.
Es importante tener en cuenta que para determinar si existe deterioro o no, en elíndice Pérdida por peso en venta, es necesario calcular el índice real y compararlocon el planificado.
7. Gastos improcedentes por constituir gastos no necesarios, generados por incumpli-miento de normativas aplicables o asociados a operaciones fraudulentas.
Condicionado entre otros hallazgos por:
a) Ejecución en exceso, indebida o inejecución de los recursos presupuestarios no-tificados como transferencias para gastos corriente y de capital.
Cuando se audita una Organización Superior de Dirección Empresarial se debecomprobar con las correspondientes confirmaciones que, como titular de presupuesto, asigna y controla la ejecución de este financiamiento presupuestario encorrespondencia con lo dispuesto en la norma complementaria establecida alrespecto, según corresponda, en caso contrario se cuantifica como daño.
Cuando se auditan las entidades que constituyen administradores de presupuestoy se comprueba que dichos recursos han sido mal administrados se cuantificacomo daño, o que los mismos no han sido ejecutados sin su correspondiente de-volución al nivel presupuestario correspondiente, o fijada dicha obligación porel organismo de la Administración Central del Estado, Organización Superior de Dirección Empresarial, Gobierno provincial y Administración municipal.
A los efectos de no duplicar los daños determinados, este inciso no se tendrá encuenta para la Actividad No Presupuestada.
b) Pagos de salarios indebidos.
Se debe comprobar la extracción por nómina contra la plantilla cubierta y su re-lación con el salario de los cargos aprobados, otras remuneraciones y la base decálculo para la formación del salario, según corresponda; cuando se compruebaque el pago indebido se recupera o está fijado en una cuenta por cobrar, no secuantifica.
c) Pagos, gastos, faltantes y pérdidas derivados de operaciones fraudulentas detec-tadas durante la ejecución de la auditoría.
Si se comprueban con evidencias suficientes y apropiadas por el auditor duran-te la ejecución de la auditoría, operaciones de pagos, gastos, faltantes y pérdi-das que son generados a partir de operaciones fraudulentas se cuantifican comodaño, toda vez que evidencia la comisión de un presunto hecho delictivo o decorrupción en el ámbito de la gestión administrativa.
d) Gastos de dietas (hospedaje y alimentación) indebidos.
Cuando se comprueba que han pagado dietas sin que el trabajador haya sido en-viado eventual o temporalmente a realizar labores fuera de su lugar habitual, o encuantías que exceden lo dispuesto en la normativa aplicable.
e) Gastos por multas y sanciones.
f) Realización de actividades y eventos no autorizados o aprobados.
g) Gastos por faltantes y pérdidas de bienes.
Procede su cuantificación, aunque el auditor compruebe que se actuó en corres-pondencia con lo establecido por el Ministerio de Finanzas y Precios y sus pro-cedimientos internos; en el análisis se incluyen los gastos diferidos aprobadospor este concepto.
En este aspecto los auditores, para evitar una doble determinación del daño, debenconstatar si en acciones anteriores se cuantifican daños por concepto de expedien-tes de faltantes y pérdidas sujetas a investigación que exceden el término para sucancelación, que en el momento de la acción que ejecutan forman parte delsaldo de la cuenta Gastos por Faltantes y Pérdidas; en ese caso el importe corres-pondiente no se considera daño a los efectos de la acción que se ejecuta.
En el caso de los gastos por pérdida el auditor debe prestar atención a la observan-cia mantenida por la entidad a la gestión de los inventarios la cual se manifiesta,entre otros aspectos, en la indebida rotación de los mismos, causando pérdidaspor concepto de productos vencidos, así como incrementos innecesarios de sucobertura que puede provocar el origen e incremento de inventarios ociosos y delento movimiento que afectan la rentabilidad de la entidad y en último caso partede ellos constituirse en gastos por pérdidas.
h) Daños por la manipulación indebida de materiales, monte y desmonte de equi-pos, demolición de edificaciones o partes de obras por mal trabajo en el procesoconstructivo.
Comprobar que los daños estén vinculados con violaciones de los procedimien-tos y normas establecidas en esta materia si está auditando al inversionista o alconstructor, así como lo dispuesto en el contrato entre las partes, para lo cual elauditor puede auxiliarse del trabajo de un experto; además, debe tener en cuentasi el importe fue reclamado y, en consecuencia, este valor no constituye un dañoeconómico.
i) Operaciones sin respaldo documental.
Para su determinación, el auditor debe cotejar los documentos primarios que sus-tentan el registro contable de las operaciones sujetas a examen y profundizar en elanálisis, en el interés de comprobar la comisión de un presunto hecho delictivo ode corrupción en el ámbito administrativo.
j) Registro de gastos asociados a cobros automáticos en exceso.
Se determina y cuantifica el daño si se comprueba que el gasto se registra en laentidad a partir del importe de los débitos que se reflejan en los estados de cuentadel banco y no por el servicio realmente recibido, es decir, el gasto real del agua,electricidad, entre otros, al no tener establecido una actividad de control referida alregistro del consumo real de dichos servicios que les permita validar la correspon-dencia entre lo cobrado y el servicio recibido del proveedor permitiéndole realizarlas reclamaciones correspondientes, su cuantificación procede por la diferencia delo registrado en exceso; si la entidad demuestra a los auditores durante el procesode ejecución de la acción que ajustó el gasto y realizó la correspondiente reclama-ción al proveedor de lo cobrado en exceso, no se cuantifica como daño.
k) Gastos pagados por concepto de sobreestadía.
Se cuantifica cuando los gastos exceden el término contratado, salvo cuando seencuentran en proceso de reclamación.
l) Uso indebido del combustible.
Para analizar el consumo de combustible en el transporte automotor, se debe te-ner en cuenta el cumplimiento de lo establecido por los ministerios de Transpor-te, Energía y Minas, y de Finanzas y Precios para el consumo estatal y privado,en lo que corresponda.
m) Exceso del consumo de energía de acuerdo con las cifras aprobadas.
Para el consumo tecnológico, verificar la eficiencia en el uso de este portador a par-tir del cumplimiento del índice planificado y su relación con los niveles de acti-vidad.
En el caso del consumo de energía eléctrica, verificar la eficiencia en el compor-tamiento de los indicadores de desempeño energético, es decir, si los índices deconsumo de energía por unidad física de productos o servicios prestados estánen correspondencia con lo planificado o con los estándares reconocidos comoválidos, toda vez que pudiera corroborarse que no hay exceso de energía conrelación al plan en valores absolutos, y sí generarse un derroche de esta.
Para su comprobación, el auditor puede solicitar los informes de las inspeccionesrealizadas por la Oficina Nacional para el Control del Uso Racional de la Energíay valorar si requiere incorporar un experto o proponer al jefe de la Unidad de Au-ditoría solicitar la realización de una inspección por parte de la referida Oficina.
La cuantificación del daño económico en valores se calcula multiplicando elexceso en unidades físicas por el precio vigente.
n) Aplicación de las tasas de depreciación de los activos fijos tangibles y la amor-tización de los activos fijos intangibles por encima de las tasas máximas aproba-das a aplicar sin la debida autorización del Ministerio de Finanzas y Precios.
La cuantificación se determina realizando el recalculo del gasto aplicando ladiferencia en tasa.
ñ) Cuando se produce un gasto por penalizaciones.
o) Operaciones de comercio exterior asociadas a compra y venta, donde se de-muestre incumplimiento del contrato o un posible favorecimiento al proveedorextranjero, realizar la cuantificación del daño a partir de la moneda en que sefirmó el contrato.
p) Cuando un software adquirido no está en explotación o no son explotados latotalidad de sus módulos.
El auditor debe comprobar el cronograma de implantación del software y el con-trato pactado con el suministrador, cuantificar por una sola vez el costo total deadquisición cuando el software no está en explotación, o por el valor del o losmódulos no utilizados, en correspondencia con la comprobación efectuada.
Es necesario constatar por los auditores actuantes que el daño no ha sido deter-minado con anterioridad; para ello debe revisar el Expediente de las acciones deprevención y control de la entidad.
Si se comprueba que la entidad continúa realizando pago de licencia por elsoftware o módulos sin utilizarlo, el daño se cuantifica por el importe de las li-cencias pagadas en el año y no utilizadas.
q) Violaciones referidas al proceso de baja de activos fijos, su desmantelamiento enlos casos que proceda y el destino final establecido en cada caso.
r) Monto de los expedientes de faltantes y pérdidas sujetas a investigación que ex-ceden el término para su cancelación, según la normativa aplicable o canceladossin la debida autorización.
Se considera un daño económico que perjudica las finanzas de la entidad, algenerar utilidades ficticias por las que la entidad debe pagar impuesto sobre uti-lidades e importe por concepto de Rendimiento de la Inversión Estatal, incre-mentando con ello los niveles de descapitalización que generan de hecho dichosgastos al no poder ser recuperados.
s) Transferencias de recursos entre dependencias que se desconozca su destino fi-nal.
Verificar el destino final de los recursos que amparan la transferencia y el cum-plimiento de los procedimientos elaborados a tales efectos para determinar si hayo no desvío de recursos.
Estos dos aspectos constituyen daños económicos al encubrir una ilegalidad, porlo que el auditor debe profundizar en el análisis si se presume la comisión de unpresunto hecho delictivo o de corrupción en el ámbito administrativo.
t) Creación de provisiones y reservas no autorizadas por la normativa vigente, asícomo por el nivel que las aprueba en los casos que corresponda.
u) Cuando la creación de dichas provisiones y reservas exceda el límite autorizadoen la normativa vigente, así como cuando sean utilizadas incumpliendo lo dis-puesto en cada caso por la normativa aplicable.
v) Utilización indebida de los recursos provenientes de créditos externos que im-piden honrar en tiempo las obligaciones, provocando incremento del endeuda-miento externo por concepto de los intereses y moras a pagar, la interrupción delos suministros, así como el correspondiente daño moral por el descrédito.
Para evaluar la afectación, el auditor debe analizar el cumplimiento de las condi-ciones fijadas en el contrato de financiamiento y el destino final de dichos recur-sos, en caso de comprobarse que su indebida utilización incumple la posibilidadde su recuperación, según lo previsto en el sustento elaborado por la entidad,que demuestra la factibilidad de asumir el financiamiento, en este caso, el dañolo constituye el principal dejado de amortizar, los intereses y moras acumuladosen el periodo que se audita, pudiendo anteceder su determinación hasta la últimafecha en que fuera determinado con anterioridad dicho daño por auditores.
w) Ingresos depositados indebidamente o en exceso al Presupuesto del Estado sinla reclamación correspondiente tal y como se estipula en la Ley Tributaria y su Reglamento.
Verificar si la entidad que realiza el depósito lo reclama en el tiempo que estipulala Ley Tributaria; si fue reclamado, no se cuantifica el daño económico.
x) Gastos financieros (mora e incremento del interés a pagar) determinado por in-cumplimientos en la contratación económica, según lo establecido.
El auditor debe analizar los gastos incurridos por incumplimientos en los térmi-nos acordados en la contratación económica con proveedores y clientes, estosúltimos por la solicitud de créditos financieros con instituciones financieras
y) Encarecimiento de las materias primas por favorecimiento a proveedores.
z) Pago de indemnización por laudo o sentencia firme de un tribunal producto deincumplimientos de contratos o convenios.
Para su cuantificación el auditor debe cotejar el registro contable con el docu-mento emitido por el tribunal.
aa) Gastos asumidos por la parte cubana, no convenidos o incorrectamente pactadosen el contrato o los contratos firmados en los negocios de las diferentes modali-dades de la inversión extranjera.
El auditor debe evaluar la pertinencia de lo establecido en los contratos y conve-nios firmados, así como el comportamiento de su ejecución, para lo que puedeauxiliarse de un especialista jurídico.
8. Daños causados a la liquidez.
a) Cuentas y Efectos por cobrar vencidos según lo pactado en el contrato.
Se cuantifica cuando el auditor comprueba que la edad de estas cuentas excedeel término contratado; para lograr un análisis integral, el auditor deberá tener encuenta el resultado de las razones o indicadores financieros de liquidez, la repre-sentación de las cuentas y efectos por cobrar vencidos del total de operaciones deventas e ingresos que percibió la entidad, además se deberá verificar las gestionesde cobro realizadas, y la aplicación de mecanismos económicos financieros comofuentes de financiamientos, en estos últimos casos no se exigirá responsabilidadadministrativa.
Los auditores deberán demostrar, en caso de determinar deficiente gestión decobros por la entidad, el impacto que se genera en la adquisición de los recur-sos necesarios para el cumplimiento de las actividades a realizar por la entidad,específicamente las asociadas a la producción de bienes y servicios, lo que seconsidera como perjuicio económico.
Si fue solicitado crédito a las instituciones bancarias, los gastos financieros incu-rridos por concepto de intereses se consideran daño, aspecto este ya identificadoen este procedimiento.
Por otra parte, si en los contratos se establece el cobro de penalizaciones porlos incumplimientos de los términos de pago y en la revisión de las cuentas co-bradas fuera de término se comprueba que no se reclamaron, se considera dañoeconómico la indemnización no reclamada. Si fue reclamado, el daño es por ladiferencia entre lo recibido por la indemnización y el total de la cuenta por co-brar correspondiente.
b) Cuentas y Efectos por cobrar en litigio y en proceso judicial.
El auditor debe tener en cuenta lo establecido para la contratación económica,con el objetivo de conocer el nivel de gestión realizado por la entidad y com-probar que el expediente cuenta con la documentación requerida, en específicola presentación al tribunal; con independencia de lo anterior, se considera dañoeconómico, ya que afecta la liquidez de la entidad, no exigiendo la responsabili-dad administrativa.
En otras formas de gestión no estatal
1. Daño provocado a los bienes y activos estatales.
Se cuantifica por el valor residual de los activos estatales con que cuentan en condi-ción de bienes arrendados, que se detecten en falta o los que por su uso incorrecto uotra causa perdieron su valor de uso antes de completar su vida útil y en el caso dedaños parciales este debe ser determinado, para lo cual el auditor puede solicitar laparticipación de un experto, de ser necesario.
Para su determinación, el auditor mediante acto de confirmación, en la entidad esta-tal, en su condición de arrendadora, debe constatar si la misma tiene conocimientodel daño, si por ello ha sido indemnizada según lo pactado en el contrato de arren-damiento y solicitar la documentación necesaria que le permita valorar la cuantía yverificar su resarcimiento.
VI. Revisar los papeles de trabajo.
Los resultados de las pruebas de auditoría deben registrarse en los papeles de trabajoy ser analizados con el auditado; de existir discrepancia, debe resolverse antes de llegara conclusiones; es importante que el auditor entienda las diferentes técnicas que puedeusar para recopilar evidencia; la recolección de evidencia es esencial en el proceso de unaauditoría.
El auditor jefe de grupo revisa los papeles de trabajo elaborados por los auditores ydeja las marcas correspondientes en cada uno de ellos; cuando lo considera utiliza la plan-tilla P-G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0002-02 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0002 | Realización de la auditoría | | Tarea | 02 | Evaluación de evidencia dela auditoría |
Objetivo de la tarea
Proporcionar al auditor elementos a tener en cuenta para la evaluación de la evidenciade la auditoría.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Audi-toría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Evaluación de la evidenciade la auditoría recopiladamediante diversos procedi-mientos de auditoría | H-001-0001-08 Determinación del tamaño y selecciónde la muestraP-D0001-11 Tabla de evaluación de resultado de lasmuestras estadísticas | | II. | Documentación de los hallaz-gos de auditoría y elabora-ción de recomendaciones | P-0002-05 Hoja resumen del temaP-0002-06 Matriz de hallazgos | | III. | Consideraciones acerca deltrabajo de la auditoría internay utilización del trabajo de unexperto | | IV. | Procedimiento para los he-chos posteriores a los eventos | | V. | Negocio en marcha | | VI. | Información del resultadoparcial de la auditoría | P-001- G08 Acta de información de los resultados dela acción de prevención y control | | VII. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
I. Evaluación de la evidencia de auditoría recopilada mediante diversos procedimientosde auditoría.
La evaluación de la evidencia de auditoría y la formulación de conclusiones se realizaa partir de la recopilación de evidencia de auditoría suficiente y apropiada obtenida porlos procedimientos aplicados; las consideraciones claves para que el auditor evalúe laevidencia y elabore las conclusiones en una auditoría tienen como base lo establecido enlas Normas Cubanas de Auditoría.
Al aplicar el juicio profesional y el escepticismo, el auditor valora las evidencias re-colectadas, así como las opiniones recibidas del sujeto auditado; en el proceso de evaluación, el auditor examina si existe evidencia de auditoría suficiente y apropiada para llegara una conclusión.
Con la finalidad de tener una visión equilibrada y objetiva, el proceso de evaluaciónimplica analizar todas las evidencias obtenidas en relación con los hallazgos de la audito-ría; al examinar el alcance del trabajo realizado, el auditor determina si está en capacidadde extraer una conclusión; si el alcance del trabajo es insuficiente, el auditor puede con-siderar la posibilidad de realizar procedimientos adicionales de auditoría o modificar laopinión debido a una limitación del alcance.
Al valorar la evidencia sobre la base de la materialidad, el auditor examina si los ha-llazgos de la auditoría son lo suficientemente significativos como para concluir que lamateria controlada, en todos los aspectos significativos, cumple o no con los criterios deauditoría; en dependencia de las características de la materia controlada, el auditor tomaen consideración la materialidad cuantitativa y cualitativa.
Naturaleza y causa de los errores de incumplimiento
En las pruebas de control, cuando el auditor determina un error, constituye una des-viación de control; para las pruebas sustantivas o de detalles, un error en una cantidadmonetaria es un incumplimiento; en todas las circunstancias, el auditor debe investigar lanaturaleza y las causas de los errores identificados, así como su posible efecto en el obje-tivo del procedimiento de auditoría aplicado; la consideración de las causas de los errorespuede facilitar la redacción de recomendaciones en los informes de la auditoría.
Al analizar los errores que se han identificado, el auditor puede observar las siguientescausas y tipos de errores:
1. Algunos errores pueden tener una característica común, es decir, tipo de operación,ubicación o período de tiempo; en tales circunstancias, el auditor puede decidir eidentificar aquellos elementos en la población que poseen la característica común,y extender los procedimientos de auditoría.
2. En circunstancias excepcionales, una declaración errónea o un incumplimiento pue-de ser una anomalía; para que una instancia de incumplimiento se considere unaanomalía, el auditor debe tener un alto grado de certeza de que no es representativade la población; el auditor obtiene esa certeza al realizar procedimientos de audito-ría adicionales para conseguir evidencia de auditoría suficiente y apropiada, de queel error no afecta al resto de la población.
3. Los errores pueden resultar de la omisión o anulación de un control por parte de laadministración, en cuyo caso el auditor debe cuestionar la evaluación preliminarde los controles internos; el error puede deberse a un tipo o combinación de lassiguientes causas:
a) Accidental;
b) deliberada;
c) complejidad de los reglamentos aplicables;
d) conocimiento inadecuado o a la mala aplicación de los reglamentos;
e) diseño débil de los sistemas de supervisión y control;
f) no observación de las estructuras y procedimientos específicos; y
g) falla en los controles claves de los sistemas de supervisión y control.
Una vez realizadas las pruebas de auditoría, el auditor debe revisar todos los erroresidentificados y considerar si la evidencia de auditoría le permite llegar a una con-clusión apropiada sobre la población para cada prueba de auditoría; el auditor debe
evaluar, por separado para casos de incumplimiento y desviaciones de control, enqué medida son materiales, considerados individualmente o en conjunto.
Posibles escenarios resultantes de las pruebas de control y de las pruebas sustantivaso de detalles y su interpretación:
1. Está por debajo del umbral de materialidad establecido por el auditor: se puedeconfiar en los controles.
2. Es menor que el umbral de materialidad, pero cerca del mismo: el auditor analizasi los resultados de la muestra son convincentes a la luz de otros procedimientos deauditoría que puede obtener evidencia de auditoría adicional.
3. Excede el umbral de materialidad establecido por el auditor: los controles no fun-cionan eficazmente, no se cumplen las aseveraciones y, por lo tanto, existe un riesgode incumplimiento material.
Para las pruebas de control, el auditor puede ampliar el tamaño de la muestra, probarun control alternativo o modificar los procedimientos sustantivos relacionados.
Pruebas de control, evaluación de resultados
La evaluación del auditor de lo que representa una desviación de cumplimiento mate-rial es una cuestión de juicio profesional e incluye consideraciones de contexto, así comolos aspectos cuantitativos, es decir, tamaño; y cualitativos, o sea, naturaleza de las opera-ciones o asuntos en cuestión.
El auditor debe examinar los resultados de las pruebas de control a nivel de cada con-trol individual clave para poder llegar a una evaluación general acerca de la eficacia de loscontroles; el concepto de eficacia del funcionamiento de los controles reconoce que pue-den ocurrir algunos errores provocados por la forma en que la entidad aplica los controles.
Al considerar los errores identificados, el auditor debe determinar si las pruebas de loscontroles identificados proporcionan una base apropiada para su uso como evidencia deauditoría, si son necesarias pruebas adicionales de controles, o si los riesgos potencialesde incumplimiento deben abordarse mediante procedimientos sustantivos.
Cuando el auditor ha decidido confiar en los controles internos y ha diseñado el enfo-que de auditoría de conformidad con los mismos, el objetivo de las pruebas de control esconfirmar su grado de confiabilidad.
Los resultados de las pruebas de control pueden ser los siguientes:
1. Si al probar los controles el auditor se ha asegurado de que están operando eficaz ycontinuamente durante todo el período, entonces mantendrá el enfoque de auditoríaadoptado en la fase de planeación.
2. Si se observan algunas debilidades, pero el sistema en general funciona, entoncesla evaluación del riesgo de control se revisa y se amplía el alcance de los procedi-mientos sustantivos.
3. Si, por el contrario, los controles no están funcionando, el auditor debe obtener evi-dencias de auditoría exclusivamente de las pruebas sustantivas.
El auditor en la ejecución de la auditoría mide la efectividad del Control interno teniendoen cuenta la valoración preliminar realizada en la fase de planeación, para ello, en cada temaobjeto de revisión, examina y comprueba el cumplimiento de lo establecido en la legisla-ción vigente.
Realiza, además, un análisis y valoración transversal de todos los componentes del Control interno en cada tema objeto de revisión, y considera en lo que proceda:
1. Si están actualizados y aprobados los documentos referidos a la constitución dela organización al marco legal de las operaciones aprobadas, a la creación de sus
órganos de dirección y consultivos, a los procesos, sistemas, políticas, disposicio-nes jurídicas y procedimientos, cumpliendo con los principios básicos del Sistemade Control interno y con el ordenamiento jurídico y técnico establecido por losorganismos rectores para la realización de los distintos procesos.
2. Si están establecidas las bases para la identificación y el análisis de los riesgos, suclasificación, vulnerabilidades y si están determinados los objetivos de control, asícomo la elaboración del Plan de prevención de riesgos.
3. Si se cumplen las políticas, disposiciones jurídicas y procedimientos de control paragestionar y verificar la calidad de la gestión y si brindan una seguridad razonable encuanto a los requerimientos institucionales para el cumplimiento de los objetivos ysu misión.
4. Si la información de que se dispone es oportuna y fiable, si está definido el sistemade información de acuerdo con sus características, mecanismos de retroalimenta-ción y de rendición transparente de cuenta, así como su debida protección y conser-vación.
5. Si se cumplen las políticas, normas y procedimientos para la planificación, ejecu-ción, evaluación y control del uso de las tecnologías de la información y las comu-nicaciones.
6. Si se utilizan las actividades continuas y las evaluaciones puntuales como modali-dades de supervisión que permiten detectar errores e irregularidades que no fuerondeterminados por las actividades de control, lo que facilita realizar las correccionesy modificaciones necesarias.
7. Si están creadas las condiciones para la comisión de presuntos hechos delictivos yde corrupción en el ámbito de la gestión administrativa, así como las causas y con-diciones que propiciaron las mismas.
Es pertinente que el auditor compare los resultados de la aplicación por el sujeto audi-tado de la guía de autocontrol y su examen en los órganos correspondientes con la valo-ración y análisis del Control interno alcanzado en el proceso de la auditoría para evaluarla efectividad de la aplicación de la guía de autocontrol, en la cual puede observar si elsujeto auditado:
1. Adecuó la guía de autocontrol a su estructura, nivel y características y si la aplicóformalmente.
2. Promueve un trabajo participativo e interactivo con los trabajadores.
3. Aplica la guía de autocontrol por componentes y no de una sola vez, lo que facilitael análisis con más detalle y profundidad.
4. Evalúa los resultados en el Consejo de Dirección y Comité de Prevención y Con-trol, según corresponda, y adopta acuerdos y medidas para garantizar el perfeccio-namiento de la labor de prevención ante los riesgos de cualquier naturaleza.
5. Actualiza sistemáticamente la guía con las nuevas legislaciones que se dicten ycambios de estructura en la organización.
Pruebas sustantivas o de detalles, evaluación de resultados
Los errores encontrados al realizar pruebas de detalles deben registrarse con exactitud,especialmente cuando es sometida a prueba una muestra estadística, para que los resulta-dos de la auditoría se puedan proyectar o extrapolar.
Es importante tener presente que, para alguna auditoría, los objetivos o las preguntasde auditoría, la materia controlada, entre otros, pueden no permitir el uso de un enfoque
estadístico, o puede ocurrir que ese enfoque estadístico no sea la forma más eficiente derealizar la auditoría; en estos casos el auditor debe aplicar el juicio profesional y usarmedios alternativos para poder llegar a una conclusión general.
Evaluación de los resultados globales para el muestreo estadístico
Los errores detectados deben analizarse mediante un proceso, paso a paso, para deter-minar si son relevantes para ser incluidos en la conclusión u opinión de auditoría y en quémedida esto implica un análisis para verificar:
1. En qué medida los requisitos legales se ven afectados.
2. Si los errores son cuantificables y materiales, es decir, más altos que el umbral dematerialidad y, en caso contrario, si son materiales por naturaleza o por contexto.
3. Si el error no está relacionado directamente con el aspecto auditado, o si su efectono es medible, en cuyo caso se considera el monto total del aspecto en cuestión, almomento de determinar la gravedad del error.
4. Si los errores son sistemáticos o se trata de una anomalía.
5. Si el resultado procede de la selección de una muestra representativa los hallazgospueden extrapolarse.
El auditor debe comprender la naturaleza y la causa de los errores encontrados; lanaturaleza y las causas de los errores identificados se deben evaluar cuidadosamente y, almismo tiempo, se debe valorar su posible efecto sobre el objetivo de auditoría.
Los errores detectados y corregidos por iniciativa del sujeto auditado antes del cierre delos ejercicios financieros, e independientemente de los controles realizados por la auditoría,no deberían tomarse en cuenta, ya que demuestran el funcionamiento eficiente del sistema.
Cuando una desviación de cumplimiento se califica como una anomalía, no se consi-dera que sea representativa de incumplimiento en la población.
Evaluación de los resultados globales para el muestreo intencional,por juicio u opinático
Sobre la base de los hallazgos de auditoría y la materialidad, el auditor debe llegar auna conclusión sobre si la materia controlada, en todos sus aspectos significativos, cum-ple con los criterios aplicables.
El auditor formula la conclusión o la opinión de auditoría al evaluar toda la evidenciarelevante en relación con la materialidad identificada; sobre la base de la materialidad, elauditor examina si los hallazgos de la auditoría son lo suficientemente importantes comopara concluir que la materia controlada, en todos los aspectos significativos, cumple o nocon los criterios de auditoría.
Al evaluar los resultados de la auditoría, con respecto a los atributos de cumplimientono monetarios, se utiliza el umbral de materialidad cualitativa, es decir, el nivel tolerablede incumplimiento establecido en la fase de planeación; este umbral o nivel tolerable deincumplimiento se determina después de haber examinado los factores discutidos en lafase de planeación; también se puede establecer un umbral tanto para cada área individualde la materia controlada, como para ella considerada en su totalidad.
Un umbral de materialidad para cada área de la materia controlada, adicionalmente alumbral general de materialidad, puede ser útil para evaluar los resultados de la muestra yelaborar una conclusión.
Al preparar la conclusión general, el auditor debe calcular la tasa real de incumpli-miento, según se detalla en el procedimiento H-001-0001-08 Determinación del tamañoy selección de la muestra.
En caso de haber utilizado el muestreo intencional, por juicio u opinático, el auditorpuede comparar esta tasa de incumplimiento con el nivel tolerable de incumplimiento, esdecir, umbral establecido para la materia controlada; si la tasa de incumplimiento excedeel umbral, el auditor puede concluir que dicha materia no cumple con los criterios esta-blecidos.
Es posible que los casos de incumplimiento identificados provengan de un área parti-cular de la materia controlada y no abarquen la totalidad de la misma; en otras palabras,el incumplimiento no es generalizado; en dicho caso, el auditor debe modificar la conclu-sión para que esto quede claramente expresado.
Al momento de elaborar la conclusión general, el auditor puede comparar, directamen-te, la tasa de desviación del cumplimiento real con el nivel tolerable de incumplimiento;esto se hace así, debido a que cuando se aplica el muestreo intencional, por juicio u opi-nático, puede no ser apropiado extrapolar un resultado, ya que el riesgo de la muestra nose puede cuantificar.
De utilizar el muestreo estadístico, el auditor puede usar la tabla estadística que apare-ce en el P-D0001-11 Tabla de evaluación de resultado de las muestras estadísticas, paracalcular la tasa superior de incumplimiento y luego compararla con el nivel tolerable deincumplimiento, umbral, para formular la conclusión general.
II. Documentación de los hallazgos de auditoría y elaboración de recomendaciones.
Como resultado de la aplicación de las diferentes pruebas, el auditor obtiene una seriede hallazgos de auditoría, entendidos como la distancia entre la situación existente frenteal criterio establecido; sin importar el grado o nivel de diferencia entre estas dos variables,el auditor debe contar con la suficiente y adecuada evidencia que respalde los resultados,hallazgos y conclusiones.
En las Normas Cubanas de Auditoría se definen los atributos del hallazgo que com-prenden el criterio, la condición, el efecto y la causa.
El auditor debe tener en cuenta al describir el hallazgo, lo siguiente:
Criterio: la norma o patrón base sobre la cual se mide la situación encontrada, “lo quedebería ser” son las metas, objetivos, disposiciones jurídicas y otras normas que susten-tan la actuación del sujeto a auditar; es importante que el auditor discuta, desde la fasede planeación, los criterios que serán utilizados; el segundo es la condición, “lo que es”constituye una situación que existe, que ha sido determinada y documentada durante laauditoría a través de evidencias suficientes y apropiadas.
La distancia existente entre la condición y el criterio es lo que define el hallazgo; ladistancia puede ser igual a cero, en cuyo caso existe conformidad entre la condición y elcriterio, indicando resultado.
Causas: las razones por las que se producen las desviaciones identificadas respecto alos criterios aplicables; el análisis causal sirve de base para la toma de decisiones mientrasque la evaluación de las consecuencias indica la gravedad de la situación y la intensidadde la acción correctiva que se debe recomendar.
Efecto: se refiere a la identificación de las consecuencias de las desviaciones y su cuan-tificación; puede ser expresado en términos monetarios, de tiempo o cantidad; el efectoindica la gravedad de la situación encontrada y la premura y profundidad de la accióncorrectiva.
El auditor determina las causas del incumplimiento y sus consecuencias; los efectosdel incumplimiento pueden ser pérdidas monetarias o de otro tipo para la entidad; aun
cuando identificar las causas es fundamental, más importante es definir la causa raíz delincumplimiento en cuestión.
Si el auditor concluye el análisis de la causa y señala un motivo de carácter superficial ouna causa obvia, la causa subyacente principal del incumplimiento no será identificada y elincumplimiento continuará siendo recurrente.
Normalmente, la causa raíz se identifica con el uso de herramientas adecuadas de aná-lisis de causa raíz, entre ellas, la lluvia de ideas, el diagrama de espina de pez, los diagra-mas de flujo, y los cinco por qué; esta última es la herramienta de análisis más simple,usa un método de preguntas para explorar la relación de causa y efecto subyacente en elproblema, hasta que llega a una conclusión significativa.
Por lo general se debe hacer un mínimo de cinco preguntas, aunque a veces se requie-ren más, de no haberse identificado la causa real.
En la fase de planeación, en un enfoque de riesgos y controles, puede definirse el ha-llazgo de auditoría como el riesgo que se materializa por la ausencia, deficiencia o inefec-tividad de un control; en tal sentido, el auditor con la obtención de evidencia comprueba lamaterialización del riesgo, generándose el hallazgo, o si por el contrario las acciones de laadministración contribuyeron favorablemente a disminuir el riesgo.
El auditor aplica el concepto de materialidad cuantitativa y cualitativa para determinarsi el incumplimiento es o no material, también, puede utilizar la materialidad determinadaen la fase de planeación.
Factores a considerar al aplicar el criterio profesional:
1. Montos involucrados, esto puede ser una cantidad monetaria u otras medidas comoel número de personas involucradas, retrasos en días o tiempo, entre otros.
2. Efectos y consecuencias del incumplimiento.
3. Visibilidad y sensibilidad de la materia controlada.
4. Expectativas de las partes interesadas, así como usuarios finales del Informe de laauditoría.
5. Naturaleza y significado de las disposiciones jurídicas que rigen la materia controlada.
6. Valor monetario del incumplimiento.
La conclusión de la auditoría está conformada por los resultados y hallazgos que elauditor recopila desde la fase de realización de la auditoría, se formula con respecto a losobjetivos previstos en la planeación, por consiguiente, cierran el círculo de la auditoría.
El auditor realiza la recomendación para que sea considerada por la administración;una auditoría no puede considerarse exitosa si no motiva a la administración a realizar lasacciones correspondientes para atacar las causas que generan los efectos negativos.
El auditor también debe verificar que en los papeles de trabajo las evidencias estén de-bidamente relacionadas con los hallazgos y constatar que las conclusiones de la auditoríaestán soportadas de forma debida; si la evidencia es insuficiente o inapropiada se debenrecopilar nuevas evidencias.
La hoja resumen del tema y la matriz de hallazgos son dos herramientas útiles para queel auditor lleve a cabo su trabajo, las que facilitan la elaboración del borrador del Informede la auditoría.
Hoja resumen del tema: el auditor, al concluir cada tema o asunto, confecciona lahoja resumen, donde refleja los programas y técnicas de auditorías utilizados, así comola muestra examinada; expone además, los aspectos que considera de mayor relevancia yque fundamentan el borrador del Informe de la auditoría y el Dictamen, para ello tiene en
cuenta los resultados y hallazgos, así como las recomendaciones que considere necesa-rias, las causas, condiciones y la responsabilidad administrativa que corresponda.
Además, cuando se indique, se refleja la calificación del Control interno en un temaespecífico objeto de control, de acuerdo con lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría.
El auditor puede confeccionar la matriz de hallazgos para facilitar la confección de la Hoja resumen del tema.
Matriz de hallazgos: permite reunir de forma estructurada los hallazgos, documentoque el auditor elabora por temas, se cumplimenta en la medida que se identifica cada ha-llazgo y para ello se utiliza la plantilla P0002-06 Matriz de hallazgos.
La hoja resumen del tema es la base para realizar la reunión de notificación parcial delos resultados y tributa al borrador del Informe de la auditoría y el Dictamen; para ello seutiliza la plantilla: P-0002-05 Hoja resumen del tema.
III. Consideraciones acerca del trabajo de auditoría interna y utilización del trabajo de unexperto.
Al utilizar el trabajo del auditor interno, se debe tener en cuenta:
1. La independencia y objetividad del auditor interno.
2. La competencia profesional del auditor interno para la auditoría en cuestión.
3. El alcance del trabajo del auditor interno.
4. La relación costo-rendimiento del uso de dicho trabajo.
5. El comportamiento ético y el debido cuidado profesional, de manera que no menos-cabe el prestigio del trabajo realizado por el auditor interno.
6. Realizar procedimientos para obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada,que demuestre que el trabajo del auditor interno es idóneo para los propósitos delauditor en el contexto de la auditoría específica, que puede exigir el acceso a lospapeles de trabajo del auditor interno.
7. Los hallazgos significativos identificados por el auditor interno al momento de ana-lizar e interpretar los resultados de ese trabajo; cuando estos hallazgos son impor-tantes para la opinión, el auditor debe analizarlos con el auditor interno, y valorar sies necesario que él mismo lleve a cabo pruebas de auditoría adicionales.
El auditor externo debe conocer la función y estructura de la auditoría interna paraobtener una buena comprensión del Control interno; cuando analiza el uso del trabajo deauditoría interna, el auditor debe evaluar lo siguiente teniendo presente la materialidad yel riesgo involucrados, así como la subjetividad de la evidencia de auditoría:
1. La objetividad y la competencia técnica del personal de auditoría interna.
2. En qué medida el trabajo de auditoría interna se lleva a cabo con la debida atenciónprofesional.
3. El efecto de cualquier restricción impuesta a la auditoría interna por la administra-ción.
Al utilizar el trabajo de auditoría interna, el auditor externo debe aplicar procedimien-tos para evaluar su adecuación, al tiempo que considera el alcance del trabajo y determinasi la evaluación de la función de auditoría interna sigue siendo apropiada; en particular,el auditor externo evalúa:
1. Las habilidades y experiencias de quienes realizan el trabajo.
2. Si existe supervisión, revisión y documentación del trabajo.
3. Si se obtiene evidencia de auditoría suficiente y apropiada.
4. Si las conclusiones alcanzadas son apropiadas y los informes son consistentes conel trabajo realizado.
5. Si la administración cumple el Plan de medidas derivado de la auditoría interna.
Al concluir la evaluación del trabajo de auditoría interna, el auditor externo determinasi lo puede utilizar; adicionalmente da su consideración en el Informe de la auditoría so-bre la atención y seguimiento que brinda la administración al trabajo de auditoría interna.
Utilización del trabajo de un experto
La participación de expertos en la ejecución de una acción de prevención y controlcuando se requieran conocimientos especializados, se solicita mediante escrito dirigidoa la autoridad que proceda, en el que se especifica la naturaleza, objetivos, alcance dela labor a realizar y la responsabilidad que le corresponde respecto a la supervisión deltrabajo realizado.
Durante este proceso es necesario:
1. Evaluar la ausencia de conflictos de intereses del experto, para los fines de la audi-toría.
2. Entender el área de experiencia del experto lo suficiente como para determinar la na-turaleza, el alcance y los objetivos del trabajo a realizar, y para evaluar su adecuación.
3. Intercambiar con el experto información de interés para el cumplimiento de losobjetivos previstos y orientar el trabajo a realizar.
4. Acordar los roles del experto y del auditor, así como la comunicación entre ambaspartes, incluido cualquier informe.
Durante la ejecución del trabajo realizado por el experto, el jefe de grupo o auditorinterno de base:
1. Verifica la relevancia, razonabilidad y objetividad de los hallazgos determinadospor el experto, y si son consistentes con otras evidencias de auditoría.
2. De ser el trabajo del experto significativo para el auditor, deberá conocer la perti-nencia y razonabilidad de los supuestos y métodos, así como la integridad, relevan-cia y exactitud de los datos de la fuente.
3. Verifica que el experto realice las comprobaciones necesarias a fin de cumplimentarlos objetivos trazados para la auditoría en su materia; emite su juicio profesionalmediante dictamen, respaldado con evidencia suficiente y apropiada.
4. Constata que el dictamen del experto es validado por su jefe y que responda a losrequerimientos planteados.
5. Participa con el experto en la información y notificación al sujeto auditado, de losresultados y hallazgos detectados.
6. Incluye los resultados en el Informe de la auditoría y el Dictamen, según correspon-da, los que tributan a la evaluación de la auditoría y calificación del Control interno,según proceda.
Si los resultados del trabajo del experto no proporcionan suficiente evidencia o si losresultados no son consistentes con otra evidencia de auditoría, se deben aplicar otros pro-cedimientos o contemplar la posibilidad de utilizar a otro experto, según proceda, paralograr los objetivos propuestos.
IV. Procedimiento para los hechos posteriores a los eventos.
Los eventos posteriores afectan la presentación de los estados financieros y, como con-secuencia, la opinión del auditor, al punto que se le exige a la administración modificar los
estados financieros y al auditor modificar su informe; por lo tanto, los eventos posterioresrequieren que el auditor realice procedimientos de auditoría para obtener evidencia sufi-ciente y apropiada de que los eventos ocurridos entre la fecha de los estados financieros y elinforme del auditor, que necesitan de ajustes o revelaciones de información en los estadosfinancieros, han sido identificados.
Basada en las Normas Cubanas de Información Financiera, la entidad identifica loseventos posteriores y realiza los ajustes correspondientes abordados en los estados finan-cieros; el auditor necesita determinar si la administración estableció los procedimientosadecuados para identificar eventos posteriores relevantes.
El auditor debe revisar en qué medida esos eventos ajustados son veraces, de acuerdocon lo establecido en las Normas Cubanas de Información Financiera.
V. Negocio en marcha.
El supuesto de negocio en marcha consiste en que la entidad continuará en el negocioen un futuro previsible; por consiguiente, al preparar los estados financieros, la gerenciade la entidad asume si cree que la entidad será capaz de continuar como un negocio enmarcha.
El auditor debe estar siempre alerta durante la auditoría ante cualquier evidencia deeventos o condiciones que pudieran arrojar dudas sobre la capacidad de la entidad decontinuar en funcionamiento.
Al final de la auditoría, el auditor necesita llevar a cabo procedimientos sobre los su-puestos de negocio en marcha utilizados por la administración para preparar los estadosfinancieros, entre los cuales se incluye la obtención de evidencia que se puede emplearpara evaluar la idoneidad de esos supuestos, y para llegar a una conclusión sobre si esaevidencia es indicativa de alguna incertidumbre material acerca de la capacidad de la en-tidad de continuar funcionando.
El auditor no puede predecir todos los sucesos o condiciones futuras que impidan la con-tinuidad de una entidad como una empresa en funcionamiento; en consecuencia, la ausenciade cualquier referencia o incertidumbre de empresa en funcionamiento en el Dictamen e Informe de la auditoría, según corresponda, no puede ser interpretada como una garantía encuanto a la capacidad de la entidad para continuar como una empresa en funcionamiento.
Cuando se identifican sucesos o condiciones que puedan proyectar una duda importan-te sobre la capacidad de la entidad para continuar como una empresa en funcionamiento,el auditor debe:
1. Solicitar confirmación por escrito y revisar los planes de la administración o su ór-gano superior para acciones futuras basadas en su evaluación de empresa en funcio-namiento; incluye planes para liquidar activos, pedir dinero prestado o reestructurardeudas, incrementar capital, las proyecciones de flujo de efectivo, utilidad y otrasrelevantes.
2. Obtener evidencia de auditoría para confirmar o disipar, si es que existe o no, unaincertidumbre de la materialidad; ello incluye considerar el efecto de cualquier plande la administración y otros factores atenuantes de la situación, indagar con el ase-sor jurídico sobre la existencia de litigios o reclamaciones y su efecto financiero,revisar los términos y cumplimiento de convenios de prestamos, así como confir-mar la existencia, legalidad y exigibilidad de convenios para apoyo financiero conpartes relacionadas y terceros.
El auditor debe determinar si existe una incertidumbre de la materialidad relacionadacon sucesos o condiciones que por sí solos o en agregado puedan proyectar una dudaimportante sobre la capacidad de la entidad para continuar como empresa en funciona-miento:
1. Si se hace revelación suficiente en los estados financieros del suceso o condiciónque pueda proyectar duda importante sobre la capacidad de la entidad para conti-nuar en funcionamiento, el auditor debe expresar su opinión en un párrafo en el Informe de la auditoría y Dictamen, según proceda, con énfasis en la existencia deuna incertidumbre de importancia relativa relacionada al suceso o condición.
2. Si no se hace revelación adecuada en los estados financieros, el auditor debe expre-sar una opinión con salvedad o adversa, según sea apropiado; el Informe de la audi-toría y Dictamen, según proceda, debe incluir referencia específica al hecho de quehay una incertidumbre de la materialidad que puede proyectar una duda importantesobre la capacidad de la entidad para continuar como empresa en funcionamiento.
3. Si a juicio del auditor la entidad no tiene la capacidad para continuar como empresaen funcionamiento, debe expresar una opinión adversa si los estados financieroshan sido preparados sobre una base de empresa en funcionamiento.
VI. Información del resultado parcial de la auditoría.
Al concluir cada tema objeto de auditoría, el auditor convoca a una reunión parcial conla participación de los jefes y trabajadores del área, para informar los resultados y hallaz-gos, las causas, condiciones y la responsabilidad administrativa.
En la reunión de información del resultado parcial con el sujeto auditado, además, es-tán presentes el auditor supervisor, el jefe de grupo y los auditores que se relacionan conel tema objeto de análisis; de considerarse participa el jefe de la unidad organizativa deauditoría o quien este designe.
En las auditorías que se realicen a entidades con intereses en el exterior, al concluir eltrabajo, el jefe de la auditoría coordina una reunión de información parcial de los resul-tados con el embajador o jefe de misión del Estado cubano, los miembros del equipo dedirección vinculados a las áreas comerciales, políticas y otras que considere necesariasdel sujeto auditado, según el caso, dando a conocer las deficiencias, además de exponerlas causas y condiciones que las originaron y, cuando corresponda, se precisa la Declara-ción de Responsabilidad Administrativa.
Cuando en el transcurso de la auditoría se detectan hallazgos que evidencien descon-trol administrativo o hagan suponer presuntos hechos delictivos y de corrupción en elámbito de la gestión administrativa, debe informarse con la mayor brevedad.
El auditor debe trazar una estrategia para la notificación de los resultados parciales,según se detalla:
1. Coordinar con la administración: lugar, fecha, hora de inicio e identificar las perso-nas que deben participar en la reunión.
2. Tener revisada la hoja resumen del tema objeto de análisis por el jefe de grupo.
3. Definir los hallazgos de mayor relevancia en los que se requiera profundizar.
4. Disponer de los papeles de trabajo que sustentan las evidencias suficientes y apro-piadas del tema objeto de análisis.
5. Promover que el análisis se realice en un ambiente de respeto que permita que seanescuchadas ambas partes, en el interés de dar respuesta a la entidad una vez que secomprueben los argumentos presentados; se deja evidencia en los papeles de trabajo.
El Acta de información de los resultados parciales se confecciona según lo establecidoen las Normas Cubanas de Auditoría y sus procedimientos; para dejar constancia docu-mental de los asuntos tratados y criterios emitidos se utiliza la plantilla P-001- G08 Actade información de los resultados de la acción de prevención y control.
VII. Revisar los papeles de trabajo.
El auditor utiliza las plantillas que requiera para soportar las evidencias de auditoría,de acuerdo con los procedimientos aplicados, las que deben ser revisadas y supervisadas,según lo establecido.
Es importante verificar que los papeles de trabajo cuenten con las evidencias suficien-tes y apropiadas, de acuerdo con el alcance de los objetivos previstos; momento oportunopara, de ser necesario, profundizar en la recolección de pruebas.
El auditor jefe de grupo revisa los papeles de trabajo elaborados por los auditores ydeja las marcas correspondientes en cada uno de ellos; cuando lo requiera utiliza la plan-tilla G02-01 Acta de revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0003 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0003 | Elaboración del Informe dela auditoría | | Tarea | Capítulo I | Preámbulo |
Preámbulo
La fase de elaboración del Informe de la auditoría describe la forma y el contenidode los informes para los diferentes compromisos de auditoría; los procedimientos de laauditoría, las técnicas, los métodos de recolección, la evaluación de la evidencia y la for-mulación de conclusiones se desarrollan durante esta fase, en la cual el auditor efectúalos procedimientos de auditoría para reducir el riesgo de auditoría y para asegurar que laconclusión u opinión proporcionada sea apropiada a las circunstancias de la auditoría;este aseguramiento conforma la base para el Informe de la auditoría.
El propósito del Informe de la auditoría es comunicar los resultados del trabajo al audita-do y a las partes interesadas; la preparación de informes es una parte esencial de la auditoríaque implica registrar los resultados y hallazgos.
La clave para un buen informe es una planeación y realización adecuadas, así comouna comunicación eficaz de los resultados y hallazgos que sean claros e imparciales sobrelos objetivos de la auditoría; esto le permite al lector comprender lo que se hizo, por quése hizo y cómo se hizo, lo cual proporciona recomendaciones y facilita la elaboración del Plan de medidas para erradicar las deficiencias detectadas.
Cuando en la realización de la auditoría se detecta un presunto hecho delictivo, el jefede grupo o auditor interno de base actuante, además, elabora el Informe especial. Se ex-ceptúan a las sociedades autorizadas a ejecutar la auditoría externa y cuando la auditoríase realiza durante el ejercicio nacional de la Comprobación Nacional al Control interno uotros de similar naturaleza que determine el Contralor General, que se procede según loestablecido en el Reglamento de la Ley 158 “De la Contraloría General de la República ydel Sistema de Control Superior de los Fondos Públicos y de la Gestión Administrativa”.
Principios para la elaboración de informes
El auditor debe garantizar que el informe se elabore con calidad, sea relevante para to-dos sus usuarios y cumpla, tanto en su forma como en su contenido, con los principios deinformación: la objetividad, la integridad, la oportunidad, la exactitud y la contradicción.
La objetividad requiere que el auditor aplique el juicio profesional y el escepticismopara asegurarse de que el informe sea objetivamente correcto, y que los resultados, hallaz-gos y conclusiones se presenten de manera relevante, fiel y equilibrada.
La integridad exige al auditor considerar todos los hallazgos de auditoría pertinentesantes de emitir el informe; la relación entre los objetivos de la auditoría, los resultados,hallazgos y las conclusiones deber ser completas y deben estar claramente expuestas.
La oportunidad requiere que el auditor prepare el informe a su debido tiempo, y seacomunicado a la parte responsable y los usuarios previstos.
El principio de exactitud y consulta le exige al auditor verificar con el sujeto auditadola precisión y fidelidad de los hechos, y asegurarse de que los hallazgos reflejen una ima-gen correcta y lógica.
La contradicción requiere que el auditor analice e incorpore, cuando corresponda, lasrespuestas de la parte responsable, a partir de las notificaciones de resultados parciales yfinal.
El informe, en formato extenso, generalmente describe en detalle la introducción, con-clusiones, resultados, recomendaciones, anexos y generalidades, y se le denomina Infor-me de la auditoría.
El informe, en formato breve, es más condensado y por lo general se elabora en unformato más estandarizado denominado Dictamen.
Además del Dictamen, el auditor elabora el Informe de la auditoría en lo que corres-ponda, para reflejar y calificar el estado del Control interno relacionado con la materiacontrolada; el Dictamen tiene un formato estándar, puede ser no modificado o modifica-do, de acuerdo con lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría.
Los informes deben ser claros, usar un lenguaje simple y de fácil comprensión, sinvaguedades o ambigüedades, ser concisos y equilibrados; en los informes, el auditor debepresentar argumentos persuasivos.
Si la auditoría comprende asuntos confidenciales, por razones de seguridad u otrascausas, el auditor debe clasificar o limitar el Informe de la auditoría y restringir su distri-bución de acuerdo con la legislación establecida al respecto.
Informes a elaborar teniendo en cuenta los tipos de compromiso:
1. Compromiso de certificación.
a) Informe de la auditoría.
b) Dictamen.
2. Compromiso directo.
a) Informe de la auditoría.
En el proceso de elaboración del Plan anual de acciones de prevención y control seidentifica el tipo de compromiso de la auditoría, que además permite determinar los infor-mes a elaborar, según corresponda:
1. Auditoría financiera: con el propósito de certificar los estados financieros, se emiteel Dictamen y el Informe de la auditoría; para propósitos adicionales solo se elaborael Informe de la auditoría.
2. Auditoría desempeño, fiscal y forense: se elabora el Informe de la auditoría.
3. Auditoría de cumplimiento: en los compromisos de certificación se emite el Dic-tamen y el Informe de la auditoría; para los compromisos directos o cuando es unacombinación de ambos compromisos, solo se elabora el Informe de la auditoría.
En la auditoría cooperativa para la elaboración, supervisión y entrega del Informe dela auditoría se cumplimentan las indicaciones específicas que emite el Contralor Generalde la República y lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría; cuando se requierase consulta la Norma Internacional referente a la Guía sobre auditorías cooperativas.
Para la auditoría cooperativa que se realiza con otras entidades fiscalizadoras supe-riores se elaboran informes nacionales independientes, que incluyen los resultados, ha-llazgos, conclusiones y recomendaciones; se puede utilizar la plantilla del Informe de laauditoría.
En relación con la auditoría coordinada a nivel nacional, se elabora, según las accio-nes de control que se realicen, el informe correspondiente a cada una y a nivel nacionalse confecciona un informe resumen que contiene: introducción, conclusiones, causas ycondiciones, recomendaciones y resultados; este se retroalimenta de los informes de lasreferidas acciones de control, las que pueden tener un enfoque de proceso.
Elementos a considerar por el auditor para formarse una opinión
Para formarse una opinión en correspondencia con el tipo de auditoría, el auditor debepreguntarse si:
1. La evidencia de auditoría es suficiente y apropiada.
2. Los errores significativos no corregidos son materiales.
3. Las políticas contables significativas son reveladas adecuadamente.
4. Las políticas contables son consistentes con las Normas Cubanas de Información Financiera y apropiadas.
5. Las estimaciones contables son razonables.
6. La información presentada en los estados financieros contiene los atributos de com-prensibilidad, relevancia, fiabilidad y comparabilidad.
7. Las revelaciones de la información en los estados financieros son adecuadas.
8. La terminología usada es apropiada.
9. Cumplen los principios de economía, eficiencia y eficacia.
En una auditoría financiera, el auditor considera:
1. Si los estados financieros han sido preparados en todos los aspectos materiales, deconformidad con las Normas Cubanas de Información Financiera.
2. Si los estados financieros, en su conjunto, están libres de errores significativos de-bido a fraude o error; esta conclusión debe tener como base:
a) Si se ha obtenido evidencia suficiente y apropiada;
b) si las representaciones erróneas no corregidas son materiales, consideradas indi-vidualmente o en su conjunto; y
c) la consideración de los aspectos cualitativos de las prácticas contables.
El Dictamen modificado de una auditoría financiera y de cumplimiento puede contenerpárrafos de Énfasis en el asunto y de Otro asunto.
La decisión de incluir un párrafo de Énfasis o de Otro asunto, depende de si el asunto enparticular ha sido o no presentado o revelado en la información de la materia controlada.
De considerarlo necesario, el auditor puede llamar la atención en un párrafo de Énfa-sis sobre el asunto presentado o revelado en la información de la materia controlada queresulte fundamental indicar a los efectos de su mejor comprensión.
Si el auditor considera necesario comunicar un asunto diferente a los presentados odivulgados en la información sobre la materia controlada, que a su juicio sean relevantespara que los usuarios entiendan la auditoría, esto se podrá hacer en un párrafo de Otroasunto.
Si el auditor espera incluir uno o ambos de estos párrafos en el Dictamen, debe co-municarlo al máximo jefe del sujeto auditado, así como la redacción de los mismos; esposible que el auditor también decida notificar a otras partes interesadas.
Elaboración y notificación de los informes de la auditoría
En esta fase se cumplimenta la elaboración de los informes, la reunión final de losresultados de la auditoría, la notificación e información a los trabajadores; para ello esimprescindible cumplir con la secuencia descrita en este Manual de procedimiento.
Si la auditoría se realiza a entidades con intereses en el exterior, al concluir el trabajoel jefe de grupo de la auditoría coordina una reunión de información de los resultadospreliminares con el embajador o jefe de misión del Estado cubano.
Cuando en la auditoría se detecte un presunto hecho delictivo y de corrupción en elámbito de la gestión administrativa, o se realice por solicitud de las autoridades competentes, la información que se brinda siempre se realiza con la aprobación expresa del jefede la unidad organizativa de auditoría, previa consulta con el órgano de control.
Aseguramiento y control de calidad: durante la fase de elaboración del informe de laauditoría es importante asegurar el cumplimiento de las tareas previstas con calidad, deacuerdo con el procedimiento H-001-G02 Aseguramiento y control de calidad.
Documentación de la auditoría: al concluir la fase de elaboración del informe de la au-ditoría debe quedar organizada la documentación recibida y elaborada, en el Expedientede la auditoría; además de cumplimentar lo referido a la comunicación, se toma en cuentael procedimiento H-001-G01 Documentación y comunicación de la auditoría.
En la fase de elaboración del informe de la auditoría la secuencia de tareas es la si-guiente:
| Herramientas | Tareas | | - | - | | H-001-0003-01 | Elaborar y notificar los informes de la auditoría | | H-001-0003-02 | Preparar reunión de información de los resultados de la auditoría |
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0003-01 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0003 | Elaboración del informe de laauditoría | | Tarea | 01 | Elaborar y notificar los infor-mes de la auditoría |
Objetivo de la tarea
Proporcionar al auditor pautas generales para el proceso de elaboración y notificaciónde los informes de la auditoría, el que incluye el informe especial, cuando proceda.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Audi-toría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Elaborar los informes de laauditoría | P-D0003-01 Informe de la acción de prevención ycontrolP-D0003-02 Dictamen no modificado de la auditoríafinancieraP-D0003-03 Dictamen no modificado de la auditoríade cumplimientoP-D0003-04 Dictamen modificado de la auditoríafinancieraP-D0003-05 Dictamen modificado de la auditoría decumplimientoP-D0003-06 Informe resumenP-D0003-07 Informe especialP-0003-01 Declaración de responsabilidad administra-tivaP-0002-07 Identificación y cuantificación de los dañosy perjuicios económicos | | II. | Secuencia desde la elabora-ción, supervisión del borradorde los informes de la audito-ría, hasta su notificación y lainformación a los trabajado-res | H-001-G02 Aseguramiento y control de calidadP-G02-02 Acta de supervisiónP-G02-03 Acta de supervisión superiorP-0003-02 Carta de remisión de informeP-G02-07 Acta de certificación del Informe especialP-G02-08 Acta de constancia de entrega de los docu-mentos al grupo de análisis |
Descripción
I. Elaborar los informes de la auditoría.
El auditor prepara los informes de la auditoría sobre la base de los principios de inte-gridad, objetividad, oportunidad, exactitud y contradicción, se construyen en la medida
que avanza la auditoría, sustentados con evidencias suficientes y apropiadas; en su elabo-ración participan los miembros del grupo de auditoría, y es el máximo responsable el jefede grupo o el auditor interno de base, según corresponda.
Cuando se detecta un presunto hecho delictivo, el auditor jefe de grupo o el auditorinterno de base actuante, elabora simultáneamente el informe de la auditoría y el informeespecial.
En correspondencia con el tipo de compromiso, el auditor selecciona las plantillas acumplimentar, las que pueden ser:
1. P-D0003-01 Informe de la acción de prevención y control, el que titula INFORMEDE LA AUDITORÍA.
2. P-D0003-02 Dictamen no modificado de la auditoría financiera.
3. P-D0003-03 Dictamen no modificado de la auditoría de cumplimiento.
4. P-D0003-04 Dictamen modificado de la auditoría financiera.
5. P-D0003-05 Dictamen modificado de la auditoría de cumplimiento.
Cuando se realiza una auditoría cooperativa, se pueden utilizar las plantillas P-D0003-01 Informe de la acción de prevención y control y P-D0003-06 Informe resumen.
El auditor, para elaborar el Informe especial, utiliza la plantilla P-D0003-07 Informeespecial.
II. Secuencia desde la elaboración del borrador de los informes de la auditoría hasta lainformación a los trabajadores.
A partir de las categorías A y B determinadas en la fase de planeación para asegurar losniveles de calidad de la auditoría, se tiene en cuenta la siguiente secuencia:
Elaborar borrador de los informes de la auditoría
El auditor, para una mayor precisión de la información que se consigna en el encabeza-miento y la introducción del borrador de los informes, debe considerar la documentaciónde la fase de planeación.
Posteriormente, el auditor desarrolla la sección de resultados; en su estructura tiene encuenta el tipo de auditoría y sus objetivos; se describen los resultados y hallazgos que porsu magnitud e importancia sean más relevantes, sustentados en evidencias suficientes yapropiadas, en correspondencia con las hojas resúmenes, matriz de hallazgos y actas denotificación de los resultados parciales elaboradas en las fases de planeación y realizaciónde la auditoría.
Luego, el auditor elabora la sección de conclusiones, en la que expresa de forma com-prensible su opinión, y da respuesta a los objetivos de la auditoría, en orden de importan-cia y en correspondencia con la evaluación de la auditoría y la calificación del Controlinterno, según lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría.
En esta sección, también se refleja en un párrafo el monto de los daños y perjuicioseconómicos, cuando proceda, se específica de ellos, cuántos corresponden a presuntos he-chos delictivos; se determinan en correspondencia a lo establecido en este procedimientoy se utiliza la plantilla P-0002-07 Identificación y cuantificación de los daños y perjuicioseconómicos.
Las recomendaciones que procedan deben ser claras, presentadas de manera lógica yracional; deben estar vinculadas con los objetivos, hallazgos y conclusiones de la audito-ría, estar bien fundamentadas y añadir valor.
Se consideran como anexos los documentos que soporten los hechos que por su interéssean necesarios adjuntar, y la declaración de responsabilidad administrativa, cuando proceda.
En las generalidades se expresa que la máxima autoridad del sujeto de la auditoría, posterior arecibir la notificación del informe por parte de la unidad organizativa de auditoría o el auditorinterno de base, según corresponda, le informa a los responsables directos y colaterales deacuerdo con la declaración de responsabilidad administrativa.
También se expone el plazo, de acuerdo con la normativa aplicable, de que dispone elauditado a partir de la fecha de notificación del Informe de la auditoría y Dictamen, parapresentar las inconformidades, las propuestas y aprobación de las medidas disciplinariasy el Plan de medidas, así como el estado de cumplimiento del Plan de medidas, segúncorresponda.
Posterior a la sección de generalidades, se incluye una nota de agradecimiento a losdirectivos, funcionarios y demás trabajadores por la colaboración prestada en la realiza-ción de la auditoría; el jefe de grupo o el auditor interno de base consigna su nombre(s) yapellidos, cargo, firma y número del Registro de Contralores y Auditores de la Repúblicade Cuba; también debe dejar constancia de su media firma en cada página del citado do-cumento.
Una vez elaborado el borrador del Informe de la auditoría y el Dictamen, el jefe degrupo analiza su contenido con los demás miembros del grupo de auditoría, con el obje-tivo de colegiar la propuesta de evaluación según el tipo de auditoría y la calificación del Control interno asociado a la materia controlada, conforme a lo establecido al respectoen las Normas Cubanas de Auditoría, se deja evidencia de este acto en el Expediente dela auditoría.
Posteriormente se presenta al supervisor, a los efectos de la supervisión que correspon-de, que incluye el análisis de la propuesta de evaluación y calificación.
El auditor interno de base, cuando cumplimenta lo anteriormente descrito, presenta a sumáximo jefe el borrador del Informe de la auditoría; de existir discrepancias con el conteni-do del mismo y no llegar a un acuerdo, se interesa a la unidad organizativa de auditoría queatiende metodológicamente al auditor, para que proceda a la supervisión del mismo.
Elaborar el informe especial
El informe especial, como elemento fundamental en la investigación y probanza delos hechos presuntamente delictivos, expresa de forma razonada el juicio profesional delauditor, sobre la base de las evidencias obtenidas, que incluye el resultado del trabajo rea-lizado por los expertos, en los casos que proceda; su presentación no constituye denuncia,dada la función pericial que en derecho les corresponde.
Es el documento fundamentado que contiene la exposición detallada del presunto he-cho delictivo, sus responsables y las evidencias que lo sustentan, conforme a lo estable-cido en el presente procedimiento; el que solo se entrega al órgano de instrucción penalcorrespondiente o a la autoridad facultada, según proceda.
Con las evidencias que sustentan el informe especial, se conforma un expediente, elcual se ajusta en su confección al procedimiento H-001-G01 Documentación y comuni-cación de la auditoría, en lo que corresponda.
El informe especial se estructura por el encabezamiento, introducción, resultado y ane-xo, este último estará en correspondencia con las características propias de los hallazgosque se determinen como presuntos hechos delictivos, para su elaboración el auditor ten-drá en cuenta los elementos expuestos en la plantilla P-D0003-07 informe especial.
Cuando en la ejecución de una acción de control se presuman en la propia entidadauditada, hechos delictivos en diferentes unidades o dependencias de esta y no existan
evidencias de concierto o vinculación en la ejecución de los hechos entre los probablesimplicados, se presentan informes especiales por separado con los requisitos expuestosen este procedimiento.
Posterior a la elaboración del Informe especial, el jefe de grupo lo presenta al supervi-sor y el auditor interno de base a la unidad organizativa de auditoría que lo atiende meto-dológicamente, para que se realice la supervisión en correspondencia con lo establecidoen el H-001-G02 Aseguramiento y control de calidad, y de acuerdo con las indicacionesrecibidas.
Supervisar el borrador de los informes de la auditoría
Durante la supervisión al borrador de los informes de la auditoría se aplica el procedi-miento H-001-G02 Aseguramiento y control de calidad y la plantilla P-G02-02 Acta desupervisión; el supervisor analiza con el jefe de grupo la propuesta de evaluación segúnel tipo de auditoría y la calificación del Control interno, así como las acciones correctivasy recomendaciones que se señalan con el objetivo de que el contenido del borrador de losinformes de la auditoría sea irrefutable; deja evidencia escrita del análisis realizado en lareferida acta.
En la supervisión que se realiza al informe especial, se debe comprobar que el presuntohecho delictivo esté documentado y las evidencias sean suficientes y apropiadas, además,de estar contenido y coincidir con lo expuesto en el borrador del Informe de la auditoría.
Ajustar el borrador de los informes de la auditoría a partir del resultadode la supervisión
El jefe de grupo, de conjunto con los auditores, realiza los ajustes pertinentes al borra-dor de los informes de la auditoría, de acuerdo con el acta de supervisión; posteriormentese presenta nuevamente al supervisor, quien comprueba el cumplimiento de las accionescorrectivas y recomendaciones realizadas y deja su conformidad en la plantillaP-G02-02 Actade supervisión; de no estar conforme, se continúa con la supervisión del borrador de los infor-mes hasta que se cumplimente lo indicado, deja evidencia en el acta correspondiente.
Igual proceder se tiene con la supervisión del informe especial.
En correspondencia con lo establecido en la plantilla H-001-G02 Aseguramiento ycontrol de calidad, al concluir la supervisión del borrador de los informes y del Informeespecial se presentan a la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad quecorresponda.
Supervisión superior al borrador de los informes de la auditoría
1. Opinión de la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad sobre elborrador de los informes de la auditoría.
La dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad, revisa el borrador delos informes y del Informe especial, que corresponda, para dejar constancia de lasupervisión superior, elabora y emite el acta con las no conformidades y recomen-daciones, según plantillaP-G02-03 Acta de supervisión superior.
Para el auditor interno de base se realiza la supervisión superior, cuando:
a) Existe discrepancia con el contenido del borrador del Informe de la auditoría,entre el auditor y el jefe máximo, el que interesa la supervisión a la unidad orga-nizativa de auditoría que atiende metodológicamente al auditor;
b) se detecta un presunto hecho delictivo o de corrupción en el ámbito de la gestiónadministrativa, en todos los casos el auditor interno de base procede de acuerdocon lo establecido.
Cuando se cumplimente por el jefe de grupo o auditor interno de base actuante,lo reflejado en el acta de supervisión superior, la dirección, departamentos y Co-mité de Control de Calidad, deja constancia de su conformidad con el borradorde los informes en un acta de supervisión superior.
En las auditorías en las que se detecte presunto hecho delictivo, se cumplimenta,además, lo establecido en el procedimiento H-001-G02 Aseguramiento y controlde calidad.
2. Censura al borrador de los informes de la auditoría.
Cuando se determina realizar censura al borrador de los informes de la auditoría, eljefe de grupo lo presenta a quien lo interese, posterior a la conformidad del borradorde los informes de la auditoría por parte de la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad, que corresponda; para dejar evidencia de la censura se utiliza laplantilla P-G02-03 Acta de supervisión superior o se realiza la censura en el propioborrador del Informe de la auditoría.
Ajustar el borrador de los informes de la auditoría, a partir de la censura
El jefe de grupo o auditor interno de base, a partir de conocer el resultado de la censura,procede a realizar los ajustes, da continuidad a las indicaciones recibidas y lo establecidoal respecto.
Conformidad con el borrador de los informes de la auditoría para informarlos resultados al sujeto auditado en la reunión final de la auditoría
El jefe de grupo presenta el borrador de los informes de la auditoría al jefe de la unidadorganizativa de auditoría, o quien este designe, para que deje evidencia escrita de la con-formidad con su contenido, la que incluye la evaluación de la auditoría y la calificación del Control interno, a los efectos de ser presentado al sujeto auditado en la reunión de informa-ción de los resultados de la auditoría.
El auditor interno de base presenta a su jefe máximo el borrador del informe, para quedeje evidencia escrita de su conformidad con el contenido, mediante su firma y la fecha;y posteriormente sea presentado en la reunión de información de los resultados de la au-ditoría al sujeto auditado.
En ambos casos, en lo que corresponda, utiliza el procedimiento H-001-0003-02 Pre-parar reunión de información de los resultados de la auditoría.
El borrador del informe que tiene la evidencia de conformidad por quien corresponda,se archiva en el Expediente de la auditoría.
Ajustar y notificar los informes de la auditoría
Posterior a la reunión final de la auditoría, el jefe de grupo y el auditor interno de base,según corresponda, complementa los informes de la auditoría con el análisis de los acuer-dos y criterios derivados de esta, para ello:
1. Revisa la documentación pertinente relacionada con el asunto objeto de observa-ción.
2. De ser necesario, puede convocar reuniones, encuentros e intercambios con el suje-to auditado para profundizar, esclarecer, conciliar y dar respuesta a lo señalado.
3. Cuando el sujeto auditado muestre nuevas evidencias, profundizar en las razonespor las cuales no fueron presentadas con anterioridad.
Al concluir este proceder, se presentan los informes de la auditoría al supervisor.
El supervisor se enfoca fundamentalmente en revisar los ajustes realizados a los infor-mes de la auditoría posteriores a la reunión final y utiliza la plantilla P-G02-02 Acta desupervisión.
Según corresponda, el jefe de grupo o auditor interno de base cumplimenta, de existiracciones correctivas y recomendaciones, y da continuidad a las indicaciones recibidas delsupervisor.
Notificación de los informes de la auditoría
El jefe de la unidad organizativa de auditoría, o quien este designe, tramita al sujetoauditado y a las partes interesadas que procedan, el informe de la auditoría y el Dictamen,según corresponda, el que adjunta a la Carta de remisión, para ello utiliza la plantillaP-0003-02 Carta de remisión de informe.
El auditor interno de base notifica el informe de la auditoría, para lo que utiliza la plan-tilla P-0003-02 Carta de remisión de informe.
Se archivan en el Expediente de la auditoría la Carta de remisión de informe, el infor-me de la auditoría y el Dictamen, según corresponda, y la evidencia de su recepción porel sujeto auditado.
En las auditorías realizadas por la Contraloría General de la República, las direccionesautorizadas a ejecutar la auditoría externa, las unidades centrales de auditoría interna ylas unidades de auditoría interna, los jefes de estas unidades organizativas de auditoría,remiten carta con las conclusiones de la auditoría, y cuando corresponda se adjunta unacopia de la declaración de responsabilidad administrativa al primer secretario del Partidode la provincia y al gobernador; así como al Presidente de la Asamblea Municipal del Poder Popular e intendente del territorio donde se encuentre ubicado el sujeto auditado.
Asimismo, el Contralor General de la República, cuando lo considere, remite ademásla referida carta, al Presidente de la República, al Comité Central del Partido Comunistade Cuba, a la Asamblea Nacional del Poder Popular y al Consejo de Ministros.
Después de la entrega de los informes de la auditoría al sujeto auditado y a las partesinteresadas, se realiza la reunión de información a los trabajadores, en correspondenciacon el término establecido y el procedimiento H-001-0003-02 Preparar reunión de infor-mación de los resultados de la auditoría.
Presentación del Informe especial
El jefe de grupo o auditor interno de base actuante, presenta al órgano de instrucciónpenal competente, el informe especial, antes de informar al sujeto los resultados finalesde la auditoría.
De conjunto con el informe especial, también se entregan el acta de certificación, emi-tido por la dirección y departamentos de Calidad de la Contraloría General de la Repú-blica, así como el acta de constancia de entrega, donde se detallan los documentos que seadjuntan y las evidencias que permiten determinar el hecho, consignando el número depáginas del informe y sus anexos; se utilizan las plantillas P-G02- 07 Acta de certifica-ción del Informe especial y P-G02-08 Acta de constancia de entrega de los documentosal Grupo de análisis.
Una vez evaluado y aceptado el Informe especial por el Grupo de análisis, el jefe degrupo o auditor interno de base, según proceda, informa por escrito al máximo jefe enfunciones del sujeto de la auditoría y en ausencia de este a su jefe inmediato, los elemen-tos necesarios para la denuncia del hecho, de conformidad con lo dispuesto en la legisla-ción vigente en la materia, sin hacer entrega del referido informe al jefe administrativo.
De tener las autoridades consignadas alguna vinculación con los hechos cometidos, seinforma al jefe inmediato superior correspondiente, quien presenta la denuncia.
El escrito al que se refiere el párrafo anterior, debe contener los elementos siguientes:
a) Síntesis del hecho presuntamente delictivo;
b) daños y perjuicios económicos determinados, en los casos que corresponda; y
c) presuntos responsables.
El jefe de grupo o auditor interno de base actuante, y de resultar necesario, demás au-ditores o expertos que participaron en la auditoría, acudirán ante el requerimiento de laautoridad facultada o el Grupo de análisis, según proceda, para realizar las clarificacionesque, sobre aspectos del Informe especial presentado y la documentación anexa a este, seconsideren pertinentes. El jefe de grupo o auditor interno de base, deben aportar la infor-mación necesaria en el proceso de esclarecimiento del hecho.
Para dar cumplimiento a lo anterior y a las acciones que requiera el proceso penal, la colabo-ración de los auditores y expertos actuantes, cuando sea solicitada, es garantizada por la Contraloría General de República y por los jefes de las direcciones autorizadas a realizarla auditoría externa y de las unidades organizativas de auditoría interna, que ejecutó laacción de control o, en su caso, el jefe de la entidad a la que pertenece el auditor internode base que presenta el Informe especial.
De estimar el Grupo de análisis que deben precisarse elementos expuestos en el infor-me o que las evidencias que lo sustentan son insuficientes, lo devuelve al jefe de grupo oauditor interno de base actuante, mediante el correspondiente dictamen, de conformidadcon lo establecido en la legislación específica dictada por las autoridades facultadas de la Fiscalía General de la República y el Ministerio del Interior. La respuesta a lo interesadose realiza en el término que se acuerde y se considera, a todos los efectos legales, comoampliación del informe pericial inicialmente presentado.
El jefe de grupo o el auditor interno de base actuante, realiza las clarificaciones nece-sarias y correcciones expuestas en el dictamen presentado por estas autoridades, antes deinformar al sujeto los resultados finales de la auditoría.
En caso de necesitar una prórroga para dar cumplimiento a los requerimientos exigi-dos, esta se solicita al Grupo de análisis mediante escrito firmado por el contralor jefede la dirección correspondiente de la Contraloría General, contralor jefe provincial y delmunicipio especial Isla de la Juventud o, en su caso, por los jefes de las direcciones auto-rizadas a realizar la auditoría externa y de las unidades organizativas de auditoría interna ala que se subordina administrativa o metodológicamente el jefe de grupo o auditor internode base que ejecutó la auditoría, debiéndose aportar la información solicitada dentro delnuevo plazo autorizado.
Cuando el jefe de grupo o auditor interno de base actuante, es citado por el tribunalpara comparecer como perito en el acto del juicio oral, debe prepararse y contar con elasesoramiento del jurista correspondiente, a fin de que lo instruya respecto a la forma departicipar en la vista del juicio oral; asimismo, debe intercambiar al respecto con el fiscaldesignado para el referido acto y con el instructor del caso, manteniendo el contacto conla fiscalía hasta la culminación del proceso, para conocer sus resultados.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0003-02 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0003 | Elaboración del informe de laauditoría | | Tarea | 02 | Preparar y realizar la reuniónde información de los resul-tados de la auditoría |
Objetivo de la tarea
Preparar y realizar la reunión final para comunicar al Consejo de Dirección los resul-tados de la auditoría y la información a los trabajadores.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Audi-toría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Comunicar asuntos impor-tantes | P-001-G08 Acta de información de los resultados de laacción de prevención y control | | II. | Estrategia de la reunión deinformación de los resultadosfinales de la auditoría | P-001-G08 Acta de información de los resultados dela acción de prevención y control | | III. | Estrategia de la reunión de in-formación a los trabajadores | P-0003-03 Acta de información a los trabajadores | | IV. | Revisar las estrategias de lareunión de información delos resultados finales de laauditoría y la de informacióna los trabajadores | | V. | Realizar la reunión de in-formación de los resultadosfinales de la auditoría con elsujeto auditado | P-001-G08 Acta de información de los resultados dela acción de prevención y control | | VI. | Realizar la reunión de infor-mación a los trabajadores | P-0003-03 Acta de información a los trabajadores |
Descripción
I. Comunicar asuntos importantes.
Es clave en la comunicación entre el auditor y el auditado el desarrollo de reunionespara analizar el resultado final de la auditoría, en las que el sujeto auditado tiene la opor-tunidad para intercambiar, profundizar, esclarecer sobre los resultados, hallazgos, causasy condiciones, conclusiones, recomendaciones y declaración de responsabilidad adminis-trativa, así como informar los resultados a los trabajadores y las organizaciones políticas,de masas y otras que por su interés se requiera convocar.
La comunicación de los resultados de la auditoría es fundamental para fortalecer laconfiabilidad, pertinencia y validez de los informes de la auditoría, motivar la imple-mentación de las acciones correctivas o mejoras derivadas de las medidas que se puedenaplicar y disminuir el riesgo de inconformidades.
Sin perjuicio de los objetivos que persigue la comunicación de los resultados de laauditoría, es importante una comunicación proactiva y efectiva con el sujeto auditado.
En la auditoría que se realice a entidades con intereses en el exterior, al concluir eltrabajo el jefe de la auditoría coordina una reunión de información parcial de los resul-tados con el embajador o jefe de misión del Estado cubano, los miembros del equipo dedirección vinculados a las áreas comerciales, políticas y otras que considere necesariasdel sujeto auditado, según el caso, dando a conocer los resultados y hallazgos, además deexponer las causas y condiciones que las originaron y, cuando corresponda, se precisa ladeclaración de responsabilidad administrativa; la evidencia escrita de esta reunión debeplasmarse en la plantilla P-001-G08 Acta de información de los resultados de la acciónde prevención y control.
El auditor, cuando requiera, efectúa reunión de análisis previo de los resultados finalesde la auditoría con el sujeto de esta, se deja evidencia escrita en la plantilla P-001-G08 Acta de información de los resultados de la acción de prevención y control.
II. Estrategia de la reunión de información de los resultados finales de la auditoría.
El jefe de grupo o el auditor interno de base procede, en lo que corresponda, a:
1. Coordinar con la máxima autoridad del sujeto auditado el día, hora y lugar de larealización, así como la participación de los miembros del Consejo de Dirección,las organizaciones políticas y de masas del centro y otras personas que por su inte-rés sean necesario convocar; si la responsabilidad imputada por los resultados de laauditoría afecta a:
a) Los directivos principales o al jefe máximo del sujeto auditado, se solicita laparticipación del nivel superior; y
b) personal que ha perdido el vínculo laboral con la entidad y sea de interés su par-ticipación en la reunión de información de los resultados finales de la auditoría,se indica al jefe máximo del sujeto auditado que lo convoque por escrito y dejeconstancia de su notificación, la que entrega al jefe de grupo o al auditor internode base para que forme parte del Expediente de la auditoría.
2. Informar al jefe de la unidad organizativa de auditoría y supervisor de la fecha, horay lugar de la reunión.
3. Garantizar la participación de todos los miembros del grupo de auditoría.
4. Garantizar la participación del experto que participó en la auditoría, cuando se re-quiera.
5. Puntualizar con el jefe máximo del sujeto auditado los participantes en la reunión,incluidos los representantes de las organizaciones políticas, de masas y otros quepor su interés se requiera.
6. Garantizar el Expediente de la auditoría.
7. Tener impreso el borrador del informe firmado por el jefe de la unidad organizativade auditoría, o quien este designe, dando la conformidad de su contenido.
8. Prepararse para hacer la presentación del Informe de la auditoría.
9. Precisar el auditor que levanta el acta de la reunión.
10. Preparar la plantilla P-001-G08 Acta de información de los resultados de la acciónde prevención y control.
11. Garantizar que los demás miembros del grupo de auditoría estén preparados paraatender cualquier pregunta, consulta u observación en el transcurso de la reunión.
III. Estrategia de la reunión de información a los trabajadores.
El jefe de grupo o el auditor interno de base procede, en lo que corresponda, a:
1. Interesar a la administración y al sindicato del sujeto auditado, su participación y lade los trabajadores en la reunión de información en el plazo establecido en la legis-lación aplicable.
2. Coordinar con la máxima autoridad del sujeto auditado el día, hora y lugar de surealización y los participantes.
3. Informar al jefe de la unidad organizativa de auditoría y supervisor, la fecha, hora ylugar de la reunión de información a los trabajadores.
4. Garantizar la participación de los miembros del grupo de auditoría.
5. Tener el Informe de la auditoría.
6. Prepararse para dar a conocer con destreza las conclusiones, recomendaciones y de-claración de responsabilidad administrativa, y ordenar correctamente los resultadosy hallazgos, para lo cual se usa un lenguaje correcto, actual, comprensible e inclusopersuasivo.
Los asuntos técnicos no son difíciles de explicar si verdaderamente los entendemosy si somos capaces de situarnos en la posición del auditorio que no tiene conoci-mientos profundos del tema; para ello se debe evitar la utilización de un lenguajetécnico, vago o excesivamente formal, así como una brevedad o detalle excesivos.
7. Precisar el auditor que levanta el acta de la reunión.
8. Preparar la plantilla P-0003-03 Acta de información a los trabajadores.
IV. Revisar las estrategias de la reunión de información de los resultados finales de laauditoría y la de información a los trabajadores.
El jefe de la unidad organizativa de auditoría, o quien designe, revisa las estrategiaspara el desarrollo de las reuniones, en las que precisa:
1. Temas claves a tratar en un orden lógico, con énfasis en aquellos asuntos sobre losque se requiere precisar.
2. Lugar, fecha, hora de inicio y participantes.
Las estrategias que elabora el auditor interno de base son revisadas por el jefe máxi-mo.
V. Realizar la reunión final de información de los resultados de la auditoría.
Para el desarrollo de la reunión, el jefe de grupo o el auditor interno de base procede,en lo que corresponda, a:
1. Presentar la presidencia y precisar que estén las personas convocadas, con la pre-sencia del máximo jefe del sujeto auditado, quien solo se ausentará por causa debi-damente justificada.
2. Informar el resultado final de la auditoría sobre la base de el borrador del Informede la auditoría y el Dictamen; precisar objetivo, criterio y alcance de la auditoría,así como limitaciones, conclusiones, causas y condiciones que propiciaron las defi-ciencias señaladas, la declaración de responsabilidad administrativa y recomenda-ciones.
3. Garantizar que un miembro del grupo de la auditoría tenga el Expediente de la au-ditoría, para esclarecer cualquier duda que surja en el transcurso de la reunión.
4. Tener definido qué auditor da respuestas al sujeto auditado, según los temas que seaborden en la reunión.
5. Asegurar que durante el desarrollo de la reunión se mantenga la disciplina y que nosurjan problemas de comunicación, que el mensaje llegue en forma correcta a losparticipantes.
6. Si en el transcurso de la reunión no existen los elementos para dar respuesta al su-jeto auditado de alguna pregunta, incomprensión o duda, se precisa las acciones aemprender y da respuesta al auditado antes de notificar el Informe de la auditoría.
7. Completar los datos de la plantilla P-001-G08 Acta de información de los resulta-dos de la acción de prevención y control, sobre la base de la información generadaen la reunión final de la auditoría, y entrega copia al máximo jefe del sujeto audi-tado, constando la firma de las partes en cada una de las páginas que contenga lareferida plantilla.
VI. Realizar la reunión de información a los trabajadores.
Para el desarrollo de la reunión de información a los trabajadores, el jefe de grupo o elauditor interno de base procede, en lo que corresponda, a:
1. Presentar la presidencia y precisar que estén las personas convocadas, con la pre-sencia del máximo jefe del sujeto auditado, quien solo se ausentará por causa debi-damente justificada.
2. Al informar las conclusiones, explicar las causas y condiciones que propician loshallazgos, así como la relación que tienen con los daños, perjuicios provocados ysus consecuencias; hacer hincapié en los asuntos que conduzcan a la disciplina,exigencia y control, en beneficio de una administración proba y eficiente con elcompromiso y participación de los trabajadores.
3. Dar a conocer las recomendaciones y la declaración de responsabilidad administra-tiva.
4. Asegurar que durante el desarrollo de la reunión se mantenga la disciplina y que nosurjan problemas de comunicación, que el mensaje llegue en forma correcta a losparticipantes, de forma sincera y justificada, con evidencias suficientes y apropiadas.
5. Completar los datos de la plantilla P-0003-03 Acta de información a los trabajadores.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0004 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0004 | Seguimiento de los resulta-dos de la auditoría | | Tarea | Capítulo I | Preámbulo |
Preámbulo
La fase de seguimiento aporta beneficios a las tres partes implicadas en la auditoría,a la parte responsable ya que demuestra la eficacia del sujeto auditado en la correcciónde los problemas; al usuario previsto, al que le proporciona una actualización de lo queha logrado la parte responsable; y al auditor, que puede evaluar la eficacia de su trabajo.
La unidad organizativa de auditoría o el auditor interno de base que realizó la audito-ría, establece e implementa los mecanismos necesarios para dar seguimiento oportuno yadecuado a las medidas disciplinarias y al Plan de medidas presentado por la parte res-ponsable, para ello debe tener en cuenta el procedimiento H-001-0004-01 Seguimiento.
Las unidades centrales de auditoría interna, las sociedades que realizan la auditoría ex-terna y las direcciones autorizadas a ejecutar la auditoría externa, dan respuesta al recursode apelación de las acciones realizadas en su sistema, para ello se utiliza la H-001-0004-02 Inconformidades.
Aseguramiento y control de calidad: durante la fase de seguimiento es importanteasegurar el cumplimiento de las tareas previstas con calidad, de acuerdo con el procedi-miento H-001-G02 Aseguramiento y control de calidad.
Documentación de la auditoría: al concluir esta fase de la auditoría debe quedar orga-nizada la documentación recibida y elaborada; además de cumplimentar lo referido a lacomunicación, para lo cual se tienen en cuenta los procedimientos H-001-G01 Documen-tación y comunicación de la auditoría y H-001-0004-02 Inconformidades.
En la fase de seguimiento la secuencia de tareas es la siguiente:
| Herramientas | Tareas | | - | - | | H-001-0004-01 | Seguimiento | | H-001-0004-02 | Inconformidades |
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0004-01 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0004 | Seguimiento | | Tarea | 01 | Seguimiento |
Objetivo de la tarea
Proporcionar al auditor elementos para realizar la fase de seguimiento a partir de losresultados de la auditoría.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Audi-toría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Primer paso del seguimiento | P-0004-01 Carta al sujeto de la acción de prevención ycontrol | | II. | Segundo paso del seguimien-to | | III. | Revisar los papeles de trabajo | P-G02-01 Acta de revisión |
Descripción
El seguimiento a los resultados de la auditoría debe caracterizarse por la celeridad,calidad y oportunidad de las gestiones realizadas por el responsable del seguimiento, paralograr su efectividad.
El auditor interno de base aplica lo descrito en este procedimiento cuando correspon-da, y siempre en coordinación con su jefe máximo.
I. Primer paso del seguimiento.
La unidad organizativa que ejecutó la auditoría o el auditor interno de base, priorizanel seguimiento como parte de la estrategia general de auditoría, para ello considera loestablecido en las normativas aplicable que procedan.
En esta fase se realizan actividades como:
1. Evaluar y emitir criterios tras recibir la consulta de la propuesta de las medidas dis-ciplinarias a aplicar por la administración a los responsables directos y colateralesde los señalamientos realizados, dentro del término de los cinco (5) días hábilessubsiguientes a la presentación de estas.
2. Revisar y emitir criterios sobre el proyecto del Plan de medidas presentado por elsujeto auditado, para dar solución a los señalamientos realizados, sus causas y con-diciones y hacer llegar las consideraciones en el plazo establecido en la legislaciónaplicable.
3. Recepción y archivo en el Expediente de la auditoría del Plan de medidas aprobado.
El responsable de la unidad organizativa de auditoría puede tramitar dentro de los diezdías hábiles anteriores al vencimiento de la consulta de las medidas disciplinarias, y dentro de los treinta días hábiles para la presentación de la propuesta del Plan de medidas, unescrito para recordar al sujeto auditado el vencimiento de cada plazo, para lo cual utilizala plantilla P-0004-01 Carta al sujeto de la acción de prevención y control.
Una vez presentada por el sujeto auditado la consulta de las medidas disciplinarias, elauditor jefe de grupo, auditor interno de base, de conjunto con el supervisor, según corres-ponda, realizan una valoración de las mismas, y a partir de los hechos imputados a cadaresponsable, emiten los criterios al sujeto auditado en el término establecido, mediante laplantilla P-0004-01 Carta al sujeto de la acción de prevención y control.
De existir discrepancia con la consulta de las medidas disciplinarias, el sujeto audita-do debe presentar por escrito la fundamentación de los nuevos análisis realizados y laspropuestas; de no coincidir en los criterios y no alcanzar un consenso, el jefe de la unidadorganizativa de auditoría interesa a su jefe máximo para valorar el hecho y llegar a unaconclusión, la que puede derivar otros análisis que deben quedar como evidencia en el Expediente de la auditoría.
El jefe máximo del sujeto auditado, una vez aplicadas las medidas disciplinarias, me-diante una información oficial, firmada por él, las da a conocer a la unidad organizativaque ejecutó la auditoría o al auditor interno de base, la cual se archivará en el Expedientede la auditoría.
De igual forma, una vez presentado el proyecto del Plan de medidas para dar solución alos señalamientos realizados, sus causas y condiciones, el jefe de grupo, auditor interno debase, supervisor y auditores que participaron en la auditoría, realizan una valoración deta-llada del mismo, del cual emiten los criterios al sujeto auditado en el plazo establecido enla normativa aplicable.
La unidad organizativa que ejecutó la auditoría o el auditor interno de base, posteriora la revisión del proyecto del Plan de medidas, remite por escrito al sujeto auditado lasobservaciones realizadas para su análisis y corrección, y para ello utiliza la plantillaP-0004-01 Carta al sujeto de la acción de prevención y control.
Una vez que el sujeto auditado realice las valoraciones pertinentes sobre los criteriosenviados por la unidad organizativa que ejecutó la auditoría o al auditor interno de base,entrega el Plan de medidas aprobado, en el término establecido.
La unidad organizativa que ejecutó la auditoría o al auditor interno de base, cuandoreciba el Plan de medidas aprobado, envía por escrito al sujeto auditado la aceptación deeste a través de la plantilla P-0004-01 Carta al sujeto de la acción de prevención y control.
Cuando el sujeto auditado no presenta las propuestas de las medidas disciplinarias odel Plan de medidas, la unidad organizativa de auditoría, una vez agotadas las accionesque le corresponden realizar, informa a su jefe máximo para los análisis pertinentes, conel empeño de lograr que el sujeto auditado cumpla con lo establecido al respecto.
El análisis realizado durante el proceso de consulta de las medidas disciplinarias y del Plan de medidas quedará sustentado en el Expediente de la auditoría mediante la docu-mentación entregada y generada.
II. Segundo paso del seguimiento.
Se refiere a la realización de las distintas labores orientadas para dar seguimiento a laaplicación de las medidas disciplinarias, el cumplimiento e impacto de las acciones for-muladas en el Plan de medidas y las recomendaciones, entre ellas:
1. El jefe de la unidad organizativa de auditoría, tras recibir del jefe máximo del sujetoauditado la notificación de las medidas disciplinarias aplicadas, indica una visita al
centro auditado para verificar estas, y deja constancia en el Expediente de la audi-toría de este proceder; el auditor interno de base también verifica y deja constanciade este proceder.
2. Al recibir del sujeto auditado el estado de cumplimiento del Plan de medidas, enel plazo establecido en la legislación aplicable, posterior a su examen, la unidadorganizativa de auditoría o auditor interno de base, puede solicitar a este su partici-pación en un Consejo de Dirección para analizar su cumplimiento.
3. Para las auditorías que se requieran, según los objetivos o temas que se evaluaron,se puede llevar a cabo una comprobación especial para el seguimiento del Plan demedidas, recomendaciones e impactos de estas, en un término de seis meses y hastaun año, a partir de la entrega del Plan de medidas.
III. Revisar los papeles de trabajo.
El auditor jefe de grupo revisa los documentos recibidos del sujeto auditado y los ela-borados por el auditor, deja las marcas correspondientes en cada uno de ellos y los archivaen el Expediente de la auditoría; cuando lo considera, utiliza la plantilla P-G02-01 Actade revisión.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-0004-02 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | 0004 | Seguimiento | | Tarea | 02 | Inconformidades |
Objetivo de la tarea
Pasos para dar respuesta al recurso de apelación contra los resultados de las accionesde control ejecutadas.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República, las unidades centrales de Audi-toría Interna, así como las direcciones y sociedades autorizadas a ejecutar la auditoríaexterna.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Del recurso de apelación | | II. | Responsabilidad de las partes | | III. | Requerimiento para ejecutarel recurso de apelación | P-0004-02 Carta de designación de la Comisión Téc-nicaP-0001-01 Acta de declaración de incompatibilidadP-0003-02 Carta de remisión |
Descripción
I. Del recurso de apelación.
El recurso de apelación es el medio de impugnación a través del cual tienen derechoa mostrar su inconformidad por escrito los cuadros, funcionarios, trabajadores o sociosde la entidad sujeto de control inconformes con el resultado total o parcial expuesto en elinforme notificado por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Auditoría; y las personas jurídicas o naturales con las que se confirman operaciones su-jetas a examen, que no forman parte del ente controlado, respecto al acta de informaciónde resultados parcial y final; también tienen derecho las personas que ya no mantienenrelación de trabajo con el sujeto de la acción de control.
El recurrente es quien interpone el recurso de apelación, y el dictamen es el escritocontentivo del juicio valorativo emitido por la comisión técnica que se constituye para darrespuesta a la inconformidad presentada y aprobada por la autoridad facultada.
II. Responsabilidad de las partes.
1. Contralor jefe de la dirección de inconformidades de la Contraloría General, jefesde las unidades centrales de auditoría interna, direcciones y sociedades autorizadasa ejecutar la auditoría externa, según proceda: es la autoridad facultada para deter-minar la admisión o no del recurso de apelación interpuesto; y en caso de que nose admita, porque se presente fuera del plazo establecido o incumpla los requisitosprevistos en el
Artículo 93, apartado 2, inciso e), de la Ley y del
Artículo 125 del
Reglamento de la Ley, envía carta dirigida al recurrente y al máximo jefe de la enti-dad, dentro de los veinte (20) días naturales posteriores a haberse recibido el recur-so; designa a los miembros que integran la comisión técnica encargada de evaluarla inconformidad; suscribe el dictamen que da respuesta al recurrente y dispone sunotificación y aprobación.
2. Comisión técnica: es un grupo temporal que puede estar constituido por auditores ysupervisores que no participaron en la acción de control; cuando el tema objeto dediscrepancias lo requiera, pueden incorporar expertos, los cuales son designados porla autoridad facultada para realizar la valoración integral del recurso de apelación;para ello utiliza la plantilla P-0004-02 Carta de designación de la Comisión Técnica.
3. Jefe de la comisión técnica: planifica, organiza, dirige y controla el trabajo de losrestantes miembros; firma el dictamen, de conjunto con la autoridad facultada, quees quien lo aprueba, en el cual da respuesta al recurso interpuesto y vela por la con-formación del expediente para la tramitación del mismo.
4. Jefe de la entidad sujeto de la acción de control: recibe y tramita los recursos deapelación que presenten las personas implicadas en los resultados de las acciones decontrol, con los que puede o no estar de acuerdo, y los presenta dentro del términode veinte días hábiles siguientes a la notificación del informe, ante el Contralor Jefede la Dirección de Inconformidades de la Contraloría General, al jefe de Unidad Central de Auditoría Interna, de la dirección o sociedad autorizada a ejecutar laauditoría externa, según corresponda, remitiendo sus consideraciones sobre este,mediante escrito fundamentado.
Cuando la acción de control se ejecuta por el auditor que no tiene estructura orga-nizativa de auditoría interna superior, el máximo jefe de la entidad procede de igualmanera, con la excepcionalidad de presentarlo ante el Contralor Jefe de la Direcciónde Inconformidades de la Contraloría General.
III. Requerimiento para ejecutar el recurso de apelación.
El recurso de apelación se presenta, admite y resuelve de acuerdo con lo establecidoen la Ley 158/2022, “De la Contraloría General de la República de Cuba y del Sistemade Control Superior de los Fondos Públicos y de la Gestión Administrativa”, y su Regla-mento.
Además, se considera lo siguiente:
1. La comisión técnica.
a) Rubrican Acta de declaración de incompatibilidad, donde se expone que no exis-te impedimento que los limite a integrar esta, ya sea por razones de familiaridad,amistad u otros vínculos con el recurrente o auditores actuantes, para ello seutiliza en lo que proceda la plantilla P-0001-01 Acta de declaración de incompa-tibilidad;
b) evalúa los asuntos objeto de discrepancias a partir de los argumentos y pruebasaportadas por el recurrente y del expediente de la acción de control; se nutre detodos los elementos probatorios a su alcance, y emite un juicio valorativo sobreel resultado a adoptar, que somete a la consideración de la autoridad facultadapara dar respuesta;
c) puede auxiliarse de expertos en los casos que se requiera y realizar verificacionescon el propósito de corroborar lo expuesto por el recurrente, previa autorizaciónde la autoridad facultada;
d) el comportamiento de todos sus integrantes está sujeto al cumplimiento de las Normas Cubanas de Auditoría y el Código de Ética para los auditores del Siste-ma Nacional de Auditoría;
e) proceden con independencia para lograr que sus conclusiones sean imparciales yque así sean consideradas por terceras personas, de conformidad con lo estable-cido en las Normas Cubanas de Auditoría y demás normativas aplicables; y
f) elabora el expediente contentivo del recurso de apelación presentado, su trami-tación y respuesta.
2. Resolver el recurso de apelación.
a) Pasos que debe seguir la comisión técnica para evaluar el recurso de apelación:
a. Analiza el escrito presentado.
b. Coteja los elementos discrepados con el informe o el acta y el expediente dela acción de control.
c. Verifica la veracidad de los elementos expuestos en el recurso de apelación,para ello se nutre de todos los elementos probatorios a su alcance.
d. Cuando sea necesario, realiza verificaciones y consultas con el propósito decorroborar lo expuesto por el recurrente, se debe contar con previa autoriza-ción de la mencionada autoridad facultada, de lo que debe quedar evidenciaen el expediente del recurso de apelación.
e. Durante el proceso de revisión del recurso de apelación, de entenderlo pro-cedente, la comisión técnica realiza intercambios con el grupo de auditoría oauditor interno de base que ejecutó la acción de control y el recurrente dejaevidencia documental de este proceder.
f. Emite un juicio valorativo sobre el resultado a adoptar en forma de dictamen,el cual somete a la consideración del Contralor Jefe de la Dirección de Incon-formidades de la Contraloría General, jefe de la unidad central de auditoríainterna, sociedad que realiza la auditoría externa y la dirección autorizada aejecutar la auditoría externa, que corresponda.
b) Estructura, forma y contenido del dictamen:
a. Encabezado y pie de página: de acuerdo con el diseño establecido en el Ma-nual de Identidad Visual.
b. Consecutivo: el que corresponde según el registro de salida.
c. Referencia: generales del recurrente que presenta o tramita el recurso de ape-lación, datos que identifiquen al sujeto de la acción de control y la unidadorganizativa que realizó la acción; subordinada a quién, tipo de la acción y elnúmero de la Orden de trabajo.
d. En el centro del texto, se consigna la palabra DICTAMEN.
Se inicia con un párrafo que exprese: “Evaluado el recurso de apelación inter-puesto por las personas de referencia, contra la acción de control antes consig-nada, dentro del término establecido en la legislación vigente y al amparo de lodispuesto en la Ley 158,
Artículo 93.2, inciso e), y el
Artículo 125 de su Regla-mento, se evalúa el escrito presentado, se procede a señalar los siguientes:”
e. En el centro se pone la palabra HECHOS y a continuación, en párrafos separa-dos y numerados, la comisión técnica designada expone la relación sucinta delos aspectos discrepados, con mención a la página y párrafo del informe de laacción de control, según refiere el recurrente, con los argumentos expues-tos para sustentar su inconformidad, redactados en tercera persona con
coherencia y lógica; se precisan las pruebas de las que intenta valerse parafundamentar sus discrepancias y que forman parte del escrito presentado.
La comisión técnica emite sus criterios, expresa de manera objetiva, en len-guaje directo, la procedencia o no del aspecto discrepado, y precisa lo queresulte de utilidad para arribar al criterio que se sustenta; para ello, se hacereferencia al inciso, numeral y artículo de la disposición jurídica quebrantadao no.
f. En el centro se pone la palabra CONCLUSIONES, en las que se exponende forma sintetizada las consideraciones que sustentan los resultados de laevaluación; se declara con lugar, con lugar en parte o sin lugar la inconfor-midad presentada, según corresponda; y la decisión de ratificar, modificarparcialmente el informe de la acción de control o proponer su invalidación, seargumenta con evidencias suficientes y apropiadas obtenidas en el proceso derespuesta al recurso de apelación.
g. Se consigna al final del dictamen el día, mes, año en que se aprueba; ademásse refleja el nombre y apellidos del jefe de la comisión técnica y del Contralor Jefe de la Dirección de Inconformidades de la Contraloría General, jefe de launidad central de auditoría interna, sociedad que realiza la auditoría externa yla dirección autorizada a ejecutar la auditoría externa, que corresponda.
c) La comisión técnica al concluir la revisión del recurso de apelación, en los ca-sos que proceda, emite criterios relacionados con el contenido del informe de laacción de control o sobre otros hallazgos no impugnados por el recurrente quecontravienen las normativas aplicables, y lo da a conocer al ejecutor de la acciónde control;
d) es la encargada de habilitar el expediente del recurso de apelación, el cual debecontener los documentos que sustentan este proceso;
e) el resultado final se notifica al recurrente dentro del plazo establecido en la nor-mativa aplicable, adjuntando el dictamen a la carta de remisión, donde se ex-presa la respuesta al recurso de apelación y se firma por el Contralor Jefe de la Dirección de Inconformidades de la Contraloría General, jefe de la unidad cen-tral de auditoría interna, sociedad que realiza la auditoría externa y la direcciónautorizada a ejecutar la auditoría externa que corresponda; se deja evidencia enel expediente de este acto; se utiliza la plantillaP-0003-02 Carta de remisión;
f) cuando el recurso de apelación es resuelto por la Dirección de Inconformidadesde la Contraloría General, se remite copia al jefe de la unidad organizativa deauditoría o auditor interno de base, según corresponda;
g) la Dirección de Inconformidades de la Contraloría General, la unidad central deauditoría interna, sociedad que realiza la auditoría externa y la dirección auto-rizada a ejecutar la auditoría externa que resolvió el recurso de apelación, cus-todian el expediente de la acción de control por un término de treinta (30) díashábiles, posterior a la fecha de notificación del recurso de apelación.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-G | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | G | Procedimientos transversalespara el proceso de la auditoría | | Tarea | Capítulo I | Preámbulo |
Preámbulo
En el proceso de la auditoría es esencial la documentación, comunicación y asegura-miento y control de calidad de la auditoría, que son transversales en todas las fases de laauditoría, cuestión tenida en cuenta en el Manual de procedimientos de las acciones deprevención y control.
La documentación de la auditoría debe ser lo suficientemente detallada y completa,para permitir su comprensión a otra persona técnicamente competente, sin previo co-nocimiento de la misma, sobre qué trabajo se realizó para llegar a las conclusiones, losresultados, hallazgos y recomendaciones; el auditor debe documentar la auditoría paraproporcionar una comprensión clara del trabajo realizado, de la evidencia obtenida y delas conclusiones alcanzadas.
El auditor debe mantener una comunicación eficaz y apropiada con el sujeto auditadoy todas las partes interesadas durante el proceso de la auditoría.
Los procedimientos de aseguramiento y control de calidad deben abarcar asuntostales como la dirección, revisión y supervisión del proceso de auditoría y la necesidadde hacer consultas para tomar decisiones sobre asuntos difíciles o contenciosos; elauditor debe asumir la responsabilidad por la calidad general de la auditoría.
Procedimientos transversales para el proceso de la auditoría:
| Herramientas | Tareas | | - | - | | H-001-G01 | Documentación y comunicación de la auditoría | | H-001-G02 | Aseguramiento y control de la calidad |
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-G01 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | G | Procedimientos transversalespara el proceso de la auditoría | | Tarea | G01 | Documentación y comunica-ción de la auditoría |
Objetivo de la tarea
Establecer las pautas para la documentación y comunicación de la auditoría relacio-nadas con la confección de los papeles de trabajo, el uso de marcas, la conformación,conservación y archivo del Expediente de la auditoría, así como la comunicación en todoel proceso de la auditoría.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Audi-toría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Documentación | | II. | Requisitos de los papeles detrabajo | | III. | Confección de los papeles detrabajo | | IV. | Marcas de verificación | | V. | Cómo revisar los documentosde trabajo | | VI. | Expediente de la auditoría | P-G01-01 Índice del expediente de la acción de pre-vención y control | | VII. | Comunicación en el procesode la auditoría |
Descripción
I. Documentación.
El propósito de documentar el trabajo de auditoría es transparentarlo y permitir que unauditor experimentado, sin conexión previa, sea capaz de comprender los asuntos signi-ficativos que surjan durante la auditoría, las conclusiones alcanzadas, y los juicios profe-sionales efectuados para llegar a esas conclusiones.
La documentación incluye, según corresponda:
1. La materia controlada.
2. Evaluación de riesgos, estrategia y Plan de trabajo general de la auditoría, así comodocumentos relacionados.
3. Los métodos aplicados, el alcance y el período cubierto por la auditoría.
4. La naturaleza, tiempo y alcance de los procedimientos de auditoría realizados.
5. Los resultados de los procedimientos de auditoría aplicados y la evidencia de audi-toría obtenida.
6. La evaluación de la evidencia de auditoría que conforman los resultados, hallazgos,las conclusiones y las recomendaciones.
7. Los juicios hechos en el proceso de auditoría, incluidas las consultas profesionalesy el razonamiento detrás de ellas.
8. La comunicación con el sujeto auditado.
9. Acciones de aseguramiento y control de calidad.
La documentación debe ser suficiente para demostrar cómo el auditor definió el obje-tivo de la auditoría, la materia controlada, los criterios y el alcance, así como las razonespor las cuales se eligió un método específico de análisis; con este propósito, la documen-tación debe organizarse para proporcionar un vínculo claro y directo entre los hallazgos yla evidencia que los respalda, es esencial mantener actualizada la documentación duranteel proceso de auditoría.
Para mantener la confidencialidad y la custodia segura de la documentación de audi-toría, el auditor debe adoptar procedimientos apropiados; conservarla de acuerdo con loestablecido para permitir la realización de las actividades de seguimiento de la auditoría.
Es importante documentar las decisiones claves tomadas para demostrar la indepen-dencia e imparcialidad del auditor en su análisis, así como de los hechos relevantes con-siderados por el auditor y las acciones realizadas al respecto.
El proceso de preparación y revisión de la documentación de auditoría contribuye a sucalidad y sirve para:
1. Proporcionar el principal sustento del Informe de la auditoría.
2. Permitir que otra persona técnicamente competente pueda entenderlos y proseguirlos trabajos en caso de interrupción por parte del auditor que inició el trabajo o porno conformidades por parte del auditado.
3. Asistir al auditor en la ejecución y supervisión de la auditoría.
4. Permitir la revisión de la calidad de la auditoría.
5. Respaldar pruebas en caso de acción legal.
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos en los cuales el auditor reco-pila, analiza y comenta la información, la que está sustentada con evidencias suficientesy apropiadas; el auditor utiliza las plantillas que se muestran en este manual de procedi-mientos y diseña otros papeles de trabajo que considere necesarios.
Al concluir cada tema o asunto, el auditor confecciona la hoja resumen, en la que re-fleja los aspectos que considera de mayor relevancia y que fundamentan el borrador delinforme de la auditoría y el Dictamen; para ello tiene en cuenta los resultados y hallazgos,en los cuales detalla la muestra examinada, así como las recomendaciones que considerenecesarias, las causas, condiciones y la responsabilidad administrativa que corresponda;también refleja, cuando se indique, la calificación del Control interno en el tema objeto decontrol, de acuerdo con lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría.
Los papeles de trabajo son las vías de conexión entre los registros y documentos origi-nales con el Informe de la auditoría, además, constituyen la única prueba de exactitud delo informado y el soporte del informe.
Cuando sea necesario, el auditor puede incluir copia de los documentos originales delsujeto auditado o de terceros para sustentar las evidencias, en esos casos debe reflejar quefueron elaborados por estos, dado que la evidencia obtenida por el auditor se valora comomás sólida que la evidencia que suministra la entidad.
El auditor puede convertir en papeles de trabajo documentos elaborados por la entidado por un tercero, cuando se adiciona información o se transforma para alcanzar el propó-sito de este.
Los papeles de trabajo pueden registrarse en formato de papel, audiovisual o digital;si se encuentran en un medio distinto al papel, deben tomarse las medidas para obtenercopias de seguridad.
El auditor, cumpliendo la legislación aplicable en la materia, antes de utilizar la infor-mación clasificada y limitada impresa y digital, los sistemas informáticos, sus bases dedatos, firmas y soportes digitales, y la obtención de copias de estos últimos, compruebasu autenticidad e integridad, que incluye la validez de la firma digital, los que deben serutilizados únicamente en la acción de prevención y control que se ejecuta.
II. Requisitos de los papeles de trabajo.
Sobre la base de las Normas Cubanas de Auditoría, a continuación, se relacionan re-quisitos comunes para los papeles de trabajo:
1. Ser limpios y legibles.
2. Con referencias al programa de auditoría o matriz de planeación.
3. Comprensibles, se verifican sin necesidad de mayores explicaciones.
4. Utilizan las referencias cruzadas en cada uno de los papeles de trabajo, lo que sirvede guía para conocer hacia dónde se ha transferido la información, hallazgos y vi-ceversa; para ello se utiliza el número del papel de trabajo reflejado en el cuño deidentificación.
5. Constancia, mediante firma o cuño personal y fecha, de que el papel de trabajo hasido revisado por el jefe de grupo, supervisor o cualquier funcionario autorizado.
6. Reflejan las marcas de revisión que se utilicen por el supervisor, jefe de grupo, au-ditor y experto.
7. Deben tener su encabezamiento y contener la información siguiente:
a) Denominación o razón social del sujeto a auditar;
b) título del tema o asunto de que se trate;
c) alcance del papel de trabajo;
d) propósito del papel de trabajo: ¿qué pregunta intenta responder este papel detrabajo?, ¿por qué se creó este papel de trabajo y por qué se hizo este trabajo?,¿qué paso del programa satisface el papel de trabajo?
8. En todas las hojas de la documentación, en el extremo superior derecho se coloca elcuño de identificación:
a) El número que le corresponde a la documentación (sigla predeterminada en el Plan de trabajo general de la auditoría, seguida del número consecutivo dentrode cada tema empezando por el 1, seguidos de una diagonal y el dígito asignadoa la última hoja del tema, ejemplo: “X-1/14”, “X-2/14”, “X-3/14”); si después denumerada la documentación relativa a un tema determinado, surge la necesidadde intercalar uno o varios que pertenezcan al mismo tema, se le asigna a dichopapel de trabajo el número de orden de la hoja inmediata anterior a donde sedesee ubicar, y se adiciona a dicho número una letra, ejemplo: Hoja inmediataanterior “X-3/14”, de ser dos las hojas que se incorporan sería: “X-3.a/14”, “X3.b/14”;
b) fecha de terminación;
c) firma o iniciales del auditor.
9. Consignar en cada papel de trabajo:
a) Fuente: ¿dónde obtuvo el auditor la evidencia que aparece en el papel de trabajo?¿quién se la dio al auditor?, ¿qué evidencia examinó el auditor?, ¿dónde está laevidencia y cómo puede el auditor obtenerla de nuevo?;
b) procedimientos: ¿qué hizo el auditor en este papel de trabajo?, ¿qué metodologíausó el auditor?, ¿cuáles fueron los pasos y procedimientos detallados que realizóel auditor?;
c) resultados: ¿qué produjeron los procedimientos?, ¿cuáles fueron los resultadosde aplicar las metodologías?; esto debería tener el mismo lenguaje y vincularsefácilmente con el elemento de procedimiento correspondiente; aquí el auditornecesita proporcionar detalles adecuados de los resultados y hallazgos identifi-cados, que dan respuesta a las preguntas planteadas en el propósito.
III. Confección de los papeles de trabajo.
1. Redacción clara y precisa: sin borrones, enmiendas o tachaduras.
2. Letra legible y sin errores ortográficos o matemáticos en los cálculos que realice elauditor.
3. Adecuado uso de los signos, rayas y doble rayas, así como de las siglas, que debedeclarar con antelación.
4. Cada tema debe iniciar una hoja.
5. Se elaboran a lápiz de grafito, tinta, bolígrafo, máquina de escribir o en formatodigital; en los casos de las actas de declaración, los arqueos del efectivo, muestreofísico de los inventarios, de activos fijos tangibles y otros que tienen que ser firma-dos por los responsables, trabajadores de las áreas o personas externas, tiene que serimpresos y no se pueden hacer a lápiz de grafito.
6. Los papeles de trabajo que no llevan firma de los responsables, trabajadores de lasáreas o personas externas, pueden elaborarse en formato digital y deben contener alfinal de este, la constancia de la revisión y supervisión por el jefe de grupo y supervi-sor, mostrando el número de registro de contralores y auditores, nombres y apellidos,cargo y la fecha de revisión; se guardarán en formato PDF, con su correspondientenivel de seguridad, tanto para acceso, como para copias y modificaciones.
7. Cada papel de trabajo debe explicarse por sí mismo, por lo que no deben existirpreguntas, notas incompletas u otras señales que demuestren trabajos inacabados.
8. En la plantilla P-001- G06 Hoja de nota, no incluir comentarios sobre asuntos otemas distintos, ni análisis de cuentas diferentes, salvo que tengan una relación muyestrecha y se complementen.
IV. Marcas de verificación.
Tienen como propósito establecer las marcas de revisión a utilizar por el supervisor,jefe de grupo, auditor y experto, para dejar constancia de las comprobaciones realizadasen los documentos primarios y papeles de trabajo; de ser necesarias otras marcas adi-cionales, deben quedar como leyenda al final del papel de trabajo; se realizan a tinta obolígrafo:
| Marca | Significado | | - | - | | Cuño o media firma del auditor yexperto con la fecha de revisión | Constancia en todos los documentos primarios del sujeto aauditar que se revisan por el auditor y experto |
| Marca | Significado | | - | - | | √ Palomita | Comprobación del supervisor y jefe de grupo de lassumas, restas, las multiplicaciones, divisiones y cualquierotro cálculo reflejados en los papeles de trabajo | | Cuño o media firma del jefe degrupo y fecha de la revisión, paralos papeles de trabajo en formatoimpreso | Constancia del jefe de grupo de haber revisado los papelesde trabajo | | Constancia del supervisor de haber supervisado los pape-les de trabajo | | Número de registro de conta-dores y auditores, nombres yapellidos, cargo y la fecha de larevisión y supervisión, al finaldel papel de trabajo que se ela-bora en formato digital | Constancia del jefe de grupo de haber revisado los papelesde trabajo | | Constancia del supervisor de haber supervisado los pape-les de trabajo |
V. Cómo revisar los documentos de trabajo.
Principios rectores para la revisión de los papeles de trabajo:
1. Verificar que el propósito del papel de trabajo se corresponda con un aspecto delprograma de auditoría o matriz de planeación.
2. Comenzar la revisión por el orden lógico del proceso de la auditoría, es decir, obje-tivo de la auditoría, programa de auditoría o matriz de planeación, hoja resumen deltema y papeles de trabajo.
Lo primero que debe considerar el revisor es el objetivo de la auditoría, una vez satis-fecho con este, examina el programa de auditoría o matriz de planeación; de observar queestá desarticulado y no ayuda a cumplir con el objetivo de la auditoría, indica al auditorsu reformulación.
Si el programa de auditoría o matriz de planeación y la hoja resumen del tema estánbien confeccionados, el revisor puede pasar a la revisión de los papeles de trabajo que lessirven de respaldo; los papeles de trabajo deben cumplir con los pasos del programa deauditoría o matriz de planeación.
VI. Expediente de la auditoría.
El Expediente de la auditoría está formado por uno o varios legajos en los cuales searchivan los papeles de trabajo y documentos de la auditoría, se puede conformar en for-mato de papel, digital o una combinación de ambos.
Al conformar el Expediente de la auditoría, el auditor debe asegurarse de:
1. No tener documentación duplicada, incompleta o no relacionada con el cumpli-miento de los objetivos de la auditoría.
2. Cuando el Informe de la auditoría, documentos o papeles de trabajo contengan informa-ción que por su contenido exija ser clasificada, además de dejar evidencia en el Índicedel Expediente de la auditoría sobre su ubicación, se aplican las normas y procedimien-tos para el registro, tramitación y control de la información oficial clasificada.
3. Que los documentos y papeles de trabajo cuenten con las referencias cruzadas. Es-tablecer las referencias cruzadas entre el informe final que se archiva en el Expe-diente de la auditoría, el borrador del informe y los papeles de trabajo.
4. Evitar que un tema se archive en varios legajos.
5. Concluida la confección del Expediente de la auditoría, todas las hojas que lo con-forman se enumeran de abajo hacia arriba, por única vez, consecutivamente en el
margen inferior a tinta o bolígrafo, independientemente de la cantidad de legajosque lo conforman.
El auditor comienza a conformar el Expediente de la auditoría desde la fase de la pla-neación, a partir de la documentación recibida y la elaborada.
Organización del Expediente de la auditoría
El expediente se organiza en el orden lógico de las fases del proceso de la auditoría yla secuencia del Manual de procedimientos; la documentación se coloca de abajo haciaarriba, según se describe:
1. Planeación: toda la documentación que se elabora durante la fase.
2. Realización de la auditoría: se ubica por tema, en el orden cronológico del desarro-llo del programa de auditoría o matriz de planeación.
3. Elaboración de informe: incluye el borrador de los informes de la auditoría quecontienen la firma de conformidad, así como los informes de la auditoría que senotifican.
4. Seguimiento: documentos originados en la fase de seguimiento, excepto cuando seabre una nueva Orden de trabajo.
Las actas se ubican en cada fase de la auditoría donde se originaron, en corresponden-cia con el asunto o tema tratado.
Para elaborar el índice se utiliza la plantilla P-G01-01 Índice del expediente de la ac-ción de prevención y control.
Al archivar las hojas se requiere especial cuidado con el encabezamiento de cada pa-pel de trabajo, para evitar que se mutile o resulte difícil la lectura de las primeras líneasdel encabezamiento; los papeles de trabajo constituidos por hojas columnares, se debendoblar de forma que resulte fácil su identificación y análisis.
Tapa del Expediente de la auditoría
Cada legajo tiene su tapa, la cual se identifica en el centro superior: EXPEDIENTE DELA AUDITORÍA y en líneas subsiguientes y a varios espacios se expone:
1. Número de la Orden de trabajo.
2. Denominación o razón social del sujeto a auditar.
3. Organismo al que está subordinado o lo patrocina.
4. Tipo de auditoría.
5. Fecha de inicio y terminación.
6. Unidad organizativa de auditoría que ejecutó el trabajo.
7. Auditores y expertos participantes y sus cargos.
8. Numeración consecutiva del legajo dentro de cada auditoría, que se coloca en laparte inferior derecha, y seguido de este número se colocan una diagonal y el dígitoque corresponde al último legajo que conforma el expediente.
Conservación y custodia del expediente de auditoría
El Expediente de la auditoría se conserva durante cinco años en el archivo de la unidadorganizativa de auditoría; en los casos de interés, por su contenido o uso frecuente, segúncriterio del directivo responsabilizado, se extenderá el plazo.
Se custodia en cada unidad organizativa de auditoría y transcurrido el término estable-cido se transfiere al Archivo central.
La Comisión de valoración correspondiente a la unidad organizativa de auditoría, en elmomento de la transferencia, propone si debe ser conservado o no en el Archivo central,y posteriormente la Comisión central valora y decide al respecto.
La aplicación de lo expuesto anteriormente debe estar en correspondencia con la legis-lación vigente del organismo rector de esta actividad.
Elementos adicionales para el Expediente de la auditoría en formato digital
Contiene el conjunto de documentos digitales vinculados con la auditoría, que puede ser:
1. La totalidad del expediente.
2. Una parte digital y el resto en soporte de papel.
Para la conformación del Expediente de la auditoría en formato digital, el auditor debetener en consideración lo siguiente:
1. Los documentos y papeles de trabajo elaborados en formato digital.
2. Los documentos y papeles de trabajo en soporte de papel pueden ser escaneados ofotografiados digitalmente.
3. Durante la auditoría se generan documentos que forman parte del expediente, comocertificaciones, entrevistas u otros firmados por el auditado; cuando su contenido lorequiera por su relevancia, debe ser conservado el original, aunque pueda ser esca-neado.
4. Los documentos y papeles de trabajo que se lleven al Expediente de la auditoría enformato digital no gestionado por aplicaciones informáticas específicas para estefin, se guardarán en formato PDF, con su correspondiente nivel de seguridad, tantopara acceso, como para copias y modificaciones.
5. Las bases de datos de aplicaciones informáticas que permiten gestionar de formadigital los expedientes de las auditorías.
6. Las bases de datos de sistemas contables financieros y de otros sistemas informáti-cos del auditado, usados por el auditor durante la auditoría.
7. Las bases de datos y ficheros digitales generados como resultado del empleo de lastécnicas de auditoría asistidas por computador.
8. Otras evidencias obtenidas o producidas durante la auditoría en formatos de video,imagen, sonido u otro.
9. Para cada auditoría crear una estructura de carpetas digitales, formada por una carpetaprincipal y subcarpetas, donde se guardan los documentos y papeles de trabajo,teniendo en cuenta la organización del Expediente de la auditoría; los otros ficherosque por su interés o utilidad futura se deseen conservar, entre ellos, bases de datos yaplicaciones, se agrupan en una subcarpeta denominada Auxiliares.
De existir un Sistema de gestión documental implementado, se aprovechan las po-tencialidades del mismo para lograr la mejor organización de la información, quepermita su fácil búsqueda y recuperación.
10. El índice del Expediente de la auditoría en soporte digital debe contener los siguien-tes datos: nombre, breve descripción del contenido y ubicación del fichero; se guar-da en el propio expediente y se imprime para que forme parte del legajo impreso,cuando proceda.
11. Los documentos digitales, de forma individual y en su conjunto en la conformacióndel Expediente de la auditoría en formato digital, deben contener mecanismos deseguridad que garanticen su autenticidad e integridad.
12. La firma digital asegura la autenticidad e integridad de la información contenidaen documentos en formato electrónico y será reconocida como válida, con plenaeficacia por las autoridades y funcionarios públicos a todos los efectos pertinentes,siempre que el empleo de esta firma cumpla las normativas aplicables.
Si el soporte digital lo permite, la etiqueta que lo identifica debe contener los as-pectos que se relacionan en la tapa del expediente de auditoría; de no ser posible, secrea un registro para establecer su control y localización.
Para la correcta conservación y custodia del Expediente de la auditoría en formatodigital, la unidad organizativa de auditoría, además debe cumplir las siguientes medidas:
1. Conformar un archivo digital con el expediente de cada auditoría y agrupados poraños.
2. Garantizar que la información esté segura y disponible para quienes la necesitenconsultar, ya sea en el formato de carpetas establecido o en el Sistema de gestióndocumental implementado.
3. Asegurar con su debido control la salva de la información en otro local o soporteexterno, incluido el control centralizado.
4. Garantizar confidencialidad e integridad de la información en los soportes digitalesy establecer los permisos y controles de acceso necesarios para ello.
5. Verificar periódicamente la accesibilidad y disponibilidad de la información alma-cenada en los soportes digitales, se deja evidencia documental de este proceso.
6. Garantizar que se cumpla lo establecido para la seguridad de la información oficialpor medio de las tecnologías de la información, según la legislación vigente.
VII. Comunicación en el proceso de la auditoría.
El auditor debe velar que el sujeto auditado:
1. Responda por escrito y en los plazos fijados, los requerimientos que se realicen, yque la respuesta e informaciones sean veraces.
2. Consulte y presente en los plazos establecidos lo referente a las medidas disciplina-rias y el Plan de medidas, según las disposiciones normativas aplicables.
3. En las auditorías que ejecutan las sociedades que realizan la auditoría externa, lamáxima autoridad del sujeto auditado debe enviar a la unidad central de auditoríainterna o unidad de auditoría interna, según corresponda, las medidas disciplinariasadoptadas y el Plan de medidas, este último firmado por su máximo jefe y aprobadopor el del nivel superior correspondiente, en el término de hasta treinta días hábilessiguientes a partir de la notificación del Informe de la auditoría, para dar seguimien-to a este.
El auditor durante el proceso de la auditoría debe:
1. Comunicar los objetivos, el criterio y el alcance de la auditoría a realizar.
2. Informar el resultado parcial y final de la auditoría, el que resulta fundamental parafortalecer la confiabilidad, relevancia y validez de la auditoría, la oportunidad alauditado de responder y, al auditor, de verificar la exactitud de los hechos, así comode disminuir el riesgo de presentar inconformidades.
3. Brindar explicaciones acerca de los temas examinados, de lo que queda constanciamediante acta firmada por las partes, en la que se plasman las observaciones que serealicen, excepto en los casos en que dichas acciones expresamente se ejecuten paracomprobar la comisión de presuntos hechos delictivos, de corrupción en el ámbitode la gestión administrativa o de otra naturaleza que lo justifique.
4. Informar el resultado de la auditoría a los miembros del Consejo de Dirección delsujeto auditado, así como al jefe inmediato del nivel superior o quien él designe,si la responsabilidad afecta a los cuadros principales o al jefe máximo del referidosujeto.
5. Notificar el resultado de la auditoría mediante informe que presenta el jefe de grupoal máximo nivel de dirección del sujeto auditado, dentro del término de hasta diezdías hábiles siguientes a la reunión de información de resultado al Consejo de Di-rección.
6. Notificar el resultado del Informe de la auditoría al sujeto auditado, en el momentoprocesal oportuno que determinen los tribunales populares, la Fiscalía General dela República y el Ministerio del Interior, en el caso de que la auditoría haya sidointeresada por estas autoridades facultadas.
7. Notificar los resultados del Informe de la auditoría y del Informe especial, en lo queles concierne, a los cuadros, funcionarios o trabajadores del sujeto auditado que seencuentren detenidos, asegurados con medida cautelar de prisión provisional o decualquier otra forma sujeto a proceso penal; asimismo, en aquellos casos en que es-tas acciones hayan sido solicitadas por los tribunales populares, la Fiscalía Generalde la República y el Ministerio del Interior; en ambas circunstancias, en el momentoprocesal oportuno que estas autoridades facultadas lo determinen, según corresponda.
8. Interesar a la administración y al sindicato del sujeto auditado, su participación y lade los trabajadores en la reunión para dar a conocer las conclusiones, recomenda-ciones y declaración de responsabilidad administrativa, siempre que ello no afecteprocesos de investigación en curso; la reunión se realiza en el término de hasta diezdías posteriores a la notificación del Informe de la auditoría.
9. En caso de recibir inconformidad con el resultado total o parcial de la auditoría,proceder conforme a lo establecido para resolver el recurso de apelación o procedi-miento especial de revisión, según corresponda.
10. En las auditorías que se realicen a entidades con intereses en el exterior: Al em-bajador o jefe de misión del Estado cubano, en las misiones diplomáticas cubanasacreditadas en otros países y entidades cubanas con representación en el exteriorsujeta a la auditoría, se le informa dentro de las 24 horas de llegada del auditor, losobjetivos y el alcance del trabajo a realizar, lo que se coordina por el representantecorrespondiente.
Cuando concluye el trabajo, el jefe de la auditoría coordina una reunión de informa-ción parcial de los resultados con el embajador o jefe de misión del Estado cubano, losmiembros del equipo de dirección vinculados a las áreas comerciales, políticas y otras queconsidere necesarias del sujeto auditado, según el caso, dando a conocer las deficiencias,además de exponer las causas y condiciones que las originaron, y cuando corresponda, seprecisa la declaración de responsabilidad administrativa.
Ante el incumplimiento de las obligaciones de los sujetos de la auditoría, el jefe dela unidad organizativa de auditoría que la ejecuta informa por escrito al jefe inmediatosuperior del referido sujeto sobre la violación en que ha incurrido, para que se resuelva lodispuesto en el término de hasta tres días hábiles a partir de su recepción.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-001-G02 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 001 | Auditoría | | Fase | G | Procedimientos transversalespara el proceso de la auditoría | | Tarea | G02 | Aseguramiento y control decalidad |
Objetivo de la tarea
Asegurar la calidad del proceso de la auditoría de forma objetiva y oportuna, en corres-pondencia con las Normas Cubanas de Auditoría y las normativas aplicables.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Auditoría.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Control de calidad; niveles deaseguramiento de la calidad | P-G02-01 Acta de revisiónP-G02-02 Acta de supervisiónP-G02-03 Acta de supervisión superior | | II. | Responsabilidad con la cali-dad de la auditoría | | III. | Aspectos para el proceso desupervisión de la auditoría | P-G02-04 Aspectos para el proceso de supervisión dela acción de prevención y control | | IV. | Dirección y departamentosde calidad de la Contraloría General de la República y Comité de Control de Calidad | P-G02-05 Programación anual del control de la cali-dadP-G02-06 Acta de no aceptación de la documentaciónP-G02-07 Acta de certificación del Informe especialP-G02-08 Acta de constancia de entrega de los docu-mentos al Grupo de análisisP-G02-09 Resumen de indicadores de eficienciaP-G02-10 Registro de control de calidad | | V. | Reunión de análisis de laauditoría y evaluación indi-vidual | P-001-G09 Acta de reunión en el proceso de la acciónde prevención y controlP-G02-11 Evaluación individual |
Descripción
I. Control de calidad; niveles de aseguramiento de la calidad.
El control de calidad es transversal a todas las fases del proceso de la auditoría; paragarantizar el aseguramiento de la calidad se requiere de constante monitoreo y un com-promiso a mejoras continuas.
Los niveles de aseguramiento de calidad son:
Elaborar: generar documentos.
Revisar: examinar que la documentación generada por el auditor durante el proceso dela auditoría esté respaldada por evidencias suficientes y apropiadas en las distintas fases
de la auditoría, en correspondencia con las Normas Cubanas de Auditoría, el Manual deprocedimientos de las acciones de prevención y control y las normativas aplicable vincu-ladas con la materia controlada.
Supervisar: es el seguimiento sistemático al proceso de la auditoría para verificar quela documentación generada esté respaldada por evidencias suficientes y apropiadas en lasdistintas fases de la auditoría, en correspondencia con las Normas Cubanas de Auditoría,los procedimientos y las normativas aplicables vinculadas con la materia controlada.
Supervisión superior: proceso integral dirigido a asesorar, supervisar, censurar y con-tribuir a asegurar la calidad de los trabajos de auditoría.
Conformidad: consentimiento de los informes de la auditoría.
No conformidad: incumplimiento de un requisito de calidad.
Solución de conflicto: asegurar que cualquier diferencia de opinión, entre los auditoresactuantes y la supervisión superior realizada, debe estar resuelto antes que el borradordel informe de la auditoría sea aceptado por la dirección y departamentos de calidad, asícomo por el correspondiente Comité de Control de Calidad; de no llegar a un acuerdo,se refleja en el Acta de supervisión superior y se presenta a la instancia que se muestra acontinuación, para que resuelva el conflicto de opinión.
1. Dirección de Calidad: lo remite a la Contralora General de la República.
2. Departamentos de calidad de las contralorías provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud: lo remite a la Dirección de Calidad de la Contralora General.
3. Comité de Control de Calidad de las direcciones y sociedades autorizadas a ejecutarla auditoría externa, así como de las unidades centrales de Auditoría Interna de losórganos, organismos de la Administración Central del Estado, organizaciones su-periores de dirección empresarial atendidas por el Consejo de Ministros, entidadesnacionales, institución u organización que realizan la auditoría interna: lo remite ala Dirección de Calidad de la Contralora General.
4. Comité de Control de Calidad de las unidades centrales de Auditoría Interna de laadministración local del Poder Popular: lo remite a la contraloría provincial y delmunicipio especial Isla de la Juventud, que corresponda.
5. Comité de Control de Calidad de las unidades de Auditoría Interna: lo remite a la Unidad Central de Auditoría Interna que lo atiende metodológicamente.
Para asegurar los niveles de calidad, el auditor en la fase de planeación determina enqué categoría ubica la auditoría atendiendo a:
Categoría A: se incluyen auditorías de mayor complejidad, de interés nacional, forensey las coordinadas.
Categoría B: para el resto de las auditorías.
Si en el proceso de una auditoría de categoría B se detecta un presunto hecho delictivoo de corrupción en el ámbito de la gestión administrativa, se incluye en la categoría A.
Ejecutores en los diferentes niveles de aseguramiento de calidad:
1. Elaborar: auditor o experto, es el primer responsable de la calidad del proceso de laauditoría a través del autocontrol.
2. Revisar: jefe de grupo, que verifica en segunda instancia la calidad del documentogenerado, utiliza la plantilla P-G02-01 Acta de revisión, cuando lo requiera.
3. Supervisar: supervisor o persona designada para realizar la supervisión, que ve-rifica en tercera instancia la calidad en las fases de la auditoría, utiliza la plantillaP-G02-02 Acta de supervisión.
4. Supervisión superior: se ejecuta por personas o unidad organizativa de auditoríadistintas a quien realiza la auditoría, en primera instancia la dirección y departamentos de Calidad de la Contraloría General de la República y los Comité de Con-trol de Calidad, que utiliza la plantilla P-G02-03 Acta de supervisión superior.
Cuando se indique la censura del informe de la auditoría por la máxima autoridadde la Contraloría General de la República, la misma se realiza posterior a la supervi-sión superior de la dirección y departamentos de Calidad de la Contraloría Generalde la República y los Comité de Control de Calidad, se puede utilizar la plantillaP-G02-03 Acta de supervisión superior o dejar evidencia en el propio borrador delinforme de la auditoría.
5. Conformidad: la otorga el jefe de la unidad organizativa de auditoría o persona de-signada cuando corresponda; para el auditor interno de base, su máximo jefe.
Niveles de aseguramiento y control de calidad a aplicar por:
Categoría A: elaborar, revisar, supervisar, supervisión superior que incluye la direc-ción y departamentos de Calidad de la Contraloría General de la República y los Comitéde Control de Calidad, y la conformidad.
Para el auditor interno de base se tienen en cuenta los niveles de elaborar, supervisiónsuperior y conformidad.
Categoría B: elaborar, revisar, supervisar, supervisión superior de la dirección y depar-tamentos de Calidad de la Contraloría General de la República y los Comité de Controlde Calidad y la conformidad.
Para el auditor interno de base es elaborar y conformidad.
II. Responsabilidad con la calidad de la auditoría.
1. Los directivos de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Auditoría asumen la responsabilidad del aseguramiento y control de calidad al:
a) Designar al supervisor, jefe de grupo y auditores para conformar el grupo de au-ditoría, que en su conjunto cuenten con la capacidad y competencia necesarias,además de garantizar los recursos materiales requeridos;
b) determinar cuándo y quién realiza la supervisión superior, se excluye la querealiza la dirección y departamentos de Calidad de la Contraloría General de la República y los Comité de Control de Calidad;
c) crear la dirección y departamentos de Calidad de la Contraloría General de la República y los Comité de Control de Calidad, según corresponda, y garantizarsu funcionamiento;
d) garantizar la participación de un experto en temas en que se requieran conoci-mientos especializados;
e) exigir al grupo de auditoría que cumpla con las Normas Cubanas de Auditoría,el Código de Ética para los auditores del Sistema Nacional de Auditoría y demásnormativas aplicables;
f) velar por el cumplimiento de los objetivos de la auditoría;
g) dar seguimiento sistemático al desarrollo de la auditoría, lo cual exige el cumpli-miento del Plan de trabajo general de la auditoría;
h) exigir al jefe de grupo que las evidencias obtenidas sean suficientes y apropiadas;
i) en las auditorías con enfoque de proceso, establecer los niveles de relación y fijarla responsabilidad que le corresponde a cada cual;
j) exigir la supervisión en todas las fases de la auditoría;
k) dar seguimiento a los hallazgos importantes que surjan y, cuando se requiera, pro-poner la reclasificación de la auditoría, de acuerdo con las regulaciones vigentes;
l) identificar los asuntos que por su importancia y naturaleza deban ser consultadosa otras instancias, tramitarlos de forma adecuada y oportuna;
m) exigir el cumplimiento de las acciones correctivas y las recomendaciones reali-zadas en los correspondientes niveles de aseguramiento y control de calidad;
n) conformidad con el borrador e informes de la auditoría, se incluye el Informeespecial; y
ñ) asegurar que se cumpla oportuna y objetivamente la fase de seguimiento de laauditoría de acuerdo con lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría ylos procedimientos de la auditoría.
2. Responsabilidad del supervisor en la calidad de la auditoría:
a) Supervisar la auditoría en todas las fases y dejar evidencias de las deficiencias,las acciones correctivas y las recomendaciones para la mejora de la calidad delproceso;
b) comprobar el cumplimiento de las acciones correctivas y recomendaciones in-dicadas durante el proceso de la auditoría, dejar evidencia en la propia acta desupervisión donde se indicaron; cuando no se hayan cumplido estas, se redactanlas causas del incumplimiento en el escaque Otros aspectos.
3. Responsabilidad del jefe de grupo en la calidad de la auditoría:
a) Cumplir con la dirección, revisión y desarrollo de la auditoría de conformidadcon las Normas Cubanas de Auditoría, los procedimientos de la auditoría y lasdisposiciones complementarias;
b) revisar la documentación de la auditoría y dar seguimiento a las indicacionesrealizada al auditor;
c) cerciorarse que el grupo de auditoría cumpla el Código de Ética para los audito-res del Sistema Nacional de Auditoría;
d) realizar acciones para eliminar cualquier amenaza a la independencia del auditory del experto;
e) garantizar que la auditoría se ejecute por auditores en los que no concurran cau-sales de incompatibilidad;
f) exigir al grupo de auditoría el cumplimiento de las acciones correctivas y reco-mendaciones indicadas por los ejecutores de la supervisión en el proceso de laauditoría; y
g) garantizar la comunicación transparente y oportuna con el grupo de auditoría,sujeto auditado y las partes interesadas.
4. Responsabilidad del auditor o experto con la calidad de la auditoría:
a) Elaborar la documentación de la auditoría de acuerdo con lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría, los procedimientos de la auditoría y las disposi-ciones complementarias;
b) cumplir el Código de Ética para los auditores del Sistema Nacional de Auditoría;
c) declarar incompatibilidad o no en el ejercicio de la auditoría; y
d) corregir las deficiencias señaladas por el jefe de grupo en la revisión de los pape-les de trabajo y cumplir con las acciones correctivas y recomendaciones indica-das durante el proceso de la auditoría por los ejecutores de la supervisión.
III. Aspectos para el proceso de supervisión de la auditoría.
Para la supervisión de la auditoría, la revisión por el jefe de grupo y el autocontrol quepuede realizar el auditor, se ha elaborado la plantilla P-G02-04 Aspectos para el proceso
de supervisión de la acción de prevención y control que facilita la labor de supervisión,la que no sustituye la comprobación de las Normas Cubanas de Auditoría y la secuenciadescrita en los procedimientos de la auditoría.
IV. Dirección y departamentos de Calidad de la Contraloría General de la República y Comité de Control de Calidad
Con el fin de asegurar la correcta presentación de los informes de la auditoría y delinforme especial, con evidencias suficientes y apropiadas, así como la emisión de juiciosrazonables, en correspondencia con los objetivos determinados, se ejerce el control decalidad antes de dar a conocer el resultado final de la auditoría.
A tales efectos se crea la dirección y departamentos de Calidad en la Contraloría Gene-ral de la República; en las contralorías provinciales que no han creado los departamentosde calidad, se mantienen los Comité de Control de Calidad.
También, se constituyen los Comité de Control de Calidad, de acuerdo con las carac-terísticas de las unidades organizativas de auditoría, en:
1. Sociedades autorizadas a ejecutar la auditoría externa.
2. Direcciones autorizadas a ejecutar la auditoría externa
3. Unidades centrales de auditoría interna y unidades de auditoría interna; de acuerdocon su estructura, composición y plantilla aprobada.
Los Comité de Control de Calidad se crean mediante resolución y lo integran un pre-sidente y dos miembros como mínimo, de ellos, uno debe ser jurista; en todos los casossus integrantes deben tener elevada preparación profesional y experiencia de trabajopráctico.
Funciones de la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad
1. Orientar y asesorar de manera objetiva e imparcial al grupo de auditoría o auditorinterno de base.
2. Promover la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de las Normas Cubanas de Auditoría, los procedimientos y las normativas aplicables.
3. Realizar la supervisión superior, antes de informar el resultado final de la auditoríaal sujeto, según se detalla:
a) La Dirección de Calidad de la Contraloría General tendrá a su cargo la supervi-sión superior de las auditorías ejecutadas por las direcciones integrales; además,de las auditorías donde se determinen presuntos hechos delictivos, realizadaspor las unidades centrales de Auditoría Interna y del auditor interno de base queno tiene estructura organizativa de auditoría interna superior, en todos los casos,cuando las entidades radican en La Habana.
b) Los departamentos de Calidad de las contralorías provinciales y del municipioespecial Isla de la Juventud, tendrán a su cargo la supervisión superior de las au-ditorías ejecutadas por sus unidades organizativas; y las realizadas por el sistematerritorial de auditoría en las que se determinen presuntos hechos delictivos.
Igual proceder para las contralorías provinciales que tienen funcionando el Co-mité de Control de Calidad.
c) Las direcciones y sociedades autorizadas a ejecutar la auditoría externa, tienen asu cargo la supervisión superior de las auditorías que realizan.
d) La Unidad Central de Auditoría Interna y Unidad de Auditoría Interna, tendrána su cargo la supervisión superior de las acciones de control realizadas en suunidad organizativa.
En el caso de las acciones ejecutadas por el auditor interno de base, donde sedeterminen presuntos hechos delictivos, la supervisión superior se realiza por launidad organizativa de auditoría que lo atiende metodológicamente.
Cuando se determine presunto hecho delictivo, se revisa en primera instancia porel Comité de Control de Calidad que proceda; posteriormente serán enviados a ladirección y departamentos de Calidad que corresponda, cumpliendo los requisi-tos de presentación establecidos en este procedimiento.
4. Rendir cuenta en el Consejo de Dirección, previo al análisis en el Comité de Pre-vención y Control, sobre el análisis realizado de los resultados de la supervisiónsuperior a la calidad de la auditoría,
5. Realizar propuestas de acciones de capacitación, en correspondencia con los resul-tados de la supervisión superior.
6. Garantizar la emisión del acta de certificación del Informe especial, cuando conclu-ye el proceso de supervisión superior del referido informe, por parte de la direccióny departamentos de Calidad de la Contraloría General de la República.
Responsabilidades de los auditores de la dirección, departamentos y Comité de Con-trol de Calidad.
1. Garantizar la supervisión superior en un plazo de hasta 10 días hábiles, contados apartir de la recepción del borrador del informe de la acción de control, del informeespecial y los expedientes correspondientes.
2. Elaborar las actas y registros establecidos en este procedimiento, según corresponda.
3. Velar por el cumplimiento de los requisitos de presentación establecidos en esteprocedimiento, para que pueda iniciar el proceso de supervisión superior.
4. Convocar, analizar e intercambiar las no conformidades con el jefe de la unidadorganizativa que ejecutó la auditoría, el supervisor, jefe de grupo, auditor interno debase, auditor y experto, según se requiera. En caso de existir discrepancias con loexpuesto en el Acta de Supervisión Superior, se procederá a la solución de conflic-tos, en correspondencia con lo establecido en este procedimiento.
5. Conformar un expediente, por cada auditoría que le realizan la supervisión superior,en formato papel, digital o una combinación de ambos, que contenga los borradoresde los informes, actas de supervisión superior y el Modelo de Certificación de infor-me especial y Modelo de constancia de entrega de documentos al Grupo de análisis;su custodia estará a cargo del Contralor Jefe de la Dirección y de los departamentosde Calidad de la Contraloría General de la República, en el caso de los Comité de Control de Calidad, recaerá en los jefes de las direcciones y sociedades autorizadasa ejecutar la auditoría externa y de las unidades organizativas de auditoría interna;se conserva durante un año y en caso de presunto hecho delictivo hasta que conclu-ya el proceso.
De conformarse en formato digital, se cumple en lo que le resulte aplicable lo consig-nado en el procedimiento H-001-G01 Documentación y comunicación de la auditoría.
Responsabilidades del jefe de grupo o auditor interno de base que será objeto de lasupervisión superior.
1. Entregar antes de la reunión de información final, a la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad que corresponda, el borrador del informe digital dela auditoría y su expediente, para la supervisión superior. Además de lo anterior, sideterminan presunto hecho delictivo, se entrega el Informe especial digital con elexpediente de los probatorios.
2. Dar respuesta a las no conformidades determinadas en el acta de supervisión supe-rior, en un plazo de hasta 3 días hábiles, contados a partir de su entrega.
3. Entregar de conjunto con el Informe especial, el acta de certificación del Informeespecial y acta de constancia de entrega de documentos al Grupo de análisis quecorresponda.
4. Presentar a la dirección y departamentos de calidad de la Contraloría General dela República, que corresponda, el acta de constancia de entrega de documentos al Grupo de análisis, una vez aceptado por este.
Las tareas del control de calidad incluyen: La programación, verificación y revisiónde las acciones correctivas, las que se detallan en este procedimiento.
Programación
Atendiendo a la capacidad para ejecutar la supervisión superior, se realiza la progra-mación anual del control de la calidad, en correspondencia con lo siguiente:
1. Plan anual de acciones de prevención y control aprobado, según corresponda.
2. Prioridad, considerando los riesgos y complejidades de las auditorías.
3. Presuntos hechos delictivos.
Se deja constancia con la plantilla P-G02-05 Programación anual del control de lacalidad.
Verificación
Verificar que la auditoría se realizó de conformidad con los criterios que regulan lamateria controlada y que la opinión emitida está respaldada por evidencias suficientes yapropiadas.
Requisitos para la presentación de la documentación establecida para iniciar la super-visión superior.
1. Documentos a presentar:
a) El borrador del informe de la auditoría, en formato digital y el Expediente de laauditoría con las referencias cruzadas con los papeles de trabajo y otros docu-mentos que conforman.
b) Borrador del Informe especial, en formato digital y el Expediente con los docu-mentos probatorios, con las referencias cruzadas.
2. Constancia escrita de la conformidad con los documentos presentados, a la direc-ción y departamentos de calidad, por el jefe de la unidad de auditoría ejecutora o elauditor interno de base que no tiene estructura de auditoría interna.
3. Constancia escrita de la conformidad con los documentos presentados, a los Comitéde Control de Calidad, por el jefe de grupo o auditor interno de base.
4. Constancia escrita que se informó al Grupo de análisis y recibió asesoramiento encorrespondencia con el presunto hecho delictivo detectado; en caso de ser solicita-da la acción de control, la presentación del despacho emitido por la autoridad queinteresó la acción de control.
Cuando la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad, para el inicio dela supervisión superior, no reciben la documentación con los requisitos descritos ante-riormente, no lo aceptan, y precisan la fecha de la próxima entrega de la documentación,dejan constancia por escrito a través de la plantilla P-G02-06 Acta de no aceptación dela documentación.
Posterior a la aceptación de los documentos, se procede a realizar la supervisión supe-rior, donde se determinan las no confirmadas, para ello, se utiliza la plantilla P-G02-03 Acta supervisión superior.
En la supervisión superior a la auditoría donde se detectan presuntos hechos delicti-vos, se consideran las disposiciones dictadas al respecto, así como lo establecido en esteprocedimiento.
Revisión de las acciones correctivas
En esta etapa se busca la conformidad y la observancia de lo establecido en funciónde subsanar las no conformidades señaladas en el acta de supervisión superior, las queconstituyen las pruebas de aceptación, asentadas en el Expediente de la auditoría y losdocumentos probatorios a evaluar, este último cuando proceda.
Los auditores actuantes, en un plazo de hasta 3 días hábiles, contados a partir de laentrega del acta de supervisión superior, realizan las acciones correctivas de las no con-formidades, y presentan a la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad,que corresponda, el proyecto de informes con los arreglos correspondientes.
De no corresponderse, se continúa con la supervisión superior, plasmando en el acta desupervisión superior, las no conformidades detectadas, hasta la corrección total de las mismas.
Una vez realizadas las correcciones al borrador del informe y analizado por la dirección,departamentos y Comité de Control de Calidad, que corresponda, y de coincidir con loexpuesto, se procede a firmar por parte de los supervisores, con la aprobación del Contralor Jefe de la Dirección o Departamento de Calidad y del presidente del Comité de Control de Calidad, el acta de supervisión superior, y deja copia para el expediente de la supervisiónsuperior.
Posterior a las correcciones realizadas al Informe especial y analizado por la direc-ción y departamentos de calidad de la Contraloría General de la República, de coinci-dir con lo expuesto, se procede a firmar por quien corresponda y con la aprobación delcontralor jefe correspondiente, las actas de supervisión superior y de certificación del Informe especial; en caso de mantener alguna discrepancia con lo expuesto en el Informeespecial, se deja constancia en la propia acta de supervisión superior y se presenta parasolucionar el conflicto a la instancia correspondiente que aparece en este procedimiento;se utilizan las plantillas P-G02-03 Acta supervisión superior y P-G02-07 Acta de certifi-cación del informe especial.
El jefe de grupo o auditor interno de base, el auditor interno de base que no tiene es-tructura de auditoría interna, se persona en la dirección o departamento de calidad, pararecoger el acta de certificación del informe especial, el informe especial y el expedientecon los probatorios, el que presenta al Grupo de análisis y deja constancia de su entrega,utilizando la plantilla P-G02-08 Acta de constancia de entrega de los documentos al Gru-po de análisis.
Las actas de supervisión superior y de constancia de entrega de documentos al Grupode análisis, integran el expediente de la supervisión superior.
Análisis de los resultados del control de calidad
La dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad, realizan un resumenanual del cumplimiento de los indicadores de eficiencia, con el contenido de las actas desupervisión superior, de lo cual se deja constancia por escrito en la plantilla P-G02-09 Resumen de indicadores de eficiencia.
En la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad, se habilita el Registrode Control de Calidad, según plantilla P-G02-10 Registro de control de calidad.
V. Reunión de análisis de la auditoría y evaluación individual.
En los días comprendidos entre la reunión de información del resultado final de laauditoría y la notificación de los informes, se realiza la reunión de análisis con el grupode auditoría y el supervisor; de considerarlo, participa el jefe de la unidad organizativa oquien este designe, con el objetivo de analizar crítica y autocríticamente el cumplimien-to de los objetivos de la auditoría en correspondencia con lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría y el Manual de procedimientos; se deja constancia con la plantillaP-001-G09 Acta de reunión en el proceso de la acción de prevención y control.
En este marco se realiza, además, la evaluación individual del personal que participaen la auditoría, con la finalidad de medir sistemáticamente el cumplimiento de sus funcio-nes en correspondencia con los cargos que ocupan, así como para identificar sus fortale-zas y debilidades; es la base para la evaluación anual.
Se trata de momentos para intercambiar, reflexionar y profundizar en las debilidades,insuficiencias y buenas prácticas identificadas en el proceso de la auditoría, que permitandeterminar las habilidades y capacitación que necesitan desarrollar los auditores y contarcon información para la promoción y permanencia de estos.
La evaluación individual en los aspectos que proceda se aplica como sigue:
1. El jefe de la unidad organizativa de auditoría o quien este designe al supervisor yjefe de grupo.
2. El jefe de grupo al auditor y experto.
3. El auditor interno de base debe autoevaluarse al concluir la auditoría y analizar losresultados con el máximo jefe, el que deja plasmada su conformidad en la plantillade la evaluación individual; para ello se utiliza la plantilla P-G02-11 Evaluaciónindividual.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-002-APC | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 002 | Otras acciones de prevencióny control | | Tarea | Capítulo II | Preámbulo |
Preámbulo
En la realización de las acciones de prevención y control que se enuncian, se aplicaen lo que proceda, las Normas Cubanas de Auditoría y los procedimientos descritos en el Capítulo I, siendo esencial los procedimientos transversales de documentación, comuni-cación y aseguramiento y control de calidad.
Documentos para las acciones de prevención y control:
| Herramientas | Tareas | | - | - | | H-002-APC01 | Visita de intercambio y asesoramiento | | H-002-APC02 | Control concurrente | | H-002-APC03 | Investigación y diagnóstico | | H-002-APC04 | Comprobación especial | | H-002-APC05 | Visita de supervisión y control | | H-002-APC06 | Supervisión de la Contraloría General de la República | | H-002-APC07 | Control y Recontrol Integral Estatal | | H-002-APC08 | Inspección de la Contraloría General de la República |
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-002-APC01 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 002 | Otras acciones de prevencióny control | | Tarea | Capítulo II | Visita de intercambioy asesoramiento |
Objetivo de la tarea
Establecer las pautas para la realización de la visita de intercambio y asesoramiento.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República, las unidades organizativas deauditoría interna y auditores internos de base.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Generalidades | | II. | Desarrollo de la visita deintercambio y asesoramiento | P-0001-14 Plan de trabajo generalP-0001-15 Plan de trabajo individual | | III. | Elaboración de informe dela visita de intercambio yasesoramiento | P-D0003-01 Informe de la acción de prevención ycontrolP-D0003-06 Informe resumen | | IV. | Seguimiento de los resultadosde la visita de intercambio yasesoramiento |
Descripción
I. Generalidades.
La visita de intercambio y asesoramiento tiene carácter preventivo, con el objetivo decontribuir a la implementación y cumplimiento de las Políticas del Estado y el Gobierno,así como las disposiciones y programas que las implementan; se inscribe en el Plan anualde acciones de prevención y control.
Los objetivos de la visita de intercambio y asesoramiento deben ser precisos, en co-rrespondencia con el tema objeto de examen.
La visita de intercambio y asesoramiento es efectiva cuando se logra una buena prepa-ración, participación y retroalimentación.
En la realización de la visita de intercambio y asesoramiento se aplican en lo que proceda,las Normas Cubanas de Auditoría y sus procedimientos, siendo esencial los procedimientostransversales de documentación, comunicación y aseguramiento y control de calidad.
II. Desarrollo de la visita de intercambio y asesoramiento.
1. Planeación de la visita de intercambio y asesoramiento
En el desarrollo de la fase de planeación, se aplica en lo que proceda, el procedi-miento H-001-0001 Planeación de la auditoría, considerando además los procedi-mientos que se relacionan.
Una vez definido el tema de la visita de intercambio y asesoramiento, es funda-mental definir claramente sus objetivos generales y específicos para que la visita deintercambio y asesoramiento tenga un carácter más orientador.
El auditor, a partir de conocer los objetivos, se documenta sobre las disposicionesnormativas vinculantes e indaga sobre la situación existente objeto de examen.
Es fundamental aplicar el procedimiento H-001-0001-03 Conocimiento del sujeto aauditar, en lo que corresponda, para observar el estado de control, intercambiar conlos trabajadores y las organizaciones políticas y de masas en el interés de escucharlos,conocer sus criterios y sugerencias sobre el tema objeto de análisis.
El auditor elabora el plan de trabajo, para ello utiliza las plantillas P-0001-14 Plande trabajo general y P-0001-15 Plan de trabajo individual.
2. Realización de la visita de intercambio y asesoramiento.
En el desarrollo de la fase de realización se aplica, en lo que proceda, el procedimientoH-001-0002 Realización de la auditoría, considerando además los procedimientos que serelacionan.
El auditor utiliza las técnicas de recolección de evidencia que considere, según el pro-cedimiento H-001-0002-01 Recolección de evidencia de la auditoría, para recopilar evi-dencia suficiente y apropiada, que lo ayuden a poder evaluar la evidencia y formular lasconclusiones y recomendaciones de la visita.
III. Elaboración de informe de la visita de intercambio y asesoramiento.
En el desarrollo de la fase de elaboración de informe, se aplica en lo que proceda, elprocedimiento H-001-0003 Elaboración de Informe de la auditoría, considerando ade-más los procedimientos que se relacionan.
El auditor, para elaborar el informe, utiliza en lo que corresponda la plantillaP-D0003-01 Informe de la acción de prevención y control, y titula el documento con elnombre de INFORME DE LA VISITA DE INTERCAMBIO Y ASESORAMIENTO.
El informe se enfoca dando respuesta a los objetivos del tema objeto de examen, seprecisan los avances, las dificultades, limitaciones, así como la compresión y dominiopara implementar las disposiciones normativas objeto de revisión.
Cuando se realizan visitas de intercambio y asesoramiento, coordinadas con otras uni-dades de auditoría, al concluir la acción, se elabora un informe resumen con los resultadosmás significativos, tanto positivos como negativos, de las entidades visitadas, para elloutiliza la plantilla P-D0003-06 Informe resumen.
IV.Seguimiento de los resultados de la visita de intercambio y asesoramiento.
En el desarrollo de la fase de seguimiento se aplica en lo que proceda el procedimientoH-001-0004 Seguimiento.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-002-APC02 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 002 | Otras acciones de prevencióny control | | Tarea | Capítulo II | Control concurrente |
Objetivo de la tarea
Establecer las pautas para la realización del Control concurrente.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República, las unidades organizativas deauditoría interna y auditores internos de base.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Generalidades | | II. | Planeación del control con-currente | P-0001-14 Plantilla del Plan de trabajo general | | III. | Realización del control con-currente | P-0002-02 Acta de Confirmación externaP-001-G Plantillas generales | | IV. | Elaboración de informe delcontrol concurrente | P-D0003-01 Informe de la acción de prevención ycontrolP-001-G08 Acta de información de los resultados de laacción de prevención y controlP-0003-03 Acta de información de los resultados | | IV. | Seguimiento de los resultadosdel control concurrente |
Descripción
I. Generalidades.
El control concurrente es eminentemente preventivo; se realiza de manera simultá-nea a los procesos o actividades, a modo de acompañamiento sistemático dirigido porel máximo jefe administrativo de la organización o entidad, se integra por un equipomultidisciplinario integrado por directivos, funcionarios y trabajadores que se designen,liderado por el auditor interno de base, tiene por finalidad realizar la evaluación, a travésde la aplicación de diversas técnicas, de un conjunto de hitos de control pertenecientesa un proceso en curso, de forma ordenada, sucesiva e interconectada, en el momento desu ejecución, con el propósito de promover que estos se realicen conforme a las disposi-ciones normativas que les resulten aplicables, e identificar, de ser el caso, la existencia deriesgos y situaciones adversas que afecten o puedan afectar la continuidad, el resultado oel logro de los objetivos del proceso.
En tanto un Proceso en curso es aquel cuyas actividades inician o están en ejecución,mientras que el Hito de control, es la oportunidad que abarca una parte de las actividadesde un proceso en curso, el cual es seleccionado sobre la base de su relevancia, para larealización del control concurrente.
El control concurrente se ejerce esencialmente por el auditor interno de base; y porintereses estratégicos que se determinen, lo pueden realizar la Contraloría General de la República y las unidades organizativas de auditoría interna del Sistema Nacional de Au-ditoría, el que inscribe en el Plan anual de acciones de prevención y control.
Es esencial el respaldo y las consideraciones del máximo jefe de la entidad, para de-finir el objeto de control, hitos de control, objetivos y los expertos que conformarán elequipo multidisciplinario.
El desarrollo de la más amplia comunicación es decisivo, previo al inicio del procesose comunica a todos los que intervienen en este y se le anima para recibir sus aportes me-diante criterios y sugerencias.
En la realización del control concurrente, se aplican en lo que proceda, las Normas Cubanas de Auditoría y sus procedimientos, siendo esencial los procedimientos transver-sales de documentación, comunicación y aseguramiento y control de calidad.
Objetivos general y específicos
Objetivo general: contribuir a elevar el estado de Control interno y la eficiencia y efi-cacia en la gestión administrativa.
Objetivos específicos: acompañar a la administración en el perfeccionamiento de losprocesos claves de la entidad a través del control simultáneo y fortalecer métodos, meca-nismos y herramientas de análisis y de control participativo organizacional.
II. Planeación del control concurrente.
El control concurrente se desarrolla a los procesos, actividades y operaciones estraté-gicas que inician o están en curso en una entidad, considerado clave para el cumplimientodel o de los objetivos o intereses estratégicos de la organización o del Estado, según seael caso, lo que implica realizar un arduo proceso de análisis sobre las políticas, estrategiasy medidas que forman parte de las transformaciones económicas y sociales que se imple-mentan en el país y que tienen un impacto en la organización; es esencial profundizar enel estudio de sus características estructurales y funcionales, los riesgos asociados a las ac-tividades que realiza y los criterios aplicables, que permita realizar un adecuado procesode selección del proceso en curso y los hitos de control a revisar.
Se puede enfocar tanto a la actividad empresarial como presupuestada, para el cumpli-miento de la misión y objetivos de trabajo, entre los que se encuentran: la ejecución del plan ypresupuesto; la contratación económica; proceso inversionista; los resultados del controlde la gestión productiva y los servicios en su encadenamiento; el avance y aplicación dela investigación, desarrollo e innovación (I+D+I); la implementación, generalización,cumplimiento e impacto socioeconómico de las medidas aprobadas por el Gobierno parafortalecer la empresa estatal socialista y las medidas priorizadas para potenciar la producciónde alimentos.
La selección del objeto de control, además estará condicionado por el tiempo destina-do a realizar el control concurrente y él o los hitos de control que en ese período tienenlugar, de manera tal que se cumpla con las características de oportunidad y dinamismodefinidas para este tipo de control.
También se puede desarrollar el control concurrente de forma paralela con más de unaunidad organizativa de auditoría, que tengan las condiciones de cerrar ciclos o procesosentre sus entidades; se requiere una conciliación en el proceso de planificación entre lasunidades organizativas de auditoría que participan, para garantizar el intercambio previode los objetivos. Al concluir el control concurrente se realiza un colegio de auditores, para
intercambiar resultados y experiencias, que permita evaluar los ciclos o procesos paraconcretar las posibles acciones y recomendaciones.
Atendiendo lo descrito y según lo definido en las Normas de Control interno apro-badas, se entiende por Proceso al conjunto de recursos y actividades que transformanelementos de entrada (insumos) en elementos de salida (producto/servicio); los recursosincluyen el personal, las finanzas, las instalaciones, los equipos, las tecnologías, las téc-nicas y los métodos.
El auditor, con conocimiento de la misión, objetivos estratégicos y la conciliacióncon las diferentes áreas de la entidad sobre la situación existente, potencialidades y lasproyecciones y metas comprometidas, propone al jefe máximo de la entidad, para susconsideraciones y aprobación, lo siguiente:
1. El objeto de control aplicable al control concurrente, para su inscripción en el Plananual de acciones de prevención y control.
2. Los que formaran parte del equipo multidisciplinario.
3. La fecha de inicio de control concurrente; los días a utilizar están en corresponden-cia a la cantidad de hitos que se determinen, este tipo de control puede ser de unavez o por intervalos de tiempo de acuerdo con las fases, pasos o momentos especí-ficos que se consideran de mayor relevancia para el cumplimiento de los objetivosdel objeto de control.
Posterior a la aprobación de los aspectos anteriormente señalados, el auditor interno debase comunica al equipo multidisciplinario la responsabilidad que tienen con la realiza-ción del control concurrente, según se detalla:
1. Seleccionar él o los hitos de control.
2. Realizar una adecuada organización y planificación del trabajo, identificando lastareas a ejecutar y los responsables.
3. Ejecutar el control concurrente en función de las tareas planificadas.
4. Mantener una comunicación clara y sistemática, con los miembros del equipo mul-tidisciplinario y con el personal objeto del control concurrente, para transmitir yproponer ideas, consideraciones y criterios durante la planificación y ejecución delcontrol concurrente.
5. Realizar el Informe del control concurrente y promover la elaboración del Plan demedidas preventivas y correctivas.
6. Dar seguimiento al Plan de medidas preventivas y correctivas, que corresponda.
7. Informar a las partes interesadas el resultado parcial y total del control concurrente,según sea el caso, en particular a los trabajadores de la entidad.
En la planeación de control concurrente el auditor puede considerar en lo que corres-ponda, el procedimiento H-001-0001 Planeación de la auditoría, con el objetivo de rea-lizar un adecuado estudio previo, organización y preparación de la acción de prevención.
Es esencial analizar antecedentes del objeto de control e identificar y evaluar los mayoresriesgos, limitaciones que retrasen o impidan el cumplimiento de los procesos, sus activida-des y los objetivos propuestos, para que el equipo multidisciplinario realice las actividadessiguientes:
a) Precisar él o los hitos de control;
b) identificar los riesgos del proceso;
c) determinar las normativas aplicables y procedimientos a utilizar, para ser más obje-tivo e integral en el análisis a realizar;
d) observar lo contentivo en el Expediente de las acciones de prevención y control yen particular conocer sobre los resultados de la auditoría estratégica y la aplicaciónde la guía de autocontrol, lo relativo al objeto de control;
e) elaborar el Plan del control concurrente, donde se especifican las actividades, obje-tivos, alcance y procedimientos a utilizar por los miembros del equipo multidisci-plinario; se aprueba por el director de la entidad.
III. Realización del control concurrente.
En el desarrollo de la fase de realización se aplica, en lo que proceda, el procedimientoH-001-0002 Realización de la auditoría, considerando además los procedimientos que serelacionan.
En la ejecución del control concurrente, los miembros del equipo multidisciplinariocumplen las tareas definidas en el plan de trabajo general, además promueven la obser-vancia de las obligaciones y atribuciones de los directivos, funcionarios y trabajadoresa cargo de realizar las actividades controladas, observando los procedimientos y demásnormativas aplicables.
El equipo multidisciplinario propicia el intercambio, reflexión y análisis, priorizandola atención al control de los riesgos identificados en el objeto de control que se considerande mayor relevancia para el cumplimiento de los objetivos, así como situaciones adver-sas, o sea, hechos que afectan o pueden afectar la continuidad, el resultado o el logro delos objetivos del proceso en curso.
De igual forma, se realizará al unísono un proceso de identificación y evaluación de losriesgos que puedan afectar el cumplimiento de las actividades que conforman el procesoen curso-hito de control, siendo esencial realizar una comparación o cotejo entre los ries-gos identificados durante el control por el equipo multidisciplinario y los ya identificadospor la organización como parte de su diseño del Sistema de Control interno, para conocerla efectividad de la gestión realizada en esta materia y poder enriquecerla, si fuese el caso,durante el control concurrente.
Durante la aplicación de las técnicas de recolección de información se podrán obtenersituaciones adversas, entendiendo estas como los hechos que afectan o pueden afectar lacontinuidad, el resultado o el logro de los objetivos del proceso en curso.
Las medidas correctivas y preventivas para eliminar las situaciones adversas y pre-venir los riesgos evaluados, se identificarán y ejecutarán durante el control concurrente,salvo aquellas que por sus características necesitan más tiempo para su concreción.
Se tendrá en cuenta que dichas medidas tendrán un impacto en el diseño del Sistemade Control interno, por lo que implicará la actualización de este.
Se habilitarán papeles de trabajo para reunir las evidencias obtenidas derivadas de laaplicación de las pruebas, los que constituirán la base principal para la elaboración del Informe del control concurrente.
Además, deben:
a) Desarrollar los procedimientos para la obtención de evidencias suficientes y apro-piadas de las situaciones identificadas que retrasen o impidan el adecuado cum-plimiento de los objetivos y que sustenten los resultados del informe del controlconcurrente;
b) promover el cumplimiento de las normativas aplicables para el objeto de control;
c) analizar con los responsables las situaciones adversas, en el interés de proponer lasacciones correctivas.
Aun cuando la acción es preventiva, si se detecta un presunto hecho delictivo, el audi-tor lo comunica a su jefe inmediato y se procede de acuerdo con lo establecido.
IV. Elaboración de informe del control concurrente.
En el desarrollo de la fase de elaboración de informe, se aplica en lo que proceda, elprocedimiento H-001-0003 Elaboración de Informe de la auditoría, considerando ade-más los procedimientos que se relacionan.
El informe deberá cumplir los principios básicos de objetividad, integridad, oportuni-dad y exactitud, aspectos estos que deberán ser observados por el equipo multidisciplina-rio; su estructura cumplirá, en general, con la plantilla P-D0003-01 Informe de la acciónde prevención y control, con los ajustes y especificidades que caracterizan esta modalidad decontrol preventivo y se titula el documento con el nombre de INFORME DEL CON-TROL CONCURRENTE.
Cuando en un mismo proceso se determinan varios hitos, al término del control concu-rrente de cada hito de control, se emite un informe y al concluir el último hito se elaborael Informe resumen del control concurrente, que de igual modo se pone en conocimientode todas las partes interesadas.
En el informe que da continuidad a un hito anterior, se deja evidencia del estado decumplimiento de las recomendaciones formuladas anteriormente.
Una vez concluido el informe con los resultados del control concurrente, se notificaránlos resultados al Consejo de Dirección, comité de prevención y control y colectivo laboralde la organización, donde se expondrán los aciertos y logros observados durante la eje-cución del control concurrente, así como las situaciones adversas y riesgos determinadosy su corrección en el momento del control o en el corto y largo plazos, según sea el caso.Será esencial significar el impacto que ha significado la ejecución del control concurrente.
V. Seguimiento de los resultados del control concurrente
En el desarrollo de la fase de seguimiento se aplica en lo que proceda el procedimientoH-001-0004 Seguimiento.
El seguimiento se enfoca en saber si la organización ha enfrentado de manera adecua-da las cuestiones que surgieron; facilita la implementación eficaz del Plan de medidas yproporciona una retroalimentación valiosa a las partes interesadas y al equipo que parti-cipó en el control concurrente; permite conocer si se han enfrentado de manera adecuadalas situaciones adversas y recomendaciones resultantes del control concurrente.
En esta fase, el equipo multidisciplinario revisa el Plan de medidas presentado por laentidad, se velará porque las medidas y acciones estén en función de eliminar las causas ycondiciones que propiciaron las situaciones adversas identificadas y hayan observado lasrecomendaciones dejadas durante el control concurrente.
En el plan de medidas se incorporará las medidas y acciones que correspondan a las si-tuaciones adversas que no fueron solucionadas durante el control concurrente, cuya fechade cumplimiento es posterior a la conclusión del ejercicio.
Cuando en un mismo proceso se determinan varios hitos, al inicio del control concu-rrente de cada hito, el equipo multidisciplinario da seguimiento a las recomendacionesformuladas del hito anterior y deja evidencia en el informe del estado de cumplimientode los mismos.
En el segundo momento del seguimiento, el equipo realizará las actividades que con-sidere para comprobar el cumplimiento de las medidas aprobadas en el plan, pudiendointencionar, visitas puntuales debidamente coordinadas con quien corresponda; ademásde participar en los análisis realizados en los diferentes órganos consultivos y de asesora-mientos existentes en la organización.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-002-APC03 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 002 | Otras acciones de prevencióny control | | Tarea | Capítulo II | Investigación y diagnóstico |
Objetivo de la tarea
Establecer las pautas para realizar la acción de Investigación y diagnóstico.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República, las unidades organizativas deauditoría interna y auditores internos de base.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Generalidades | | II. | Desarrollo de la acción de Investigación y diagnóstico | P-0001-13 Plan de trabajo generalP-D0003-01 Informe de la acción de prevención ycontrol |
Descripción
I. Generalidades.
La acción de Investigación y diagnóstico está dirigida a conocer hechos o situacionesque inciden o determinan el comportamiento de la gestión económica administrativa ensectores y actividades de interés; se inscribe en el Plan anual de las acciones de preven-ción y control.
La investigación es el trabajo creativo y sistemático realizado para aumentar el acervode conocimiento; implica la recopilación, organización y análisis de información paraaumentar la comprensión de un tema o problema.
El diagnóstico por su parte, alude, en general, al análisis que se realiza para determi-nar cualquier situación y cuáles son las tendencias. Esta determinación se realiza sobrela base de datos y hechos recogidos y ordenados sistemáticamente, que permiten juzgarmejor qué es lo que está pasando.
El diagnóstico tiene las siguientes características:
a) Es participativo;
b) hay compromiso de las personas con las soluciones;
c) se da una estructura lógica y pertinente a la problemática;
d) es un método muy eficiente con relación al tiempo para detectar los problemas in-ternos.
En la realización de la acción de investigación y diagnóstico, se aplican en lo queproceda, las Normas Cubanas de Auditoría y sus procedimientos, siendo esencial los pro-cedimientos transversales de documentación, comunicación y aseguramiento y control decalidad.
II. Desarrollo de la acción de Investigación y diagnóstico.
Planeación de la Investigación y diagnóstico
En el desarrollo de la fase de planeación, se aplica en lo que proceda, el procedimientoH-001-0001 Planeación de la auditoría, considerando además los procedimientos que serelacionan.
Para determinar el tema de la acción de Investigación y diagnóstico, es imprescindibletener conocimiento sobre el asunto a través del estudio de antecedentes o investigacionesprevias.
En esta fase el auditor tiene que indagar cual es la problemática del tema objeto decontrol, para determinar los objetivos de la acción a realizar.
Es esencial aplicar el procedimiento H-001-0001-03 Conocimiento del sujeto a au-ditar, fundamentalmente lo referente al análisis de la visión sistémica y estratégica de laentidad.
También elabora el plan de trabajo de la acción, para ello utiliza la plantilla P-0001-13 Plan de trabajo general.
Realización de la Investigación y diagnóstico
En el desarrollo de la fase de realización se aplica, en lo que proceda, el procedimientoH-001-0002 Realización de la auditoría, considerando además los procedimientos que serelacionan.
El auditor utiliza las técnicas de recolección de evidencia que se describen en el pro-cedimiento H-001-0002-01 Recolección de evidencia de la auditoría, debe recopilar evi-dencia suficiente y apropiada para poder evaluar la evidencia y formular las conclusiones.
El diagnóstico tiene como finalidad detectar las debilidades, amenazas o posibles for-talezas en el tema objeto de control; permite definir su estado actual, con la intención dehallar las causas y sus consecuencias, que permita interpretar objetivamente los resulta-dos y así presentar a las administraciones y autoridades que correspondan las recomenda-ciones que contribuyan a adoptar decisiones minimizando los riesgos y errores.
Elaborar el informe de la Investigación y diagnóstico
En el desarrollo de la fase de elaboración de informe, se aplica en lo que proceda, elprocedimiento H-001-0003 Elaboración de Informe de la auditoría, considerando ade-más los procedimientos que se relacionan.
El auditor, para elaborar el informe, utiliza en lo que corresponda la plantilla P-D0003-01 Informe de la acción de prevención y control y titula el documento con el nombre deINFORME DE LA INVESTIGACIÓN Y DIAGNÓSTICO.
Seguimiento de los resultados de la Investigación y diagnóstico
En el desarrollo de la fase de seguimiento se aplica en lo que proceda, el procedimientoH-001-0004 Seguimiento.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-002-APC04 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 002 | Otras acciones de prevencióny control | | Tarea | Capítulo II | Comprobación especial |
Objetivo de la tarea
Establecer las pautas para la realización de la comprobación especial.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República, las unidades organizativas deauditoría interna y auditores internos de base.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Generalidades | | II. | De la planeación de la com-probación especial | P-0001-02 Orden de trabajoP-0001-03 Carta de presentaciónP-001-G07 Nota informativa | | III. | De la realización de la com-probación especial | P-001-G03 Acta de declaraciónP-001-G02 Acta de requerimientoP-001-G04 Acta de ocupaciónP-001-G05 Acta de devoluciónP-001-G08 Acta de información de los resultados de laacción de prevención y control | | IV. | De la elaboración, supervi-sión y notificación del Infor-me de comprobación especial | P-D0003-01 Informe de la acción de prevención ycontrolP-G02-02 Acta de supervisiónP-G02-03 Acta de supervisión superior | | V. | Seguimiento de los resultadosde la comprobación especial | | VI. | Comprobación especial masi-va, convocada por la Contra-loría General de la República | P-D0003-6 Informe resumenP-001-G08 Acta de información de los resultados de laacción de prevención y control |
Descripción
I. Generalidades.
La comprobación especial se realiza con el objetivo de dar seguimiento al cumplimien-to de los planes de medidas derivadas de acciones de prevención y control ejecutadas ocomprobar temas específicos que resulten de interés; se ejecutan según el Plan anual deacciones de prevención y control aprobado.
La comprobación especial también se puede ejecutar de manera masiva, convocadapor la Contraloría General de la República, en varias entidades de un mismo organismode la Administración Central del Estado, organización superior de dirección empresarial,entidad nacional u otra estructura administrativa.
En la realización de la comprobación especial se aplican, en lo que proceda, las Nor-mas Cubanas de Auditoría y sus procedimientos, siendo esencial los procedimientostransversales de documentación y comunicación de la auditoría y de aseguramiento ycontrol de calidad.
II. De la planeación de la comprobación especial.
Antes de iniciar la comprobación especial, se observa lo establecido en el procedi-miento H-001-0001 Planeación de la auditoría, con el objetivo de realizar un adecuadoestudio previo, organización y preparación de la acción de control
La comprobación especial puede realizarse en todo tipo de entidad, adecuándose a losobjetivos previstos, en dependencia de sus características; el tiempo para su ejecución esel establecido en la legislación aplicable.
III. De la realización de la comprobación especial.
1. En el desarrollo de la fase de realización se aplica, en lo que proceda, el procedi-miento H-001-0002 Realización de la auditoría, considerando además los procedi-mientos que se relacionan.
2. El auditor utiliza las técnicas de recolección de evidencia que se describen en elprocedimiento H-001-0002-01 Recolección de evidencia de la auditoría, debe re-copilar evidencia suficiente y apropiada, para poder evaluar la evidencia y formularlas conclusiones.
3. La comprobación especial da inicio con la presentación del personal designadoante el máximo dirigente de la entidad, dando a conocer el contenido de la carta depresentación, la que entrega como documento que ampara la acción de control y leexplica el objetivo de la acción de control, utiliza la plantilla P-0001-03 Carta depresentación.
4. El jefe de grupo o auditor interno de base, solicita la documentación necesaria paradar cumplimiento al objetivo de la comprobación especial.
5. El auditor asignado a cada tema, selecciona la muestra, la que debe ser suficientepara permitir a partir de las comprobaciones efectuadas, valorar el estado de controlde la entidad en el aspecto controlado. Las acciones a realizar se efectúan siemprecon la participación del personal de la entidad.
6. En caso que proceda se revisan los locales para determinar mercancías o productos quepuedan estar fuera de control, así como se observa la actuación de los auditados paraevitar que enmascaren las posibles deficiencias.
7. Se solicita por escrito a los auditados, siempre que sea necesario, mediante acta dedeclaración, la explicación de los aspectos que se requiere esclarecer; los aspectosque no sean brindados oportunamente se solicitan mediante acta de requerimiento,utilizando las plantillas P-001-G03 Acta de declaración y P-001-G02 Acta de re-querimiento.
8. Las comprobaciones realizadas deben avalarse con evidencias suficientes y apro-piadas en los papeles de trabajo correspondientes; a la vez que se cuantifican losdaños y perjuicios económicos detectados. De igual forma, los documentos revisa-dos deben poseer el cuño del auditor o en su defecto, la media firma del auditor y lafecha de revisión.
9. De ser necesario se pueden ocupar documentos relativos a la entidad, los que pos-teriormente a su análisis deben ser devueltos, en correspondencia a las plantillasP-001-G04 Acta de ocupación y P-001-G05 Acta de devolución.
10. Cada tema comprobado se analiza con los responsables, por áreas objeto de revi-sión y control, y por consiguiente con su jefe, dejando constancia escrita del citadoanálisis, se utiliza la plantilla P-001-G08 Acta de información de los resultados dela acción de prevención y control.
11. Cuando la comprobación especial se inicia a partir de una solicitud, que tiene elinterés de profundizar en un objetivo específico, antes de notificar a la entidad con-trolada los resultados, se le comunica, a quien interesó la acción de control, a losefectos de conciliar y precisar criterios respecto a la solicitud realizada.
12. Antes de concluir la acción en el terreno, se analiza con el máximo dirigente de laentidad y las organizaciones políticas y de masas los resultados de la comprobaciónespecial, se da a conocer las causas y condiciones que propiciaron las deficiencias,las recomendaciones, así como los responsables de las deficiencias detectadas, encaso que corresponda.
13. Si en el transcurso de la comprobación especial se detectan hechos presuntamentedelictivos, estos se comunican de inmediato al jefe de grupo y este al dirigente quese encuentra al frente de la acción de control, para que determine el curso de la mis-ma, procediendo de acuerdo con lo establecido para estos casos.
IV. De la elaboración, supervisión y notificación del Informe de la comprobación especial.
1. En la elaboración, supervisión y notificación del Informe de la comprobación espe-cial, se procede de acuerdo con lo regulado en los procedimientos H-001-0003-01 Elaborar, supervisar y notificar el Informe de la auditoría y H-001-G02 Asegura-miento de la calidad, con la utilización además de las plantillas P-G02-02 Acta desupervisión y P-G02-03 Acta de supervisión superior.
2. El auditor, para elaborar el informe, utiliza en lo que corresponda la plantillaP-D0003-01 Informe de la acción de prevención y control y titula el documentocon el nombre de INFORME DE LA COMPROBACIÓN ESPECIAL.
3. La reunión de información final para dar a conocer los resultados contenidos en el Informe de la comprobación especial, se cumplimenta de acuerdo con lo regulado,además de tener en cuenta el procedimiento H-001-0003-02 Preparar y realizar lareunión de información de los resultados de la auditoría.
V. Seguimiento de los resultados de la comprobación especial.
El jefe de grupo o auditor interno de base que ejecuta la comprobación especial cum-plimenta lo establecido en el procedimiento H-001-0004-01 Seguimiento, según proceda.
VI. Comprobación especial masiva, convocada por la Contraloría General de la República
En la realización de la comprobación especial masiva, además de cumplimentar loanteriormente expuesto, se tiene en cuenta lo siguiente:
1. La unidad organizativa de auditoría encargada de centrar la tarea, de conjunto con ladirección de Metodología, elaboran las indicaciones específicas para la comprobaciónespecial masiva, tanto organizativas como técnicas, en correspondencia con lascaracterísticas de la actividad a controlar e inmediatez de la acción; las que son apro-badas por el Contralor General.
2. Una vez aprobadas las indicaciones específicas, se informan a las unidades organi-zativas que participan de forma directa o indirecta.
3. En la ejecución de la comprobación especial masiva, la unidad organizativa deauditoría encargada de centrar la tarea, realiza un cuidadoso estudio previo en la
actividad o sector a comprobar, con el fin de identificar las características de loscentros, determinar los objetivos de la comprobación, así como el grupo de audito-res a participar.
Las contralorías provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud se encar-gan, de igual manera, de efectuar la exploración en su territorio e informan a quiencorresponda.
4. La unidad organizativa de auditoría encargada de centrar la tarea, dirige la compro-bación especial masiva, conforma un Puesto de Mando, con el objetivo de orientary esclarecer a los participantes, sobre consultas que se le realicen o de cualquiersituación extraordinaria que ocurra, es la responsable de confeccionar el Informeresumen de la acción de control.
5. También elabora nota informativa para el Contralor General de la República alcierre del día, reflejando las principales deficiencias e irregularidades detectadas, encorrespondencia con la plantilla P-001-G07 Nota informativa.
6. Por cada centro a controlar se confecciona la Orden de trabajo y se elabora la cartade presentación, las cuales se archivan en el expediente de la comprobación espe-cial, se utilizan las plantillas P-0001-02 Orden de trabajo y P-0001-03 Carta depresentación.
7. Para dar inicio a la comprobación especial masiva, los auditores se ubican en lasáreas asignadas previamente, con el objetivo de iniciar de manera simultánea lamisma, para lo cual aplican las técnicas de auditoría, con énfasis en la observación.
8. Los informes derivados de las diferentes comprobaciones especiales que tributan alinforme resumen, son entregados a la unidad organizativa de auditoría encargadade centrar la tarea a las 72 horas de haber concluido la acción en el terreno; el quees analizado por esta, de ser necesaria cualquier aclaración o corrección pertinente,se contacta con los ejecutores.
9. La unidad organizativa de auditoría encargada de centrar la tarea es la encargadade consolidar, presentar y discutir el Informe resumen de la comprobación con losmáximos niveles de dirección.
10. El Informe resumen contiene una breve introducción sobre la actividad o sectorobjeto de la comprobación especial, los objetivos previstos, así como el universo yla muestra seleccionada, se expone además, una valoración a partir de los resultadosobtenidos, reflejando las deficiencias e irregularidades más representativas y otrasque por su trascendencia se decida detallar, especificando los centros con resultadosmás negativos; se declaran los daños y perjuicios económicos determinados, lascausas y condiciones que propiciaron las deficiencias e irregularidades detectadas ylas recomendaciones que puedan incidir en su eliminación; para su elaboración seutiliza la plantilla P-D0003-6 Informe resumen.
11. El Informe resumen se presenta por el contralor jefe de la unidad organizativa deauditoría encargada de centrar la tarea al Contralor General para su revisión y aná-lisis, de considerar necesario, se realizan las modificaciones que se determinen;posterior a su revisión y ajustes, se entrega nuevamente al Contralor General.
12. A través de la Oficina del Contralor General, se coordina con el jefe del organismode la Administración Central del Estado, organización superior de dirección em-presarial, entidad nacional u otra estructura administrativa, el momento oportunopara efectuar la reunión de información final de los resultados de la comprobaciónespecial, así como los análisis que de ella se desprendan, dejar constancia de este
acto a través de la plantilla P-001-G08 Acta de información de los resultados de laacción de prevención y control.
En la propia reunión, precisar las obligaciones de los sujetos de las acciones de pre-vención y control de informar las propuestas de medidas disciplinarias y del proyecto de Plan de medidas, en correspondencia con deficiencias señaladas, para emitir las conside-raciones al respecto.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-002-APC05 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 002 | Otras acciones de prevencióny control | | Tarea | Capítulo II | Visita de supervisión y con-trol |
Objetivo de la tarea
Establecer los aspectos fundamentales que deben tenerse en cuenta para la realizaciónde la visita de supervisión y control, con la finalidad de evaluar el cumplimiento de las Normas Cubanas de Auditoría y demás disposiciones normativas que resulten de aplica-ción, vinculadas con la materia.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República, las direcciones y sociedadesautorizadas a ejecutar la auditoría externa y por las unidades organizativas de auditoríainterna.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Generalidades | | II. | Objetivos de la visita desupervisión y control | | III. | Elementos a tener en cuentapara la visita de supervisión ycontrol | P-0001-01 Acta de declaración de incompatibilidadP-G02-03 Acta de supervisión superiorP-D0003-01 Informe de la acción de prevención ycontrol |
Descripción
I. Generalidades.
Dentro del tipo de acción de supervisión se incluye la visita de supervisión y controla las unidades que se atienden metodológicamente, según corresponda, con el objetivode evaluar el cumplimiento de las Normas Cubanas de Auditoría y demás disposicionesnormativas que resulten de aplicación, vinculadas con la materia; lo que permite evaluarel funcionamiento de las unidades de auditoría y a su vez, comprobar el cumplimiento deestas normativas por parte de los auditores.
La Contraloría General de la República realiza la visita de supervisión y control atodas las estructuras del Sistema Nacional de Auditoría, incluye a las direcciones y con-tralorías provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud del órgano.
Las unidades organizativas de auditoría interna realizan la visita de supervisión en susistema, en correspondencia a su estructura y la atención metodológica que realiza, inclu-ye al auditor interno de base.
Las direcciones y sociedades autorizadas a ejecutar la auditoría externa realizan lavisita de supervisión y control en su sistema.
El Contralor Jefe de la Dirección de Atención al Sistema Nacional de Auditoría y Planificación, los contralores jefes de los departamentos provinciales, así como los jefesde las unidades organizativas de auditoría que integran el Sistema Nacional de Auditoría,planifican, organizan y controlan la ejecución de la visita de supervisión y control y elcumplimiento de lo que se establece en el presente procedimiento.
La visita de supervisión y control se inscribe en el Plan anual de acciones de preven-ción y control.
La visita de supervisión y control también se puede hacer de forma coordinada, con elobjetivo de hacer una valoración integral del sistema de auditoría que se determine.
Los auditores designados para la ejecución de la visita de supervisión y control apli-can el contenido del presente procedimiento y en lo que proceda, las Normas Cubanasde Auditoría y sus procedimientos, siendo esencial los transversales de documentación ycomunicación de la auditoría y de aseguramiento y control de calidad.
Objetivos de la visita de supervisión y control
La visita de supervisión y control se realiza con el objetivo de evaluar el cumplimientode lo establecido por la legislación vigente, con énfasis en:
1. Funcionamiento de las direcciones y sociedades autorizadas a ejecutar la auditoríaexterna y las unidades organizativas de auditoría interna.
2. Revisar el cumplimiento de la implementación de la Política para el Perfecciona-miento del Sistema Nacional de Auditoría.
3. Comprobar el cumplimiento de las Normas Cubanas de Auditoría, los procedimien-tos y demás disposiciones legales para la actividad.
En las visitas de supervisión y control coordinadas se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Finalizar las visitas de supervisión y control en el término establecido en la legisla-ción aplicable, que permita el cierre del proceso.
2. Se elabora el informe correspondiente a cada visita de supervisión y control que serealice y un resumen a nivel nacional.
II. Elementos a tener en cuenta para la visita de supervisión y control.
Estudio previo
1. Disponer y estudiar la información siguiente:
a) Informe de la última visita de supervisión y control efectuada, Plan de Medidasaprobado, cuando procede, e informe acerca del cumplimiento del Plan de Me-didas;
b) la última información correspondiente al cierre trimestral acerca del cumpli-miento del Plan anual de acciones de prevención y control, control de los pre-suntos hechos delictivos y plantilla;
c) información referente a la inscripción en el Registro de Contralores y Auditoresde la República de Cuba de los auditores del sistema de auditoría sujeto de lavisita de supervisión y control;
d) información relativa a las quejas y peticiones de la población, magnitud de he-chos delictivos y de corrupción en el ámbito de la gestión administrativa, en rela-ción con el sistema al cual pertenece la estructura organizativa de auditoría, conel objetivo de conocer los problemas fundamentales que presentan, de proceder;
e) las Normas Cubanas de Auditoría y demás resoluciones y regulaciones emitidaspor la Contraloría General de la República, así como las promulgadas por otrosorganismos relacionadas con los aspectos a verificar.
2. Los auditores designados declaran mediante Acta de declaración de incompatibili-dad, si existe o no impedimento o conflicto de interés ya sea por razones de fami-liaridad, amistad u otros vínculos con el personal que labora en el sujeto de la visitade supervisión y control, que los limite a realizar el trabajo, para ello utilizan laplantilla P-0001-01 Acta de declaración de incompatibilidad.
3. En el caso particular de la visita de supervisión y control a las sociedades autoriza-das a ejecutar la auditoría externa, también se incluye lo relacionado a la creación yservicios de auditoría, según se detalla:
a) Investiga acerca de la creación y principales disposiciones aprobadas que regulanel funcionamiento de las sociedades autorizadas a ejecutar la auditoría externa;
b) verifica si las sociedades autorizadas a ejecutar la auditoría externa están autori-zadas para emitir los “Dictámenes Técnicos sobre los Estados Financieros”;
c) comprueba si los servicios que brindan son los consignados dentro del objetosocial aprobado;
d) comprueba si los servicios de auditoría prestados cuentan con su contrato y estoscumplen con los requerimientos establecidos;
e) comprueba en caso de existir representaciones en las provincias, el control queejerce la sociedad sobre los contratos de trabajo de los auditores con los clientes;
f) verifica si poseen el Certificado Comercial que se expide por el Registro Central Comercial del Ministerio de Comercio Interior para brindar sus servicios y enqué moneda está autorizada; asimismo, comprueba si están inscriptas en los re-gistros establecidos por la legislación vigente;
g) verifica el cumplimiento de lo establecido sobre las tarifas que deben aplicar porla prestación de servicios de auditoría; y
h) verifica si tienen relaciones de trabajo con firmas consultoras extranjeras, de serasí, consignar en el informe el documento legal que las sustenta.
Realización de la visita de supervisión y control
Funcionamiento, estructura, plantilla y subordinación
1. Comprobar el cumplimiento de las funciones de las direcciones y sociedades au-torizadas a ejecutar la auditoría externa y las unidades organizativas de auditoríainterna, según corresponda.
2. Analizar la composición de la estructura de auditoría, en correspondencia con losindicadores establecidos para su cálculo, según disposiciones normativas.
3. Examinar la estructura del sistema de auditoría y si esta se corresponde con la apro-bada.
4. Precisar si se establecen las consultas con el Contralor General por parte del máximojefe administrativo al que se subordinan las direcciones y sociedades autorizadas aejecutar la auditoría externa y las unidades centrales de Auditoría Interna, sobrelas propuestas de estructura organizativa y plantilla de su sistema, de igual modo,acerca de los cambios y modificaciones que se proyecten realizar, a los efectos deconocer sus consideraciones y recomendaciones, comprobando las consideracionesemitidas por el órgano y su correspondencia con la estructura y plantilla aprobada.
5. En la visita de supervisión y control a las contralorías provinciales y la del munici-pio especial Isla de la Juventud, además se analiza la estructura del sistema de audi-toría del territorio, y si se tiene control de la ubicación de los auditores del territorioy del universo auditable, según proceda.
6. En la visita de supervisión y control a las sociedades autorizadas a ejecutar la audi-toría externa, solo se analiza la estructura en cuanto a la actividad de auditoría.
7. Analizar el completamiento de la plantilla de auditoría y la fluctuación laboral delos auditores, evaluando de conjunto con la unidad auditora las causas que incidenen el comportamiento de la tendencia.
8. Revisar la correspondencia de la plantilla aprobada y cubierta que se informa en elcierre de la información trimestral, con lo aprobado en la plantilla de cargos de laentidad y su correspondencia con la consultada a la Contraloría General de la Repú-blica.
9. Comprobar las acciones realizadas para la captación y formación de auditores; ade-más la demanda de la fuerza de trabajo calificada presentada al Ministerio de Traba-jo y Seguridad Social, así como su actualización anual y la asignación de egresados.
10. Verificar si en la elaboración de la evaluación anual del auditor se tiene en cuenta suparticipación activa en los diferentes eventos convocados para el Sistema Nacionalde Auditoría, así como en otras acciones referidas a capacitación y preparación.
11. Verificar si el pago de los salarios y otras remuneraciones a los auditores se corres-ponde con lo establecido en la legislación vigente y lo estipulado en el reglamentointerno de proceder.
12. Comprobar si los auditores están subordinados a la máxima autoridad en el nivelcorrespondiente.
13. Verificar que el auditor preserve su independencia y no sea utilizado en funciones o ta-reas que afecten la contrapartida en el cumplimiento de sus atribuciones y obligaciones.
14. Identificar las principales dificultades en la implementación de la Política para el Perfeccionamiento del Sistema Nacional de Auditoría.
15. Verificar si se analizan de forma sistemática las medidas necesarias para el perfec-cionamiento de la actividad de auditoría en su sistema.
16. Comprobar si son garantizadas las condiciones de trabajo a los auditores para querealicen sus funciones de conformidad con las Normas Cubanas de Auditoría y de-más regulaciones vigentes.
17. Comprobar las acciones desarrolladas como parte de la atención metodológica quese brinda al sistema de auditoría.
18. Verificar si se realiza visita de supervisión y control a las unidades organizativas deauditoría de su sistema en el término establecido en la legislación vigente.
19. Verificar si participa el jefe de la unidad organizativa de auditoría o quien designe,según corresponda, en la reunión de conclusiones de las acciones de prevención ycontrol ejecutadas por los auditores internos de base de su sistema, en las que sedetecten desorden administrativo y presuntos hechos delictivos o de corrupción enel ámbito de la gestión administrativa.
20. Verificar si existen políticas en cuanto a la capacitación, preparación técnica y me-todológica del personal de su sistema y si mantienen su control sistemático.
21. Indagar acerca de la elaboración y cumplimiento del Plan de Capacitación.
22. Verificar que el jefe de la Unidad Central de Auditoría Interna, Unidad de Auditoría Interna o auditor interno de base, según corresponda, es miembro del Comité de Prevención y Control.
Registro de contralores y auditores de la República de Cuba
1. Revisar que el personal que ejerce la auditoría esté inscripto, su inscripción sea váliday esté actualizada en el Registro de Contralores y Auditores de la República de Cuba.
2. Comprobar que se realizan las conciliaciones de las altas y bajas de los auditores desu sistema con el encargado del Registro de Contralores y Auditores de la Repúblicade Cuba en el plazo establecido.
Plan anual de acciones de prevención y control
1. Comprobar si está elaborado el Plan anual de acciones de prevención y control y sifue aprobado por quien corresponde. Analizar su cumplimiento.
2. Revisar si las modificaciones al plan aprobado se realizaron conforme a lo estable-cido en la legislación vigente.
3. Comprobar si disponen de la información histórica de hasta cinco (5) años anterio-res de todas las acciones de prevención y control recibidas por las entidades de susistema, ejecutadas por auditores internos y externos.
4. Comprobar de existir invalidación de una acción de control, si se realizó de acuerdocon lo establecido en la legislación vigente.
5. Revisar, de existir la reclasificación de una acción de prevención y control, si serealizó de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.
6. Evaluar la calidad y entrega de la información del cumplimiento del Plan anual deacciones de prevención y control, de acuerdo con lo establecido.
7. Revisar si los auditores participan en acciones de prevención y control convocadoso dirigidos por la Contraloría General de la República, en las que se requiera la par-ticipación del Sistema Nacional de Auditoría; verificar, además, si ello no se previóen el plan y las consecuencias derivadas y si se afectó el mismo y en qué medida.
8. Verificar si se ceden los auditores para que se integren a equipos de auditores, através de un convenio general de servicios, en beneficio de su capacitación, entre-namiento, preparación profesional y ética; comprobar que esta actividad no com-prometa el cumplimiento del plan, según lo regulado en la legislación vigente.
Control y análisis del fondo de tiempo
1. Verificar si se controla y analiza periódicamente el fondo de tiempo de los auditoresen función de la actividad, según lo regulado en la legislación vigente.
2. Analizar si el fondo de tiempo promedio estimado para la ejecución de las accionesde prevención y control, que incluye la reunión final de los resultados, se efectúa enel término establecido en la legislación vigente y si se corresponde con el alcance,objetivos y profundidad de estas.
3. Verificar, de existir acciones de prevención y control donde resulte necesario ex-tender el fondo de tiempo planificado, si se cumple lo establecido en la legislaciónvigente.
Seguimiento a los presuntos hechos delictivos
1. Verificar si se han detectado presuntos hechos delictivos, si se elaboró el Informeespecial correspondiente acorde con lo establecido en la legislación vigente y siconsta el dictamen legal.
2. Comprobar si se supervisó por la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad que corresponda el borrador del Informe especial.
3. Verificar si el Informe especial se presentó al Grupo de análisis y si se exigió a laadministración la realización de la denuncia correspondiente.
4. Comprobar si el presunto hecho delictivo fue reportado en la información al cierredel trimestre.
5. En la visita de supervisión y control a las contralorías provinciales y la delmunicipio especial Isla de la Juventud, además verificar si se realizan las
conciliaciones mensuales con la fiscalía provincial y del municipio especial y el Ministerio del Interior, según corresponda, de los presuntos hechos delictivos enseguimiento como resultado de las acciones que ejecutan los auditores en cada te-rritorio; si están controlados y actualizados con el estado del proceso penal en quese encuentra cada uno.
6. En la visita de supervisión y control a las sociedades autorizadas a ejecutar la au-ditoría externa, solo se comprueba que cuando el auditor detecta hechos presunta-mente delictivos, se informa por conducto del presidente de la sociedad a la Unidad Central de Auditoría Interna que corresponda, con las evidencias que lo sustentan,enviando copia de la referida carta a la Contraloría Provincial o del municipio es-pecial Isla de la Juventud que corresponda y a la Dirección de Atención al Sistema Nacional de Auditoría y Planificación.
Aseguramiento y control de calidad
1. Comprobar el cumplimiento por parte de los directivos, supervisores, jefe de grupo,auditor de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Audito-ría, sobre la responsabilidad que tienen con el aseguramiento y control de calidad, se-gún se establece en el procedimiento H-001-G02 Aseguramiento y control de calidad.
2. Analizar el funcionamiento del Comité de Control de Calidad en correspondenciacon lo establecido en la legislación vigente.
3. Disposiciones legales y programas que utilizan para el desarrollo de la actividad deauditoría.
a) Comprobar si disponen de las Normas Cubanas de Información Financiera: losmanuales, disposiciones y regulaciones emitidas por el organismo rector y por la Contraloría General de la República, así como otros documentos que se vinculencon la actividad y si estos se mantienen actualizados;
b) verificar si los programas en uso incluyen los aspectos generales para los distin-tos tipos de auditorías o indicaciones específicas establecidas por la Contraloría General de la República, según proceda;
c) en la visita de supervisión y control a las sociedades autorizadas a ejecutar la au-ditoría externa, además se comprueba si en los procedimientos elaborados tienenincluido la rotación de los jefes de grupo por clientes, verificar su cumplimientoen los casos que proceda;
d) en la visita de supervisión y control a las sociedades autorizadas a ejecutar laauditoría externa también se verifica si en los procedimientos elaborados tienenestablecido que el personal que practica la auditoría no brinde otro tipo de servi-cio a la entidad que auditó que pueda afectar la independencia que se exige paraesta actividad.
Supervisión superior a los informes y papeles de trabajo.
a) Seleccionar una muestra representativa de las acciones de prevención y control quese encuentren en proceso, le realiza la supervisión superior desde su inicio hasta elmomento en que se encuentre la misma; con el objetivo de comprobar en terreno elcumplimiento de lo establecido, asesorar y orientar metodológicamente lo que corres-ponda; el resultado es parte del informe de la visita de supervisión y se deja constanciamediante la plantilla P-G02-03 Acta de supervisión superior;
b) seleccionar una muestra de informes de acciones de prevención y control ejecutadasy su correspondiente expediente, para que complemente la selección de la muestraanterior;
c) comprobar que los informes, dictámenes y papeles de trabajo de las acciones deprevención y control cumplan lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría ydemás procedimientos de legislación vigente;
d) verificar que en las actas, informes y documentos de las acciones de prevención ycontrol que deben ser clasificados, se aplique lo establecido en la legislación vigente.
Supervisión superior a los recursos de apelación presentados sobre las accionesde prevención y control realizadas
1. Comprobar si se han presentado inconformidades, quejas y peticiones vinculadascon la calidad técnica de las acciones de prevención y control y el actuar de los au-ditores y los análisis realizados al respecto.
2. Seleccionar una muestra de informes de acciones de prevención y control que ha-yan sido objeto de inconformidad por los sujetos de estas acciones y comprueba elcumplimiento de lo que se establece en la legislación vigente.
Elaboración del informe y papeles de trabajo de la visita de supervisión y control
1. Dejar constancia mediante papeles de trabajo de la revisión efectuada de cada unode los aspectos, de acuerdo con los objetivos de esta acción, los que deben cumplircon los requisitos establecidos en el procedimiento H-001-G01 Documentación ycomunicación de la auditoría.
2. Se utilizan las plantillas de documentos establecidas sobre la base de las Normas Cubanas de Auditoría y sus procedimientos, las que se pueden adecuar, en lo quecorresponde, a la visita de supervisión y control.
3. Al revisar los informes de las diferentes acciones de control que se seleccionen enla muestra, se debe dejar constancia de su revisión, que puede ser en el mismo do-cumento en formato digital, diferenciando lo señalado en el propio informe, lo quesirve de sustento para las notas resumen que se reflejan en el informe, archivándoseen el expediente de la visita o mediante un papel de trabajo donde se señalen lasdeficiencias detectadas.
4. Los resultados que por carecer de significación no se presenten en el informe, debencomunicarse preferentemente por escrito.
5. Para elaborar el informe se utiliza en lo que corresponda la plantilla P-D0003-01 In-forme de la acción de prevención y control, y se titula el documento con el nombrede INFORME DE VISITA DE SUPERVISIÓN Y CONTROL.
6. El informe de la visita de supervisión y control se analiza con el máximo nivel dedirección de los órganos, organismos, entidades y organizaciones según correspon-da, para contribuir al fortalecimiento y perfeccionamiento del sistema nacional deauditoría y el Control interno.
7. El expediente de la visita de supervisión y control se conforma, en lo que corres-ponda, por el procedimiento H-001-G01 Documentación y comunicación de la au-ditoría.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-002-APC06 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 002 | Otras acciones de prevencióny control | | Tarea | Capítulo II | Proceso de supervisión dela Contraloría General de la República |
Objetivo de la tarea
Establecer los aspectos fundamentales que deben tenerse en cuenta, para la realizacióndel Proceso de supervisión de la Contraloría General de la República.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Generalidades | | II. | De la solicitud y aprobacióndel Proceso de supervisión dela Contraloría General de la República | P-PC01-01 Solicitud del Proceso de supervisiónP-001-G07 Nota informativa | | III. | Planeación del Proceso desupervisión | P-0001-01 Acta de declaración de incompatibilidadP-0001-02 Orden de trabajoP-0001-03 Carta de presentación | | IV. | Realización del Proceso desupervisión | P-PC01-02 EntrevistaP-001-G03 Acta de declaraciónP-001-G02 Acta de requerimientoP-001-G04 Acta de ocupaciónP-001-G05 Acta de devoluciónP-PC01-03 Propuesta de visita al área de residenciaP-PC01-04 Comprobación en el área de residencia | | V. | Elaboración del informe delproceso de supervisión | P- D0003-01 Informe de la acción de prevención ycontrolP-0003-01 Declaración de responsabilidad administra-tiva | | VI. | Seguimiento |
Descripción
I. Generalidades.
El Proceso de supervisión de la Contraloría General de la República tiene la finalidadde velar por el cumplimiento de las disposiciones normativas para prevenir y detectarindisciplinas, ilegalidades y presuntos hechos de corrupción en el ámbito de la gestiónadministrativa a partir de las informaciones obtenidas en auditorías, controles y en es-pecial las conocidas por quejas y peticiones provenientes del pueblo, con la finalidad decomprobar el comportamiento ético de directivos y funcionarios.
Se aplica a los sujetos reconocidos en el
Artículo 90, apartado 1, de la Ley 158/2022,“De la Contraloría General de la República de Cuba y del Sistema de Control Superior delos Fondos Públicos y de la Gestión Administrativa”.
Se entiende por corrupción en el ámbito de la gestión administrativa, la actuación con-traria a la ética y a las disposiciones normativas por los directivos, funcionarios públicosu otro personal designado, en el ejercicio de su cargo o en el desempeño de la funciónasignada, caracterizada por la pérdida de valores éticos, incompatible con los principiosde la sociedad cubana, que se comete para satisfacer intereses personales o de un tercero,con el uso indebido de las facultades, bienes y servicios destinados a la satisfacción delinterés público o social, con el propósito de obtener beneficios materiales o ventajas decualquier clase, que tiene como base fundamental el descontrol administrativo, el engaño,el soborno y la deslealtad.
El Contralor General de la República aprueba la ejecución de un Proceso de supervi-sión cuando como resultado de las acciones de prevención y control, de la tramitación dequejas y peticiones o por cualquier vía conozca que un cuadro, dirigente o funcionarioincurre en un presunto hecho delictivo vinculado con el uso incorrecto de los recursosmateriales y financieros, o en un hecho de corrupción en el ámbito de la gestión adminis-trativa, así como dispone la elaboración del informe final con los resultados del proceso.
El contralor jefe de dirección, el provincial o del municipio especial Isla de la Juven-tud, según corresponda, posterior de conocer la aprobación de la realización de la acciónde supervisión, organiza su ejecución, controla el cumplimiento de lo establecido en elpresente procedimiento y vela por la calidad de sus resultados.
En la realización del Proceso de supervisión de la Contraloría General de la Repúblicase aplican en lo que proceda, las Normas Cubanas de Auditoría y sus procedimientos,siendo esencial los transversales de documentación, comunicación y aseguramiento ycontrol de calidad.
II. De la solicitud y aprobación del Proceso de supervisión de la Contraloría General dela República.
1. El contralor jefe de dirección, el provincial o del municipio especial Isla de la Ju-ventud, según corresponda, realiza un estudio de los elementos expuestos que ori-gina la evaluación para solicitar la aprobación del Proceso de supervisión, entre lasque se encuentran:
a) Resultados del análisis de las quejas y peticiones recibidas;
b) solicitudes formuladas por los niveles superiores del Estado, el Gobierno y el Partido Comunista de Cuba;
c) solicitudes específicas formuladas por los órganos de control del Ministerio del Interior, la Fiscalía General de la República, el Tribunal Supremo y otros órga-nos y organismos de control; y
d) resultados de las acciones de prevención y control en ejecución.
2. El contralor jefe de dirección, el provincial y del municipio especial Isla de la Ju-ventud, que corresponda, una vez efectuados los correspondientes análisis y valo-rada la posibilidad de iniciar el proceso de supervisión, elabora la solicitud de laacción de supervisión y lo envía debidamente firmado al Contralor General para suvaloración y aprobación o no, para ello utiliza la plantilla P-PC01-01-Solicitud del Proceso de supervisión.
3. El Contralor General, una vez recibida la propuesta de solicitud del Proceso desupervisión, analiza los elementos expuestos en la misma y ejecuta el llenado del
tópico “Observaciones e indicaciones para el desarrollo del Proceso de supervi-sión” que aparece en la plantilla P-PC01-01 Solicitud del Proceso de supervisión.
4. El Contralor General aprueba o no el inicio del Proceso de supervisión, e informaal contralor jefe de dirección del sistema nacional de auditoría y planificación, paraque sea incorporado al Plan anual de acciones de prevención y control; también co-munica al contralor jefe de dirección, el provincial y del municipio especial Isla dela Juventud que realizó la solicitud, se tramita a través del documento presentado,plantilla P-PC01-01 Solicitud del Proceso de supervisión.
5. El contralor jefe de dirección, el provincial y del municipio especial Isla de la Ju-ventud, según corresponda, mantiene informado de cualquier hallazgo de importan-cia al Contralor General, mediante nota informativa con carácter limitado, utilizarla plantilla P-001-G07 Nota informativa.
III. Planeación del Proceso de supervisión.
En el desarrollo de la fase de planeación, se aplica en lo que proceda, el procedimientoH-001-0001 Planeación de la auditoría, considerando los demás procedimientos que serelacionan.
El contralor jefe de dirección, el provincial y del municipio especial Isla de la Juven-tud, según corresponda, designa al supervisor y al grupo de auditores que participarán enel proceso.
Cuando el Proceso de supervisión surge de otra acción de prevención y control enproceso, se determina el cierre o no de la misma, en correspondencia con sus objetivos yalcance, para no interponer una acción con la otra.
1. El supervisor designado organiza y controla el estudio de los documentos norma-tivos que rigen los temas objeto de investigación, la búsqueda de todos los an-tecedentes que sobre el caso existan en la Contraloría General de la República,las consultas y actualización con los organismos competentes, los modus operandiconocidos y relacionados con el caso y las actividades relacionadas con la investi-gación a realizar.
2. El supervisor designado al concluir con la recopilación de la información de acuer-do con el numeral anterior, lo entrega al jefe de grupo para que organice el trabajoy prepare al grupo de auditores que realizará la acción de supervisión, realizandolas tareas que procedan del procedimiento H-001-0001-01 Estudio previo, organi-zación y preparación del inicio de la auditoría.
3. El jefe de grupo en correspondencia al procedimiento antes mencionado tambiéncumplimenta lo correspondiente a las plantillas P-0001-01 Acta de declaración deincompatibilidad, P-0001-02 Orden de trabajo y P-0001-03 Carta de presentación.
4. El jefe de grupo propone al contralor jefe de dirección, el provincial y del municipioespecial Isla de la Juventud, según corresponda, la incorporación de expertos deotros organismos, el que evalúa y hace la solicitud correspondiente, con previo co-nocimiento del Contralor General y del Vicecontralor General designado de atenderel Proceso de supervisión.
5. El jefe del grupo, de conjunto con los auditores y expertos designados, analiza loselementos obtenidos en el estudio previo, realiza la caracterización del caso a inves-tigar, confecciona la guía para la entrevista inicial con el cuadro centro y los princi-pales dirigentes administrativos de la entidad, que correspondan; además, identificalas principales legislaciones relacionadas con los temas objeto de investigación yotras cuestiones de interés
6. El contralor jefe de dirección, el provincial y del municipio especial Isla de la Ju-ventud, según corresponda, analiza y aprueba la guía de la entrevista.
7. El jefe de grupo realiza un trabajo de mesa y de intercambio con el supervisor encorrespondencia con los objetivos del proceso, los resultados del estudio previoy confecciona el plan de trabajo del Proceso de supervisión; se utiliza la plantillaP-0001-13 Plan de trabajo general.
IV. Realización del Proceso de supervisión.
En el desarrollo de la fase de realización se aplica, en lo que proceda, el procedimientoH-001-0002 Realización de la auditoría, considerando los demás procedimientos que serelacionan.
El jefe de grupo para dar continuidad al proceso, solicita la documentación necesariaen la entidad objeto del Proceso de supervisión.
1. En el desarrollo del proceso además de las entrevistas y guías definidas en el estudioprevio, se van determinando las entrevistas que resulten necesarias, para lo cual seelaboran las correspondientes guías siguiendo el procedimiento de aprobación an-teriormente señalado; las entrevistas se realizan con la presencia de dos auditoresactuantes como mínimo, para lo cual utilizan la plantilla P-PC01-02 Entrevista.
2. Los auditores actuantes durante el desarrollo del Proceso de supervisión:
a) Confeccionan los papeles de trabajo cumpliendo con lo establecido para este tipode documento;
b) aplican las técnicas de auditorías y de investigación para verificar los hechosdenunciados;
c) solicitan por escrito a los sujetos del Proceso de supervisión, siempre que seanecesario, la explicación de los aspectos que se requieran esclarecer, utilizandola plantilla P-001-G03 Acta de declaración;
d) la información que no sea brindada oportunamente se solicita mediante la plan-tilla P-001-G02 Acta de requerimiento;
e) de ser necesario ocupar y devolver documentos relativos a la entidad, estos serelacionan en las plantillas P-001-G04 Acta de ocupación y P-001-G05 Acta dedevolución;
f) el jefe de grupo propone, en los casos que sea necesario, la visita al área de resi-dencia, con el análisis y consentimiento del supervisor;
g) el jefe de grupo presenta la propuesta anterior con la fundamentación requeridaal contralor jefe de dirección, el provincial y del municipio especial Isla de la Juventud correspondiente, para su evaluación y aprobación, utiliza la plantillaP-PC01-03 Propuesta de visita al área de residencia;
h) el contralor jefe de dirección, provincial o del municipio especial Isla de la Ju-ventud, según corresponda, aprueba la ejecución de la visita al área de residen-cia, con previo conocimiento del Contralor General;
i) en la comprobación a realizar en el área de residencia participan comomínimo dos auditores designados, los que dejan constancia escrita a través de laplantilla P-PC01-04 Comprobación en el área de residencia;
j) el anexo contiene las hojas de trabajo donde se hace constar la aceptación deldirigente o funcionario con su firma;
k) evalúan todo lo relacionado con el Plan de prevención de riesgos y las medidasaplicadas para el enfrentamiento a las indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones
de corrupción en el ámbito de la gestión administrativa; de este análisis quedaconstancia en los papeles de trabajo;
l) realizan reuniones parciales y finales que correspondan para informar a las áreasobjeto del Proceso de supervisión, así como al Consejo de Dirección de la enti-dad de los hechos imputados que han sido comprobados, siempre que no pongaen riesgo otras acciones necesarias a ejecutar.
V. Elaboración del informe del proceso de supervisión.
En el desarrollo de la fase de elaboración de informe se aplica, en lo que proceda, elprocedimiento H-001-0003 Elaboración de Informe de la auditoría, considerando losdemás procedimientos que se relacionan.
El jefe de grupo revisa los papeles de trabajo confeccionados por los auditores actuan-tes para verificar que contienen las evidencias suficientes y apropiadas que permitan laelaboración del informe, según establece el procedimiento H-001-0003 Elaboración de Informe de la auditoría.
Para elaborar el Informe del Proceso de supervisión, se utiliza la plantilla P- D0003-01 Informe de la auditoría.
En la introducción del informe, además de los elementos establecidos para la elabora-ción del mismo, se incluye la síntesis de la denuncia o elementos esenciales que le dieronorigen, las acciones desarrolladas en la acción de supervisión, así como los antecedentesque se constataron en el expediente de otras acciones de control, en investigaciones oprocesos anteriores, los reportes de corrupción y otras informaciones obtenidas duranteel proceso.
Las conclusiones precisan los aspectos cardinales avalados en el cuerpo del informe.
En la sección de resultados, se hace una exposición de los resultados del trabajo rea-lizado precisando y fundamentando cada uno de los temas o elementos esenciales de ladenuncia que dieron origen al Proceso de supervisión, donde se define con claridad losque asisten: con razón, con razón en parte, sin razón y no comprobados.
En las recomendaciones se exponen aquellas que por su contenido estratégico y sucarácter educativo contribuyan a eliminar las causas y condiciones que propiciaron taleshechos, y las medidas para evitar que se repitan.
Se consideran como anexos los documentos que soporten los hechos que por su interéssea necesario adjuntar al Informe del Proceso de supervisión, así como la determinaciónde los daños y perjuicios y la declaración de responsabilidad administrativa cuando se de-terminen incumplimientos de las disposiciones establecidas, se presenten violaciones deprincipios u otras acciones u omisiones que afecten los resultados; para ello utilizan las plan-tillas P-0002-07 Identificación y cuantificación de los daños y perjuicios económicos yP-0003-01 Declaración de responsabilidad administrativa.
VI. Seguimiento.
En el desarrollo de la fase de seguimiento se aplica en lo que proceda el procedimientoH-001-0004 Seguimiento.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-002-APC07 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 002 | Otras acciones de prevencióny control | | Tarea | Capítulo II | Control y Recontrol Integral Estatal |
Objetivo de la tarea
Establecer las pautas para la realización del Control y Recontrol Integral Estatal.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República y por especialistas y expertos delos órganos y organismos con funciones rectoras, previa coordinación con los jefes co-rrespondientes.
Sujeto controlado.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Normas generales para larealización del Control y Recontrol Integral Estatal | P-PC01-05 Programa general para el Control y Recon-trol Integral EstatalP-PC01-06 Directorio del controlado para el Control y Recontrol Integral EstatalP-PC01-07 Cronograma general de entidades a contro-lar en el Control y Recontrol Integral EstatalP-PC01-09 Informe del Control Integral Estatal | | II. | Actividades del controla-do para la realización del Control y Recontrol Integral Estatal | P-PC01-08 Parte diario del Control y Recontrol Inte-gral EstatalP-PC01-10 Plan de Medidas del Control y Recontrol Integral EstatalP-PC01-11 Medidas disciplinarias aplicadasP-PC01-12 Resumen de las medidas disciplinariasaplicadas | | III. | Actividades de los controla-dores para la realización del Control y Recontrol Integral Estatal | | IV. | Para el Control y Recontrol Integral Estatal a la admi-nistración provincial y el Consejo de la Administración Municipal | P-PC01-13 Informe del Recontrol Integral EstatalP-PC01-14 Cumplimiento del Plan de medidas generaldel controladoP-PC01-15 Cumplimiento del Plan de medidas pororganismo controlador | | V. | Taller de intercambio |
Descripción
El Control Integral Estatal se ejecuta con el objetivo de determinar el control queejerce el órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad nacional,
organización superior de dirección empresarial, la administración provincial, el Consejode la Administración Municipal o entidad sobre los fondos públicos y la gestión admi-nistrativa, con alcance y período determinados; se realiza con la participación directa deespecialistas y expertos de los órganos y organismos con funciones rectoras, previa coor-dinación con los jefes correspondientes.
El Recontrol Integral Estatal se realiza con el propósito de dar seguimiento y evaluarlos resultados del Control Integral Estatal ejecutado con anterioridad, mediante accio-nes de prevención y control que realizan los controladores para evaluar la solución delas deficiencias detectadas y su expresión en el cumplimiento del Plan de medidas, sugeneralización en las entidades del sistema del controlado, la aplicación de las medidasdisciplinarias informadas, el análisis del comportamiento del Plan de la Economía y el Presupuesto correspondiente al período en curso, y la efectividad de la implementacióndel Sistema de Control interno en los temas objeto de control.
El Recontrol Integral Estatal se realiza transcurrido un año natural desde la conclusióndel Control Integral Estatal, plazo que puede extenderse de manera expresa por el Con-tralor General, cuando proceda.
En la realización del Control y Recontrol Integral Estatal se aplican, en lo que proceda,las Normas Cubanas de Auditoría y sus procedimientos, siendo esencial los procedimien-tos transversales de documentación y comunicación de la auditoría y de aseguramiento ycontrol de calidad.
I. Normas generales para la realización del Control y Recontrol Integral Estatal.
Disposiciones generales
El Control y Recontrol Integral Estatal se efectúa a los órganos, organismos de la Administración Central del Estado, entidad nacional, organización superior de direc-ción empresarial, la administración provincial, el Consejo de la Administración Muni-cipal o entidad, bajo la rectoría de la Contraloría General de la República, que organizay coordina las acciones a realizar por conducto de la dirección integral de prevención ycontrol que atiende al organismo o entidad, las contralorías provinciales y del munici-pio especial Isla de la Juventud, junto con los órganos y organismos que actúan comocontroladores.
En la realización del Control y Recontrol Integral Estatal a la administración provin-cial y el Consejo de la Administración Municipal, participan en su organización y coordi-nación, además de la Contraloría General, las contralorías provinciales y la del municipioespecial Isla de la Juventud, según corresponda, así como los representantes en el territo-rio de los órganos y organismos con funciones rectoras.
A los efectos de la aplicación de ese procedimiento, se definen los términos siguientes:
Controlado: órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad na-cional, organización superior de dirección empresarial, la administración provincial, el Consejo de la Administración Municipal o entidad sujetas al Control Integral Estatal o Recontrol.
Controladores: contralores y auditores de la Contraloría General de la República, es-pecialistas e inspectores estatales pertenecientes a los órganos y organismos con funcio-nes rectoras que participan en la ejecución del Control y Recontrol Integral Estatal.
Taller de intercambio: es la reunión para el análisis, la revisión y conciliación de losplanes de medidas presentados por el controlado como resultado del Control y Recontrol Integral Estatal.
Para la realización del Control y Recontrol Integral Estatal se designa a un vice-contralor general para conducir el proceso, interactuar con los órganos u organismoscontroladores, coordinar las acciones internas y externas de la Contraloría General dela República, el que también presenta las propuestas de objetivos generales y espe-cíficos, el programa general y el informe resumen final a la aprobación del Contralor General.
Los contralores jefes de las direcciones integrales de prevención y control y contralo-res jefes provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud, son responsables deorganizar, coordinar, dirigir y ejecutar las acciones del Control Integral Estatal de acuerdocon los objetivos generales y específicos y el programa general aprobado, así como elabo-ran el informe final o el informe de su territorio, según corresponda, y emiten los criteriospertinentes sobre la propuesta de medidas disciplinarias a adoptar por el sujeto controla-do, hacen llegar sus consideraciones con previa conciliación con los controladores, sobreel Plan de medidas y medidas disciplinarias adoptadas por los referidos sujetos, así comodan seguimiento al cumplimiento de dichos planes de medidas mediante el Recontrol Integral Estatal.
Las actividades a desarrollar por las contralorías provinciales y la del municipio espe-cial Isla de la Juventud durante el Control y Recontrol Integral Estatal, se coordinan conla dirección integral de prevención y control que corresponda y se incluyen en el progra-ma general elaborado al efecto.
Para la planificación y organización del Control Integral Estatal, la dirección de atenciónal sistema nacional de auditoría y planificación, en el segundo trimestre del año en curso,en coordinación y previo análisis con el vicecontralor general designado, las direccionesintegrales de prevención y control y las contralorías provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud proponen al Contralor General los sujetos que serán objeto del Control y Recontrol Integral Estatal al año siguiente.
El Control y Recontrol Integral Estatal se aprueba en las directivas y objetivos de lasacciones de prevención y control que son presentadas en consulta previa a la considera-ción del Presidente de la República; se puntualiza en el Plan anual de acciones de pre-vención y control y se inscribe en el Plan anual de actividades principales del Estado y el Gobierno, el cual contiene los plazos de las principales tareas, la reunión de inicio, ejecu-ción en el terreno, reunión de conclusiones y el taller de intercambio, para conocimientoe inclusión en el Plan de actividades anual del controlado y de los órganos y organismosque participan como controladores.
El Contralor General de la República emite una convocatoria al controlado y a loscontroladores con treinta (30) días de antelación a la reunión de inicio prevista en el Plananual de actividades principales del Estado y el Gobierno, que contiene entre otros, losobjetivos generales y el programa general para el Control o Recontrol Integral Estatal, elque se describe en la plantilla P-PC01-05 Programa general para el Control y Recontrol Integral Estatal de este procedimiento.
La Contraloría General de la República convoca una reunión de inicio, presidida por el Contralor General, con la participación del jefe del sujeto a controlar y los controladores,para puntualizar los objetivos generales y principales indicaciones acorde al programa ge-neral para el Control o Recontrol Integral Estatal, donde el controlado presenta un informeque actualiza y amplía sobre el cumplimiento de la misión y funciones, objeto social segúncorresponda, ofrece una visión y evaluación sobre las áreas y actividades de mayores ries-gos, y de las principales dificultades que se presentan y las medidas que se adoptan.
El Contralor General solicita a los controladores y a las contralorías provinciales y delmunicipio especial Isla de la Juventud la propuesta de objetivos específicos a tener encuenta en el programa general para el Control o Recontrol Integral Estatal.
La propuesta de objetivos específicos para el Control Integral Estatal está dirigida aevaluar la implementación de los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución que se aprueben por el Congreso del Partido Comunista de Cuba,así como al desempeño de las funciones estatales, políticas, la actividad económica, laproducción y los servicios, la implementación del sistema de Control interno, el trabajode prevención y enfrentamiento a indisciplinas e ilegalidades, manifestaciones de co-rrupción y el cumplimiento de la legislación vigente en sus aspectos esenciales, segúnproceda.
A partir de la información obtenida en la reunión inicial con el jefe del sujeto a con-trolar, la dirección integral de prevención y control correspondiente, otras direccionesde la Contraloría General, las contralorías provinciales y del municipio especial Isla dela Juventud, en coordinación con el vicecontralor general designado y los controladoresconvocados, puntualizan los objetivos específicos a evaluar en correspondencia con losobjetivos generales y se propone el cronograma general que contiene las entidades a con-trolar, el que se presenta al Contralor General para su aprobación, en el formato que sedescribe en la plantilla P-PC01-07 Cronograma general de entidades a controlar en el Control y Recontrol Integral Estatal.
Las direcciones integrales de prevención y control, las contralorías provinciales y la delmunicipio especial Isla de la Juventud, para definir la propuesta de los objetivos específicosde interés del Estado y del Gobierno para el Control Integral Estatal y proponer las entida-des a controlar, realizan las coordinaciones de trabajo que se detallan a continuación:
a) Solicitud de información que dirige el Contralor General a los vicepresidentes del Con-sejo de Ministros y al controlado, respectivamente, sobre sus intereses para el Control Integral Estatal;
b) solicitud de intereses a los órganos del Ministerio del Interior;
c) solicitud de intereses al Comité Central del Partido y a la Secretaría del Consejo de Ministros;
d) entrevistas a funcionarios del sujeto a controlar;
e) solicitud al sujeto a controlar de los documentos rectores, informaciones actualiza-das y otros documentos relacionados con el tema, así como se incluyen los análisisde los planes de medidas en el caso de controles integrales estatales anteriores;
f) solicitud a los controladores de la propuesta de entidades a controlar a partir dela información contenida en el directorio del controlado en correspondencia conlos objetivos específicos a evaluar; en el formato que se describe en la plantillaP-PC01-06 Directorio del controlado para el Control y Recontrol Integral Estatal;
g) se realizan los contactos que se requieran con los controladores que participan en el Control Integral Estatal.
Se efectúa reunión de preparación presidida por el Contralor General, con la partici-pación del vicecontralor general designado, el contralor jefe de la dirección integral deprevención y control, direcciones de la Contraloría General, los contralores jefes provin-ciales y del municipio especial Isla de la Juventud, según corresponda, y los controlado-res para realizar un intercambio, conciliar la propuesta de los objetivos específicos y sucorrespondencia con los objetivos generales, así como precisar los temas a evaluar porlos controladores.
El Contralor General, después de conciliar y de realizar las consultas pertinentes, co-munica oficialmente al controlado y a los controladores, con siete (7) días de anticipaciónal inicio de la ejecución en el terreno del Control o Recontrol Integral Estatal, los aspectossiguientes:
a) Objetivos específicos a evaluar.
b) Cronograma general de entidades a controlar.
El Control o Recontrol Integral Estatal comienza en la fecha que se indica en la convo-catoria emitida por el Contralor General, donde se tiene en cuenta lo siguiente:
1. El término de ejecución en el terreno es lo establecido en las disposiciones nor-mativas específicas sobre la planificación, ajustado en el programa general para el Control o Recontrol Integral Estatal.
2. La dirección integral de prevención y control, en el período de ejecución del Con-trol o Recontrol Integral Estatal, evalúa en el órgano central del controlado, el cum-plimiento de su misión, sus funciones, las políticas trazadas, la implementación delos Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revoluciónaprobados por el Congreso del Partido Comunista de Cuba, los mecanismos deatención y supervisión para las entidades de su sistema y los aspectos que se consi-deren necesarios a partir de los objetivos específicos aprobados.
3. Durante la realización del Control o Recontrol Integral Estatal, la Contraloría Ge-neral de la República y los controladores pueden efectuar acciones de control sor-presivas previamente aprobadas por el Contralor General.
4. Para la elaboración del informe del control se consideran los resultados de las ac-ciones de prevención y control realizadas por la Contraloría General de la Repúbli-ca, las direcciones autorizadas a ejecutar la auditoría externa, la Inspección Estatalefectuada por los organismos de la Administración Central del Estado, y por el pro-pio sistema del sujeto controlado que concluyan durante los tres meses anteriores alinicio del control.
5. Las contralorías provinciales y la del municipio especial Isla de la Juventud, que par-ticipan en el Control o Recontrol Integral Estatal, elaboran un informe a partir de losresultados recibidos en los despachos con los controladores del territorio o del nivelnacional, de acuerdo con lo establecido en la plantilla P-PC01-09 Informe del Control Integral Estatal.
6. El informe del territorio debe ser analizado de conjunto con los directivos y fun-cionarios controlados y se entrega a la dirección integral de prevención y controlcorrespondiente, en la fecha establecida en el programa general para el Control o Recontrol Integral Estatal.
7. La Contraloría General de la República elabora y presenta el informe resumen finaldentro de los quince (15) días siguientes a la conclusión del control en el terreno, apartir de los informes presentados por los órganos y organismos convocados paraactuar como controladores y por las contralorías provinciales y la del municipioespecial Isla de la Juventud; también comunica sobre los resultados a las instanciasdel Estado, Gobierno y Partido Comunista de Cuba, que corresponda.
8. Se efectúa una reunión previa de análisis de los resultados presidida por el Contra-lor General, según el programa general del Control o Recontrol Integral Estatal, deconjunto con los principales directivos del órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad nacional, organización superior de dirección empre-sarial, la administración provincial, el Consejo de la Administración Municipal o
entidad controlado, los que reciben con setenta y dos (72) horas de antelación elproyecto de informe resumen final.
9. Se realiza una reunión de conclusiones, presidida por el Contralor General y el jefe opresidente del sujeto controlado, con la participación de otros directivos y funciona-rios controlados y los controladores, para analizar el proyecto del informe resumenfinal de los resultados, causas y condiciones que propiciaron las deficiencias, reco-mendaciones y las principales medidas que deben adoptar para prevenirlas y elimi-narlas. En esta reunión el controlado expone sus consideraciones y aporta nuevoscriterios o elementos, de resultar necesario, los que se analizan por los controladoresy de contar con evidencias suficientes y apropiadas se incorporan al informe final.
10. La Contraloría General de la República, además del informe resumen elabora unasíntesis de los resultados del Control Integral Estatal realizado, que contiene entreotros: introducción, objetivos, conclusiones, causas y condiciones que originaronlas deficiencias detectadas y recomendaciones.
11. El Contralor General envía posterior a la reunión de análisis e información de losresultados finales, el informe resumen final y la síntesis de los resultados obtenidos alcontrolado y presenta al Presidente de la República, al Presidente de la Asamblea Nacional del Poder Popular y al Primer Ministro, según corresponda, la síntesis delos resultados del Control o Recontrol Integral Estatal realizado, a los efectos de susconsideraciones e indicaciones.
12. Las direcciones integrales de prevención y control, las contralorías provinciales yla del municipio especial Isla de la Juventud y los controladores, dentro del términoestablecido de recibir las propuestas del Plan de medidas y de las medidas discipli-narias, emiten sus consideraciones al controlado y de ser necesario interactúan coneste último para evaluar las discrepancias identificadas.
13. La Contraloría General organiza el taller de intercambio para el análisis, revisióny conciliación de los planes de medidas presentados por el controlado como re-sultado del Control Integral Estatal o el Recontrol, donde se analiza si los planespresentados se dirigen a solucionar las deficiencias detectadas y eliminar las causasy condiciones que le dieron origen.
14. Una vez aprobado el Plan de medidas por el máximo jefe del controlado, lo presentaal Contralor General de la República.
15. A los efectos del seguimiento y evaluación de los resultados, de considerarse pro-cedente, los contralores y auditores de la Contraloría General de la República de-signados por el Contralor General y especialistas de los organismos controladoresparticipantes en el control integral ejecutado, participan en el Consejo de Direcciónde los órganos, los organismos de la Administración Central del Estado, entidadnacional, organización superior de dirección empresarial, administración provin-cial, Consejo de la Administración Municipal o entidad controlada, para el análisisdel cumplimiento del Plan de medidas y sus resultados, previa coordinación con elcontrolado.
II. Actividades del controlado para la realización del Control y Recontrol Integral Estatal.
Los directivos y funcionarios del controlado realizan las actividades siguientes:
1. El jefe del sujeto controlado y otros cuadros y funcionarios que se consideren ne-cesarios, participan en las reuniones de inicio, de análisis de los resultados y deconclusiones del Control o Recontrol Integral Estatal.
2. El jefe del sujeto controlado envía a la Contraloría General de la República, con cinco (5)días de antelación a la fecha de la reunión de inicio, el directorio del controlado parael Control o Recontrol Integral Estatal, en el formato que se describe en la plantillaP-PC01-06 Directorio del controlado para el Control y Recontrol Integral Estatal.
3. También le envía un informe que incluye los aspectos siguientes:
a) Estructura organizativa del sistema, misión, funciones, objeto social según co-rresponda;
b) situación actual de los objetivos priorizados de interés del Estado, el nivel alcan-zado en la implementación de los Lineamientos de la Política Económica y So-cial del Partido y la Revolución aprobados en el Congreso del Partido Comunistade Cuba y el cumplimiento del Plan de la Economía y del Presupuesto;
c) breve reseña sobre el estado de los temas y programas de interés nacional que seejecutan;
d) resultados de los principales indicadores económico-financieros;
e) situación actual del sistema de Control interno implementado en las entidadesdel sistema;
f) hechos registrados de indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrup-ción en el ámbito de la gestión administrativa;
g) evaluación de las áreas y actividades de mayores riesgos, principales dificultadesque se presentan y medidas que se adoptan;
h) evaluación del cumplimiento del Plan de medidas elaborado como resultado delas acciones de seguimiento y evaluación del Control Integral Estatal anterior, yespecifica las causas en los casos de incumplimientos parciales o totales;
i) organización para la realización del Control o Recontrol Integral Estatal e infor-mación a brindar en el parte diario a la Contraloría General de la República, porconducto de un puesto de mando que se establece en el órgano central del sujetocontrolado; en el formato que se describe en la plantilla P-PC01-08 Parte diariodel Control y Recontrol Integral Estatal.
4. Entregan los documentos y demás informaciones actualizadas que se les solicitenpor los controladores.
5. Envían diariamente a la dirección integral de prevención y control correspondiente,de forma resumida en formato digital o impreso, el parte diario del Control o Re-control Integral Estatal, con el objetivo de dar a conocer las incidencias, resultadosy deficiencias detectadas.
6. Consulta a la unidad organizativa que ejecutó el Control o Recontrol Integral Esta-tal y a los controladores, según corresponda, en el plazo establecido en la normativaaplicable la propuesta de medidas disciplinarias a adoptar con los responsables di-rectos y colaterales identificados en la Declaración de Responsabilidad Administra-tiva y de otras responsabilidades que se identifiquen en su proceso de análisis, en elinterés de recibir los criterios pertinentes y una vez aplicadas, dárselas a conocer; seutiliza la plantilla P-PC01-11 Medidas disciplinarias aplicadas.
7. De igual manera, les presenta el proyecto de Plan de medidas para dar solución alos señalamientos realizados, sus causas y condiciones en el plazo establecido en lanormativa aplicable, en el interés de recibir los criterios pertinentes, según la plan-tilla P-PC01-10 Plan de Medidas del Control y Recontrol Integral Estatal.
8. Participan de conjunto con los controladores en el taller de intercambio que organi-za la Contraloría General de la República, para el análisis, revisión y conciliaciónde las medidas propuestas para eliminar las deficiencias, sus causas y las condicio-nes que las originaron.
9. Realizan los ajustes correspondientes al Plan de medidas, posterior al taller de in-tercambio a partir de los criterios recibidos, y en un término de hasta diez (10) díassiguientes se presenta el plan aprobado por quien corresponda al Controlador Ge-neral y a los controladores.
10. Actualizan el sistema de Control interno a partir de las deficiencias e irregularida-des detectadas en el Control y Recontrol Integral Estatal.
11. Evalúan de manera sistemática en el Consejo de Dirección y en el comité de pre-vención y control, el cumplimiento del Plan de medidas del Control o Recontrol Integral Estatal; e informan el estado de cumplimiento del Plan de medidas en eltérmino de ciento ochenta (180) días posteriores a la notificación del informe, segúnlo establecido en la legislación vigente.
12. Además, elaboran un informe valorativo con precisión del nivel de cumplimiento yla efectividad alcanzada del Plan de medidas para dar solución a las deficiencias eirregularidades detectadas, previo a la ejecución del Recontrol. Este informe debecontener en detalle los aspectos siguientes:
a) Cumplimiento del Plan de medidas: medidas cumplidas, parcialmente cumpli-das, en fecha e incumplidas y causas de los incumplimientos, según la plantillaP-PC01-14 Cumplimiento del Plan de medidas general del controlado;
b) cumplimiento del Plan de medidas por cada órgano u organismo controlador:cumplidas, parcialmente cumplidas, en fecha e incumplidas y causas de los in-cumplimientos, según la plantilla P-PC01-15 Cumplimiento del Plan de medi-das por cada organismo controlador;
c) total de medidas disciplinarias aplicadas y su desglose por categoría ocupacio-nal, las que se informan en el formato que se describe en la plantilla P-PC01-12 Resumen de las medidas disciplinarias aplicadas;
d) estado actual del sistema de Control interno relacionado con los temas objeto deanálisis.
III. Actividades de los controladores para la realización del Control y Recontrol Integral Estatal.
Los controladores para la realización del Control y Recontrol Integral Estatal,cumplen las actividades siguientes:
1. Participan en la elaboración de la propuesta de los objetivos generales de interéspara el Control o Recontrol Integral Estatal.
2. Presentan la propuesta de los objetivos específicos a partir de los objetivos genera-les aprobados por la Contraloría General de la República.
3. Presentan la propuesta de las entidades y órganos de dirección a controlar a partirde la información contenida en el formato que se describe en la plantilla P-PC01-06 Directorio del controlado para el Control y Recontrol Integral Estatal.
4. Participan en las reuniones de inicio y de conclusiones del Control o Recontrol Integral Estatal, así como en las reuniones de preparación y en los despachos con-vocados por la Contraloría General de la República.
5. Organizan y controlan, mediante un coordinador designado, el trabajo de sus espe-cialistas e inspectores que actúan como controladores en las entidades selecciona-das y verifican el cumplimiento del cronograma de entidades a controlar, así comorecepcionan y revisan el informe elaborado por los controladores que se debe pre-sentar a la Contraloría General de la República.
6. Los controladores que actúan en los territorios informan con periodicidad diaria alos jefes respectivos de las contralorías provinciales y del municipio especial Islade la Juventud sobre el estado de cumplimiento del cronograma general, al objetode comprobar su avance.
7. Valoran el estado del Control interno asociado a los temas objeto de examen.
8. Determinan las deficiencias e irregularidades y las informan al controlado.
9. Analizan con el controlado las deficiencias e irregularidades detectadas y notificanpor escrito sus resultados, al concluir cada tema examinado.
10. Cuando se detecten deficiencias e irregularidades, los hallazgos deben contener alredactarse los atributos siguientes:
a) La condición (“lo que es”) constituye una situación que existe, que ha sido deter-minada y documentada durante la acción de control.
b) El criterio (“lo que debería ser”) son las metas, objetivos, disposiciones jurídicasy otras normas que sustentan la actuación del sujeto a controlar.
c) La causa está referida a las razones por las cuáles se producen las desviacionesidentificadas, con respecto a las normas o los criterios aplicables.
d) El efecto se refiere a la identificación de cuáles son las consecuencias de las des-viaciones, es decir, daños y perjuicios económicos calculados por el controlador,relacionados con el hallazgo objeto de revisión y análisis.
11. Cuantifican los daños y perjuicios económicos identificados, en correspondenciacon el procedimiento H-001-0002 Realización de la auditoría.
12. Determinan, cuando proceda, la responsabilidad administrativa directa y colateralrelacionada con las deficiencias e irregularidades detectadas, en correspondencia ala plantilla P-0003-01 Declaración de responsabilidad administrativa de este pro-cedimiento.
13. Garantizan que el contenido de los informes se comunique al máximo dirigente dela entidad controlada y quede evidencia de ello, así como de los criterios emitidos,de acuerdo con el programa aprobado para la ejecución del Control Integral Estatal.
14. Comunican los resultados a las entidades controladas, contralorías provinciales ydel municipio especial Isla de la Juventud, mediante el envío del informe corres-pondiente, con el fin de que se discutan en cada provincia.
15. Elaboran el informe preliminar de los resultados del control realizado en correspon-dencia a la plantilla P-PC01-09 Informe del Control Integral Estatal.
16. Envían el informe preliminar a la Contraloría General de la República, con vistas aconciliar los resultados, en el término que se establezca en el programa general.
17. Participan en el despacho del Control o Recontrol Integral Estatal previsto en elprograma general, con el objetivo de analizar si el informe se ajusta a la guía corres-pondiente y evaluar los resultados expuestos en el informe preliminar.
18. Consideran los criterios emitidos por la Contraloría General de la República enlos despachos realizados y analizan el informe a presentar con la máxima direc-ción de su órgano u organismo, en el término de hasta tres (3) días posteriores aldespacho.
19. Envían el informe del Control o Recontrol Integral Estatal al Contralor General, en eltérmino que se establezca en el programa general, mediante una carta firmada porel jefe del órgano u organismo controlador.
20. Remiten el informe del Control o Recontrol Integral Estatal al controlado, para laelaboración del Plan de medidas y el análisis y presentación de la propuesta de me-didas disciplinarias, según corresponda.
21. Archivan y custodian la información por (5) cinco años.
22. Emiten sus consideraciones a la Contraloría General de la República y al controladodentro del plazo establecido en la legislación aplicable, de recibir la propuesta delas medidas disciplinarias a aplicar.
23. En coordinación con la dirección integral de prevención y control, las contraloríasprovinciales y la del municipio especial Isla de la Juventud, según corresponda, enel plazo establecido en la normativa aplicable, de recibir la propuesta del Plan demedidas, emite sus consideraciones al controlado.
24. Evalúan si el Plan de medidas presentado tiene en cuenta los aspectos siguientes:
a) Si las medidas están dirigidas a erradicar las deficiencias detectadas, sus causas ycondiciones que le dieron origen y las recomendaciones contenidas en el informedel Control o Recontrol Integral Estatal; y
b) valoración de los plazos de cumplimiento, ejecutantes y responsables.
25. Participan de conjunto con la Contraloría General de la Republica y el controladoen el taller de intercambio para el análisis, la revisión y conciliación de los planesde medidas presentados por el controlado como resultado del Control o Recontrol Integral Estatal.
26. Entre los diez (10) días posteriores a la realización de este taller, los controladoresconcilian los criterios emitidos con el controlado.
IV. Para el Control y Recontrol Integral Estatal a la administración provincial y al Conse-jo de la Administración Municipal.
Las contralorías provinciales y la del municipio especial Isla de la Juventud en laejecución del Control y Recontrol Integral Estatal a la administración provincial y al Consejo de la Administración Municipal, además de cumplir con lo indicado en las dis-posiciones generales y en las actividades de los controladores, cumplen con los aspectosque a continuación se detallan:
1. Definición de objetivos de interés del Gobierno y propuestas de entidades a controlar.
2. El contralor jefe provincial o del municipio especial Isla de la Juventud, contactacon el Gobernador y con el Partido del territorio para conocer sus consideraciones.
Para la organización del Control o Recontrol Integral Estatal, el contralor jefeprovincial o del municipio especial Isla de la Juventud, a partir de recibir el directorio delcontrolado, realiza las acciones siguientes:
1. Establece coordinaciones de trabajo con los representantes de los controladores afin de conocer las orientaciones que han recibido del órgano u organismo rectorpara cumplir los objetivos planificados; así como las fechas previstas para las visi-tas a cada entidad subordinada al controlado.
2. Coordina la reunión de inicio que preside la Contralora General, donde participa elcontrolado, los representantes de los controladores e invita al Partido del territoriocon el propósito de informar los objetivos planificados, las fechas principales de
su ejecución y otras informaciones de carácter organizativo; el controlado informasobre el trabajo desarrollado y las principales dificultades afrontadas por sus organi-zaciones superiores de dirección empresarial, empresas provinciales y municipaleso entidades que son objeto del Control o Recontrol Integral Estatal.
Recontrol
El Recontrol se realiza por la Contraloría General de la República y los órganos yorganismos controladores participantes a partir de una reunión inicial donde el jefe delsujeto controlado presenta un informe valorativo del seguimiento y evaluación del cum-plimiento del Plan de medidas, las medidas disciplinarias aplicadas y la efectividad de laimplementación del sistema del Control interno, en los temas que fueron objeto de análi-sis durante el Control Integral Estatal realizado el año anterior.
El Recontrol se realiza a las entidades visitadas durante el Control Integral Estatal y enotras que no fueron controladas para evaluar el cumplimiento y la generalización de lasmedidas adoptadas para las organizaciones del sistema.
El informe que presentan los controladores acerca del cumplimiento del Plan de medi-das y de las medidas disciplinarias aplicadas, debe contener una valoración cuantitativa ycualitativa sobre la efectividad alcanzada en correspondencia con los criterios siguientes:
Avance
1. Cumplimiento alcanzado del ochenta por ciento (80 %) en adelante de las medidasadoptadas para erradicar las deficiencias detectadas y las causas y condiciones quele dieron origen.
2. Análisis cualitativo acerca del cumplimiento de las medidas que inciden directa-mente en la efectividad de los sistemas de Control interno y del cumplimiento de losobjetivos de la entidad, así como su generalización en el resto de las organizacionesdel sistema, con independencia del porciento de cumplimiento del plan.
3. Cumplimiento del Plan de la Economía y el Presupuesto.
Estancado
1. Cumplimiento entre el sesenta y el setenta y nueve por ciento (60 % y 79 %) de lasmedidas dictadas para resolver las deficiencias que le fueron detectadas y las causas ycondiciones que le dieron origen.
2. Se han identificado nuevas deficiencias.
3. No se ha alcanzado la efectividad requerida, ni generalizado en su sistema las medi-das adoptadas para erradicar las deficiencias detectadas y las causas y condicionesidentificadas en el Control Integral Estatal.
Retroceso
1. Cumple menos del sesenta por ciento (60 %) de las medidas dictadas para solucio-nar las deficiencias detectadas y las causas y condiciones que le dieron origen.
2. Se han identificado nuevas deficiencias.
3. No se ha alcanzado la efectividad requerida ni generalizado en su sistema las me-didas adoptadas para erradicar las deficiencias detectadas y causas y condicionesidentificadas en el Control Integral Estatal.
La Contraloría General de la República elabora un informe resumen de los resultadosdel Recontrol, el cual incluye los criterios sobre el cumplimiento del Plan de medidas ymedidas disciplinarias aplicadas a partir de los informes presentados por los órganos uorganismos controladores.
El informe del Recontrol del órgano u organismo controlador y el informe resumenque elabora la Contraloría General de la República deben contener lo establecido en laplantilla P-PC01-13 Informe del Recontrol Integral Estatal.
También se cuantifican y evalúan el cumplimiento de las medidas disciplinarias aplica-das en correspondencia con las deficiencias detectadas y con la gravedad de los hechos, quese presenta en la plantilla P-PC01-12 Resumen de las medidas disciplinarias aplicadas.
En los referidos informes se incluyen como anexos, el cumplimiento del Plan de me-didas general del órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidadnacional, organización superior de dirección empresarial, la administración provincial, el Consejo de la Administración Municipal o entidad controlado, que se muestra en la plan-tilla P-PC01-14 Cumplimiento del Plan de medidas general del órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad nacional, organización superior de direcciónempresarial, la administración provincial, el Consejo de la Administración Municipal oentidad controlado, así como el cumplimiento del Plan de medidas por órgano u organis-mo controlador, según la plantilla P-PC01-0 15 Cumplimiento del Plan de medidas porel organismo controlador.
La Contraloría General de la República con posterioridad a la ejecución del Recontrolrealiza un taller de intercambio para el análisis, la revisión y conciliación de los planes demedidas presentados por el controlado.
V. Taller de intercambio para el análisis, la revisión y conciliación de los planes de me-didas presentados por el controlado como resultado del Control o Recontrol Integral Estatal.
La Contraloría General de la República organiza el taller de intercambio para el aná-lisis, la revisión y conciliación de los planes de medidas presentados por el controladocomo resultado del Control o Recontrol Integral Estatal, con la participación del jefe,directivos y funcionarios del sujeto controlado y los representantes de los controladores,donde se analiza si el plan elaborado está dirigido a eliminar las deficiencias detectadas ylas causas y condiciones que le dieron origen y si el plan contiene medidas de atención,supervisión y control a ejecutar por el órgano central para el seguimiento de los temas quefueron objeto del Control o Recontrol Integral Estatal.
El taller de intercambio se realiza dentro del término de los diez (10) días posteriores ala entrega del Plan de medidas. Durante los diez (10) días posteriores a la realización deltaller de intercambio, los controladores concilian los criterios emitidos con el controlado yse aprueba el Plan de medidas por quien corresponda, el que se remite por el controlado alórgano u organismo controlador.
El Plan de medidas del órgano central, además de contener medidas para ese nivel,debe incluir acciones de carácter preventivo, así como de atención, supervisión y controla la organización superior de dirección empresarial y para las otras entidades de su siste-ma que fueron sujetas al Control o Recontrol Integral Estatal.
Los niveles de aprobación de los planes de medidas son los siguientes:
1. El ministro aprueba el Plan de medidas del órgano central del sujeto controladosegún corresponde, con el visto bueno de la Contraloría General de la República.
2. El órgano central del sujeto controlado aprueba el Plan de medidas de la organizaciónsuperior de dirección empresarial, grupos empresariales y unidades presupuestadas.
3. La organización superior de dirección empresarial, grupos empresariales y entida-des nacionales aprueban el Plan de medidas de sus empresas.
4. La empresa aprueba el Plan de medidas de sus unidades empresariales de bases.
El controlado incorpora en el plan de actividades del año, la supervisión y el segui-miento de los planes de medidas del Control o Recontrol Integral Estatal y define losniveles de responsabilidad para su cumplimiento.
| Manual de procedimientos de las accionesde prevención y control | H-002-APC08 | | - | - | | Código | Nombre | Tomo IVersión 2023 | | Procedimiento | 002 | Otras acciones de prevencióny control | | Tarea | Capítulo II | Inspección de la Contraloría General de la República |
Objetivo de la tarea
Establecer las pautas para la realización de la Inspección de la Contraloría General dela República.
Ámbito de aplicación
Se aplica por la Contraloría General de la República.
Tareas y su descripción
Tareas
| No. | Tareas | Plantillas | | - | - | - | | I. | Generalidades | P-PC01-16 Programa General de las principales ac-ciones de la inspección de la Contraloría General de la República | | II. | De la planeación, realizacióny elaboración del informe dela Inspección de la Contralo-ría General de la República | P-0001-02 Orden de trabajoP-0001-03 Carta de presentaciónP-0001-02 Carta de informaciónP-G02-02 Acta de supervisiónP-G02-03 Acta de supervisión superiorD0003-01 Informe de la acción de prevención ycontrolP-D0003-06 Informe resumen | | III. | Obligaciones a cumplir por laentidad inspeccionada | | IV. | Obligaciones de los ejecu-tantes de la Inspección dela Contraloría General de la República |
Descripción
I. Generalidades.
La Inspección de la Contraloría General de la República se realiza a los sujetos de lasacciones de prevención y control según el impacto que estos tienen en el cumplimiento del Plan de la Economía y el Presupuesto; se ejecuta por contralores y auditores de este órganoe integrantes del Sistema Nacional de Auditoría, con la participación de especialistas de losórganos y organismos expresamente convocados, previa coordinación con los jefes corres-pondientes, para evaluar el control de los fondos públicos y la gestión administrativa.
La Inspección de la Contraloría General de la República se inscribe en las Directivasy Objetivos Generales de las Acciones de Prevención y Control, documento que es aprobado por del Presidente de la República. Se puntualiza en el Plan anual de acciones deprevención y control y se inscribe en el Plan de actividades principales del Gobierno, elcual contiene los plazos de las principales tareas, entre ellas, reunión de inicio, ejecucióny reunión de conclusiones.
En la realización de la Inspección de la Contraloría General de la República se apli-can, en lo que proceda, las Normas Cubanas de Auditoría y sus procedimientos, siendoesencial los transversales de documentación y comunicación de la auditoría y de asegura-miento y control de calidad.
II. De la planeación, realización y elaboración del informe de la Inspección de la Contra-loría General de la República.
1. De la planeación de la Inspección de la Contraloría General de la República.
Antes de iniciar la Inspección de la Contraloría General de la República se observalo establecido en el procedimiento H-001-0001 Planeación de la auditoría, con elobjetivo de realizar un adecuado estudio previo, organización y preparación de la ins-pección, momento en que se emite la Orden de trabajo, en correspondencia a la plantillaP-0001-02 Orden de trabajo.
El Contralor General emite las orientaciones organizativas para el desarrollo dela inspección, así como el programa general, que se envía a la entidad sujeta a lainspección y a los ejecutores de la inspección que sean expresamente convocados,cuyo formato se muestra en la plantilla P-PC01-16 Programa General de las prin-cipales acciones de la Inspección de la Contraloría General de la República.
El jefe del nivel superior al que pertenece el sujeto inspeccionado también recibeel programa general de las principales acciones de la Inspección de la Contraloría General de la República y el informe que recoge el resultado final de la acción decontrol practicada a la entidad de su sistema.
Los contralores jefes de las direcciones integrales de prevención y control coordi-nan, dirigen y ejecutan las acciones de la Inspección de la Contraloría General de la República, así como elaboran el informe final y dan seguimiento al Plan de medidasy medidas disciplinarias aplicadas que presenta el sujeto inspeccionado.
En caso que las contralorías provinciales y la del municipio especial Isla de la Juventudtengan participación en la Inspección de la Contraloría General de la República, lasactividades a desarrollar por ellos deben estar coordinadas con la dirección integral deprevención y control que corresponda, e incluidas en el programa general aprobado, enel cual se establecen las fechas para el cumplimiento de las tareas a desarrollar, lareu-nión de conclusiones y el envío del informe resumen final del territorio.
La Contraloría General de la República solicita al Ministerio de Economía y Planifi-cación, Ministerio de Finanzas y Precios, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social,Ministerio del Comercio Exterior y la Inversión Extranjera, Banco Central de Cuba yal organismo de la Administración Central del Estado al que pertenece la entidad ins-peccionada, con treinta (30) días de antelación a la fecha de inicio de la inspección, lainformación relativa a la ejecución de planes y programas nacionales, inversiones,negocios con inversionistas extranjeros y otras actividades en ejecución, situaciónde las cuentas por cobrar y pagar, así como cualquier otra relacionada con el cum-plimiento de su misión u objeto social, en el interés de definir el alcance y objetivosespecíficos a evaluar.
Los contralores jefes de las direcciones integrales de prevención y control, segúncorresponda, envían carta al jefe de la entidad sujeta a la Inspección de la Contra-loría General de la República, con treinta (30) días de anticipación a la fecha deinicio, con los elementos siguientes:
a) El período de ejecución de la inspección;
b) la fecha de la reunión inicial y la fecha de envío del informe a analizar en dichareunión; y
c) solicitud de los aspectos que debe contener el informe sobre la entidad.
Para su elaboración se utiliza la plantilla P-0001-03 Carta de presentación, ajus-tando su contenido con los elementos antes expuestos, en correspondencia con laacción que se realiza.
Los contralores jefes de las direcciones integrales de prevención y control, segúncorresponda, envían con treinta (30) días de anticipación a la fecha de inicio deinspección, cartas a los contralores jefes provinciales y del municipio especial Islade la juventud, de corresponder su participación en la Inspección de la Contraloría General de la República, informando:
a) El período de ejecución de la Inspección de la Contraloría General de la Repú-blica en el territorio;
b) los objetivos generales y específicos;
c) las fechas de la reunión inicial y de la entrega de los respectivos informes resu-men de los territorios.
Se utiliza la plantilla P-0001-02 Carta de información.
Los contralores jefes de las direcciones integrales de prevención y control y las con-tralorías provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud, para definir losobjetivos específicos, toman en consideración los objetivos generales y las caracte-rísticas de cada lugar, según corresponda, realizan coordinaciones de trabajo con laspartes interesadas para efectuar entrevistas a funcionarios de los diferentes nivelesde dirección sobre los sujetos de la acción de inspección para solicitar informaciónnecesaria de las entidades y evaluación de estas.
2. De la realización de la Inspección de la Contraloría General de la República
La inspección de la Contraloría General de la República, comienza en la fecha queindica el programa general y durante su realización en la entidad seleccionada, loscontralores y auditores validan la información obtenida de la Oficina Nacional de Estadísticas e Información y de los órganos y organismos de la Administración Central del Estado consultados, mediante la aplicación de pruebas sustantivas y decumplimiento.
En el desarrollo de la fase de realización se aplica, en lo que proceda, el procedi-miento H-001-0002 Realización de la auditoría, considerando además los procedi-mientos que se relacionan.
El auditor utiliza las técnicas de recolección de evidencia que se describen en elprocedimiento H-001-0002-01 Recolección de evidencia de la auditoría, debe re-copilar evidencia suficiente y apropiada para poder evaluar la evidencia y formularlas conclusiones.
3. De la elaboración del informe de la Inspección de la Contraloría General de la Re-pública.
En la elaboración, supervisión y notificación del informe de la Inspección de la Contraloría General de la República, se procede de acuerdo con lo regulado en los
procedimientos H-001-0003-01 Elaborar, supervisar y notificar el Informe de laauditoría y H-001-G02 Aseguramiento de la calidad, con la utilización además delas plantillas P-G02-02 Acta de supervisión y P-G02-03 Acta de supervisión superior.
El auditor, para elaborar el informe, utiliza en lo que corresponda la plantillaP-D0003-01 Informe de la acción de prevención y control, y titula el documen-to con el nombre de INFORME DE LA INSPECCIÓN DE LA CONTRALORÍAGENERAL DE LA REPÚBLICA.
El Contralor General envía carta al jefe del nivel superior al que pertenece el sujetoinspeccionado, remitiendo el informe de los resultados de la Inspección de la Con-traloría General de la República realizada a la entidad de su sistema.
La reunión de información final para dar a conocer los resultados contenidos en el Informe de la Inspección de la Contraloría General de la República, se cumplimentade acuerdo con lo regulado, además de tener en cuenta el procedimiento H-001-0003-02 Preparar y realizar la reunión de información de los resultados de la au-ditoría.
4. Seguimiento de los resultados de la Inspección de la Contraloría General de la Re-pública.
El jefe de grupo que ejecuta la Inspección de la Contraloría General de la Repúblicacumplimenta lo establecido en el procedimiento H-001-0004-01 Seguimiento, se-gún proceda.
III. Obligaciones a cumplir por la entidad inspeccionada.
El jefe de la entidad sujeto a la Inspección de la Contraloría General de la República,cumple con las obligaciones siguientes:
1. Envía a la Contraloría General de la República, con cinco días (5) de antelación a lafecha de la reunión inicial, la siguiente información:
a) Estructura organizativa, breve caracterización de su organización empresarial,principales funciones, así como la resolución que avala la creación de la entidad;
b) evaluación sobre las áreas y actividades de mayores riesgos, además de las prin-cipales dificultades que se presentan y las medidas que se adoptan;
c) situación actual de los objetivos de la entidad que tributan al cumplimiento de lasdirectivas para el Plan de la Economía y el Presupuesto;
d) estados financieros al cierre del último período contable e informe valorativo delcumplimiento del plan y el presupuesto.
2. Participa con los miembros del Consejo de Dirección y los responsables de lasactividades inspeccionadas, en la reunión de conclusiones de la Inspección de la Contraloría General de la República, donde se analizan las causas y condicionesque propiciaron las deficiencias, así como las principales medidas que se deben em-prender para prevenirlas y eliminarlas. También participa el jefe del nivel superioro el cuadro que designe.
3. Convoca de conjunto con las organizaciones políticas y de masa, la reunión con lostrabajadores, para que los auditores actuantes informen los resultados de la Inspec-ción de la Contraloría General de la República.
El jefe de la entidad inspeccionada, en correspondencia con la normativa aplicablereferida al estado de cumplimiento del Plan de medidas de la Inspección de la Contraloría General de la República, realiza las acciones siguientes:
1. Elabora un informe de análisis y evaluación del cumplimiento del Plan de medidas,el cual debe ser remitido al Contralor General quince (15) días antes de la fecha de lareunión del Consejo de Dirección de la entidad, donde se analiza el referido informe.
2. Presenta a su Consejo de Dirección con la participación de la Contraloría Generalde la República, el informe de análisis y evaluación del cumplimiento del Plan demedidas, debiendo promover un debate sobre el grado de cumplimiento del plan yen caso de incumplimientos las razones que lo motivaron.
IV. Obligaciones de los ejecutantes de la Inspección de la Contraloría General de la Re-pública.
Los contralores y auditores de la Contraloría General de la República, integrantes delsistema nacional de auditoría y los órganos u organismos de la Administración Centraldel Estado que sean expresamente convocados para la realización de la Inspección de la Contraloría General de la República, cumplen las obligaciones siguientes:
1. Participan en las reuniones convocadas por la Contraloría General de la República.
2. Coordinan y controlan el trabajo de los especialistas que actúan como ejecutores dela Inspección de la Contraloría General de la República en el cumplimiento del pro-grama general, así como recepcionan y revisan el informe elaborado y lo apruebanen su Consejo de Dirección.
3. Dictaminan durante la ejecución de la Inspección de la Contraloría General de la República en la entidad sobre el grado de economía, eficiencia y eficacia de la ges-tión y del control económico administrativo del tema examinado.
4. Analizan con el personal correspondiente de la entidad inspeccionada, las deficien-cias detectadas al finalizar el tema examinado o en reuniones parciales, haciendoreferencia a las disposiciones legales que se incumplen, así como las causas y con-diciones que las provocan, en la que levanta acta, dejando evidencia de los aspectostratados y la conformidad o no del inspeccionado.
5. Cuantifican los daños y perjuicios económicos derivados de las deficiencias e irre-gularidades detectadas y de estas, determina las que se consideran pérdidas econó-micas.
6. Determinan cuando proceda, la responsabilidad administrativa directa y colateral,relacionada con las deficiencias e irregularidades detectadas.
7. Garantizan que el contenido de los informes se comunique al máximo dirigente dela entidad inspeccionada quedando evidencia de ello, así como de los criterios emi-tidos.
8. Envían el informe de la Inspección de la Contraloría General de la República, en eltérmino que se establezca en el programa general, al Contralor General, mediantecarta firmada por el jefe del órgano u organismo ejecutante de la inspección, dondese precisa la fecha del Consejo de Dirección en que fue aprobado el informe.
9. Archivan y custodian la información por cinco años.
TOMO II. PLANTILLAS
P-001-G01 Acta de solicitud de documentos
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE SOLICITUD DE DOCUMENTOS
Propósito
Oficializar la solicitud de la documentación requerida durante el proceso de la acciónde prevención y control.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: entidad.
Copia: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Lugar, fecha y año en que se emite el documento.
(2): Nombre(s) y apellidos, cargo y denominación o razón social de la entidad a la quepertenece la persona a quien se le solicita la documentación que se requiere; en la ac-ción de prevención y control a las formas de gestión no estatal se plasman: los datosgenerales y el número de inscripción en el Registro de contribuyentes.
(3): Asunto: solicitud de documentos.
(4): Detallar la documentación a solicitar de acuerdo con los objetivos de la auditoría,determinar en los soportes que se requieran y los plazos de entrega.
(5): Nombre(s) y apellidos, cargo y firma de la persona autorizada a solicitar la documen-tación.
Observaciones: dejar constancia por escrito de la recepción de la solicitud de documen-tos, se reflejan nombre(s) y apellidos, cargo, firma y fecha.
ACTA DE SOLICITUD DE DOCUMENTOS
Lugar, fecha y año (1)
Nombre(s) y apellidos (2)
Cargo
Entidad
Asunto: Solicitud de documentos (3)
Estimado (a) compañero (a):
De acuerdo con el Plan anual de acciones de prevención y control, corresponde efec-tuar una <tipo de acción de prevención y control> a la entidad <denominación o razónsocial de la entidad> y en cumplimiento de lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría y el Manual de procedimientos de las acciones de prevención y control, reque-rimos los siguientes documentos:
Desglose de la documentación solicitada, en qué soportes y plazos de entrega: (4)
Fraternalmente,
Nombre(s) y apellidos (5)
Cargo
Firma
P-001-G02 Acta de requerimiento
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE REQUERIMIENTO
Propósito
Requerir al máximo nivel de dirección del sujeto auditado, en los casos en que sehayan manifestado negativas, demoras o negligencias de directivos, funcionarios o traba-jadores en la presentación de los medios, actas, documentos en general, solicitados en elcurso de la acción de prevención y control y no han sido cumplimentados a satisfaccióndel auditor.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: máximo nivel de dirección.
Copia: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Número de la Orden de trabajo que dio origen a la acción de prevención y control;las sociedades que realizan la auditoría externa hacen referencia al contrato o cartade compromiso.
(2): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(3): Dirección, provincia y municipio donde está ubicado el sujeto de la acción de pre-vención y control.
(4): Día, mes y año en que se emite el documento.
(5): Nombre(s), apellidos y cargo del requerido.
(6): Nombre(s) y apellidos del auditor.
(7): Se consigna en forma clara y precisa lo requerido por el auditor.
(8): Se establece el término, en horas, que a partir de la notificación tiene el sujeto de laacción de prevención y control para responder por escrito el requerimiento.
(9): Firma del auditor y del requerido.
De ser necesario, se utilizan como anexos hojas debidamente identificadas y firmadaspor el auditor y del requerido.
ACTA DE REQUERIMIENTO
No. Orden de trabajo: (1) ________________________________________
Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control: (2) ___________________________________________________________
Dirección: (3) _______________ del municipio: (3) ____________________
Provincia: (3)____________________ día, mes y año: (4)_______________
Nombre(s) y apellidos del requerido: (5) _______________cargo: (5)______
Nombre(s) y apellidos del auditor: (6) _______________________________
Requiere lo siguiente: (7) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Requerimos de usted, dar respuesta en un término de (8) ________horas, a partir de sunotificación, o en su defecto responder por escrito las causas por las cuales no se cumpleel requerimiento.
Para constancia, se firma la presente acta en original y copia en el lugar y fecha antesmencionados, quedando el original en poder del máximo nivel de dirección.
_____________________________ ___________________________
Firma del auditor (9) Firma del requerido (9)
P-001-G03 Acta de declaración
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE DECLARACIÓN
Propósito
Establecer el documento mediante el cual se deja constancia escrita de las declaracio-nes que ante el auditor realicen los directivos, funcionarios y trabajadores del sujeto de laacción de prevención y control, u otro personal que tenga relación con los hallazgos deauditoría.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la acción de prevención y control.
Copia: declarante.
Anotaciones
(1): Número de la Orden de trabajo que dio origen a la acción de prevención y control;las sociedades que realizan la auditoría externa hacen referencia al contrato o cartade compromiso.
(2): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(3): Dirección, provincia y municipio donde está ubicado el sujeto de la acción de pre-vención y control.
(4): Día, mes y año en que se emite el documento.
(5): Nombre(s), apellidos y cargo del declarante.
(6): Nombre(s) y apellidos del auditor.
(7): Se consigna en forma clara y precisa el contenido de la declaración.
(8): Nombre(s), apellidos y firmas del auditor y del declarante.
De ser necesario, se utilizan como anexos hojas debidamente identificadas y firmadaspor el auditor y el declarante.
ACTA DE DECLARACIÓN
No. Orden de trabajo: (1) ________________________________________
Sujeto de la acción de prevención y control: (2) _______________
Dirección: (3) ___________________del municipio: (3) _________________
Provincia: (3)___________________________día, mes y año: (4)_________
Nombre(s) y apellidos del auditor: (6)________________________________
Nombre(s) y apellidos del declarante: (5)_____________________________
Cargo: (5)_____________________________________________________
Declaro lo siguiente: (7) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Para constancia, se firma la presente acta en original y copia en el lugar y fecha antesmencionados, quedando la copia en poder del declarante.
________________________ _____________________
Firma del auditor: (8) Firma del declarante: (8)
P-001-G04 Acta de ocupación
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE OCUPACIÓN
Propósito
Establecer el documento mediante el cual se deja constancia escrita de la documen-tación u otros medios que brinden información que por cualquier motivo los auditoresdeciden ocupar en el transcurso de la acción de prevención y control.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: responsable de la custodia de los documentos u otros medios que contenganla información que se ocupa.
Copia: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Número de la Orden de trabajo que dio origen a la acción de prevención y control;las sociedades que realizan la auditoría externa hacen referencia al contrato o cartade compromiso.
(2): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(3): Dirección, provincia y municipio donde está ubicado el sujeto de la acción de pre-vención y control.
(4): Día, mes y año en que se emite el documento.
(5): Nombre(s), apellidos y cargo del responsable de la custodia de los documentos uotros medios que contengan información que se ocupan.
(6): Unidad organizativa a la que pertenece el auditor.
(7): Nombre(s) y apellidos del auditor.
(8): Detalle de los documentos u otros medios que se ocupan porque contienen informa-ción; reflejar la numeración dada por el auditor de forma consecutiva a cada hoja.
(9): Firma del auditor y del responsable de la custodia de los documentos u otros mediosque contengan información que se ocupan.
De ser necesario, se utilizan como anexos hojas debidamente identificadas y firmadaspor el auditor y el responsable de la custodia de los documentos que se ocupan.
ACTA DE OCUPACIÓN
No. Orden de trabajo: (1) ________________________________________
Sujeto de la acción de prevención y control: (2) _______________________
Dirección: (3) _________________ Provincia: (3) _____________________
Municipio: (3) _____________________día, mes y año: (4) _____________
Nombre(s), apellidos y cargo del responsable de la custodia de los documentos u otrosmedios que contengan información que se ocupan: (5) ________________________________________________________________________________________________
Unidad organizativa a la que pertenece el auditor: (6) __________________
Nombre(s) y apellidos del auditor: (7) _______________________________
Detalle de los documentos u otros medios que contengan información que se ocupan: (8)_____________________________________________________________________________________________________________________________________________
Para constancia, se firma la presente acta en el lugar y fecha antes mencionados; eloriginal queda en poder del responsable de la custodia de los documentos u otros mediosque contengan información que se ocupan.
__________________________ _____________________
Firma del auditor (9) Firma del responsable (9)
P-001-G05 Acta de devolución
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE DEVOLUCIÓN
Propósito
Establecer el documento mediante el cual se deja constancia escrita de la devolución alos responsables de la custodia de los documentos u otros medios que contienen informa-ción, previamente ocupados por los auditores.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la acción de prevención y control.
Copia: responsable de quien recibe los documentos.
Anotaciones
(1): Número de la Orden de trabajo que dio origen a la acción de prevención y control;las sociedades que realizan la auditoría externa hacen referencia al contrato o cartade compromiso.
(2): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(3): Dirección, provincia y municipio donde está ubicado el sujeto de la acción de pre-vención y control.
(4): Día, mes y año en que se emite el documento.
(5): Nombre(s), apellidos y cargo del responsable de quien recibe los documentos u otrosmedios que contienen información.
(6): Unidad organizativa a la que pertenece el auditor.
(7): Nombre(s) y apellidos del auditor.
(8): Detalle de los documentos u otros medios que contienen información que se devuel-ven, los que deben identificarse como aparecen en el Acta de ocupación; en aquelloscasos que deban ser utilizados como documentos probatorios, se entregan las fotoco-pias de los mismos, y se deja constancia en esta acta.
(9): Firma del auditor y del responsable de quien recibe.
De ser necesario, se utilizan como anexos hojas debidamente identificadas y firmadaspor el auditor y el responsable de quien recibe.
ACTA DE DEVOLUCIÓN
No. Orden de trabajo: (1) ________________________________________
Sujeto de la acción de prevención y control: (2) _______________________
Dirección: (3) ____________________ Provincia: (3) __________________
Municipio: (3) _________________ día, mes y año: (4) _________________
Nombre(s), apellidos y cargo del responsable de quien recibe: (5)______________________________________________________________________________________
Unidad organizativa a la que pertenece el auditor:(6) ___________________
Nombre(s) y apellidos del auditor: (7) _______________________________
Detalle de los documentos u otros medios que contienen información que se devuel-ven: (8) _________________________________________________
Para constancia, se firma la presente acta en el lugar y fecha antes mencionados, que-dando la copia en poder del responsable de quien recibe.
__________________________ ________________________
Firma de quien entrega (9) Firma de quien recibe (9)
P-001-G06 Hoja de nota
GUÍA PARA ELABORAR LA HOJA DE NOTA
Propósito
Establecer el documento mediante el cual el auditor plasma los resultados y hallazgosde la acción de prevención y control.
Emisión y archivo
Se emite en original y se archiva en el Expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del papel de trabajo.
(4): Propósito del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(6): Fecha: fecha de terminación.
(7): Firma: firma o iniciales del auditor.
(8): Ref: referencia cruzada, número del papel de trabajo en el que se desarrolló el asuntoen cuestión, es decir de dónde viene la información.
(9): Detalle: se reflejan los resultados y hallazgos relacionados con el propósito del papelde trabajo.
(10): Ref: referencia cruzada, número del papel de trabajo hacia donde va la información.
De ser necesario se utilizan como anexos hojas debidamente identificadas por el au-ditor.
| Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención ycontrol (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
HOJA DE NOTA
| Ref:(8) | Detalle(9) | Ref:(10) | | - | - | - |
P-001-G07 Nota informativa
GUÍA PARA ELABORAR NOTA INFORMATIVA
Propósito
Establecer como método de trabajo durante el proceso de la acción de prevención ycontrol, la elaboración y presentación de la nota informativa, mediante la cual se informancon inmediatez los hallazgos o cualquier otra información que por su contenido requieradel conocimiento o la decisión del nivel superior; la nota informativa es una informaciónpreliminar que no sustituye el informe que se derive de la acción de prevención y control.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: se emite al Contralor General de la República por los contralores y los jefesde las unidades organizativas de auditoría del Sistema Nacional de Auditoría, excepto laque se emita por los jefes de las unidades de auditoría interna que la remiten a la Unidad Central de Auditoría Interna.
El auditor interno de base, al detectar un presunto hecho delictivo, presunto hecho decorrupción administrativa e información relevante, remite la nota informativa a la unidadorganizativa de auditoría que lo atiende metodológicamente, y esta a su vez, a la Unidad Central de Auditoría Interna.
En todos los casos, el jefe de la Unidad Central de Auditoría Interna que corresponda,emite al Contralor General de la República la que se genere en su propia unidad organi-zativa de auditoría como la que recibe de su sistema.
Copia: Expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Nota informativa.
(2): Clasificación: La clasifica el ejecutor, en correspondencia con la naturaleza y conte-nido de la información.
(3): No.: Número consecutivo de la nota informativa por Orden de trabajo
(4): OT: Número de la Orden de trabajo que dio origen a la acción de prevención y con-trol; las sociedades que realizan la auditoría externa hacen referencia al contrato ocarta de compromiso.
(5): Unidad organizativa de auditoría: denominación de la unidad organizativa o nombredel auditor interno de base que emite la nota informativa.
(6): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(7): Dirección, provincia y municipio donde está ubicado el sujeto de la acción de pre-vención y control.
(8): Relato de los hechos o acontecimientos: de forma sintética se narran los elementosmás importantes, se relacionan cargos, nombres y apellidos del personal involucrado,así como la fecha y lugar de ocurrencia de los hechos, y cuando tenga relación conun presunto hecho delictivo y presunto hecho de corrupción administrativa o ambos,reflejar el modo de operar.
(9): Consideraciones del que informa: brevemente se reflejan las opiniones y considera-ciones del que informa el hecho o acontecimiento que se trate.
(10): Propuestas: de resultar necesario, se presentan propuestas sobre medidas, acciones oactividades a realizar para asegurar el seguimiento y control del tema que se informa.
(11): Elaborado: nombre(s) y apellidos del que informa, cargo que ocupa, firma y fechade elaboración.
| NOTA INFORMATIVA (1) | | - | | Clasificación (2) | (3) No. | | Unidad organizativa (4) | | No. Orden de trabajo (5) | | Denominación o razón social del sujeto de la acciónde prevención y control (6) | | Dirección, provincia y municipio donde está ubicadoel sujeto de la acción de prevención y control (7) | | Relato de los hechos o acontecimientos: (8) | | Consideraciones del que informa: (9) | | Propuestas: (10) | | Elaborado(11) | Nombre(s) y apellidos | Firma | | Cargo | Fecha |
P-001-G08 Acta de información de los resultados de la acción de prevencióny control
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE INFORMACIÓN DE LOS RESULTADOSDE LA ACCIÓN DE PREVENCIÓN Y CONTROL
Propósito
Se utiliza para dejar constancia escrita, mediante acta, del desarrollo de la reunión enla cual se analizan los resultados parciales y final de la acción de prevención y control.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la acción de prevención y control.
Copia: al directivo de mayor nivel del sujeto de la acción de prevención y control queparticipa en el análisis de los resultados parciales o final.
Anotaciones
(1): Unidad organizativa de auditoría.
(2): Número de la Orden de trabajo que dio origen a la acción de prevención y control,las sociedades que realizan la auditoría externa hacen referencia al contrato o cartade compromiso.
(3): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(4): Datos generales: se marca con una equis (X) el espacio que corresponda, según el tipode resultado que se analiza, parcial o final.
El resto de la información se complementa, según corresponda: fecha (día-mes-año);denominación del área objeto de la auditoría (según sea la información a brindar);dirección (localidad, municipio y provincia donde está ubicada el área o entidad)
(5): Nombre(s), apellidos, cargo de cada una de las personas que participan en la reunión,firma y entidad.
(6): Objetivos de la reunión.
(7): Asuntos tratados.
Acta parcial: detalla por tema los resultados, hallazgos, violaciones, causas y condi-ciones, con independencia de su magnitud e importancia, y significa que no necesa-riamente se consignarán en el informe definitivo; se identifican los responsables y lasdeficiencias que se les imputan en los temas analizados.
Acta final: síntesis de los asuntos tratados; se detallan los responsables y las deficien-cias que se muestran en la declaración de responsabilidad administrativa.
(8): Notificación a los responsables directos y colaterales, se relacionan nombre(s), apelli-dos, cargo, conformidad o no con la responsabilidad imputada y firma. Este procederse realiza en la reunión parcial de cada tema.
De no estar conforme la persona con la responsabilidad imputada, marca con una Xen el escaque (No) y firma en el acta. El auditor, a partir de los argumentos expuestosen la reunión parcial, revisa la documentación pertinente relacionada con el asuntoobjeto de observación y nuevamente notifica al imputado inconforme, al que le mues-tra las evidencias y los resultados obtenidos, cumplimentando el mismo proceder.
(9): Observaciones que hagan los participantes en la reunión sobre lo informado; en elcaso del acta final, se debe recoger la conformidad o no con los resultados.
(10): Para entidades cubanas radicadas en el extranjero:
a) Se consigna en detalle cada uno de los hallazgos detectados con independenciade su magnitud e importancia, se identifica claramente las que se correspondencon orientaciones de su organismo superior o son de la responsabilidad de este;
b) debe consignarse, con independencia de que se informe en la reunión de análi-sis, que los resultados están sujetos a la supervisión y aprobación de la unidadorganizativa encargada que ordenó la auditoría; ello presupone la realización deverificaciones en el organismo superior del sujeto auditado, de ser necesario.
(11): Nombre(s), apellidos, firmas y cargos del jefe de grupo o del auditor interno de base,según corresponda.
Observación: para los puntos (5), (7), (8) y (9) de ser necesario, se utilizan comoanexos hojas debidamente identificadas, con la firma de las partes en cada una de laspáginas.
| ACTA DE INFORMACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA ACCIÓNDE PREVENCIÓN Y CONTROL | | - | | Unidad organizativa de auditoría (1) | | No. Orden de trabajo o contrato (2) | | Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control (3) | | Datos generales: (4) | | Acta: Parcial ( ) | Acta: Final ( ) | | Fecha | Hora inicio | Denominación del área y dirección | | Participantes (5) | | Nombres y apellidos | Cargo | Firma | Entidad |
| Objetivo de la reunión (6) | | - | | Asuntos tratados en la reunión (7) | | Notificación a los responsables directos y colaterales (8) | | Nombre(s) y apellidos | Cargo | Conforme | Firma | | Sí | No | | Observaciones (9) | | Entidades radicadas en el extranjero (10) | | Para constancia, se firma esta acta por el máximo dirigente del sujeto de la acción de prevencióny control presente en la reunión y por el auditor jefe de grupo o auditor interno de base (11) | | Jefe de grupo o del auditorinterno de base: | Nombre(s) y apellidos | Firma | Fecha | | Notificado a: | Nombre(s) y apellidos | Firma | Fecha |
P-001-G09 Acta de reunión en el proceso de la acción de prevención y control
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE REUNIÓN EN EL PROCESO DE LA ACCIÓNDE PREVENCIÓN Y CONTROL
Propósito
Se utiliza para dejar constancia escrita del desarrollo de reuniones en el proceso de laacción de prevención y control.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Unidad organizativa de auditoría.
(2): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(3): Número de la Orden de trabajo que da origen a la acción de prevención y control; lassociedades que realizan la auditoría externa hacen referencia al contrato o carta decompromiso.
(4): Participantes de la unidad organizativa de auditoría y experto, relacionar nombre(s)y apellidos, cargo, entidad.
(5): Asuntos tratados en la reunión: se consignará el detalle de cada uno de los aspectosde la agenda.
(6): Acuerdos de la reunión: acuerdos adoptados en la reunión en correspondencia con losasuntos tratados.
(7): Nombre(s) y apellidos, cargo, firma de la persona que elabora y aprueba el Acta de lareunión y la fecha.
De ser necesario, se utilizan como anexos hojas debidamente identificadas y firma-das.
ACTA DE REUNIÓN EN EL PROCESO DE LA ACCIÓN DE PREVENCIÓN YCONTROL
| Unidad organizativa de auditoría (1) | | - | | Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control (2) | | No. Orden de trabajo o contrato (3) | | Participantes (4) | | Nombre(s) y apellidos | Cargo | | Experto | | Nombre(s) y apellidos | Cargo | Entidad | | Asuntos tratados en la reunión (5) | | Acuerdos de la reunión (6) | | Elaborado y aprobado (7) | | Elaborado: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha | | Elaborado: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha |
P-0001-01 Acta de declaración de incompatibilidad
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE DECLARACIÓN DE INCOMPATIBILIDAD
Propósito
Dejar constancia documental de que existe o no cualquier impedimento o conflicto de in-terés personal o profesional entre los directivos, supervisores, auditores y expertos que par-ticipan en la acción de prevención y control con el personal que labora en el sujeto a auditar.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Unidad organizativa de auditoría.
(2): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(3): Número de la Orden de trabajo; las sociedades que realizan la auditoría externa hacenreferencia al contrato o carta de compromiso.
(4): Nombre(s) y apellidos, cargo, fecha en que se incorpora al trabajo y firma de cadaparticipante sin incompatibilidad para realizar la acción de prevención y control.
(5): Nombre(s) y apellidos, cargo, causa, fecha y firma de cada participante con incompa-tibilidad para realizar la acción de prevención y control.
(6): Consignar cualquier asunto que se considere de interés.
ACTA DE DECLARACIÓN DE INCOMPATIBILIDAD
| Unidad organizativa de auditoría: (1) | | - | | Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control: (2) | | Orden de trabajo No. o contrato: (3) | | Los abajo firmantes hacemos constar que no tenemos incompatibilidades con respecto a laspersonas que laboran en el sujeto de la acción de prevención y control | | Nombre(s) y apellidos(4) | Cargo(4) | Fecha de incorporaciónal trabajo(4) | Firma(4) | | Los abajo firmantes hacemos constar que tenemos incompatibilidades con respecto a laspersonas que laboran en el sujeto de la acción de prevención y control | | Nombre(s) y apellidos(5) | Cargo(5) | Causas de laincompatibilidad(5) | Fecha(5) | Firma(5) | | Observaciones:(6) |
P-0001-02 Orden de trabajo
GUÍA PARA ELABORAR LA ORDEN DE TRABAJO
Propósito
Establecer la Orden de trabajo, en lo adelante OT, como instrumento mediante el cualse ordena la realización de la acción de prevención y control.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Número, fecha de emisión y la unidad organizativa de auditoría que la emite.
(2): Fecha de inicio de la acción de prevención y control.
(3): Fecha de terminación según Plan general de la acción de prevención y control.
(4): Días previstos para la acción de prevención y control: total de días hábiles.
(5): Describir el tipo de acción de prevención y control; marcar con una equis (X) en conenfoque de proceso; plan o extraplan, según corresponda.
(6): Directivas y objetivos: se especifican las directivas y los objetivos generales que de-ben cumplirse durante el desarrollo de la acción de prevención y control.
(7): Criterio: las principales disposiciones jurídicas a evaluar.
(8): Sistema automatizado a aplicar: se detallan los sistemas automatizados a utilizar, sedebe identificar el nombre del sistema y el nivel de aprobación.
(9): Personal designado: se consignan nombre(s) y apellidos del supervisor, jefe de gru-po, auditores y expertos que participan, con el correspondiente número de carnet deidentidad y del registro de auditores.
(10): Datos del sujeto a auditar: denominación o razón social, subordinación, dirección,municipio, provincia, Código REEUP y NIT; Nomenclador de la Actividad Económica
(NAE); Formas de financiamientos (FFI): Autofinanciada ( ) Presupuestada ( ); For-ma organizativa (FORG): Unidad Presupuestada con Tratamiento Especial ( ); Sistemaempresarial estatal cubano: OSDE ( ) Empresa ( ) Unidad Empresarial de Base ( ). Em-presa en perfeccionamiento empresarial: Sí ( ) No ( ). Sociedad mercantil Sí ( ) No ( ).Cuando corresponda marcar con una X.
(11): En las auditorías a las formas de gestión no estatal se toman los datos generales y elnúmero de inscripción en el Registro de contribuyentes.
Nombre(s) y apellidos, cargo y firma de las personas autorizadas a elaborar y aprobarla Orden de trabajo.
ORDEN DE TRABAJO
| No. OT: (1) | Fecha de emisión: | Unidad organizativa de auditoría: | | - | - | - | | Fecha de inicio de la acción de prevención y control: (2) | | Fecha de terminación según Plan general de la acción de prevención y control: (3) | | Días previstos para la acción de prevención y control: (4) | | Tipo de acción de prevencióny control: (5) | Con enfoquede proceso: ( ) | Plan: ( ) | Extraplan: ( ) | | Directivas y objetivos: (6) | | Criterio: (7) | | Sistema automatizado a aplicar: (8) | | Personal designado: (9) | | Datos del sujeto de la acción de prevención y control: (10) | | Denominación o razón social: | Subordinada a: | | Dirección: | | Municipio: | Provincia: | | Código REEUP: | Código NIT: | | Nomenclador de la Actividad Económica (NAE): | | Formas de financiamientos (FFI): Autofinanciada ( ) Presupuestada ( ) | | Forma organizativa (FORG): Unidad Presupuestada con Tratamiento Especial ( ) | | Sistema empresarial estatal cubano: OSDE ( ) Empresa ( ) Unidad Empresarial de Base ( ) | | Sociedad mercantil: Sí ( ) No ( ) | | Formas de gestión no estatal:Datos generales:Número de inscripción en el Registro de contribuyentes (NIT): | | Elaborado y aprobado (11) | | Elaborado: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha | | Elaborado: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha |
P-0001-03 Carta de presentación
GUÍA PARA ELABORAR LA CARTA DE PRESENTACIÓN
Propósito
Establecer la Carta de presentación como documento que oficializa ante el máximonivel de dirección del sujeto de la acción de prevención y control, el inicio de la misma.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: sujeto de la acción de prevención y control.
Copia: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Lugar, fecha y año en que se emite el documento.
(2): Nombre, apellidos y cargo del máximo nivel de dirección, así como la denominacióno razón social del sujeto de la acción de prevención y control; para las formas degestión no estatal se plasman: los datos generales y el número de inscripción en el Registro de contribuyentes.
(3): Comunicar el inicio de la acción de prevención y control y referenciar el número dela Orden de trabajo.
(4): Tipo de acción de prevención y control a ejecutar.
(5): Cantidad de días hábiles estimado que durará la acción de prevención y control.
(6): Enunciar la materia controlada.
(7): Definir el alcance.
(8): Enunciar las principales disposiciones jurídicas a evaluar.
(9): Enunciar los objetivos generales de la acción de prevención y control.
(10): Nombre(s), apellidos del jefe de grupo, auditores, expertos y demás personal desig-nado que lo acompaña, relacionar número de inscripción en el Registro de Contra-lores y Auditores de la República de Cuba y carnet de identidad, según corresponda.
(11): Nombre(s), apellidos, cargo y firma de la persona autorizada a emitir la Carta depresentación y el cuño correspondiente.
CARTA DE PRESENTACIÓN
Lugar, fecha y año (1)
Nombre(s) y apellidos (2)
Cargo
Sujeto de la acción de prevención y control
Asunto: Inicio de la <especificar la acción de prevención y control>, con Orden detrabajo <número>(3)
Estimado(a) compañero(a):
De acuerdo con el Plan anual de acciones de prevención y control aprobado, corres-ponde efectuar una <especificar la acción de prevención y control>(4) a la entidad queusted dirige, la que tendrá una duración estimada de <días hábiles>(5).
La materia controlada a examinar <enunciar>(6), el alcance<enunciar>(7), los si-guientes criterios <enunciar>(8) y los objetivos generales <enunciar>(9).
Para lo cual se ha designado como jefe de grupo a <nombres y apellidos>, con la ins-cripción en el Registro de Contralores y Auditores de la República de Cuba <número> ynúmero de carnet de identidad <número>, el que personalmente ofrece detalles acerca deltrabajo a realizar. Lo acompañan:
<Relación del personal designado con nombre(s) y apellidos, cargo, número de regis-tro y del carnet de identidad, según corresponda>(10).
Solicitamos su cooperación en cuanto a las facilidades y condiciones que puedan brin-darle para el mejor desarrollo del trabajo.
Fraternalmente,
Nombre(s) y apellidos (11)
Cargo, firma y cuño
P-0001-04 Registro de riesgos
GUÍA PARA EL REGISTRO DE LOS RIESGOS
Propósito
Establecer el papel de trabajo mediante el cual el auditor registra los riesgos identifi-cados.
Emisión y archivo
Se emite en original.
Original: expediente de auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto a auditar.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del papel de trabajo.
(4): Propósito del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(6): Fecha de elaboración y terminación.
(7): Firma o iniciales del auditor.
(8): No.: Número consecutivo de la identificación de los riesgos.
(9): Descripción: se detalla el nombre del proceso, área, actividad o tipo de operacióndonde se identifiquen los riesgos.
Se procede a efectuar los subtotales para determinar los riesgos de detección por cadaproceso, área, actividad o tipo de operación, de tal manera que al determinarse el tipode procedimiento a efectuar sea el más apropiado.
(10): Aseveración: se describe el nivel de aseveración, para tipos de operaciones, saldosde cuentas y revelaciones de información, según se establece en el instructivo.
(11): Riesgo identificado: se describe por el auditor cada riesgo inherente identificado,reconocido en los diferentes procesos, áreas o tipo de operación.
(12): Impacto: (3) Alto, (2) Medio y (1) Bajo.
(13): Probabilidad: (1) Bajo, (2) Medio y (3) Alto.
(14): Resultado de la probabilidad e impacto, es la combinación entre los dos, que permiteobtener el resultado final, según se indica en el cuadro de calificación de impacto yprobabilidad.
(15): Valoración: valoración del riesgo inherente en Alto (3), Medio (2) y Bajo (1), segúnmatriz de calificación, teniendo en cuenta el resultado obtenido en la columna (14).
(16): Puntos: teniendo en cuenta la valoración realizada en la columna (15) se obtiene elpuntaje en correspondencia a esta, como sigue: Alto (3), Medio (2) y Bajo (1), segúnmatriz de calificación.
(17): Existencia: la posible existencia de Riesgo de fraude se identificará a través del usode un “SÍ” para una puntuación de 3 o un “NO”, con puntuación de 1.
(18): Puntos: teniendo en cuenta la clasificación realizada en la columna (17), se procedea otorgar la puntuación de 3 o 1.
(19): Riesgo significativo: se califica en SÍ o NO, según corresponda, a las respuestas “SÍ”se les otorgará una puntuación 1, que será adicionada a la columna (16).
(20): Resultado del riesgo inherente (puntos): resultado de la sumatoria de puntos de lascolumnas (16) + (18).
(21): Resultado de la valoración del Riesgo Inherente: calificación en Alto, Medio y Bajo,según los puntos obtenidos en la columna (20), llevados a la matriz de calificación.
(22): Efecto: descripción del efecto que trae consigo la identificación del riesgo o lo quepuede fallar, según juicio del auditor.
(23): Se determinan los procedimientos o preguntas que correspondan para la redacciónde los mismos, de acuerdo con las tareas que se van a incluir en el programa de laauditoría, para dar respuesta a estos riesgos, según juicio del auditor.
(24): Descripción del riesgo de control: el auditor, teniendo en cuenta el riesgo inherenteidentificado, valora el riesgo de control para aquellos que se hayan clasificados comoriesgos significativos, columna (19), para ello considera la pregunta elaborada en laplantilla P-0001-05 Formulario del Control interno, existencia, que sustenta la apli-cabilidad de los controles. También especifica los riesgos de control más relevantespor cada riesgo significativo y estos serán redactados de manera sintetizada o resumi-da en la misma celda.
(25): Valoración de la aplicabilidad: en dependencia del criterio y juicio del auditor seprocede a establecer su evaluación en “Se aplica”, “Se Aplica parcialmente” o “No seaplica”; los controles evaluados como “No se aplica”, se identifican como “Inefecti-vos” desde la fase de planeación y se mantiene su valoración en la fase de realización.
(26): Valoración del Riesgo de Control (puntos): es el resultado obtenido en correspon-dencia a la calificación de la aplicabilidad (Se aplica, Se aplica parcialmente o No seaplica, asignando un puntaje de 1; 2 y 3, respectivamente), según el cuadro de valoresde referencia aplicabilidad.
(27): Resultado de la valoración del Riesgo de Control: calificación en Alto, Medio y Bajo, según los puntos obtenidos en la columna (26), llevados a la matriz de califi-cación.
(28): Riesgo Combinado: resultado de la combinación según se indica en el cuadro decombinaciones, columnas (21) y (27).
(29): Valoración de la efectividad: a partir de aplicación de los procedimientos de au-ditoría y en dependencia del criterio y juicio del auditor, se procede a establecer de“Efectivo”, “Con deficiencias” o “Inefectivo”, asignando un puntaje de 1; 2 y 3, res-pectivamente), según el cuadro de valores de referencia efectividad.
(30): Puntos: total de puntos obtenidos en correspondencia a la calificación, según el cua-dro de valores de referencias efectividad.
(31): Total: cantidad de ítems descritos en las columnas (11), (24) y (29); sumatoria de lospuntos otorgados en la columna (16), (18), (19), (20), (26) y (30).
Se realiza un Resumen, donde serán reflejados los subtotales por procesos, área, ac-tividad o tipo de operación y total del registro, de las columnas (11), (16), (18), (19),(20), (24), (26), (29) y (30), que facilite determinar el resultado de la calificación.
(32): Total de ítems evaluados del Riesgo Inherente y Riesgo de Control, fila (31), columnas (19) y (24), respectivamente.
(33): Total de puntos correspondientes a la evaluación del Riesgo Inherente y Riesgo de Control, fila (31), columnas (20) y (26).
(34): Puntaje: resultado de la división de los puntos obtenidos y el total de ítems evalua-dos columnas (33) entre (32), para el riesgo inherente y riesgo de control.
(35): Resultado: calificación en Alto, Medio y Bajo, según el puntaje obtenido, para elriesgo inherente y de control, llevados a la matriz de calificación. El riesgo combina-do se obtiene de la tabla de combinaciones.
(36): Confianza en los controles: a partir de la combinación de los riesgos inherentes yriesgos de control, permite conocer, por cada proceso, área o tipo de operación, laconfianza en los controles; para ello tenga en cuenta la tabla de combinación de ries-go, que se ilustra en esta plantilla.
| Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
REGISTRO DE RIESGOS SIGNIFICATIVOS
| No. | Descripción | Aseveración | RIESGO INHERENTE | Valoracióndel riesgoinherente | Riesgo defraude | Riesgo significativo | Resultado del riesgo inherente (puntos) | Resultado de la valoración del riesgo inherente | Efecto | Respuesta acción o procedimiento | RIESGO DE CONTROL | Riesgo combinado | Valoraciónde la efec-tividad | | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | | Riesgo identificado | Impacto | Probabilidad | Resultado | Valoración | Puntos | Existencia (SÍ o NO) | Puntos | Descripción del riesgo de control | Valoración de la aplicabilidad | Resultado del riesgo de control (puntos) | Resultado de la valoración del riesgo decontrol | Valoración de la efectividad | Puntos | | (8) | (9) | (10) | (11) | (12) | (13) | (14) | (15) | (16) | (17) | (18) | (19) | (20) | (21) | (22) | (23) | (24) | (25) | (26) | (27) | (28) | (29) | (30) | | Subtotal(a) | X | X | X | X | X | X | X | X | X | | Subtotal(b) | X | X | X | X | X | X | X | X | X | | Total(31) | XX | XX | XX | XX | XX | XX | XX | XX | XX |
| Resumen | | - |
| Descripción | Riesgos | Total deítems (32) | Resultadopuntos (33) | Puntaje(34) ꞊ (33) / (32) | Resulta-do segúnmatriz decalificación(35) | Confianza en loscontroles (36) | | - | - | - | - | - | - | - | | Confiar | No confiar | | Subtotal (a) | Riesgoinherente | | Riesgo decontrol | | Subtotal porproceso | | Subtotal (b) | Riesgoinherente | | Riesgo decontrol | | Subtotal porproceso | | Total | | Riesgocombinado |
Cuadro resumen Cuadro de calificación de impacto y probabilidad
| PROBABILIDAD | | - | | BAJO | MEDIO | ALTO | | 1 | 2 | 3 | | IMPACTO | ALTO | 3 | 6 | 9 | | 3 | | MEDIO | 2 | 4 | 6 | | 2 | | BAJO | 1 | 2 | 3 | | 1 | | RESULTADO: | | Alto: | igual o mayor a 6 | | Medio: | menor de 6, mayor o igual a 3 | | Bajo: | menor de 3 |
Cuadro Valores de referencia aplicabilidad
| Valoración de laaplicabilidad de loscontroles | Criterios | Puntaje | | - | - | - | | Se aplica | Cumple con todos los criterios | 1 | | Se aplica parcialmente | Cumple con el criterio: apropiado, pero incum-ple con algún otro de los criterios | 2 | | No se aplica | Incumple con el criterio apropiado, o no cumplecon ninguno de los criterios | 3 |
Cuadro Valores de referencia efectividad
| Valoración de laaplicabilidad de loscontroles | Criterios | Puntaje | | - | - | - | | Se aplica | Cumple con todos los criterios | 1 | | Con deficiencias | Cumple con el criterio: apropiado, pero incum-ple con algún otro de los criterios | 2 | | Inefectivo | Incumple con el criterio apropiado, o no cumplecon ninguno de los criterios | 3 |
Matriz de calificación
| Bajo | Medio | Alto | | - | - | - | | >= 1 y < 1.666666667 | >= 1.666666667 y < 2.333333333 | >= 2.333333333 y <=3 |
Tabla de combinación de riesgos
| Combinación de riesgos | Confianza en los controles | | - | - | | Riesgo Inherente (RI) | Riesgo de Control (RC) | Riesgo Combinado | Confiar | No confiar | | Alto | Alto | Alto | X | | Alto | Medio | Medio | X | | Alto | Bajo | Bajo | X | | Medio | Alto | Medio | X | | Medio | Medio | Medio | X | | Medio | Bajo | Bajo | X | | Bajo | Alto | Bajo | X | | Bajo | Medio | Bajo | X | | Bajo | Bajo | Bajo | X |
P-0001-05 Formulario del Control interno, existencia
GUÍA PARA ELABORAR EL FORMULARIO DEL CONTROL INTERNO, EXISTENCIA
Propósito
Establecer una plantilla que le permita al auditor elaborar el formulario y determinar laexistencia de sus controles en los temas objetos de control.
Emisión y archivo
Se emite en original.
Original: expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto a auditar.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del período auditado.
(4): Objetivo del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número que le corresponde al papel de trabajo.
(6): Fecha de elaboración y terminación.
(7): Firma o iniciales del auditor.
(8): No.: número consecutivo de las preguntas.
(9): Preguntas: dentro de cada componente relacionar las preguntas que le permitan alauditor dar una valoración del Control interno de la entidad, considerando la Guía deautocontrol y la legislación vigente de cada tema objeto de revisión.
(10): Marcar con una X la respuesta Sí, según proceda.
(11): Marcar con una X la respuesta No, según proceda.
(12): Referencia: Se realiza la referencia cruzada con la Hoja de Nota donde queda sus-tentado el criterio de existencia realizado por el auditor.
| Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
FORMULARIO DEL CONTROL INTERNO, EXISTENCIA
| No.(8) | PREGUNTAS(9) | SÍ(10) | NO(11) | REFERENCIA(12) | | - | - | - | - | - | | AMBIENTE DE CONTROL | | Planificación, planes de trabajo anual, mensual e individual | | Integridad y valores éticos | | Idoneidad demostrada | | Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad | | Políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos | | GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS | | Identificación del riesgo y detección del cambio | | Determinación de los objetivos de control | | Prevención de riesgos |
| No.(8) | PREGUNTAS(9) | SÍ(10) | NO(11) | REFERENCIA(12) | | - | - | - | - | - | | ACTIVIDAD DE CONTROL | | Coordinación entre áreas, separación de tareas y responsabilidades y niveles de autorización | | Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos | | Acceso restringido a los recursos, activos y registros | | Rotación del personal en las tareas claves | | Control de las tecnologías de la información y las comunicaciones | | Indicadores de rendimiento y de desempeño | | INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN | | Sistema de información, flujo y canales de comunicación | | Contenido, calidad y responsabilidad | | Rendición de cuentas | | SUPERVISIÓN Y MONITOREO | | Evaluación y determinación de la eficacia del sistema de Control interno | | Comité de prevención y control |
P-0001-06 Valoración de habilidades del grupo de auditoría
GUÍA PARA REALIZAR LA VALORACIÓN DE HABILIDADES DEL GRUPO DEAUDITORÍA
Propósito
Establecer el documento mediante el cual se realiza la valoración de habilidades delgrupo de auditoría.
Emisión y archivo
Se emite en original.
Original: expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto a auditar.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del período auditado.
(4): Objetivo del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número que le corresponde al papel de trabajo.
(6): Fecha de elaboración y terminación.
(7): Firma o iniciales del auditor.
(8): Aspectos: se relacionan los aspectos a tener en cuenta para realizar la valoración dehabilidades del grupo de auditoría.
(9): Rol asociado a la auditoría: se consideran las partes que van a intervenir o participaren la auditoría.
(10): Porcientos asignados: valor dado a cada aspecto seleccionado sobre la base del cien-to por ciento, asignando 10 por ciento a cada uno.
(11): Riesgo de detección: se realiza la evaluación utilizando la escala valorativa.
(12): Resultado: puntos por aspectos evaluados por cada rol asociado a la auditoría, encorrespondencia a la calificación, teniendo en cuenta la escala valorativa de: Bajo (1),Medio (2) y Alto (3).
(13): Subtotal (Aspecto a evaluar): sumatoria de los puntos por aspectos evaluados porcada rol asociado a la auditoría, entre el total del rol asociado a la auditoría (4).
(14): Evaluación total de la valoración de habilidades del grupo de auditoría: sumatoriade cada subtotal (Aspectos a evaluar), fila (13), entre la cantidad de aspectos a teneren cuenta para determinar el riesgo de detección (10). Se determinará en puntos ycalificación en Bajo, Medio y Alto, en correspondencia con la Matriz de Calificación.
El auditor hace uso de la plantilla P-001-G06 Hoja de Nota y deja constancia de lasdebilidades a gestionar por cada aspecto a evaluar asociado al roll de la auditoría, asícomo de la gestión a realizar para su solución con la fecha de inicio y final para suejecución, además deja evidencia del seguimiento cuando proceda.
| Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
VALORACIÓN DE HABILIDADES DEL GRUPO DE AUDITORÍA
| Aspectos(8) | Rol asociado a la auditoría(9) | Porcientoasignado(10) | Riesgo de Detección (11) | Resultado(12) | | - | - | - | - | - | | Bajo | Medio | Alto | | 1 | 2 | 3 | | Jefe unidad organizativa | 10 | | Supervisor | | Jefe de Grupo | | Auditores | | Subtotal (Aspecto a evaluar) (13) | | Jefe unidad organizativa | 10 | | Supervisor | | Jefe de Grupo | | Auditores | | Subtotal (Aspecto a evaluar) (13) | | Jefe unidad organizativa | 10 | | Supervisor | | Jefe de Grupo | | Auditores | | Subtotal (Aspecto a evaluar) (13) | | Jefe unidad organizativa | 10 | | Supervisor | | Jefe de Grupo | | Auditores | | Subtotal (Aspecto a evaluar) (13) | | Jefe unidad organizativa | 10 | | Supervisor | | Jefe de Grupo | | Auditores | | Subtotal (Aspecto a evaluar) (13) | | Jefe unidad organizativa | 10 | | Supervisor | | Jefe de Grupo | | Auditores | | Subtotal (Aspecto a evaluar) (13) | | Jefe unidad organizativa | 10 | | Supervisor | | Jefe de Grupo | | Auditores | | Subtotal (Aspecto a evaluar) (13) | | Jefe unidad organizativa | 10 | | Supervisor | | Jefe de Grupo | | Auditores | | Subtotal (Aspecto a evaluar) (13) |
| Jefe unidad organizativa | 10 | | - | - | | Supervisor | | Jefe de Grupo | | Auditores | | Subtotal (Aspecto a evaluar) (13) | | Jefe unidad organizativa | 10 | | Supervisor | | Jefe de Grupo | | Auditores | | Subtotal (Aspecto a evaluar) (13) | | Evaluación total de la valoración de habilidades del grupo de auditoría (14) |
Matriz de calificación
| Bajo | Medio | Alto | | - | - | - | | >= 1 y < 1.666666667 | >= 1.666666667 y < 2.333333333 | >= 2.333333333 y <=3 |
P-0001-07 Formulario del Control interno, consolidación y valoración de suscomponentes
GUÍA PARA ELABORAR EL FORMULARIO DEL CONTROL INTERNO,CONSOLIDACIÓN Y VALORACIÓN DEL CONTROL INTERNOPOR COMPONENTES
Propósito
Establecer un papel de trabajo que le permita al auditor realizar la consolidación de loscontroles y valorar el Control interno por componentes.
Emisión y archivo
Se emite en original.
Original: expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto a auditar.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del período auditado.
(4): Objetivo del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(6): Fecha de elaboración y terminación.
(7): Firma o iniciales del auditor.
(8): No.: número consecutivo de las preguntas por cada componente.
(9): Preguntas: dentro de cada componente relacionar las preguntas que le permitan alauditor dar una valoración del Control interno de la entidad, considerando la Guía deautocontrol y la legislación vigente de cada tema objeto de revisión.
(10): Sumatoria total de cada respuesta evaluada de SÍ por aspectos (ítems), teniendo encuenta los formularios aplicados por los auditores.
(11): Sumatoria total de cada respuesta evaluada de NO por aspectos (ítems), teniendo encuenta los formularios aplicados por los auditores.
(12): Fundamento: reflejar los comentarios que considere necesarios.
(13): Total de ítems evaluados: cantidad de formularios aplicados por el total de preguntasrealizadas (columna 8).
(14): Total de puntos: sumatoria de todos los puntos obtenidos de la evaluación realizadapor cada ítem (sumatoria de la columna 10 y 11).
(15): Total de puntos entre el total de ítems evaluados (columna 14/13) por cada compo-nente.
(16): Resultado obtenido en la columna (15), determinando la valoración de Adecuado,Parcialmente adecuado o Inadecuado, según la Matriz de calificación.
(17): Sumatoria de los promedios obtenidos por cada componente (fila 15) entre los cincocomponentes de Control interno.
(18): Valoración de Adecuado, Parcialmente adecuado o Inadecuado, en correspondenciacon el promedio obtenido en la columna (17), según la Matriz de calificación.
| Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
FORMULARIO DEL CONTROL INTERNO, CONSOLIDACIÓN Y VALORACIÓN
DE SUS COMPONENTES
Cantidad de formularios aplicados:_______________
| No.(8) | PREGUNTAS(9) | SÍ(10) | NO(11) | Fundamento(12) | | - | - | - | - | - | | AMBIENTE DE CONTROL | | Planificación, planes de trabajo anual, mensual e individual | | Integridad y valores éticos | | Idoneidad demostrada | | Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad | | Políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos | | Total de ítems evaluados | (13) | | Total de puntos evaluados | (14) | | Valoración del Control interno por componentes. Ambiente de Control, ponderación del 10 % | (15) |
| No.(8) | PREGUNTAS(9) | SÍ(10) | NO(11) | Fundamento(12) | | - | - | - | - | - | | Valoración cualitativa del componente | (16) | | GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS | | Identificación del riesgo y detección del cambio | | Determinación de los objetivos de control | | Prevención de riesgos | | Total de ítems evaluados | (13) | | Total de puntos evaluados | (14) | | Valoración del Control interno por componentes. Gestión y Pre-vención de Riesgos, ponderación del 10 % | (15) | | Valoración cualitativa del componente | (16) | | ACTIVIDADES DE CONTROL | | Coordinación entre áreas, separación de tareas y responsabilidades y niveles de autorización | | Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos | | Acceso restringido a los recursos, activos y registros | | Rotación del personal en las tareas claves | | Control de las tecnologías de la información y las comunicaciones | | Indicadores de rendimiento y de desempeño |
| No.(8) | PREGUNTAS(9) | SÍ(10) | NO(11) | Fundamento(12) | | - | - | - | - | - | | Total de ítems evaluados | (13) | | Total de puntos evaluados | (14) | | Valoración del Control interno por componentes. Actividades de Control, ponderación del 10 % | (15) | | Valoración cualitativa del componente | (16) | | INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN | | Sistema de información, flujo y canales de comunicación | | Contenido, calidad y responsabilidad | | Rendición de cuentas | | Total de ítems evaluados | (13) | | Total de puntos evaluados | (14) | | Valoración del Control interno por componentes. Información y Comunicación, ponderación del 10 % | (15) | | Valoración cualitativa del componente | (16) | | SUPERVISIÓN Y MONITOREO | | Evaluación y determinación de la eficacia del sistema de Control interno | | Comité de prevención y control | | Total de ítems evaluados | (13) | | Total de puntos evaluados | (14) | | Valoración del Control interno por componentes. Supervisión y Monitoreo, ponderación del 10 % | (15) | | Valoración cualitativa del componente | (16) | | Valoración general del Control interno de los componentes(puntaje) | (17) | | Valoración cualitativa de los componentes | (18) |
Valores de referencia
| Valoración cualitativadel Control interno porcomponentes | Criterios | Puntaje | | - | - | - | | Adecuado | Cumple con todos los criterios | 1 | | Parcialmente Adecuado | Cumple con el criterio: apropiado, pero incumple conalgún otro de los criterios | 2 | | Inadecuado | Incumple con el criterio apropiado, o no cumple conninguno de los criterios | 3 |
Matriz de calificación
| Bajo | Medio | Alto | | - | - | - | | >= 1 y < 1.666666667 | >= 1.666666667 y < 2.333333333 | >= 2.333333333 y <=3 |
P-0001-08 Consolidación del resultado de la valoración y calificación del Controlinterno
GUÍA PARA OBTENER EL RESULTADO DE LA CALIFICACIÓN DEL CONTROLINTERNO
Propósito
Establecer un papel de trabajo que le permita al auditor realizar un consolidado porcomponentes para emitir una valoración preliminar del Control interno en la fase de pla-neación y la calificación del Control interno que se otorga en correspondencia con lostemas objetos de control.
Emisión y archivo
Se emite en original.
Original: expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto a auditar.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del papel de trabajo.
(4): Propósito del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(6): Fecha de elaboración y terminación.
(7): Firma o iniciales del auditor.
I. Valoración del Control interno por componentes
(8): Componentes del Control interno.
(9): Ítems evaluados: cantidad de ítems evaluados por componentes, obtenidos en laP-0001-07 Formulario del Control interno, consolidación y valoración de sus com-ponentes, columna (13).
(10): Puntaje: puntaje obtenido por componentes en la P-0001-07 Formulario del Controlinterno, consolidación y valoración de sus componentes, columna (14).
(11): Puntaje total de los componentes: obtenido en la P-0001-07 Formulario del Controlinterno, consolidación y valoración de sus componentes, columna (17).
(12): Valoración total por componentes del Control interno: es el resultado de la multipli-cación de la columna (11) por el 10 % de ponderación.
(13): Resultado obtenido en la P-0001-07 Formulario del Control interno, consolidacióny valoración de sus componentes, columna (18).
(14): Riesgo Combinado: se realiza la combinación de los riesgos, según se indica en latabla de combinaciones de los riesgos inherentes y de control, para ello debe tener encuenta P-0001-04 Registro de riesgos, columna (35).
(15): Riesgo de fraude: es el resultado de la identificación de los riesgos de fraude, tra-bajado en la P-0001-04 Registro de Riesgos, fila (31), columna (18). Se procede atomar el total de puntos entre la cantidad de ítems evaluados de los riesgos inherentesidentificados, fila (31), columna (11), para un resultado de “Alto”, “Medio” o “Bajo”,en correspondencia con la matriz de calificación.
II. Valoración de la aplicabilidad y efectividad de los controles.
Fase Planeación de la Auditoría (A y B).
(16): Ítems evaluados: resultado de la sumatoria de los ítems evaluados en la aplicabilidady efectividad de los controles por cada riesgo identificado, obtenidos en la P-0001-04
Registro de Riesgos, fila (31), columnas (19) y (24), respectivamente. En la efectivi-dad (fase de planeación), solo se tendrán en cuenta aquellos ítems que su evaluacióndeterminada es “No se aplica” para una evaluación de 3 puntos.
(17): Puntaje: resultado de la sumatoria de los puntos obtenidos en la evaluación de losítems evaluados en la aplicabilidad y efectividad de los controles, obtenidos en el Pa-pel de trabajo Registro de riesgos y controles, fila (31), columnas (26) y (30), respec-tivamente. En la efectividad (fase de planeación), solo se tendrán en cuenta aquellosítems que su evaluación determinada es “No se aplica” con una evaluación de 3.
(18): Valoración: resultado de los puntos obtenidos entre el total de ítems evaluados, co-lumna (17) entre (16).
(19): Resultado ponderado: resultado de la ponderación del 20 % para la aplicabilidad yel 70 % para la efectividad, columna (18) por el 20 % y columna (18) por el 70 %,respectivamente.
(20): Valoración de la aplicabilidad y efectividad: sumatoria del resultado ponderado dela aplicabilidad y efectividad, obtenidos en la columna (19) en la fase de planeación.
(21): Valoración de la aplicabilidad y efectividad, según la tabla “Matriz de Calificación”de: Eficiente, Con deficiencias e Ineficiente, teniendo en cuenta el resultado de lacolumna (20).
(22): Sumatoria del resultado obtenido en las columnas (12) y (20).
(23): Valoración preliminar del Control interno, fase de planeación de la auditoría en“Satisfactorio”, “Aceptable”, “Deficiente” o “Malo”, según la tabla de valores de re-ferencia para la calificación del Control interno, teniendo en cuenta el resultado de lacolumna (22).
II. Valoración de la aplicabilidad y efectividad de los controles.
Fase Realización de la Auditoría (C y D).
(16) Ítems evaluados: se mantiene el resultado obtenido en la fase de planeación para lavaloración de la aplicabilidad (A) y se actualiza la efectividad realizada en la fase derealización (C), tomado de la P-0001-04 Registro de riesgos, fila (31), columna (29),incluye los ítems que fueron evaluados en la fase de planeación, con una puntuaciónde 3.
(17) Puntaje: resultado de la sumatoria de los puntos obtenidos en la evaluación de losítems evaluados en la valoración de la aplicabilidad (A), fase de planeación y laefectividad de los controles, actualizada en la fase de realización (C), obtenidos enla P-0001-04 Registro de riesgos, fila (31), columnas (26) y (30), respectivamente.
(18) Valoración: resultado de los puntos obtenidos entre el total de ítems evaluados, co-lumna (17) entre la (16).
(19) Resultado ponderado: se mantiene el resultado de la ponderación del 20 % para laaplicabilidad y se actualiza el 70 % para la efectividad, columna (18) por el 70 %.
(24) Valoración de la aplicabilidad y efectividad, fase realización: sumatoria del resultadoponderado de la aplicabilidad y efectividad actualizada, obtenidos en la columna (19)en la fase de realización.
(25) Sumatoria del resultado obtenido en las columnas (12) y (24).
(26) Calificación del Control interno en “Satisfactorio”, “Aceptable”, “Deficiente” o“Malo”, según la tabla de valores de referencia para la calificación del Control inter-no, teniendo en cuenta el resultado de la columna (25).
| Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
CONSOLIDACIÓN DEL RESULTADO DE LA VALORACIÓN Y CALIFICACIÓNDEL CONTROL INTERNO
| PLANEACIÓN | I. Valoración del Control interno por componentes (8) | Ítemsevaluados (9) | Puntaje(10) | | - | - | - | - | | A. Ambiente de control | | B. Gestión y prevención de riesgos | | C. Actividad de control | | D. Información y comunicación | | E. Supervisión y monitoreo | | Puntaje total de los componentes | (11) | | Ponderación | 10 % | | Valoración total por componentes del Control interno | (12) | | (13) | | Riesgo combinado | (14) | | Riesgo de fraude | (15) | | II. Valoración dela aplicabilidad yefectividad | Ítems evaluados(16) | Puntos(17) | Valoración(18) | Ponderación | Resultadoponderado(19) | | A. Valoración dela aplicabilidad | 20 % | | B. Valoración dela efectividad | 70 % | | Valoración de la aplicabilidad y efectividad, fase planeación | (20) | | (21) | | Valoración preliminar del Control interno | (22) | | (23) | | REALIZACIÓN | C. Valoración dela aplicabilidad | 20 % | | D. Valoración dela efectividad | 70 % | | Valoración de la aplicabilidad y efectividad, fase realización | (24) | | Calificación del Control interno | (25) | | (26) |
Matriz de calificación
| >= 1 y < 1.666666667 | >= 1.666666667 y <2.333333333 | >= 2.333333333 y <=3 | | - | - | - | | Bajo | Medio | Alto | | Eficiente | Con deficiencias | Ineficiente |
Valores de referencia para la calificación del Control interno
| Valores de referencia | | - | | Rango | Calificación | | 1 >= valor <= 1.666666667 | Bajo | Satisfactorio | | 1.666666667 > valor <= 2.333333333 | Medio | Aceptable | | 2.333333333 > valor <= 2.666666665 | Alto | Deficiente | | 2.666666665 > valor <= 3 | Malo |
P-0001-09 Paso 1: Materialidad cuantitativa
GUÍA PARA DETERMINAR MATERIALIDAD CUANTITATIVA
Propósito
Determinar la materialidad cuantitativa para la actividad empresarial y presupuestada.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo, y se archiva en el Expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto a auditar.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del papel de trabajo.
(4): Propósito del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(6): Fecha de elaboración y terminación.
(7): Firma o iniciales del auditor.
(8): Base: se establecen como base de cálculo para la actividad empresarial los Activos Totales, las Ventas Netas o Ingresos Brutos; Utilidad antes del Impuesto, el Patrimo-nio neto o Capital Contable y los Gastos Totales; para la actividad presupuestada setoman los ingresos y gastos corrientes reflejados en el Estado de Rendimiento.
(9): Umbral: son los porcientos identificados para cada base de cálculo; el auditor alrealizar la selección debe tener en cuenta que entre más alto es el porcentaje, mayorserá la materialidad determinada, esto puede ser útil cuando una entidad dispone deun Control interno eficiente y no existe tanta probabilidad de que los riesgos puedanmaterializarse.
Por el contrario, si el Control interno no es fuerte y el auditor interpreta que hay posi-bilidad de que los riesgos puedan materializarse, podría utilizar un porcentaje menor.
(10): Valores según el estado financiero o monto: el saldo de las cuentas que se muestranen los estados financieros para las bases de cálculo establecidas.
(11): Porciento de materialidad usada: el porciento que el auditor aplicará para cada unade las bases de cálculo establecidas.
El auditor, para realizar la selección del porciento, debe auxiliarse de lo dispuesto enel Manual de Procedimiento de Acciones de Prevención y Control Tomo I, tarea De-terminar la Materialidad, Paso 1, determinar materialidad cuantitativa; criterios parael cálculo de la materialidad predeterminada o planificada, Selección del porciento dematerialidad usada.
(12): Materialidad predeterminada o planificada: resultado de multiplicar el tamaño de lapoblación por el porciento de materialidad usada.
(13): Justificación del porcentaje usado: fundamente el porcentaje escogido, o sea, um-bral; también puede depender de la naturaleza de la entidad y de la disciplina finan-ciera.
(14): Base de la materialidad seleccionada: el auditor fundamenta la materialidad selec-cionada.
| Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
ACTIVIDAD EMPRESARIAL
| Base | Umbral | Valoressegún estadofinanciero omonto | Porciento dematerialidadusada | Materialidadpredeterminada oplanificada | | - | - | - | - | - | | (8) | (9) | (10) | (11) | (12)꞊(10)x(11) | | Activostotales | Entre(0.05 %, 0.5 %,1 %) | | Ventas netaso Ingresos Brutos | Entre(1 %, 1.5 %, 2 %) | | Utilidadantes delimpuesto | Entre(3 %, 5 %, 7 %) | | Patrimonio Neto o Capi-tal Contable | Entre(1 %, 1.5 %, 2 %) | | Gastos To-tales | Entre(0.05 % , 1.50 %y 3 %) | | Descripciones relacionadas con la determinación de la materialidad | | Justificación del porcentaje usado (13) | | Justificación de la base de la materialidad seleccionada (14) |
| Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
ACTIVIDAD PRESUPUESTADA
| Base | Umbral | Tamaño dela población | Porciento dematerialidadusada | Materialidadpredeterminada oplanificada | | - | - | - | - | - | | (8) | (9) | (10) | (11) | (12)꞊(10) x (11) | | Ingresos corrientes | Entre(0.25 %,1.50 %, 3 %) | | Gastos corrientes | Entre(0.25 %,1.50 %, 3 %) | | Descripciones relacionadas con la determinación de la materialidad | | Justificación del porcentaje usado (13) | | Justificación de la base de la materialidad seleccionada (14) |
P-0001-10 Paso 2: Determinar el error tolerable y umbral de resumen dediferencias
GUÍA PARA DETERMINAR EL ERROR TOLERABLE Y UMBRAL DE RESUMEN DEDIFERENCIAS
Propósito
Determinar el error tolerable y umbral de resumen de diferencias.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo, y se archiva en el Expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto a auditar.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del papel de trabajo.
(4): Propósito del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(6): Fecha: fecha de terminación.
(7): Firma: firma o iniciales del auditor.
(8): Materialidad predeterminada o planificada de la base seleccionada: corresponde a ladeterminada en el paso 1.
(9): % predeterminado de error tolerable, 50 % o 75 %: se debe seleccionar uno de losdos porcientos; para la determinación del porcentaje se analizarán por el auditor losaspectos que intervienen en ello.
(10): Error tolerable: es el resultado de multiplicar la materialidad predeterminada o pla-nificada de la base seleccionada por el % predeterminado de error tolerable.
(11): Determinación del resumen de diferencias, 5 % o 3 %: en correspondencia con elporciento de error tolerable seleccionado, se aplica el porciento del resumen de dife-rencia a la materialidad predeterminada.
(12): Umbral para el resumen de diferencias, en lo adelante RD: es el resultado de multi-plicar la materialidad predeterminada o planificada de la base seleccionada por el %seleccionado del resumen de diferencias.
| Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
ERROR TOLERABLE Y UMBRAL DE RESUMEN DE DIFERENCIAS
| Materialidad prede-terminada o plani-ficada de la baseseleccionada | % Predeterminadode error tolerable,50 % o 75 % | Error tolerable | Determinaciónde RD, 5 % o 3 % | Umbral parael Resumen dediferencias (RD) | | - | - | - | - | - | | (8) | (9) | (10) ꞊ (8)x (9) | (11) | (12) ꞊ (8) x (11) |
P-0001-11 Paso 3: Análisis de relevancia
GUÍA PARA DETERMINAR EL ANÁLISIS DE RELEVANCIA
Propósito
Papel de trabajo para determinar el análisis de relevancia, así como las variaciones,incremento o decremento relativo y el índice de tendencia.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo, y se archiva en el Expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto a auditar.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del papel de trabajo.
(4): Propósito del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(6): Fecha: fecha de terminación.
(7): Firma: firma o iniciales del auditor.
(8): Materialidad predeterminada o planificada: se utiliza la materialidad predeterminadaen el paso 1.
(9): Descripción: se describen las cuentas que conforman el estado de situación y el esta-do de resultado.
(10): Saldo en esta fecha: se muestra el saldo de cada una de las cuentas del estado desituación y estado de resultado.
(11): Saldo año base: se muestra el saldo de cada una de las cuentas del estado de situa-ción y estado de resultado.
(12): Variaciones: saldo en esta fecha menos el saldo utilizado como año base.
(13): Incremento o decremento relativo: variación entre el saldo año base, expresado enporciento.
(14): Índice de tendencia: saldo en esta fecha entre el saldo año base, expresado en por-ciento.
(15): Análisis de relevancia: se toman los saldos en esta fecha que sean mayores que lamaterialidad predeterminada o planificada.
| Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
Análisis de relevancia
| Materialidad predeterminada o planificada (8) | | - | | Descripción | Saldo en esta fecha | Saldo año base | Variaciones | Porciento | Análisisde relevancia | | Incremento o decrementorelativo | Índice de tendencia | | (9) | (10) | (11) | (12)=(10)-(11) | (13)=(12)/(11)*100 | (14)=(10)/(11)*100 | (15)=(10)>(8) |
Significación de las variaciones y tendencias de las cuentas contables
Se considera relevante la variación y tendencia de una cuenta contable mientras másse alejen las mismas del porciento establecido como límite por cada grupo contable alque pertenece la cuenta; donde el porciento que se asigna está basado en los criteriosestadísticos de nivel de confianza o riesgo aceptable que se establecen para el muestreoestadístico en la auditoría.
P-0001-12 Programa de auditoría
GUÍA PARA ELABORAR EL PROGRAMA DE AUDITORÍA
Propósito
Establecer pautas para elaborar el programa de auditoría.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Archivo: Expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto a auditar.
(2): Tipo de auditoría: describir el tipo de auditoría.
(3): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(4): Fecha de terminación: de terminación del documento.
(5): Firma o iniciales del auditor que elabora el documento.
(6): Objetivos generales y específicos: relacionados con los propósitos de la auditoría.
(7): Descripción del alcance y período: se describen el alcance de las operaciones sujetasa examen y el período que abarcará su comprobación.
(8): Fuentes de criterio: se describen el número y descripción de las disposiciones jurídi-cas, programas y políticas utilizadas.
(9): Criterios: se describen los criterios de auditoría que serán utilizados durante las com-probaciones, es decir, número y descripción del artículo específico de la fuente decriterio utilizada.
(10): Descripción de los procedimientos de auditoría: se desglosan los procedimientos deauditoría que serán aplicados durante la fase de realización de la auditoría; se insertantantas filas como se requieran.
(11): Nombre(s) y apellidos, cargo y firma de la persona que elabora el programa de au-ditoría y la fecha.
| PROGRAMA DE AUDITORÍA | | - | | Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (3) | | Tipo de auditoría (2) | Fecha (4) | | Firma (5) | | OBJETIVOS (6) | | Objetivos generales: | | Objetivos específicos: | | DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE Y PERÍODO (7) | | Alcance: | | Período: | | FUENTES DE CRITERIO (8) | | CRITERIOS (9) | | DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA (10) | | No. | DESCRIPCIÓN | TÉCNICA DEAUDITORÍA | | Elaborado: Nombre(s) y apellidos (11) | Cargo | Firma | Fecha |
P-0001-13 Matriz de planeación
GUÍA PARA ELABORAR LA MATRIZ DE PLANEACIÓN
Propósito
Definir pautas generales para elaborar la matriz de planeación.
Emisión y archivo
Se emite en original.
Archivo: Expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto a auditar.
(2): Tipo de auditoría: describir el tipo de auditoría.
(3): Alcance de la auditoría.
(4): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(5): Fecha: fecha de terminación.
(6): Firma: firma o iniciales del auditor.
(7): Tema de auditoría: tema objeto de revisión.
(8): Pregunta principal y subpreguntas: la pregunta principal debe responder al objetivogeneral de auditoría y las subpreguntas a los objetivos específicos.
(9): Fuentes de criterios: ¿dónde se encuentra el criterio?, incluye el número y descripciónde las disposiciones jurídicas, programas y políticas utilizadas.
(10): Criterios: ¿qué criterios se requieren?, se describen los criterios de auditoría que se-rán utilizados durante las comprobaciones, es decir, número y descripción del artículoespecífico de la fuente de criterio utilizada.
(11): Información requerida: ¿qué información necesita para responder las preguntas?
(12): Fuentes de información: ¿quién suministra la información?
(13): Procedimiento para recopilar los datos: ¿cómo planea obtener la información?
(14): Procedimiento de análisis de datos: ¿qué desea hacer con la información?
(15): Limitaciones: ¿cuáles son las limitaciones?; se refiere a las limitaciones que puedenafectar el desarrollo de la estrategia adoptada en cuanto al acceso a las personas y a lainformación, así como la calidad de esta última.
(16): Qué nos permitirá decir el análisis: ¿qué espera encontrar?
(17): Nombre(s) y apellidos, cargo y firma de la persona que elabora el programa de au-ditoría y la fecha.
| Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (4) | | - | - | | Tipo de auditoría (2) | Fecha (5) | | Alcance de la auditoría (3) | Firma (6) |
MATRIZ DE PLANEACIÓN
| Tema de Auditoría (7) | | - | | Pregunta principal ¿…………….? Objetivo de auditoría (8) | | Fuentes decriterio | Criterios | Informaciónrequerida | Fuentes deinformación | Procedimientospara recopilardatos | Procedimientosde análisisde datos | Limitaciones | Qué nospermitirádecir elanálisis | | (9) | (10) | (11) | (12) | (13) | (14) | (15) | (16) |
| Subpregunta ¿…………….? Objetivo específico (8) | | - | | Subpregunta ¿……………..? Objetivo específico | | Elaborado: Nombre(s) y apellidos (17) | Cargo | Firma | Fecha |
P-0001-14 Plan de trabajo general
GUÍA PARA ELABORAR EL PLAN DE TRABAJO GENERAL
Propósito
Elaborar el Plan de trabajo general como instrumento para reflejar las actividades adesarrollar en la acción de prevención y control.
Emisión y archivo
Se emite en original, con tinta o bolígrafo.
Se archiva en el expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(2): Número de la Orden de trabajo: las sociedades que realizan la auditoría externa, ha-cen referencia al contrato o carta de compromiso.
(3): Duración de la acción de prevención y control: fecha de inicio y terminación plani-ficada.
(4): Nombre del auditor: se anota el nombre del jefe de grupo, supervisor, auditor y exper-to al que se le asignan las tareas.
(5): Temas o actividades: se reflejan los temas o actividades a desarrollar en la acción deprevención y control.
(6): Tareas a ejecutar: se consignan de forma individual las tareas asignadas a cada audi-tor.
(7): Siglas predeterminadas: se relacionan las siglas predeterminadas para los temas oactividad objetos de examen que sirven de base para la enumeración de los papelesde trabajo en la realización de la acción de prevención y control.
(8): Fondo de tiempo plan y real: se anota en días hábiles, en los escaques plan y real elfondo de tiempo determinado por cada tema.
(9): Período de realización plan y real: se anota la fecha de inicio y terminación en losescaques plan y real en día, mes y año.
(10): Observaciones: se anotan las causas de las variaciones que se presenten.
(11): Confeccionado por: nombre(s), apellidos, cargo y firma del jefe de grupo.
(12): Aprobado por: nombre(s), apellidos, cargo y firma del supervisor o funcionario de-signado; para el auditor interno de base, lo aprueba su jefe inmediato superior, para loque deja constancia del nombre(s), apellidos, cargo y firma.
| Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control (1) | | - | | OT o contrato (2) | | Duración de la acción de prevención y control (3) |
PLAN DE TRABAJO GENERAL
| Nombredel auditor(4) | Temas oactividades(5) | Tareas aejecutar(6) | Siglaspredeterminadas(7) | Fondo detiempo(8) | Período derealización(9) | Observaciones(10) | | - | - | - | - | - | - | - | | Plan | Real | Plan | Real |
Confeccionado por: (11) Aprobado por: (12)
P-0001-15 Plan de trabajo individual
GUÍA PARA ELABORAR EL PLAN DE TRABAJO INDIVIDUAL
Propósito
Elaborar el Plan de trabajo individual, se recogen todas las tareas a cumplir en el pe-ríodo de un mes.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a bolígrafo o en formato digital.
Original: unidad organizativa de auditoría.
Copia: para el que lo confecciona.
Anotaciones
(1): Aprobado: nombre(s) y apellidos, cargo y firma del que lo aprueba, el jefe inmediatosuperior al supervisor y al jefe de grupo, el jefe de grupo al auditor y experto, segúncorresponda.
(2): Plan de trabajo individual para el mes: se refleja el mes que corresponde.
(3): Tareas principales: se relacionan las principales tareas a ejecutar en el mes.
(4): Tareas diarias: se relacionan las tareas a cumplir diariamente en correspondencia conel calendario mensual.
(5): Nombre(s) y apellidos, cargo y firma: del que lo elabora y presenta.
Aprobado: (1)
Cargo del que lo aprueba:
Nombre(s) y apellidos del que lo aprueba:
PLAN DE TRABAJO INDIVIDUAL PARA EL MES DE ______ (2)
Tareas Principales: (3)
(4)
| Lunes | Martes | Miércoles | Jueves | Viernes | Sábado | Domingo | | - | - | - | - | - | - | - | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | | 29 | 30 | 31 |
Nombre(s) y apellidos (5)
Cargo
P-0002-001 Nuevo nivel de materialidad en la fase de realización de la auditoría
GUÍA PARA DETERMINAR EL NUEVO NIVEL DE MATERIALIDAD EN LA FASE DEREALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
Propósito
Determinar el nuevo nivel de materialidad en la fase de realización de la auditoría.
Emisión y archivo
Se emite en original.
Original: expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto a auditar.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del papel de trabajo.
(4): Propósito del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(6): Fecha: fecha de terminación.
(7): Firma: firma o iniciales del auditor.
(8): Materialidad planificada: valor de la materialidad determinada en la fase de planea-ción.
(9): Nueva base seleccionada: pueden ser transacciones, saldos de cuentas, datos o infor-mación a revelar.
(10): Importe: importe de la base seleccionada.
(11): Umbral seleccionado: (porciento de materialidad usada): se utiliza el porciento de-terminado en la plantilla P-0001-09 Paso 1: Materialidad cuantitativa, columna (11).
(12): Nuevo nivel de materialidad: resultado de la aplicación del porciento usado a la baseseleccionada.
(13): Porciento error tolerable, 50 % o 75 %: se debe seleccionar uno de los dos porcien-tos; para la determinación del porcentaje se analizará por el auditor los aspectos queintervienen en ello.
(14): Valor del error tolerable: resultado de multiplicar el nuevo nivel de materialidad dela base seleccionada por el % predeterminado de error tolerable.
(15): Justificación: fundamente la selección de la base.
(16): Referencia PT: realizar referencia con el papel de trabajo.
| Denominación o razón social del sujeto a auditar (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
NUEVO NIVEL DE MATERIALIDAD, ERROR TOLERABLE
| Materialidad Planificada | Nueva Base Seleccionada | Importe | Umbral seleccionado(Porciento dematerialidad usada) | Nuevo Nivel de Materialidad | Porciento errortolerable | Valor del errortolerable | Justificación | Referencia PT | | - | - | - | - | - | - | - | - | - | | (8) | (9) | (10) | (11) | (12) | (13) | (14) | (15) | (16) |
P-0002-01 Carta de presentación para la confirmación externa
GUÍA PARA ELABORAR LA CARTA DE PRESENTACIÓN PARA LA CONFIRMACIÓNEXTERNA
Propósito
Establecer la Carta de presentación para la confirmación externa como el documentoque oficializa ante el máximo nivel de dirección de la entidad donde se requiere realizarla confirmación.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: entidad donde se realiza la confirmación externa.
Copia: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Lugar, fecha y año en que se emite el documento.
(2): Denominación o razón social de la entidad donde se realiza la confirmación externamediante la Orden de trabajo número.
(3): Confirmación externa.
(4): Tipo de acción de prevención y control que se ejecuta.
(5): Entidad donde se ejecuta la acción de prevención y control.
(6): Relacionar objetivo de la confirmación.
(7): Nombre(s), apellidos del auditor, carnet de identidad y número de inscripción en el Registro de Contralores y Auditores de la República de Cuba.
(8): Nombre(s), apellidos y firma de la persona autorizada a emitir la Carta de presenta-ción para la confirmación externa y el cuño correspondiente.
CARTA DE PRESENTACIÓN PARA LA CONFIRMACIÓN EXTERNA
Lugar y fecha (1)
Año
Denominación o razón social de la entidad donde se realiza la confirmación externa (2)
Asunto: Confirmación externa (3)
De acuerdo con el Plan anual de acciones de prevención y control aprobado, se efec-túa una <especificar la acción de prevención y control>(4) a la entidad <denominacióno razón social del sujeto de la acción de prevención y control y número de la Orden detrabajo >(5), durante el desarrollo de la misma se ha considerado realizar confirmaciónexterna a <relacionar objetivo de la confirmación>(6), para lo cual se ha designado alauditor <nombre(s) y apellidos>, con número de carnet de identidad <número> y de ins-cripción en el Registro de Contralores y Auditores de la República de Cuba <número>(7), el que personalmente ofrecerá detalles acerca del trabajo a realizar y le informará losresultados al concluir el mismo, siempre que no afecte la acción de prevención y controlen ejecución.
Solicitamos su cooperación en cuanto a las facilidades y condiciones que puedan brin-darle para el mejor desarrollo del trabajo.
Fraternalmente,
Nombre(s) y apellidos (8)
Firma y cuño
P-0002-02 Acta de confirmación externa
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE CONFIRMACIÓN EXTERNA
Propósito
Establecer el documento mediante el cual se deja constancia escrita de las confirma-ciones externas que realiza el auditor con terceros para obtener evidencia suficiente yapropiada.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Se archiva el original en el expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Número de la Orden de trabajo que dio origen a la acción de prevención y control;las sociedades que realizan la auditoría externa hacen referencia al contrato o cartade compromiso.
(2): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(3): Dirección, provincia y municipio donde está ubicado el sujeto de la acción de pre-vención y control.
(4): Día, mes y año en que se emite el documento.
(5): Denominación o razón social de la entidad o nombre de la persona natural donde serealiza la confirmación.
(6): Nombre(s) y apellidos del auditor.
(7): Se consigna en forma clara y precisa el contenido de la información a confirmar.
(8): Firma del auditor.
(9): Nombre(s), apellidos, cargo y firma del confirmante, así como el cuño de la entidad.
De ser necesario, se utilizan como anexos hojas debidamente identificadas y firmadaspor el auditor y el confirmante.
ACTA DE CONFIRMACIÓN EXTERNA
No. Orden de trabajo: (1) _____________________________________________
Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control: (2) _________________________________________________________________
Dirección: (3) ____________________________ Provincia: (3) ______________
del municipio: (3) _______________________día, mes y año: (4) ____________
Denominación o razón social de la entidad o nombre de la persona natural donde serealiza la confirmación: (5) _________________________________________
_________________________________________________________________
Nombre(s) y apellidos del auditor: (6) ___________________________________
Contenido de la información a confirmar: (7)
Y para constancia, se firma la presente acta en original en el lugar y fecha antes men-cionados.
_____________________ _________________________________
Firma del auditor (8) Nombre(s) y apellidos, cargo y firma
confirmante y cuño de la entidad (9)
P-0002-03 Carta de solicitud de confirmación externa
GUÍA PARA ELABORAR LA CARTA DE SOLICITUD DE CONFIRMACIÓN EXTERNA
Propósito
Establecer la Carta de solicitud de confirmación externa, cuando la confirmación larealiza otro auditor del propio sistema de la unidad organizativa que ejecuta la acción deprevención y control.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: jefe de la unidad organizativa de auditoría a quien se le solicita realizar laconfirmación; para la Contraloría General, observar la distribución de los organismos queatienden las direcciones de prevención y control.
Copia: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Lugar, fecha y año en que se emite el documento.
(2): Nombre(s), apellidos y cargo del jefe de la unidad organizativa a quien se le solicitarealizar la confirmación.
(3): Solicitud de confirmación externa.
(4): Tipo de la acción de prevención y control.
(5): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control y la Orden de trabajo número.
(6): Denominación o razón social de la entidad a confirmar.
(7): El objetivo de la confirmación.
(8): Relacionar preguntas de interés a realizar en la confirmación.
(9): Relacionar documentos primarios, detallando su descripción, número, importe, entreotros, en correspondencia con el objetivo de la confirmación.
(10): Nombre(s), apellidos y firma de la persona autorizada a emitir la Carta de solicitudde confirmación.
CARTA DE SOLICITUD DE CONFIRMACIÓN EXTERNA
Lugar y fecha (1)
Año
Nombre(s) y apellidos (2)
Cargo
Asunto: (3)
Estimado (a) compañero(a):
De acuerdo con el Plan anual de acciones de prevención y control aprobado, nos en-contramos realizando una < especificar la acción de prevención y control>(4) a < deno-minación o razón social de la entidad y número de la Orden de trabajo >(5), por lo queinteresamos de usted realice la confirmación externa a la entidad <denominación o razónsocial de la entidad a confirmar>(6), con el objetivo de comprobar <detallar los aspectosa confirmar>(7).
Es de nuestro interés que se realicen las siguientes preguntas: <relacionar preguntas>(8).
A continuación se relacionan los documentos primarios a confirmar: <relacionar docu-mentos primarios, detallando su descripción, número, importe, en correspondencia con elobjetivo de la confirmación>(9).
Fraternalmente,
Nombre(s) y apellidos (10)
Firma y cuño
P-0002-04 Carta de respuesta a la solicitud de confirmación externa
GUÍA PARA ELABORAR LA CARTA DE RESPUESTA A LA SOLICITUD DECONFIRMACIÓN EXTERNA
Propósito
Establecer la Carta de respuesta a la solicitud de confirmación externa.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: jefe de la unidad organizativa a quien se le informan los resultados de laconfirmación externa realizada.
Copia: jefe de la unidad organizativa que ejecuta la confirmación externa.
Anotaciones
(1): Lugar, fecha y año en que se emite el documento.
(2): Nombre(s), apellidos y cargo del jefe de la unidad organizativa a quien se le informasobre los resultados de la confirmación externa realizada.
(3): Respuesta a la solicitud de confirmación externa realizada al amparo de la Orden detrabajo número.
(4): Denominación o razón social de la entidad donde se realizó la confirmación externa.
(5): Resultados de la confirmación externa.
(6): Relacionar los papeles de trabajo y documentos que se anexan como evidencia de laconfirmación realizada.
(7): Nombre(s), apellidos y firma de la persona autorizada a emitir la Carta de respuesta ala solicitud de confirmación externa.
CARTA DE RESPUESTA A LA SOLICITUD DE CONFIRMACIÓN EXTERNA
Lugar y fecha (1)
Año
Nombre(s) y apellidos (2)
Cargo
Asunto:
Estimado (a) compañero(a):
Atendiendo a la solicitud realizada por usted al amparo de la Orden de trabajo <númerode la Orden de trabajo>(3), le informo los resultados de la confirmación externa realizadacon <denominación o razón social de la entidad donde se realizó la confirmación>(4),
< Desarrollo de los resultados> (5)
< Relacionar los papeles de trabajo y documentos que se anexan como evidencia dela confirmación realizada > (6)
Fraternalmente,
Nombre(s) y apellidos (7)
Firma y cuño
P-0002-05 Hoja resumen del tema
GUÍA PARA ELABORAR LA HOJA RESUMEN DEL TEMA
Propósito
Elaborar la Hoja resumen del tema.
Emisión y archivo
Se emite en original.
Archivo: Expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del papel de trabajo.
(4): Propósito del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(6): Fecha: fecha de terminación.
(7): Firma: firma o iniciales del auditor.
(8): Referencia PT: referencia cruzada, número del papel de trabajo en el que se desarrollóel asunto en cuestión, de dónde viene la información.
(9): Detalle: reflejar los aspectos que el auditor considera de mayor relevancia sobre eltema en cuestión y que fundamentan el borrador del Informe de la acción de pre-vención y control y el Dictamen, según corresponda; para ello tiene en cuenta losresultados y hallazgos, en los cuales detalla la muestra examinada, así como las reco-mendaciones que considere necesarias, las causas, condiciones y la responsabilidadadministrativa que corresponda; también refleja, cuando se indique, la calificacióndel Control interno en el tema objeto de control, de acuerdo con lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría.
(10): Referencia PT: referencia cruzada, hacia dónde va la información.
| Denominación o razón social del sujeto de la acción deprevención y control (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
HOJA RESUMEN DEL TEMA
| Ref:PT ( 8) | Detalle( 9 ) | Ref: PT(10) | | - | - | - |
P-0002-06 Matriz de hallazgos
GUÍA PARA ELABORAR LA MATRIZ DE HALLAZGOS
Propósito
Facilitar la preparación de los hallazgos de auditoría de manera sistemática.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto de la auditoría.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del papel de trabajo.
(4): Propósito del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(6): Fecha: fecha de terminación.
(7): Firma: firma o iniciales del auditor.
(8): Riesgo o pregunta de auditoría: se identifican desde la matriz de planeación.
(9): Condición: “lo que es” constituye una situación que existe, que ha sido determinaday documentada durante la auditoría a través de evidencias suficientes y apropiadas;es decir, la situación encontrada.
(10): Criterio: “lo que debería ser” son las metas, objetivos, disposiciones jurídicas y otrasnormas que sustentan la actuación del sujeto a auditar.
(11): Causas: las razones por las que se producen las desviaciones identificadas respectoa los criterios aplicables.
(12): Efecto: se refiere a la identificación de cuáles son las consecuencias de las desvia-ciones y su cuantificación.
(13): No. de referencia PT: número de referencia del papel de trabajo en el que se detallael hallazgo.
(14): Recomendaciones: deben basarse en las causas de los problemas diagnosticados;debe haber mesura en la cantidad de recomendaciones, y se debe dar prioridad a lasolución de los problemas principales.
(15): Responsables: responsables identificados con los incumplimientos.
(16): Aprobado: por el jefe de grupo, reflejar nombre(s) y apellidos, cargo, firma y fecha.
| Denominación o razón social del sujeto de la auditoría (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
MATRIZ DE HALLAZGOS
| Riesgo o pregunta de auditoría (8) | | - | | Hallazgo | No. dereferenciaPT (13) | Recomendaciones(14) | Responsables(15) | | Condición/situaciónencontrada(9) | Criterios(10) | Causas(11) | Efectos(12) | | Aprobado: Nombre(s) y apellidos (16) | Cargo | Firma | Fecha |
P-0002-07 Identificación y cuantificación de los daños y perjuicios económicos
GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS DAÑOSY PERJUICIOS ECONÓMICOS
Propósito
Relacionar, clasificar y totalizar las cifras de daños y perjuicios económicos a los fon-dos públicos y al patrimonio de las entidades estatales en la ejecución de las acciones decontrol para evaluar el proceso de la gestión administrativa.
Las plantillas que se detallan se utilizan como papel de trabajo y anexo al Informe,según corresponda:
1. Identificación y cuantificación de los daños y perjuicios económicos causados en laactividad presupuestada.
2. Identificación y cuantificación de los daños y perjuicios económicos causados enla actividad empresarial; no presupuestada; el sector cooperativo agropecuario y noagropecuario, las sociedades mercantiles de capital ciento por ciento cubano y concapital extranjero.
3. Identificación y cuantificación de los daños y perjuicios económicos causados enotras formas de gestión no estatal.
Emisión y archivo
Se emiten tantas copias como ejemplares tenga el informe, el que constituye un anexode este.
Anotaciones
(1): Referencia: reflejar el punto y el inciso que se relaciona en el procedimiento H-001-0002-01 Recolección de evidencia de la auditoría, tarea V, determinar daños y per-juicios económicos.
(2): Concepto: está dividida en dos partes los Daños económicos causados a los fondospúblicos, con los Ingresos del Presupuesto del Estado y Daños económicos causa-dos al patrimonio de la entidad estatal, con los Gastos del Presupuesto del Estado,en cada uno se detalla el punto y el inciso que corresponda, según el procedimientoH-001-0002-01 Recolección de evidencia de la auditoría, tarea V, determinar dañosy perjuicios económicos.
(3): Total: la suma de las columnas 4 y 5 en CUP/MLC.
(4): Sin responsabilidad administrativa: reflejar importe en CUP/MLC.
(5): Con responsabilidad administrativa: total en CUP/MLC, suma de las columnas 6 y 7.
(6): De ellos PHD: importe en CUP/MLC del que corresponde a presuntos hechos delic-tivos.
(7): De ellos PHC: importe en CUP/MLC del que corresponde a presunto hecho de corrup-ción.
(8): Referencia: se expone el número del papel de trabajo que sustenta el hallazgo. Estacolumna se elimina cuando la plantilla se utiliza como anexo al Informe.
(9): Total daños económicos: se totalizan los daños económicos.
(10): Perjuicios económicos: reflejar el importe de los perjuicios económicos.
(11): Total perjuicios económicos: se totalizan los perjuicios económicos.
IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS DAÑOS Y PERJUICIOSECONÓMICOS CAUSADOS EN LA ACTIVIDAD PRESUPUESTADA
| Ref:(1) | Detalle: | U/M:Pesos | | - | - | - | | CONCEPTO(2) | TOTAL | Sin responsa-bilidad admi-nistrativa | Con responsabilidad administra-tiva | Ref: (8) | | (5) | De ellos:PHD | De ellos:PHC | | (3)=4+5 | (4) | (6) | (7) | | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | | Daños económicos causados a los fondos públicos | | Ingresos del Presupuestodel Estado | | Ingresos no aportados al Presupuesto del Estado | | Daños económicos causados al patrimonio de la entidad estatal | | Gastos del Presupuestodel Estado |
| Ref:(1) | Detalle: | U/M:Pesos | | - | - | - | | CONCEPTO(2) | TOTAL | Sin responsa-bilidad admi-nistrativa | Con responsabilidad administra-tiva | Ref: (8) | | (5) | De ellos:PHD | De ellos:PHC | | (3)=4+5 | (4) | (6) | (7) | | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | | 1. Sobregiro de loscréditos presupuestariosnotificados o modifi-cados por concepto degastos corrientes, gastosde capital y demáspartidas directivas y dedestino específico, desa-gregadas en el período | | 2. Uso indebido de loscréditos presupuestariosnotificados como indica-dores directivos o dedestino específico | | 3. Gastos improcedentespor constituir gastos nonecesarios, generadospor incumplimiento denormativas aplicables oasociados a operacionesfraudulentas | | Total daños económicos(9) | | Perjuicios económicos(10) | | Total perjuicios econó-micos (11) |
| IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS DAÑOS Y PERJUICIOS ECONÓMICOS CAUSADOSEN LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL, NO PRESUPUESTADA, EL SECTOR COOPERATIVO AGROPECUA-RIO Y NO AGROPECUARIO, LAS SOCIEDADES MERCANTILES DE CAPITAL CIENTO POR CIENTOCUBANO Y CON CAPITAL EXTRANJERO | | - | | Ref:(1) | Detalle: | U/M:Pesos | | CONCEPTO(2) | TOTAL | Sin respon-sabilidadadministra-tiva | Con responsabilidad adminis-trativa | | (5) | De ellos:PHD | De ellos:PHC | Ref:(8) | | (3)=4+5 | (4) | (6) | (7) | | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | | Daños económicos causados a los fondos públicos | | Ingresos del Presupuesto del Estado | | Ingresos no aportados al Presu-puesto del Estado | | Daños económicos causados al patrimonio de la entidad estatal | | Gastos del Presupuesto del Estado |
| 1.Incumplimiento del plande ventas y su relación conniveles de ventas reales enigual período de años anterio-res, condición esta que incidedirectamente en una disminu-ción de los ingresos mínimospara garantizar niveles deutilidad igual a la de períodosanteriores, siempre y cuandolos gastos no asociados al costode la venta tengan un compor-tamiento similar | | - | | 2. Niveles de ventas pordebajo del punto de equilibriodeterminado por la entidad, locual implica caer en pérdidaautomáticamente | | 3. Disminución de la utilidadneta por peso en venta, deter-minadas por incremento delcosto de ventas o incrementode los gastos de distribución yventas | | 4. Disminución de la utilidaden operaciones, provocada porincremento de los gastos deoperación, los gastos genera-les y de administración y deadministración de la Organi-zación Superior de Dirección Empresarial con respecto a losprevistos en el Plan Financiero | | 5. Disminución de la utilidadcontable, determinada por elincremento de los gastos en lascuentas de gastos que afectandirectamente al resultado en elperíodo y se y se exponen en elestado Rendimiento Financieroa continuación de la determina-ción de la utilidad o pérdida enoperaciones | | 6. Pérdida superior a la planifi-cada para las empresas autori-zadas a operar de esta forma | | Gastos improcedentes porconstituir gastos no necesarios;generados por incumplimientode normativas aplicables oasociados a operaciones frau-dulentas | | Total daños económicos (9) | | Perjuicios económicos (10) | | Total perjuicios económicos(11) |
IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS DAÑOS Y PERJUICIOSECONÓMICOS CAUSADOS EN OTRAS FORMAS DE GESTIÓN NO ESTATAL
| Ref:(1) | Detalle: | U/M:Pesos | | - | - | - | | CONCEPTO(2) | TOTAL | Sin responsa-bilidad admi-nistrativa | Con responsabilidad adminis-trativa | Ref:(8) | | (5) | De ellos:PHD | De ellos:PHC | | (3)=4+5 | (4) | (6) | (7) | | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | CUP | MLC | | Daños económicos causados a los fondos públicos | | Ingresos del Presupuesto del Estado | | Ingresos no aportados al Presupuesto del Estado | | Daños económicos causados al patrimonio de la entidad estatal | | Gastos del Presupuesto del Estado | | Daño provocado a los acti-vos estatales arrendados. | | Total daños económicos (9) | | Perjuicios económicos (10) | | Total perjuicios económi-cos (11) |
P-0003-001 Materialidad en la fase de elaboración de informe de la auditoría
GUÍA PARA APLICAR LA MATERIALIDAD EN LA FASE DE ELABORACIÓNDE INFORME DE LA AUDITORÍA
Propósito
Determinar y dejar constancia de la materialidad aplicada en la fase de elaboración deinforme de la auditoría.
Emisión y archivo
Se emite en original.
Original: expediente de la auditoría.
Anotaciones
(1): Denominación o razón social del sujeto auditado.
(2): Título del tema o asunto de que se trate.
(3): Alcance del papel de trabajo.
(4): Propósito del papel de trabajo.
(5): Papel de trabajo, en lo adelante PT: número del papel de trabajo.
(6): Fecha: fecha de terminación.
(7): Firma: firma o iniciales del auditor.
(8): Error tolerable: se detalla el error tolerable calculado en el paso 2, se debe tener enconsideración que este constituye el límite máximo que es admisible en un error, sinque sea importante para la razonabilidad de los estados financieros.
(9): Umbral para el resumen de diferencias: se detalla el umbral para el Resumen de dife-rencias determinado en el paso 2.
(10): Referencia: identificación del papel de trabajo, en el cual el auditor refleja el ajustecontable.
(11): No. ajuste: número del ajuste asignado por el auditor.
(12): Descripción: nombre de la cuenta en la que se determinaron realizar ajustes contables.
(13): Saldo en esta fecha: saldo de la cuenta en la que se determinaron realizar ajustescontables.
(14): Débito: importe que se propone para rectificar errores observados.
(15): Crédito: importe que se propone para rectificar errores observados.
(16): Saldo ajustado: saldo según el auditor, a partir de los ajustes realizados.
Errores a la fase del informe: el auditor debe considerar las dos variantes detalladasen la fila 17 valores > umbral y criterio auditor fila 18.
(17): Valores > Umbral: el auditor selecciona los errores que por sí solos o sumados seanigual o sobrepasen al umbral del Resumen de diferencias, y serán considerados en elinforme de la auditoría.
(18): Criterio auditor: el auditor, teniendo en cuenta su juicio profesional, decide aquelloserrores que, aunque no superen al Resumen de diferencias, pasarán al informe de laauditoría.
(19): Fundamentación del criterio del auditor: a partir del resultado de la columna (16),el auditor fundamenta el análisis por cuentas contables que pasan directamente alinforme cuando:
a) El ajuste realizado a partir del error detectado sea mayor o igual al resumen de di-ferencias;
b) el ajuste realizado por sí solo no sobrepasa el resumen de diferencias, pero a juiciodel auditor se considera significativo;
c) los ajustes realizados, cuyo importe por sí mismo no supera el resumen de diferen-cias, pero puede serlo si se acumula con otros errores, pasan al informe.
| Denominación o razón social del sujeto de la auditoría (1) | PT (5) | | - | - | | Título del tema o asunto de que se trate (2) | | Alcance del papel de trabajo (3) | Fecha (6) | | Propósito del papel de trabajo (4) | Firma (7) |
MATERIALIDAD EN LA FASE DE ELABORACIÓN DE INFORMEDE LA AUDITORÍA
| Error tolerable (8) | | - | | Umbral para el Resumen de diferencias (9) | | Ref: | No.ajuste | Descripción | Saldoen estafecha | Débito | Crédito | Saldoajustado | Errores a la fasedel informe | | Valores >Umbral | Criterioauditor | | (10) | (11) | (12) | (13) | (14) | (15) | (16) | (17) | (18) | | Fundamentación del criterio del auditor: (19) |
P-0003-01 Declaración de responsabilidad administrativa
GUÍA PARA ELABORAR LA DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDADADMINISTRATIVA
Propósito
Establecer las pautas para la elaboración de la Declaración de responsabilidad admi-nistrativa, como anexo del Informe de la acción de prevención y control.
No es aplicable por las sociedades que realizan la auditoría externa.
El auditor debe agrupar, en lo posible, los hallazgos o deficiencias por su similitud yresponsabilidad; no se fijará responsabilidad sobre los hechos que no estén consignadosen el informe.
Para los responsables directos y colaterales, se debe solicitar una certificación al máxi-mo jefe del área de Recursos Humanos sobre las atribuciones y obligaciones de cada unoy la categoría ocupacional; en el caso de los cuadros, especificar su categorización, comodirectivos superiores, intermedios y ejecutivos, según corresponda; queda como eviden-cia en el expediente de la acción de prevención y control.
Emisión y archivo
Se emiten tantas copias como ejemplares tenga el informe, el que constituye un anexode este.
Anotaciones
(1): Nombre(s) y apellidos: al que el auditor le señala la responsabilidad administrativadirecta o colateral del hallazgo o la deficiencia reflejada en el informe y los preceptoséticos inobservados, en caso que corresponda.
(2): Cargo: al que el auditor le señala la responsabilidad administrativa del hallazgo o ladeficiencia reflejada en el informe y los preceptos éticos inobservados en caso quecorresponda; incluir fecha de alta y baja en el cargo, de haber ocurrido esta última.
(3): Categoría ocupacional y categorización del cuadro: especificar la categoría ocupacio-nal que le corresponde a cada responsable según el cargo y en el caso de los cuadrossu categorización, como directivos superiores, intermedios y ejecutivos.
(4): Hechos imputables: breve descripción del hallazgo o la deficiencia que se le imputaa la persona a la cual se le atribuye la responsabilidad administrativa y los preceptoséticos inobservados en caso que corresponda, y cuando proceda cuantificar.
(5): Indisciplinas cometidas: violación general de la disciplina en el centro de trabajo o enocasión del trabajo, cometida por la persona imputada de acuerdo con la normativaaplicable, y especificar el artículo e inciso.
(7): Preceptos éticos inobservados: se reflejan los preceptos del Código de Ética de los Cuadros del Estado cubano inobservados, de manera parcial o no, por la persona im-putada, en correspondencia con las deficiencias detectadas.
(7): Inobservancia del Código de conducta o del Reglamento disciplinario: especificarqué aspectos del Código de conducta de la entidad, rama, sector u otro aplicable, silos hubiere, y del Reglamento disciplinario han sido inobservados, de manera parcialo no, en correspondencia con las deficiencias detectadas.
Anexo No.
DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA
| Nombre(s) yapellidos | Cargo | Categoría ocupa-cional y categoriza-ción del cuadro | Hechosimputables | Indisciplinascometidas | Preceptos éticosinobservados | Inobservancia del Código de conductao del Reglamentodisciplinario | | - | - | - | - | - | - | - | | (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | | Responsables directos | | Responsables colaterales |
P-0003-02 Carta de remisión de informe
GUÍA PARA ELABORAR LA CARTA DE REMISIÓN DE INFORME
Propósito
Establecer la Carta de remisión a la cual se adjunta el informe de la acción de preven-ción y control o dictamen del recurso de apelación, como documento que oficializa anteel máximo nivel de dirección del sujeto auditado su entrega.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: sujeto de la acción de prevención y control.
Copia: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Lugar, fecha y año en que se emite el documento.
(2): Número de salida del documento.
(3): Nombre(s), apellidos y cargo del máximo nivel de dirección, así como la denomina-ción o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
En las acciones a las formas de gestión no estatal se plasman: los datos generales y elnúmero de inscripción en el Registro de contribuyentes.
(4): Referencia: se refleja el objetivo de la carta.
(5): Contenido de la carta: se puede especificar otro contenido que sea relevante, parallamar la atención.
(6): Nombre(s), apellidos, cargo y firma de la persona autorizada a emitir la Carta de re-misión y el cuño correspondiente.
CARTA DE REMISIÓN DE INFORME
Lugar, fecha y año (1)
Número de salida del documento (2)
Nombre(s) y apellidos (3)
Cargo
Sujeto de la acción de prevención y control
Ref.: Remisión del < Informe de la acción de prevención y control o dictamen del re-curso de apelación>, con Orden de trabajo <número> (4)
Estimado(a) compañero(a): (5)
Le adjunto el <Informe de la acción de prevención y control o dictamen del recurso deapelación> realizada por la <unidad organizativa de auditoría>, en el que se consignanlos resultados de la misma.
Fraternalmente,
Nombre(s) y apellidos (6)
Cargo
Firma y cuño
P-0003-03 Acta de información a los trabajadores
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE INFORMACIÓN A LOS TRABAJADORES
Propósito
Se utiliza para dejar constancia escrita de la reunión de información a los trabajadores.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Unidad organizativa que ordena la acción de prevención y control.
(2): Número de la Orden de trabajo, contrato de servicio de auditoría o carta de compro-miso, según corresponda.
(3): Denominación o razón social del sujeto acción de prevención y control.
(4): Fecha, hora inicio y lugar de desarrollo de la reunión.
(5): Cantidad de trabajadores, así como los nombres y apellidos, cargo de los represen-tantes de la administración, las organizaciones políticas y de masas e invitados queparticipan en la reunión.
(6): Asuntos tratados en la reunión: se consignará el detalle de cada uno de los aspectosinformados a los trabajadores.
(7): Nombre(s) y apellidos, cargo, firma de las personas que elaboran el Acta de la reunióny la fecha.
(8): Nombre(s) y apellidos, cargo, firma del jefe máximo del sujeto auditado que participóen la reunión y la fecha.
Se anexan las hojas que considere necesario.
ACTA DE INFORMACIÓN A LOS TRABAJADORES
| Unidad organizativa: (1) | | - | | No. Orden de trabajo o contrato: (2) | | Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control: (3) | | DATOS GENERALES DE LA REUNIÓN: (4) | | Fecha | Hora inicio | Lugar | | PARTICIPANTES (5) | | Cantidad de trabajadores: | | Nombre(s) y apellidos de los representantes de la administra-ción, las organizaciones políticas y de masas e invitados | Cargo | | ASUNTOS TRATADOS EN LA REUNIÓN (6) | | Elaborado: Nombre(s) y apellidos (7) | Cargo | Firma | Fecha | | Sujeto auditado: Nombre(s) y apellidos (8) | Cargo | Firma | Fecha |
P-0004-01 Carta al sujeto de la acción de prevención y control
GUÍA PARA ELABORAR LA CARTA AL SUJETO DE LA ACCIÓN DE PREVENCIÓNY CONTROL
Propósito
Establecer el documento para comunicar oficialmente al sujeto auditado informaciónnecesaria del proceso de la acción de prevención y control.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: sujeto de la acción de prevención y control.
Copia: expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Lugar, fecha y año en que se emite el documento.
(2): Número de salida del documento.
(3): Nombre(s), apellidos y cargo del máximo jefe del sujeto de la acción de prevencióny control y la denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención ycontrol.
(4): Referencia: se refleja el objetivo de la carta.
(5): La redacción depende del objetivo de la información que se quiere trasmitir.
(6): Nombre(s), apellidos y firma de la persona autorizada a emitir la Carta y el cuño corres-pondiente.
CARTA AL SUJETO DE LA ACCIÓN DE PREVENCIÓN Y CONTROL
Lugar y fecha (1)
Año
Número de salida del documento (2)
Nombre(s) y apellidos (3)
Cargo
Denominación o razón social de la entidad
Ref.: <Se refleja el objetivo de la carta> (4)
Estimado(a) compañero(a):
<Descripción de la carta> (5)
Fraternalmente,
Nombre(s) y apellidos (6)
Firma y cuño
P-0004-02 Carta de designación de la Comisión Técnica
GUÍA PARA ELABORAR LA CARTA DESIGNANDO LA COMISIÓN TÉCNICA QUERESUELVE EL RECURSO DE APELACIÓN
Propósito
Establecer el documento que oficializa la designación de la Comisión Técnica queresolverá el Recurso de Apelación.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente del recurso de apelación.
Anotaciones
(1): Lugar, fecha y año en que se emite el documento.
(2): Número de salida del documento.
(3): Referencia: se refleja el objetivo de la carta.
(4): Contenido de la carta.
(5): Nombre(s), apellidos, cargo y firma de la autoridad facultada y el cuño correspon-diente.
CARTA DE DESIGNACIÓN DE LA COMISIÓN TÉCNICA
Lugar, fecha y año (1)
Número de salida del documento (2)
Ref.: <Se refleja el objetivo de la carta> (3)
Estimado(a) compañero(a): (4)
En el ejercicio de las facultades que me están conferidas en el
Artículo 129, apartado 1,del Reglamento de la Ley No. 158, “De la Contraloría General de la República de Cuba ydel Sistema de Control Superior de los Fondos Públicos y de la Gestión Administrativa”,designo como miembros de la Comisión Técnica a:
<Nombre(s), apellidos, cargos y número de inscripción en el Registro de Contraloresy Auditores de la República de Cuba de los auditores y expertos acompañantes, segúncorresponda>, a los efectos de evaluar y emitir juicio valorativo sobre el recurso de apela-ción presentado por <nombre(s), apellidos y cargo del que presentó el recurso> contra losresultados total o parcial expuestos en (especificar el informe o acta), de la (detallar el tipode acción de control) que se ejecutó a la entidad <especificar el nombre de la entidad>, alamparo de la Orden de trabajo <número>.
Para ejecutar el trabajo de revisión, cuentan con el término de hasta noventa (90) díasnaturales posteriores a su recepción, el que vence el día <se consigna la fecha>
Fraternalmente,
Nombre(s) y apellidos, cargo, firma y cuño de la autoridad facultada (5)
P-D0001-01 Datos e información a solicitar al sujeto de la acción de prevencióny control
GUÍA PARA SOLICITAR DATOS E INFORMACIÓN AL SUJETO DE LA ACCIÓN DEPREVENCIÓN Y CONTROL
El auditor debe solicitar y valorar los documentos que requiera para complementar elconocimiento del sujeto de la acción de prevención y control, entre ellos:
1. Documento legal que aprueba la constitución del sujeto de la acción de prevencióny control, su objeto social, encargo estatal y modificaciones, cuando corresponda,así como el que aprueba el sistema de gestión y dirección empresarial, si procede.
2. Disposiciones que aprueban la constitución de los órganos de dirección y consul-tivos: Consejo de Dirección, Comité de expertos, Comité de prevención y control,entre otros.
3. Actas del Consejo de Dirección, se toma una muestra según el período a auditar,con el fin de evaluar su funcionamiento mediante los temas abordados, acuerdos ysu seguimiento, así como del resto de los órganos creados, cuando se requiera.
4. Aprobación de la plantilla de cargos: plantilla aprobada y cubierta.
5. Organigrama de la entidad y la identificación de los procesos y actividades a realizar.
6. Diagrama de flujo de la información de la entidad.
7. Reglamento orgánico y el manual de funcionamiento aprobado por la máxima di-rección, en los que aparezcan las funciones y relaciones entre las áreas y puestos detrabajo, de acuerdo con los procesos y actividades que desarrollan.
8. Sistema de costo utilizado y aprobado.
9. Manual de procedimientos aprobado por la máxima dirección, donde aparezcanlos procedimientos de trabajo por cada proceso que se desarrolla en la entidad y suactualización.
10. Manuales técnicos, según el tema o actividad de la acción de prevención y control.
11. Planes de Seguridad Informática y de Seguridad y Protección Física, de acuerdocon la legislación vigente y que estén debidamente actualizados.
12. Resoluciones de nombramiento de los directivos superiores, directivos, ejecutivos,funcionarios y trabajadores designados, así como los contratos de trabajo en loscasos que corresponda; en dependencia de los objetivos y el alcance de la auditoría,se deben solicitar datos tales como nombre(s) y apellidos, teléfono, cargo, la fechade nombramiento y categoría ocupacional.
De ser necesario, indagar sobre las causas de las bajas y la ubicación actual de algúndirectivo que por la responsabilidad que desarrollaba lo amerite.
13. Firmas autorizadas para realizar las transacciones.
14. Comprobar si poseen los documentos que se relacionan y el grado de actualización,según proceda:
a) El certificado de inscripción en el Registro de empresas y unidades presupuestadas;
b) inscripción en el Registro de contribuyentes;
c) importe del fondo fijo aprobado;
d) licencia o documento que apruebe operar cuentas bancarias por tipos de mone-das, especificar números y denominación de las cuentas bancarias;
e) sucursal bancaria y dirección;
f) inscripción en la Cámara de Comercio de la República de Cuba;
g) inscripción en el Registro mercantil;
h) registro comercial para operar en CUC y CUP;
i) inscripción en el Registro de constructores, proyectistas y consultores de la Re-pública de Cuba;
j) certificación actualizada de la inscripción en el Registro general de juristas dela República de Cuba del asesor jurídico de la entidad, la cual debe estar en elexpediente laboral;
k) certificado actualizado de los sistemas contables financieros utilizados por laentidad, emitido por la entidad autorizada;
l) de contar con sistemas contables financieros, salvas de la información como me-dida de protección; y
m) resolución que aprueba las firmas autorizadas necesarias para las transacciones yoperaciones que lo requieran.
15. Misión, los objetivos de trabajo de la entidad y los específicos por área.
16. Plan de trabajo anual de la entidad: debe responder a la instrumentación de las ac-tividades recogidas en el Plan de actividades principales del órgano u organismo alque se subordina y a las propias de la entidad.
17. Plan de trabajo anual, el mensual por áreas y el individual por muestra seleccionadade los directivos, funcionarios y especialistas, los que deben estar aprobados por eljefe inmediato superior.
18. Aprobación y desagregación del Plan de la Economía y el Presupuesto anual, asícomo el análisis de su ejecución.
19. Conocer si poseen los siguientes documentos, debidamente firmados, según proce-da, para comprobar el grado de responsabilidad individual o colectiva:
a) Código de Ética de los Cuadros del Estado cubano;
b) convenio colectivo de trabajo;
c) código de conducta específico, si los hubiere, en el que se exponen valores éticosy de conducta que debe cumplir un grupo específico de trabajadores;
d) reglamento disciplinario interno; y
e) consecutivo anual de medidas disciplinarias aplicadas en la entidad.
20. Inventario de competencia y necesidades de capacitación de los trabajadores, asícomo el Plan anual de capacitación.
21. Plan de prevención de riesgos de la entidad.
22. Principio de separación de tareas en el desarrollo de las actividades que así lo re-quieran, y en caso de no tener condiciones para cumplir este principio, que esténdefinidos controles alternativos.
23. Relación de los contratos económicos existentes con otras entidades.
24. Demandas presentadas a los tribunales.
25. Cumplimiento del plan de rotación de los trabajadores que son responsables de as-pectos claves inherentes a sus funciones y el control en el caso de no poder cumpliresa norma por contar con pocos trabajadores.
26. Expediente de las acciones de prevención y control.
27. Datos que se relacionan a continuación por cada almacén:
a) Denominación y dirección del almacén;
b) valores de inventarios y número de renglones;
c) cuentas fundamentales y características de los productos fundamentales;
d) jefe de almacén;
e) dependientes; y
f) local cerrado, a cielo abierto, u otro.
28. Comprobar el nivel de seguridad y protección de los locales de la entidad, con én-fasis en los almacenes.
29. Total de áreas de responsabilidad y valor de los activos fijos tangibles.
30. Documentos que aprueban los sistemas de pago y de estimulación.
31. Pago establecido a los trabajadores por concepto de salario y otros (periodicidad,montos aproximados, por tarjeta magnética).
32. Existencia de comedores y cafeterías, albergues, casas de descanso, plan vacacionalu otras instalaciones existentes, cantidad de comensales, albergados e ingresos ygastos mensuales del período de la acción de prevención y control.
33. Parque de vehículos automotores, grupo electrógeno y otros.
34. Plan de combustible aprobado por el nivel competente y la desagregación por tipode combustible.
35. Inscripción de los inmuebles estatales en el Registro de la Propiedad que correspon-da.
36. Relación de los registros contables en uso, consignando fecha de la última anota-ción y nombre de la persona encargada de cada uno de ellos.
37. Estados financieros y su memoria al cierre del período o ejercicio económico toma-do para la auditoría, así como los balances de comprobación de saldos y el nivel decentralización de la contabilidad.
38. Anotaciones en las cuentas, gastos por faltantes y pérdidas e ingresos por sobrantes.
39. Fecha de confección de los últimos estados financieros y si se cumplen sistemática-mente las fechas de entrega al nivel correspondiente.
40. Declaración jurada de impuestos, y si han sido multados por incumplimientos conel sistema tributario.
41. Análisis realizados por el sujeto de la acción sobre los movimientos, las variacionesde saldos de las cuentas y los índices o razones calculadas en el período de la acciónde prevención y control.
42. Políticas y prácticas contables: el entendimiento de las políticas y prácticas conta-bles de la entidad aborda los siguientes asuntos: marco normativo contable aplicablea la entidad; cambios en la selección y aplicación de políticas contables; políticascontables para cuentas y revelaciones significativas.
43. Normas técnicas o estándares de buenas prácticas relacionados con la gestión y elcontrol del objeto del estudio y criterio técnico, emitidos por organismos rectores.
P-D0001-02 Preguntas a considerar en la evaluación de riesgos
PREGUNTAS A CONSIDERAR EN LA EVALUACIÓN DE RIESGOS
A continuación se enumeran las preguntas que el auditor debe tener en cuenta al anali-zar los riesgos en una auditoría.
1. ¿Han sido establecidos claramente la misión, objeto social, encargo estatal del suje-to auditado?
2. ¿Se han producido cambios recientes en la misión, objeto social, encargo estatal,estructura del sujeto auditado?
3. ¿Ha sido aprobada por el nivel correspondiente la realización de actividades secun-darias derivadas del objeto social, eventuales y de apoyo?
4. ¿Resultan fácilmente identificables los procesos, actividades y operaciones?
5. ¿Cuál es el documento que autoriza la creación del sujeto a auditar?
6. ¿Tienen definido y se entiende claramente dentro de la entidad la misión, objetosocial, encargo estatal y las funciones asignadas?
7. ¿Cómo funciona la supervisión y el monitoreo en el sujeto auditado como parte dela estructura jerárquica?
8. ¿Concede la entidad una atención particular al análisis y a la gestión de riesgos,incluidos los riesgos de incumplimiento en sus operaciones?
9. ¿Se han contratado servicios o actividades con terceros?
10. ¿Cómo se supervisa el grado de cumplimiento y rendimiento de los servicios o ac-tividades contratadas con terceros?
11. ¿Tiene el personal el nivel de competencia y de conducta ética exigido?
12. ¿Existe flujo de información interno y externo?
13. ¿Se aprecia coordinación entre las áreas?
14. ¿Se han visto comprometidos los derechos de las cooperativas y trabajadores porcuenta propia a causa de la interpretación y aplicación por el sujeto a auditar de lasdisposiciones jurídicas vigentes?
15. ¿Hay operaciones o hechos significativos que puedan dar lugar a riesgos de fraude,es decir, contratos con terceros, pagos a las formas no estatales, proyectos de co-laboración, operaciones con instrumentos financieros como créditos bancarios porimportes considerables?
16. ¿Se ha procedido a la contratación de expertos en relación con los procesos, activi-dades y operaciones significativas para la entidad?
17. ¿Qué precauciones se han adoptado para cerciorarse de la competencia y objetivi-dad del experto contratado?
18.¿Cómo se lleva a cabo el seguimiento del trabajo de los expertos?
19.¿Es estable el equipo de dirección o ha habido cambios de personas claves?
20. ¿Cómo funcionan los órganos colegiados de dirección y los consultivos del sujetoauditado que se encuentran constituidos, es decir, Consejo de Dirección, Comisiónde Cuadros, Comité de Prevención y Control, Comité de Expertos, Comité Financiero y de Contratación, Consejo Técnico Asesor, Comité de Competencias Labo-rales, entre otros que puedan existir?
21. ¿Intervienen activamente y de forma constante los trabajadores y la máxima direc-ción del sujeto auditado en el análisis de riesgos?
22. ¿Ha analizado la dirección las consecuencias de los cambios en el entorno de laentidad y su impacto?
23. ¿Adopta la dirección un enfoque prudente o es más proclive a adoptar riesgos?
24. ¿Qué iniciativas ha adoptado la dirección para identificar y evitar riesgos conside-rables que podrían tener un impacto desfavorable en la entidad?
25. ¿Supervisa y evalúa la dirección activamente las consecuencias de su actuación ysus decisiones?
26. ¿Se han detectado en controles previos actos de incumplimiento o presuntos hechosdelictivos o de corrupción administrativa?
27. ¿Cómo equilibra la dirección la necesidad de alcanzar los objetivos de trabajo apro-bados con la gestión de los riesgos y la observancia de la legislación vigente?
28. ¿Hay elementos de la estructura organizativa que puedan desarrollar el riesgo defraude?
29.¿Hay elementos en las disposiciones jurídicas vigentes que puedan desarrollar elriesgo de fraude?
30. ¿Tienen implementado el sistema de captación, análisis y reportes de los hechos decorrupción administrativa?
31. ¿Dan respuesta a las quejas y peticiones recibidas?
32. ¿Las políticas y procedimientos relevantes para la prevención y detección de fraudey corrupción administrativa se complementan entre sí y operan de manera integraday cohesionada?
33. ¿Han estado involucrados los trabajadores en la identificación de riesgos con res-pecto a la prevención y detección del fraude y la corrupción administrativa?
34. ¿Se analizan por el sujeto auditado la evaluación del riesgo de fraude y los controlesinternos y externos?
35. ¿Se han priorizado o implementado las recomendaciones para cambios o mejoras alos procedimientos y el Plan de prevención de riesgos?
36. ¿La entidad ha implementado una cultura de prevención y control?
P-D0001-03 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoríafinanciera
ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE PROGRAMADE AUDITORÍA FINANCIERA
Al elaborar el programa de la auditoría financiera se debe identificar el propósito quese persigue, relacionado con la certificación de los estados financieros o propósitos adi-cionales enunciados en las Normas Cubanas de Auditoría.
Partiendo del propósito de la auditoría, es importante que se identifiquen las cuentasque se encuentran relacionadas entre sí, a fin de que los procedimientos analíticos seanconsiderados y ejecutados en su conjunto.
La auditoría debe planearse de acuerdo con los ciclos de las operaciones relacionadascon la actividad que realiza el sujeto a auditar, que considera las cuentas contables de losdiferentes grupos que se relacionan y conforma los ciclos que dan respuesta a los objeti-vos de la auditoría financiera a realizar.
Para efectuar una mejor evaluación de los estados financieros, el auditor debe conside-rar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionadas estrechamente en el mismosegmento, para lo cual debe identificar previamente los ciclos de transacciones, a fin deencontrar su conexión con los controles internos contables.
La evaluación por ciclos combina las operaciones registradas en los comprobantes deoperaciones diarios con los saldos que resultan de esas operaciones, lo que se debe consi-derar para la aprobación de la muestra y el alcance de la auditoría.
Es importante tener en cuenta que todo ciclo transaccional está compuesto por funcio-nes, es decir, por un conjunto de tareas básicas íntimamente relacionadas que permitenconocer, procesar, clasificar, verificar o informar, entre otras, las transacciones relaciona-das en un sistema, las cuales dependerán de la forma en que se aplican en la entidad.
En todo caso, el resultado es un conjunto de transacciones, procedimientos, enlaces ybase de datos que pueden dividirse en cinco ciclos básicos:
1. Ingresos: efectivo, cuentas y efectos por cobrar, otras cuentas por cobrar, ventas,otros ingresos, inversiones financieras e ingresos asociados, otros activos y cuentasrelacionadas.
2. Bienes: inventarios, costos de ventas, activos fijos tangibles e intangibles, deprecia-ción y amortización, inversiones materiales y cuentas relacionadas.
3. Desembolsos: desembolsos de efectivo, cuentas y efectos por pagar, compras, pasi-vos, nóminas, otros gastos.
4. Producción o conversión.
5. Financiamiento: cuentas de patrimonio y capital contable.
Una actividad que se pueda incluir en más de un ciclo se debe asignar a un solo ci-clo para fines de revisión; por lo general, la asignación se hace al ciclo donde existeel mayor volumen de actividad y todos los aspectos importantes de esa actividaddeben ser realizados dentro de ese ciclo.
A continuación se ofrecen algunos ejemplos que reflejan las interrelaciones entre lasdiversas operaciones de una entidad determinada:
1. La revisión de los inventarios se debe combinar con el examen de las compras y elcosto de las mercancías vendidas.
2. La verificación de los activos fijos tangibles, por lo general se debe combinar conel análisis de la depreciación, depreciación acumulada, gastos de reparaciones ymantenimiento.
3. La revisión de las inversiones debe incluir la verificación de las cuentas relaciona-das con el proceso inversionista y cualquier ganancia o pérdida producida por laventa de inversiones.
4. El examen de las cuentas por cobrar se combina con la revisión de ingresos y cobros.
5. Los pasivos, gastos por intereses y desembolsos de efectivo se deben auditar simul-táneamente.
La verificación del patrimonio o capital y las utilidades retenidas se deben integrar conla revisión de los dividendos.
Aseveraciones que puede utilizar el auditor para considerar diferentes tipos de erroresmateriales que pueden ocurrir:
1. Aseveraciones acerca de tipos de operaciones y eventos para el período:
a) Ocurrencia: las operaciones y eventos que han ocurrido se han registrado y con-ciernen a la entidad;
b) integridad o totalidad: todas las operaciones y eventos que se deben registrarfueron registrados;
c) exactitud: los importes y otros datos referentes a operaciones y eventos estánregistrados adecuadamente;
d) medición o corte: las operaciones y eventos han sido registrados en el períodocontable o fiscal correcto;
e) clasificación: las operaciones y eventos han sido registrados en las cuentas ade-cuadas; y
f) conformidad: las operaciones y eventos han sido registrados de conformidad conla ley, normas u otras autoridades.
2. Aseveraciones acerca de los saldos de cuentas a final del período:
a) Existencia: los activos, pasivos y participaciones en el patrimonio o capital enuna determinada fecha;
b) derechos y obligaciones: un activo o un pasivo relativo a la entidad en una deter-minada fecha;
c) integridad o totalidad: todos los activos, pasivos y participaciones de patrimonioo capital que deben haber sido registrados; y
d) valuación y asignación: los activos, pasivos y participaciones de patrimonio ocapital están incluidos en los estados financieros en los montos correspondientesy todo ajuste de valuación o asignación resultante, han sido adecuadamente re-gistrado.
3. Aseveraciones acerca de la presentación y revelación:
a) Ocurrencia y derechos y obligaciones: las operaciones, eventos y otros asuntoshan ocurrido efectivamente y conciernen a la entidad;
b) integridad o totalidad: todas las revelaciones que debían haber sido incluidas enlos estados financieros han sido efectivamente hechas;
c) clasificación y comprensibilidad: la información financiera está presentada ydescrita de forma adecuada, y las revelaciones de información han sido expresa-das claramente;
d) exactitud y valuación: la información financiera y otras informaciones han sidoreveladas de manera fiel y exacta, y en cantidades apropiadas; y
e) conformidad: la información financiera y otras han sido reveladas de conformi-dad con las leyes, normas u otra autoridad.
Las aseveraciones se han asociado a factores de riesgo con el fin de facilitar la iden-tificación y valoración de los riesgos. El auditor debe asociar estos factores de riesgo alos procesos, áreas o tipo de operación que corresponda, estos han sido definidos de lasiguiente manera:
| Aseveraciones(afirmaciones) | Factor de riesgo | | - | - | | Sobre tipos de transacciones y hechos durante el periodo objeto de auditoría | | Ocurrencia | Registros que no reflejan la realidad o que no corresponden a laentidad | | Integridad o totalidad | Omisión en el registro de transacciones o hechos ocurridos en laentidad | | Exactitud | Cantidades, datos o transacciones erróneas o inexactas | | Medición o corte | Registros que no corresponden al período |
| Aseveraciones(afirmaciones) | Factor de riesgo | | - | - | | Clasificación | Inadecuada clasificación de operaciones | | Conformidad | Operaciones y eventos no registrados de conformidad con la leynormas u otras autoridades | | Sobre saldos contables al cierre del periodo | | Existencia | Sobrestimación del saldo de derechos y obligaciones | | Derechos y obligaciones | Inexistencia de control sobre derechos y obligaciones presentadosen el saldo | | Integridad o totalidad | Subestimación del saldo de derechos y obligaciones | | Valuación y asignación | Inadecuada valoración reflejada en los saldos | | Sobre la presentación e información a revelar | | Ocurrencia y derechos yobligaciones | Revelación inadecuada de la realidad económica | | Integridad o totalidad | Revelación incompleta de información financiera o presupuestal | | Clasificación y compren-sibilidad | Falta de claridad en la información revelada | | Exactitud y valuación | Cantidades reveladas inadecuadas por su valoración o cálculo | | Conformidad | Revelación de operaciones y eventos de no conformidad con la ley,normas u otras autoridades |
Para que el auditor diseñe pruebas de control necesita vincular el riesgo y la actividad decontrol con la aseveración de auditoría para diseñar una prueba de los procedimientosde control; para el diseño de procedimientos de auditorías sustantivos o prueba de detalle, conrespecto al riesgo identificado, determina la actividad de control, prueba del procedimientode control, procedimiento de auditoría sustantivo y aseveración de auditoría.
Las pruebas de control y procedimientos sustantivos abordan la detección de erroressignificativos a nivel de la aseveración; la diferencia está en que la prueba de control tieneque ver con la evaluación de la eficacia operativa de los controles internos que se suponeprevengan y detecten errores importantes a nivel de la aseveración, en tanto que el pro-cedimiento sustantivo es una prueba detallada que se debe diseñar y realizar sobre tiposde operaciones, saldos de cuentas y revelaciones de información, independientemente deque haya o no controles internos; la base para diseñar y efectuar pruebas de los controlesdependerá de los controles internos con los que cuenta la entidad.
P-D0001-04 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoríade desempeño
ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE PROGRAMADE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO
A partir de las condiciones específicas y las características del sujeto a auditar, el audi-tor debe elaborar los programas de auditoría a aplicar y usar las técnicas apropiadas pararecopilar información con el propósito de obtener evidencias de los sistemas, procesos,actividades u operaciones.
También debe analizar los resultados de los indicadores de gestión establecidos en laentidad, y diseñar los que considere necesarios que le permitan evaluar la gestión en el
cumplimiento de la misión, objeto social, plan de la economía, el presupuesto y objetivosde trabajo, entre otros.
El auditor puede seleccionar, modificar o agregar los procedimientos y técnicas de au-ditoría que, según su criterio, pueda elaborar y aplicar en el programa de auditoría:
I. La gestión administrativa: el programa para evaluar la gestión administrativa debetener en cuenta el análisis integral del estado de los temas sobre cumplimento del Plan de la Economía y el Presupuesto de la entidad, de los planes de producción oservicio en surtidos y valores, de los objetivos y metas de los procesos con los re-cursos asignados, el estado del Sistema de Control interno implementado, la calidaddel producto o servicio que ofrece y la cultura organizacional.
Incluir, entre otros aspectos a revisar:
1. El cumplimiento de la entidad en tiempo y calidad de los objetivos y metasestablecidos y su alcance regulado por el Plan de la Economía Nacional y el Presupuesto del Estado, conforme a los Lineamientos de la Política Económicay Social del Partido y la Revolución vigentes para el período auditado, en cum-plimiento de su misión y de las funciones estatales asignadas.
2. La correcta utilización de los recursos materiales, humanos y financieros nece-sarios para el aseguramiento y cumplimiento del Plan de la Economía y el Pre-supuesto y del plan de producción o servicio en surtidos y valores.
3. Si los objetivos de trabajo de la entidad se expresan en términos específicos, medi-bles y por escrito, y si estos derivan objetivos definidos, criterios de medidas o planespara las áreas funcionales o procesos que integran la estructura organizativa.
4. Si se establecen revisiones periódicas del cumplimiento de los objetivos, cri-terios de medidas o planes de las áreas funcionales o procesos que integran laestructura organizativa y de los objetivos generales de la entidad, las causas queinciden en su ejecución, así como las medidas tomadas en caso de incumpli-miento.
5. Que la estructura organizativa, los procesos y actividades, y los puestos de traba-jo de la entidad estén acorde con la misión y objeto social para el cumplimientode los objetivos y metas del Plan de la Economía y el Presupuesto aprobado.
6. La adquisición de los recursos, al menor costo, en la cantidad y calidad requeri-das para el cumplimiento de los objetivos y metas, y la protección, conservación,uso y destino de dichos recursos.
7. Si el Sistema de Control interno implementado detecta las desviaciones en lasáreas de gestión, procesos, actividades y operaciones de la entidad, si se in-troducen mejoras, adecua, armoniza y actualiza de acuerdo con los resultadosy evaluaciones obtenidas, así como la aplicación de las medidas correctivas opreventivas oportunas para corregir las fallas e insuficiencias detectadas.
8. La actitud asumida por la dirección de la entidad en relación con la importanciaque confiere al Sistema de Control interno, su incidencia en los procesos y lasactividades; así como las medidas tomadas de acuerdo con los resultados en ac-ciones de control que hayan verificado su implementación.
9. Si la entidad tiene identificadas las necesidades y expectativas de los clientes ypartes interesadas, así como el control del cumplimiento de los requisitos legalesy reglamentarios del producto o servicio que oferta.
10. Si la entidad realiza seguimiento de la información relativa a la percepción delcliente y partes interesadas con respecto a los productos o servicios ofertados; si
existen actividades, funciones, campaña o programas de relaciones públicas, suimpacto en los clientes y en la sociedad y los presupuestos de gastos aprobadospara estas actividades.
11. Si existe un sistema de gestión de la calidad adecuado a las características de laentidad para demostrar su capacidad para proporcionar productos o servicios quesatisfagan los requisitos del cliente y partes interesadas; así como los resultadosde las auditorías internas de la calidad o de certificación del sistema.
12. Si el comportamiento ético y moral de los directivos, funcionarios y restantestrabajadores de la entidad está en correspondencia con el Código de Ética de los Cuadros del Estado Cubano y el reglamento disciplinario interno establecido,según corresponda; en casos de violaciones, valorar si las medidas fueron lasadecuadas, de acuerdo con la envergadura del caso.
13. La cultura organizacional de la entidad, el ambiente de trabajo, la utilización deestilos y métodos de dirección participativos de los trabajadores en la toma dedecisiones, el conocimiento de las necesidades y expectativas de dichos trabaja-dores, así como la estimulación moral y pública al personal en el cumplimientode los objetivos y metas.
14. Los planes y programas referentes a la preparación técnica de los trabajadores,en especial de los directivos, en las materias que les atañen y el conocimiento delas disposiciones jurídicas que rigen la actividad que desempeñan.
15. Que los proyectos, inversiones o innovaciones aprobados se ejecuten según lasetapas planificadas y dentro del marco del presupuesto establecido, así como losestudios y análisis de factibilidad para la realización de negocios o de dichasinversiones.
16. Utilización de los indicadores de gestión propios de la entidad o diseñar losindicadores de economía, eficiencia y eficacia que se requieran para medir lagestión administrativa, sobre la base del cumplimento del Plan de la Economía yel Presupuesto de la entidad, de los planes de producción o servicio en surtidosy valores, de los objetivos y metas de los procesos con los recursos asignados,el estado del Sistema de Control interno implementado, la calidad del productoo servicio que ofrece y la cultura organizacional, u otras actividades vinculadascon las funciones y desarrollo de la gestión administrativa, en este último el aná-lisis de los órganos colegiados de dirección, y de los órganos asesores, en cuantoa su funcionamiento, seguimiento de acuerdos, entre otros aspectos de interés.
II. La gestión económica financiera: el programa para evaluar la gestión económicafinanciera debe tener en cuenta aspectos e indicadores financieros propuestos enla plantilla P-D0002-01 Procedimientos analíticos que consideren necesarios paramedir el grado de economía, eficiencia y eficacia de las acciones y decisiones eco-nómicas financieras tomadas en la entidad y que influyen en el cumplimiento de lasmetas y objetivos planificados y en la utilización de los recursos.
Incluir, entre otros aspectos a revisar:
1. El cumplimiento de las disposiciones jurídicas, reglamentos y procedimientos detrabajo que rigen la actividad para la preparación y presentación de los estadosfinancieros.
2. La actualización de los registros contables y la entrega oportuna y razonable dela información financiera; identificar las debilidades en la gestión, control y ad-ministración de los recursos financieros.
3. La valoración de las acciones emprendidas por la entidad, a partir de los resul-tados de los informes de los estados financieros, así como de los balances decomprobación de saldos y de los valores del cálculo de indicadores financieros,relacionadas con la realización de los procesos y actividades en el cumplimientode las metas y objetivos planificados y la utilización de los recursos.
4. La ejecución del plan del presupuesto aprobado, mediante la revisión por mues-tra de los gastos y los ingresos y los respectivos soportes documentales primariosque evidencian las transacciones realizadas, y el reflejo de los resultados en losinformes de la ejecución del presupuesto y en los informes de los estados finan-cieros correspondientes.
5. La rentabilidad y la situación financiera de la organización económica, para lo cualse toma en cuenta la evolución de las utilidades, los subsidios otorgados de formaexcepcional y las medidas para reducir estos; así como el uso y control de los cré-ditos y los financiamientos que se han aprobado y otorgado para la realización deactividades de la entidad.
III. La gestión comercial: el programa para evaluar la gestión comercial debe teneren cuenta el análisis integral del estado de los temas de contratación, cuentas porcobrar, cuentas por pagar e inventarios, u otras actividades para las funciones y de-sarrollo de la gestión comercial.
Incluir, entre otros aspectos a revisar:
1. El cumplimiento de las disposiciones jurídicas, reglamentos y procedimientos detrabajo que rigen la actividad.
2. La legitimidad de las operaciones de compraventa, análisis de las cuentas porcobrar y pagar y el cumplimiento de las disposiciones jurídicas establecidas; elestado y cumplimiento de la contratación económica y la revisión de las conci-liaciones con los proveedores y clientes.
3. El control y el cumplimiento del plan de venta de los productos o servicios, asícomo la correspondencia entre la calidad y los precios de las ofertas; realizaranálisis de causas y condiciones en caso de incumplimientos.
4. Que el plan de venta esté elaborado acorde a las necesidades de comercializacióndel producto o servicio; la existencia de estudios y desarrollo de actividades demercadotecnia con vista a asegurar o mejorar la posición en el mercado, internoo externo, y la imagen de la entidad.
5. El establecimiento de políticas o estrategias que permitan conocer las demandasde los productos o servicios que se ofertan.
6. Que el área comercial tenga establecido procedimientos para la evaluación y se-lección de los proveedores para suministrar productos o servicios que cumplan losrequisitos de la entidad; de corresponderse, comprobar la evaluación realizada.
7. El procedimiento de inspección establecido en la entidad para asegurar que losproductos adquiridos cumplan con los requisitos de compra especificados; cui-dado y control de los medios de medición y ensayos utilizados en los almacenes.
8. Los análisis y las medidas observados en caso de reclamaciones y quejas de losclientes.
9. El adecuado almacenaje, aprovisionamiento, control, protección y seguridad delos inventarios; costos de inventarios, distribución, servicios de posventa.
10. La utilización de los indicadores de gestión propios de la entidad o diseñar losindicadores de economía, eficiencia y eficacia que se requieran para medir la
gestión comercial, sobre la base de los procesos o actividades vinculadas concontratación, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios, u otras acti-vidades vinculadas con las funciones y desarrollo de la gestión comercial de laentidad.
IV. La gestión de recursos humanos: el programa para evaluar la gestión de los re-cursos humanos debe tener en cuenta el análisis integral del estado de los temas deselección y admisión de empleo, capacitación, evaluación del desempeño, sistemasalarial establecido y protección e higiene del trabajo u otras actividades para lasfunciones y desarrollo de los recursos humanos de la entidad.
Incluir, entre otros aspectos a revisar:
1. El examen de la actividad de recursos humanos con el fin de comprobar la apli-cación de los procedimientos y reglamentos externos e internos rectores de laactuación y el desempeño del capital humano, para el logro de la misión y losobjetivos de la entidad y el grado de cumplimiento de las disposiciones jurídicasque regulan esta actividad.
2. La selección, captación y empleo, así como los procedimientos establecidos parala contratación, capacitación y la evaluación del desempeño laboral del capitalhumano y su correspondencia con los objetivos de la entidad.
3. Si es correcta la utilización de la fuerza de trabajo adecuada y necesaria para elcumplimiento de la misión y del aprovechamiento de la jornada laboral; la estruc-tura y organización de los procesos, determinación de la plantilla, normas de traba-jo, estudios de flujos tecnológicos y la eficiencia en el uso de la fuerza de trabajo.
4. Las bases de la retribución: aplicación de la legislación laboral vigente de trabajoy salario, la correcta determinación y adecuada aplicación de las formas y siste-mas de pago, así como cuantificar económicamente aquellas que originen pagosen exceso o en defecto a los trabajadores.
5. Si el área de recursos humanos determina y realiza un análisis de las causas delmovimiento y fluctuación laboral, del índice de ausentismo y las acciones reali-zadas para disminuirlos.
6. El cumplimiento del Reglamento de seguridad y salud en el trabajo, según pro-ceda, y los análisis sobre las condiciones de seguridad e higiene de los puestos yáreas de trabajo; indagar sobre las causas de los accidentes ocurridos, frecuenciay gravedad de los mismos.
7. El cumplimiento de las reglamentaciones establecidas para la aplicación de laestimulación económica a los trabajadores.
8. El análisis del comportamiento de la disciplina laboral y de la responsabilidadmaterial; medidas adoptadas al respecto, así como el conocimiento por los direc-tivos y los trabajadores de los reglamentos internos y externos necesarios para eldesempeño de sus funciones.
9. La utilización de los indicadores de gestión propios de la entidad o diseñar losindicadores de economía, eficiencia y eficacia que se requieran para medir lagestión de los recursos humanos, sobre la base de los procesos o actividades talescomo: selección y admisión de empleo, capacitación, evaluación del desempeño,u otras actividades para las funciones y desarrollo de la gestión de los recursoshumanos de la entidad.
V. La gestión de la producción de bienes y servicios: el programa para evaluar la ges-tión de la producción de bienes y servicios debe tener en cuenta el análisis integral
del estado de los temas sobre: la utilización, control y destino de los recursos rela-cionados con los procesos, actividades y operaciones para la obtención de bienes yservicios, en el cumplimiento del Plan de la Economía y el Presupuesto y los planesde producción o servicios en surtidos y valores.
Incluir, entre otros aspectos a revisar:
1. El cumplimiento de las disposiciones jurídicas, reglamentos y procedimientos detrabajo que rigen los procesos de producción o prestación del servicio e identifi-cación y documentación de los requisitos de calidad de los productos y serviciosque ofrece la entidad.
2. Organización y planificación de la producción y los servicios, así como el se-guimiento, la medición y mejora continua de los procesos de producción y pres-tación del servicio; el cumplimiento de los planes de producción y servicio ensurtidos y valores.
3. Las exportaciones de bienes y servicios, su diversificación, crecimiento y cum-plimiento del plan; la producción para sustitución de importaciones, así comolos planes, programas y medidas para su desarrollo o de ahorro de componentesimportados.
4. Análisis de los costos de la producción o de la prestación del servicio, registro ycontrol.
Determinar entre otros:
a) Costo por unidad de producto o servicio;
b) gasto total por peso de ingreso total;
c) gasto material por peso de ingreso;
d) gasto de salario por peso de utilidad; y
e) gasto total por peso de producción o servicio.
5. La utilización y control de las materias primas, materiales, equipamiento tecno-lógico y otros recursos para el proceso productivo o de prestación del servicio, yel cumplimiento de los requisitos técnicos y de calidad establecidos para dichosprocesos y los productos o servicios obtenidos.
6. La utilización de la fuerza de trabajo adecuada y necesaria para el cumplimientode los objetivos, metas y planes de producción y los servicios.
7. La actualización y cumplimiento de las normas de consumo para la produccióny los servicios.
8. El control de la productividad y los indicadores específicos de eficiencia y efica-cia de los procesos productivos y los servicios.
9. El estado técnico y mantenimiento de las instalaciones, equipamiento tecnológi-co y los medios de medición y ensayos; la utilización de la capacidad instaladadisponible para las necesidades del cumplimiento del plan de producción y losservicios.
10. El control y disminución de los desperdicios, reprocesos, producciones rechaza-das y producciones no conformes.
11. Evaluación del control y comportamiento de los portadores energéticos para laejecución de los procesos de producción y servicios en el cumplimento del plande producción o servicio y los objetivos de trabajo.
12. Las exigencias establecidas para el uso, mantenimiento y conservación deltransporte, de la organización del servicio que garantiza los procesos de produc-ción y servicios para el cumplimento de los planes y los objetivos de trabajo.
13. Utilización de los indicadores de gestión propios de la entidad o diseñar losindicadores de economía, eficiencia y eficacia que se requieran para medir lagestión de la producción de bienes y servicios en el control, uso y destino de losrecursos a los procesos, actividades y operaciones para la obtención de bienes yservicios en el cumplimiento del Plan de la Economía y el Presupuesto, u otrasactividades vinculadas con las funciones y desarrollo de la gestión de la produc-ción de bienes y servicios de la entidad.
VI. Gestión de información: el programa para evaluar la gestión de información debetener en cuenta el análisis integral del estado de los temas sobre el sistema de infor-mación y comunicación existente para la dirección, ejecución, control y resultadosde los procesos, actividades y operaciones en el logro de los objetivos de la entidad.
Incluir, entre otros aspectos a revisar:
1. Si el sistema de información y comunicación establecido se ajusta a las caracte-rísticas de la entidad, si satisface sus propias necesidades y es adecuado y sufi-ciente para la toma de decisiones.
2. Si la información captada, recopilada, producida, procesada y emitida apoya losprocesos, actividades y operaciones que se ejecutan en la entidad.
3. La oportunidad, pertinencia, actualización, razonabilidad y accesibilidad de lainformación en los diferentes niveles de dirección para la consecución de los ob-jetivos trazados y el cumplimiento del plan de producción o servicios en surtidosy valores y del Plan de la Economía y el Presupuesto.
4. El correcto procesamiento de los datos y entrega oportuna al personal que lorequiera.
5. La eficiencia de los canales de comunicación internos y externos, los mediosde comunicación utilizados para la información significativa en los niveles dedirección establecidos.
6. Si la dirección de la entidad mantiene una actualización de la información finan-ciera de cumplimiento y de los eventos internos y externos y otras informacionesnecesarias para el logro de los objetivos.
7. La seguridad de la información, su inalterabilidad, acceso y uso.
8. La existencia de sistemas de información computarizados sobre la protección yla seguridad técnica de los sistemas informáticos; la utilización de los sistemascomo herramienta para tener información adecuada y suficiente para el logro delos objetivos y cumplimiento del Plan de la Economía y el Presupuesto.
9. Si la información ofrecida por el proceso de rendición de cuenta establecido porla entidad da un reflejo del estado y resultados de la gestión realizada por losdirectivos y funcionarios que tienen el deber de informar a los trabajadores y alas instancias superiores.
10. Utilización de los indicadores de gestión propios de la entidad, o diseñar los in-dicadores de economía, eficiencia y eficacia que se requieran para medir la ges-tión de información, sobre la base de los procesos o actividades relacionadas conlos sistemas de información y comunicación existentes para la dirección, ejecu-ción, control y resultados de los procesos, actividades y operaciones en el logrode los objetivos de la entidad y en el cumplimiento del Plan de la Economía y el Presupuesto, u otras actividades vinculadas con las funciones y desarrollo de lagestión de la información de la entidad.
P-D0001-05 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoríafiscal
ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE PROGRAMADE AUDITORÍA FISCAL
Al elaborar el programa de auditoría fiscal se deben conocer las características y activi-dades que desarrolla el sujeto pasivo, objeto de la auditoría, en calidad de contribuyente,retentor o perceptor y tener en cuenta lo establecido en la Ley del Sistema Tributario, la Ley del Presupuesto del Estado que corresponda y demás disposiciones jurídicas comple-mentarias vigentes, además, se deben considerar:
1. Datos del contribuyente, según modelo de inscripción o modificación en el Registrode Contribuyentes de la Oficina Nacional de Administración Tributaria, teniendoespecial atención en cuanto a las obligaciones tributarias y no tributarias declara-das; los aportes realizados durante el período objeto de auditoría; el comportamien-to de la disciplina de pago; los recargos por mora; todos aquellos elementos queprovengan de los análisis e informes que sobre el contribuyente haya efectuado la Oficina Nacional de Administración Tributaria; la existencia de convenios de pago,bonificaciones, exenciones o cualquier otro tipo de tratamiento especial al que seencuentre acogido.
2. La posibilidad de ocurrencia del hecho imponible.
3. La base imponible y el tipo impositivo según el tributo de que se trate, así como delas obligaciones no tributarias que procedan.
La base imponible se integra con arreglo a lo que se establece en la Ley del Sistema Tributario, y los medios y métodos según las legislaciones específicas que lo com-plementen, dentro de los regímenes siguientes:
3.1. Determinación directa: se utiliza para determinar la base sirviéndose de lasdeclaraciones juradas, documentos presentados o de los datos consignados enlibros y registros comprobados; ha de ser el régimen fundamental a utilizar paradeterminar la base imponible de los tributos a que están obligados los contribu-yentes, partiendo de su balance de contabilidad certificado.
3.2. Régimen de presunción directa: es un régimen especial para determinar la baseimponible del tributo mediante la utilización de índices objetivos referidos amagnitudes físicas, coeficientes o rendimientos de operaciones reales al alcancedel contribuyente y de la Administración Tributaria; se aplica cuando caracterís-ticas particulares de dicha determinación la hacen muy compleja.
3.3. Régimen de presunción indirecta: es un régimen especial utilizado cuando laausencia de declaración o la declaración incorrecta del respectivo obligado tri-butario no permita el conocimiento de los datos necesarios para la determina-ción directa de la base imponible o los rendimientos; cuando estos se resistenu obstruyen la actuación fiscalizadora, incumplen sus obligaciones contables; ocuando la naturaleza misma del hecho imponible así lo aconseje, utilizando paraello cualesquiera de los siguientes métodos:
a) Aplicando los datos o antecedentes disponibles que sean relevantes al efecto;
b) utilizando aquellos elementos que indirectamente acrediten la existencia delos bienes y rentas o de los ingresos, ventas, costos o rendimientos que seannormales para el sector económico en que se produzcan; o
c) valorando los signos o índices que concurran en los respectivos obligadostributarios, según los datos obtenidos.
4. Determinación de deudas.
5. Los plazos y formas establecidas para su liquidación y pago.
6. El registro contable de las obligaciones tributarias y no tributarias que corresponden.
7. Las contabilizaciones que constituyen Gastos no Deducibles e Ingresos no Grava-dos para la determinación de la base imponible.
8. Los recargos a aplicar a partir de la fecha de vencimiento del término de pago de laobligación.
9. La Declaración Jurada en los casos que proceda.
Los pagos indebidos o en exceso al Presupuesto del Estado pueden producirse porpago doble de las obligaciones tributarias; pago de deudas tributarias cuya determinaciónse realice hallándose prescrito el derecho de la Administración para exigirlas y cuando lacantidad pagada haya sido superior al importe de las deudas determinadas por la Admi-nistración Tributaria o por el propio obligado como consecuencia de un fraccionamientode su pago o por error.
Para evaluar su gestión de cobro, considerar:
1. Si se procedió a establecer la reclamación correspondiente a la Oficina de Admi-nistración Tributaria, en correspondencia con lo establecido en la Ley del Sistema Tributario y su Reglamento.
2. Si el registro contable en Adeudos del Presupuesto responde al derecho de devolu-ción de las cantidades ingresadas indebidamente al Presupuesto del Estado, en oca-sión del pago de las deudas tributarias, mediante resolución emitida por la Oficinade Administración Tributaria.
3. Diligencias de cobro realizadas por el sujeto pasivo ante la Oficina Tributaria y la Dirección Municipal de Finanzas y Precios.
P-D0001-06 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoríaen temas ambientales
ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE PROGRAMADE AUDITORÍA EN TEMAS AMBIENTALES
De acuerdo con los objetivos de la auditoría, se tienen en cuenta los aspectos que serelacionan a continuación; para ello se considera la participación de expertos:
I. Verificación de cumplimiento de los requisitos legales.
Es fundamental precisar las normas, disposiciones jurídicas o estándares sobre loscuales se va a realizar la verificación de cumplimiento, entre ellos:
1. El cumplimiento de la legislación ambiental aplicable a las actividades de laentidad, con énfasis en las disposiciones jurídicas que regulan el uso de los re-cursos naturales y la gestión o manejo de residuos líquidos, sólidos y gaseosos.
2. El cumplimiento de las disposiciones legales sobre radicación industrial.
3. El cumplimiento de las normas establecidas sobre condiciones sanitarias y am-bientales en los lugares de trabajo.
4. El cumplimiento de lo establecido para la prevención de accidentes del trabajo yenfermedades profesionales.
5. El cumplimiento de la legislación relativa a la Evaluación de Impacto Ambientaly de las medidas dictadas en las licencias ambientales obtenidas.
6. El cumplimiento de las normas de consumo de agua, energía e insumos por uni-dad de producto o servicio prestado.
7. El cumplimiento de las disposiciones ambientales sectoriales.
8. El cumplimiento de regulaciones y disposiciones jurídicas que responden a laimplementación nacional de acuerdos ambientales internacionales aprobadospor el país.
9. Los Objetivos de Desarrollo Sostenible, según corresponda.
II. Residuos.
Objetivos de la auditoría ambiental en el tema de residuos:
1. Verificar la existencia de una política en materia de minimización y gestión deresiduos en correspondencia con la Política Ambiental Nacional.
2. Determinar el cumplimiento de la legislación y normativa ambientales y sanita-rias aplicables.
3. Analizar la gestión de riesgo asociada a la generación y manejo de residuos.
4. Comprobar los resultados de la implementación de los sistemas de gestión deresiduos, si existen.
En las auditorías de residuos, el programa de auditoría debe incluir también el análisisde los balances de materia y energía, ya que esto permite evaluar los flujos de recursosa través del proceso e identificar aquellas actividades que presentan mayor potencial depérdidas.
Para llevar a cabo esta auditoría, es conveniente comenzar con el análisis global de laentidad y definir claramente las corrientes de entrada y salida:
Las corrientes de entrada incluyen materias primas, insumos, suministros (vapor,agua), combustibles, energía eléctrica.
Las corrientes de salida normalmente incluyen productos semielaborados, productosterminados, residuos, es decir, líquidos, sólidos y gaseosos.
Es importante tener una completa descripción del proceso, el tipo de operación, fre-cuencia de operación y estacionalidad.
Luego se debe subdividir el proceso de producción en sus principales etapas, para locual se sigue el orden lógico de las operaciones, sin entrar en mayores detalles técnicos;así como definir, para cada etapa, los flujos de materiales y energía, y las condiciones deoperación básicas, es decir, temperatura, presión, concentraciones.
Se deben identificar todas las corrientes de entrada y salida para cada etapa, y los flujosrespectivos; es importante identificar la presencia de compuestos peligrosos –tóxicos, ex-plosivos, inflamables, corrosivos y la existencia de condiciones operacionales extremas:temperaturas y presiones extremas, reacciones exotérmicas, ello permite establecer peli-gros potenciales y evaluar el nivel de riesgo operacional involucrado.
Sobre la base de estos resultados, se debe determinar la importancia de cada etapa,según la cantidad y tipo de residuos que se generan, los recursos consumidos, los nivelesde riesgos involucrados y su importancia en el proceso.
Posteriormente se detallan las operaciones incluidas en dichas etapas críticas y se iden-tifican y cuantifican sus respectivas corrientes de entrada y salida; aquellas operacionesque demuestren ser principales fuentes de residuos, de consumo de recursos, de pérdidasy que representan un significativo riesgo operacional deben evaluarse detalladamente,con la ayuda de expertos en el tema; es importante conocer la opinión de quienes están en-cargados de operar las unidades críticas y discutir con ellos los cursos de acción posible.
El auditor debe identificar posibles fallas en los procedimientos de mantenimiento o enlos sistemas de medición y monitoreo de variables claves, fallas en el control de calidad,debilidades en el nivel de entrenamiento, falta de motivación y compromiso, u otras.
Al propio tiempo, es necesario recopilar datos sobre las características del entorno yde los recursos directamente afectados por la actividad de la entidad, para así evaluar losefectos ambientales más significativos; con dicha información, el auditor estará en condi-ciones de formular y evaluar diferentes alternativas para minimizar tales pérdidas y, porconsiguiente, reducir el impacto ambiental.
Verificar la existencia de una política en materia de residuos en correspondencia con la Política Ambiental Nacional y su cumplimiento:
1. Verificar que existe una política en materia de gestión de residuos que cubra todaslas etapas del ciclo de vida de estos.
2. Comprobar si se previene o minimiza la generación de residuos.
3. Identificar qué sistemas se establecen para manejar los diferentes tipos de residuos.
4. Determinar de qué manera se supervisa y hace cumplir la política establecida.
5. Definir la existencia de brechas o incongruencias en la política de la materia deresiduos.
6. Verificar si existen no conformidades con relación a lo establecido en materia degestión de residuos.
Analizar la gestión de los riesgos:
1. Verificar si la organización ha identificado los riesgos asociados a la generación ymanejo de residuos y ha tomado medidas para su gestión.
2. Comprobar si ha sido eficaz la gestión de estos riesgos y comprobar su impacto parael ambiente y la salud.
3. Identificar si se cuenta con procedimientos para evitar incidentes negativos asocia-dos a la gestión de residuos.
4. Definir si son efectivas las medidas de respuestas de emergencia.
5. Verificar si existen los procedimientos para reducir los riesgos a largo plazo.
Verificar la calidad del proceso de implementación:
1. Comprobar que se han implementado de manera eficiente las políticas y estrategiasvigentes, entre otras herramientas.
2. Determinar si han ocurrido demoras en su implementación.
3. Comprobar si se han identificado las necesidades en cuanto a recursos.
4. Verificar si los recursos se invierten de forma correcta y se logran los objetivos.
Comprobar los resultados de la implementación de los sistemas de gestión de residuos:
1. Comprobar que existe una distribución de responsabilidades.
2. Confirmar si cuentan con los recursos necesarios para garantizar el logro de losobjetivos de la política.
3. Verificar que el sistema opera de modo eficiente y resulta eficaz.
4. Comprobar que las diferentes partes han cumplido con sus responsabilidades.
Comprobar el seguimiento:
1. Determinar si se da seguimiento al manejo de residuos.
2. Verificar si se ha recopilado la información pertinente sobre el tema.
3. Identificar que existan los procedimientos de control para garantizar que haya con-formidad con lo establecido en la política relacionada con el tema.
4. Comprobar que se han tomado las medidas necesarias para corregir las no confor-midades detectadas.
III. Gestión ambiental.
Examen y evaluación de la gestión de una organización, para establecer el grado deeconomía, eficiencia, eficacia, calidad e impacto de su gestión ambiental en la planifi-cación, control y uso de los recursos naturales y en la conservación y preservación delmedioambiente, así como para comprobar la observancia de las disposiciones que le sonaplicables.
Después de definidos los objetivos y el alcance de la auditoría y a partir del conoci-miento de las condiciones específicas y las características de la organización, los audito-res deben elaborar los programas de auditoría a aplicar y utilizar las técnicas apropiadaspara recopilar información en la obtención de evidencias al auditar las áreas o actividadesrelacionadas con los siguientes objetivos:
1. Gestión ambiental de la organización.
1.1. Verificar si existe alguna persona designada para la actividad del medioambien-te y qué nivel ocupa en la estructura de dirección.
1.2. Verificar la existencia de un Sistema de Gestión Ambiental y su estado de im-plementación.
1.3. Verificar si la organización ha tenido en cuenta los siguientes elementos para elanálisis del desempeño ambiental:
a) Diagnóstico de su situación ambiental;
b) existencia de política ambiental, su actualización y relación con los objeti-vos estratégicos de la entidad;
c) identificación y valoración de los aspectos e impactos ambientales asocia-dos a sus actividades, productos y servicios, y su actualización;
d) identificación y aplicación de la legislación ambiental vigente, incluyendola evaluación del cumplimiento legal;
e) existencia y actualización de un programa de gestión ambiental;
f) definición de responsabilidades y autoridades en relación con la gestión am-biental;
g) la asignación de recursos para las acciones del programa de gestión ambien-tal y su amparo en el presupuesto;
h) las acciones de educación ambiental previstas para lograr la toma de con-ciencia necesaria;
i) la existencia de un análisis documentado de los riesgos y los controles ne-cesarios por operaciones;
j) tener aprobados planes de contingencias ante riesgos ambientales;
k) existencia de una planificación de auditorías internas al desempeño ambien-tal y su cumplimiento; y
l) ejecuciones de la revisión por la dirección que incluyan el análisis del des-empeño ambiental.
1.4. Comprobar si la temática medioambiental es cuestión de análisis y debates enlos consejos de dirección, matutinos, asambleas sindicales, u otro espacio.
2. Las operaciones técnicas.
Analizar y evaluar información sobre la naturaleza del proceso y los problemasambientales asociados a los residuos materiales y energéticos; permite evaluar si latecnología, los procesos, residuos y productos finales son apropiados o no.
2.1. Caracterizar el proceso auditado: identificar los procesos y operaciones unita-rias. Elaborar el diagrama de flujo del proceso.
2.2. Identificar y cuantificar las materias primas, insumos, combustibles y servicios.
2.3. Elaborar un balance de materia y energía: determinación de entradas, salidas,consumos, pérdidas y eficiencia de utilización (materias primas, insumos,agua, energía).
2.4. Describir y evaluar el sistema de gestión, tratamiento y disposición final de losresiduos de producción.
2.5. Describir y evaluar el almacenamiento y gestión de materiales peligrosos.
2.6. Determinar los niveles de ruido.
2.7. Identificar las condiciones de operaciones peligrosas y relevantes desde el pun-to de vista ambiental referido a las altas temperaturas, presión, pH extremo,compuestos peligrosos.
2.8. Identificar las áreas del proceso con mayor impacto potencial.
2.9. Comparar con otras alternativas tecnológicas disponibles.
3. La seguridad e higiene ambiental
Considerando la estrecha relación hombre-medioambiente, es importante tener encuenta aspectos que permitan verificar los procedimientos para proteger la salud delos trabajadores, evitar daños a las instalaciones y el medioambiente:
3.1. La definición de funciones, facultades y responsabilidades de los dirigentes,técnicos y trabajadores en general de toda la entidad en relación con la seguri-dad y salud en el trabajo.
3.2. Identificaciones de los agentes físicos tales como, ruido, iluminación, vibracio-nes; químicos y biológicos, métodos para evaluar el cumplimiento de la legis-lación y procederes ante incumplimientos de los mismos; personal responsablede su solución.
3.3. Vinculación con centros de investigación o estudios e instituciones de saludque permitan evaluar las desviaciones de las normativas y parámetros acorda-dos; periodicidad de su realización y posibilidades en las que se pueda producircambios en las mismas siempre que sea necesario.
3.4. El mantenimiento de orden, higiene y limpieza, la lucha antivectorial, controlde las aguas, los suelos, los residuales líquidos y sólidos y la contaminaciónambiental.
3.5. La delimitación y señalización de las áreas de riesgo, en particular las de mayorpeligro.
3.6. La existencia del Plan de medidas para enfrentar las situaciones de emergencia.
3.7. Revisar los incidentes y emergencias de relevancia ambiental que aparecen enel plan anterior.
3.8. Los análisis de los costos por enfermedades y accidentes asociados a las con-diciones ambientales.
4. El cumplimiento legal.
En este tema el auditor debe tener en cuenta aspectos que permitan analizar el nivelde cumplimiento de la legislación ambiental y detectar vulnerabilidades que pue-den generar responsabilidades civiles y administrativas a la organización; así comoresponsabilidades penales para los funcionarios de la misma.
Se entiende como legislación ambiental todas las leyes, decretos, decretos-leyes,resoluciones, reglamentos, instrucciones, circulares, normas cubanas obligatorias ynormas ramales establecidas para el sector en cuestión.
Aspectos a tener en cuenta:
4.1. La aplicación de la legislación ambiental relacionada con el medioambiente yla actividad de producción que realicen.
4.2. La actualización de la legislación ambiental vigente.
4.3. La existencia de procedimientos para la evaluación del cumplimiento de lalegislación.
4.4. La capacitación de los trabajadores sobre los aspectos de legislación ambientalaplicable en cada puesto de trabajo.
4.5. La evaluación de los resultados de las acciones de control realizadas por la pro-pia organización, entidades regulatorias ambientales, entre otras.
4.6. El cumplimiento de las normas y regulaciones para la seguridad y salud en eltrabajo en las actividades que se desarrollan en la entidad.
5. Comportamiento económico-financiero de la organización con respecto al medioam-biente.
Se deben tener en cuenta aspectos que permitan evaluar la situación económica-fi-nanciera de la organización respeto al medioambiente:
5.1. Los costos directos e indirectos debido al no cumplimiento de estándaresambientales: multas, pérdida de licencia y clientes, reducción de los planesde producción por concepto de paralización temporal de las actividades comomedida de contravención, entre otros.
5.2. Si en inventario existe una reserva de piezas de repuesto para enfrentar cual-quier avería o contingencia con implicaciones ambientales.
5.3. Los costos asociados a accidentes: seguros, indemnizaciones, daños al per-sonal y a los equipos, disminución de producción.
5.4. En caso de existir un plan de inversiones para la gestión ambiental, se debeverificar el uso y destino de los recursos.
5.5. Requerimientos de inversión para mejoramiento ambiental: reemplazo deunidades ineficientes, nuevos sistemas de control de procesos, modificacionesal proceso, nuevas líneas y otras que se consideren.
5.6. Los costos de operaciones asociados al mejoramiento ambiental: incrementoen costo de materiales y energéticos.
5.7. Verificar si se identifican y cuantifican beneficios por ahorros energéticosy materiales, por incremento de eficiencia, por prevención de la contamina-ción; por reducción de accidentes e incidentes ambientales, por recuperacióny aprovechamiento de residuos, de costos de tratamiento y de disposición deresiduos y por nuevos subproductos, entre otros.
5.8. Si se realizan análisis de costo-beneficio para alternativas de mejoramientoambiental.
5.9. El destino de los recursos financieros que son asignados a la gestión am-biental.
5.10. Comprobar si se realizan análisis de los recursos económicos necesariospara la solución de los problemas ambientales de la entidad y proyección paramitigar los problemas ambientales de la localidad.
5.11. Verificar si los gastos en los que incurre la entidad o unidad de producción sedeben a accidentes vinculados a condiciones ambientales.
5.12. Análisis de los costos por enfermedades profesionales o accidentes y los sub-sidios pagados a los trabajadores vinculados a condiciones ambientales.
5.13. Verificar la presentación y el saldo de las cuentas que se afectan por la activi-dad ambiental.
5.14. Análisis de la planificación y financiamiento relacionados con la seguridady salud en el trabajo por epígrafes, partidas del presupuesto y elementos delgasto, para el sector presupuestado y no presupuestado, según corresponda.
IV. Evaluación de un Sistema de Gestión Ambiental.
La auditoría ambiental relacionada con este tema se encarga de la verificación, sis-temática y documentada, para obtener y evaluar objetivamente las evidencias deauditoría, con el fin de determinar si el Sistema de Gestión Ambiental, en lo ade-lante SGA, de una organización satisface los criterios de auditorías de sistemas degestión ambiental y comunicar los resultados de este proceso a la organización. Losobjetivos que persigue son los siguientes:
1. Determinar la conformidad del SGA de la organización auditada con los criteriosde auditoría.
2. Determinar si el SGA de la organización auditada, ha sido correctamente imple-mentado y si se mantiene.
3. Identificar áreas de mejora potencial en el SGA de la organización auditada.
4. Evaluar la capacidad del proceso interno de revisión por la dirección para asegu-rar la adecuación y la efectividad continua del SGA.
A partir de las condiciones específicas y las características de las organizaciones,los auditores deben elaborar los programas de auditoría a aplicar y utilizar las téc-nicas apropiadas para recopilar información relacionada con:
1. Verificación del funcionamiento de los procesos o actividades.
2. Entorno o tipo de ecosistemas afectados.
3. Identificación y valoración de los impactos generados en el proceso.
4. Análisis de las causas y efectos sociales, económicos y ambientales de los pro-blemas ambientales detectados.
5. Verificación de la política, planes, programas orientados a la conservación y pro-tección ambiental.
6. Cumplimiento de las normas ambientales aplicables.
7. Comprobación de la efectividad del SGA.
8. Análisis de los riesgos y oportunidades del SGA.
9. Análisis de las estadísticas disponibles.
De otra parte, incluye la evaluación de las áreas: administrativa, legal, técnica, eco-nómica-financiera y de seguridad.
Componentes del área administrativa:
1. Estructura organizacional.
2. Asignación de responsabilidad y autoridad.
3. Nivel de preparación y experiencia del personal.
4. Procesos y procedimientos documentados.
5. Actitud y sensibilidad.
Relaciones internas y externas.
7. Existencia de medidas de protección.
8. Formulación de políticas.
9. Coordinación interinstitucional.
10. Mejoramiento continuo.
Componentes del área legal:
1. Legislación y normas nacionales.
2. Legislación y normas ambientales internacionales cuando corresponda.
3. Licencias y permisos.
Componentes del área técnica:
1. Materias primas.
2. Consumo de energía.
3. Consumo de agua.
4. Proceso operativo.
5. Caracterización de residuos y emisiones.
6. Sistemas de tratamiento de residuos y emisiones.
7. Sistema de almacenamiento, transportación y disposición final de residuos.
8. Reciclaje/reuso de residuos.
9. Calidad del servicio.
10. Eficiencia del servicio.
11. Cobertura y oportunidad del servicio.
12. Satisfacción de los usuarios.
13. Medidas de prevención y mitigación de impactos ambientales negativos y pla-nes de contingencia.
Componentes del área económica financiera:
1. Incremento de costos.
2. Disminución de gastos.
3. Productividad.
4. Análisis de costo/beneficio.
5. Eficiencia financiera.
Componentes del área de salud y seguridad:
1. Normas de seguridad industrial.
2. Normas de salud ocupacional.
3. Mecanismos y aparatos de seguridad.
4. Perfil de riesgo e investigación de accidentes y enfermedades profesionales aso-ciadas a condiciones ambientales.
5. Planes de emergencia.
6. Bioseguridad.
V. Identificación de aspectos e impactos ambientales.
Para identificar y comprender los impactos ambientales potenciales en una organi-zación, el auditor debe recopilar datos cuantitativos y cualitativos sobre las carac-terísticas de sus actividades, productos y servicios, tales como entradas y salidas demateriales o energía, procesos y tecnologías usadas, instalaciones, lugares y méto-dos de transportación.
Además, puede ser útil recopilar información sobre:
1. Relaciones de causa y efecto entre los elementos de sus actividades, productos,servicios y cambios ambientales.
2. Preocupaciones ambientales de las partes interesadas.
3. Posibles impactos ambientales identificados en las reglamentaciones y permisosgubernamentales, en otras normas, o por asociaciones industriales, institucionesacadémicas.
El proceso de identificación de aspectos e impactos ambientales se beneficiará dela participación de aquellas personas que están familiarizadas con las actividades,productos o servicios de la organización.
Aunque no hay un solo enfoque para la identificación de aspectos e impactosambientales, el enfoque seleccionado puede considerar, los relativos a:
1. Emisiones al aire.
2. Vertidos al agua.
3. Descargas al suelo.
4. Uso de materias primas y recursos naturales, entre ellos, uso del suelo, uso delagua.
5. Asuntos ambientales locales o de la comunidad.
6. Uso de energía.
7. Residuos y subproductos.
Por lo tanto, se deberían considerar las actividades relacionadas con los bienes yservicios usados por la organización y los productos y servicios tales como:
1. Diseño y desarrollo.
2. Procesos de fabricación.
3. Embalaje y medio de transporte.
4. Desempeño ambiental y prácticas de contratistas y proveedores.
5. Gestión de residuos.
6. Extracción y distribución de materias primas y recursos naturales.
7. Distribución, uso y fin de la vida útil de los productos.
El auditor debe considerar en las fuentes de información para la identificación deaspectos e impactos ambientales, las siguientes:
1. Información general.
2. Manuales de operación, diagramas de flujo de procesos o planes de calidad yproducto.
3. Informes de auditorías previas, evaluaciones o revisiones, tales como revisionesambientales iniciales o análisis de ciclo de vida.
4. Información de otros sistemas de gestión, tales como de calidad, seguridad ysalud ocupacional.
5. Informes de datos técnicos, análisis o estudios publicados o listas de sustanciastóxicas.
6. Requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba.
7. Códigos de buenas prácticas, políticas nacionales e internacionales, directrices yprogramas.
8. Datos de compras.
9. Especificaciones de producto, datos de desarrollo de productos, hojas de seguri-dad de materiales y químicos o datos de balance de materia y energía.
10. Inventarios de residuos.
11. Datos de seguimiento.
12. Solicitudes de permisos o licencias ambientales.
13. Opiniones o solicitudes de las partes interesadas fundamentales o acuerdos conellas.
14. Informes sobre situaciones de emergencia y accidentes.
El auditor puede tener en cuenta la Tarea Vida-Plan de Estado para el enfrenta-miento al cambio climático, que está conformada por cinco acciones estratégicas yonce tareas.
P-D0001-07 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoríaa la implementación de los objetivos de desarrollo sostenible (ODS)
ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE PROGRAMA
DE AUDITORÍA A LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE DESARROLLOSOSTENIBLE (ODS)
La Agenda 2030 es una declaración de la Asamblea General de la Organización de las Naciones Unidas aprobada por los estados miembros mediante la Resolución No. 70/1, de 25 de septiembre de 2015, titulada “Transformar nuestro mundo: La Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible”, la cual establece que la principal responsabilidad del Gobierno esel seguimiento y la revisión del progreso alcanzado en la implementación de las metas yobjetivos durante los próximos quince años.
Se compone por 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible, en lo adelante ODS, y 169 metas conexas de carácter equilibrado e indivisible, y se basa en las tres dimensiones dela sostenibilidad: la social, la económica y la ambiental; además de ellas, se suma la insti-tucional, que apuesta por instituciones fuertes que puedan velar por el equilibrio entre lasotras tres dimensiones; se fundamenta en cinco temas claves: las personas, el planeta, laprosperidad, la paz y las alianzas.
Para la auditoría a la implementación de los ODS se deben tener en cuenta los enfo-ques siguientes:
1. Evaluar la integración de los ODS con los planes y programas gubernamentales,con el propósito de revisar la interacción a nivel nacional y local, asignación depresupuesto y tiempos establecidos para su logro.
2. Revisar y evaluar los avances en materia de ODS sobre la base de los resultados dela puesta en marcha de los programas y proyectos diseñados. El auditor debe consi-derar que los ODS se vinculan con un organismo que ejerce función rectora y por sunaturaleza se relacionan con otros que aportan información y que se deben validar.
3. Examinar el proceso de medición, seguimiento y reporte de los logros a través delos indicadores establecidos en la Agenda 2030.
4. Evaluar el alcance de las normativas relacionadas con la implementación de losODS.
De acuerdo con el enfoque que se escoja, se establecerá el objetivo y alcance de laauditoría, para lo cual se tiene en cuenta lo siguiente:
1. Auditoría financiera respecto al manejo de los presupuestos y la presentación de losestados financieros de conformidad con la emisión de información financiera y elmarco regulatorio aplicable.
2. Auditoría de cumplimiento para verificar si las acciones de la administración hansido realizadas conforme a las disposiciones normativas y legales que el país diseñó yadoptó para cumplir con la Agenda; es decir, si de existir, se cumple la norma o no.
3. Auditoría de cumplimiento de los ODS para medir el impacto de las normativasestablecidas y adoptadas por el Gobierno y su efecto en el cumplimiento de las me-tas o propósitos de los ODS; es decir, si la norma ha incidido de manera positiva onegativa en el cumplimiento de los mismos.
4. Auditoría de desempeño que permita analizar las actividades y resultados conformea los principios de economía, eficiencia y eficacia y que permitan además conside-rar acciones de mejora.
5. Auditoría combinada, tales como financiera y de desempeño, financiera y de cum-plimiento, de desempeño y de cumplimiento; en este caso el objetivo de auditoríaabarcaría los alcances de una u otra.
6. Auditoría combinada, con elementos de auditorías financiera, de cumplimiento yde desempeño cuando se pretende evaluar el carácter transversal de los ODS y susinterrelaciones.
La auditoría de los ODS incluye la recolección y análisis de datos provenientes dediversas fuentes, tales como gubernamentales y partes interesadas; convertir estos datosen información útil puede requerir experiencia en los diferentes tipos de técnicas para larecolección y análisis de datos; si el equipo auditor no cuenta con esta competencia, debebuscar la participación de expertos.
El auditor relaciona los ODS y las metas temáticas objeto de control con los Objetivosde Trabajo aprobados en la Primera Conferencia del Partido Comunista de Cuba, los Li-neamientos de la Política Económica y Social del Partido Comunista de Cuba y la Revo-lución, y las Directivas y objetivos de control, vigentes para el período auditado.
En su evaluación se tienen en cuenta, además, los riesgos identificados, el grado deimplementación del Sistema de Control interno y los indicadores elaborados para contri-buir a esa labor; para ello deben utilizarse los datos y la información estadística que seestablecen en el país.
Para mayor entendimiento del auditor, se muestra a continuación una síntesis de losODS.
OBJETIVOS DE DESARROLLO SOSTENIBLE (ODS)
| No. | Nombre | Objetivo | Resumen | Temas de impacto | | - | - | - | - | - | | 1 | Fin de lapobreza | Poner fin a la pobreza en todassus formas en todo el mundo | Se refiere al derecho humano de acceder a una alimentación básicaque garantice su nutrición, así como a los servicios de salud, educa-ción y acceso al bienestar económico Los gobiernos deben actuar en dirección de hacer cumplir esteobjetivo, con la institución de programas universales o específicosque den tratamiento a la problemática y acerquen a las naciones asoluciones para erradicarla | - • Erradicación de la pobreza
- • Satisfacción de necesidades básicas
- • Acceso a alimentos, agua potable y saneamiento
- • Acceso al trabajo, la educación y la propiedad
- • Riesgos climáticos
| | 2 | Hambre cero | Poner fin al hambre, lograr laseguridad alimentaria y la me-jora de la nutrición, y promoverla agricultura sostenible | El análisis de este objetivo abarca desde el desarrollo agrícola hastala consideración de factores climáticos El entorno brinda y limita al ser humano de medios físicos y ma-teriales para su desarrollo y la consecuente mitigación del hambre;alcanzar este objetivo requiere del abordaje de políticas relaciona-das con la administración del suelo, de los océanos, de los bosques,del agua potable, de la producción agrícola, la biodiversidad y elcambio climático, entre otras cuestiones | - • Desnutrición
- • Prácticas agrícolas sostenibles
- • Acceso igualitario a la tierra, la tecnología y losmercados
- • Inversión en infraestructura y tecnología agrícola
| | 3 | Salud ybienestar | Garantizar una vida sana y pro-mover el bienestar para todos yen todas las edades | La salud tiene una acepción amplia, incluye cuestiones de pre-vención, de ejecución y de corrección. Es necesario pensar en lainvestigación científica, en los programas de difusión y en la buenagestión de recursos Si la salud de la población se resguarda, el ser humano podrá desa-rrollarse | - • Mortalidad infantil
- • Salud materna
- • Lucha contra el VIH/SIDA, malaria y otrasenfermedades
- • Políticas de salud reproductiva
- • Política de educación sexual
- • Cobertura universal de salud
- • Acceso a medicamentos y vacunas
- • Apoyo a la investigación y desarrollo de vacunas
| | 4 | Educación decalidad | Garantizar una educación in-clusiva, equitativa y de calidad,y promover oportunidades deaprendizaje durante toda la vidapara todos | La forma en que se desarrollan las sociedades está centrada en laeducación de sus pueblos; la educación es una gran llave para el ac-ceso, garantizar el acceso a ella en sus diversos niveles es el desafíode este objetivo | - • Educación primaria universal
- • Tazas de alfabetización
- • Educación inclusiva
- • Educación primaria y secundaria gratuita
- • Acceso igualitario a educación técnica
- • Acceso universal a educación superior de calidad
| | 5 | Equidad degénero | Lograr la igualdad entre losgéneros y empoderar a todaslas mujeres y niñas | La igualdad entre los géneros es un derecho humano fundamental,necesario para conseguir un mundo próspero y sostenible Al brindar a las mujeres y las niñas el acceso a la educación, aten-ción médica, a un trabajo decente y a una representación en la tomade decisiones, se impulsan economías y sociedades sostenibles | - • Poner fin a todas las formas de discriminacióncontra las mujeres y las niñas
- • Reconocer y valorar los cuidados no remunera-dos y el trabajo doméstico no remunerado.
- • Aprobar y fortalecer políticas y leyes aplicablespara promover la igualdad de género
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| No. | Nombre | Objetivo | Resumen | Temas de impacto | | - | - | - | - | - | | 6 | Agua limpia ysaneamiento | Garantizar la disponibilidad deagua y su gestión sostenible yde saneamiento para todos | Pretende reducir a la mitad la población sin acceso al agua y alsaneamiento; insiste en la calidad del agua, su gestión sostenibley la higiene para el caso de las poblaciones más vulnerables y deaquellas para las que el agua es un recurso escaso | - • Lograr el acceso universal y equitativo al aguapotable, a un precio asequible para todos
- • Mejorar la calidad del agua con la reducción dela contaminación y el vertimiento de materialesy productos químicos
- • Fortalecer la participación de las comunidadespara mejorar la gestión del agua y el saneamien-to
| | 7 | Energíaasequible y nocontaminante | Garantizar el acceso a una ener-gía asequible, segura, sosteni-ble y moderna para todos | La energía, esencial para nuestras vidas y el desarrollo de lospueblos, también origina problemas de tipo ambiental, sobre todocuando es producida con alto contenido de carbono, que a su vezproduce cantidades importantes de gases de efecto invernadero quegeneran el cambio climático | - • Garantizar el acceso universal a los servicios deenergía asequibles, confiables y modernos.
- • Aumentar el porcentaje de la energía renovableen el conjunto de fuentes de energía
- • Aumentar la colaboración a fin de facilitar elacceso a la investigación y las tecnologías ener-géticas no contaminantes
| | 8 | Trabajo decen-te y crecimien-to económico | Promover el crecimientoeconómico sostenido, inclusivoy sostenible, el empleo pleno yproductivo y el trabajo decentepara todos | Aproximadamente la mitad de la población mundial vive con percápita muy bajos y, en muchos lugares, el hecho de tener un empleono garantiza la capacidad para escapar de la pobreza.La continua falta de oportunidades de trabajo decente, la insuficien-te inversión y el bajo consumo, producen la erosión del contratosocial básico subyacente en las sociedades democráticas: el derechode todos a compartir el progreso. La creación de empleos de calidades y seguirá siendo un gran desafío para casi todas las economías | - • Mantener el crecimiento económico per cápita.
- • Promover políticas que apoyen las actividadesproductivas, la creación de empleos decentes, elemprendimiento, la creatividad y la innovación
- • Mejorar la producción eficiente de los recursosmundiales
- • Proteger los derechos laborales y promover unentorno de trabajo seguro
| | 9 | Industria,innovación einfraestructura | Construir infraestructuras resi-lientes, promover la industriali-zación inclusiva y sostenible yfomentar la innovación | Las inversiones en infraestructura –transporte, riego, energía y tec-nología de la información y las comunicaciones– son fundamentalespara lograr el desarrollo sostenible y empoderar a las comunidades.El ritmo de crecimiento y urbanización también está generandola necesidad de contar con nuevas inversiones en infraestructurassostenibles que permitan a las ciudades ser más resistentes al cam-bio climático e impulsar el crecimiento económico y la estabilidadsocial | Desarrollar infraestructuras fiables, sosteniblesresilientes y de calidad Aumentar la investigación científica y mejorar lacapacidad tecnológica de los sectores industriales.Facilitar el desarrollo de infraestructuras sosteni-bles y resilientes Aumentar el acceso a la tecnología de la informa-ción y las comunicaciones | | 10 | Reducción delas desigual-dades | Reducir la desigualdad entrelos países | La desigualdad está en aumento: el 10 por ciento más rico de lapoblación se queda con el 40 por ciento del ingreso mundial total; asu vez, el 10 por ciento más pobre obtiene solo entre un 2 y un 7 porciento del ingreso total.Para frenar el aumento de las disparidades es necesario adoptarpolíticas sólidas que empoderen el percentil inferior de la escala deingresos y promuevan la inclusión económica de todos, indepen-dientemente de género, raza o etnia | - • Mantener el crecimiento de los ingresos de un 40% más pobre de la población
- • Potenciar y promover la inclusión social, econó-mica y política de todas las personas
- • Adoptar políticas, en especial fiscales, salarialesy de protección social
- • Facilitar la migración y la movilidad ordenadas,seguras, regulares y responsables
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| No. | Nombre | Objetivo | Resumen | Temas de impacto | | - | - | - | - | - | | 11 | Ciudades ycomunidadessostenibles | Lograr que las ciudades y losasentamientos humanos seaninclusivos, seguros, resilientesy sostenibles | Más de la mitad de la población mundial vive hoy en zonas urba-nas; no es posible lograr un desarrollo sostenible sin transformarradicalmente la forma en que se construyen y administran losespacios urbanos El rápido crecimiento de las urbes en el mundo en desarrollo, deconjunto con el aumento de la migración del campo a la ciudad, haprovocado un incremento explosivo de las megaurbes | - • Asegurar el acceso a viviendas y servicios bási-cos adecuados
- • Aumentar la urbanización inclusiva y sostenibley la capacidad para una planificación y gestiónparticipativas
- • Reducir el número de muertes por desastres.
- • Reducir el impacto ambiental negativo per cápitade las ciudades
| | 12 | Produccióny consumosostenibles | Garantizar modalidades de pro-ducción y consumo sostenibles | El consumo y la producción sostenible consisten en fomentar el usoeficiente de los recursos, la construcción de infraestructuras quecuiden del medioambiente y la creación de empleos bien remune-rados. Algunas cifras expresan los problemas relacionados con latendencia de un consumo que no escatima en la degradación, eldesperdicio y la contaminación; de continuar con esta tendencia yfrente al crecimiento de la población mundial para 2050, estimadaen 9 600 millones de personas, será necesario contar con tres plane-tas como la Tierra | - • Lograr la gestión sostenible y el uso eficiente delos recursos naturales
- • Reducir a la mitad el desperdicio mundial dealimento per cápita
- • Lograr la gestión ecológicamente racional deproductos químicos y de los desechos
- • Promover prácticas de contratación pública sos-tenible, de acuerdo con las políticas aprobadas
- • Elaborar y aplicar instrumentos con miras a unturismo sostenible
| | 13 | Acción por elclima | Adoptar medidas urgentes paracombatir el cambio climático ysus efectos | El cambio climático afecta a todos, tiene efectos negativos en laspersonas y la naturaleza misma, y las consecuencias futuras sondevastadoras para la sobrevivencia de todas las especies | - • Fortalecer la resiliencia y la capacidad de adap-tación de los riesgos relacionados con el clima ylos desastres naturales en todos los países
- • Incorporar medidas relativas al cambio climáticoen políticas, estrategias y planes nacionales
- • Promover mecanismos para aumentar la capaci-dad de planificación y gestión
| | 14 | Vida subma-rina | Conservar y utilizar de formasostenible los océanos, los ma-res y los recursos marinos parael desarrollo sostenible | La contaminación de las aguas costeras y la eutrofización (incre-mento de nutrientes que genera disminución del oxígeno en lasaguas debido a la cantidad de algas y plantas marinas), unido a laacidificación de los océanos, afectan los ecosistemas y deterioranciertas especies marinas | - • Prevenir o reducir de manera significativa lacontaminación marina de todo tipo
- • Reglamentar la explotación pesquera y poner fina la pesca excesiva, la ilegal, la no declarada yno reglamentada y las prácticas de pesca destruc-tivas
- • Aumentar conocimientos científicos, desarrollarla capacidad de investigación y transferir latecnología marina
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| No. | Nombre | Objetivo | Resumen | Temas de impacto | | - | - | - | - | - | | 15 | Vida deecosistemasterrestres | Proteger, restablecer y pro-mover el uso sostenible de losecosistemas terrestres | - • Promover la gestión sostenible de los bosques,poner fin a la deforestación
- • Velar por la conservación de los ecosistemasmontañosos, incluida su diversidad biológica
- • Adoptar medidas urgentes para poner fin a lacaza furtiva y el tráfico de especies protegidas.
- • Integrar valores de los ecosistemas y la diversi-dad biológica en la planificación nacional y local
| | 16 | Paz, justicia einstitucionessólidas | Promover sociedades pacíficase inclusivas para el desarrollosostenible, facilitar el accesoa la justicia para todos y crearinstituciones eficaces | Dado que el objetivo se centra en la promoción de un acceso uni-versal a la justicia y la construcción de instituciones responsablesy eficaces a todos los niveles, se impone acabar con la corrupciónexistente en el poder judicial y en la Policía de muchos países Sin paz, estabilidad, derechos humanos y gobernabilidad efectivabasada en el estado de derecho, no es posible alcanzar el desarrollosostenible | - • Reducir todas las formas de violencia y las tasasde mortalidad conexas en el mundo
- • Promover el estado de derecho en los planosnacional e internacional
- • Reducir sustancialmente la corrupción y elsoborno
- • Promover y aplicar leyes y políticas no discrimi-natorias en favor del desarrollo sostenible
| | 17 | Alianza parael logro de losobjetivos | Fortalecer los medios de eje-cución y revitalizar la Alianza Mundial para el Desarrollo Sostenible | Para la Naciones Unidas, los ODS solo se pueden lograr con elcompromiso decidido a favor de alianzas mundiales y cooperación;así, para que una agenda de desarrollo sostenible sea eficaz sonnecesarios los acuerdos entre el Gobierno, el sector privado y lasociedad civil Estas alianzas se construyen sobre la base de principios y valores,una visión compartida y objetivos comunes que priorizan a laspersonas y al planeta, y son necesarias a nivel mundial, regional,nacional y local | - • Finanzas
- • Tecnología
- • Capacitación
- • Comercio
- • Cuestiones Sistemáticas: coherencia normativa,alianzas entre interesados, datos, supervisión yrendición de cuenta
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P-D0001-08 Aspectos generales para la elaboración del programa para realizarla auditoría con enfoque de procesos
ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE PROGRAMAPARA REALIZAR AUDITORÍA CON ENFOQUE DE PROCESO
La auditoría con enfoque de proceso permite examinar la eficacia de los controles dise-ñados para cada proceso, la medición de sus indicadores, para lo cual se utilizan accionesentrelazadas entre sí, con características de entradas y salidas; se evalúan sus resultados ylas acciones enfocadas para su mejora continua.
I. La auditoría con enfoque de proceso se puede realizar:
1. En una entidad para evaluar sus procesos.
2. En un grupo de entidades con responsabilidades diferentes que garantizan la ejecu-ción de un proceso.
3. En diferentes entidades, para evaluar un mismo proceso.
4. En los esquemas de financiamientos cerrados en divisa.
El proceso está vinculado, según su realización:
1. A una actividad principal.
2. Considerando las actividades que ejecuta, según su objeto social o encargo estatal,la misión y objetivos de trabajo para un período dado, se pueden tener en cuentaprocesos vinculados con la producción, prestación de servicios, comercialización,entre otros.
3. A una actividad específica, puede ser, el Presupuesto del Estado.
4. A la base de cálculo del coeficiente del esquema de financiamiento cerrado en divisa.
II. Para la realización de la auditoría con enfoque de proceso se deben considerar los as-pectos siguientes:
1. Estudio preliminar de las normativas emitidas por el órgano rector del proceso aauditar, así como los procedimientos internos establecidos por las entidades objetode comprobación, con el fin de:
a) Definir los objetivos específicos de la auditoría;
b) identificar las entidades involucradas en el proceso de forma directa y aquellasque intervienen de forma indirecta;
c) conocer las características del proceso e identificar los recursos y actividades;
d) elaborar el mapa del proceso, determinar las entradas y salidas, en las que seinicia y termina cada actividad y cada tarea;
e) identificar las regulaciones establecidas en el país que permiten evaluar el proce-so a auditar; y
f) considerar otros aspectos que resulten necesarios.
2. Cuando se trate de entidades con responsabilidades diferentes que garantizan la eje-cución de un proceso, se convocan a las mismas para definir sus responsabilidadesy establecer un cronograma de realización de estudio previo.
3. En todas las entidades en las que se programe una auditoría con enfoque de procesose debe:
a) Identificar las áreas que garantizan el proceso;
b) identificar actividades, operaciones o tareas específicas vinculadas con el proce-so a auditar;
c) evaluar los procedimientos establecidos por la entidad para controlar el proceso;
d) definir los procesos estratégicos, claves y de apoyo, que deciden o inciden sobreel logro de los resultados esperados;
e) identificar y evaluar los controles que tienen implementados y los riesgos asocia-dos; e
f) investigar si tienen indicadores específicos para medir los procesos.
4. Estudiar los procedimientos específicos elaborados por las entidades responsabili-zadas con la ejecución del proceso y los criterios de los órganos especializados delproceso a evaluar para precisar aquellos aspectos que resultan de vital importanciaen su valoración, y otros que se requieran por el auditor.
5. Estudiar el procedimiento para la elaboración, aprobación y ejecución de los es-quemas de financiamientos cerrados en divisa, en los casos de las entidades quecorrespondan.
6. Realizar un mapa de proceso y su interrelación con las entidades involucradas y lasáreas de cada una de ellas que garantizan la ejecución del proceso; se fija en cadacaso la responsabilidad que tienen asignadas.
7. Diseñar o seleccionar indicadores y sus niveles de aplicación, cuando la entidadno tenga definido los mismos, para lo cual el auditor tendrá en cuenta el criterio deexpertos de los procesos objetos de evaluación.
8. Establecer las coordinaciones que se requieran para realizar las confirmaciones quesurjan en el proceso de la auditoría; cuando es fuera del territorio, se precisa con launidad organizativa de auditoría que corresponda.
P-D0001-09 Aspectos generales para la elaboración del programa de auditoríaen temas relacionados con las tecnologías de la información y las comunicaciones
ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE PROGRAMADE AUDITORÍA EN TEMAS RELACIONADOS CON LAS TECNOLOGÍASDE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Se denominan Tecnologías de la Información y la Comunicación, en lo adelante TIC,al conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas y aplicaciones informáticas,redes y medios, que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmi-sión y recepción de información en cualquier formato: voz, datos, texto, video e imágenes.
El Gobierno Electrónico es el uso de las TIC en la gestión de la administración públicapara incrementar su eficacia y eficiencia, con la finalidad de mejorar la información y losservicios ofrecidos a los ciudadanos, incrementar la transparencia del sector público y laparticipación de la población.
El Comercio Electrónico es la actividad comercial que se desarrolla mediante la utiliza-ción de las TIC que comprende promoción, negociación de precios y condiciones de con-tratación, facturación y pago, entrega de bienes o servicios, así como servicios de posventa,entre otros.
Las Infraestructuras Críticas de las Tecnologías de la Información y la Comunicaciónson aquellas que soportan los componentes, procesos y servicios esenciales que garanti-cen las funciones y la seguridad a los sectores estratégicos de la economía, a la Seguridady Defensa Nacional y a los servicios que brinde la Administración Pública.
Información a solicitar para el conocimiento del sujeto a auditar
Revisión de la Organización de TIC.
1. Estructura de las áreas vinculadas a las TIC.
a) Esquema de composición;
b) funciones;
c) nivel técnico de los miembros; y
d) nombramiento e identificación de las funciones y responsabilidades del adminis-trador de red.
2. Plan de sistemas.
a) Inventario de sistemas vinculados a las TIC en uso;
b) inventario físico de las TIC;
c) información de los proveedores;
d) versiones instaladas;
e) plataforma en que trabajan;
f) bases de datos que utilizan;
g) funcionamiento multiusuario;
h) relación de unidades organizativas que lo utilizan y cuáles módulos;
i) relaciones e interfaz entre los sistemas utilizados;
j) Plan de seguridad informática; y
k) Plan de prevención de riesgos.
3. Políticas generales.
a) Procedimientos de trabajo vinculados a las TIC:
a. Procedimiento para dar altas, bajas y modificaciones de accesos de usuarios aprogramas o aplicaciones informáticas;
b. procedimiento para movimiento de los activos fijos tangibles, útiles y he-rramientas vinculados a las TIC, especificando los que hayan causado bajatécnica o que se destinen a otras funciones, con firma autorizada;
c. procedimiento de salva de la información;
d. procedimiento de pruebas de restaura de salvas;
e. procedimientos de revisión de trazas de auditorías que garanticen la contra-partida;
f. procedimiento para el control de los servicios que ofrece la red: correo, inter-net, chat, web u otros;
g. procedimientos de administración de seguridad. Contrapartidas;
h. procedimiento antivirus;
i. designación de los medios y sistemas para el procesamiento de la informaciónsegún su categoría en Ordinaria, Limitada, Clasificada y su correspondenciacon las listas internas de clasificación y limitados;
j. Código de ética para el uso de los servicios TIC; y
k. Reglamento para la protección, seguridad y uso de las TIC.
4. Arquitectura de red.
a) Licencia de red emitida por el órgano competente y vigente;
b) tipo de red;
c) sistema operativo que la soporta;
d) esquema de la red e inventario de equipos;
e) enlace con otras redes;
f) tipo de línea que se utiliza en los canales de enlaces para la trasmisión de la in-formación y los proveedores de servicios; y
g) controles de autorización;
1 Registro cronológico de las acciones que se realizan en un sistema, los accesos al mismo y los procesosy ficheros que han intervenido.
h) controles de identificación; y
i) protección de datos.
5. Contratos existentes con proveedores tanto de:
a) Programas o aplicaciones informáticas: licencias, desarrollo, instalación, capaci-tación, transferencia tecnológica, soporte y mantenimiento;
b) equipamiento informático, útiles y herramientas; y
c) servicios de reparación, mantenimiento, soporte técnico, comunicaciones u otrosque se requieran.
6. Seguridad física.
a) Acta de responsabilidad material de los activos fijos, útiles y herramientas;
b) Plan de contingencia;
c) sistemas contra intrusos y contra incendios;
d) identificación de las áreas controladas: limitada, restringida y estratégica;
e) control de acceso a las áreas controladas;
f) control de áreas restringidas o de acceso limitado;
g) sistemas de respaldo energético;
h) Plan de Seguridad y Protección; y
i) registro de incidentes de la seguridad.
7. Control de cambios a programas y aplicaciones informáticas.
a) Adquisición, desarrollo y mantenimiento de los programas y aplicaciones infor-máticas;
b) documentación del sistema: manuales de usuarios y explotación;
c) trazabilidad del sistema y de los servicios a auditar:
Bitácora: mecanismo que lleva un registro por cada transacción que se va a rea-lizar, o que ha sido realizada.
d) inscripción de los programas y aplicaciones informáticas y de los servicios aso-ciados a las TIC que se comercializan;
e) programas y aplicaciones informáticas que se contratan inscritos en el Registrode software comercializable del organismo rector; y
f) identificados los programas o aplicaciones informáticas críticas.
8. Control de seguridad de accesos.
a) Políticas de Seguridad Informática aprobadas por el máximo órgano colegiadode dirección: Plan de Seguridad Informática, Reglamento Interno para las TIC,Código de Ética;
b) control de accesos externos a la red.
a. Protección utilizada ya sea:
Routers: Dispositivo de interconexión de redes informáticas que permite ase-gurar el enrutamiento de paquetes entre redes o determinar la ruta que debetomar el paquete de datos.
Firewall: Parte de un sistema o una red que está diseñada para bloquear el accesono autorizado, permitiendo al mismo tiempo comunicaciones autorizadas.
Proxy: En una red informática o servidor, es un programa o sistema informáticoque hace de intermediario en las peticiones de recursos.
Criptografía.
b. autorización para el uso de la criptografía;
c. accesos remotos utilizados y su control;
d. control de acceso a redes globales: internet, navegación nacional y correoselectrónicos;
e. Sistema de Detección de Intrusión (IDS) y Sistema de Protección contra in-trusiones (IPS).
c) Seguridad Lógica: control de acceso a los sistemas, acceso a las computadoras;
d) autorizaciones y aprobaciones de altas y bajas de usuarios a los programas yaplicaciones informáticas;
e) registro y control de los soportes: discos, memorias USB y otros dispositivosfijos o removibles con capacidad para almacenar información oficial; y
f) control de puertos. Limitación de conexión de periféricos.
Aspectos a verificar
1. Implementación de la “Política integral para el perfeccionamiento de la informati-zación de la sociedad en Cuba”.
a) Cuenta con un plan para el desarrollo y uso de las TIC o Estrategia de informa-tización, es de conocimiento de los miembros de la organización, está aprobadopor la máxima dirección, se le da seguimiento y se rinde cuenta sobre su cumpli-miento en el máximo órgano colegiado de dirección;
b) los procesos de informatización se desarrollan con un análisis organizacional yun enfoque sistémico integrado;
c) la informatización forma parte de los objetivos estratégicos de la organización yse rinde cuenta sobre sus resultados;
d) revisar en las actas del Consejo de Dirección, el análisis de temas asociados a lasTIC y si se le da seguimiento a los acuerdos y problemáticas detectadas;
e) en caso de ser responsable de proyectos inscritos en el Programa Nacional de Informatización o Registros públicos, evaluar la existencia y el cumplimientode los cronogramas y presupuestos aprobados, así como su seguimiento por elmáximo órgano colegiado de dirección;
f) el proceso de informatización involucra a toda la organización y se gestionan losrecursos humanos y materiales necesarios;
g) los recursos humanos se capacitan para el desarrollo y uso de las TIC;
h) el proceso de informatización asegura la sustitución de importaciones y el incre-mento de exportaciones, según el tipo de organización;
i) se promueve la utilización de programas y aplicaciones informáticas que utili-cen plataformas de código abierto y de producción nacional, con el objetivo depriorizar su uso e incrementar la soberanía tecnológica y la seguridad nacional.Existen planes y estrategias para la migración ordenada y progresiva hacia ellos,que incluyen cronogramas, y se les da seguimiento;
j) están previstos en sus planes la implementación progresiva y ordenada del go-bierno electrónico y se chequea su cumplimiento;
k) se implementa el comercio electrónico y se crean las condiciones para el desa-rrollo y la participación en este;
l) están identificadas las infraestructuras críticas de las TIC y su seguridad y pro-tección para un correcto funcionamiento, en caso de existir;
m) la entidad conoce y asegura el cumplimiento de las responsabilidades asignadasen la implementación de la Política integral para el perfeccionamiento de la in-formatización de la sociedad en Cuba.
2. Sistema de gestión de la seguridad informática.
a) Revisar la jerarquía y subordinación del especialista de Seguridad Informática;
b) revisar el diseño, implementación y actualización del Sistema de Seguridad In-formática de acuerdo con la base legal vigente;
c) comprobar si está elaborado y actualizado el Plan de Seguridad Informática y el Plan de contingencias en correspondencia con las metodologías establecidas;
d) revisar que los riesgos asociados a las TIC estén acordes con el entorno informá-tico, concebidos en el Plan de prevención de riesgos y en relación con el Plan decontingencia;
e) verificar si están delimitadas las responsabilidades de los jefes en cuanto a la Seguridad Informática;
f) verificar si poseen especialistas o activistas de la Seguridad Informática, confunciones asignadas y que exista evidencia de su cumplimiento;
g) comprobar si están determinados los niveles de acceso de los usuarios a las TIC;
h) verificar si dentro del Plan de contingencias están contenidos los procedimientosde recuperación ante incidentes de seguridad y si existen evidencias de su infor-mación al personal;
i) investigar si se imponen o proponen sanciones ante violaciones de seguridad;
j) verificar si se establecen controles que impiden la instalación de software yhardware sin la debida autorización;
k) revisar si el servidor tiene habilitados logs o bitácora de auditoría y comprobarquién y cada qué tiempo los revisan;
l) comprobar si los usuarios de las TIC poseen preparación necesaria sobre seguri-dad informática y de protección a la información oficial y si se capacitan;
m) cotejar los usuarios autorizados documentalmente al uso de las TIC y las aplica-ciones, así como sus niveles de acceso con lo configurado en los sistemas;
n) revisar si en el Expediente de las acciones de control se evidencian controles a lasTIC, evaluar el seguimiento y cumplimiento del Plan de medidas elaborado; y
ñ) comprobar la adecuación, actualización y aplicación de la Guía de Autocontrol,en los procesos vinculados a las TIC, para evaluar el Control interno y el segui-miento al Plan de medidas.
3. Clasificación y control de los bienes.
a) Verificar si los recursos informáticos de la entidad son utilizados en función deltrabajo en correspondencia con su objeto social;
b) controlar el inventario de los bienes informáticos incluyendo sus componentesy sus especificaciones técnicas. Ello incluye los dispositivos para el soporte dedatos tanto fijos como removibles;
c) comprobar si los bienes informáticos se encuentran bajo la custodia de la perso-na designada, con su correspondiente acta de responsabilidad;
d) controlar el movimiento de los medios informáticos, bajas técnicas o traslados,siempre con la autorización de la persona autorizada; y
e) verificar que existan medios de extinción de incendios acordes con lo establecidopara las TIC, en las disposiciones jurídicas;
4. Del personal.
a) Comprobar si en las atribuciones y obligaciones del personal, se encuentra larelativa a la Seguridad Informática.
b) Verificar si se preparan a los usuarios que operan las TIC en materia de seguridad.
5. Seguridad física y ambiental.
a) Verificar si están determinadas las áreas de mayores riesgos en dependencia de laimportancia de los bienes informáticos que contienen y su utilización.
b) Comprobar que el equipamiento instalado se protege contra fallas de alimentacióny otras anomalías eléctricas, lo que incluye el uso de fuentes de alimentación alter-nativas.
c) Comprobar que las TIC están protegidas contra alteraciones y sustracciones, deestas o sus componentes con sellos de seguridad.
d) Verificar si los cables de información están separados y protegidos de los de alimen-tación.
e) Revisar si está implementado y se cumple con el plan de mantenimiento preventivopara las TIC.
f) Revisar la autorización de los medios técnicos que por necesidad de la entidad otipo de labor a ejecutar salen de la misma.
g) Comprobar si se evita mediante control y procedimientos adecuados la salida deinformación que poseen las TIC que causan baja, salen a reparación o se trasladande función.
h) Comprobar si se encuentran definidos los niveles de acceso a las áreas donde seencuentran las TIC.
i) Verificar si existe acceso limitado al local del servidor.
j) Los accesos se deben corresponder con las evaluaciones de riesgos realizadas, evi-tando así afectaciones técnicas o físicas de los medios.
k) Verificar si en el Plan de Seguridad y Protección de la entidad se incluye el área deTIC.
6. Seguridad de operaciones dentro de los sistemas.
a) Verificar si en las responsabilidades que se asignan al personal se tiene en cuentala atención al principio de separación de funciones, considerando las tareas queno deben ejecutarse por una misma persona.
b) Revisar el control y las pruebas documentales de las acciones ejecutadas paracubrir brechas de seguridad y corrección de errores del sistema.
c) Verificar si el especialista, responsable o activista de Seguridad Informática con-trola las TIC donde se procesa la información clasificada.
d) Verificar la seguridad de los sistemas de gestión u otros que se utilicen por laentidad.
e) Comprobar si los sistemas para la infraestructura de las TIC no violan las políti-cas aprobadas.
f) Comprobar si los sistemas identificados como críticos para la entidad son segu-ros, están certificados ante cada cambio de versión y especifican requisitos deseguridad en la infraestructura donde trabajan: servidores y red. Se certificanante solución de detecciones de vulnerabilidades que afectan su infraestructuratecnológica.
g) Revisar vulnerabilidades de las configuraciones “por defecto” en sistemas y apli-caciones.
h) Revisar inhabilitación de servicios, protocolos, cuentas y aplicaciones innecesa-rias declaradas.
i) Revisar análisis sistemático de trazas. Estas deben registrar los principales pará-metros necesarios para su correcta identificación y comprensión de los eventos,en particular:
a. Autenticación y autorización.
b. Cambios de configuración.
c. Gestión de roles, usuarios, contraseñas.
d. Violaciones, errores, fallos.
e. Validación de datos.
f. Inicio, cierre de equipos y sistemas.
g. Acciones de acceso y modificación de datos.
7. Sistema contable-financiero.
a) Certificación por la entidad facultada, del sistema contable-financiero soportadosobre las tecnologías de información, en los casos que proceda y está vigente,usando como referencia la información brindada por la web oficial del organis-mo rector.
b) En caso de que el sistema tenga vencida su certificación solicitar autorizaciónpara continuar su explotación.
c) Contrato de prestación de servicios y soporte para el sistema contable.
d) Existencia de niveles de acceso de los usuarios al sistema debidamente autorizados.
e) Revisión de los niveles de acceso otorgados según el procedimiento establecidopara tal efecto, con el fin de evaluar la correspondencia entre las funciones y lasoperaciones dentro del sistema y que las mismas garantizan la división de fun-ciones.
f) Determinar la capacidad de importar y exportar información desde y hacia otrossistemas de forma segura: encriptación y analizar los controles previstos por laentidad ante el riesgo que presenta esta posibilidad. Evaluar la integridad, confi-dencialidad y disponibilidad de esta información.
g) Existencia de un control de acceso restringido al servidor, físico y lógico quecontiene la base de datos del sistema contable-financiero.
h) Revisar la consecutividad de las trazas, ID, para descartar el borrado de informa-ción, antes de comenzar su análisis; utilizando como herramienta el AUDAT otrazas de consultas SQL.
i) Analizar las trazas del sistema para determinar si existen violaciones de la segu-ridad o uso inadecuado de los roles asignados a cada usuario. De ser necesarioapoyarse en la información que brinda el manual de explotación del sistema.
j) Identificar cuántas restauras se han realizado a la base de datos en el período, lascausas que las motivaron y su autorización.
k) Analizar las trazas del gestor de bases de datos implementados, para identificaraccesos desde él, a la información contable.
l) Verificar que el gestor de base de datos esté instalado sobre un sistema operativorobusto, que sea un equipo dedicado del tipo Server, con acceso a actualizacio-nes de seguridad, y que las políticas de seguridad aplicadas, para garantizar suseguridad, no estén por defecto.
m) Comprobar que están establecidas las medidas de seguridad que garanticen quelos usuarios que acceden al sistema contable-financiero son solamente los au-torizados, lo hacen de forma segura, de acuerdo con sus niveles de acceso y se
establece la protección para el acceso a la base de datos del servidor donde seencuentra hospedada la misma.
n) Verificar la unicidad e integridad de las bases de datos aprobadas en el Plan deseguridad informática y en funcionamiento en el servidor, que no existan basesde datos paralelas a las oficiales, o las denominadas “De Pruebas”, pudiendoincluso crear causas y condiciones para presuntos hechos de corrupción admi-nistrativa y presuntos hechos delictivos.
ñ) Comprobar la seguridad y protección física ante el riesgo de sustracción cuandose emplea virtualización de servidores, servicios, bases de datos o sistemas;
o) Investigar si se han identificado a través de las inspecciones a la seguridad reali-zadas por la entidad, la existencia de vulnerabilidades en los sistemas y si se hantomado medidas para su solución.
p) En caso de detectarse algún incumplimiento de lo normado en el país para eluso de los sistemas contable-financieros soportados sobre las tecnologías de lainformación, se debe notificar a la persona desarrolladora o comercializadora; yenviar copia de la notificación a la dirección de la instancia a la que esta se su-bordina y al organismo rector que emitió la certificación, quien, en dependenciadel tipo de incumplimiento detectado, envía copia a quienes correspondan.
q) Verificar que los sistemas cuenten con el manual de usuario.
r) Revisar trazabilidad del sistema contable-financiero con el fin de detectar, queno se utilicen identificadores de trabajadores que han causado baja de la enti-dad o que estén fuera de la institución por vacaciones, licencia de maternidad,movilizaciones, u otros motivos, que no se estén dando permisos temporales noautorizados a los módulos del sistema.
s) Revisar cómo se garantiza la rotación de las contraseñas del sistema contable-fi-nanciero. En caso que no sea automático, debe existir un procedimiento manual,y ser supervisado por un funcionario designado.
8. Identificación, autenticación y control de acceso.
a) Revisar el control de acceso de los usuarios a los sistemas.
b) Verificar si los accesos de usuarios son autorizados por el jefe inmediato de es-tos; así como su desactivación en caso de baja de los mismos.
c) Comprobar si la estructura, fortaleza y frecuencia de cambio de contraseñas es-tán en función del riesgo estimado para el acceso que se protege.
d) Comprobar si se aplica la política de complejidad para las contraseñas.
e) Revisar el procedimiento escrito que otorga o suspende el derecho de acceso asistemas y datos para cada usuario.
f) Comprobar si el acceso al sistema se realiza de forma personalizada; existenciay fortaleza de la Lista de control de acceso. No empleo de usuarios y contraseñasgenéricas.
g) Verificar las formas de almacenamiento de las contraseñas, es decir, uso de hash,encriptado, firma digital o biométrico.
9. Seguridad ante programas malignos.
a) Comprobar si se protegen las TIC con programas antivirus producción nacionaly otros autorizados para su uso en el país, con un soporte establecido que permitasu actualización.
10. Respaldo de la información.
a) Controlar la implementación de un sistema fiable de respaldo, verificando laexistencia de un procedimiento para las salvas de información que regule la sis-tematicidad, qué debe contener, cantidad de copias, cómo y dónde guardan lassalvas. Determine el responsable de ejecutarlas cuando corresponda y de realizarlas pruebas necesarias para determinar la factibilidad del respaldo y cada quétiempo se revisan.
b) Verificar si los respaldos, con los informes de las copias y los procedimientos derecuperación, son almacenados en otra ubicación diferente al origen.
c) Comprobar si los respaldos mantienen las mismas condiciones ambientales queel origen.
d) Investigar si se prueban regularmente los respaldos de información para verificarsu estado y uso ante emergencias.
11. Seguridad en redes.
a) Comprobar el cumplimiento por parte del administrador de redes de las obliga-ciones relacionadas con la seguridad informática.
b) Verificar si establecen mecanismos y procedimientos que aseguren la identifica-ción del origen de las conexiones, incluidas las conmutadas, así como su registroy conservación.
c) Comprobar si están establecidas barreras de protección para conexiones desde ohacia el exterior de la entidad.
d) Investigar si las conexiones externas de la red se utilizan en interés de la entidady si las cuentas de estos usuarios están aprobadas por la dirección de la entidad.
e) Revisar si está establecida la prohibición de vincular cuentas de correo electróni-co de un servidor de la entidad a un servidor en el exterior con el fin de redirec-cionarla y acceder a mensajes.
f) Revisar la documentación relacionada con la autorización por la dirección de laentidad de las listas de correos y los chats.
g) Investigar si se cuenta con controles que detecten a través de la red la transmi-sión de información contraria al interés social, la moral, las buenas costumbresy la integridad de las personas o fisuras en la seguridad y si se informa a las ins-tancias pertinentes.
h) Revisar el control del envío de correos no solicitados a múltiples, spam.
i) Investigar si se toman las medidas requeridas para impedir la sobrecarga de loscanales de comunicaciones, restringiendo el envío/recepción de gran volumende información y generación de mensajes a múltiples destinatarios.
j) Investigar si en la entidad se realizan controles dirigidos a impedir e interrumpirla generación de cartas en cadena y el envío de mensajes de correo de formamasiva a través de las redes.
k) Verificar si los usuarios con conexiones remotas autorizadas conocen de sus obli-gaciones al usar este servicio.
l) En redes inalámbricas comprobar control de acceso y protección de la informa-ción y el uso seguro de las conexiones de dispositivos por bluetooth, infrarrojo,wifi u otros sistemas inalámbricos.
m) Verificar si la red está dividida en zonas de seguridad, separando los serviciosexternos, internos y las estaciones de trabajo en zonas diferentes.
n) Revisar filtrado de direcciones IP de la infraestructura, servidores y sus flujos, enespecial en la frontera Internet y subredes.
ñ) Control de manera centralizada de las direcciones IP y anclaje de las direccionesMAC y verificar si están definidos los rangos de asignación automática de IP yla existencia de IP excluidas, si se emplea DHCP, Dynamic Host Configuration Protocol.
o) Verificar si se garantiza que en el registro de trazas se incluyen las relacionadascon la navegación a internet.
12. Seguridad en comunicaciones.
a) Verificar si están previstos canales o enlaces alternativos para las conexionesprincipales, en caso de rotura.
b) Investigar si se desactivan líneas de módem fuera de las horas de trabajo.
c) En caso de tener redes inalámbricas, verificar su autorización y seguridad.
d) Verificar si tienen el Registro de los Recursos de Internet y si se mantiene actua-lizado.
e) Comprobar si el Registro de los Recursos de Internet contiene:
a. Los datos generales de la entidad y responsables administrativos y técnicos.
b. Las asignaciones de bloques de direcciones IP reales y ficticias.
c. Los dominios asociados y servidores DNS.
f) Verificar las reglas declaradas en el proxy de navegación.
g) Verificar si existen y se cumplen las políticas o normas establecidas para el usode la telefonía fija y celular y asignación de planes de consumo.
13. Incidentes de seguridad.
a) Revisar si está establecida la estrategia ante incidentes o violación de la seguri-dad informática y bienes que se posee y si se incluyen alternativas para garanti-zar este servicio consecuente con los objetivos básicos de la entidad.
b) Comprobar la existencia de medidas y procedimientos para llevar adelante laestrategia ante incidentes que garanticen continuidad, restablecimiento y recu-peración de los procesos informáticos.
c) Revisar que las medidas y procedimientos de recuperación respondan a la iden-tificación de eventos o riesgos que causan interrupción o afectación de los pro-cesos informáticos, así como se incluyan los responsables de su cumplimiento ylos recursos necesarios.
d) Comprobar que los procedimientos definidos para la gestión de incidentes o vio-lación de la seguridad informática sean efectivos.
e) Investigar si ante cualquier incidente que afecte la seguridad informática se tieneestablecido crear la comisión para esclarecer los hechos, determinar responsa-bles y establecer las medidas que eviten recurrencia.
f) Comprobar si el jefe de la entidad ha facultado bajo documento la realizaciónde controles en materia de seguridad informática a las entidades subordinadascuando proceda.
g) Evaluar evidencias documentales sobre el análisis de la seguridad informática enlos Consejos de Dirección.
14. Prestación de servicios a terceros.
- a) Investigar si en caso de prestar servicios informáticos a terceros se cuenta con laautorización emitida por la Oficina de Seguridad para las Redes Informáticas.
P-D0001-10 Tabla resultados de las pruebas, según la evaluación del riesgode detección
TABLA RESULTADOS DE LAS PRUEBAS, SEGÚN LA EVALUACIÓNDEL RIESGO DE DETECCIÓN
| Riesgoinherente (RI) | Riesgo decontrol (RC) | Riesgo dedetección(RD) | Resultados | | - | - | - | - | | Alto | Alto | Bajo | Más pruebas sustantivas y más pruebas de control, es decirtamaños de muestras más grandes | | Alto | Medio | Bajo | Más pruebas sustantivas, oportuno practicar algunas pruebasde control | | Alto | Bajo | Medio | Más pruebas sustantivas y tamaños de la muestra por el riesgode control, que brinden suficiente satisfacción de auditoría porel riesgo inherente | | Medio | Alto | Bajo | Aplicar más pruebas de control y algún procedimiento sustan-tivo | | Medio | Medio | Medio | Aplicar pruebas sustantivas y de control | | Medio | Bajo | Alto | Aplicar pruebas sustantivas | | Bajo | Alto | Medio | Más pruebas de control, aunque es oportuno practicar algúnprocedimiento sustantivo tendiente a reducir el riesgo del áreaque presente el problema | | Bajo | Medio | Alto | Aplicar pruebas de control | | Bajo | Bajo | Alto | Trabajo menos sustantivo y pruebas de control |
P-D0001-11 Tabla para la determinación de la tasa de incumplimiento de errortolerable y tasa de incumplimiento esperada
TABLA PARA LA DETERMINACIÓN DE LA TASA DE INCUMPLIMIENTODE ERROR TOLERABLE Y TASA DE INCUMPLIMIENTO ESPERADA
| Combinación de riesgos | Tasa tolerable deincumplimiento(tasa de incumpli-miento de errortolerable) | Tasa de incumpli-miento esperada | Tamaño dela muestra | | - | - | - | - | | Riesgoinherente(RI) | Riesgo decontrol(RC) | Riesgodetección | | Alto | Alto | Bajo | Baja | Alta | Alta | | Alto | Medio | Bajo | Baja | Alta | Alta | | Alto | Bajo | Medio | Baja | Alta | Alta | | Medio | Alto | Bajo | Alta | Baja | Baja | | Medio | Medio | Medio | Baja | Alta | Alta | | Medio | Bajo | Alto | Baja | Alta | Alta | | Bajo | Alto | Medio | Alta | Baja | Baja | | Bajo | Medio | Alto | Alta | Baja | Baja | | Bajo | Bajo | Alto | Alta | Baja | Baja |
P-D0001-12 Tabla de tamaño de muestra estadística para un nivel de confiabilidadde 95 por ciento
TABLA DE TAMAÑO DE MUESTRA ESTADÍSTICA PARA UN NIVELDE CONFIABILIDAD DE 95 %
| Tasa de incumplimiento de error tolerable | | - | | Tasa deincumplimientoesperada | 2 % | 3 % | 4 % | 5 % | 6 % | 7 % | 8 % | 9 % | 10 % | 15 % | 20 % | | 0.00% | 149 | 99 | 74 | 59 | 49 | 42 | 36 | 32 | 29 | 19 | 14 | | 0.25% | 236 | 157 | 117 | 93 | 78 | 66 | 58 | 51 | 46 | 30 | 22 | | 0.50% | 313 | 157 | 117 | 93 | 78 | 66 | 58 | 51 | 46 | 30 | 22 | | 0.75% | 386 | 208 | 117 | 93 | 78 | 66 | 58 | 51 | 46 | 30 | 22 | | 1.00% | 590 | 257 | 156 | 93 | 78 | 66 | 58 | 51 | 46 | 30 | 22 | | 1.25% | 1030 | 303 | 156 | 124 | 78 | 66 | 58 | 51 | 46 | 30 | 22 | | 1.50% | 392 | 192 | 124 | 103 | 66 | 58 | 51 | 46 | 30 | 22 | | 1.75% | 562 | 227 | 153 | 103 | 88 | 77 | 51 | 46 | 30 | 22 | | 2.00% | 846 | 294 | 181 | 127 | 88 | 77 | 68 | 46 | 30 | 22 | | 2.25% | 1466 | 390 | 208 | 127 | 88 | 77 | 68 | 61 | 30 | 22 | | 2.50% | 513 | 234 | 150 | 109 | 77 | 68 | 61 | 30 | 22 | | 2.75% | 722 | 286 | 173 | 109 | 95 | 68 | 61 | 30 | 22 | | 3.00% | 1098 | 361 | 195 | 129 | 95 | 84 | 61 | 30 | 22 | | 3.25% | 1936 | 458 | 238 | 148 | 112 | 84 | 61 | 30 | 22 | | 3.50% | 624 | 280 | 167 | 112 | 84 | 76 | 40 | 22 | | 3.75% | 877 | 341 | 185 | 129 | 100 | 76 | 40 | 22 | | 4.00% | 1348 | 421 | 221 | 146 | 100 | 89 | 40 | 22 | | 5.00% | 1580 | 478 | 240 | 158 | 116 | 40 | 30 | | 6.00% | 1832 | 532 | 266 | 179 | 50 | 30 | | 7.00% | 585 | 298 | 68 | 37 | | 8.00% | 649 | 85 | 37 | | 9.00% | 110 | 44 | | 10.00% | 150 | 50 | | 12.50% | 576 | 88 | | 15.00% | 193 | | 17.50% | 720 |
Fuente: AICPA, Guía de Auditoría, Muestreo de Auditoría 1 de marzo de 2014
Determinación del tamaño de la muestra:
Si la tasa de incumplimiento esperada es de 1.50 % y la tasa de incumplimiento deerror tolerable es de 6 %, la tabla de la muestra estadística puede utilizarse para identificarel tamaño de la muestra; en este caso, el tamaño de la muestra es de 103 elementos.
P-D0001-13 Selección de la muestra mediante Microsoft Excel
SELECCIÓN DE LA MUESTRA MEDIANTE MICROSOFT EXCEL
Primeramente, para procesar en el Excel es necesario tener activado el complementoen el menú de análisis de datos, procediendo de la siguiente manera.
Paso 1: Menú de archivo.
Paso 2: Habilitar complemento.
Paso 3: Selección de la herramienta para el análisis.
Paso 4: Comprobar en la barra de menú que se activó la herramienta seleccionada.
Una vez activado el complemento en el menú de análisis de datos podemos proceder arealizar la selección de la muestra determinada, según se muestra en las siguientes pantallas.
Pantalla 1: Del módulo de facturación en el Sistema Contable Financiero Versat, seobtienen las facturas, las cuales son exportadas a una hoja Excel.
Para realizar en el Microsoft Excel se utilizará la fórmula del menú análisis de datos,opción muestra. Es necesario declarar un conteo de números consecutivos, ya que la fór-mula no trabaja con celdas en formato texto, para facilitar el proceso se puede agregar unacolumna con formato de números en la hoja de la base de información, como se muestraa continuación.
Pantalla 2: Se procede a agregar la columna A con números consecutivos, en corres-pondencia al universo.
Pantalla 3: Habilitar hoja en Excel desde el 1 hasta el último número de la muestra;se procede a marcar primeramente el número 1 en la columna B, como se muestra a con-tinuación.
Pantalla 4: Después de haber seleccionado el número 1, se procede con el análisis dedatos marcar la función Muestra y aceptamos.
Pantalla 5: Se procede a realizar la descripción del rango teniendo en cuenta el uni-verso de la muestra.
Pantalla 6: Fórmulas de apoyo para la búsqueda de facturas.
Pantalla 7: Detalles de la fórmula.
P-D0001-14 Tabla de evaluación de resultados de las muestras estadísticas
TABLA DE EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE LAS MUESTRAS ESTADÍSTICAS
Tasa de incumplimiento superior para un nivel de confianza de 95 %
| Número real de incumplimiento encontrado | | - | | Tamañode lamuestra | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | | 20 | 14.0 | 21.7 | 28.3 | 34.4 | 40.2 | 45.6 | 50.8 | 55.9 | 60.7 | 65.4 | 69.9 | | 25 | 11.3 | 17.7 | 23.2 | 28.2 | 33.0 | 37.6 | 42 | 46.3 | 50.4 | 54.4 | 58.4 | | 30 | 9.6 | 14.9 | 19.6 | 23.9 | 28.0 | 31.9 | 35.8 | 39.4 | 43.0 | 46.6 | 50.0 | | 35 | 8.3 | 12.9 | 17.0 | 20.7 | 24.3 | 27.8 | 31.1 | 34.4 | 37.5 | 40.6 | 43.7 | | 40 | 7.3 | 11.4 | 15.0 | 18.3 | 21.5 | 24.6 | 27.5 | 30.4 | 33.3 | 36.0 | 38.8 | | 45 | 6.5 | 10.2 | 13.4 | 16.4 | 19.2 | 22.0 | 24.7 | 27.3 | 29.8 | 32.4 | 34.8 | | 50 | 5.9 | 9.2 | 12.1 | 14.8 | 17.4 | 19.9 | 22.4 | 24.7 | 27.1 | 29.4 | 31.6 | | 55 | 5.4 | 8.4 | 11.1 | 13.5 | 15.9 | 18.2 | 20.5 | 22.6 | 24.8 | 26.9 | 28.9 | | 60 | 4.9 | 7.7 | 10.2 | 12.5 | 14.7 | 16.8 | 18.8 | 20.8 | 22.8 | 24.8 | 26.7 | | 65 | 4.6 | 7.1 | 9.4 | 11.5 | 13.6 | 15.5 | 17.5 | 19.3 | 21.2 | 23 | 24.7 | | 70 | 4.2 | 6.6 | 8.8 | 10.8 | 12.7 | 14.5 | 16.3 | 18.0 | 19.7 | 21.4 | 23.1 | | 75 | 4.0 | 6.2 | 8.2 | 10.1 | 11.8 | 13.6 | 15.2 | 16.9 | 18.5 | 20.1 | 21.6 | | 80 | 3.7 | 5.8 | 7.7 | 9.5 | 11.1 | 12.7 | 14.3 | 15.9 | 17.4 | 18.9 | 20.3 | | 90 | 3.3 | 5.2 | 6.9 | 8.4 | 9.9 | 11.4 | 12.8 | 14.2 | 15.5 | 16.9 | 18.2 | | 100 | 3.0 | 4.7 | 6.2 | 7.6 | 9.0 | 10.3 | 11.5 | 12.8 | 14.0 | 15.2 | 16.4 | | 125 | 2.4 | 3.8 | 5.0 | 6.1 | 7.2 | 8.3 | 9.3 | 10.3 | 11.3 | 12.3 | 13.2 | | 150 | 2.0 | 3.2 | 4.2 | 5.1 | 6.0 | 6.9 | 7.8 | 8.6 | 9.5 | 10.3 | 11.1 | | 200 | 1.5 | 2.4 | 3.2 | 3.9 | 4.6 | 5.2 | 5.9 | 6.5 | 7.2 | 7.8 | 8.4 | | 300 | 1.0 | 1.6 | 2.1 | 2.6 | 3.1 | 3.5 | 4.0 | 4.4 | 4.8 | 5.2 | 5.6 | | 400 | 0.8 | 1.2 | 1.6 | 2.0 | 2.3 | 2.7 | 3.0 | 3.3 | 3.6 | 3.9 | 4.3 | | 500 | 0.6 | 1.0 | 1.3 | 1.6 | 1.9 | 2.1 | 2.4 | 2.7 | 2.9 | 3.2 | 3.4 |
Fuente: AICPA, Guía de Auditoría, Muestreo de Auditoría 1 de marzo de 2014
Cálculo de la tasa real de incumplimiento y la tasa de incumplimiento superior:
Siguiendo la plantilla P-D0001-12 Tabla de tamaño de muestra estadística paraun nivel de confiabilidad de 95 por ciento; digamos, si se detectan cuatro (4) casosde incumplimiento en una muestra de 103 elementos, la tasa real de incumplimientoes: 4 / 103 × 100 ꞊3.88 %.
Para identificar la tasa de incumplimiento superior, el auditor puede usar esta tabla deevaluación de resultados; la tabla no proporciona tasas superiores de incumplimiento de laevaluación para todos los tamaños de la muestra posible, por tanto, el auditor puede usarel tamaño siguiente de la muestra más pequeño para identificar la tasa de incumplimientosuperior.
Para este caso: donde la muestra es 103, la muestra siguiente más pequeña es 100,mientras que los casos de incumplimientos detectados son 4, entonces la tasa de incum-plimiento superior es 9.0 %.
A partir de lo establecido en el H-001-0001-08 Determinación del tamaño y selecciónde la muestra, para formular una conclusión de auditoría la tasa de incumplimiento supe-rior se compara con la tasa tolerable de incumplimiento.
Para este caso, el auditor considera que la materia controlada no cumple con los crite-rios, dado que la tasa de incumplimiento superior es mayor (9.0%) que la tasa tolerablede incumplimiento (6 %).
Enfoque para proyectar los resultados de cumplimiento a una población monetaria:
La tasa de incumplimiento real de 3.88 % puede aplicarse al valor monetario total dela población correspondiente a los 103 elementos, supongamos que el valor total de lapoblación de la muestra es de 5 000 000.00, entonces el valor monetario probable proyec-tado de incumplimiento es de 194 000.00 (5 000 000.00×3.88 %).
El valor del incumplimiento se compara con el umbral de la materialidad para llegar ala conclusión.
P-D0002-01 Procedimientos analíticos
PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS
El auditor, en la aplicación de los procedimientos analíticos, tiene en cuenta la infor-mación financiera y la información no financiera, las cuales permiten investigaciones yevaluaciones.
Los procedimientos analíticos son evaluaciones de la información financiera hechaspor un análisis de índice o relaciones entre datos, tanto financieros como no financieros, ytendencias significativas; incluyen la investigación resultante de fluctuaciones y relacio-nes identificadas que son inconsistentes con otra información relevante o se desvían deuna manera importante de los montos pronosticados o presupuestados.
Los procedimientos analíticos permiten realizar análisis de las variaciones en los datos yjustificar ciertas tendencias de transacciones y de los saldos de cuentas, para lo cual el Estadode Situación y el Estado de Rendimiento Financiero, de conjunto con sus notas, constituyen losdocumentos base; ellos contienen gran parte de la información que suministra la entidad yla respuesta a numerosas interrogantes; son el fundamento de una primera evaluación de la po-sición económica-financiera de la entidad en la fase de planeación, y otra posterior al cierrede la auditoría, para determinar la incidencia de los ajustes propuestos en el Informe de laauditoría.
Los diferentes tipos de análisis que se conocen no son excluyentes entre sí, ninguno sepuede considerar exhaustivo ni perfecto, pues toda la información contable financiera estásujeta a un estudio más completo o adicional.
Técnicas y métodos más utilizados:
1. Como técnica primaria se encuentra el análisis, cuya finalidad es obtener el ordenque se debe seguir para separar y conocer los elementos descriptivos y numéricosque integran el contenido de los estados financieros y sus notas.
2. La segunda técnica es la comparación, que es el estudio simultáneo de dos o más
conceptos y cifras del contenido de los estados financieros y sus notas, para deter-minar sus puntos de igualdad o desigualdad; se aplica para determinar una relación,comprenderla y emitir un juicio.
3. Interpretación de los estados financieros.
Esas técnicas están estrechamente vinculadas; mediante el análisis se clasifican y de-limitan de forma homogénea los conceptos o partidas que integran los estados, y pos-teriormente se comparan con atención en su similitud o relación, lo cual permite emitirun juicio sobre la solidez o debilidad de esa relación, y facilita la interpretación de losestados financieros, que consiste en dar un juicio, criterio u opinión de la informacióncontable de la organización.
Para lograr la interpretación de los estados financieros existe una serie de herramien-tas o métodos de análisis que se pueden aplicar, según el informe contable, sin olvidarla revisión de las notas elaboradas por la entidad, que ayudan a interpretar los númerosfinancieros:
Método horizontal
Método de aumentos y disminuciones: para la aplicación de sus variantes se necesitandos estados financieros de la empresa con fechas distintas, lo cual permite comparar lasituación de la empresa en períodos o ejercicios similares.
Estas oscilaciones pueden ser de aumento o disminución de cada una de las partidasdel estado financiero, y permiten analizar el movimiento de cada cuenta y su repercusiónpara la entidad.
Son útiles porque contienen no solo los datos que aparecen en los estados individuales,sino también la información necesaria para el estudio de las tendencias financieras y deoperación a lo largo de un número de años; ponen en evidencia más claramente la naturalezade las tendencias de los cambios que afectan la organización, o sea, indican la dirección delmovimiento con respecto a la situación financiera y los resultados de las operaciones.
La variación absoluta se obtiene a través de la diferencia del período de estudio conrespecto al período base, la variación relativa es la desviación que se obtiene por encimao por debajo del ciento por ciento del cociente que resulta entre el período estudiado res-pecto al base; siempre el período sometido a análisis es el más actual, el presente, y tomacomo base el período pasado.
Método de tendencias: se aplica para determinar el comportamiento histórico o ten-dencia de las partidas del estado financiero objeto de estudio; surge como un complemen-to del método de aumentos y disminuciones, con el fin de poder efectuar comparacionesen más de dos períodos, por tanto, el método de tendencias tiene por objeto el estudio dela empresa en marcha durante varios años.
Los porcentajes de las tendencias o relaciones con el año base ponen de relieve loscambios en los datos financieros y de operación entre fechas o períodos específicos, yhacen posible un análisis horizontal y un estudio de los datos comparativos de los estadosfinancieros.
La importancia del estudio de la dirección del movimiento de las tendencias en variosaños radica en la estimación sobre bases adecuadas, de los posibles cambios futuros en lasempresas y cómo y por qué las afectarán.
Este método contempla un análisis a través del tiempo de una serie de partidas o varia-ciones, lo cual sirve de base para evaluar ese período y pronosticar el futuro.
Método de análisis histórico: se selecciona el primer período o año base que representael ciento por ciento; a los efectos de la comparación, los años siguientes se expresan como
un porcentaje del valor del año base.
Método vertical
La aplicación de las diferentes variantes del método vertical requiere contar solamentecon un estado financiero; implica poder desplegar una presentación que permita compararel peso relativo de las diferentes cuentas.
Porcientos integrables o porcentajes comunes: consiste en la separación de cada unade las partidas y la determinación de la proporción que representa con respecto al total delas partidas o elementos homogéneos.
Este procedimiento toma como base el axioma matemático de que el total es igual a lasuma de sus partes, o sea, cuando se desea conocer la importancia que tienen las partes enrelación con un todo; la forma como se presenta aquí el análisis financiero está relaciona-da con los estados financieros porcentuales o de distribución relativa, que presentan lascuentas en el estado de Situación como porcentaje del total de activos y las cuentas en elestado de Rendimiento Financiero como porcentajes de las ventas.
Para reducir los estados financieros a porcentajes, se divide cada una de las partidasque los integran entre el total.
Cuando se aplica esta modalidad en el Estado de Situación, se pueden tener en cuentalas siguientes consideraciones al efectuar la interpretación:
1. Si el activo circulante es casi el doble que el exigible a corto plazo, la situación dela empresa es correcta.
2. Si el activo circulante es menor al doble del exigible a corto plazo o pasivo circulan-te, hay que tomar precaución, la empresa puede tener problemas de liquidez y hacersuspensión de pagos.
3. Si el activo circulante es mayor al doble del exigible a corto plazo o pasivo cir-culante, hay que poner atención, la empresa puede estar subutilizando los activoscirculantes y obtendrá de ellos poca rentabilidad por poseer exceso de circulante.
4. Si el realizable más el disponible, derechos de cobros a corto plazo y efectivo igua-lan al exigible a corto plazo o pasivo circulante, la situación de la empresa es co-rrecta y no tendrá problemas de liquidez.
5. Si el realizable más el disponible es menor al exigible a corto plazo o pasivo cir-culante, hay que tomar precauciones, existe la posibilidad de tener problemas paraatender pagos.
6. Si el realizable más el disponible exceden al exigible a corto plazo o pasivo circu-lante, hay que poner atención, es posible que la empresa subutilice sus inversionesen activos realizables y disponible.
7. Si los capitales propios ascienden al cuarenta por ciento o al cincuenta por cientodel total del pasivo, la situación de la empresa es correcta; si es menor al cuaren-ta por ciento, precaución: la empresa está descapitalizada; si fuera mayor al cincuentapor ciento, atención: la empresa está subutilizando sus recursos.
Criterios de evaluación de la gestión
Economía
Atributos:
1. Racionalidad: es la identificación adecuada de las necesidades y aspiraciones que sedemandan.
2. Prioridad: es la ordenación tanto de las necesidades como de las soluciones, deacuerdo con el grado de urgencia, impacto y costo implicados para suplirlas o solucionarlas.
El auditor, para medir e informar sobre la economía en la adquisición de los recursos,debe evaluar si existen dentro de la organización procedimientos que garanticen una ade-cuada:
a) Definición de las necesidades de la entidad en materia de los recursos;
b) definición de los requerimientos de recursos formulados por las diferentes de-pendencias de la organización;
c) adquisición de los recursos;
d) utilización de los recursos adquiridos; y
e) retiro de los recursos adquiridos una vez concluido su ciclo de vida o utilización.
Eficiencia
Atributos:
1. Cantidad: se refiere a la mayor o menor cantidad de productos de bienes y serviciosproducidos con determinados insumos.
2. Calidad: son las características necesarias que un bien o servicio debe tener parasatisfacer una necesidad específica.
3. Costo: es la cuantificación de los factores productivos que se utilizan en la genera-ción de un bien o servicio.
El auditor para evaluar, medir e informar la eficiencia, debe examinar si la entidadaplica los siguientes sistemas y procedimientos:
a) Utiliza medidas exactas y adecuadas de gestión;
b) compara el rendimiento con una norma;
c) adecua los informes a las necesidades de la administración;
d) emplea datos de rendimiento para lograr un mejoramiento de la productividad; y
e) si los costos de producción y servicios han sido considerados y son periódica-mente revisados ante variaciones en el entorno en que la entidad opera.
Eficacia
Atributos:
1. Cantidad: es el volumen o número de bienes y servicios generados en el tiempo.
2. Calidad: son las características necesarias que un bien o servicio debe tener parasatisfacer una necesidad específica.
3. Oportunidad: es el cumplimiento de la meta en el plazo estipulado.
Se debe medir la satisfacción o impacto que produzca en la comunidad o en los clien-tes, esto quiere decir que su medición debe realizarse en el entorno de la organización.
Para medir el impacto de la gestión, es necesario tener en cuenta diferentes tipos de va-riables relacionadas igualmente con la naturaleza de la entidad, la clase de bien o servicioque produce y la comunidad objetivo; así por ejemplo, se puede determinar el impactoeconómico, social, ambiental y dentro de estos el nivel de necesidades insatisfechas.
Es importante tener en cuenta el grado de cumplimiento de los objetivos; sin embargo,no es suficiente medir el cumplimiento de lo planeado en términos de cantidad, calidady oportunidad, sino que es necesario determinar cuál fue el resultado con respecto al im-pacto esperado en el entorno.
El auditor para evaluar, medir e informar sobre la eficacia de los programas, debe revisar
si la entidad tiene establecido los siguientes procedimientos:
a) Si especifica los objetivos y efectos de los programas en forma tan precisa comosea posible;
b) si identifica los objetivos y efectos del programa que puedan ser medidos;
c) si informa los resultados de la evaluación de su eficacia;
d) si emplea las evaluaciones para incrementar la eficacia del programa;
e) si existen políticas, objetivos y metas adoptados por órganos debidamente auto-rizados;
f) si las políticas, objetivos y metas han sido establecidos sobre la base de la infor-mación contable o de otra índole que sea suficiente, relevante y confiable;
g) si se han establecido sistemas y procesos para el logro de los objetivos, y se hanconsiderado alternativas;
h) si los objetivos y metas están claramente establecidos;
i) si las prácticas de la administración son consistentes con dichos objetivos y me-tas y han sido adoptadas por órganos debidamente autorizados;
j) si las instrucciones al personal son consistentes con las prácticas establecidas porla administración y han sido debidamente comprendidas; y
k) si existen conflictos entre los objetivos y metas, o entre las prácticas adoptadaspara su logro.
Prácticas antieconómicas, ineficientes o insatisfactorias
1. Procedimientos inefectivos o de costo injustificable.
2. Duplicación de esfuerzos por funcionarios o áreas de la organización.
3. Ejecución de tareas de poca o ninguna importancia.
4. Uso ineficiente y antieconómico de equipos y otros bienes.
5. Exceso de personal con relación a las tareas por cumplir.
6. Sistemas de adquisiciones defectuosos o ineficientes.
7. Adquisiciones y acumulaciones de cantidades excesivas o innecesarias de materia-les y suministros.
8. Desperdicio de recursos.
Las normas generales principales que deben seguirse al revisar la utilización de losrecursos, se dirigen a que estos sean:
a) Utilizados solamente para propósitos autorizados y necesarios;
b) salvaguardados apropiada y eficazmente; y
c) utilizados de manera eficiente y económica.
Parámetros generales para la elaboración de indicadores
El diseño de indicadores varía de acuerdo con las características de la entidad, sector,área, actividad, programa o procesos a evaluar; sin embargo, para su elaboración se debentener en cuenta los siguientes parámetros:
1. Conocimiento del sector y subsectores.
2. Identificación y análisis de la entidad, tanto en su estructura organizacional comofuncional.
3. Selección y análisis de las variables relevantes o estratégicas que involucran aspec-tos como situación económica, financiera, presupuestal, distribución del servicio,inversiones y otras que se consideren inherentes a cada entidad.
4. El diseño de indicadores debe basarse en las variables seleccionadas que apunten a
la medición de los principios: economía, eficiencia y eficacia.
5. La relación establecida entre las variables definidas en el numerador y denomina-dor, deben expresarse en unidades de medida física, según su naturaleza (kilogra-mos, metros, entre otros) y aritmética (miles, millones, entre otros).
6. Determinación de la frecuencia: tiempo de aplicación de los indicadores.
7. Establecimiento de estándares de medición internos y externos; se entiende porestándares valores referenciales ideales que miden stocks y cuantifican flujos quesirven de base para observar desvíos respecto de lo real.
8. Los valores obtenidos deben ser comparados con los valores referenciales ya anota-dos: los internos se comparan con fijación de metas, series históricas, entre otros; ylos externos se comparan con entidades de similares características del sector, áreao actividad y con estándares internacionales, si es posible.
Construcción de indicadores
Siempre que se construya un indicador se deben responder las siguientes preguntas:qué, dónde, contra qué y cuándo medir.
¿Qué medir?
a) Actividades;
b) objetivos y metas;
c) todas las áreas de la organización mirando sus metas, fines y objetivos internos;
d) qué hacemos y cómo lo hacemos;
e) las estrategias;
f) los resultados de los procesos; y
g) el control y las mejoras de los procesos.
¿Dónde medir?
a) Actividades de gestión: abarcan la misión, los objetivos y políticas en general,así como la planificación, organización y control;
b) actividades programáticas: denominadas también operacionales, relacionadascon el cometido de la entidad;
c) actividades financieras: cubren las áreas tradicionales del control, como son: pre-supuesto, flujo de fondos, ingresos y costos, los activos y pasivos y la informa-ción financiera;
d) actividades administrativas: las que respaldan las tareas principales de la enti-dad, constituyen los apoyos y servicios a la gestión;
e) sistemas: sistema administrativo, sistema financiero contable, sistema de comu-nicaciones, sistema de planeación, sistema logístico, sistema físico, sistema ope-rativo, sistema de Control interno, sistema de atención al público, sistema legal.
¿Contra qué medir?
Niveles de referencia:
a) Histórico: se obtiene sobre la base de los resultados en el pasado;
b) competencia: se obtiene sobre la base de el comportamiento presentado por lacompetencia.
c) meta: se obtiene sobre la base de métodos y medición del trabajo, en las especifi-caciones de diseño o en las solicitudes del cliente; deben realizarse comparacio-nes entre resultados reales y lo previstos.
¿Cuándo medir?
Una vez que se establezcan los indicadores a utilizar y los procesos, planes y objetivosa medir, estos deben evaluarse periódicamente, según la administración.
Para establecer un indicador, se desglosa o desmenuza el objetivo en variables, esto es,los componentes, elementos, atributos y temas relevantes que en su conjunto constituyenel objetivo para el cual se quieren construir los indicadores.
Razones e indicadores
El análisis de la relación entre las partidas de los estados es esencial para la interpre-tación de los datos financieros y de operación; por lo tanto, además de usar los estadoscomparativos, lo cual incluye los cambios en porcientos y los datos de las tendencias, unnúmero determinado de razones individuales ayudará en el análisis e interpretación de losestados financieros.
Es evidente que a partir de un conjunto de datos financieros puede calcularse un grannúmero de razones o indicadores, pero solo algunos de ellos serán útiles para el diag-nóstico de una situación determinada; se debe realizar una selección adecuada de lasrazones utilizadas por cada entidad en función de la situación concreta y de los objetivosdel análisis; por ello, antes de empezar a calcular indiscriminadamente una multitud derazones, el auditor analiza el significado de cada una y elige las que realmente pueden serrelevantes para la situación concreta del sujeto auditado y de los objetivos de la auditoríaen ejecución.
Es importante tener en cuenta que el resultado obtenido nos proporciona una informa-ción, es decir, efecto, y se debe investigar su causa; además, en la mayoría de los casos nin-guna razón individual brinda suficiente información para poder apreciar en profundidad lasituación económica o financiera de una entidad; solamente mediante un conjunto de índi-ces pueden conseguirse aproximaciones razonables, los que están interrelacionados entre sí.
El auditor al usar razones o indicadores debe ir con precaución con las magnitudesque tienen signo negativo, ya que pueden distorsionar la realidad y llevar a conclusioneserróneas.
Indicadores de economía: permiten saber si la adquisición, asignación y uso de losrecursos humanos, financieros, materiales, técnicos y otros, han sido los adecuados oconvenientes para maximizar los resultados obtenidos.
| ECONOMÍA EN LA ASIGNACIÓN | = | INSUMOS CORRECTOS AL | | - | - | - | | DE LOS RECURSOS | MENOR COSTO |
Para la evaluación de economía y elaborar los indicadores, el auditor debe relacionaro tener en cuenta los aspectos siguientes:
1. Identificar los objetivos de la entidad que tributan al cumplimiento de las directivaspara el Plan de la Economía y el Presupuesto.
2. Determinar si se adquiere el tipo, la calidad y la cantidad apropiada de recursos a uncosto adecuado para el cumplimiento del Plan de la Economía y el Presupuesto.
3. Analizar los diferentes agentes económicos-financieros que interactúan en la entidad.
4. Realizar un análisis costo/beneficio para el logro de los objetivos.
5. Análisis integral de la relación entre los recursos utilizados y los resultados.
6. Determinar si los recursos adquiridos para la ejecución de los procesos, actividadesu operaciones específicas en el cumplimiento del Plan de la Economía y el Presu-puesto se corresponden con el uso más económico de los recursos financieros.
7. Determinar si los recursos disponibles se han utilizado de forma económica.
Indicadores de eficiencia: expresan la relación existente entre la cantidad y valor de losrecursos y los insumos utilizados en los procesos, frente a la cantidad y valor de los resultados; esto tiene dos medidas esenciales: técnica y económica; la técnica es el resultado desu medición en término físico, es decir, productividad, que es la relación directa entre losrecursos utilizados y logros; y la económica en término monetario, el costo; la eficienciaestá relacionada con la economía y la cuestión central se refiere a los recursos utilizados.
Los indicadores de eficiencia son los relacionados con las variables de insumo y deproductos, miden la relación de dos magnitudes, la producción física de los bienes y ser-vicios, y los insumos o recursos que se utilizan para alcanzar el producto; el indicadorhabitual de la eficiencia es el costo unitario o costo promedio, ya que relaciona la produc-tividad física con su costo.
| EFICIENCIA EN LOSPROCESOS | = | INSUMOS QUE PRO-DUCEN LOS MEJORESRESULTADOS | | - | - | - |
Para la evaluación de eficiencia y elaborar los indicadores se deben relacionar o teneren cuenta los aspectos siguientes:
1. Determinar que están completamente identificadas las necesidades de recursos parala ejecución de los procesos, actividades y operaciones para el cumplimiento de losobjetivos y metas, y que están contenidas en el Plan de la Economía y del Presu-puesto aprobado para la entidad.
2. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y los procedimientos para laadecuada adquisición, control y utilización de los recursos de la entidad.
3. Dictaminar sobre la coherencia de los procesos y sus actividades con la misión,objeto social, encargo estatal y objetivos establecidos.
4. Determinar si los recursos se han empleado de manera óptima o satisfactoria enel desempeño de las actividades de la entidad para el cumplimiento del Plan de la Economía y el Presupuesto aprobado.
5. Establecer que los gastos o consumos sean correctos y que la producción de bienesy servicios se ajusten a los mismos.
6. Cantidad: determinar el volumen de bienes y servicios producidos y si se utiliza lacantidad optima de recursos para su obtención.
7. Verificar la relación entre la cantidad y calidad de los bienes o servicios y el costode los recursos utilizados para obtenerlos.
8. Calcular que los desperdicios que se originan en el proceso sean mínimos o los es-tablecidos en las normas vigentes.
9. Calcular el aprovechamiento máximo de la capacidad instalada para la producciónde bienes y servicios.
10. Determinar si los costos en los que incurrió la entidad para la producción de bieneso servicios fueron mínimos, manteniendo los requisitos de calidad establecidos, esdecir, costo del personal, costo de producción, entre otros.
11. Determinar si los resultados son proporcionales a los recursos empleados.
Indicadores de eficacia: se miden como el grado de cumplimiento o logro de la mi-sión, objetivos, metas, planes y programas, cumpliendo estándares predeterminados decantidad, calidad, oportunidad y costo de los bienes y servicios producidos; es el logro demanera oportuna de los objetivos y metas planificadas, o la relación entre los productos oservicios generados y los objetivos y metas programados.
| EFICACIA EN LOSRESULTADOS | = | RESULTADOS QUE BRINDAN LOSEFECTOS PLANIFICADOS | | - | - | - |
Para la evaluación de eficacia y elaborar los indicadores se deben relacionar o tener encuenta los aspectos siguientes:
1. Verificar el grado de cumplimiento de los objetivos de trabajo de la entidad, plande actividades de acuerdo con el Plan de la Economía y el Presupuesto, así comolos que guardan relación directa con la implementación de los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución.
2. Evaluar la oportunidad, cantidad y calidad del bien o servicio entregado al usuario.
3. Comprobar que los resultados de la entidad, programa, proyecto, proceso o activi-dad se logren de manera oportuna en términos de cantidad, tiempo y calidad.
4. Determinar si se están cumpliendo los objetivos de acuerdo con los recursos em-pleados y los bienes o servicios producidos.
5. Determinar si los objetivos de proceso, un programa o proyecto y los medios asig-nados son adecuados o pertinentes.
6. Determinar los factores que afectan el cumplimiento de los objetivos o un rendi-miento satisfactorio.
7. Determinar si los resultados son coherentes con las directivas para el Plan de la Economía y el Presupuesto, con los objetivos de trabajo de la entidad y con la im-plementación de los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido yla Revolución.
Índice de liquidez
Mide la capacidad de la empresa para afrontar sus deudas u obligaciones a corto plazo,dentro de estos indicadores se encuentran:
Liquidez general: se le conoce también como Razón del capital de trabajo; mide lacapacidad de la entidad para pagar sus obligaciones a corto plazo a partir de los activoscorrientes en un momento determinado, o sea, la cantidad de activo circulante por cadapeso de pasivo circulante.
Cuanto mayor sean sus resultados, menor será el riesgo de la empresa y mayor será susolidez de pago en el corto plazo.
Aunque un valor muy alto de este índice, prácticamente mayor que 2, supone como eslógico una solución de holgura financiera que puede verse unida a un exceso de capitalesinaplicados que influye negativamente sobre la rentabilidad total de la empresa.
Un valor de este índice menor que 1 indica que la empresa puede declararse en suspen-sión de pagos y debe hacer frente a sus deudas a corto plazo, para lo cual tiene que tomarparte del activo fijo.
Una liquidez superior a 1 es lógica y puede llegar hasta 2; significando que por cadapeso comprometido a pagar en el corto plazo se poseen tantos pesos como respaldo,aunque no es aconsejable que exceda mucho pues, como ya se mencionó, indica que laentidad tiene recursos inmovilizados.
Al calcularse, deben incluirse en el activo circulante solo los activos que se presumano sean incobrables.
| LIQUIDEZGENERAL | = | ACTIVOCIRCULANTE | / | PASIVOCIRCULANTE | | - | - | - | - | - |
Criterios de análisis:
1. Su valor lógico oscila entre 1 y 2.
2. Se reconoce como valor correcto entre 1,5 y 1,9.
3. En caso de que sea menor que 1,5 indica que la entidad tiene mayores probabili-dades de incumplir sus obligaciones de pago a corto plazo, lo que implica que elauditor analice el impacto de la política de cobros y pagos prevista en la entidad.
4. Si el resultado es mayor que 2 significa que tiene recursos ociosos, por lo que sehace necesario evaluar la política de administración de inventarios y las causas queprovocan el mantenimiento de altas existencias.
5. Indica la disponibilidad para pagar cada peso de deuda a corto plazo.
Liquidez inmediata: se conoce también como Prueba ácida o Índice de tesorería; midela capacidad inmediata de pago de la empresa respecto a sus obligaciones a corto plazo.
| LIQUIDEZINMEDIATA | = | ACTIVOCIRCULANTE | - | INVENTARIOS | / | PASIVOCIRCULANTE | | - | - | - | - | - | - | - |
Criterios de análisis:
1. El valor medio deseable debe ser 1.
2. Si es menor que 1, la entidad no posee capacidad inmediata para cubrir sus pasivoscirculantes.
3. Si es mayor que 1, indica la existencia de excedentes de activos líquidos no inverti-dos oportunamente o de deudas por cobrar pendientes, es decir, exceso de tesorería.
El auditor debe analizar la estructura y el comportamiento por edades de las deudaspendientes de cobro y las posibilidades reales de inversiones temporales a corto plazo eninstituciones financieras o de otro tipo.
Liquidez disponible: expresa la capacidad inmediata de la empresa para hacerle frentea sus deudas, o sea, de cuántos pesos en efectivo dispone la empresa para pagar un pesode deuda a corto plazo.
Es difícil determinar límites adecuados para este índice; un valor muy bajo es peligro-so pues puede entrañar problemas al tener que realizar los pagos; por otra parte, un valormuy alto implica tener efectivo en exceso, lo cual es también dañino para la empresa puespuede desencadenar finalmente un exceso de capital de trabajo.
| LIQUIDEZDISPONIBLE | = | EFECTIVO ENCAJA Y BANCO | / | PASIVO CIRCULANTE | | - | - | - | - | - |
Criterios para el análisis:
1. Para considerarla adecuada debe ser de 0,5 aproximadamente.
Rotación de las cuentas por cobrar: tasa de renovación de las cuentas por cobrar o ciclode cobro; significa el número de veces que las cuentas por cobrar se realizan, o sea, el nú-mero de veces que se completa el ciclo comercial en el período a que se refieren las ventasnetas; su aplicación práctica consiste en calcular el número de veces que se repite el ciclode cuentas por cobrar y conocer la velocidad de los cobros y la eficiencia de los créditos.
Sus tres vertientes son:
1. Su posición con relación a otras empresas de características similares.
2. Como medida de control de la política de ventas a crédito trazada por la organiza-ción.
3. Para comparar la velocidad de las ventas a crédito con la velocidad de los pagos aproveedores.
- | ROTACIÓNDE CUENTASPOR COBRAR | = | VENTAS NETASANUALES | / | SALDO MEDIODE LAS CUENTASPOR COBRAR | | - | - | - | - | - |
| SALDO MEDIODE LAS CUENTASPOR COBRAR | = | CUENTAS PORCOBRARINICIAL | + | CUENTASPORCOBRARFINAL | / | 2 | | - | - | - | - | - | - | - |
Criterios de análisis:
1. Indica las veces que las cuentas por cobrar rotan al año o las veces que las ventasnetas anuales cubren las cuentas por cobrar.
Ciclo de cobro: mide la eficiencia en el manejo de la concesión de créditos a los clien-tes; muestra el número de días promedio que transcurre desde que se efectúa una venta alcrédito hasta que se cobra; el valor adecuado estará en dependencia de la política crediti-cia de la entidad, para lo cual debe tenerse en cuenta lo pactado según contratos.
| CICLO DECOBROS | = | SALDO MEDIODE LAS CUEN-TAS PORCOBRAR | / | VENTAS NE-TAS ANUALES | X | 360 | | - | - | - | - | - | - | - |
También el ciclo de cobro se puede determinar como:
| CICLO DE COBROS | = | 360 | / | ROTACIÓN DECUENTAS PORCOBRAR | | - | - | - | - | - |
Criterio para el análisis:
1. Mientras menor sea, mejor, ya que cuanto menor sea este indicador, más favorablees para la gestión de cobros de la entidad, siempre en correspondencia con lo pac-tado en contratos.
2. Un elevado período de cobros significa un elevado volumen de créditos a los clien-tes, cuyos costos de oportunidad hay que valorar, pues se supone que constituyanrecursos inmovilizados en cuentas de clientes.
Rotación de las cuentas por pagar: expresa cuántas veces la empresa realiza sus pagosa los proveedores.
| ROTACIÓN DECUENTAS PORPAGAR | = | COMPRAS NE-TAS ANUALES | / | SALDO MEDIODE LAS CUENTASPOR PAGAR | | - | - | - | - | - |
| COMPRASNETASANUALES | = | COMPRAS | - | DEVOLUCIONES | - | DESCUENTOEN COMPRAS | | - | - | - | - | - | - | - |
| SALDO MEDIO DEPROVEEDORES | = | CUENTAS PORPAGAR INICIAL | + | CUENTAS PORPAGAR FINAL | / | 2 | | - | - | - | - | - | - | - |
Ciclo de pagos: expresa el número promedio de días que transcurre entre una compraa crédito hasta su pago.
| CICLODE PAGOS | = | SALDO MEDIODE LAS CUENTASPOR PAGAR | / | COMPRASNETAS ANUALES | X | 360 | | - | - | - | - | - | - | - |
También se puede obtener como:
| CICLO DE PAGO | = | 360 | / | ROTACIÓN DECUENTAS PORPAGAR | | - | - | - | - | - |
Criterio para el análisis:
1. Un período de pago elevado supone una fuente de financiamiento externa de la em-presa; cuanto mayor sea este valor, más financiación para la empresa; siempre hayque distinguir aquella que se produce por el retraso en el pago convenido con losproveedores; mide la eficiencia en el uso del crédito en días.
2. El auditor realiza un análisis por proveedor, fecha y forma de pago, que permitadefinir el incumplimiento o no de lo establecido en el contrato o acuerdo de com-praventa firmado entre las partes.
Rotación de inventarios: este grupo permite determinar las veces que rotan los in-ventarios de acuerdo con el tipo de inventario; los promedios de inventarios se calculanmediante la semisuma de los saldos al inicio y final del período, según sea el caso; paraobtener la duración de la rotación de los inventarios, de las ventas, de las compras en días,se obtiene a través del cociente resultante al dividir 360 días entre el resultado que da larazón de rotación.
Mide la renovación del inventario: mientras más roten las cuentas de inventarios ten-drán más liquidez, es decir, cuanto más rápido se conviertan en efectivo; el uso de estarazón ayuda a detectar problemas de acumulación o escasez de mercancías, inventariosobsoletos y problemas de precios, deficiencias en el área comercial; determina el númerode veces que las existencias rotan en el año; se conoce también como ciclo de rotación delos inventarios.
Su importancia radica en que si refleja que una entidad mantiene un exceso de inven-tarios significa que tiene fondos restringidos en inventarios que podrían emplearse en otraparte; además, habría alto costo de manejos por el almacenamiento de mercancías lo mis-mo que por el riesgo de que caigan en desuso; por otra parte, si el inventario es demasiadobajo, la entidad puede perder clientes porque se queda sin mercancía.
| ROTACIÓNDE LOS INVEN-TARIOS | = | COSTO DEVENTAS | / | INVENTARIOPROMEDIO | | - | - | - | - | - |
Donde el inventario promedio es el inventario inicial más el inventario final divididoentre 2; aunque lo ideal sería poder sumar los inventarios al final de cada mes y dividirpor 12 para obtener un inventario promedio; sin embargo, esta información no siempreestá disponible, el sustituto más cercano consiste en obtener un promedio simple, que seobtiene al sumar las cifras del inventario al inicio y al final del período.
Rotación de inventarios de materias primas
| ROTACIÓNDE INVENTARIOSDE MATERIA PRIMAS | = | MATERIALESCONSUMIDOS | / | PROMEDIO DE INVENTA-RIO DE MATERIALES | | - | - | - | - | - |
Rotación de inventarios de producción en proceso
| ROTACIÓN DEINVENTARIOS DEPRODUCCIÓN EN PROCESO | = | COSTO DEPRODUCCIÓN | / | PROMEDIODE INVENTARIODE PRODUCCIÓNEN PROCESO | | - | - | - | - | - |
Rotación de inventarios de productos terminados: mide la eficiencia en el uso de in-ventarios de productos terminados o mercancías en las empresas comerciales; desde elpunto de vista de rentabilidad, a la empresa le interesa el mayor valor posible de esteíndice, aunque una rotación excesivamente alta puede ser consecuencia de un nivel deinventario demasiado bajo; y una rotación relativamente baja, por lo general es síntomade que una parte del inventario es de difícil salida o está obsoleta.
| ROTACIÓN DEINVENTARIOS DE PRODUC-CIÓN TERMINADA | = | VENTASNETAS | / | PROMEDIO DE INVENTARIODE PRODUCCIÓN TERMINADAA PRECIO DE VENTA | | - | - | - | - | - |
| ROTACIÓNDE INVENTARIOS DEPRODUCCIÓN TERMI-NADA | = | COSTODE VENTA | / | PROMEDIO DE INVENTARIODE PRODUCCIÓN TERMINA-DA A PRECIO DE COSTO | | - | - | - | - | - |
Criterios para el análisis:
1. Cuanto mayor sea la rotación de los inventarios, se generan más ventas con menosinversión en inventarios.
Para el análisis de la inmovilización de recursos presupuestarios, específicamente losvinculados con los inventarios de las unidades presupuestadas, será necesario determinarel tiempo de cobertura expresado en meses de las cifras planificadas de inventario, asícomo de su comportamiento real y las cifras de inventarios al cierre del período que seanalice.
Este análisis se puede realizar por la sumatoria total de los inventarios, a la que se restael correspondiente a útiles y herramientas; ahora bien, para que permita evaluar correc-tamente la situación existente, determinar las causas y tomar las decisiones acertadas, sedebe realizar por el auditor por cada uno de los inventarios de forma independiente; paraello podrá utilizar las fórmulas que se relacionan:
| TIEMPO DECOBERTURA | = | TOTAL DE IN-VENTARIOS | – | ÚTILES | / | PROMEDIO MEN-SUAL DE GASTOMATERIAL | | - | - | - | - | - | - | - |
| PROMEDIO MENSUALDE GASTO MATERIAL | = | GASTOMATERIAL | / | MESESTRANSCURRIDOS | | - | - | - | - | - |
Rotación de los activos fijos tangibles: representa las veces que se recuperan los acti-vos fijos mediante las ventas ejecutadas en el período.
| ROTACIÓN DE LOSACTIVOS FIJOS | = | VENTASNETAS | / | ACTIVOS FIJOS TANGI-BLES PROMEDIO | | - | - | - | - | - |
Donde el promedio de activos fijos es el saldo inicial más el saldo final dividido entre 2.
Criterios para el análisis:
1. Mientras mayor sea el valor de este indicador, mejor será la productividad del acti-vo fijo, es decir, que el dinero invertido en este tipo de activo rota un número mayorde veces, lo cual se traduce en una mayor rentabilidad de la entidad.
Índice de solvencia: muestra el grado en que la entidad es capaz de hacer frente a latotalidad de sus compromisos de pago, a medida que vayan venciendo sus obligaciones ydeudas, es decir, por cada peso de deuda.
| ÍNDICE DE SOLVENCIA | = | ACTIVOS REALES | / | FINANCIAMIENTOSAJENOS | | - | - | - | - | - |
Donde:
| ACTIVOS REALES | = | ACTIVOS CIRCULANTES | + | ACTIVOS FIJOS | | - | - | - | - | - |
| FINANCIAMIENTOS AJENOS | = | PASIVO TOTAL | | - | - | - |
Criterios para el análisis:
1. Se reconoce como valor correcto un entorno de 2.
2. Menor a 2, precaución, existe peligro de no poder solventar las deudas.
3. Mayor a 2, pueden existir activos ociosos.
4. Indica el grado en que la empresa es capaz de hacer frente a la totalidad de sus com-promisos de pago.
Índice de deuda o endeudamiento: se expresa en veces o por cientos; mide la porciónde activos financiados por deuda; indica la razón o porcentaje que representa el total delas deudas de la entidad con relación a los recursos de que dispone para satisfacerlos;ayuda a determinar la capacidad que tiene la empresa para cubrir el total de sus obligacio-nes; se considera que un endeudamiento del 0,6 es manejable; un endeudamiento menoral anterior muestra la capacidad de contraer más obligaciones y un endeudamiento mayormuestra que le puede dificultar el otorgamiento de más financiamiento.
Mientras menor sea su valor, más bajo será el grado de endeudamiento, lo cual se re-fleja en una estabilidad para la entidad; este bajo grado de endeudamiento posibilita a laempresa poder acceder a nuevas fuentes de financiamiento.
| ÍNDICE DE ENDEU-DAMIENTO | = | FINANCIAMIENTOSAJENOS | / | FINANCIAMIENTOSPROPIOS | | - | - | - | - | - |
Criterios para el análisis:
1. Un valor entre 0,5 y 1,5 puede considerarse aceptable.
2. Si es mayor que 1,5 es preocupante.
3. Si pasa de 2, hay exceso de endeudamiento.
Calidad de endeudamiento: las deudas constituyen un riesgo, pero sin lugar a dudasaquellas que vencen más temprano son más preocupantes: a veces las empresas se endeu-dan a corto plazo para financiar inversiones a largo plazo.
| CALIDAD DEENDEUDAMIENTO | = | PASIVOSCIRCULANTES | / | PASIVOSA MEDIANO OA LARGO PLAZO | X | 100 | | - | - | - | - | - | - | - |
Criterios para el análisis:
1. Mientras menor sea su valor, mayor calidad tiene la deuda, pues el mayor peso dela deuda recae en las Obligaciones a largo plazo, las cuales tienen un vencimientomás lejano y permite a la entidad poder financiarse de forma más estable.
Rentabilidad general: la rentabilidad es la tasa que remunera a los capitales o recursosque se utilizan; la empresa no trata de maximizar los beneficios brutos de forma absoluta,sino la relación existente entre este y los recursos invertidos; significa qué cantidad debeneficio se ha obtenido por cada peso invertido.
| RENTABILIDADGENERAL | = | UTILIDAD NETA | / | CAPITALCONTABLE | X | 100 | | - | - | - | - | - | - | - |
Rentabilidad financiera: significa la cantidad de beneficios obtenidos por cada peso decapital propio; determina el porcentaje del rendimiento obtenido por los propietarios enrelación con su inversión con recursos propios o el beneficio por cada peso de inversiónpropia; evalúa la eficiencia del capital invertido con recursos propios.
| RENTABILIDADFINANCIERA | = | RENTABILIDADDE LAS VENTAS | X | ROTACIÓNDE LOSACTIVOS | X | ENDEUDAMIENTO | | - | - | - | - | - | - | - |
| RAZÓNFINANCIERA | = | UTILIDAD NETA | / | RECURSOSPROPIOS | X | 100 | | - | - | - | - | - | - | - |
La razón financiera expresa cuánto generó la empresa por cada peso de recursos pro-pios, o sea, el rendimiento de los recursos propios.
Rentabilidad económica: indica la eficiencia con la cual la administración ha utilizadosus recursos disponibles para generar ingresos.
Mide el rendimiento sobre todo el patrimonio invertido; refleja el aprovechamiento delos recursos de la entidad, la capacidad efectiva para producir utilidades con los activosdisponibles, y representa la proporción de las utilidades que permitirán recuperar los re-cursos invertidos; es mejor mientras más altos sean los rendimientos sobre la inversión.
| RENTABILIDADECONÓMICA | = | UTILIDAD ANTES DEIMPUESTO | / | ACTIVOSTOTALESPROMEDIOS | X | 100 | | - | - | - | - | - | - | - |
Señala el rendimiento sobre la inversión, o sea, cuánto se generó de utilidades antes deimpuestos por cada peso de activo total promedio.
Rentabilidad de las ventas: indica el beneficio que se obtiene por cada peso de venta, osea, la rentabilidad generada por los ingresos y por lo tanto es una medida importante delrendimiento en las operaciones; también proporciona indicios para precios, estructura decostos y eficiencia en la producción; mide la razón o por ciento que la utilidad representacon relación a las ventas, es decir, mide la facilidad de convertir las ventas en utilidad.
| RENTABILIDAD DELAS VENTAS | = | UTILIDADANTES DEIMPUESTO | / | VENTASNETAS | X | 100 | | - | - | - | - | - | - | - |
Indicador económico de rotación de activo total: expresa el número de pesos vendidospor cada peso invertido en el activo; la eficiencia relativa del uso de los recursos por partede la empresa para generar ingresos; el valor medio del índice oscila alrededor de 0,66 veces.
| ROTACIÓN DE ACTIVOTOTAL | = | VENTASNETAS | / | ACTIVOTOTAL PROMEDIO | | - | - | - | - | - |
Significa cuántas veces las ventas cubren el total de los activos promedios, o sea, cuán-to vendió la entidad por cada peso de activo total promedio.
Productividad del trabajo: expresa la relación entre los volúmenes de producción o losresultados y los gastos de trabajo en que se incurre para lograrlo, tomando en considera-ción la calidad y el nivel medio de habilidad e intensidad existente en la sociedad.
| PRODUCTIVIDAD DELTRABAJO | = | VALOR AGRE-GADO BRUTO | / | PROMEDIODE TRABAJADORES | | - | - | - | - | - |
Promedio de trabajadores: es el número de trabajadores que como promedio utiliza laentidad para realizar las tareas correspondientes al plan de producción o servicios duranteun período.
| PROMEDIO DETRABAJADORES | = | CANTIDAD DE TRA-BAJADORES EN UNPERÍODO | / | DÍAS CALEN-DARIO DELPERÍODO | X 100 | | - | - | - | - | - | - |
Índice de productos rechazados, no conforme o reprocesos: cantidad de producciónrechazada, declarada no conforme con los requisitos o para reprocesar.
| ÍNDICE DE PRODUCTOSRECHAZADOS, NO CON-FORME O REPROCESOS | = | PRODUCTOS RECHAZADOS,NO CONFORME CON LOSREQUISITOSO REPROCESOS | / | PRODUCCIÓNTOTAL | | - | - | - | - | - |
Costo de la producción o los servicios prestados: expresa el costo promedio de loscostos atribuibles a la obtención o generación del bien o servicio.
| COSTO DE LA PRODUCCIÓN OLOS SERVICIOS PRESTADOS | = | COSTO DE PRODUCCIÓN | / | INGRESOS | | - | - | - | - | - |
Capacidad utilizada
| CAPACIDADUTILIZADA | = | PRODUCCIÓNREAL | / | CAPACIDADINSTALADA | | - | - | - | - | - |
Recursos invertidos por productos: expresa el valor del recurso invertido frente a cadaproducto o servicio generado; es decir, por cada peso invertido, la empresa ha producidouna unidad de servicio o producto.
| RECURSOS INVERTIDOSPOR PRODUCTOS | = | VOLUMEN DE PRO-DUCCIÓN O SERVICIO | / | COSTODEL INSUMO | | - | - | - | - | - |
Fondo de salario: es la vinculación del salario recibido y los resultados económicos,tanto individuales como del colectivo; es el plan que se elabora de acuerdo con la plantillade la empresa, que comprende el salario fijo de cada trabajador, además de los estímulosmonetarios para las empresas que apliquen sistemas de estimulación.
Salario medio mensual: es el pago monetario que reciben los trabajadores que utiliza laentidad para realizar las tareas correspondientes al plan de producción o servicios duranteun período; este gasto de salario debe ser acorde a lo que la entidad aspira a producir o elservicio que va a brindar.
| SALARIO MEDIOMENSUAL | = | FONDO DE SALARIO | / | PROMEDIO DETRABAJADORES | | - | - | - | - | - |
Cumplimiento del Presupuesto: expresa la relación de los gastos ejecutados frente alos presupuestados.
| CUMPLIMIENTO DELPRESUPUESTO | = | GASTOS EJECUTADOS | / | GASTOSPLANIFICADOS | | - | - | - | - | - |
Dependencia de los proveedores
| DEPENDENCIA DELOS PROVEEDORES | = | COMPRAS A PROVEE-DORES EXCLUSIVOS | / | COMPRAS TOTALES | | - | - | - | - | - |
Rotación del personal
| ROTACIÓN DELPERSONAL | = | CANTIDAD DEBAJAS DE LOSTRABAJADORES | / | CANTIDAD DETRABAJADORESEN PLANTILLA | | - | - | - | - | - |
Costo medio de salario
| COSTO MEDIO DESALARIO | = | TOTAL DE GASTO DELPERSONAL | / | PLANTILLAPROMEDIO | | - | - | - | - | - |
Índice de accidentalidad
| ÍNDICE DEACCIDENTALIDAD | = | NÚMERO DEACCIDENTES LABORALES | / | PLANTILLATOTAL | | - | - | - | - | - |
Índice de ausentismo
| ÍNDICE DEAUSENTISMO | = | HORAS DEAUSENCIA | / | TOTAL DE HORASDE TRABAJO | | - | - | - | - | - |
Índice de trabajadores básicos
| ÍNDICE DE TRABA-JADORES BÁSICOS | = | TRABAJADORESBÁSICOS | / | TOTAL DE TRABA-JADORES | | - | - | - | - | - |
Explotación del transporte: expresa la relación entre la capacidad de carga en toneladaspor kilómetros recorridos y el consumo de combustible.
| EXPLOTACIÓNDEL TRANSPORTE | = | CAPACIDADDE CARGA ENTONELADAS | X | KILÓMETROSRECORRIDOS | / | CONSUMOCOMBUSTIBLE | | - | - | - | - | - | - | - |
Cumplimiento de los objetivos de trabajo y criterios de medida: expresa la relación delos objetivos de trabajo cumplidos frente a los objetivos de trabajo programados.
| CUMPLIMIENTO DE LOSOBJETIVOS DE TRABAJOY CRITERIOS DE MEDIDA | = | OBJETIVOS DETRABAJOCUMPLIDOS | / | OBJETIVOSDE TRABAJOPLANIFICADOS | | - | - | - | - | - |
Cumplimiento del plan de producción en surtido, unidades físicas y valores o plan deservicios en correspondencia con el encargo estatal asignado: es la cantidad o total debienes obtenidos y servicios prestados comercializados de acuerdo con el Plan de la Eco-nomía y el Presupuesto para la entidad.
| CUMPLIMIENTODEL PLAN DEPRODUCCIÓN (%) | = | TOTAL DEPRODUCCIÓNREALIZADA | / | TOTAL DEPRODUCCIÓNPLANIFICADA | | - | - | - | - | - |
Cumplimiento del plan de exportaciones en valores, unidades físicas y surtidos en co-rrespondencia con el encargo estatal asignado: cantidad o total de surtidos y los valoresde los productos o servicios exportados de acuerdo con el plan de exportaciones previsto.
Cumplimiento del plan de ventas en correspondencia con el encargo estatal asignado:representa los ingresos por concepto del cumplimiento del plan de ventas.
Cumplimiento del presupuesto de compras en correspondencia con el encargo estatalasignado:
| CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTODE COMPRAS EN CORRESPONDEN-CIA CON EL ENCARGO ESTATALASIGNADO | = | CANTIDAD DEPRODUCTOSCOMPRADOS | / | CANTIDAD DEPRODUCTOSSOLICITADOS | | - | - | - | - | - |
Sincronía con el mercado:
| SINCRONÍA CON ELMERCADO | = | UNIDADESVENDIDAS | / | UNIDADESPRODUCIDAS | | - | - | - | - | - |
Calidad y nivel de satisfacción de los clientes frente al producto o servicio recibido:
| CALIDAD DE LAPRODUCCIÓN | = | VALOR DE LAPRODUCCIÓNRECHAZADA | / | VALOR DE LAPRODUCCIÓN TOTAL | | - | - | - | - | - |
| ÍNDICE DE DEVOLUCIONESDE VENTAS | = | TOTAL DE DEVOLUCIONESDE VENTAS | / | VENTASNETAS | | - | - | - | - | - |
| ÍNDICE DEFIDELIDAD | = | CLIENTES QUE REPITEN LA COMPRADEL PRODUCTO O LA PRESTACIÓNDEL SERVICIO | / | TOTAL DECLIENTES | | - | - | - | - | - |
Cantidad, número o total de quejas o reclamaciones recibidas: cantidad, número o totalde devoluciones de productos no conforme con los requisitos establecidos.
Resultados del análisis de los datos de las encuestas realizadas sobre la calidad delproducto o servicios prestados y la satisfacción de los clientes.
Oportunidad o tiempo ejecutado: coeficiente entre el tiempo programado contra tiem-po realizado; se mide en términos de cumplimiento de las programaciones y cronogramaso por medio de las fechas de entrega comparadas con los plazos estipulados en los planes.
Coeficiente de disponibilidad técnica de los equipos de transporte:
| COEFICIENTE DE DISPONIBILIDADTÉCNICA DE LOS EQUIPOS DETRANSPORTE | = | PARQUE DEVEHÍCULOSPARALIZADOS | / | PARQUE DEVEHÍCULOSDISPONIBLE | | - | - | - | - | - |
Para medir el nivel de impacto en las gestiones, el auditor debe tener en cuenta:
1. Los indicadores que miden satisfacción del cliente o usuarios; se pueden tomar paramedir el impacto de la calidad de producto o servicio de la entidad.
2. Las respuestas a las necesidades planteadas por los clientes, la prontitud en resolverlos problemas, la repercusión de los resultados del trabajo desde el punto de vistasocial.
3. El análisis costo-beneficio que relaciona los resultados, salidas, con el uso, medianteel cual se producen los beneficios y con los gastos que ha ocasionado proporcionareste uso y si verdaderamente el costo por mantenerlo se justifica con los beneficiosque genera el uso.
4. Los resultados a partir del uso de la información obtenida mediante los productos oservicios ofertados.
Indicadores de consumo y producción sostenibles y eficiencia en el uso de los recursospara auditorías de temas ambientales
Institucionales:
1. Nivel de cumplimiento de la legislación ambiental aplicable.
2. Sistema de calidad, medioambiente, salud y seguridad implantado y certificado.
3. Cantidad de proyectos ambientales en ejecución.
4. Premios y reconocimientos ambientales nacionales e internacionales recibidos.
5. Cantidad y tipo de productos y servicios con etiquetas ambientales reconocidas.
6. Aplicación de principios de la Contabilidad ambiental.
7. Cantidad de trabajadores y directivos que han recibido acciones de capacitación entemas ambientales.
8. Cantidad de compras de productos y tecnologías o contrataciones de servicios enlas que se han tenido en cuenta criterios de sostenibilidad ambiental.
9. Cantidad de proyectos de investigación e innovación en ejecución que incorporantemas ambientales.
10. Establecimiento de códigos de conducta o declaraciones de principios y valoreséticos, que incluyen el compromiso social y ambiental.
11. Establecimiento de metas e indicadores ambientales como parte de la gestión de la en-tidad, e inclusión de los aspectos sociales y ambientales en sus informes de balance oreportes anuales.
12. Existencia de programas de monitoreo ambiental y comportamiento de su ejecu-ción.
13. Resultados de los programas de monitoreo ambiental ejecutados.
14. Evaluaciones en planta ejecutadas con enfoque de producción más limpia y usoeficiente de los recursos.
15. Opciones de producción más limpia y uso eficiente de los recursos implementadas.
16. Resultados de las actividades de inspección y control efectuadas por los organis-mos rectores.
17. Existencia de planes de prevención y respuesta ante accidentes industriales relacio-nados con la liberación al ambiente de productos químicos y desechos peligrosos.
Económicos:
1. Recursos financieros invertidos anualmente en la conservación y protección delmedioambiente y en la mejora del desempeño ambiental.
2. Ahorros en recursos financieros obtenidos como resultado de mejoras ambientales.
3. Pérdidas económicas como resultado del deficiente desempeño ambiental.
Uso de los recursos y consumo de materiales y energía
1. Balances de materiales ejecutados.
2. Consumos anuales de agua, totales y unitarios, en la organización.
3. Variaciones y tendencias de los consumos totales y unitarios de agua con relación aaños anteriores.
4. Consumos anuales de portadores energéticos, totales y unitarios.
5. Variaciones y tendencias de los consumos totales y unitarios de portadores energé-ticos.
6. Consumos anuales de materiales fundamentales y productos químicos tóxicos.
7. Energía generada a partir de fuentes renovables.
Residuos y contaminación
1. Caracterización actualizada de los residuos y emisiones generados por la entidad.
2. Cantidades anuales y tipos de residuos sólidos generados.
3. Variaciones y tendencias de la generación de residuos sólidos, total y por unidad deproducción o actividad.
4. Cantidades anuales y tipos de residuos sólidos recuperados y reusados o reciclados.
5. Tipos y cantidades de productos químicos ociosos y caducados y cantidades anua-les de desechos peligrosos generados.
6. Variaciones y tendencias de la generación de desechos peligrosos, total y por unidadde producción/actividad.
7. Existencia de planes de manejo de productos químicos y desechos peligrosos.
8. Nivel de ejecución de las acciones contempladas en los planes de manejo.
9. Generación de emisiones a la atmósfera.
10. Porcentaje de reducción del consumo de sustancias agotadoras de la capa de ozono.
11. Cargas contaminantes generadas y dispuestas, orgánica y metales pesados, a travésde los residuales líquidos.
12. Reducción anual de cargas contaminantes generadas y dispuestas, orgánica y me-tales pesados, a través de los residuales líquidos.
13. Sistemas de tratamiento de residuales y emisiones existentes.
14. Estado técnico-constructivo de los sistemas de tratamiento de residuales y emisiones.
Sociales
1. Indicadores de accidentes del trabajo en organizaciones empresariales; cantidadanual de accidentes laborales, de trabajadores lesionados y fallecidos y promediode hombres-días perdidos por accidentes de trabajo vinculados a incidentes am-bientales.
2. Incidencia de enfermedades profesionales asociadas a las condiciones del ambientede trabajo.
3. Certificaciones según OHSA 18 001, SA 8000 o normas equivalentes.
4. Cantidad anual de incidentes con relevancia ambiental ocasionados por la entidad.
5. Cantidad de quejas de la comunidad causadas por el desempeño ambiental de laentidad.
6. Porcentaje de quejas y reclamaciones recibidas y atendidas.
Análisis de los resultados
El objetivo de la medición por medio de indicadores es determinar las desviacionescon respecto a los niveles planificados de gestión; sobre la base de estos resultados, elauditor debe investigar las causas principales de los problemas para proponer las accionescorrectivas pertinentes.
El auditor, en el análisis y evaluación de los resultados obtenidos, debe enfatizar siexisten deficiencias que afecten la gestión del sujeto auditado vinculadas con la adminis-tración de los recursos financieros puestos a su disposición para el cumplimiento de sufunción.
Cuando el resultado de la aplicación de los índices e indicadores apunta a una fluctua-ción inusual, debe ser investigada su causa, para lo cual debe estar presente el juicio pro-fesional del auditor; para ello el auditor puede solicitar información a la administraciónen la que explique las causas de tales desviaciones, y luego corrobora las respuestas dadas
con las evidencias obtenidas durante la auditoría; si no se obtiene explicación certera delas fluctuaciones, entonces se asume que hay una probabilidad alta de que exista fraude uotro presunto hecho delictivo o de corrupción administrativa; en este caso se debe diseñarotro procedimiento de auditoría para determinar si existe o no su ocurrencia.
Para el análisis en la actividad presupuestada, es importante tener en cuenta el compor-tamiento del cumplimiento del sistema de normas de gasto aprobado y actualizado antesdel proceso de elaboración del presupuesto de gastos corrientes de la unidad presupuesta-da para realizar la evaluación de los gastos reales contra las normas de gastos aprobadas,con el objetivo de identificar las desviaciones y realizar una valoración tanto de la efec-tividad económica de las diferentes medidas técnico-organizativas como de la eficienciaeconómica obtenida en cada una de las áreas de la entidad; se debe tener en cuenta lalegislación vigente y los procedimientos relacionados al respecto en cada instancia.
También es importante que el auditor considere en la revisión de los sistemas de costoel conjunto de métodos, normas y procedimientos que rigen la planificación, determina-ción y análisis del costo, así como el proceso del registro de los gastos de una o variasactividades productivas en la entidad, de forma interrelacionada con los subsistemas quegarantizan el control de la producción y de los recursos materiales, laborales y financie-ros; comprobar además, que el sistema de costo garantice los requerimientos informativospara una correcta dirección de la entidad, así como para los niveles intermedios y supe-riores de dirección.
Para el análisis del costo, el auditor se basa en la evaluación del comportamiento delos gastos y sus desviaciones, para lo cual tiene en cuenta el lugar donde se producen yel concepto de cada gasto; el análisis debe enfocarse hacia el área de responsabilidad o laactividad, y básicamente hacia aquellas que deciden el proceso productivo, con énfasis enla evaluación de la eficiencia alcanzada.
Igualmente, debe analizar las variaciones o desviaciones del costo de los productos oservicios, para ello debe tener en cuenta todas las partidas, tanto directas como indirec-tas, con independencia de que dicha producción o servicio se elabore en una sola área oen varias; este análisis permite evaluar la consistencia del costo unitario predeterminadoprevisto en el Plan de costo.
P-D0002-02 Comprobación de la razonabilidad de las cuentas
COMPROBACIÓN DE LA RAZONABILIDAD DE LAS CUENTAS
Para efectuar la comprobación de las cuentas, se pueden efectuar pruebas de doblepropósito con el objetivo de obtener evidencias de que el Sistema de Control interno fun-ciona en la forma establecida y que la información contenida en los estados financieros ysus notas cumplan con los requerimientos establecidos en las Normas Cubanas de Infor-mación Financiera, para lo cual el auditor realiza las siguientes acciones:
1. Comprobar la organización y cuadre de los submayores, los que deben contar con laapertura de las subcuentas y análisis de uso obligatorio establecidos en la legislaciónvigente; en caso de diferencias, analizar las operaciones registradas para detectarlas causas y determinar desde cuándo no existe el cuadre; observar si existen saldoscontrarios a la naturaleza de la cuenta; en caso de saldos envejecidos, determinar silos mismos se analizan sistemáticamente.
2. Verificar la actualización de la contabilidad mediante el análisis del Libro Mayor,los submayores, registros de operaciones, análisis de gastos y otros que requiera
y opere la entidad, así como la correspondencia entre las operaciones de cierre yapertura del año contable; de detectarse desactualización en la anotación de las ope-raciones, investigar las causas.
3. Evidenciar la correcta clasificación contable de acuerdo con su naturaleza y conte-nido; de detectar operaciones no clasificadas correctamente, se procede a confec-cionar los ajustes que correspondan.
4. Revisar los justificantes que soportan las operaciones efectuadas con el objetivode verificar la corrección y legalidad de los mismos conforme a las disposicionesreferidas a los temas de Control interno en las materias contables y financieras es-tablecidas en la legislación vigente.
5. Analizar el movimiento del saldo de las cuentas, aumentos y disminuciones, du-rante el período auditado; cuando se detecten errores en la contabilización de lasoperaciones se confeccionarán los ajustes que procedan en los papeles de trabajoelaborados, quedando evidencia de cómo han afectado los mismos la razonabilidadde los saldos contables informados al cierre del período auditado.
6. En el análisis de las cuentas de adeudos u obligaciones con el Presupuesto del Esta-do, se debe tener presente lo establecido en el procedimiento para la auditoría fiscal.
P-D0003-01 Informe de la acción de prevención y control
ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORMEDE LA ACCIÓN DE PREVENCIÓN Y CONTROL
Encabezamiento
Denominación y dirección de la unidad organizativa que ejecuta la acción de preven-ción y control; para las sociedades que realizan la auditoría externa, reflejar además elnúmero, fecha y emisor de la resolución que la autoriza.
Lugar y fecha de su emisión.
Orden de trabajo o contrato: se consigna el número de la Orden de trabajo o contratoque autoriza la ejecución de la acción de prevención y control.
Sujeto de la acción de prevención y control: se expresa el nombre y dirección.
Subordinada a: se expone el nombre del órgano, organismo, organización superior dedirección empresarial, empresa, u otros al que está subordinado el sujeto de la acción deprevención y control.
Tipo de acción de prevención y control: se refleja de acuerdo con su clasificación.
Responsable de la acción de prevención y control: nombre(s) y apellidos del auditorque actúa como jefe de grupo.
Después de los datos antes consignados, se titula el documento con el nombre de:
INFORME<especificar la acción de prevención y control>
Introducción
Se consigna lo siguiente:
1. Una breve caracterización del sujeto de la acción de prevención y control, referidaa su creación y a las principales actividades que desarrolla, y otros aspectos quepuedan resultar de interés.
2. Los objetivos de la acción de prevención y control.
3. El alcance incluye áreas, extensión y período de tiempo cubierto.
4. Criterios identificados con los cuales se valora la materia controlada.
5. Expresar el tipo de compromiso y el nivel de seguridad.
6. De existir limitaciones para lograr el alcance de la acción de prevención y controlse exponen de forma clara, concisa y comprensible; estas pueden estar referidas a:
a) Limitaciones impuestas por las propias características estructurales u organiza-cionales del sujeto auditado;
b) registros inadecuados que no permiten la revisión de los hechos económicos y sucorrespondencia con los documentos primarios que los originan; y
c) políticas contables, económicas, financieras y de otro tipo no acordes con la le-gislación vigente.
Cuando se declaren limitaciones que incidan en el cumplimiento de los objeti-vos de la acción de prevención y control y constituyan deficiencias, deben estarreflejadas en los resultados y en las conclusiones.
7. Explicar la metodología utilizada, que puede incluir procedimientos y métodosaplicados para la recolección de evidencias suficientes y apropiadas.
8. Referir si la entidad cumple lo establecido para la conformación del Expediente delas acciones de control y si dio seguimiento al Plan de medidas derivado de la últi-ma acción de control vinculada con el objetivo de la acción de prevención y control.
9. Emitir consideraciones sobre la atención y seguimiento que brinda la administra-ción al trabajo de auditoría interna.
10. Responsabilidad de la administración: de la preparación y presentación de losestados financieros, de conformidad con las Normas Cubanas de Información Fi-nanciera y las disposiciones legales vigentes, del Control interno, así como de lainformación que brinda a los auditores.
11. Responsabilidad del auditor: la evidencia de auditoría que ha obtenido essuficiente y apropiada para ofrecer una conclusión sobre la materia controlada.
12. Enunciar la participación de un experto, en caso de haber sido utilizado.
13. Declarar que la auditoría se realizó de conformidad con las Normas Cubanas de Auditoría y el Código de Ética para los auditores del Sistema Nacional de Auditoría.
Conclusiones
Se consigna lo siguiente:
1. Se inician con un párrafo que exponga y fundamente la evaluación de acuerdo conel tipo de auditoría y la calificación del Control interno asociado a los temas objetode control, según lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría.
2. Las conclusiones deben expresar de forma comprensible la opinión del auditor; danrespuesta a los objetivos de la auditoría, en orden de importancia, en corresponden-cia con la evaluación y calificación otorgada.
3. Cuando se detecte un presunto hecho delictivo y de corrupción administrativa, sedeja explícito en esta sección, mostrando sus características generales.
4. Reflejar en un párrafo el monto de los daños y perjuicios económicos, de acuerdocon la legislación vigente; cuando proceda, especificar de ellos cuántos correspon-den a presuntos hechos delictivos.
5. Las causas y condiciones que propician las deficiencias.
Resultados
Consideran lo siguiente:
1. Esta sección se puede organizar por objetivos, temas, cuentas contables, entre otras,que faciliten su estructura de una manera lógica; se describen los hallazgos y resultados que por su magnitud e importancia sean más relevantes, y ayuden al lector auna mejor comprensión; se debe expresar el porciento que representa la muestra deluniverso, cuando corresponda.
2. Se describen los hallazgos con sus cuatro atributos; cuando se detecte un presuntohecho delictivo y de corrupción administrativa se especifica.
3. Pueden incluirse aquellas tablas cuyos tamaños lo permitan para hacer más clara laexposición del informe; en los casos en que estas sean extensas, deben presentarsecomo anexos.
4. Cuando cierta información no pueda ser revelada, debe expresarse la naturaleza dela información omitida y sus causas.
5. De existir hallazgos relevantes no asociados a los objetivos de la auditoría, se inclu-ye al final de esta sección en un párrafo denominado Otros asuntos.
6. No se incluyen aspectos vinculados con hechos que no estén debidamente compro-bados y recogidos en los papeles de trabajo.
Recomendaciones
Criterios a tener presente:
1. Se deben incluir en el informe las recomendaciones en los casos que proceda.
2. Las recomendaciones son más constructivas cuando se encaminan a atacar las cau-sas de los problemas observados, se refieren a acciones específicas y van dirigidasa quienes deben ejecutar las mismas.
3. No se deben efectuar recomendaciones dirigidas al cumplimiento de legislacioneso tareas funcionales que debe realizar la persona de la entidad responsabilizada conlas mismas.
Anexos
Se consideran como anexos los documentos que soporten los hechos que por su interéssean necesario adjuntar al Informe de la auditoría.
1. Se encabezan con la palabra ANEXO, identificándose con un título, y se enumeranconsecutivamente.
2. Cuando se determinen incumplimientos de las disposiciones establecidas, se presen-ten violaciones de principios, otras acciones u omisiones que afecten los resultadosdel sujeto a auditar, se elabora la Declaración de responsabilidad administrativa, paraello utiliza la plantillaP-0003-01 Declaración de responsabilidad administrativa.
3. De existir daños y perjuicios económicos se anexa lo correspondiente a la plantillaP-0002-07 Identificación y cuantificación de los daños y perjuicios económicos.
Generalidades
En esta sección del informe se expresa textualmente: La máxima autoridad del sujetode la acción de prevención y control, posterior a recibir la notificación del Informe porparte de la unidad organizativa de auditoría o el auditor interno de base, según correspon-da, le informa a los responsables directos y colaterales de acuerdo con la declaración deresponsabilidad administrativa.
Se expone el plazo de acuerdo con la normativa aplicable que dispone el auditado apartir de la fecha de notificación del Informe de la acción de prevención y control para:
a) Presentar las inconformidades con el resultado total o parcial del trabajo realizado,ante la autoridad que compete.
b) Consultar a la unidad organizativa que ejecutó la auditoría la propuesta de medi-das disciplinarias a adoptar con los responsables directos y colaterales, de acuerdocon la declaración de responsabilidad administrativa determinada por los auditores,para recibir los criterios pertinentes.
c) Presentar el proyecto del Plan de medidas a la unidad organizativa que ejecutó laauditoría con el objetivo de recibir los criterios sobre el mismo.
d) Presentar el Plan de medidas firmado por su máximo jefe y aprobado por el del ni-vel superior correspondiente, así como las medidas disciplinarias adoptadas con losresponsables directos y colaterales.
e) Informar a la unidad organizativa de auditoría o al auditor interno de base, el estadode cumplimiento del Plan de medidas.
Se incluye una nota de agradecimiento a los directivos, funcionarios y demás trabaja-dores por la colaboración prestada en la realización de la auditoría.
El jefe de grupo debe consignar al final del Informe de la auditoría su nombre(s) yapellidos, cargo, firma y número del Registro de Contralores y Auditores de la Repúblicade Cuba; también debe dejar constancia de su media firma en cada página del citado do-cumento.
P-D0003-02 Dictamen no modificado de la auditoría financiera
ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL DICTAMEN
NO MODIFICADO DE LA AUDITORÍA FINANCIERA
DICTAMEN NO MODIFICADO DE LA AUDITORÍA FINANCIERA
Destinatario: Nombre(s) y apellidos del máximo nivel de dirección de la entidad, Junta General de Accionistas o Consejo de Dirección.
Unidad organizativa de auditoría que ejecuta el trabajo.
Introducción
Un párrafo introductorio que contenga:
1. De quién son los estados financieros que se han auditado.
2. Declarar que los estados financieros han sido auditados.
3. Identificar el título de cada estado que forma parte de los estados financieros.
4. Hacer referencia a las Normas Cubanas de Información Financiera y otra informa-ción explicativa.
5. La fecha o período cubierto por cada estado financiero que forma parte de los esta-dos financieros.
Declarar que la auditoría se llevó a cabo de conformidad con las Normas Cubanas de Auditoría y el Código de Ética para los auditores del Sistema Nacional de Auditoría.
Responsabilidad de la administración por los estados financieros
Señalar que la administración es responsable de los estados financieros, de conformi-dad con las Normas Cubanas de Información Financiera, y de los controles internos quepermitan que la preparación de los estados financieros estén libres de errores significati-vos, ya sea debido a fraude o error.
Responsabilidad del auditor
Señalar que el auditor tiene la responsabilidad de expresar un dictamen basado en laauditoría financiera que describa una auditoría que incluye procedimientos encaminadosa obtener evidencia de auditoría acerca de los montos y datos reportados en los estadosfinancieros, dependiendo de los procedimientos seleccionados a juicio del auditor, con
respecto a los riesgos de errores significativos de los estados financieros, ya sea debido afraude o error.
Al hacer la evaluación de riesgos, el auditor debe considerar los controles internos quesean relevantes para la preparación de los estados financieros de la entidad, y diseñar pro-cedimientos de auditoría que sean apropiados, de acuerdo con las circunstancias.
Esta sección también debe referirse a la evaluación de la pertinencia de las políticascontables utilizadas y a la racionalidad de las estimaciones contables hechas por la admi-nistración, así como a la presentación general de los estados financieros.
Debe señalarse, asimismo, si el auditor cree que la evidencia de auditoría obtenida essuficiente y apropiada para proporcionar una base que permita sustentar el dictamen.
Conclusión
No modificado
Los estados financieros se evalúan de razonable, en todos los aspectos importantes, deconformidad con las Normas Cubanas de Información Financiera.
Otros aspectos adicionales
Señalar la responsabilidad del auditor sobre la información a brindar en el Informe dela auditoría relativo al Control interno asociado a la materia controlada.
Énfasis en el asunto
Si el auditor considera necesario elaborar un párrafo de énfasis, solo debe referirse ainformación presentada en los estados financieros, e indicar dónde se puede encontrar esainformación relevante; indicar qué asunto enfatizado no modifica la evaluación otorgada.
Otros asuntos
Si a su juicio, el auditor considera necesario comunicar un asunto diferente a los pre-sentados en los estados financieros que sean relevantes para que los usuarios entiendanla auditoría y la responsabilidad del auditor, esto se puede hacer en un párrafo de Otrosasuntos.
La firma del auditor y el número de inscripción en el Registro de Contralores y Audi-tores de la República de Cuba.
La fecha de su emisión.
Ámbito en el que el auditor ejerce: autorización que faculta a la sociedad que realiza laauditoría externa para brindar los servicios de auditoría: denominación del órgano que leotorgó la autorización, número de la resolución, día, mes y año en que se emitió la misma.
P-D0003-03 Dictamen no modificado de la auditoría de cumplimiento
ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL DICTAMEN
NO MODIFICADO DE LA AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
DICTAMEN NO MODIFICADO DE LA AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
Destinatario: Nombre(s) y apellidos del máximo nivel de dirección de la entidad, Junta General de Accionistas o Consejo de Dirección.
Unidad organizativa de auditoría que ejecuta el trabajo.
Introducción
Un párrafo introductorio que contenga:
1. Descripción de la información de la materia controlada: se refiere a la informacióno actividad que se mide o se evalúa de acuerdo con ciertos criterios.
2. Alcance y límites de la auditoría, incluido el período de tiempo que abarca.
Declarar que la auditoría se llevó a cabo de conformidad con las Normas Cubanas de Auditoría y el Código de Ética para los auditores del Sistema Nacional de Auditoría.
Responsabilidad de la administración
Señalar que la administración tiene a su cargo la responsabilidad de medir o evaluar lamateria controlada conforme a los criterios.
Responsabilidad del auditor
Señalar que el auditor tiene la responsabilidad de expresar una conclusión sobre la infor-mación acerca de la materia controlada.
Criterio de auditoría
Declarar los criterios con respecto a los cuales se valora la materia controlada; la indi-cación clara de los criterios en el Informe de la auditoría es importante para que los usua-rios previstos puedan entender el fundamento del trabajo y las conclusiones del auditor.
Resumen del trabajo realizado y de los métodos usados
Es importante que el resumen se prepare de manera objetiva, a fin de permitir a losusuarios previstos comprender el trabajo realizado como fundamento para la conclusióndel auditor.
Conclusiones
No modificado
La información sobre la materia controlada cumple, en todos los aspectos significati-vos, de conformidad con los criterios aplicables.
La firma del auditor y el número de inscripción en el Registro de Contralores y Audi-tores de la República de Cuba.
La fecha de su emisión.
Ámbito en el que el auditor ejerce: autorización que faculta a la sociedad que realiza laauditoría externa para brindar los servicios de auditoría: denominación del órgano que leotorgó la autorización, número de la resolución, día, mes y año en que se emitió la misma.
P-D0003-04 Dictamen modificado de la auditoría financiera
ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL DICTAMENMODIFICADO DE LA AUDITORÍA FINANCIERA
DICTAMEN MODIFICADO DE LA AUDITORÍA FINANCIERA
Destinatario: Nombre(s) y apellidos del máximo nivel de dirección de la entidad, Junta General de Accionistas o Consejo de Dirección.
Unidad organizativa de auditoría que ejecuta el trabajo.
Introducción
Un párrafo introductorio que contenga:
1. De quién son los estados financieros que se han auditado.
2. Declarar que los estados financieros han sido auditados.
3. Identificar el título de cada estado que forma parte de los estados financieros.
4. Hacer referencia a las Normas Cubanas de Información Financiera y otra informa-ción explicativa.
5. Especificar la fecha o período cubierto por cada estado financiero que forma partede los estados financieros.
Declarar que la auditoría se llevó a cabo de conformidad con las Normas Cubanas de Auditoría y el Código de Ética para los auditores del Sistema Nacional de Auditoría.
Responsabilidad de la administración por los estados financieros
Señalar que la administración es responsable de los estados financieros de conformi-dad con Normas Cubanas de Información Financiera, y de los controles internos que per-mitan que la preparación de los estados financieros estén libres de errores significativos,ya sea debido a fraude o error.
Responsabilidad del auditor
Señalar que el auditor tiene la responsabilidad: implica expresar un dictamen basadoen la auditoría financiera que describa una auditoría como aquella que incluye procedi-mientos encaminados a obtener evidencia de auditoría acerca de los montos y datos re-portados en los estados financieros, dependiendo de los procedimientos seleccionados aljuicio del auditor respecto a los riesgos de errores significativos de los estados financieros,ya sea debido a fraude o error.
Al hacer la evaluación de riesgos, el auditor debe considerar los controles internos quesean relevantes para la preparación de los estados financieros de la entidad y diseñar pro-cedimientos de auditoría que sean apropiados, de acuerdo con las circunstancias.
Esta sección también debe referirse a la evaluación de la pertinencia de las políticascontables utilizadas y a la racionalidad de las estimaciones contables hechas por la admi-nistración, así como a la presentación general de los estados financieros.
Debe señalarse si el auditor cree que la evidencia de auditoría obtenida es suficiente yapropiada para proporcionar una base que permita sustentar el dictamen, y si existe limi-tación del alcance.
Cuando el auditor se abstiene de emitir una opinión sobre los estados financieros delsujeto auditado, está obligado a modificar la descripción de la responsabilidad del auditor,para ello sustituye lo anteriormente descrito por lo siguiente:
1. Una declaración en la que indica la responsabilidad del auditor de emitir el dicta-men.
2. Una declaración de que, debido a los asuntos observados, el auditor no estuvo encapacidad de obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada para proporcio-nar una opinión sobre los estados financieros.
Conclusión
Modificado
El auditor, de acuerdo con la evaluación de la auditoría, selecciona el tipo de opiniónmodificada a utilizar, donde incluye una clara descripción de todas las razones sustantivasy a menos que no sea factible, una cuantificación del posible efecto en los estados finan-cieros:
Razonable con salvedades:
En nuestra opinión, a excepción de <argumentar>, los estados financieros adjuntoshan sido preparados en todos los aspectos materiales, de conformidad con las Normas Cubanas de Información Financiera.
Cuando hay limitación en el alcance, esto puede dar lugar a:
En nuestra opinión, salvo en lo referente a <argumentar>, el auditor no pudo obtenerevidencia de auditoría suficiente y adecuada, con lo cual determina que los posibles efec-tos son significativos, más no generalizados.
Adversa:
En nuestra opinión, debido a la importancia <argumentar>, los estados financierosadjuntos no han sido preparados en todos los aspectos materiales, de conformidad con las Normas Cubanas de Información Financiera.
Abstención de opinión:
No expresamos una opinión sobre los estados financieros adjuntos, debido a <argu-mentar>, no hemos podido obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada queproporcione una base para una opinión de auditoría sobre los estados financieros.
Otros aspectos adicionales
Señalar la responsabilidad del auditor sobre la información a brindar en el Informe dela auditoría, relativo al Control interno asociado a la materia controlada.
Énfasis en el asunto
Si el auditor considera necesario elaborar un párrafo de énfasis, solo debe referirse a lainformación presentada en los estados financieros, e indicar dónde se puede encontrar la infor-mación relevante en los estados financieros.
Otros asuntos
Si a juicio del auditor, este considera necesario comunicar un asunto diferente a lospresentados en los estados financieros que sea relevante para que los usuarios entiendanla auditoría y la responsabilidad del auditor, esto se podrá hacer en un párrafo de Otrosasuntos.
La firma del auditor y el número de inscripción en el Registro de Contralores y Audi-tores de la República de Cuba.
La fecha de su emisión.
Ámbito en el que el auditor ejerce: autorización que faculta a la sociedad que realiza laauditoría externa para brindar los servicios de auditoría: denominación del órgano que leotorgó la autorización, número de la resolución, día, mes y año en que se emitió la misma.
P-D0003-05 Dictamen modificado de la auditoría de cumplimiento
ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL DICTAMENMODIFICADO DE LA AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
DICTAMEN MODIFICADO DE LA AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
Destinatario: Nombre(s) y apellidos del máximo nivel de dirección de la entidad, Junta General de Accionistas o Consejo de Dirección.
Unidad organizativa de auditoría que ejecuta el trabajo.
Introducción
Un párrafo introductorio que contenga:
1. Descripción de la información de la materia controlada: se refiere a la informacióno actividad que se mide o se evalúa de acuerdo con ciertos criterios.
2. Alcance y límites de la auditoría, incluido el período de tiempo que abarca.
Declarar que la auditoría se llevó a cabo de conformidad con las Normas Cubanas de Auditoría y el Código de Ética para los auditores del Sistema Nacional de Auditoría.
Responsabilidad de la administración
Señalar que la administración tiene a su cargo la responsabilidad de medir o evaluar lamateria controlada conforme a los criterios.
Responsabilidad del auditor
Señalar que el auditor tiene la responsabilidad de expresar una conclusión sobre lainformación acerca de la materia controlada.
Criterio de auditoría
Declarar los criterios con respecto a los cuales se valora la materia controlada; la indi-cación clara de los criterios en el Informe de la auditoría es importante para que los usua-rios previstos puedan entender el fundamento del trabajo y las conclusiones del auditor.
Resumen del trabajo realizado y de los métodos usados
Es importante que el resumen se prepare de manera objetiva, a fin de permitir a losusuarios previstos la comprensión del trabajo realizado como fundamento para la conclu-sión del auditor.
Conclusiones
Modificado
El auditor, de acuerdo con la evaluación de la auditoría, selecciona el tipo de opiniónmodificada a utilizar:
Cumple con salvedades:
Sobre la base del trabajo de auditoría realizado, hemos encontrado que, salvo en lo querespecta a <argumentar>, la información de la materia controlada resulta conforme entodos los aspectos significativos, con los criterios aplicados <argumentar>; o,
Cuando hay limitación en el alcance, esto puede dar lugar a:
En nuestra opinión, salvo en lo referente a <argumentar> el auditor no pudo obtenerevidencia de auditoría suficiente y apropiada, con lo cual determina que los posibles efec-tos son significativos, mas no generalizados.
Incumple:
En nuestra opinión, la materia controlada <argumentar> no es conforme, en todos losaspectos significativos, con los criterios aplicables <argumentar>, y el incumplimientoes generalizado.
Abstención de opinión:
No podemos emitir ninguna opinión sobre la materia controlada, por no obtener evi-dencia de auditoría suficiente y apropiada; los posibles efectos pudieran ser significativosy generalizados.
Otros aspectos adicionales
Señalar la responsabilidad del auditor sobre la información a brindar en el Informe dela auditoría, relativo al Control interno asociado a la materia controlada.
Énfasis en el asunto
De considerarlo necesario, el auditor puede llamar la atención sobre un asunto pre-sentado o revelado en la información de la materia controlada que a su juicio reviste talimportancia a los efectos de una buena comprensión por parte de los usuarios previstos.
Otros asuntos
Si a juicio del auditor, este considera necesario comunicar un asunto diferente a lospresentados o divulgados en la información sobre la materia controlada que sea relevantepara que los usuarios entiendan la auditoría y la responsabilidad del auditor.
La firma del auditor y el número de inscripción en el Registro de Contralores y Audi-tores de la República de Cuba.
La fecha de su emisión.
Ámbito en el que el auditor ejerce: autorización que faculta a la sociedad que realiza laauditoría externa para brindar los servicios de auditoría: denominación del órgano que leotorgó la autorización, número de la resolución, día, mes y año en que se emitió la misma.
P-D0003-06 Informe resumen
ELEMENTOS NECESARIOS PARA ELABORAR EL INFORME RESUMEN
Encabezamiento
Denominación y dirección de la unidad organizativa que ejecuta la acción de preven-ción y control.
Lugar y fecha de su emisión.
Después de los datos antes señalados, se titula el documento con el nombre de:
INFORME RESUMEN
Introducción
Se consigna lo siguiente:
1. Caracterización de la acción de prevención y control realizada, relacionar quién ycuándo se realizó, y el tipo de acción.
2. Los objetivos de la acción de prevención y control.
3. El alcance debe expresar el grado de extensión de las tareas a ejecutar; puede incluircantidad de entidades controladas, evaluación de la auditoría y calificación al Con-trol interno; según corresponda, exponer nominación de las entidades, provincia ymunicipio; si resulta muy extenso puede expresarse de forma resumida y elaborarun anexo.
4. Criterios identificados con los cuales se valora la materia controlada.
5. De existir limitaciones para lograr el alcance se exponen de forma clara, concisa ycomprensible.
6. Enunciar la participación de expertos, en caso de haber sido utilizados.
7. Otros aspectos de interés que se consideren necesarios informar.
Conclusiones
Se consigna lo siguiente:
1. Las conclusiones deben estar en correspondencia con los objetivos propuestos yuna valoración de forma integral del cumplimiento de las disposiciones jurídicasque le sean aplicables a partir de los hallazgos y resultados detectados.
2. Cuando se detecte un presunto hecho delictivo y de corrupción administrativa, sedeja explícito en esta sección, y se muestran sus características generales.
3. Reflejar en un párrafo el monto de los daños y perjuicios económicos, de acuer-do con lo establecido en este procedimiento; cuando proceda, especificar de elloscuántos corresponden a presuntos hechos delictivos.
Causas y condiciones
Identificar las principales causas y condiciones que provocaron los incumplimientos ydeficiencias más significativos.
Recomendaciones
Se deben incluir en el informe las recomendaciones en los casos que proceda; lasrecomendaciones son más constructivas cuando se encaminan a atacar las causas de losproblemas observados, se refieren a acciones específicas y van dirigidas a quienes debenejecutarlas.
Resultados
Se ordenan de acuerdo con los objetivos, pueden agruparse por entidad o actividad,según corresponda; los hallazgos y resultados se organizan por su magnitud e importan-cia, para que ayuden al lector a una mejor comprensión; siempre que sea posible, se hacereferencia a las disposiciones legales que se incumplen.
Resumen del estado del Control interno asociado a los temas objetos de examen.
Otros aspectos de interés que se consideren necesarios informar.
Anexos
Se consideran anexos los documentos que soportan los hechos que por su interés seannecesarios adjuntar al Informe resumen; se pone como encabezado la palabra ANEXO, seidentifican con un título, y se enumeran consecutivamente.
También se incluyen cuando procedan, los anexos correspondientes a la Declaraciónde responsabilidad administrativa y la Identificación y cuantificación de los daños y per-juicios económicos.
P-D0003-07 Informe especial
ELEMENTOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME ESPECIAL
Encabezamiento
Denominación y dirección de la unidad organizativa que ejecuta la acción de control.
Lugar y fecha de su emisión.
Orden de trabajo: se consigna el número de la Orden de trabajo.
Sujeto a controlar: se expresa el nombre y dirección.
Subordinada a: se expone el nombre del órgano, organismo, organización superior dedirección empresarial, empresa, u otros al que está subordinado el sujeto a controlar.
Tipo de acción de control: se refleja de acuerdo con su clasificación.
Después de los datos antes señalados, se titula el documento con el nombre de:
INFORME ESPECIAL
Introducción
Se consigna lo siguiente:
1. Caracterización de la entidad auditada, como parte de ella consignar el documentolegal por el que se constituyó la misma, la misión, encargo u objeto social aprobado,según corresponda, la estructura y plantilla ocupada, esto último cuando trasciendaa la mejor comprensión del PHD que se informa; además, en esta parte del informese deben reflejar los objetivos, alcance y técnicas de auditoría utilizadas en la acciónde control, e incluir la declaración de que se emplearon las Normas Cubanas de Auditoría y la observancia del Código de Ética de los Auditores.
Resultados
Se hace una descripción detallada del hecho o conducta presuntamente delictiva.
Consideran lo siguiente:
1. Cuándo ocurrió, especificando la fecha de ocurrencia del hecho o período en que seenmarca, consignando además la fecha de detección del presunto hecho delictivo.
2. Dónde ocurrió, refiriendo la entidad, organización superior de dirección empresa-rial, empresa, unidad empresarial de base, dependencia, establecimiento, organi-zación, área de trabajo o forma de gestión no estatal donde se detectó el presuntohecho delictivo y la dirección donde se encuentra ubicada.
3. Cómo se cometió el hecho, explicando el modo de operar utilizado o el métodoempleado.
4. Nombres y apellidos de los posibles implicados en el presunto hecho delictivo,especificando si son directos o colaterales; en el caso del sector estatal precisar lacategoría ocupacional, cargos, período de permanencia en este, número de resolu-ción de nombramiento de cada uno y funciones según certificación emitida por elmáximo directivo del sujeto de la acción de control.
5. La certificación del numeral precedente respecto a los trabajadores del sector noestatal, se emite por su representante legal u otra persona autorizada para ello y encuanto a los trabajadores por cuenta propia se consigna el número de licencia y sualcance, otorgada por la autoridad facultada correspondiente, de conformidad con
lo dispuesto en la disposición jurídica vigente. En caso de no poseer dicha autoriza-ción, se hace constar ese particular mediante certificación que se solicita a la propiaautoridad antes mencionada.
6. Identificación y cuantificación de los daños y perjuicios económicos ocasionados,precisando los atribuibles a cada uno de los presuntos implicados, cuando sea posi-ble.
7. Disposiciones jurídicas, normas, procedimientos, estatutos y reglamentos vigentes,así como funciones inherentes al cargo de los presuntos implicados que se infringeno incumplen.
8. Causas y condiciones que propiciaron la ocurrencia del presunto hecho delictivo.
9. Para qué se cometió el hecho, haciendo referencia a los beneficios, ventajas y utili-dad que propició la comisión del hecho para los presuntos implicados, siempre quesea posible.
10. Por qué se cometió, las causas y motivos, cuando sea posible.
11. Hacer referencia a las evidencias que permiten determinar el hecho y sustentarel informe, constituidas por: documentos revisados, certificaciones, actas de ocu-pación, peritajes realizados, conciliaciones, inventarios, verificaciones, compro-baciones, informe de expertos, actas de declaraciones y cotejo, entre otras, segúnprocedan, las que deben caracterizarse por la claridad, precisión y detalle.
12. Nombres(s), apellidos, cargo y firma del jefe de grupo o auditor interno de base ynúmero de inscripción en el Registro de Contralores y Auditores de la Repúblicade Cuba.
Anexos
Constituyen anexos los documentos que soporten los hechos que por su interés seannecesarios adjuntar al Informe especial.
Se encabezan con la palabra ANEXO, identificándose con un título, y se enumeranconsecutivamente.
Se consideran como anexos, entre otros, los siguientes:
1. Documentos que constituyen las evidencias que permiten determinar el hecho ysustentar el Informe especial, en originales o, en su defecto, copias legalmente certi-ficadas, los que deben estar enumerados, haciendo alusión en el texto del informe adicha numeración, a continuación de cada hecho, según corresponda, posibilitandola revisión del caso descrito con su respectiva evidencia. Como parte de estos do-cumentos, se adjuntan las copias certificadas de las resoluciones de nombramientosde los implicados y de las funciones que realizan.
2. Glosario de términos para el caso de aquellas entidades que realizan una actividadespecífica, que por sus características requieran de su definición, que permitan faci-litar la comprensión de lo descrito en el Informe especial.
Las páginas enumeradas del Informe especial y de sus anexos deben ser inicialadas oacuñadas por el jefe de grupo o auditor interno, según proceda.
Cuando en la ejecución de una acción de control se presuman en la propia entidadauditada hechos delictivos en diferentes unidades o dependencias de esta y no existanevidencias de concierto o vinculación en la ejecución de los hechos entre los probablesimplicados, se presentan informes especiales por separado, con los requisitos antes ex-puestos.
P-G01-01 Índice del expediente de la acción de prevención y control
GUÍA PARA ELABORAR EL ÍNDICE DEL LEGAJO DE LA ACCIÓNDE PREVENCIÓN Y CONTROL
Propósito
Facilitar la localización de los documentos dentro del expediente de la acción de pre-vención y control.
Emisión y archivo
Se emite en original a tinta o bolígrafo y tantas copias como legajos tenga el expedien-te de la acción de prevención y control.
Se archiva como primer documento en cada uno de los legajos.
Anotaciones
Consta de cinco columnas que se identifican de la forma siguiente:
(1): Legajo No.: número de orden del legajo en el cual está ubicado el documento.
(2): Número de registro: se cumplimenta cuando existan documentos clasificados paraconocer su ubicación, detallar el número de registro de acuerdo con las normas yprocedimientos para el registro, tramitación y control de la información oficial clasi-ficada.
(3): Descripción: detallar la documentación que contiene el expediente de la acción deprevención y control; para los documentos clasificados se relaciona el título que loidentifica.
(4): P/T No.: primer y último número del P/T de las hojas que conforman el documento,tema o asunto.
(5): Consecutivo No.: primer y último número del documento dentro del consecutivo delas hojas que conforman el expediente.
(6): Tipo de formato: se marca con una (P) cuando los documentos estén en formato depapel y con una (D) cuando los documentos estén en formato digital.
ÍNDICE
| Legajo No.(1) | Númerode registro(2) | Descripción(3) | P/T No.(4) | Consecutivo No.(5) | Tipo deformato(P) (D)(6) | | - | - | - | - | - | - | | Desde | Hasta | Desde | Hasta |
P-G02-01 Acta de revisión
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE REVISIÓN
Propósito
Establecer el documento a través del cual se deja constancia por escrito de la revisiónde la documentación por el jefe de grupo de la acción de prevención y control, cuando loconsidere necesario.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Original
Expediente de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Número de la Orden de trabajo; las sociedades que realizan la auditoría externa hacenreferencia al contrato o carta de compromiso.
(2): Denominación o razón social del sujeto acción de prevención y control.
(3): Tipo de acción de prevención y control.
(4): Fase revisada.
(5): Temas a revisar.
(6): Número consecutivo del acta de revisión por Orden de trabajo o contrato.
(7): Fecha de realización de la revisión.
(8): Deficiencias detectadas.
(9): Referencia cruzada del número del papel de trabajo donde se detecta la deficiencia.
(10): Fecha en que el jefe de grupo comprueba el cumplimiento de las indicaciones vin-culadas con las deficiencias detectadas.
(11): Cuando las deficiencias han sido cumplidas se marcan con una equis (X).
(12): Cuando las deficiencias no han sido cumplidas se marcan con una equis (X).
(13): Recomendaciones que considere para el cumplimiento de los objetivos previstospara la auditoría.
(14): Nombre(s), apellidos, cargos y firmas del jefe de grupo que revisa y el auditor querecibe.
| ACTA DE REVISIÓN | | - | | No. OT: (1) | No. AR: (6) | | Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevencióny control: (2) | Fecha: (7) | | Tipo de acción de prevención y control: (3) | | Fase revisada: (4) | | Temas a revisar: (5) |
| Deficiencia detectada(8) | Referenciacruzada | Cumplida | | - | - | - | | P/T(9) | Fecha(10) | Sí(11) | No(12) | | | | Recomendaciones: (13) | | FIRMA (14) | | Jefe de grupo: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha | | Auditor: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha |
P-G02-02 Acta de supervisión
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE SUPERVISIÓN
Propósito
Establecer el documento a través del cual se deja constancia por escrito de la supervi-sión realizada.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la acción de prevención y control.
Duplicado: supervisor o persona designada para realizar la supervisión.
Anotaciones
(1): Número de la Orden de trabajo; las sociedades que realizan la auditoría externa ha-cen referencia al contrato o carta de compromiso.
(2): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(3): Tipo de la acción de prevención y control.
(4): Fase supervisada.
(5): Temas a supervisar.
(6): Número consecutivo del acta de supervisión por Orden de trabajo o contrato.
(7): Fecha de realización de la supervisión.
(8): Deficiencias detectadas.
(9): Acción correctiva.
(10): Referencia cruzada del número del papel de trabajo donde se detecta la deficiencia.
(11): Fecha en que el supervisor comprueba el cumplimiento de las acciones correctivas.
(12): Cuando las acciones correctivas y las recomendaciones han sido cumplidas se marcacon una equis (X).
(13): Cuando las acciones correctivas y las recomendaciones no han sido cumplidas semarca con una equis (X).
(14): Redactar las recomendaciones.
(15): Supervisa los papeles de trabajo, además comprueba que fueron revisados por eljefe de grupo.
(16): Se redactan otros aspectos que pueden incidir en la calidad y en el desarrollo delproceso de la acción de prevención y control.
(17): Nombre(s), apellidos, cargos y firmas del funcionario que supervisa y del jefe degrupo o auditor interno de base que recibe.
| ACTA DE SUPERVISIÓN | | - | | No. OT: (1) | No. AS: (6) | | Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevencióny control: (2) | Fecha: (7) | | Tipo de acción de prevención y control: (3) | | Fase revisada: (4) | | Temas a revisar: (5) |
| Deficiencia detectada(8) | Acción correctiva(9) | Referencia cruzada | Cumplida | | - | - | - | - | | P/T(10) | Fecha(11) | Sí(12) | No(13) | | | | Recomendaciones: (14) | | Revisión de los papeles de trabajo: (15) | | Otros aspectos: (16) | | FIRMA (17) | | Supervisado por: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha | | Recibido: jefe de grupo o auditor interno debase: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha |
P-G02-03 Acta de supervisión superior
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE SUPERVISIÓN SUPERIOR
Propósito
Establecer el documento a través del cual se deja constancia por escrito de la supervi-sión superior, donde se especifica las no conformidades y recomendaciones.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la acción de prevención y control.
Copia: Expediente de la supervisión superior.
Anotaciones
(1): Número de la Orden de trabajo; las sociedades autorizadas a realizar la auditoríaexterna, hacen referencia al contrato o carta de compromiso.
(2): Denominación o razón social del sujeto de la acción de prevención y control.
(3): Tipo de acción de prevención y control.
(4): Supervisión a:
(5): Número consecutivo del acta de supervisión por Orden de trabajo o contrato.
(6): Fecha de realización de la supervisión superior.
(7): No conformidades detectadas.
(8): Referencia cruzada: especificar el número del P/T o página del informe.
(9): Fecha en que el supervisor superior comprueba el cumplimiento de las accionescorrectivas.
(10): Cuando las acciones correctivas y las recomendaciones han sido cumplidas se marcacon una equis (X).
Cuando las acciones correctivas han sido cumplidas, se realiza comentario en generalen la propia Acta de supervisión, dejando claro si se ejecutaron todas.
(11): Cuando las acciones correctivas y las recomendaciones no han sido cumplidas semarca con una equis (X).
Cuando las acciones correctivas no han sido cumplidas, en la propia Acta de supervi-sión se dejan claras sus causas.
(12): Redactar las recomendaciones.
(13): Otros aspectos: se redactan otros aspectos que pueden incidir en la calidad y en eldesarrollo del proceso de la auditoría.
(14): Se declara por parte del auditor actuante, la conformidad o no, con el contenido del Acta de supervisión superior.
(15): Nombre(s), apellidos, cargos y firmas del funcionario que realiza la supervisiónsuperior, del jefe de grupo o auditor interno de base que recibe y por quien aprueba lasupervisión superior: Contralor Jefe de dirección, departamentos de calidad o presi-dente del Comité de Control de Calidad.
| ACTA DE SUPERVISIÓN SUPERIOR | | - | | No. OT: (1) | No. ASS: (5) | | Denominación o razón social del sujeto controlado: (2) | Fecha: (6) | | Tipo de auditoría: (3) | | Supervisión a: (4) |
| No conformidades detectadas(7) | Referenciacruzada (8) | Cumplida | | - | - | - | | Fecha(9) | Sí(10) | No(11) | | | | Recomendaciones: (12) | | Otros aspectos: (13) | | Conformidad (14) | | Conforme:_________ No conforme:__________ | | Firma (15) | | Supervisado: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha | | Recibido: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha | | Aprobado: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha |
P-G02-04 Aspectos para el proceso de supervisión de la acción de prevencióny control
ASPECTOS PARA EL PROCESO DE SUPERVISIÓN DE LA ACCIÓNDE PREVENCIÓN Y CONTROL
Fase de planeación
1. Comprobar que se realizó el estudio previo.
2. Revisar el acta de la reunión de preparación con el grupo de auditoría.
3. Revisar que estén correctamente anotados los datos que conforman la plantilla de la Orden de trabajo escrita a tinta o bolígrafo.
4. Comprobar que la Orden de trabajo guarde relación con el Plan anual de accionesde control; en caso de auditoría extraplan, comprobar si tienen el documento deautorización.
5. Revisar que estén correctamente anotados los datos que conforman la plantilla de la Carta de presentación, escrita a tinta o bolígrafo y firmada por el directivo autoriza-do que ordena la auditoría, y el cuño.
6. Comprobar que se entregó la Carta de presentación al máximo nivel de direccióndel sujeto a auditar.
7. Indagar si se realizó la reunión de inicio con los principales directivos y factores delas organizaciones políticas y de masas del centro.
8. Comprobar que se confeccione el Acta de declaración de incompatibilidad.
9. Comprobar si se realizó el recorrido por las unidades y áreas que conforman el su-jeto a auditar.
10. Revisar si se observaron los aspectos esenciales a considerar en el conocimientodel sujeto a auditar, adecuado a las características de este.
11. Revisar si se elaboró el resumen sobre lo examinado que incluye, entre otros, lavaloración preliminar del Control interno.
12. Comprobar que a partir del objetivo de la auditoría, el estudio previo y el conoci-miento del sujeto a auditar se han determinado:
a) Tipo de compromiso y nivel de aseguramiento de la auditoría;
b) los temas a auditar;
c) el alcance o período de la auditoría;
d) la selección de las muestras;
e) programas de auditoría o matriz de planeación;
f) identificación de los riesgos; registro de riesgos;
g) la materialidad;
h) identificación de las limitaciones del trabajo a realizar;
i) evaluación preliminar del Control interno implementado; y
j) los criterios.
13. Comprobar la utilización del personal técnico y especializado; utilización del tra-bajo de un experto.
14. Revisar la correcta elaboración del Plan de trabajo general de la auditoría y el Plande trabajo individual.
15. Observar que el jefe de grupo ha distribuido de forma equitativa y razonable lasactividades programadas, al considerar la capacidad y experiencia de los miembrosdel grupo de trabajo de la auditoría; el personal más experimentado debe asumir lastareas más importantes.
16. Comprobar si las plantillas utilizadas están correctamente confeccionadas.
Fase de realización de la auditoría
17. Intercambiar con los miembros del grupo de trabajo de la auditoría sobre el análisisdel Sistema de Control interno o cuentas a examinar, la estructura de los papelesde trabajo, de manera que sean objetivos, claros en su redacción, precisos en susresultados y con referencia a la fuente de información utilizada.
18. Evaluar el grado de aplicación de los programas e indicaciones y verificar si estánrespaldados con los papeles de trabajo respectivos al analizar la evidencia obtenida,y si las verificaciones están en correspondencia con los objetivos.
19. Comprobar que los hallazgos de la auditoría se encuentren debidamente desarrolla-dos, y asegurar que la evidencia documental recopilada sea suficiente y apropiada.
20. Verificar que lo expuesto en el resumen de cada tema esté sustentado documental-mente en los papeles de trabajo.
21. Comprobar que se cumple con los planes de trabajo general de la auditoría e indi-vidual de cada auditor.
22. Verificar que el jefe de grupo revisó el trabajo de los auditores y están plasmadaslas marcas de revisión.
23. Comprobar que se utilizan las actas de requerimiento, declaración y confirmaciónpara la obtención de evidencias.
24. Comprobar el cumplimiento del fondo de tiempo planificado de la auditoría; encaso de haberse modificado, investigar las causas y verificar que cuentan con laaprobación por la autoridad competente.
25. Comprobar que se proponen las correcciones o ajustes pertinentes, cuando al eva-luar los hallazgos de la auditoría se concluya que los informes financieros y degestión están significativamente distorsionados.
26. Verificar que los asientos de ajuste o reclasificación que procedan en la auditoríason exactos y veraces, así como las desviaciones de Control interno que requieranacciones correctivas inmediatas.
27. Verificar el cumplimiento del procedimiento de documentación; incluye papeles detrabajo y Expediente de la auditoría.
28. Revisar que los papeles de trabajo sustenten los hallazgos, y profundizar en aque-llos hechos que a criterio del jefe de grupo constituyan presuntos hechos delictivosy de corrupción administrativa, así como desviaciones para establecer las responsa-bilidades administrativas.
29. Verificar si se efectúan reuniones para el análisis de los resultados parciales de lostemas objeto de revisión, así como la confección de las correspondientes actas denotificación de los resultados parciales y final de la auditoría.
30. Comprobar que en los casos que se detecten presuntos hechos delictivos, la eviden-cia se sustenta en documentos originales que permitan cumplir los trámites acordescon la legislación vigente.
31. Comprobar si las plantillas utilizadas están correctamente confeccionadas.
32. Revisar el cumplimiento de las acciones correctivas y recomendaciones indicadasen supervisiones anteriores.
Fase de elaboración de informes
33. Revisar que la confección de los informes de la auditoría se corresponda con loestablecido en los procedimientos y plantillas.
34. Verificar que el Informe de la auditoría incluya los hallazgos más significativosresultantes del examen realizado y que estos contengan los atributos: criterio, con-dición, causa y efecto.
35. Revisar que el informe sea completo, exacto, objetivo y convincente, así como losuficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos que trate, para quefacilite a los usuarios su compresión y promueva la efectiva aplicación de las ac-ciones correctivas.
36. Verificar que se observa una correcta gramática y ortografía.
37. Revisar que se revelen en el Informe de la auditoría los hallazgos más significati-vos no asociados a los objetivos de la auditoría.
38. Verificar que se adjunten al Informe de la auditoría los anexos necesarios y que elcontenido se corresponda con lo reflejado en este.
39. Analizar y decidir con el jefe de grupo, la inclusión, eliminación o modificación dealgún comentario o información sobre la base de los criterios vertidos, o de la documentación presentada por los representantes de la entidad, para que los resultadoscontenidos en el Informe de la auditoría sean irrefutables.
40. Una vez revisado y validado íntegramente el contenido del Informe de la auditoríapor el supervisor, el jefe de grupo efectúa la convocatoria para la comunicación delos resultados de la auditoría.
41. Verificar que se realice la coordinación de la reunión final.
42. Verificar que se realizó la reunión de análisis de la auditoría y evaluación indivi-dual de los participantes.
43. Verificar que el Informe especial se elaboró de acuerdo con lo establecido en el Manual de procedimientos de las acciones de prevención y control.
44. Verificar si el Informe de la auditoría comprende asuntos confidenciales por ra-zones de seguridad u otras causas, y si se restringe su distribución a los nivelesautorizados.
45. Comprobar si las plantillas utilizadas están correctamente confeccionadas.
46. Verificar si el jefe de la unidad organizativa de auditoría expresó la conformidadcon el Informe de la auditoría, como el producto final y resultado del proceso.
Fase de seguimiento
47. Verificar que se realiza el seguimiento de acuerdo con el procedimiento.
48. Comprobar que el Expediente de la auditoría contenga los papeles de trabajo rela-cionados con la actividad de seguimiento.
P-G02-05 Programación anual del control de la calidad
GUÍA PARA ELABORAR LA PROGRAMACIÓN ANUAL DEL CONTROLDE LA CALIDAD
Propósito
Establecer el documento a través del cual se deja constancia escrita de la programaciónanual del control de la calidad por la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad.
Emisión y archivo
Se emite en original, digital, a tinta o bolígrafo.
Original: dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad.
Anotaciones
(1): No.: número consecutivo de la acción de prevención y control a la que se le realiza lasupervisión superior.
(2): Tipo de acción de prevención y control: clasificación.
(3): Orden de trabajo: número de Orden de trabajo.
(4): Unidad ejecutora: nombre de la unidad organizativa ejecutora.
(5): Fecha de la acción de prevención y control: fecha de inicio.
(6): Fecha de inicio de la supervisión superior: es la fecha que comenzó la supervisiónsuperior, no es la fecha de recepción.
(7): Fecha de entrega: fecha de entrega del Acta de Supervisión Superior, aquí se inscri-ben tantas veces se devuelva el Acta a los auditores actuantes.
(8): Observaciones.
| PROGRAMACIÓN ANUAL DEL CONTROL DE CALIDAD | | - | | No. | Tipo deacción deprevención ycontrol | Orden detrabajo | Unidadejecutora | Fecha de laacción deprevención ycontrol | Fecha deinicio de la Supervisión Superior | Fecha deentrega | | (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | | (8) Observaciones: |
P-G02-06 Acta de no aceptación de la documentación
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE NO ACEPTACIÓNDE LA DOCUMENTACIÓN
Propósito
Establecer el documento a través del cual se deja constancia por escrito de la no acep-tación de la documentación, para realizar la supervisión superior de la acción de preven-ción y control por parte de la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad.
Emisión y archivo
Se emite en original, digital, a tinta o bolígrafo.
Original: dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad.
Anotaciones
(1): Orden de trabajo: número de orden de trabajo.
(2): Denominación o razón social del sujeto controlado: nombre de la unidad organizativaejecutora.
(3): Tipo de acción de prevención y control: clasificación.
(4): Fecha de recepción: fecha de recepción de la documentación entregada.
(5): Documentos: relación de los documentos presentados y no presentados, que incluye:Informe de la acción de control; Informe especial; expediente de la acción de controly el expediente con los probatorios; conformidad del Grupo de análisis que el Infor-me especial fue presentado y revisado.
(6): Plazo de presentación de la documentación: reflejar el nuevo plazo para que entre-guen la documentación, con los requisitos establecidos.
(7): Firmas: del supervisor, de quien recibe y del jefe de la dirección, departamento o Comité de Control de Calidad.
| ACTA DE NO ACEPTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN | | - | | No. OT: (1) | Fecha: (4) | | Denominación o razón social del sujeto controlado: (2) | | Tipo de acción de prevención y control: (3) | | Documentos: (5) | | Presentados | No presentados | | Plazo para la presentación de la documentación:(6) | | Firma (7) | | Supervisado: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha | | Recibido: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha | | Aprobado: Nombre(s) y apellidos | Cargo | Firma | Fecha |
P-G02-07 Acta de certificación del Informe especial
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE CERTIFICACIÓN DEL INFORME ESPECIAL
Propósito
Establecer la certificación como documento que oficializa ante los órganos de instruc-ción, la validez del Informe especial y del expediente probatorio de presuntos hechosdelictivos.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la auditoría.
2 copias: expediente de la supervisión superior y Grupo de análisis.
Anotaciones
(1): Tipo de auditoría.
(2): Denominación o razón social del sujeto controlado.
(3): Número de la Orden de trabajo.
(4): Nombre(s) y apellidos de quien firma el Informe de la auditoría y el Informe especial.
(5): Cargo del auditor que firma el Informe de la acción de control y el Informe especial.
(6): Nombre de la unidad organizativa de auditoría donde pertenecen los auditores ac-tuantes.
(7): Lugar donde se firma el documento.
(8): Plasmar el día de la firma de la certificación.
(9): Enunciar el mes de la firma de la certificación.
(10): Declarar el año de la firma de la certificación.
(11): Nombre(s) y apellidos, cargo y firma del Contralor Jefe de la Dirección de Calidady del Departamento de Calidad de la Contraloría General de la República, segúnproceda.
ACTA DE CERTIFICACIÓN DEL INFORME ESPECIAL
Concluida la Supervisión Superior al Informe especial derivado de la <enunciar>(1),ejecutada a <enunciar>(2), con la Orden de trabajo No. <enunciar>(3), documento sus-crito por <enunciar>(4), quién actuó como <enunciar>(5), de la unidad organizativa deauditoría del <enunciar>(6).
SE CERTIFICA:
Que el Informe especial antes referido describe presuntos hechos delictivos, ajustado alos requerimientos legalmente establecidos en el procedimiento aprobado.
En cumplimiento de lo dispuesto en los procedimientos y para su archivo en el expe-diente correspondiente, se firma este documento, en <enunciar>(7), a los <enunciar>(8),días del mes de <enunciar>(9), de <enunciar>(10).
Nombre(s) y apellidos (11)
Cargo
Firma
P-G02-08 Acta de constancia de entrega de los documentos al Grupo de análisis
GUÍA PARA ELABORAR EL ACTA DE CONSTANCIA DE ENTREGA
DE LOS DOCUMENTOS AL GRUPO DE ANÁLISIS
Propósito
Establecer el acta de constancia de entrega del Informe especial y documentos proba-torios al Grupo de análisis.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente de la auditoría.
2 copias: Grupo de análisis y dirección y departamentos de calidad de la Contraloría General de la República.
Anotaciones
(1): Número de la Orden de trabajo.
(2): Denominación o razón social del sujeto controlado.
(3): Subordinación
(4): Dirección, provincia y municipio donde está ubicado el sujeto controlado.
(5): Plasmar la cantidad de páginas del Informe especial y colocar el primer y últimonúmero de las páginas.
(6): Detallar los documentos originales que se entregan. Se pueden adjuntar las hojasque sean necesarias, las que se detallan en el acta.
(7): Lugar y fecha de entrega del Informe especial.
(8): Nombre(s) y apellidos, cargo, grado militar, si procede, y órgano al que pertenecequien recibe el Informe especial.
(9): Nombre(s) y apellidos del jefe de grupo o auditor interno de base que entrega el Informe especial y los documentos originales.
(10): Firma y número del Registro de auditores, del jefe de grupo o auditor interno debase; así como de la autoridad que recibe.
ACTA DE CONSTANCIA DE ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS AL GRUPODE ANÁLISIS
No. Orden de trabajo: (1) ______________________________________________
Nombre del sujeto controlado: (2) ________________________________________
Subordinación: (3) ______________ Dirección: (4) __________________________
Provincia: (4) ___________________ Municipio: (4) _________________________
El Informe especial que por medio de la presente se entrega, consta de <enunciar> (5)páginas, numeradas desde <enunciar> (5) hasta <enunciar> (5).
A continuación se detallan los documentos originales que se adjuntan, así como las evi-dencias que permiten determinar el hecho: (6)_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Lugar y fecha de entrega del Informe especial: (7) ___________________________
Nombre(s) y apellidos, cargo, grado militar, si procede, y órgano al que pertenecequien recibe el Informe especial: (8) ______________________________________
Nombre(s), apellidos y cargo del jefe de grupo o auditor interno de base que entrega el Informe especial: (9) ________________________________________________
Y para constancia de la entrega del Informe especial y los documentos probatorios,se firma la presente acta, en original y dos copias, en lugar y fecha antes mencionados,quedando el original en poder del jefe de grupo.
Firma (10) Firma (10)
Jefe de grupo o auditor interno de base Autoridad que recibe
No. Registro de auditores
P-G02-09 Resumen de indicadores de eficiencia
GUÍA PARA ELABORAR EL RESUMEN DE INDICADORES DE EFICIENCIA
Propósito
Establecer el documento que deja constancia por escrito del resumen de indicadoresde eficiencia.
Emisión y archivo
Se emite en original, digital, a tinta o bolígrafo.
Original: dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad.
Anotaciones
(1): Del total de Informes recibidos en la dirección, departamentos y Comité de Controlde Calidad, se toman los datos del Registro de control de calidad.
(2): Del total de los informes especiales entregados al Grupo de análisis, cuántos son de-vueltos por concepto de No considerarse delito o porque se requiere ampliación porpresentar insuficientes pruebas.
(3): Del total de informes recibidos, cuántos son desestimados en la dirección, departa-mentos y Comité de Control de Calidad por falta de elementos suficientes.
(4): Del total de los informes devueltos por la dirección, departamentos y Comité de Con-trol de Calidad, para rectificar y cuántos están pendientes de entregar nuevamente.
(5): Del total de informes recibidos cuántos están en proceso de supervisión superior.
(6): Total, de informes certificados y entregados al Grupo de análisis que se ha compro-bado que tienen curso penal, y se calcula (fila 1- filas 2-3-4-5-6).
(7): Observaciones.
| RESUMEN DE INDICADORES DE EFICIENCIA | | - | | No. | Indicadores de eficiencia determinados | Cantidad | | Total de informes recibidos en la dirección, departamentos y Comitéde Control de Calidad (1) | | - •No delito (2)
| | - •Ampliación/insuficientes pruebas (2)
| | Desestimados en la dirección, departamentos y Comité de Controlde Calidad por falta de elementos suficientes (3) | | Devueltos por la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad pendientes de entrega (4) | | En proceso de supervisión superior (5) | | Total, informes certificados (6) | | Observaciones (7) |
P-G02-10 Registro de control de calidad
GUÍA PARA ELABORAR EL REGISTRO DE CONTROL DE CALIDAD
Propósito
Establecer el documento a través del cual se deja constancia por escrito de la entraday salida de los documentos para la supervisión superior de la dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Original: dirección, departamentos y Comité de Control de Calidad.
Anotaciones
(1): Unidad organizativa de auditoría ejecutora.
(2): Sujeto de la acción de prevención y control: denominación o razón social y númerode Orden de trabajo o contrato.
(3): Fecha de entrega: del borrador del informe de la acción de prevención y control yexpediente; cuando proceda el Informe especial, con los probatorios.
(4): Resultado de la supervisión superior: número y fecha del Acta de Supervisión Supe-rior que incluye los aspectos técnicos y legales.
(5): Fecha de entrada del borrador del informe rectificado.
(6): Cierre de la supervisión superior: número y fecha del acta de supervisión superior,donde se acepta el contenido del proyecto del informe de la acción de prevención ycontrol e Informe especial, cuando proceda.
(7): Fecha del Acta de certificación del Informe especial: fecha de la certificación apro-bada y firmada por el contralor jefe de la dirección de calidad o del departamento decalidad de las contralorías provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud,que corresponda
(8): Fecha de presentación en el Grupo de análisis.
(9): Observaciones.
REGISTRO DE CONTROL DE CALIDAD
| Unidadorganizativade auditoríaejecutora(1) | Entidad auditada(2) | Borrador de losinformes yexpedientesrecibidos(3) | Resultado de lasupervisión superior(4) | Borrador del infor-me rectificado (5) | Cierre de la supervi-sión superior (6) | Certificaciónpara entregaral Grupo deanálisis (7) | Presentación Grupo de análi-sis (8) | Observaciones (9) | | - | - | - | - | - | - | - | - | - | | Acta de supervisiónsuperior | Acta de supervisiónsuperior | | Nombre | No. OT | Fecha | No. | Fecha | Fecha | No. | Fecha | Fecha | Fecha |
P-G02-11 Evaluación individual
GUÍA PARA ELABORAR LA EVALUACIÓN INDIVIDUAL
Propósito
Establecer el documento a través del cual se deja constancia por escrito de la evalua-ción individual del supervisor y grupo de la auditoría.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: supervisor, jefe de grupo, demás miembros del grupo de la auditoría y auditorinterno de base.
Copia: Expediente de la de la acción de prevención y control.
Anotaciones
(1): Número de Registro de Contralores y Auditores.
(2): Unidad organizativa de auditoría.
(3): Número de la Orden de trabajo de la auditoría; las sociedades que realizan la auditoríaexterna hacen referencia al contrato o carta de compromiso.
(4): Tipo de auditoría.
(5): Nombre(s) y apellidos, edad y sexo del evaluado.
(6): Nivel educacional vencido.
(7): Especialidad de su formación.
(8): Denominación del cargo.
(9): Tiempo de experiencia en el cargo.
(10): Aspectos evaluados.
(11): Escala de valores.
Las evaluaciones individuales se efectúan sobre la base de cuatro (4) puntos, siguiendola escala para otorgar la calificación cuantitativa de los auditores. Mal (1); Regular (2);Bien (3); Muy Bien (4) y No Procede (0).
(12): Total de puntuación.
(13): Promedio general.
(14): Recomendaciones.
(15): Resultado de la evaluación.
(16) Valoración cuantitativa y cualitativa de los resultados de la evaluación individual.
(17): Opinión del evaluado.
(18): Nombre(s), apellidos, cargos y firmas del evaluador y evaluado; fecha en que serealizó la evaluación; para el auditor interno de base, el máximo jefe deja plasmadasu conformidad de la autoevaluación.
EVALUACIÓN INDIVIDUAL
| No. de Registrode contralores yauditores (1) | Unidad organizativa de audi-toría:(2) | OT: (3) | | - | - | - | | Tipo de auditoría: (4) | | Nombre(s) y apellidos: (5) | Edad: | | Sexo: | | Nivel educacional vencido (6) Medio Título:___________________________ Medio superior Título:_________________ Superior Título: _________________________ Posgrado Título:________________________ | Especialidad de su formación: (7) | | Denominación del cargo: (8) | Tiempo de experiencia en el cargo: (9) | | ASPECTOS EVALUADOS (10) | Escala de valores (11) | Total depuntuación(12) | | M | R | B | MB | NP | | Para todas las categorías | 1 | 2 | 3 | 4 | 0 | | 1. Aplica los principios y valores definidos en el Código de Éticapara los auditores del Sistema Nacional de Auditoría (SNA) | | a) Desagregar la escala de valores en correspondencia con lo estable-cido en el Código de Ética vigente: | | b) Desarrolla y promueve en el colectivo los valores definidos en el Código de Ética para los auditores del SNA | | 2. Cumple las Normas Cubanas de Auditoría y el Manual de procedi-mientos de las acciones de prevención y control | | a) Posee la capacidad y competencia profesional necesaria paraejercer sus funciones | | b) Demuestra autoridad y responsabilidad en el ejercicio de susfunciones | | c) Exigir/Estar inscrito y actualizado en el Registro de Contralores y Auditores de la República de Cuba | | d) Exige/Cumple los objetivos esenciales de la acción de prevencióny control | | e) Exige/Desarrolla con calidad y en la secuencia descrita en el Ma-nual de procedimientos de las acciones de prevención y control lastareas de la fase de planeación | | f) Tiene elaborado el Plan de trabajo individual, con la plantillaestablecida y aprobado por la persona autorizada | | g) Conoce y aplica las normativas en correspondencia con los temasobjeto de control | | h) Exige/Identifica la materialidad y los riesgos de la auditoría | | i) Utiliza los métodos de muestreos y las técnicas de auditoría parareunir las evidencias y para recopilar información en la obtenciónde las mismas | | j) Exige/Utiliza los elementos descritos en la norma para identificarlos fraudes o errores en los documentos examinados | | k) Exige/Obtiene las evidencias aplicando las pruebas de control ylos procedimientos sustantivos |
| l) Exige/Desarrolla con calidad y en la secuencia descrita en el Ma-nual de procedimientos de las acciones de prevención y control lastareas de la fase de realización | | - | | m) Exige/Se encuentran debidamente sustentados con evidenciassuficientes y apropiada los hallazgos determinados | | n) Exige/Los hallazgos contienen los atributos siguientes: condición,criterio, efecto y causa | | ñ) Exige/Se confeccionan correctamente los papeles de trabajo yresumen de cada tema con los aspectos más relevantes | | o) Se utilizan correctamente las plantillas del Manual de procedi-mientos de las acciones de prevención y control en corresponden-cia con los temas evaluados y que forman parte de los papeles detrabajo | | p) Se consideró y cumplimentaron las tareas previstas en el procedi-miento de aseguramiento de la calidad en correspondencia con suresponsabilidad | | Jefe de grupo | | a) Antes del inicio de la acción de prevención y control se realizó elestudio previo | | b) Se realizó la reunión de preparación del grupo de auditoría | | c) Está elaborado el programa de auditoría o matriz de planeación | | d) El Plan de trabajo general está confeccionado en la plantilla esta-blecida, aprobada por quien corresponde | | e) Comunica los resultados de la de la acción de prevención y controlen las reuniones parciales y final | | f) Comunica de inmediato, al nivel correspondiente, los indiciosde la existencia de un presunto hecho delictivo o de corrupciónadministrativa | | g) Desarrolla con calidad y en la secuencia descrita en el Manual deprocedimientos de las acciones de prevención y control las tareasde la fase de elaboración de informes | | h) Se encuentra debidamente estructurado el Informe de la acción deprevención y control que corresponde | | i) El Informe de la acción de prevención y control expresa de formaclara y concisa los resultados del mismo | | j) Están debidamente sustentados los hallazgos reflejados en elinforme con evidencias suficientes y apropiadas, así como suscorrespondientes atributos | | k) Se corresponde la calificación y evaluación de la auditoría con loestablecido | | l) Se confecciona correctamente la declaración de responsabilidadadministrativa y forma parte del informe como anexo | | m) Se presentó el borrador de los informes a la dirección, departa-mentos o al Comité de Control de Calidad que corresponde | | n) Se notifica el resultado final de la acción de prevención y control,mediante el informe, dentro del término establecido | | ñ) Se realiza la reunión con los trabajadores para informar los resul-tados de la auditoría, en el término establecido | | o) Se cumplen las tareas para la conformación, conservación y archi-vo del expediente de la acción de prevención y control | | p) El trabajo de los auditores es revisado, dejando las marcas en lospapeles de trabajo | | q) Exige que se cumplan las acciones correctivas y recomendacionesrealizadas en la supervisión | | r) Se realizó la reunión resumen de la acción de prevención y controly la evaluación de los auditores | | s) Están previstas las tareas a realizar en la fase de seguimiento | | Supervisor | | a) Se cumple con la supervisión en todas las fases establecidas |
| b) Deja evidencia de la supervisión realizada mediante el Acta desupervisión | | - | | c) Comprueba el cumplimiento de las acciones correctivas y reco-mendaciones realizadas en la supervisión | | 3. Uso de las Tecnologías de la información y las comunicaciones enel cumplimiento de las funciones | | (13) Promedio General (Total de puntuación/ Total de aspectosevaluados) | | Total de puntuación | | Total de aspectos evaluados: | | (14) RECOMENDACIONES: | | (15) Resultado de la evaluación: Mal __ Regular __ Bien__ Muy bien _ | | (16) Valoración cuantitativa y cualitativa de los resultados de la evaluación individual: | | (17) Opinión del evaluado: | | (18) Nombre(s) y apellidos del evaluador:Cargo: | Firma y fecha: | | Nombre(s) y apellidos del evaluado:Cargo: | Firma y fecha: |
P-PC01-01 Solicitud del proceso de supervisión
GUÍA PARA ELABORAR EL DOCUMENTO DE SOLICITUD DEL PROCESODE SUPERVISIÓN
Propósito
Establecer el documento a través de la cual se hace la solicitud del proceso de super-visión.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia, a tinta o bolígrafo.
Original: Contralor General de la República.
Copia: Dirección o Contraloría Provincial y del municipio especial Isla de la Juventudque hace la solicitud de la acción de supervisión.
Anotaciones
(1): Nombre de la entidad objeto del proceso de supervisión y subordinación.
(2): Dirección.
(3): Provincia y municipio.
(4): Fuente de información: especificar si es derivado de una acción de prevención ycontrol; quejas y peticiones u otra fuente.
(5): Elementos que fundamentan la propuesta.
(6): Antecedentes conocidos.
(7): Implicaciones que generan los hechos y actuaciones reportados.
(8): Especificar los niveles de dirección de los presumiblemente implicados.
(9): Razones por las que se proponen asumir el proceso.
(10): Conveniencia de incorporar a expertos de otros organismos. Explicar las razones.
(11): Observaciones generales.
(12): Unidad organizativa; nombres y apellidos; cargo y firma de quien presenta la pro-puesta.
(13): Fecha de presentación de la propuesta.
(14): Observaciones e indicaciones para el desarrollo de la acción de supervisión, porparte del Contralor General de la República
(15): Aprobado por el Contralor General de la República.
(16): Fecha de aprobación.
SOLICITUD DEL PROCESO DE SUPERVISIÓN
Entidad: (1) _____________________________ Subordinación: (1) _______________
Dirección: (2) ___________________________________________________________
Provincia: (3) ___________________ Municipio: (3) ___________________________
Fuente de información: (4) ________________________________________________
Elementos que fundamentan la propuesta: (5) _______________________________________________________________________________________________________
Antecedentes conocidos: (6) _____________________________________________________________________________________________________________________
Implicaciones que generan los hechos y actuaciones reportados: (7) ______________________________________________________________________________________
Niveles de dirección presumiblemente implicados: (8) ________________________________________________________________________________________________
Razones por las que se proponen asumir el proceso: (9) ________________________________________________________________________________________________
Conveniencia de incorporar a expertos de otros organismos: (10) ________________________________________________________________________________________
Observaciones generales: (11) ____________________________________________________________________________________________________________________
Presentada por: Nombre(s) y apellidos, cargo, firma y unidad organizativa: (12) ____________________________________________________________________________
Fecha de presentación: (13) ________________________________________________
Para uso del Contralor General de la República
Observaciones e indicaciones para el desarrollo del proceso: (14) __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Aprobado por: Contralor General de la República: (15) __________________________
Fecha de la aprobación: (16) _______________________________________________
P-PC01-02 Entrevista
GUÍA PARA ELABORAR LAS ENTREVISTAS EN EL PROCESO DE SUPERVISIÓN
Propósito
Establecer el documento a través del cual se deja evidencia de las entrevistas realiza-das en el proceso de supervisión.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente del proceso de supervisión.
Anotaciones
(1): Nombre de la entidad objeto del proceso de supervisión y la subordinación.
(2): Nombre(s) y apellidos, cargo del entrevistado.
(3): Nombres, apellidos y cargo de los auditores que realizan la entrevista.
(4): Objetivo de la entrevista: definir previo análisis con los auditores actuantes, los as-pectos esenciales que se pretenden esclarecer en la entrevista. Se informan al iniciode la entrevista.
(5): Resumen de la entrevista: ideas esenciales.
(6): Nombre(s) y apellidos, cargo, firma del entrevistado.
(7): Nombre(s) y apellidos, cargo, firma de los auditores actuantes.
(8): Fecha de la entrevista.
Las hojas que se anexan, resultante de la entrevista, también se firman por la personaentrevistada y los auditores actuantes.
ENTREVISTA
Entidad: (1) _____________________________ Subordinación: (1) ____________
Nombre(s) y apellidos del entrevistado: (2) _________________________________
Cargo: (2) ___________________________________________________________
Nombres, apellidos y cargo de los auditores: (3) ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Objetivo de la entrevista: (4) __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Resumen de la entrevista: (5) _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Nombre(s) y apellidos, cargo, firma del entrevistado: (6) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Nombre(s) y apellidos, cargo, firma de los auditores actuantes: (7) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Fecha de la entrevista: (8) ______________________________________________
P-PC01-03 Propuesta de visita al área de residencia
GUÍA PARA ELABORAR LA PROPUESTA DE VISITA AL ÁREA DE RESIDENCIA
Propósito
Establecer el documento a través del cual se hace la propuesta de visita al área de resi-dencia, relacionado con el proceso de supervisión, así como su aprobación.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente del proceso de supervisión.
Anotaciones
(1): Nombre de la entidad objeto del proceso de supervisión y la subordinación.
(2): Nombre(s) y apellidos, cargo de la persona a realizar la visita al área de residencia.
(3): Dirección particular.
(4): Fundamentación de la necesidad de realizar la visita al área de residencia.
(5): Nombre(s) y apellidos, firma del auditor jefe de grupo actuante, quién propone lavisita al área de residencia.
(6): Aprobación de la solicitud por el Contralor Jefe de Dirección, provincial o del muni-cipio especial Isla de la Juventud que corresponda, deja plasmada la aceptación o no,así como los nombre(s) y apellidos, cargo y firma.
(7): Fecha de la aprobación de la solicitud.
PROPUESTA DE VISITA AL ÁREA DE RESIDENCIA
Entidad: (1) _____________________________ Subordinación: (1) ____________
Nombre(s) y apellidos: (2) _____________________________________________
Cargo: (2) ___________________________________________________________
Dirección particular: (3) ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Fundamentación: (4) ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Propuesto por: Nombre(s) y apellidos, cargo, firma: (5) __________________________________________________________________________________________
Aprobado por: Nombre(s) y apellidos, cargo, firma: (6) ___________________________________________________________________________________________
Fecha de la aprobación: (7) _____________________________________________
P-PC01-04 Comprobación en el área de residencia
GUÍA PARA ELABORAR LA COMPROBACIÓN EN EL ÁREA DE RESIDENCIA
Propósito
Establecer el documento a través del cual se deja evidencia de la comprobación en elárea de residencia, relacionado con el proceso de supervisión.
Emisión y archivo
Se emite en original, a tinta o bolígrafo.
Original: expediente del proceso de supervisión.
Anotaciones
(1): Nombre de la entidad objeto del proceso de supervisión y la subordinación.
(2): Nombre(s) y apellidos, cargo del comprobado.
(3): Nombres, apellidos y cargo de los auditores actuantes que realizan la comprobaciónen el área de residencia.
(4): Resultados de las verificaciones.
(5): Propuestas de acciones que se derivan de los resultados de las verificaciones.
(6): Nombre(s) y apellidos, cargo, firma de la persona con quien se comprobó.
(7): Nombre(s) y apellidos, cargo, firma de los auditores actuantes.
(8): Fecha de la comprobación en el área de residencia.
Las hojas que se anexan, resultante de la comprobación, también se firman por lapersona con quien se comprobó y los auditores actuantes.
COMPROBACIÓN EN EL ÁREA DE RESIDENCIA
Entidad: (1) _____________________________ Subordinación: (1) ____________
Nombre(s) y apellidos: (2) _____________________________________________
Cargo: (2) __________________________________________________________
Nombres, apellidos y cargo de los auditores actuantes: (3) __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Resultados de la comprobación: (4) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Propuestas de acciones: (5) __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Nombre(s) y apellidos, cargo, firma de la persona con quien se comprobó: (6) ___________________________________________________________________________________________________________________________________________
Nombre(s) y apellidos, cargo, firma de los auditores actuantes: (7) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Fecha de la comprobación: (8) __________________________________________
P-PC01-05 Programa general para el Control y Recontrol Integral Estatal
GUÍA PARA ELABORAR EL PROGRAMA GENERAL PARA EL CONTROLY RECONTROL INTEGRAL ESTATAL
Propósito
Organizar las actividades a ejecutar en el Control o Recontrol Integral Estatal. La cartaque acompaña el programa general la firma el Contralor General de la República.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia.
Original: jefe del sujeto controlado.
Copia: Vicecontralor General designado, jefes de los órganos y organismos controla-dores, contralores jefes provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud y Con-tralor Jefe de la Dirección Integral de Prevención y Control que corresponda.
Anotaciones
(1): Nombre del sujeto controlado.
(2): Año en que se realiza el Control Integral Estatal o Recontrol.
(3): Descripción de las actividades a realizar para el Control Integral Estatal o Recontrol,se incluyen las que se realizan por las contralorías provinciales y la del municipioespecial Isla de la Juventud.
(4): Período en que se programa la actividad (mes y día).
(5): Participantes de las actividades.
(6): Lugar en que se efectúa la actividad.
PROGRAMA GENERAL PARA EL CONTROL Y RECONTROL INTEGRAL ESTATAL
Controlado: (1) Año: (2)
| Actividades(3) | Desde(4) | Hasta(4) | Participantes(5) | Lugar(6) | | - | - | - | - | - | | Envío de la convocatoria por parte de la CGR al órganocentral del sujeto a controlar y a los controladores (30 días antes de la fecha de reunión de inicio) | | Envío de Directorio del Controlado e informe a presen-tar por el órgano central en la reunión de inicio (5 díasde antelación a la fecha de la reunión de inicio) | | Reunión de inicio (30 días posteriores al envío de laconvocatoria) | | Solicitud a los controladores y a las contralorías pro-vinciales y del municipio especial Isla de la Juventudde la propuesta de objetivos específicos | | Definición de la propuesta de los objetivos específicosy del cronograma de entidades a controlar | | Reunión de preparación con los controladores parapuntualización de objetivos específicos y aprobaciónde cronograma de entidades a controlar | | Comunicación oficial al controlado y a los controlado-res del inicio de la ejecución en el terreno del Control Integral Estatal o Recontrol de los objetivos específi-cos y el cronograma de entidades a controlar (con 7 días de anticipación a la fecha de inicio) | | Ejecución en el terreno (hasta 30 días naturales). | | Envío por el Puesto de mando del órgano central delparte diario del Control Integral Estatal o Recontrol ala CGR | | Entrega por los controladores de los informespreliminares de los resultados del Control Integral Es-tatal o Recontrol | | Elaboración de los informes territoriales de lascontralorías provinciales y del municipio especial Islade la Juventud | | Análisis de los informes territoriales de conjunto conlos directivos y funcionarios controlados | | Entrega de los informes territoriales a la direcciónintegral de prevención y control | | Despacho con los controladores sobre los informesentregados | | Análisis del informe final a presentar por loscontroladores a la CGR, con la máxima dirección de suórgano u organismo controlador (en el término de hasta 3 días posteriores al despacho) | | Entrega de los informes de los controladores aprobadopor el jefe del órgano u organismo a la dirección inte-gral de prevención y control |
| Actividades(3) | Desde(4) | Hasta(4) | Participantes(5) | Lugar(6) | | - | - | - | - | - | | Envío de los controladores a las entidades controladasdel informe de los resultados para la elaboración del Plan de medidas y para el análisis y presentación de lapropuesta de medidas disciplinarias a aplicar | | Elaboración por la CGR del proyecto de informe resu-men final (15 días siguientes a la conclusión del controlen el terreno) | | Envío por la CGR al órgano central controlado delproyecto de informe resumen final para la reunión pre-via de análisis de resultados del Control Integral Esta-tal o Recontrol (con 72 horas de antelación a la fechade la reunión) | | Reunión previa de análisis de resultados del Control Integral Estatal o Recontrol al órgano central contro-lado | | Reunión de conclusiones y presentación del informeresumen final de la CGR al órgano central controla-do (15 días siguientes a la conclusión del control enel terreno) | | Entrega del informe resumen final de la CGR al órganocentral controlado | | Consulta a la CGR, contralorías provinciales, y a loscontroladores de la propuesta de medidas disciplina-rias a aplicar por el controlado, dentro del plazo esta-blecido en la legislación aplicable | | Evaluar y emitir criterios por parte de la CGR, contra-lorías provinciales y los controladores de la propuestade medidas disciplinarias consultadas, dentro del plazoestablecido en la legislación aplicable | | Presentación del controlado a la CGR, contraloríasprovinciales y controladores de planes de medidas ymedidas disciplinarias aplicadas (30 días siguientes apartir de conocer el resultado del informe final) | | Envío al controlado de los criterios sobre los planes demedidas presentados, dentro del plazo establecido enla legislación aplicable | | Taller de intercambio de los planes de medidas | | Los controladores concilian los criterios emitidos conel controlado sobre el proyecto del Plan de medidas |
P-PC01-06 Directorio del controlado para el Control y Recontrol Integral Estatal
GUÍA PARA ELABORAR EL DIRECTORIO DEL CONTROLADO PARA EL CONTROLY RECONTROL INTEGRAL ESTATAL
Propósito
Informar los datos de las entidades que integran el sistema del sujeto controlado.
Elaboración y emisión
Elabora: jefe del sujeto controlado
Se emite en formato digital: Vicecontralor General designado, jefes de los órganos yorganismos controladores, contralores jefes provinciales y del municipio especial Isla de
la Juventud y contralor jefe de la dirección integral de prevención y control que corres-ponda.
Anotaciones
(1): Nombre del sujeto controlado.
(2): Año en que se realiza el Control Integral Estatal o Recontrol.
(3): Código REEUP.
(4): Nombre completo oficial de la entidad. (No siglas)
(5): Instancia a la que está subordinada la entidad a controlar.
(6): Nombre de las dependencias subordinadas.
(7): Municipio.
(8): Provincia.
(9): Nombre y apellidos del director de la entidad.
(10): Correo electrónico de la entidad.
(11): Teléfono de la entidad.
(12): Dirección de la entidad.
DIRECTORIO DEL CONTROLADO PARA EL CONTROL Y RECONTROLINTEGRAL ESTATAL
Controlado: (1) Año: (2)
| REEUP | Nombrede laentidad | Subordinadaa: | Dependenciassubordinadas | Municipio | Provincia | Nombrey apellidosdel director | Correoelectrónico | Teléfono | Dirección | | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | (8) | (9) | (10) | (11) | (12) |
P-PC01-07 Cronograma general de entidades a controlar en el Control y Recontrol Integral Estatal
GUÍA PARA ELABORAR EL CRONOGRAMA GENERAL DE ENTIDADESA CONTROLAR EN EL CONTROL Y RECONTROL INTEGRAL ESTATAL
Propósito
Conocer el plan de entidades a visitar por los controladores.
La carta que acompaña el programa general la firma y emite el Contralor General dela República.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia.
Original: jefe del sujeto controlado
Copia: Vicecontralor General designado, jefes de los órganos y organismos controla-dores, contralores jefes provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud y contra-lor jefe de la dirección integral de prevención y control que corresponda.
Anotaciones
(1): Nombre del sujeto controlado.
(2): Año en que se realiza el Control Integral Estatal o Recontrol.
(3): Órgano u organismo que efectúa el Control Integral Estatal o Recontrol.
(4): Números de objetivos o tema a controlar.
(5): Nombre oficial de la entidad objeto del Control Integral Estatal o Recontrolreconocido en el Registro de la Oficina Nacional de Estadística e Información.
(6): Registro Estatal de Empresas y Unidades Presupuestadas (Código REEUP).
(7): Organización intermedia de dirección a quien se subordina la entidad.
(8): Nombres de las dependencias de subordinación directa o unidad a controlar.
(9): Día de inicio de la acción de control.
(10): Día que se prevé finalice la acción de control.
(11): Hora de comienzo de la acción de control.
(12): Municipio al que pertenece la entidad o dependencia subordinada según correspon-da.
(13): Provincia a la que pertenece la entidad o dependencia subordinada según corres-ponda.
CRONOGRAMA GENERAL DE ENTIDADES A CONTROLAR EN ELCONTROLY RECONTROL INTEGRAL ESTATAL
Controlado: (1) Año: (2)
| Órgano,organismocontrolador | Tema ynúmerodelobjetivogeneral | Nombreoficialde laentidad acontrolar | Código REEUP | Subordinada a: | Nombres delasdependenciassubordinadas | Fecha | Hora | Municipio | Provincia | | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | | Inicio | Final | | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | (8) | (9) | (10) | (11) | (12) | (13) |
P-PC01-08 Parte diario del Control y Recontrol Integral Estatal
GUÍA PARA ELABORAR EL PARTE DIARIO DEL CONTROL Y RECONTROLINTEGRAL ESTATAL
Propósito
Informar diariamente de forma resumida los resultados del Control o Recontrol Inte-gral Estatal.
Elaboración y emisión
Elabora: órgano central del sujeto controlado.
Distribución: por el Puesto de mando del controlado a la Contraloría General de la República y al jefe del sujeto controlado.
Se emite en formato digital: Vicecontralor General designado, jefes de los órganos yorganismos controladores, contralores jefes provinciales y del municipio especial Isla dela Juventud y contralor jefe de la dirección integral de prevención y control que corres-ponda.
Anotaciones
(1): Nombre del sujeto controlado.
(2): Día en que se elabora el parte.
(3): Órganos u organismos controladores.
(4): Provincia donde radica la entidad controlada. En el caso del Control Integral Estatalo Recontrol a la Administración Provincial estas columnas se habilitan para los mu-nicipios. Se habilitan tantas columnas como se requieran.
(5): Cantidad de visitas planificadas, cantidad de visitas realizadas y acumulado.
(6): Cantidad de deficiencias detectadas.
(7): Total de visitas planificadas, cantidad de visitas realizadas y acumulado.
(8): Total de deficiencias detectadas.
(9): Principales deficiencias detectadas por el órgano u organismo controlador.
(10): Total por columnas.
(11): En las observaciones, detallar los nombres de las entidades controladas y reflejar lascausas de la no ejecución de las visitas planificadas o la no presentación del contro-lador.
PARTE DIARIO DEL CONTROL Y RECONTROL INTEGRAL ESTATAL
Controlado: (1) Fecha: (2)
| Controlador(3) | PROVINCIA(4) | MUNICIPIO(4) | TOTAL | Principalesdeficienciasidentificadaspor elcontrolador(9) | | - | - | - | - | - | | Visitas(5) | Deficiencias (6) | Visitas (5) | Deficiencias (6) | Visitas (7) | Deficiencias (8) | | Plan | Real | Acumulado | Plan | Real | Acumulado | Plan | Real | Acumulado | | TOTAL(10) |
Observaciones: (11)
P-PC01-09 Informe del Control Integral Estatal
GUÍA PARA ELABORAR EL INFORME DEL CONTROL INTEGRAL ESTATAL
Propósito
Establecer los aspectos a considerar en el informe que presentan los controladores delresultado del Control Integral Estatal a nivel territorial o a nivel del órgano u organismocontrolador, así como también a tener en cuenta por las contralorías provinciales y la delmunicipio especial Isla de la Juventud en la elaboración del informe resumen territorial.
Elaboración y emisión
Elabora: controladores.
Emisión: Contralor General de la República y jefe del sujeto controlado.
El informe con los resultados del Control Integral Estatal se remite al Contralor Gene-ral de República mediante una carta del jefe del órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad nacional, organización superior de dirección empresarial, la Administración Provincial, el Consejo de la Administración Municipal o entidad, contro-lador que aprueba el mismo.
Anotaciones
(1): Título: Informe del Control Integral Estatal.
(2): Nombre de la entidad controlada, en el nivel que corresponda, donde se efectuó el Control Integral Estatal.
(3): Nombre del órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad na-cional, organización superior de dirección empresarial, la Administración Provincial,el Consejo de la Administración Municipal o entidad, controlado.
(4): Cumplimiento de los objetivos específicos: expresar los objetivos específicos a desa-rrollar y cuántos ejecutó. En los casos en los que no se evaluaron todos, precisar lascausas de los incumplimientos.
(5): Cantidad de entidades controladas según cronograma general de entidades a controlaren el Control Integral Estatal, número de entidades previstas a controlar, incluye losestablecimientos de base; identificar el porciento de la muestra con respecto al totalde entidades del sujeto del control.
(6): Cantidad de entidades controladas real: número de entidades controladas, incluye losestablecimientos de base; identificar el porciento de la muestra con respecto al totalde entidades del sujeto del control.
(7): Cantidad de entidades que fueron controladas tres (3) meses antes de iniciarse el Con-trol Integral Estatal: número de entidades controladas, incluye los establecimientosde base.
(8): Nombre completo de las entidades controladas (según código aprobado): listar todaslas entidades controladas; relacionar también las entidades que fueron controladastres (3) meses antes de iniciarse el Control Integral Estatal.
(9): Municipio: de la entidad controlada.
(10): Provincia: de la entidad controlada.
(11): Conclusiones: constituye una síntesis de los resultados y no una relación de deficien-cias y no se da calificación. Deben estar encaminadas a evaluar, de forma integral, elcumplimiento de los objetivos específicos evaluados y en correspondencia con ello,dar una valoración del cumplimiento por parte del organismo controlado de cada unode esos aspectos a partir de las deficiencias detectadas. Se reflejan en estas, además,la cuantía total de daños y pérdidas determinadas.
(12): Resultados que incluyen:
a) Cantidad total de deficiencias: registrar el número total de deficiencias reportadas.
b) Deficiencias: se deben listar todas las deficiencias detectadas en la entidad co-rrespondiente y relacionar dichas deficiencias e irregularidades detectadas conlas violaciones e inobservancias de la legislación vigente, así como detallar losincumplimientos de planes, programas, políticas aprobadas, procedimientos yotras disposiciones objeto del control, lo cual permite con posterioridad extraerlos principales problemas, que conforman la síntesis de las deficiencias.
(13): Daños y perjuicios económicos: se determinan de acuerdo con lo establecido en elprocedimiento H-001-0002-01 Recolección de evidencia de la auditoría.
(14): Causas y condiciones que propiciaron las deficiencias: se precisan las causas quedan origen a las deficiencias, en análisis conjunto con el controlado.
(15): Recomendaciones: se precisan las acciones principales para minimizar, eliminar oprevenir la ocurrencia de las deficiencias más notables.
(16): Criterio del órgano u organismo controlador: se detalla la valoración del órgano uorganismo controlador, sobre la entidad controlada.
(17): Anexos: se elaboran los anexos correspondientes a:
a) Declaración de responsabilidad administrativa: con la determinación de la res-ponsabilidad administrativa directa y colateral relacionada con las deficiencias eirregularidades detectadas, según la plantilla P-0003-01 Declaración de respon-sabilidad administrativa.
b) Daños y perjuicios económicos: según la plantilla P-0002-07 Identificación ycuantificación de los daños y perjuicios económicos.
c) Otros que se consideren por su relevancia.
(18): Fecha de emisión: la fecha en que se firma el informe.
(19): Nombre, apellidos y firma del controlador que realizó la acción de control.
(20): Nombre, apellidos, cargo y firma del jefe inmediato superior del controlador querealizó la acción de control.
P-PC01-10 Plan de medidas del Control y Recontrol Integral Estatal
GUÍA PARA ELABORAR EL PLAN DE MEDIDAS DEL CONTROL Y RECONTROLINTEGRAL ESTATAL
Propósito
Establecer los aspectos a considerar en el Plan de medidas que elabora el controladopara dar solución a las deficiencias detectadas en el Control y Recontrol Integral Estatal.
Elaboración y emisión
Elaboración: controlados.
Se emite en original y copia.
Original: Contralor General de la República.
Copia: jefes de los órganos y organismos controladores, contralores jefes provincialesy del municipio especial Isla de la Juventud y contralor jefe de la dirección integral deprevención y control que corresponda.
Anotaciones
(1): Nombre del sujeto controlado.
(2): Tipo de acción de prevención y control.
(3): Unidad organizativa de auditoría que ejecutó la acción de prevención y control.
(4): Número de la deficiencia.
(5): Descripción de la deficiencia.
(6): Medidas a aplicar.
(7): Fecha de cumplimiento de la medida.
(8): Nombre y cargo del que ejecuta la medida.
(9): Nombre y cargo del que controla el cumplimiento de la medida.
(10): Fecha del documento.
(11): Nombre, apellidos, cargo y firma de la máxima autoridad del controlado.
(12): Nombre, apellidos, cargo y firma del jefe del nivel superior del controlado.
PLAN DE MEDIDAS DEL CONTROL Y RECONTROL INTEGRAL ESTATAL
Controlado: (1)
Tipo de acción: (2)
Unidad organizativa de auditoría que ejecutó el control: (3)
| No.(4) | Deficiencia(5) | Medidas(6) | Fecha decumplimiento(7) | Ejecuta(8) | Controla(9) | | - | - | - | - | - | - | | Fecha del documento (10) | Nombre, apellidos, cargo y firma de lamáxima autoridad del controlado (11) | Nombre, apellidos, cargo y firma deljefe del nivel superior del controlado(12) |
P-PC01-11 Medidas disciplinarias aplicadas
GUÍA PARA ELABORAR LA INFORMACIÓN SOBRE LAS MEDIDASDISCIPLINARIAS APLICADAS RESULTANTES DEL CONTROL INTEGRAL ESTATALO RECONTROL
Propósito
Establecer los aspectos a considerar para informar las medidas disciplinarias aplicadasa los responsables directos y colaterales resultantes del Control Integral Estatal o Recon-trol.
Elaboración y emisión
Elaboración: controlados.
Se emite en original y copia.
Original: Contralor General de la República.
Copia: jefes de los órganos y organismos controladores, contralores jefes provincialesy del municipio especial Isla de la Juventud y contralor jefe de la dirección integral deprevención y control que corresponda.
Anotaciones
(1): Nombre y apellidos de los responsables directos y colaterales.
(2): Cargo que ocupa el responsable directo o colateral de la deficiencia detectada.
(3): Categoría ocupacional del responsable directo o colateral de la deficiencia detectada.
(4): Descripción del hecho que se le imputa al responsable directo o colateral.
(5): Identificación de la responsabilidad, si es directa o colateral.
(6): Detallar la medida disciplinaria aplicada, identificando la legislación que la establece,así como el artículo e inciso que corresponden.
(7): Fecha del documento.
(8): Nombre, apellidos, cargo y firma de la máxima autoridad del controlado.
(9): Nombre, apellidos, cargo y firma del jefe del nivel superior del controlado.
MEDIDAS DISCIPLINARIAS APLICADAS
| Nombre y ape-llidos(1) | Cargo(2) | Categoríaocupacional(3) | Hechoimputable(4) | Responsabilidaddirecta ocolateral(5) | Medidadisciplinariaaplicada(6) | | - | - | - | - | - | - | | Fecha (7) | Nombre, apellidos, cargo y firmade la máxima autoridad del con-trolado (8) | Nombre, apellidos, cargo y firma del jefedel nivel superior del controlado (9) |
P-PC01-12 Resumen de las medidas disciplinarias aplicadas
GUÍA PARA ELABORAR LA INFORMACIÓN SOBRE EL RESUMEN DE LASMEDIDAS DISCIPLINARIAS APLICADAS RESULTANTES DEL CONTROLINTEGRAL ESTATAL O RECONTROL
Propósito
Establecer los aspectos a considerar para elaborar y emitir el informe resumen de lasmedidas disciplinarias aplicadas a los responsables directos y colaterales resultantes del Control Integral Estatal o Recontrol.
Elaboración y emisión
Elaboración: controlados.
Se emite en original y copia.
Original: Contralor General de la República.
Copia: jefes de los órganos y organismos controladores, contralores jefes provincialesy del municipio especial Isla de la Juventud y contralor jefe de la dirección integral deprevención y control que corresponda.
Anotaciones
(1): No.: número consecutivo.
(2): Entidades: nombre de la entidad donde corresponde el resumen de las medidas dis-ciplinarias aplicadas.
(3): Total general. Se totaliza por columnas.
(4): Directivos superiores e intermedios: se relaciona la cantidad de medidas disciplina-rias aplicadas por categoría; el total y de ellos por colateral.
(5): Directivos ejecutivos: se relaciona la cantidad de medidas disciplinarias aplicadaspor categoría; el total y de ellos por colateral.
Parte 2: Medidas disciplinarias aplicadas a funcionarios y trabajadores.
(6): Funcionarios y trabajadores designados: se relaciona la cantidad de medidas disci-plinarias aplicadas por categoría; el total y de ellos por colateral.
(7): Trabajadores: se relaciona la cantidad de medidas disciplinarias aplicadas por cate-goría y el total.
(8): Total: se resumen las medidas disciplinarias aplicadas en la columna total general yde ellos los colaterales.
(9): Elaborado por: nombres y apellidos; cargo; fecha y firma.
(10): Aprobado por: nombres y apellidos; cargo; fecha y firma.
(11): Comentarios.
RESUMEN DE LAS MEDIDAS DISCIPLINARIAS APLICADAS
| PARTE 1: MEDIDAS DISCIPLINARIAS APLICADAS A CUADROS | | - | | DIRECTIVOS SUPERIORES E INTERMEDIOS (4) | DIRECTIVOS EJECUTIVOS (5) | | No.(1) | ENTIDADES(2) | AMONESTACIÓN | MULTA | DEMOCIÓN A UN CARGO INFERIOR, DE IGUAL CATE-GORÍA OCUPACIONAL Y CONDICIONES LABORALESDISTINTAS | DEMOCIÓN A UN CARGO INFERIOR, DIFERENTE CATE-GORÍA OCUPACIONAL | SEPARACIÓN DEFINITIVA DE LA ENTIDAD | SEPARACIÓN DEFINITIVA DEL SISTEMA DEL ÓRGANO,ORGANISMO O ENTIDAD NACIONAL | SEPARACIÓN DEL SECTOR O ACTIVIDAD | TOTALES | DE ELLOS POR RESPONSABILIDAD COLATERAL | AMONESTACIÓN | MULTA | DEMOCIÓN A UN CARGO INFERIOR, DE IGUAL CATE-GORÍA OCUPACIONAL Y CONDICIONES LABORALESDISTINTAS | DEMOCIÓN A UN CARGO INFERIOR, DIFERENTECATEGORÍA OCUPACIONAL | SEPARACIÓN DEFINITIVA DE LA ENTIDAD | SEPARACIÓN DEFINITIVA DEL SISTEMA DEL ÓRGANO,ORGANISMO O ENTIDAD NACIONAL | SEPARACIÓN DEL SECTOR O ACTIVIDAD | TOTALES | DE ELLOS POR RESPONSABILIDAD COLATERAL | | TOTAL GENERAL (3) |
RESUMEN DE LAS MEDIDAS DISCIPLINARIAS APLICADAS
| PARTE 2: MEDIDAS DISCIPLINARIAS APLICADAS A FUNCIONARIOS Y TRABAJADORES | | - | | FUNCIONARIOS Y TRABAJADORES DESIGNADOS (6) | TRABAJADORES (7) | TOTAL (8) | | No.(1) | ENTIDADES (2) | AMONESTACIÓN ANTE EL CONSEJO DE DIRECCIÓN | AMONESTACIÓN ANTE EL COLECTIVO LABORAL | MULTAS | SUSPENSIÓN DEL VÍNCULO CON LA ENTIDAD HAS-TA 30 DÍAS | DEMOCIÓN TEMPORAL A UN CARGO DE MENORREMUNERACIÓN Y CONDICIONES DISTINTAS | DEMOCIÓN A UN CARGO DE MENOR REMUNERA-CIÓN Y CONDICIONES DISTINTAS | SEPARACIÓN DEFINITIVA DE LA ENTIDAD | SEPARACIÓN DEFINITIVA DEL SISTEMA DEL ÓRGA-NO ESTATAL NACIONAL, ORGANISMO O ENTIDADNACIONAL | SEPARACIÓN DEL SECTOR O ACTIVIDAD | TOTAL | AMONESTACIÓN PÚBLICA | MULTAS | SUSPENSIÓN VÍNCULO LABORAL | TRASLADO TEMPORAL A OTRA PLAZA | TRASLADO A OTRA PLAZA | SEPARACIÓN DEFINITIVA DE LA ENTIDAD | TOTAL | TOTAL GENERAL | TOTAL GENERAL RESPONSABILIDAD COLATERAL | | TOTAL GENERAL (3) | | Elaborado por: (9)Nombres y apellidos:Cargo:Fecha:Firma: | Aprobado por: (10)Nombres y apellidos:Cargo:Fecha:Firma: | | Comentarios: (11) |
P-PC01-13 Informe del Recontrol Integral Estatal
GUÍA PARA ELABORAR EL INFORME DEL RECONTROL INTEGRAL ESTATAL
Propósito
Establecer los aspectos a considerar en el Informe del Recontrol Integral Estatal apresentar por el órgano u organismo controlador y el informe resumen que elabora la Contraloría General de la República.
Elaboración y emisión
Elabora: controladores y Contraloría General de la República.
Emisión: Contralor General de la República y jefe del sujeto controlado.
El informe con los resultados del Control Integral Estatal se remite al Contralor Ge-neral de República, mediante una carta, firmada por del jefe del órgano u organismocontrolador.
Anotaciones
(1): Fecha de emisión.
(2): Título del informe.
(3): Introducción:
a) Período de ejecución.
b) Nombre del controlado en el nivel que corresponda.
c) Nombres de los órganos u organismos controladores participantes.
d) Objetivos propuestos: redacción de los objetivos específicos propuestos y sucumplimiento.
e) Total de entidades visitadas: se cuantifica el total de visitas planificadas, el totalreal controlado y porciento de cumplimiento.
f) Total de acciones de control realizadas en el período de tres (3) meses antes delcomienzo del Recontrol.
g) Detallar la cantidad de medidas evaluadas y de ellas las cumplidas, incumplidas,en proceso o en fecha.
h) Otros aspectos de interés que se considere necesario informar.
(4): Conclusiones:
a) En el caso de los informes de los órganos u organismos controladores: debenestar en correspondencia con los objetivos propuestos y contener el criterio delórgano u organismo controlado, de acuerdo con las categorías de avance, estan-cado y retroceso que se establecen en el procedimiento H-002-APC07 Control y Recontrol Integral Estatal.
b) En el caso del informe resumen que elabora la Contraloría General de la Repu-blica: debe abordar en un párrafo inicial el criterio valorativo general dado alórgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad nacional,organización superior de dirección empresarial, la Administración Provincial,el Consejo de la Administración Municipal o entidad controlado en (avance,estancado o retroceso), así como los otorgados por los órganos u organismoscontroladores, que deben estar en correspondencia con los resultados obtenidosa partir de los objetivos propuestos para la ejecución del Recontrol.
(5): Principales causas y condiciones identificadas que provocaron los incumplimientosmás importantes detectados u otras deficiencias identificadas.
(6): Resultados: cumplimiento del Plan de medidas y las medidas disciplinarias aplicadasderivadas del Control Integral Estatal. Para ello:
a) Cuantificar y evaluar el cumplimiento del Plan de medidas y la efectividad al-canzada, para dar solución a las deficiencias o irregularidades detectadas. La Contraloría General de la República trabaja con el Plan de medidas general quele fue aprobado al órgano, organismo de la Administración Central del Estado,entidad nacional, organización superior de dirección empresarial, la Administra-ción Provincial, el Consejo de la Administración Municipal o entidad controla-do, considerando el número de orden de cada medida y relacionándolo con el delas entidades subordinadas cuando corresponda.
b) Cuantificar y evaluar el cumplimiento de las medidas disciplinarias aplicadas encorrespondencia con las deficiencias detectadas y con la gravedad de los hechos,que se presenta en la plantilla P-PC01-12 Resumen de las medidas disciplinariasaplicadas.
c) Resumen del estado del Control interno asociado a los temas que fueron objetode examen.
d) Valoración de la generalización de las medidas y su efectividad en los sistemasde Control interno.
e) Análisis del comportamiento del Plan de la Economía y el Presupuesto,
correspondiente al período actual.
(7): Recomendaciones.
(8): Anexos:
a) Cumplimiento del Plan de medidas general del órgano, organismo de la Admi-nistración Central del Estado, entidad nacional, organización superior de direc-ción empresarial, la Administración Provincial, el Consejo de la Administración Municipal o entidad controlado, que se muestra en la plantilla P- PC01-14 Cum-plimiento del Plan de medidas general del controlado.
b) Cumplimiento del Plan de medidas por órgano u organismo controlador, quese muestra en la plantilla P-PC01-0 15 Cumplimiento del Plan de medidas porcada organismo controlador.
c) Identificación y cuantificación de daños y perjuicios económicos que se calculade acuerdo con lo establecido en el procedimiento H-001-0002-01 Recolecciónde evidencia de la auditoría, para la identificación y cuantificación de daños yperjuicios económicos.
(9): El informe resumen del Recontrol elaborado por la Contraloría General de la Re-pública, se envía al jefe del sujeto controlado, así como a las instancias del Estado,Gobierno y Partido Comunista de Cuba, según corresponda.
P-PC01-14 Cumplimiento del Plan de medidas general del controlado
GUÍA PARA ELABORAR LA INFORMACIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTODEL PLAN DE MEDIDAS GENERAL DEL CONTROLADO
Propósito
Establecer los aspectos a considerar para elaborar y presentar la información sobre elcumplimiento del Plan de medidas general del órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad nacional, organización superior de dirección empresarial, la Ad-ministración Provincial, el Consejo de la Administración Municipal o entidad controlado.
Elaboración y emisión
Elaboración: controlados.
Se emite en original y copia.
Original: Contralor General de la República.
Copia: jefes de los órganos y organismos controladores, contralores jefes provincialesy del municipio especial Isla de la Juventud y Contralor Jefe de la Dirección Integral de Prevención y Control que corresponda.
Anotaciones
(1): Nombre del órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad na-cional, organización superior de dirección empresarial, la Administración Provincial,el Consejo de la Administración Municipal o entidad controlado.
(2): Número de la medida del plan.
(3): Cantidad de medidas evaluadas.
(4): De ellas (3): Cumplidas.
(5): De ellas (3): Incumplidas.
(6): De ellas (3): En proceso.
(7): De ellas (3): En fecha.
(8): Nuevas deficiencias.
(9): Total.
CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEDIDAS GENERAL DEL CONTROLADO
Nombre del órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad na-cional, organización superior de dirección empresarial, la Administración Provincial, el Consejo de la Administración Municipal o entidad controlado: (1)
| Cumplimiento de las medidas del Plan General del controlado | | - | | Medida del Plan No. (2) | Cantidad demedidasevaluadas(3) | De ellas: | Nuevasdeficiencias(8) | | Cumplidas(4) | Incumplidas(5) | Enproceso(6) | Enfecha(7) | | Total (9) |
P-PC01-15 Cumplimiento del Plan de medidas por cada organismo controlador
GUÍA PARA ELABORAR LA INFORMACIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTODEL PLAN DE MEDIDAS POR CADA ORGANISMO CONTROLADOR
Propósito
Establecer los aspectos a considerar para elaborar y presentar la información sobre elcumplimiento del Plan de medidas por cada organismo controlador.
Elaboración y emisión
Elaboración: controlados.
Se emite en original y copia.
Original: Contralor General de la República.
Copia: jefes de los órganos y organismos controladores, contralores jefes provincialesy del municipio especial Isla de la Juventud y Contralor Jefe de la Dirección Integral de Prevención y Control que corresponda.
Anotaciones
(1): Nombre de órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad na-cional, organización superior de dirección empresarial, la Administración Provincial,el Consejo de la Administración Municipal o entidad controlado.
(2): Nombre del organismo controlador.
(3): Provincia o municipio.
(4): Nombre de la entidad controlada.
(5): Medidas del Plan.
(6): Cantidad de medidas evaluadas.
(7): De ellas (6): Cumplidas.
(8): De ellas (6): Incumplidas.
(9): De ellas (6): En proceso.
(10): De ellas (6): En fecha.
(11): Nuevas deficiencias.
CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEDIDAS POR CADA ORGANISMOCONTROLADOR
Nombre del órgano, organismo de la Administración Central del Estado, entidad na-cional, organización superior de dirección empresarial, la Administración Provincial, el Consejo de la Administración Municipal o entidad controlado: (1) Nombre del organismocontrolador: (2)
| Provinciaomunicipio (3) | Nombre dela entidadcontrolada (4) | Cumplimiento del Plan medidas por cada organismo controlado | | - | - | - | | Medidas del Plan (5) | Cantidad de medidasevaluadas (6) | De ellas: | Nuevasdeficiencias (11) | | Cumplidas % (7) | Incumplidas % (8) | En proceso % (9) | En fecha % (10) |
P-PC01-16 Programa general de las principales acciones de la inspecciónde la Contraloría General de la República
GUÍA PARA ELABORAR EL PROGRAMA GENERAL DE LAS PRINCIPALESACCIONES DE LA INSPECCIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL
DE LA REPÚBLICA
Propósito
Organizar las actividades a ejecutar en la inspección de la Contraloría General de la República.
La carta que acompaña el programa general lo firma el Contralor General de la Repú-blica.
Emisión y archivo
Se emite en original y copia.
Original: jefe de la entidad inspeccionada.
Copia: Vicecontralor General designado, jefe del órgano u organismo de la Adminis-tración Central del Estado, presidente de los consejos de la Administración Provincial oentidad nacional, que corresponda, al que pertenece el sujeto de la inspección y los eje-cutores de la inspección.
Anotaciones
(1): Nombre del órgano u organismo, cuya entidad es sujeto de la inspección de la Con-traloría General de la República.
(2): Nombre de la entidad que recibe la inspección de la Contraloría General de la Repú-blica.
(3): Año en que se realiza la inspección de la Contraloría General de la República.
(4): Descripción de las actividades a realizar durante la inspección de la Contraloría Ge-neral de la República, que incluyen las que se realizan a nivel de territorio por lascontralorías provinciales y la del municipio especial Isla de la Juventud.
(5): Mes y día que le corresponde realizar la actividad.
(6): Participantes de las actividades.
(7): Lugar en que se efectúa la actividad.
PROGRAMA GENERAL DE LAS PRINCIPALES ACCIONES DE LA INSPECCIÓNDE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Órgano u organismo: (1)
Entidad inspeccionada (2)Año: (3)
| Actividades(4) | Desde(5) | Hasta(5) | Participantes(6) | Lugar(7) | | - | - | - | - | - |