Resolución 441/06

RESOLUCION No. 441/06

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POR CUANTO: Por el Decreto-Ley No. 219, de fecha 25 de abril de 2001, adoptado por el Consejo de Estado, se creó el Ministerio de Auditoría y Control, como un Organismo de la Administración Central del Estado, encargado de dirigir, ejecutar y controlar la aplicación de la política del Estado y el Gobierno en materia de Auditoría Gubernamental, Fiscalización y Control Gubernamental, así como para regular, organizar, dirigir y controlar metodológicamente el Sistema Nacional de Auditoría.

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POR CUANTO: Por el inciso b) de la Segunda de las Disposiciones Finales del anteriormente mencionado Decreto-Ley No. 219, el Ministro quedó responsabilizado con emitir cuantas disposiciones sean necesarias para la mejor aplicación de lo establecido en el citado Decreto-Ley y en su Reglamento.

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POR CUANTO: El numeral 4, del apartado TERCERO del Acuerdo No. 2817 para el control administrativo, adoptado por el Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, de fecha 25 de noviembre de 1994, establece, entre los deberes, atribuciones y funciones comunes de los organismos de la Administración Central del Estado, además de los que les confiere la Constitución de la República, la de dictar, en el límite de sus facultades y competencia, reglamentos, resoluciones y otras disposiciones de obligatorio cumplimiento para el sistema del Organismo.

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POR CUANTO: El Decreto-Ley No. 159 “De la Auditoría”, de 8 de junio de 1995, adoptado por el Consejo de Estado, en su artículo 3, incisos c), d) y e) establece entre los objetivos fundamentales de la auditoría, la prevención del uso indebido de recursos del Estado y su debida protección, el fortalecimiento de la disciplina administrativa y económico-financiera de las entidades así como coadyuvar al mantenimiento de la honestidad en la gestión administrativa y el cumplimiento de las normas éticas privativas de la actividad económica en el país.

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POR CUANTO: Se hace necesario aprobar las normas de aplicación de las Comprobaciones Especiales y la metodología para calificar esta acción de control por los Auditores Gubernamentales del Ministerio de Auditoría y Control y los Auditores Internos de las Unidades Centrales de Auditoría Interna (UCAI) de los organismos de la Administración Central del Estado, y de los Consejos de la Administración Provincial (CAP), incluyendo el municipio especial Isla de la Juventud, y las entidades nacionales, cuya aplicación requiere de una adecuada calificación técnica y profesional por la importancia de los dictámenes emitidos como resultado de su trabajo.

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POR CUANTO: Por Acuerdo adoptado por el Consejo de Estado de la República de Cuba, de 23 de mayo de 2006, la que resuelve fue designada Ministra de Auditoría y Control.

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POR TANTO: En el ejercicio de las facultades que me están conferidas,

R e s u e l v o :

UNICO: Aprobar las “Normas para la realización de las Comprobaciones Especiales” y la metodología para calificar esta acción de control, que se anexan a la presente disposición como parte integrante de la misma, en Anexos I y II respectivamente.

DISPOSICION FINAL

UNICA: La presente disposición jurídica entra en vigor treinta (30) días después de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Cuba, con el objetivo de posibilitar la creación de condiciones adecuadas para su conocimiento y correcta aplicación.

COMUNIQUESE esta Resolución, mediante entrega de copias de la misma, al Presidente de la Asamblea Nacional del Poder Popular, a la Secretaría del Consejo de Ministros, a los jefes de los organismos de la Administración Central del Estado, al Fiscal General de la República, a los Presidentes de los Consejos de la Administración provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud, así como al Viceministro Primero, Viceministros, Directores, jefes de Departamentos y a los Delegados provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud de este Ministerio, a los jefes de las Unidades Centrales de Auditoría Interna, a los jefes de las Unidades de Auditoría Interna y a cuantas personas naturales o jurídicas proceda. Archívese el original en la Dirección Jurídica de este Ministerio.

PUBLIQUESE en la Gaceta Oficial de la República.

Dada en la ciudad de La Habana, a los 16 días del mes de noviembre de 2006.

Gladys Bejerano Portela

Ministra de Auditoría y Control

ANEXO I

NORMAS PARA LA REALIZACION

DE COMPROBACIONES ESPECIALES

La Comprobación Especial es una acción de control que se realiza de forma sorpresiva a un sector o punto vulnerable de la economía del país, a fin de detectar irregularidades y desvío de recursos materiales y financieros.

Para su ejecución se establece un término no mayor de 7 días naturales y los resultados se emiten en un Informe.

Teniendo en cuenta las características de esta acción de control, las Normas de Ejecución y Sobre Desempeño se aplican en lo que correspondan, así como las de Presentación de Informes y las de Información, establecidas en las resoluciones No. 399 de 2003 “Normas para los Auditores Gubernamentales”, No. 100 de 2004 “Normas de Auditoría Interna”, No. 15 de 2005 y 62 del propio año, dictadas todas por la Ministra de Auditoría y Control, con las siguientes precisiones:

Normas de Ejecución y Sobre Desempeño.

El planeamiento se realiza de forma operativa, teniendo en cuenta los objetivos y alcance de la acción de control y las características de la entidad; dejándose evidencia documental del mismo en el expediente de la Comprobación.

Se aplica lo contenido en las Normas de Ejecución referido a: Supervisión y revisión, Leyes y demás disposiciones legales, Evidencia, y Controles de la administración-Control Interno, de acuerdo con lo establecido.

Se considera en las Normas sobre Desempeño: Supervisión y revisión, Leyes y demás disposiciones legales, Calidad de la evidencia, y Control Interno, de acuerdo con lo legislado.

Normas para la Presentación de Informes y de Información.

Con el objetivo de informar los resultados de la Comprobación se elabora un Informe el que debe contener el formato siguiente:

Encabezamiento

Nombre y dirección de la Unidad Organizativa que ejecuta la acción de control, así como, lugar y fecha de su emisión.

Sujeto de la acción de control: Se expresa el código (si lo tiene), nombre y dirección.

Subordinada a: Se expone el nombre del órgano, organismo, unión, empresa, grupo empresarial, corporación, etc., al que está subordinado el sujeto de la acción de control.

Tipo de acción de control: Comprobación Especial.

Fecha de ejecución (inicio y terminación).

Responsable de la acción de control: Se consigna el nombre y los apellidos del auditor que actúa como jefe de grupo.

Después de los datos antes expresados, se titula el documento con el nombre de “INFORME DE COMPRO- BACION”.

Introducción

Objetivos del trabajo.

El alcance debe expresar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos.

La declaración en el Informe de que la Comprobación se realizó de conformidad con las normas que corresponda (sin o con limitaciones en su alcance; en este último caso de existir, consignarlas en el Informe).

Conclusiones

En esta sección del Informe se deben tener en cuenta los criterios generales siguientes:

Se consignan los hechos y situaciones fundamentales comprobadas durante la ejecución de dicha acción.

Deben reflejarse, de forma general, las causas fundamentales que originaron el error, irregularidad o fraude detectado, así como las condiciones que dieron lugar a estos hechos y las consecuencias que pudieran derivarse de los mismos.

Deben consignarse todos los casos significativos de incumplimientos de las leyes y demás disposiciones y del control interno que se encontraron durante la ejecución del trabajo.

Se deben cuantificar las deficiencias en todos los casos que sea posible. Asimismo, se debe reflejar en cada caso el por ciento que representa la muestra del universo de partidas o artículos que conforman el tema.

En esta sección se expone la calificación otorgada de acuerdo con los resultados obtenidos, observando el procedimiento que se adjunta como Anexo.

Resultados

Los auditores deben tener en cuenta los criterios generales siguientes en esta sección:

Partiendo de las evidencias suficientes, competentes y relevantes reunidas por el auditor para cumplir los objetivos de la acción de control, el jefe de grupo determina los hallazgos más significativos que deben incluirse en el informe.

No se incluyen señalamientos vinculados con hechos que no estén debidamente comprobados y recogidos en los papeles de trabajo.

Deben reflejarse las causas fundamentales que originaron el error, irregularidad o fraude detectado, así como las condiciones que dieron origen a estos hechos y las consecuencias que pudieran derivarse de los mismos.

Se deben cuantificar las deficiencias en todos los casos que sea posible. Asimismo, se debe reflejar en cada caso el por ciento que representa la muestra del universo de partidas o artículos que conforman el tema.

Deben consignarse todos los casos significativos de incumplimientos de las leyes, demás disposiciones y del control interno que se encontraron durante la acción de control.

Recomendaciones

En esta sección los criterios a tener en cuenta son:

Las recomendaciones deben realizarse cuando los objetivos de la Comprobación lo requieran, expresando además, las posibles medidas a tomar para dar solución a las deficiencias detectadas.

Es necesario que las medidas que se recomienden sean factibles de aplicar y que su costo corresponda a los beneficios esperados

Despedida

La unidad organizativa que realiza la Comprobación debe consignar en el Informe los términos establecidos por la legislación vigente, en cuanto a:

Presentar sus discrepancias con el contenido del Informe de existir éstas;

El plazo que dispone el auditado para enviar a la unidad organizativa que realizó la Comprobación el Plan de Medidas elaborado con el objetivo de erradicar las deficiencias.

Debe consignarse el resultado de la reunión de conclusiones con los dirigentes y funcionarios del sujeto de la acción de control en los distintos niveles en que se hayan efectuado.

En el Informe se debe consignar la despedida, así como nombres y apellidos, cargo, firma y número de inscripción en el Registro de Auditores de la República de Cuba del responsable que ejecutó la Comprobación; el que plasma además, su media firma en cada una de las hojas del documento.

Anexos

Deben incluirse como parte del Informe, los anexos que sean necesarios, que permitan exponer con claridad los resultados, incluyendo el Acta de Declaración de Responsabilidad Administrativa en los casos en que se haya determinado incumplimiento de leyes, regulaciones, principios y normas establecidas o cualesquiera otras acciones u omisiones que afecten la buena marcha del trabajo de la entidad.

Otros Aspectos

Si en el desarrollo de la Comprobación se detectan elementos que hagan presumir un posible hecho delictivo, de corrupción o desorden administrativo, el Auditor lo debe informar de inmediato al jefe de la unidad organizativa a la cual pertenece; quien decide si procede ocupar los documentos, y emitir el Informe Especial o proponer las acciones que correspondan para la investigación y conclusión del caso.

Ciudad de La Habana, a los 16 días del mes de noviembre de 2006.

ANEXO II

METODOLOGIA PARA CALIFICAR LAS COMPRO- BACIONES ESPECIALES.

I. OBJETIVO

Uniformar los criterios que se aplican para evaluar y calificar las Comprobaciones Especiales que se efectúan a las entidades por los auditores del Ministerio de Auditoría y Control y sus delegaciones, las unidades centrales de Auditoría de los OACE y CAP, y entidades nacionales.

II. INTRODUCCION

La importancia de la evidencia obtenida en la Comprobación Especial, se utiliza para emitir el juicio profesional del auditor que lo determina:

- a) la percepción de las circunstancias que existen;

- b) importancia de los hallazgos comprobados y repercusión en la actividad fundamental de la entidad;

- c) el valor de las afectaciones económicas originadas por errores, irregularidades o fraudes comprobados; y

- d) el análisis detallado de los hallazgos que permitan determinar su incidencia en el desempeño de la entidad.

III. CRITERIOS GENERALES

Los criterios generales a considerar por el auditor en la ejecución de la Comprobación, para evaluar y definir la calificación a otorgar al Control Interno del tema objeto de revisión, son los siguientes:

- a) establecer los objetivos claros y precisos, así como la definición del alcance de la Comprobación para expresar cuantitativa y cualitativamente los hallazgos en el Informe que se emita;

- b) determinar la relación existente entre el grado de Control Interno y la fiabilidad del registro contable, o información de cualquier tipo reportada;

- c) entre las condiciones que hacen necesario que el auditor emita una calificación desfavorable, se encuentran: limitación en el alcance;

violaciones de las leyes y demás disposiciones legales; y

revelación inadecuada de las operaciones.

La evaluación del Control Interno debe tener como propósito fundamental determinar si éste cumple sus funciones para el logro de los objetivos siguientes:

- a) control de los recursos disponibles (humanos, materiales y financieros);

- b) cumplimiento de las disposiciones jurídicas que le son aplicables;

- c) eficiencia y eficacia en las operaciones y actividades que desarrolla la entidad, relacionadas con el tema comprobado; y

- d) confiabilidad de la información financiera y de otro tipo que emite.

IV. SISTEMA DE CALIFICACION

Teniendo en cuenta que las Comprobaciones Especiales son acciones de resultado inmediato; el sistema de calificación al control interno se aplica en correspondencia con los objetivos previstos y de acuerdo con los resultados obtenidos.

El control interno debe evaluarse a partir del cumplimiento de los objetivos de control reflejados en esta metodología, que son los establecidos por la legislación vigente, y en consecuencia, incluye los términos siguientes:

SATISFACTORIO

Cuando el Sistema de Control Interno, implantado en la entidad garantiza el cumplimiento de los objetivos del control interno.

ACEPTABLE

Cuando los errores detectados no influyen en el cumplimiento de los objetivos del control interno.

DEFICIENTE

Cuando los errores denotan violaciones de los procedimientos establecidos o crean las condiciones para la ocurrencia de presuntos hechos delictivos o de corrupción que afectan el cumplimiento de los objetivos de control interno.

MALO

Cuando las irregularidades o fraudes comprobados demuestran violaciones que han originado la comisión de presuntos hechos delictivos y de corrupción o pueden haber ocurrido impunemente sin quedar demostrados; el desorden que muestra la entidad en el control afecta el cumplimiento de los objetivos de control interno.

La existencia de limitaciones en el alcance de la Comprobación no posibilita al auditor llevar a cabo, de manera razonable y adecuada, los procedimientos establecidos que le permitan verificar las operaciones objeto de revisión.

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