Resolución 467/06

RESOLUCION No. 467/06

(CORREGIDA)

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POR CUANTO: Por el Decreto-Ley No. 219 dictado por el Consejo de Estado el 25 de abril de 2001, se crea el Ministerio de Auditoría y Control como un Organismo de la Administración Central del Estado, encargado de dirigir, controlar, y ejecutar la aplicación de la política del Estado y del Gobierno en materia de Auditoría Gubernamental, Fiscalización y Control Gubernamental, así como para regular, organizar, dirigir y controlar metodológicamente el Sistema Nacional de Auditoría.

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POR CUANTO: Por el inciso b) de la Segunda de las Disposiciones Finales del Decreto-Ley No. 219, de 25 de abril de 2001, la Ministra quedó responsabilizada con dictar cuantas normas jurídicas sean necesarias para la mejor aplicación de lo establecido en el referido Decreto-Ley y en su Reglamento.

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POR CUANTO: El Acuerdo No. 4374 para control administrativo, adoptado por el Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, el 11 de abril de 2002, Reglamento del Decreto-Ley del Ministerio de Auditoría y Control, en su artículo 14 inciso h), define los objetivos de la Auditoría Gubernamental de Cumplimiento.

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POR CUANTO: Tomando en consideración la sistemática labor de actualización y perfeccionamiento que se lleva a cabo en todo el Sistema Nacional de Auditoría, se hace necesario poner en vigor la “Guía Metodológica para la Auditoría de Cumplimiento”, lo que implica la derogación de la Resolución No. 009, de 29 de enero de 2003, dictada por la Ministra de Auditoría y Control, relativa a esa materia.

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POR CUANTO: Mediante el Acuerdo adoptado por el Consejo de Estado de la República de Cuba, de 23 de mayo de 2006, la que suscribe fue designada en el cargo de Ministra de Auditoría y Control.

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POR TANTO: En el ejercicio de las facultades que me han sido conferidas,

R e s u e l v o :

UNICO: Aprobar la “Guía Metodológica para la Auditoría de Cumplimiento”, aplicable en el Sistema Nacional de Auditoría, que se anexa a la presente Resolución, formando parte integrante de la misma.

DISPOSICION TRANSITORIA

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UNICA: Las Auditorías de Cumplimiento que se encuentren en proceso de realización en el momento de entrada en vigor de la presente, se rigen por los procedimientos jurídicos vigentes al comienzo de esas acciones de control, hasta su culminación definitiva.

DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA: Derogar la Resolución No. 009, de 29 de enero de 2003, dictada por la Ministra de Auditoría y Control.

SEGUNDA: La presente disposición jurídica entra en vigor treinta (30) días después de su publicación en la Gaceta Oficial de la República de Cuba, con el objetivo de posibilitar la creación de condiciones adecuadas para su conocimiento y correcta aplicación.

COMUNIQUESE a los jefes de los organismos de la Administración Central del Estado, al Presidente del Tribunal Supremo Popular, al Fiscal General de la República, a los presidentes de los Consejos de la Administración de las asambleas provinciales del Poder Popular y a los jefes de las entidades nacionales, así como al Viceministro Primero, viceministros, directores, delegados provinciales y del municipio especial Isla de la Juventud, al Jefe del Departamento de Seguridad, Protección y Defensa de este Ministerio y a los jefes de las unidades centrales de Auditoría Interna de todo el país.

PUBLIQUESE en la Gaceta Oficial de la República de Cuba.

Dada en la ciudad de La Habana, a los 27 días del mes de diciembre de 2006.

Gladys Bejerano Portela

Ministra de Auditoría y Control

ANEXO UNICO

GUIA METODOLOGICA

AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO

OBJETIVOS.

Exponer las Indicaciones Generales a tener en cuenta en la Auditoría de Cumplimiento; así como determinar las principales acciones y el contenido de los asuntos a verificar inherentes a la actividad de la entidad sujeta a revisión.

I. GENERALIDADES.

El objetivo fundamental de la Auditoría de Cumplimiento es determinar desde el punto de vista técnico-legal, los incumplimientos en las normas vigentes en los aspectos sujetos a revisión, por lo que se ejecuta por profesionales del Derecho, aunque pueden intervenir otros especialistas, en el interés de apoyar con sus conocimientos la acción de control.

Se identifican los procedimientos y disposiciones jurídicas que rigen la actividad fundamental de la entidad auditada.

Lo que se plasma en la presente puede ser tomado en consideración por los juristas que intervengan en otros tipos de auditorías, teniendo en cuenta los objetivos que se persigan en la acción de control.

II. EN LA EXPLORACION.

La exploración es la etapa en la cual se realiza el estudio o examen previo al inicio de la auditoría, en el interés de conocer minuciosamente las características de la entidad a auditar, para tener los elementos necesarios que coadyuven a la adecuada planificación del trabajo a realizar y dirigirlo hacia las materias que posean mayor importancia, de acuerdo con los objetivos previstos.

Se evalúa el Sistema de Control Interno implantado en la entidad, teniendo en cuenta los objetivos de esta acción de control.

En esta etapa se procede a revisar, estudiar y recopilar las principales normativas jurídicas que sean de obligatorio cumplimiento por la entidad que se audita; identificándose, entre otras, la actividad fundamental a la que se dedica, el Organismo rector de esa materia a nivel nacional, así como el Organismo de la Administración Central del Estado, Organización, o Entidad Nacional a la que se subordina la misma.

Además resulta esencial conocer y comprobar la documentación relativa a los aspectos fundamentales que deben auditarse entre ellos los siguientes:

- 1. Parte constitutiva y funcional: referida a los documentos jurídicos y oficiales que amparan la constitución y el funcionamiento de la persona jurídica a auditar.

- 2. Actividad comercial y contractual: referida tanto a la situación del proceso de licitación y contratación llevado a cabo por la entidad en sentido general, como al control del cumplimiento de las cláusulas contractuales.

- 3. Elementos laborales: comprende los temas fundamentales de la entidad en materia laboral.

- 4. Inmuebles y viviendas vinculadas o medios básicos: en el caso que la entidad posea alguno de estos; precisar su situación legal, la inscripción en los registros correspondientes y otros relativos al tema.

III. EN LA EJECUCION DE LA AUDITORIA.

Es la etapa en la que se desarrolla el trabajo de acuerdo con el alcance y los objetivos previstos; lo que permite obtener hallazgos que soportan los resultados obtenidos.

En esta se verifica la información recopilada.

También se comprueba la habilitación del Expediente Unico, revisando que contenga todos los documentos establecidos en la legislación vigente y evaluar el seguimiento que realiza la entidad a las medidas derivadas de las acciones de control realizadas con anterioridad.

En el caso de las entidades que se encuentran en Perfeccionamiento Empresarial, se revisa el Expediente de Perfeccionamiento Empresarial.

Además, se chequea el cumplimiento del Plan de Prevención, conforme a lo regulado en la disposición legal vigente y se evalúa su efectividad, a partir de los resultados que se obtengan.

3.1 En la parte constitutiva y funcional: verificar si el auditor interno y el jurista están inscriptos en los registros correspondientes y si consta en el expediente laboral de ambos la certificación actualizada correspondiente. Revisar el Expediente Jurídico de la entidad en cuestión, el que debe contener informaciones o documentos de relevancia legal, a tenor de lo establecido en la legislación vigente y que son en lo esencial los siguientes:

1. Identificación de la entidad

- 1. Nombre de la Entidad.

- 2. Código.

- 3. Dirección.

- 4. Categoría.

- 5. Nivel de subordinación, cuando corresponda, expresando el órgano, organismo o institución a la que se subordina.

- 6. Actividad económica que desarrolla (objeto empresarial o social).

- 7. Monto económico anual de las actividades, en su caso.

- 8. Cantidad de entidades subordinadas, cuando proceda.

- 9. Plantilla aprobada; y

- 10. Plantilla cubierta (de esta, cuántos hombres, mujeres y por categoría ocupacional). 2. Documentación jurídica básica de la entidad.

- 1. Documentos autorizante y constitutivo o de creación de la entidad.

- 2. Designación del jefe de la entidad.

- 3. Designación de los funcionarios del primer nivel de dirección de la entidad.

- 4. Licencias, permisos y demás autorizaciones comerciales, bancarias, tributarias, entre otras, que requiere la entidad para la realización de su actividad económica.

- 5. Reglamento del consejo de dirección.

- 6. Reglamento interno.

- 7. Reglamento disciplinario interno; y

- 8. Convenio colectivo de trabajo. En el caso de lo plasmado en el inciso 5, se verifica el documento acreditativo de su constitución, comprobando su funcionamiento legal mediante las actas y los acuerdos adoptados; y para las sociedades mercantiles de diversos

- tipos, se analizan los documentos constitutivos, actas y acuerdos de la Junta General de Accionistas y de la Junta Directiva.

3.2 En la actividad comercial y contractual: revisar y analizar, conforme a la legislación vigente, entre otros, los siguientes documentos y aspectos:

- 1. Existencia y funcionamiento del Comité de Contratación o de cualquier otro órgano colegiado encargado de conocer y aprobar los contratos que realiza la entidad (mediante la revisión de documentos constitutivos y las actas de sus reuniones).

- 2. Principales clientes y proveedores de la entidad.

- 3. Registro, pliegos de concurrencia y expediente habilitado para cada contrato que suscriba la entidad.

- 4. Dictamen de cada contrato por el Asesor Jurídico de la entidad auditada.

- 5. Contratos por tipos según las diversas prestaciones brindadas por la entidad, comprobando siempre la correspondencia de los mismos con el objeto empresarial o social aprobado.

- 6. Contenido de los contratos seleccionados en la muestra a revisar, tratando siempre de elegir entre ellos, aquellos concertados dando cumplimento a su objeto empresarial o social aprobado.

- 7. Niveles de cuentas por cobrar y pagar vencidas al momento de realizar la acción de control; en el caso de las cuentas por cobrar, comprobar si están respaldadas legalmente, si existe evidencia documental de las gestiones de cobro realizadas, convenios de pago, reclamaciones, demanda ante el Tribunal Provincial competente y en su caso, estado del proceso.

- 8. En las cuentas por pagar, comprobar el cumplimiento por parte de la entidad auditada, de las sentencias dictadas por el Tribunal competente.

- 9. Comprobar la correspondencia de los bienes o servicios contratados, con lo recepcionado, vendido o prestado a terceros; verificar el destino final dado a los recursos.

- 10. Verificar y confirmar los pagos realizados o recibidos de terceros.

- 11. Realizar confirmaciones con terceros.

3.3 En la parte de los elementos laborales: analizar, entre otros temas, lo siguiente:

- 1. Existencia, control y contenido de los Contratos de Trabajo (en el caso de relaciones formalizadas mediante designación, verificar la Resolución o Escrito de Nombramiento).

- 2. Existencia y control de los Expedientes de Cuadros y Laborales de los trabajadores.

- 3. Contenido del Convenio Colectivo de Trabajo.

- 4. Composición y funcionamiento de la Comisión de Cuadros.

- 5. Composición y funcionamiento del Comité de Ingreso.

- 6. Composición y funcionamiento del Organo de Justicia Laboral de Base.

- 7. El cumplimiento de las disposiciones legales y normas de protección e higiene del trabajo.

- 8. Imposición de medidas disciplinarias a trabajadores, funcionarios, dirigentes, y cuadros, así como los procesos de respuesta a reclamaciones de las mismas, cuando se hayan suscitado.

- 9. Expedientes de aplicación de responsabilidad material, al amparo de la legislación vigente.

3.4 En la parte de los inmuebles y viviendas vinculadas o medios básicos: se deben revisar, entre otros aspectos, los siguientes documentos y elementos, dando cumplimiento a lo establecido en la legislación vigente.

Para los inmuebles:

- 1. Cantidad de inmuebles.

- 2. De ellos, cuantos contabilizados según regulaciones vigentes al respecto.

- 3. Con Nota Simple Informativa, Certificado Catastral, Dictamen Legal, expediente terminado.

- 4. Con Resolución del Ministro de Justicia.

- 5. Con Resolución de Patrimonio.

- 6. Grupos de Trabajo creados.

- 7. Cantidad de medios básicos con características de vivienda (con Resolución del Instituto Nacional de la Vivienda y su control en el área de contabilidad).

- 8. Inscripción de los inmuebles en el Registro de la Propiedad.

- 9. Registro de Inmuebles. Para las viviendas vinculadas y medios básicos:

- 1. Cantidad de viviendas vinculadas y medios básicos.

- 2. Situación de los expedientes (contrato de arrendamiento o de uso del medio básico).

- 3. Resolución del Instituto Nacional de la Vivienda que legaliza el status legal de la vivienda.

- 4. Existencia del Registro del Levantamiento de la situación legal y su actualización permanente.

3.5 En el caso de las entidades que se encuentren en proceso de Perfeccionamiento Empresarial, de forma general se verifica, la documentación legal relativa a la aplicación del mencionado Perfeccionamiento, entre otras a saber:

- 1. Acuerdo del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros aprobando la aplicación del perfeccionamiento en la entidad.

- 2. Disposiciones jurídicas específicas que implementen lo aprobado en el Expediente de perfeccionamiento empresarial de la entidad.

- 3. Cumplimiento de los Reglamentos para la aplicación de los sistemas de estimulación en moneda nacional y en pesos convertibles a los trabajadores.

3.6 Elementos comunes a verificar en los diversos tipos de entidades mercantiles: además de los aspectos definidos anteriormente, que les pueden ser objeto de aplicación:

En las sociedades mercantiles de capital totalmente cubano, y empresas mixtas:

- 1. Inscripción en los registros correspondientes.

- 2. Constancia documental del capital emitido, suscrito y pagado.

- 3. Existencia y actualización del Libro Registro de Acciones.

- 4. Depósito de los títulos en el Banco Central de Cuba y del valor que estos representan.

- 5. Existencia de los Libros de Actas de la Junta General de Accionistas y de la Junta Directiva, el contenido de las mismas y la autenticación ante notario.

- 6. Nombramiento de los socios y la porción de capital en caso de transmisión total o parcial del mismo, en correspondencia con la ley y los estatutos.

- 7. Legalidad de los cambios de socios, previo acuerdo de las partes, y la autorización administrativa correspondiente.

3.7 Elementos específicos a verificar en los Contratos de Asociación Económica Internacional, y en los Contratos de Producción o Servicios Cooperados: además de lo que se aplica de forma general en los puntos II y III, contenidos en la presente, se debe verificar lo siguiente:

- 1. La Escritura Pública del Contrato, en la modalidad en que se haya concertado, debidamente protocolizada ante Notario.

- 2. El cumplimiento del término del Contrato y existencia de la autorización expresa de la autoridad facultada en caso de estar prorrogado.

- 3. En caso de venta por parte de los contratantes de su participación al Estado o a un tercero, la autorización administrativa correspondiente de la autoridad facultada.

- 4. En caso de cambio de los asociados, verificar la existencia de la autorización correspondiente de la autoridad facultada.

- 5. Inscripción en el Registro Administrativo adscrito al Ministerio para la Inversión Extranjera y la Colaboración Económica, de los contratos para la Producción Cooperada y de Administración Productiva.

3.8 Elementos específicos a verificar en las asociaciones.

1. Reglamento de las Asociaciones, en particular lo referido a la verificación de los recursos que integran el patrimonio social:

- a) la cuota de contribución de los asociados;

- b) los donativos o aportaciones que se hicieren a la asociación;

- c) los bienes muebles e inmuebles que posean o adquieran;

- d) otros ingresos económicos autorizados por el órgano de relación. 2. La utilización de los recursos en cumplimiento de los fines y objetivos que determinaron su constitución.

3. Existencia y contenido de los libros para el desarrollo y control de sus actividades:

- a) libro de Ingresos y Gastos, donde se consigna la procedencia de los ingresos y la inversión de éstos, así como sus saldos;

- b) libro de Inventario, en el que se consignan los bienes con expresión de su valor y el movimiento de los mismos. 4. La verificación, en el Registro de Asociaciones donde se encuentre la inscripción, del asiento de los originales de:

- a) el presupuesto anual de ingresos y gastos, dentro de los primeros quince días hábiles del mes de enero de cada año;

- b) el balance anual de las operaciones económicas dentro del mes de enero de cada año. 5. Contenido en los estatutos o reglamentos internos de los particulares siguientes:

- a) del patrimonio de la asociación;

- b) de la gestión económica de la asociación y su control;

- c) número mínimo de miembros y en casos excepcionales la autorización correspondiente. 6. Destino de los bienes de acuerdo a la legislación vigente, en el caso de su extinción.

7. Cumplimiento de las sanciones administrativas que ha sido objeto la entidad.

8. Los Estatutos deben contener: denominación, domicilio y fines de la Asociación, deberes y derechos de los asociados, así como las facultades.

9. La existencia de los libros de “Registro de Ingresos y Gastos”, “Inventario” y “Actas de la Junta General de Asociados y de la Junta Directiva”. Comprobar el cumplimiento de los acuerdos adoptados.

- IV. ELABORACION DEL INFORME Y CALIFICACION DE LA AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO. Cuando se ejecute la Auditoría de Cumplimiento el Especialista Jurídico, que actúa como Jefe de Grupo, emite un Informe de Auditoría en correspondencia con lo establecido en las Normas para los Auditores Gubernamentales y de Auditoría Interna, referente a la presentación de informes y de información respectivamente.

De integrarse el especialista jurídico al equipo multidisciplinario para la ejecución de otro tipo de acción control con objetivos específicos, este emite notas para el Informe, con los resultados del trabajo realizado, sin plasmar calificación alguna.

- V. SISTEMA DE CALIFICACION DE LA AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO. Se aplica lo establecido para el sistema de calificación previsto en la legislación vigente.

Ciudad de La Habana, 27 días del mes de diciembre de 2006.

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